Aula 02. Mayko Gomes - 2012

ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 02 Gesto de Documentos
os Ol a todos mais uma vez! Ainda animados? Esto se preparando? Vamos segunda aula do nosso curso para o cargo de Tcnico Legislativo, Especialidade Arquivologia! Segundo nosso cronograma teremos o seguinte contedo: Protocolo; Produo, utilizao e destinao de documentos; Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade; Sistemas e mtodos de arquivamento; Noes de Aplicao de Tecnologias.
Gostaria de dizer antes que alguns contedos ainda no apareceram em provas. Portanto poderemos no ter questes sobre esses para resolver. o caso, por exemplo, do Plano ou Cdigo de Classificao. Quando for o caso ser avisado no decorrer da explicao. Fazendo uma comparao bem singela entre esta aula e a primeira, o contedo do curso foi dividido de forma que vocs entendessem de forma progressiva. Na primeira aula aprendemos O QUE o arquivo: sua histria, origens, conceito, funes, classificaes e definies. Nesta aula vamos aprender O QUE FAZ um arquivo: suas atividades, ferramentas e procedimentos para uma gesto de documentos eficiente. Feitas essas consideraes, vamos arregaar as mangas e por as mos na massa!
Mayko Gomes Fevereiro/2012
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gesto de Documentos: produo, utilizao e destinao
Antes de tratar das fases de produo, utilizao e destinao, devemos compreender o que a Gesto de Documentos. Este contedo no foi pedido explicitamente no edital, mas ser fundamental que o tenham em mente para aprender o que ser ensinado nesta aula. Devem se lembrar da primeira aula, no momento em que eu afirmei que a Teoria das Trs Idades ser a nossa base de estudos para tudo em Arquivos. Agora, todas as atividades que vamos estudar esto diretamente ligadas a essa teoria. E no diferente com a Gesto de Documentos. Somente para relembrar, vamos novamente observar como funciona o fluxo segundo a Teoria das Trs Idades:
Seguindo esta lgica, a Gesto de Documentos procura controlar todo o fluxo que o documento percorre, desde sua criao no arquivo corrente, passando pela sua utilizao e at a sua destinao. Importantssimo ressaltar que no devemos considerar a Gesto de Documentos no arquivo permanente. A Gesto de Documentos uma ferramenta com finalidades administrativas, e os documentos do arquivo permanente no tem essa funo, conforme j estudamos. A Gesto de Documentos definida como o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Por este conceito j entendemos
que a Gesto de Documentos engloba todas as atividades que buscam controlar o fluxo de documentos dentro de uma instituio, facilitando e agilizando sua busca e recuperao, alm de manter a ordem e evitar a perda, extravio ou acessos indevidos. Mais do que isso, a Gesto de Documentos possibilita uma melhor utilizao dos recursos disponveis, tanto humanos quanto materiais e espaciais. Devem perceber que a Gesto de Documentos controla o fluxo de documentos dentro da instituio. Portanto somente aplicada aos documentos do arquivo corrente e intermedirio. No existe Gesto de
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Documentos no arquivo permanente porque seus documentos no esto mais em trmite, pois perderam seu valor primrio.
(MPU/2007 FCC) Ao conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de documentos de arquivo costuma-se denominar a) sistema de informaes. b) gesto de documentos. c) base de dados. d) cincia da informao. e) gerenciamento de dados. Resoluo A questo pede a definio do que a Gesto de Documentos. Vimos que o conjunto de todas as atividades que A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Vamos tratar de cada uma delas. A fase de produo onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras. A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente. Percebam que a Gesto de Documentos sempre comea na criao do documento, percorrendo todo o seu trmite e termina quando sofre a destinao. A partir da destinao, os documentos que forem recolhidos sero gerenciados segundo outros critrios que no a Gesto de Documentos, pois
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES sero mantidos com outros objetivos. Ainda, conforme aprenderam na aula anterior, os documentos permanentes JAMAIS devem ser eliminados. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. Resoluo As fases da Gesto de Documentos no apresentam dificuldades em concursos pblicos. Como podem ver, em muito simples, bastando que se conheam cada uma. Vimos que podem ser fases a produo, a utilizao ou uso e a destinao. Portanto a alternativa correta a de letra A. (ANA/2009 Esaf) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como a) distribuio. b) tramitao. c) expedio. d) registro. e) protocolizao. Resoluo Vimos que o documento criado para cumprir uma finalidade. E para cumprir essa finalidade, ele precisa passar por vrias pessoas e ferramentas, por fluxos e por rotinas especficas (de um departamento a outro, seo, autorizaes, assinaturas, etc). A esse movimento interno de um documento chamamos de tramitao. Portanto, a alternativa correta a de letra B. Protocolo Antes de falar do protocolo, importante saber que este uma atividade da Gesto de Documentos. Se compararmos a definio da Gesto de Documentos com a definio de protocolo, que vamos ver a seguir, perceberemos que uma relao entre elas. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.
