ZEN TO DONE

EM PORTUGUS
escrito por Leo Babauta
traduzido por Ibrahim Cesar
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Notas

Este livro foi escrito por Leo Babauta do blog Zen Habits, logo, ele o interlocutor desde livro e o "eu" a que se refere. Babauta vai na contramo da maioria dos produtores de contedo ao liberar para uso, inclusive comercial, o contedo integral de seu blog e do livro, que agora traduzi e disponibilizarei gratuitamente. A permisso e o anncio de seu material serem livres de copyright se encontram nesta pgina. Meu conhecimento em ingls modesto, por isso, perdoem erros de concordncia, traduo de termos e outros. Entrem em contato comigo para retific-los. No tenho familiaridade com conceitos e termos dos sistemas de produtividade, por isso, alguns termos possam estar errados. Minha inteno ao traduzi-lo foi simplesmente facilitar o acesso a falantes de nossa lngua para este conjunto de ferramentas simples e efetivas. Uso o ZTD Minimalista e funciona bem para mim. Espero que possa ajudar algum. Boa leitura. Ibrahim Cesar ibrahimcesar@gmail.com 1001 Gatos de Schrdinger Blog pessoal

Contedo

Introduo 4 Por qu ZTD? 7 Viso Geral 11 ZTD Minimalista 16 Formando os 10 hbitos 19 Hbito 1: Colete 23 Hbito 2: Processe 27 Hbito 3: Planeje 30 Hbito 4: Faa 33 Hbito 5: Sistema simples, confivel 37 Hbito 6: Organize 42 Hbito 7: Revise 46 Hbito 8: Simplifique 49 Hbito 9: Rotina 54 Hbito 10: Encontre sua Paixo 58 Um dia com Zen To Done 64 ZTD FAQ 68

Introduo
"Muito do stress que as pessoas sentem no vm de ter muito a se fazer. Ele vm de no terminar o que elas comearam" David Allen

Este livro foi escrito para aqueles que queiram suas vidas mais organizadas e realmente executar as coisas em suas listas.
Se voc uma dessas pessoas, voc ir encontrar alguns conceitos valiosos nesse livro. Zen To Done (ZTD) um sistema que de uma vez s simples, poderoso e ir ajud-lo a desenvolver os hbitos que mantm todas as suas tarefas e projetos organizados, que mantm seu dia de trabalho simples e estruturado, que mantm sua mesa e caixa de mensagens limpas, e que o mantm fazendo o que precisa fazer, sem distraes. muito a se pedir de um pequeno livro eletrnico. E, de fato, o livro no far todas essas coisas por voc - voc tem que fazer isso. Voc tem que realmente querer mudar seus hbitos, e o que este sistema prov so as ferramentas para se fazer isso. E deixe-me dizer, que modificar seus hbitos so possveis. Usando as tcnicas de mudana de hbito que descrevo nesse livro, e meu site, Zen Habits, eu realizei algumas mudanas de hbito: parei de fumar, comecei a correr, a me alimentar de forma mais saudvel, completar uma maratona, dobrar minha renda e colocar as contas em dia, perdi mais de 10 quilos, me tornei vegan e comecei um blog bem sucedido, para citar alguns. Ento, sim, mudanas de hbito so definitivamente possveis, se voc comea pequeno, encontra a motivao certa e mantm seu foco. Eu tambm me tornei mais organizado e produtivo. Apenas um par de anos
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atrs, minha mesa estava bagunada, eu mantinha mltiplas listas, que eu sempre perdia ou esquecia a respeito, tinha uma tonelada de coisas para fazer e estava sobrecarregado pelo caos e complexidade do meu dia a dia. A caixa de e-mails estava transbordando, assim como minha correspondncia e a secretria eletrnica. Eu continuamente esquecia de fazer as coisas, e no geral era desorganizado e improdutivo. Mas eu comecei mudando estes hbitos, um por um. Hoje, elas esto todas vazias. Minha lista de coisas para fazer hoje uma lista simples das trs Mais Importantes Tarefas. E fao acontecer. Eu fico apto a me livrar de distraes e me focar. Eu escrevo tudo em um s lugar, ento eu no as esqueo. Minha vida muito mais saudvel agora, mais simplificada e mais focada. Eu consigo MUITO mais feito - de todo o trabalho em meu emprego dirio ,escrever o blog, escrever para outros seis blogs, completar projetos pessoais e continuar tendo tempo para minha famlia. Sou mais feliz e mais produtivo, e tudo isso graas a simples poucas mudanas de hbito. Voc tambm pode fazer isso, acredite. Eu no sou um super homem - eu simplesmente fiz o compromisso para melhorar, e comecei mudando meus hbitos, um por vez. Continue lendo, e veja como voc tambm pode fazer acontecer. Agora, eu no espero que voc adote o sistema inteiro - todo mundo funciona de forma diferente. Essa a beleza do ZTD: voc pode escolher os hbitos que funcionam melhor para voc.

