Gesto da Execuo de Escopo, Tempo e Recursos Turma: GPI 2

Arildo Bertan Rafael Kominich de Mattos, PMP

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Agradecimento e um pedido
Agradecimento pela oportunidade...
J pensou o quanto somos privilegiados por estarmos aqui? (11% da populao tem nvel superior completo)

Esteja presente AGORA

Sofrimento advm do fato de no estarmos presentes E s temos o presente

Agradecimento
Agradecimento pela oportunidade! Aprendizado prtico Desenvolvimento Tir-los da zona de conforto... Servidor Quanto mais se entende, menos se sabe... Ningum dono da verdade... Adultos Compartilhar experincias...

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Rafael Kominich de Mattos

Informalmente Formalmente Honesto Administrador (Insper - Ibmec SP) Bem humorado MBA Insper /HIAE (Ibmec SP) Gosta de pessoas e de escut-las PMP Gesto de projetos Mestrando Unicamp (Projetos) Ajudar as pessoas (coaching) Gesto da Qualidade (Lead Assessor ISO 9001) Aprender (curioso) e gerar valor para Desenvolvimento Humano outras pessoas Coach (5A) Toca guitarra h + de 22 anos Ps-graduao FEI Gesto de Projetos Futebol, Tnis... Trabalhou (trabalha para) em: Sair com amigos, viajar e curtir a vida Cigna Previdncia & Investimentos Esforado Salomo & Zoppi Medicina Diagnstica Exigente (ser cobrado pelo que ensino) Brookfield Incorporaes Integrador Orpeg Consultoria & Treinamento Compartilhar o pouco que sei com os outros Semeando Sucesso Corinthiano... E outros... Porto Seguro FEI / FESPSP / BI Internacional (Aqui e agora!) Instituto Adizes

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Como se sente com seus projetos?

Talvez assim?

Fazer uma escolha pelo Gerenciamento de Projetos

Alis, o que um projeto? Esforo temporrio realizado para entregar um produto, bem ou servio nico. Incio, meio e fim No rotina

Quo bom so nossos projetos?

Apenas 34% dos projetos tem sucesso (diminuindo) Um projeto em mdia tem 43% de estouro no oramento Caso real (R$3M > R$16 Dez/10 > Set/11)
Fonte: Rita Mulcahy

O que Gesto de Projetos?

Voc diria:
Habilidades pessoais Software

Todas as respostas esto corretas, mas esquea da teoria... Vamos pensar no que realmente nos ajudaria a melhorar nossas vidas AGORA!!

Gesto de Projetos :
Um processo sistemtico:
Iniciao Planejamento Execuo Monitoramento e Controle Encerramento

Tanto arte quanto cincia

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Falhas principais que causam danos aos clientes Erros no GP

#1 As pessoas no sabem realmente do que se trata o projeto em questo #2 As pessoas no tm um plano #3 As pessoas no quebram o trabalho em partes menores e gerenciveis #4 As pessoas focam em gerenciar problemas e no em PREVEN-LOS #5 As pessoas no observam que a causa-raiz da maioria dos problemas a falta de COMUNICAO Como iremos nos comunicar? Matriz Poder X Interesse Matriz de comunicao #6 As pessoas no planejam como MONITORAR & CONTROLAR o projeto

Termo de Abertura do Projeto assegurar que os requisitos fornecidos pelos patrocinadores esto claros e objetivos sem bom senso!