Documento com n de protocolo
Protocolo para recebimento e envio de documentos
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo Setor de Protocolo: ocorre com as movimentaes internas: responsvel pelo recebimento, distribuio e antes de seguir de um setor a outro, o envio de documentos. documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo, mas infelizmente no podemos afirmar a posio da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade. As atividades de recebimento e classificao so as seguintes: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as atividades de protocolo s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle. b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de classificao da instituio, se existente. d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de antecedentes. e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades administrativas. Resoluo Vimos que o protocolo responsvel por controlar o fluxo, a movimentao do documento dentro da instituio. Das listadas acima, a nica que no consta da relao de atividades mencionadas acima atender aos pedidos de emprstimos. Portanto, a alternativa correta a de letra E. (AL-SP/2010 FCC) No processo de gesto de documentos, na fase de utilizao, a atividade de recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de documentos denomina-se
ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) destinao. b) arquivamento. c) protocolo. d) organizao documental. e) avaliao. Resoluo Uma questo sem nenhuma dificuldade, um ponto literalmente dado pela banca! Notem que menciona o conjunto das atividades de protocolo: recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao. Portanto, a alternativa correta a de letra C. Sempre que a questo mencionar essas atividades, ou algo do tipo controle da movimentao, controle do trmite, etc, est falando de protocolo. Notem ainda que o protocolo, como bem determina a questo, pertence fase de utilizao, pois os documentos j foram criados e cabe ao protocolo monitorar seu uso. Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade O Cdigo ou Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade e Destinao so dois instrumentos fundamentais para a Gesto de Documentos. Eles so o resultado de um processo muito complexo, que a avaliao de documentos. A avaliao de documentos a atividade mais complexa da Gesto de Documentos, pois utiliza o juzo de valor. Esta avaliao feita por uma comisso formada para esta finalidade, chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Esta comisso deve ser formada por profissionais de diversas reas, como juristas, contadores, administradores, arquivistas e representantes da gerncia ou da administrao da instituio. Ainda, em casos especiais, deve ser composta tambm por profissionais ligados atividade finalstica da instituio. Dos trabalhos da comisso sero formados o Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade de documentos, ou a reviso e atualizao destes. O Cdigo de Classificao tem a funo de separar e distribuir logicamente os documentos de acordo com as estruturas e funes da instituio. Tambm deve agrup-los de forma a relacion-los a seu produtor. Este pode ser de classificao do tipo estrutural, que classifica os documentos de forma a reproduzir a estrutura da instituio (Ex: 001 Presidncia, 002 Assessoria, 003 Logstica, etc.); ou pode ser de classificao do tipo funcional, que classifica os documentos de forma a reproduzir as atividades exercidas pela instituio (Ex: 001 Projetos, 002 Consultorias, 003 Relaes com clientes, etc.). Segue uma parte do Cdigo adotado em todos os arquivos que compem o SINAR:
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Assim, quando um documento trata de um assunto, anota-se o cdigo em seu corpo. A Tabela de Temporalidade tem a funo de definir os prazos de guarda de todos os documentos da instituio. Ela define quanto tempo, a contar de sua produo, o documento deve permanecer em cada fase do arquivo (corrente, intermedirio), assim como sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Importante: tambm pela Resoluo n 14 do CONARQ, os arquivos integrantes do SINARQ devem adotar esta Tabela de Temporalidade para documentos da atividade meio, e elaborar uma tabela para os documentos da atividade finalstica nos mesmos moldes. Segue uma parte da Tabela adotada em todos os arquivos que compem o SINAR:
O tempo sempre ser expresso em anos. Aps a classificao, o primeiro quadro se refere ao prazo de guarda no arquivo corrente; o segundo, ao prazo de guarda no arquivo intermedirio; e o terceiro, destinao: guarda permanente ou eliminao. Para se formular uma Tabela de Temporalidade a comisso necessita que algumas atividades sejam realizadas antes. Essas atividades so: diagnstico e levantamento da produo dos arquivos, cdigo de classificao de documentos, levantamento de prazos de guarda e proposta de destinao. Tanto o Cdigo de Classificao quanto a Tabela de Temporalidade devem ser periodicamente analisadas para verificar a necessidade de alteraes. A comisso deve ser convocada, em intervalos de tempo determinado (ou caso no haja este, na ltima reunio da comisso deve ser definida a data para a prxima), a fim de averiguar a aplicabilidade da Tabela e do Cdigo.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de a) prescrio. b) recolhimento. c) transferncia. d) reteno. e) destinao. Resoluo Aprendemos que os prazos determinados na Tabela so aqueles em que o documento deve permanecer retido no arquivo. Portanto, a altern ativa correta a de letra D. (Fiocruz/2010 FGV) O cdigo de classificao de documentos de arquivo utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reun-los sob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. Assinale a afirmativa que apresenta o critrio de realizao desse trabalho arquivstico. a) estabelecido com base no gnero do documento. b) estabelecido com base na espcie do documento. c) estabelecido com base no contedo do documento. d) estabelecido com base no suporte do documento. e) estabelecido com base na forma do documento. Resoluo Vimos que o Plano de classificao deve selecionar um grupo de documentos e disp-los de uma forma ordenada intelectualmente, e representando a organizao da instituio ou as suas funes. Para tal, devemos conhecer o contedo do documento a fim de obter as informaes necessrias. Portanto, a alternativa correta a de letra C. (CVM/2010 Esaf) Quando a estrutura orgnica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de classificao? a) Funcional. b) Por assuntos. c) Por atividades. d) Organizacional.