Bo sorte, e aproveite o livro. Mudar seus hbitos pode ser excitante, e eu espero que aprecie a jornada.

Por qu ZTD?
"Simplicidade a sofisticao plena" Leonardo Da Vinci

Eu decidi pegar alguns dos melhores conceitos de alguns dos melhores sistemas de produtividade j inventados, incluindo, Getting Things Done de David Allen e 7 Hbitos de Pessoas de Sucesso de Stephen Covey, adicionei alguns conceitos teis, e os refinei em um sistema de produtividade muito simples e prtico chamado ZTD (Zen To Done).
Por qu Zen To Done? Bem, primeiro, o blog chamado Zen Habits, e "Habits To Done" no soava legal o suficiente para mim. Eu tambm pensei em "Simple To Done", mas o acrnimo no me parecia certo. Segundo, ZTD captura o esprito essencial do novo sistema: que da simplicidade, foco em fazer, no aqui e agora, ao invs de planejar e planejar no sistema. Se voc teve problemas com GTD, to bom quanto , ZTD pode dar certo com voc. Ele foca mais nas mudanas de hbito necessrias para o GTD, em uma forma mais prtica, e foca em fazer, em simplificar, e em adicionar uma estrutura simples. Continue lendo para um aprofundamento. ZTD tenta resolver cinco problemas que muitas pessoas tem com o GTD. Devo notar que o GTD no realmente falho, e no precisa de nenhuma modificao, mas todo mundo diferente, e o ZTD uma forma de customizar para se ajustar melhor a diferentes tipos de personalidade. ZTD resolve cinco problemas que as pessoas tm com o GTD: 1. GTD uma srie de mudanas de hbitos. Esta a principal razo porque
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as pessoas falham no sistema GTD - um punhado de mudanas de hbito que so tentados todos de uma vez s. Assim como falo a respeito em meu blog, Zen Habits, focando em um hbito por vez melhor, e garante mais sucesso. Em adio, quem tenta o GTD no aplicam mtodos comprovados de mudanas de hbito para realmente alter-los. Soluo: O ZTD foca em apenas um hbito por vez. Voc no tem que tentar adotar o sistema inteiro de uma vez - o que sobrecarrega e muito difcil de focar em suas mudanas de hbito se voc faz muitas coisas ao mesmo tempo. Ao invs, foque-se em um por vez, e adote o sistema em fases. Use mtodos comprovados para mudanas de hbito (Desafio de 30 Dias, compromisso, recompensas, motivao, etc) para adotar com sucesso cada novo hbito. 2. GTD no foca-se o suficiente em fazer. Enquanto ele chamado Getting Thing Done (literalmente, Tendo as Coisas Feitas), muitas vezes o que terminamos fazendo a maior parte do tempo Getting Things in Our Trusted System (literalmente, Colocando as Coisas em Nosso Sistema de Confiana). O livro, enquanto apresenta um excelente sistema, foca-se mais em capturar e processar estgios do que realmente fazendo acontecer. Soluo: ZTD foca-se mais em fazer - e em como realmente completar suas tarefas, de maneira simples, livre de stress. 3. GTD desestruturado demais para algumas pessoas. Esta pode ser uma das coisas brilhantes sobre o GTD - sua falta de estrutura, sua tomada de decises em tempo real sobre o que fazer em seguida- mas isso tambm pode ser uma grande fonte de confuso para muitas pessoas. Algumas pessoas necessitam de
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mais estrutura em seu dia a dia, e o GTD pode ser desorientador. Diferentes pessoas tem estilos diferentes. Soluo: ZTD oferece um par de hbitos para resolver isso: o hbito de planejar, onde voc simplesmente planejas suas trs MITs para o dia e suas Grandes Rochas para a semana, e o hbito da rotina, onde voc define rotinas dirias e semanais a si mesmo. Esses hbitos, como todos os hbitos do ZTD, so opcionais. Se eles no funcionam para voc, no os adote. Mas para muitas pessoas, eles iro complementar as outras grandes partes do GTD perfeitamente. 4. GTD tenta fazer muito, o que termina o estressando. O GTD no discrimina entre todas as coisas surgindo em sua vida, o que, novamente parte de sua beleza. Mas o problema que ns colocamos tudo em nossas listas, e terminamos sobrecarregados. Ns tentamos fazer tudo em nossas listas. Isso no um problema com o GTD, mas com a forma com que o implementamos. Mas isso deve ser resolvido. Soluo: ZTD foca-se em simplificar. Tire tanto quanto possvel de seu prato, ento voc poder se focar em fazer o que importante, e fazer isso bem. 5. GTD no foca-se o suficiente em seus objetivos. O GTD propositalmente um sistema com abordagem de baixo para cima em constante processo. Enquanto fala sobre nveis mais elevados, no fala realmente muito sobre eles. Como resultado, o GTD mais focado em fazer o que quer que venha ao invs do que fazer o que voc deveria estar fazendo - a coisa importante.