Como iremos desenvolver o planejamento deste projeto? Equipe do projeto e sua formao Conduta Macro plano de ao MAPA GPS

WBS e seu dicionrio Pacotes de trabalho validados Cronograma e seu desenvolvimento Kickoff

Gesto de Riscos WBS Cronograma Caminho crtico Plano de gerenciamento de riscos

Como iremos Monitorar e Controlar o projeto? Reunies de status Reunies extraordinrias Periodicidade dos status Reco-Reco Velocidade

Armadilhas da Mudana
Viso Habilidades Incentivo Recursos Plano de Ao Plano de Ao Plano de Ao Plano de Ao Plano de Ao

Mudana Confuso Ansiedade Mudana Gradual Frustrao Falsos Incios

Habilidades

Incentivo

Recursos

Viso

Incentivo

Recursos

Viso

Habilidades

Recursos

Viso

Habilidades

Incentivo

Viso

Habilidades

Incentivo

Recursos

O GPS da Gesto de Projetos

1. TAP (Termo de Abertura de Projeto) 2. WBS e seu dicionario - ESCOPO (o trabalho e somente o trabalho necessario para se alcancar os objetivos do projeto) 3. Cronograma Gerenciamento de riscos 4. Monitoramento (Kickoff > Execuo) 5. Lies aprendidas
Acompanhamento do Cronograma

Passo a passo
5 Lies aprendidas

4 Monitoramento & Aprendizado

3 Desenvolvimento do cronograma (Gerenciamento de riscos)

2 Declarao de Escopo 1 Termo de Abertura

Quantidade de trabalho

Falha #1

x x

x x

As pessoas no sabem o que o projeto em questo... J saem fazendo coisas sem ter bem claro o que o projeto, quais os objetivos, expectativas dos patrocinadores...

Termo de Abertura do Projeto

Descrio do que pedido

x x

x x

Descrio das medidas do sucesso do projeto Pode ser muito simples ou muito complexo! De qualquer maneira serve para INICIAR o projeto e saber para onde se est indo!

Termo de Abertura do Projeto

Um TAP contm:

x x

x x

Descrio e ttulo do projeto Nvel de autoridade e alada do gerente do projeto A necessidade do negcio para a qual o projeto est sendo feito Recursos Partes interessadas e suas necessidades Entregveis e descrio do produto Premissas e restries Assinatura com a aprovao do Patrocinador

Falha #2
As pessoas no tm um plano... Vo indo, indo, indo... Sem um plano claro do que ser feito...

x x

x x

Por que trabalhoso instalar o software de gesto de projetos em uma organizao?

Obsolescncia do modelo mental da alta gerncia (lutei para chegar aqui e agora delegarei meu poder?) Indisciplina Falta do exemplo da alta gerncia Falta de histrico sobre projetos anteriores para provar com fatos os impactos de comportamentos amadores Integridade

Falha #2
Para resolver isso, precisamos...
Mapa ( O GPS do G. de Projetos) Educao Disciplina Exemplo da Alta gerncia

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x x

S se ajuda quem quer ser ajudado!!

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Atividade 1
Em grupos: 1.Preparar um modelo de TAP (Termo de abertura do projeto ou Project charter); 2.Utilizar este modelo para o 1 projeto da organizao pensada pelo seu grupo.

Falha #3
As pessoas no quebram o trabalho em partes menores e gerenciveis

x x

x x

Planejamento

x x

x x

WBS (Work Breakdown Structure) Estrutura de quebra do trabalho

Projeto Entregveis Pacotes de Planejamento
PP1 Entregvel 1 Projeto

Entregvel 2

Entregvel 3

Entregvel 4

PP1

PP2

PP3

PP4

PP5

Pacotes de Trabalho

PT 1

PT 2

PT 3

O nvel mais baixo de uma WBS o nvel de pacotes de trabalho, onde se consegue estimar de maneira confivel o TEMPO e CUSTO (recursos, aquisies). Adicionalmente se consegue observar claramente os riscos.