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) Temtica. Resoluo Como vimos, uma classificao baseada na estrutura da organizao ou entidade do tipo estrutural ou organizacional. Portanto, a alternativa correta a de letra D. Sistemas e mtodos de arquivamento Antes de falar nos Mtodos de Arquivamento, extremamente importante que o concursando tenha em mente outro conceito, que corre em paralelo: os Sistemas de Arquivamento. Comecemos por eles. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. Tudo o que isso quer dizer apenas se precisa ou no de uma ferramenta (ndice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico, que estudaremos mais adiante. Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que no aparece em provas, mas que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico, que estudaremos adiante. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta. Voltando aos mtodos de Arquivamento, estes so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Os mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles detalhadamente. Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
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Mtodos Bsicos Mtodo Alfabtico: O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais cobrado em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras. Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao. Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), vero que memoriz-las no difcil, e naturalmente, ao resolver alguns exerccios, elas viro a mente. Vamos elas: Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ---------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO. Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine ---------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ---------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ----------------- FUNDAO SO MARTINHO Globo ------------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) El Pas ------------------------------------- PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL) Mtodo Geogrfico: Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem. Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar. Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperao. Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas. Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo Ilhus Bahia SILVA, Joo Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim
Mtodo Numrico: Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento. Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperao da informao. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperao da informao (tabela ou ndice). Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e dgito terminal. Vamos a eles. Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em orem numrica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial (ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso).
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o seqencial dentro da pasta) Este mtodo muito simples e o mais utilizado em arquivos especiais e especializados. Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. Lembrem-se que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de forma reduzida, por exemplo). Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio). Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex:
Mtodo Ideogrfico: Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES por falta de ateno. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivises Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada. O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:
Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenao, enquanto este considera o assunto. Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes Como se v, os assuntos so divididos em ordem alfabtica e logo depois colocados na guia que separa os documentos. Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolo ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil realizar essa atividade. A idia escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras. Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico. No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais O candidato deve atentar para o acrscimo da notao numrica. Os nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso), ela pode ou no existir. Ex: Classes 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admisso 111 Exame mdico 112 Documentos 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Frias 130 Demisso 200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2 Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho. Reparem que esse o mtodo adotado em TODA A ADMINISTRAO PBLICA A NVEL FEDERAL, por fora da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ, que estudaremos em nossa prxima aula. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere. Ex:
Dica de prova: O concursando no deve se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: O concursando tambm deve ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais
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simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. Mtodo Alfanumrico: O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
Mtodos Padronizados Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles. Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas e relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ: A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta Vocs no precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes.
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Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (tambm conhecida como rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Depois de tanta explicao, vem a notcia boa: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para este concurso OS MTODOS PADRONIZADOS PODEM NO APARECER! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno de vocs para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que saibam seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.
(Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi - indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito - terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice. Resoluo Uma questo extrada do ltimo concurso para o Senado. Pela facilidade em acontecer confuses, devido quantidade de detalhes, as bancas em geral apostam nesse assunto para derrubar os candidatos desavisados. Mas como