Soluo: ZTD, como mencionado antes, pergunta-lhe como identificar as grandes coisas que voc quer fazer para a semana e para o dia. Outro hbito no ZTD para que voc revise seus objetivos toda semana, como uma forma de permanecer focado neles atravs do tempo. O GTD contm elementos disso, mas o ZTD estende-o. Novamente, o GTD um sistema brilhante, e funciona muito bem. Mas o ZTD pega alguns dos problemas que as pessoas enfrentam ao implement-los, adiciona outros conceitos, e adapta o sistema para a vida real.

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Viso Geral O que isso?

"As coisas que mais importam nunca deveriam estar merc das coisas que menos importam" Goethe

Ento vamos dar uma olhada no que o Zen To Done realmente : um conjunto de 10 hbitos que ir ajud-lo a ficar organizado, simplificar sua vida, ter as coisas sobre controle e realmente fazlas acontecer.
Se voc adotar o ZTD, no tem obrigao de adotar todos os 10 hbitos...voc deve escolher aqueles que iro funcionar para seu estilo individual, e focar-se em se tornar mestre neles. Cada um destes hbitos deveria ser aprendido e praticado um de cada vez se possvel, ou no mximo 2-3 ao mesmo tempo. Foque em sua mudana de hbito por 30 dias, ento mova-se para o prximo. Isto pode ser difcil, eu sei, mas em uma grande jornada, os hbitos iro se fixar melhor se voc focar-se neles um ou dois meses por vez. E no curso de um ano, voc ter os dominado -- e eu no acho que se tornar completamente organizado e produtivo em um ano um mau comprometimento. A ordem listada a seguir apenas uma sugesto - voc pode adot-los em qualquer ordem que funcione melhor para voc. Os hbitos de 1 a 8 so os mais essenciais, mas sugiro que voc d aos hbitos 9 e 10 sria considerao tambm. Expandirei cada um desses 10 hbitos nos captulos seguintes. 1. Colete Hbito: Captura onipresente. Carregue um pequeno caderno (ou qualquer ferramenta de captura que funcione para voc) e escreva nele qualquer tarefa, idia, projeto, ou outra informao que surgir em sua cabea. Tire isso de sua
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cabea para o papel, logo voc no o esquece. ZTD pede-lhe que escolha uma ferramenta de captura bem simples, porttil e fcil de usar -- um pequeno caderno ou um pequeno conjunto de cartes so os preferveis (mas no mandatrios), simplesmente porque eles so muito mais fceis de usar e carregar com voc do que um PDA ou notebook. Quanto mais simples as ferramentas, melhores. Quando voltar para sua casa ou escritrio, esvazie suas notas para sua lista a fazer. 2. Processe Hbito: Tome decises rpidas com suas coisas, no as deixe acumular. Deixar as coisas empilhando procrastinar em tomar decises. Processe suas caixas de entrada (email, cartas, secretria eletrnica, cadernos) ao menos uma vez ao dia, e mais frequentemente ao dia. Quando voc processa, faa de cima a baixo, tomando uma deciso em cada item: faa isso na hora (se tomarlhe 2 minutos ou menos), jogue fora, delegue, arquive, ou coloque em sua lista a fazer ou cronograma para realizar mais tarde. 3. Planeje Hbito: Defina MIT's para a semana, dia. Toda semana, liste as Grandes Rochas (tarefas mais importantes) que voc quer realizar naquela semana e programeas primeiro. Para cada dia, crie uma lista de 1 a 3 MIT's (basicamente as Grandes Rochas para o dia) e esteja certo de complet-las. Faas suas TMIs bem cedo no dia para tir-las do caminho e assegurar as coisas feitas. 4. Faa Hbito: Faa uma tarefa por vez, sem distraes. este um dos hbitos mais importantes no ZTD. Voc deve selecionar uma tarefa (preferencialmente uma