WBS

x x

x x

Observem que no a ferramenta mas o que VOC FAZ com a ferramenta... Utilizar uma WBS ajuda a:
Melhorar a comunicao Criar um esprito de time uma vez que toda equipe do projeto participa e se sente parte do projeto buy-in Justificar claramente recursos que precisam ser adquiridos para a entrega do projeto Estabelecer claramente quem responsvel pelo que e qual a data para entrega do pacote de trabalho Reter conhecimento na organizao Criao de templates

Agenda
Quem o Rafael? Sobre gerenciamento de projetos Principais falhas no gerenciamento de projetos
Atividade 1 - TAP Atividade 2 Escopo/EAP ou WBS + Avaliao

Atividade 3 Projeto Geral Atividade 4 Seleo de Projetos (Se der tempo)

Atividade 2
Em grupos: 1.Desenvolver a WBS de uma festa de 15 anos ou casamento; 2.Apresentao entre grupos;

Falha #4
Mas eu no tenho tempo para planejamentos e reunies, preciso entregar isso rpido pois esto me pressionando...

x x x x

As pessoas focam em gerenciar problemas e no em PREVENIR problemas

Segue o Projeto...

E em certos casos, pensam que realmente no tero problemas...

Gerenciamento de riscos
Acompanhamento do Cronograma

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O que isso ento????? 1.Determinar o que pode dar certo e o que pode dar errado 2.Fazer uma lista de prioridades (Impacto X Probabilidade) 3.Fazer algo com esses riscos
1. Eliminar antes que aconteam (ou potencializar se forem positivos) 2. Diminuir a probabilidade ou impacto do risco, focar nos de maior probabilidade e impacto

4. Criar o plano de gerenciamento desses riscos Nada mais que documentar os riscos e suas respostas num documento que fique a disposio para o acesso dos responsveis pelo gerenciamento A.Plano de contingncia: se o risco acontecer, ento fazemos as aes a, b, c ou d B.Planejar o que ser feito se o plano de contingncia no for eficaz: contingncia da contingncia... No fazemos isso com geradores e etc... Por qu no fazer com os projetos?????

Gerenciamento de riscos

x x x x

Falha #5

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As pessoas no percebem que a causa-raiz da maioria dos problemas a comunicao

Comunicao
A comunicao deve ser planejada:
O que precisa Por qu ser comunicado Entre quem Meio para comunicao Responsabilidade

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Quando e em qual freqncia

Falha #6
As pessoas no planejam a maneira como iro monitorar e controlar o projeto

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Planejar o Monitoramento & Aprendizado

Periodicidade dos status dos projetos
Quanto tempo j gastou na atividade e quando tempo ainda falta para complet-la?

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Quem recebe que tipo de informao Reunies de coordenao Reunies extraordinrias Alteraes de escopo Lies aprendidas Planejamento do Reco-Reco e outros...

Atividade 3
Em grupos: 1.Exerccio geral; Vender sua idia 1.TAP 2.Escopo/EAP ou WBS 3.Risco 4.M&C 2.Apresentao entre grupos;

Atividade 4
Em grupos: 1.Exerccio sobre seleo de projetos; 2.Apresentao entre grupos;

1. 2. 3.

Termo de Abertura do Projeto

Resumindo

Assegurar que os requisitos fornecidos pelos patrocinadores esto claros e objetivos sem bom senso!

Como iremos desenvolver o planejamento deste projeto?

Equipe do projeto e sua formao e sua conduta (regras do jogo) Macro plano de ao (MAPA para o passo a passo GPS)

WBS e seu dicionrio

Pacotes de trabalho validados Cronograma e seu desenvolvimento Kickoff (projeto j est planejado de maneira adequada simulao do que ser feito!)

4. 5. 6.

Gesto de Riscos ( SIMPLES!!!)

WBS Cronograma > Caminho crtico + Plano de gerenciamento de riscos

Como iremos nos comunicar?

Matriz Poder X Interesse; Matriz de comunicao

Como iremos Monitorar e Controlar o projeto?

Reunies de status; Reunies extraordinrias; Periodicidade de atualizao do status do projeto Reco-Reco Velocidade

Aprendendo fazendo!!
Positivos Deltas

OBRIGADO!
Fico disposio para o que precisarem!! Me contatem caso entendam que eu possa ajudlos: email: rafa.kominich@gmail.com Facebook: www.facebook.com/rafaelkm Linkedin:http://www.linkedin.com/pub/rafael-kominich-de-mattos-pmp/0/280/249