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES nos j estudamos e aprendemos, no vamos errar esta. Vimos que o mtodo alfanumrico, por ser uma unio do alfabtico com o numrico, pertence ao sistema semidireto, ou semiindireito. Portanto, a alternativa correta a de letra C. (Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta. a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral. b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de uma tabela com dez assuntos e um ndice. c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez que a dcima diviso destinada a generalidades. d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada arquivo poder adotar a sua prpria classificao. e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico. Resoluo Mais uma questo, do mesmo concurso, confirmando a afirmao anterior: muito provvel que a banca aposte nesse tema para derrubar os candidatos. Quanto a classificao decimal, vimos que se baseia na classificao de Dewey, feita para bibliotecas. Contudo, a diferena est no fato de a classificao de Dewey ser universal, podendo ser aplicada em qualquer instituio; j nos arquivos, cada um nico, especfico, pois deve representar a instituio que o gerou, e esta tambm nica. E por esta razo, no pode haver uma classificao universal para arquivos, devendo cada um elaborar a sua prpria. Portanto, a alternativa correta a de letra D. (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa sequncia das letras, a ordem utilizada a a) automtica. b) decimal. c) dicionria. d) enciclopdica. e) duplex. Resoluo Mais uma questo sem dificuldades, alm da ateno que se deve ter aos detalhes desse assunto. Sabemos que a classificao em ordem alfabtica que
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES traz relao de subordinao entre os assuntos a enciclopdica. Portanto a alternativa correta a de letra D. Noes de Aplicao de Tecnologias Vamos passar agora a estudar as tecnologias que so aplicadas aos servios prestados pelos arquivos. Informo de antemo que este assunto quase nunca pedido em concursos pblicos, e por isso temos poucas questes sobre ele. Ainda, vamos deixar para falar da microfilmagem em nossa prxima aula, onde estudaremos a legislao sobre o assunto. Ento vamos s tecnologias. GED A Gesto Eletrnica de Documentos, ou simplesmente GED, trata-se da Gesto de Documentos aliada ferramentas tecnolgicas para facilitar o seu trabalho. As principais inovaes aplicadas so as que trabalham com os processos de Gesto de Documentos e suporte de documentos eletrnicos. As principais ferramentas tratadas na automao de arquivos e cobradas em provas so o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas. 1 - GED: a sigla para Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou Gesto Eletrnica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar Gesto de Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que iro facilitar e aumentar a qualidade de sua atuao. Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes formatos, suportes ou gneros, como papel, udio, microfilme, arquivos de texto. Etc. As principais tecnologias que compem o conjunto do GED so: Capture tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema. A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam em informaes confiveis, recuperveis e acessveis (metadados), como produtor, data, local, nmero, etc. Document Imaging a tecnologia mais utilizada atualmente em entidades pblicas e privadas, superando at mesmo a microfilmagem. Tratase da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel) para um documento digital (ou eletrnico). Essa converso feita atravs de aparelhos de captura de imagens, como os scanners. Document Management essa tecnologia permite o controle sobre a criao, reviso e descarte de documentos eletrnicos. Ela propicia
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES recuperao de informaes (autor, data, local, verso, etc), segurana, busca e versionamento. COLD ou ERM tecnologia que trata da emisso de relatrios sobre a Gesto de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados das operaes realizadas. Forms Processing tecnologia que permite a criao de formulrios. Os formulrios so essenciais para algumas atividades e trmites de documentos. Records and Information Management tecnologia que controla o ciclo de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do sistema. 2 - Workflow: no necessrio muito aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nvel mdio. Pode ser que venha a aparecer com mais freqncia em provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso aparea em provas, ser suficiente que o candidato saiba apenas o conceito para responder a questo. O Workflow (ou fluxo de trabalho) como o prprio nome sugere uma seqncia ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gesto de documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criao at sua destinao. Ainda, no caso da automao, esse processo automatizado porque o prprio sistema de GED fornecer os passos a serem seguidos para a realizao de uma atividade administrativa. 3 - Consideraes sobre automao: GDE X GED: muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela semelhana da sigla. Ento peo muita ateno: O GED referese automao do sistema, enquanto a GDE refere-se parte da gesto voltada exclusivamente para documentos eletrnicos. No necessrio que todas as tecnologias e GED estejam presentes em uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais comuns so a captura, Doument, Imaging (ou digitalizao) e o ERM (mais utilizado em sistemas de protocolo). Documento Digital X Documento Digitalizado: Tambm comum que o candidato acredite que todo documento inserido no computador um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital aquele que nasce em suporte eletrnico e em cdigo binrio. O documento que nasce em suporte papel e depois inserido no computador o documento digitalizado. A diferena pode parecer sutil, mas no : um
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documento digital est no suporte eletrnico; um documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cpia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos. Metadados: Os metadados descrevem o processo de registro da informao e identificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreenso e uso do documento. Vantagens dos documentos digitais: economia de espao fsico, aumento de produtividade e agilidade no acesso informao. Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e editados com mais facilidade, o que os deixa vulnerveis a interveno humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescncia tecnolgica rpida, devendo haver constante migrao de suportes.