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de suas TMIs) e focar-se nela, excluindo todo o resto. Se desligue do email, telefone celular, internet se possvel (de outra forma, feche todas as abas desnecessrias), defina um tempo se quiser, ou apenas se foque em sua tarefa tanto tempo quanto possvel. No se deixe distrair disso. Se voc foi interrompido, escreva qualquer requisitao ou tarefas/informaes necessrias em seu caderno e volte para sua tarefa. No tente ser multi-tarefa. 5. Sistema confivel, simples Hbito: Mantenha listas simples, cheque-as diariamente. Voc pode usar listas de contexto como @trabalho, @fone, @casa, @sadas, @em espera, etc, se estas funcionarem para voc. ZTD sugere que voc mantenha suas listas to simples quanto possveis. No crie um sistema complicado, e no fique tentando novas ferramentas. um desperdcio de tempo, e to divertido quanto. Seja usando um simples caderno ou cartes para sua lista, ou usando um simples software gestor de listas. Voc no precisa de um planejador ou de um PDA, ou Outlook, ou um complicado sistema de etiquetas. Apenas uma lista para cada contexto, e uma lista de projetos que voc revisa diria ou semanalmente. Linkando aes tando a projetos e contextos bom, mas pode ficar muito complicado. Mantenha-o simples, e foque-se no que tem que fazer agora mesmo, no em gerenciar seu sistema ou suas ferramentas. 6. Organize Hbito: Um lugar para tudo. Todas as coisas que aparecem vo para sua caixa de entrada. Desta, vai para sua lista de contexto e uma pasta de ao, ou em um arquivo em seu sistema de arquivamento, em outras caixas se voc vai delegar, ou para sua lixeira. Colocar as coisas onde elas pertencem, de modo correto, ao invs de acumul-las para responder depois. Isto mantm sua mesa
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limpa para que voc possa focar-se em seu trabalho. No procrastine -- coloque as coisas no lugar. 7. Revise Hbito: Revise seu sistema & objetivos semanalmente. A reviso semanal do ZTD, pede-lhe que faa uma rpida checagem de seu sistema, e tambm focarse em revisar seus objetivos a cada semana. Durante sua reviso semanal, voc deveria ir a cada um de seus objetivos anuais, ver o progresso que fez neles na ltima semana, e quais passos ativos voc deve tomar para mov-los para frente na semana seguinte. Uma vez por ms, determine um pouco mais de tempo para fazer a reviso mensal de seus objetivos, e todo ano, voc deveria fazer uma reviso anual de seus objetivos anuais e os objetivos de sua vida. 8. Simplifique Hbito: Reduza seus objetivos & tarefas ao essencial. Se voc tentar agarrar todas as tarefas que surgem, voc pode rapidamente ficar sobrecarregado, e ser deixado sem o foco necessrio nas tarefas importantes (MIT's). Ento ao invs, ZTD pede-lhe para revisar suas listas de tarefas e projetos, e ver se voc pode simplific-las. Remova tudo alm dos projetos e tarefas essenciais, ento voc pode focar nelas. Simplifique seus comprometimentos, e seu fluxo de entrada de informaes. Esteja certo de que seus projetos e tarefas estejam em sintonia com seus objetivos anuais e de vida. Faa isso em uma base diria (brevemente, em uma pequena escala), durante sua reviso semanal, e sua reviso mensal. 9. Rotina Hbito: Estabelea e mantenha rotinas. Se outros sistemas de produtividade
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so desestruturados demais para voc, tente o hbito de criar rotinas para ver se eles funcionam melhor. Uma rotina matinal (por exemplo) poderia incluir olhar para seus calendrio, checar suas listas de contexto, definir suas MIT's para o dia, exercitar-se, processar e-mail e caixas de entrada, e completar a primeira TMI do dia. Rotinas semanais poderiam incluir um dia de sada, um dia de lavanderia, dia de contas, sua reviso semanal, dia da famlia, etc. com voc -- defina suas prprias rotinas, foas funcionar para voc. 10. Encontre sua paixo Hbito:Procure por um trabalho que seja apaixonado. Este poderia ser o ltimo hbito, mas o mais importante. O GTD timo para gerenciar as tarefas em sua vida, e tentar no procrastin-las -- voc amar faz-lo, e vai querar fazer mais. O hbito para se formar aqui constantemente buscar coisas pelas quais voc apaixonado, e ver se voc pode fazer uma carreira delas quando voc as encontrar. Faa sua vida do trabalho algo que voc apaixonado, no algo que voc tem pavor de fazer, e suas tarefas sero quase sempre uma listas de recompensas.