Certificao Digital A Certificao Digital a tecnologia que mecanismos de segurana capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade s informaes eletrnicas. Da aplicao dessas tecnologias surge o Certificado Digital, um documento eletrnico que contm o nome, um nmero pblico exclusivo denominado chave pblica, alm de outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informao. Desenvolvida atravs da evoluo da criptografia, a certificao digital permite o uso da internet como meio de comunicao alternativo para a disponibilizao de diversos servios com uma maior agilidade, facilidade de acesso e substancial reduo de custos; e ao mesmo tempo garante a autenticidade e veracidade tanto do documento eletrnico quanto da informao que esse contm. Criptografia: a arte de escrever em cdigos de forma a esconder a informao na forma de um texto incompreensvel. A informao codificada chamada de texto cifrado. O processo de codificao ou ocultao chamado de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informao original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem. Cada documento deve ter uma chave para ser cifrado ou decifrado. Sem o conhecimento dessa chave no possvel realizar esses processos. Ento, para manter uma informao secreta, basta cifrar a informao e manter em sigilo a chave.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Existem duas formas de fazer a criptografia atualmente: a toca de chaves e a chave pblica. A troca de chaves consiste em cifrar um documento e compartilhar a chave utilizada para tal com o destinatrio, para que este seja capaz de decifr-lo. A troca deve ocorrer em ambiente seguro, uma vez que com o conhecimento desta ser possvel a qualquer um decifrar o documento ou mesmo produzir um novo documento. A chave pblica consiste na emisso de uma chave-dupla, sendo uma pblica e outra privada. A chave pblica deve ser conhecida por todos, enquanto a chave privada deve ser do conhecimento apenas do destinatrio. Vamos a um exemplo para compreender melhor: Supondo que eu queira enviar esta aula criptografada para algum de vocs, eu devo conhecer sua chave pblica. Ento vou criptografar o documento utilizando esta chave e enviar. Quando o destinatrio a receber, vai poder decifrar o documento utilizando sua chave privada. A partir do esquema:
Este processo garante a confidencialidade do documento. Se aplicado o processo inverso, teremos a garantia da autenticidade. O autor de um documento utiliza sua chave privada para cifr-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou a identificao em uma transao. Por exemplo, eu poderia utilizar este processo inverso para garantir a autoria desta aula. Esse resultado s obtido porque a chave privada conhecida exclusivamente por seu proprietrio.
Assinatura Digital:
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES A assinatura digital o mtodo de autenticao dos algoritmos de criptografia de chave pblica operando em conjunto com uma funo resumo, tambm conhecido como funo de hash. O resumo criptogrfico o resultado retornado por uma funo de hash. Este pode ser comparado a uma impresso digital, pois cada documento possui um valor nico de resumo e at mesmo uma pequena alterao no documento, como a insero de um espao em branco, resulta em um resumo completamente diferente.
Ao se utilizar um resumo para gerar uma assinatura digital se reduz o tempo gasto no processo, pois aquele muito menor do que o documento em si. Na assinatura digital o documento no sofre qualquer alterao, e o hash cifrado anexado ao documento, junto com a chave privada. Para comprovar uma assinatura digital necessrio inicialmente realizar duas operaes: calcular o resumo criptogrfico do documento e decifrar a assinatura com a chave pblica do signatrio. Se forem iguais, a assinatura est correta, o que significa que foi gerada pela chave privada corresponde chave pblica utilizada na verificao e que o documento est ntegro. Caso sejam diferentes, a assinatura est incorreta, o que significa que pode ter havido alteraes no documento ou na assinatura pblica. Certificado Digital: O certificado digital um documento eletrnico assinado digitalmente e cumpre a funo de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pblica. As informaes pblicas contidas num certificado digital so o que possibilita coloc-lo em repositrios pblicos. Um certificado digital normalmente apresenta as seguintes informaes: _ nome da pessoa ou entidade a ser associada chave pblica _ perodo de validade do certificado _ chave pblica _ nome e assinatura da entidade que assinou o certificado _ nmero de srie. Um exemplo comum do uso de certificados digitais o servio bancrio provido via Internet. Os bancos possuem certificado para autenticar-se perante o cliente, assegurando que o acesso est realmente ocorrendo com o servidor
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES do banco. E o cliente, ao solicitar um servio, como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente, pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o banco. Servios governamentais tambm tm sido implantados para suportar transaes eletrnicas utilizando certificao digital, visando proporcionar aos cidados benefcios como agilidade nas transaes, reduo da burocracia, reduo de custos, satisfao do usurio, entre outros. As transaes utilizando o certificado digital so semelhantes s tradicionais, que utilizam documentos comuns. Por exemplo, uma empresa que vende parcelado aceita determinados documentos para identificar o comprador antes de efetuar a transao. Estes documentos normalmente so emitidos pela Secretaria de Segurana de Pblica e pela Secretaria da Receita Federal, como o RG e o CPF. Existe, a, uma relao de confiana j estabelecida com esses rgos. Da mesma forma, os usurios podem escolher uma AC qual desejam confiar a emisso de seus certificados digitais. A diferena que esse certificado digital ter um prazo de validade determinado, devendo ser renovado periodicamente. Digitalizao A digitalizao o processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento arquivstico original, diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de computadores (software) sero utilizados para converter em dados binrios o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa converso no ser igual ao original, mas no o substitui, motivo pelo qual o original deve ser preservado. A digitalizao, portanto dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental. Antes de serem digitalizados, os documentos devem passar por um tratamento de higienizao, identificao e organizao. O processo deve ser realizado preferencialmente nas instalaes do mantenedor do acervo evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questes ambientais, roubo ou extravio. (TRT-8/2010 FCC) A principal justificativa para as polticas de digitalizao de arquivos a) obedecer padres impostos pela ISO.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) garantir pleno acesso aos documentos. c) facilitar a adoo de normas internacionais de descrio. d) impedir a obsolescncia dos programas de migrao de dados. e) substituir a microfilmagem como tcnica de preservao. Resoluo J aprendemos na aula que o objetivo principal da digitalizao garantir o pleno acesso aos documentos. Portanto, a alternativa correta a de letra B. (TRT-3/2009 FCC) Em meio eletrnico, a atividade de reconhecimento que se caracteriza pelo estabelecimento de relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao a) o hipertexto. b) a marca d'gua digital. c) a certificao digital. d) o carimbo de tempo. e) o link. Resoluo Mais um ponto dado pela banca ao candidato. Como mencionei antes, este assunto no muito explorado em concursos, e bem comum que as questes se repitam. A alternativa correta a de letra C. (TRT-8/2010 FCC) A estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de outra que se tornou obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas, conhecida como a) migrao. b) emulao. c) converso. d) exportao. e) captura. Resoluo Um assunto que no aprofundamos, mas que muito fcil. A tecnologia mencionada na questo muito comum e bastante utilizada no dia a dia. Por exemplo, quando fazemos um computador rodar um filme DVD, ou toca uma msica, ou mesmo funcionar como um viodegame. Os programas que desempenham a funo de outros aparelhos so chamados de emuladores. Portanto a alternativa correta a de letra B.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios 01 - (BNDES/2010 Cesgranrio) A assinatura digital uma modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Nesse contexto, analise os atributos a seguir. I - Ser igual para os documentos de um mesmo signatrio. II - Comprovar a autoria do documento digital. III - Possibilitar a verificao da integridade. (So) atributo(s) da assinatura digital a) I, apenas b) I e II, apenas. c) I e III, apenas. d) II e III, apenas. e) I, II e III. 02 - (AL-SP/2010 FCC) J que a tecnologia digital um meio mais frgil e instvel de armazenamento, se comparada aos meios convencionais de registro de informaes, a digitalizao de documentos antigos e raros tem como justificativa principal a) favorecer o desenvolvimento de softwares e equipamentos de informtica. b) garantir amplo acesso ao seu contedo c) estimular a formao de profissionais especializados. d) diminuir o espao por eles ocupado nos acervos. e) diversificar os servios prestados pelas instituies de custdia. 03 - (DPU/2010 Cespe/UnB) A organizao de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerandose o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa sequncia das letras, a ordem utilizada a a) automtica. b) decimal. c) dicionria. d) enciclopdica. e) duplex. 04 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O mtodo ideogrfico numrico, no qual a documentao dividida em classes conforme os assuntos, partindo do gnero para a espcie e permitindo a abertura ilimitada de classes, denominase
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) duplex. b) decimal. c) unitermo. d) cronolgico. e) dgito-terminal. 05 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir. 1 2 3 4 5 Luis Otvio Teixeira Amaral Filho Vinicius Cerqueira Santo Aleixo Pedro Augusto Rocha Alonso Antonio Henrique de Amaral Neto Paulo Ricardo da Costa Almeida
A ordem correta de arquivamento desses nomes : a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 3 06 - (TRT-11/2012 FCC) O instrumento que, uma vez aprovado pela autoridade competente, determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suportes de documentos de arquivo a) o plano de destinao. b) a tabela de temporalidade. c) o plano de classificao. d) a planilha de avaliao. e) a lista de eliminao. 07 - (ANEEL/2006 Esaf) O instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos chama-se: a) plano de classificao. b) inventrio. c) listagem de eliminao. d) tabela de temporalidade. e) termo de recolhimento. 08 - (BACEN/2010 Cesgranrio) O aumento da eficcia dos servios arquivsticos da administrao pblica est diretamente relacionado utilizao de instrumentos que possibilitam o controle e a rpida recuperao da informao. Esses instrumentos tambm orientam as atividades de racionalizao da produo e do fluxo documentais, a avaliao e a destinao
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES de documentos produzidos e recebidos. Um exemplo de instrumento que resulta da avaliao e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de sua atividade, os prazos de custdia nas idades correntes e intermedirias, alm da destinao final, a (o) a) Tabela de classificao. b) Tabela de temporalidade. c) ndice onomstico. d) Catlogo seletivo. e) Inventrio sumrio. 09 - (TRT-3/2009 FCC) O quadro abaixo foi retirado do "Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade e Destinao de Autos Findos de Processos Judiciais" do Tribunal Regional do Trabalho da 3 Regio.
Com base no quadro, correto afirmar que a) os cdigos da primeira coluna revelam a utilizao do mtodo dgitoterminal. b) as aes especiais inseridas na segunda coluna esto em ordem alfabtica. c) nem todos os documentos tm o mesmo perodo de guarda temporria. d) os nomes das aes especiais so idnticos aos dos tipos documentais que delas resultam. e) a quarta coluna registra a destinao final dos documentos. 10 - (TRE-SE/2007 FCC) Dentre as atividades desenvolvidas pelos servios de protocolo incluem-se a) a redao de ofcios e seu encaminhamento. b) a elaborao de tabelas de temporalidade e a eliminao de documentos desprovidos de valor. c) o calendrio de eventos e a programao cultural da instituio.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) a microfilmagem e a digitalizao de arquivos de valor intermedirio. e) o registro e a movimentao de documentos. 11 (ANEEL/2004 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas do Protocolo. a) Receber a correspondncia. b) Abrir a correspondncia ostensiva. c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e secundrio. e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos. 12 (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem por funo: a) arquivar os documentos. b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos. c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio. d) classificar os documentos de acordo com a procedncia. e) ter acesso aos documentos sigilosos. 13 (TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado: a) livro de protocolo. b) agenda diria. c) livro de autenticaes. d) livro de registro. e) lista de pendncias. 14 (MPU/2007 FCC) So rotinas dos servios de protocolo: a) recebimento de correspondncia e elaborao de inventrios topogrficos da documentao. b) autuao de processos e reproduo do material a ser descartado. c) coordenao de equipes de avaliao e elaborao de tabelas de temporalidade. d) aes de conservao preventiva e montagem de guia do acervo. e) distribuio de correspondncia e controle de tramitao dos documentos. 15 (MPE-GO/2010 Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta o tipo de sistema a que pertence o mtodo de arquivamento alfabtico. a) Indireto. b) Bsico c) Ideogrfico.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) Padronizado. e) Direto. 16 (AL-SP/2010 FCC) correto afirmar que, para arquivar documentos seguindo a regra de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, tais como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, devem ser a) considerados apenas se forem nomes estrangeiros. b) desconsiderados parte integrante do ltimo sobrenome. c) colocados aps o nome completo, entre parnteses. d) considerados e ligados por hfen. e) considerados parte integrante do ltimo sobrenome. 17 (MPU/2007 FCC) No mtodo dgito-terminal, a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais. b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados. c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais, distribudos ambos conforme a seqncia das letras do alfabeto. d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localizao fsica. e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservando-se os nmeros s suas subdivises temticas. 18 (BNDES/2009 Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o nmero como elemento principal, orientou o surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio, secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem a) 1,3,4,2,5 b) 2,4,3,5,1 c) 3,2,1,5,4 d) 3,5,4,2,1 e) 4,5,3,1,2 19 (MPE-GO/2010 Funiversa) De acordo com as regras de alfabetao utilizadas no mtodo alfabtico, assinale a alternativa em que os nomes a seguir esto arquivados de maneira correta.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Joo Antnio Silva Alberto Monte Azul William d'Almeida Roberto Carlos Sousa Jnior a) Almeida, William d' Monte Azul, Alberto Silva, Joo Antnio Sousa Jnior, Roberto Carlos b) Alberto Monte Azul Joo Antnio Silva Roberto Carlos Sousa Jnior William d'Almeida c) Almeida, William d' Azul, Alberto Monte Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio d) D'Almeida, William Monte Azul, Alberto Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio e) Azul, Alberto Monte D'Almeida, William Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio 20 (MPU/2007 FCC) Em uma tabela de temporalidade importante indicar prazos de a) reteno, isto , seqncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo. b) segurana, isto , esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e classificao de documentos de valor primrio. c) vigncia, isto , qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos documentos. d) jurisdio, isto , competncia legalmente atribuda a determinados documentos relacionados com o patrimnio pblico. e) prescrio, isto , condio pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisio ou perda de direitos contidos em documentos. 21 (BNDES/2009 Cesgranrio) A elaborao de Tabela de Temporalidade de Documentos envolve a anlise de vrios aspectos. Nessa perspectiva, analise os aspectos a seguir.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES I - Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos. II - Importncia do documento com relao a valores administrativo, probatrio ou histrico. III - Possibilidade e custo de reproduo. IV - Avaliao do espao, do equipamento utilizado e do custo do arquivamento. Na tabela de Temporalidade de Documentos, devem ser considerados os aspectos a) I e II, apenas. b) II e III, apenas. c) I, II e IV, apenas. d) II, III e IV, apenas. e) I, II, III, e IV. 22 (MPU/2007 FCC) A elaborao de tabelas de temporalidade resulta a) da eliminao de documentos repetitivos e suprfluos. b) de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento da entidade acumuladora dos documentos. c) do registro de documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados. d) do estabelecimento de remissivas entre documentos da fase corrente e da fase intermediria. e) da passagem de documentos da fase intermediria para a permanente. 23 (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale a alternativa correta. a) um tipo de mtodo cronolgico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar arquivamento e a localizao dos documentos. c) baseado no sistema decimal. d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes. e) Dispe os documentos na ordem dicionria. o
24 (MPE-GO/2010 Funiversa) Acerca do mtodo geogrfico de arquivamento, assinale a alternativa correta. a) O principal elemento a ser considerado o nome. b) um mtodo do sistema direto. c) Quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por ltimo. d) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, deve haver um destaque especial para as capitais.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) Quando se organiza o arquivo pelo nome do pas, no h a necessidade de disp-los em ordem alfabtica. 25 - (MPE-GO/2010 Cesgranrio) cronolgico, assinale a alternativa correta. Acerca do mtodo numrico
a) Pertence ao sistema direto. b) Numera-se a pasta e no o documento. c) Quando se anula um registro, sempre se aproveita o nmero. d) Alm da ordem numrica, respeita-se a data do documento. e) A sua desvantagem o pequeno grau de sigilo. 26 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca da gesto da informao e da gesto de documentos, assinale a opo correta. a) A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. b) A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. c) A gesto de documentos, desde a sua formulao, uma funo arquivstica exercida por arquivistas. d) A gesto da informao um desdobramento do princpio da provenincia ou de respeito aos fundos. e) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. 27 - (CVM/2010 Esaf) A Infra-Estrutura de Chaves Pblicas tem como objetivo: a) estabelecer requisitos para contratao de servios de certificao digital. b) estabelecer normas para remessa por meio eletrnico de documentos. c) garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica. d) garantir o pleno funcionamento do Governo Eletrnico. e) definir padres de qualidade para as formas eletrnicas de interao.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito
01 D 02 B 03 D 04 A 05 D 06 B 07 D 08 B 09 E
10 E 11 D 12 B 13 A 14 E 15 E 16 E 17 D 18 B
19 A 20 A 21 C 22 B 23 B 24 B 25 D 26 E 27 - C
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Meus amigos, chegamos ao fim desta nossa segunda aula. Puderam perceber que este contedo um pouco mais complexo e exigem de vocs uma ateno maior aos detalhes para no cair em pegadinhas da banca. Mesmo assim, espero que tenha gostado muito! Eu particularmente creio que so os assuntos mais interessantes em Arquivologia, pois so coisas que aplicamos em nosso cotidiano e, na maioria das vezes, nem sabemos... Conforme combinado, faltou aqui a explicao sobre microfilmagem. Eu deixei para explicar em nossa ltima aula, pois a microfilmagem fortemente regulamentada em nosso pas. Agradeo a ateno de todos vocs! Como sempre, estou disponvel para ajud-los no que me for possvel! Os aguardo no frum e no email para solucionar quaisquer dvidas que tenham e analisar todas as suas crticas e sugestes para melhorar nossas aulas! Desejo uma tima semana de estudos, um bom feriado de carnaval concurso! Um forte abrao e at a prxima aula!!!
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Questes Resolvidas na Aula

(MPU/2007 FCC) Ao conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de documentos de arquivo costuma-se denominar a) sistema de informaes. b) gesto de documentos. c) base de dados. d) cincia da informao. e) gerenciamento de dados. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. (ANA/2009 Esaf) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como a) distribuio. b) tramitao. c) expedio. d) registro. e) protocolizao. (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle. b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de classificao da instituio, se existente. d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de antecedentes. e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades administrativas. (AL-SP/2010 FCC) No processo de gesto de documentos, na fase de utilizao, a atividade de recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de documentos denomina-se a) destinao. b) arquivamento. c) protocolo. d) organizao documental. e) avaliao.
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(TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de a) prescrio. b) recolhimento. c) transferncia. d) reteno. e) destinao. (Fiocruz/2010 FGV) O cdigo de classificao de documentos de arquivo utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reun-los sob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. Assinale a afirmativa que apresenta o critrio de realizao desse trabalho arquivstico. a) estabelecido com base no gnero do documento. b) estabelecido com base na espcie do documento. c) estabelecido com base no contedo do documento. d) estabelecido com base no suporte do documento. e) estabelecido com base na forma do documento. (CVM/2010 Esaf) Quando a estrutura orgnica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de classificao? a) Funcional. b) Por assuntos. c) Por atividades. d) Organizacional. e) Temtica. (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi - indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito - terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice. (Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta. a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral. b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de uma tabela com dez assuntos e um ndice.
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c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez que a dcima diviso destinada a generalidades. d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada arquivo poder adotar a sua prpria classificao. e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico. (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa sequncia das letras, a ordem utilizada a a) automtica. b) decimal. c) dicionria. d) enciclopdica. e) duplex. (TRT-8/2010 FCC) A principal justificativa para as polticas de digitalizao de arquivos a) obedecer padres impostos pela ISO. b) garantir pleno acesso aos documentos. c) facilitar a adoo de normas internacionais de descrio. d) impedir a obsolescncia dos programas de migrao de dados. e) substituir a microfilmagem como tcnica de preservao. (TRT-3/2009 FCC) Em meio eletrnico, a atividade de reconhecimento que se caracteriza pelo estabelecimento de relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao a) o hipertexto. b) a marca d'gua digital. c) a certificao digital. d) o carimbo de tempo. e) o link. (TRT-8/2010 FCC) A estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de outra que se tornou obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas, conhecida como a) migrao. b) emulao. c) converso. d) exportao. e) captura.
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