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ZTD Minimalista A alternativa mais simples

"Tudo deveria ser o mais simples possvel, mas no o mais simples" Albert Einstein

Para algumas pessoas implementar 10 hbitos, mesmo que eles sejam feitos um a cada vez, os sobrecarrega, e continua sendo muito complicado. Ento, para estas pessoas que querem o sistema mais simples possvel, aqui est a verso minimalista do ZTD -- uma forma de ser produtivo sem todo espalhafato.
So apenas quatro hbitos: coletar, processar, planejar, e fazer. E tambm apenas usa duas ferramentas: um pequeno caderno, e uma caneta. 1. Colete: Carregue um pequeno caderno e escreva quaisquer tarefas, idias, projetos, ou outras informaes que surjam em sua cabea. Tire de sua cabea e coloque no papel, ento voc no esquecer. 2. Processe: Tome decises rpidas sobre coisas em sua caixa de entrada, no a deixe acumular. Processe suas caixas de entrada (e-mail, correspondncia, telefone, caderno) ao menos uma vez por dia, e mais frequentemente se necessrio. 3. Planeje: Defina MIT's para casa semana, e cada dia. Faa suas MIT's bem cedo no dia para tir-las do caminho e assegurar que sero feitas. 4. Faa: Foque-se em uma tarefa por vez, sem distraes. Elimine todas as distraes, ento apenas foque-se em sua tarefa tanto quanto possvel. No deixe-se distrair. No tente ser multi-tarefa. O que o sistema ZTD Minimalista deixa de fora. Esta verso deixa fora seis
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hbitos: manter um sistema de listas simples, organizar tudo, revises semanais, simplificar suas tarefas e projetos, definir rotinas para si mesmo, e encontrar sua paixo. Enquanto eu acho que os seis hbitos so vlidos, eles no so absolutamente necessrios para um sistema minimalista. As implementaes minimalistas Ento como implementar este sistema, e o que voc precisa? Primeiro, as ferramentas: um pequeno caderno e uma caneta. Isso tudo. Aqui como voc implementa o sistema: 1. Use seu caderno e escreva tudo, assim que pensar. Isso lhe permite conseguir tirar as coisas de sua cabea e no esquec-las. 2. Quando voc chegar sua mesa ou casa, adicione novas tarefas sua Lista Mestre a Fazer, a qual voc tambm pode manter em seu caderno. 3. No comeo de cada dia, revise sua lista, e escreva de 1 a 3 MIT's que gostaria de realizar no dia. Este seu sistema de planejamento completo. Voc no precisa mais do que isso. 4. Termine suas MIT's o quanto mais cedo possvel. Enquanto voc faz cada tarefa, elimine todas distraes e foque-se em fazer apenas aquela tarefa. No seja multi-tarefa. Quando terminar, mova-se para a prxima TMI.

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Se voc completar suas MIT's, v para sua Lista Mestre e veja qual a tarefa mais importante em seguida. Fala isso como no passo 4. Repita se necessrio. Voc realmente no precisa de 10 listas diferentes, e se voc no manter elas, no precisa de reviso semanal. Devo continuar sugerindo que voc defina um nico objetivo para o ano, e sempre foque-se no prximo necessrio para atingilo. Tambm opcional: adicione qualquer dos hbitos que so deixados de fora deste sistema minimalista, se achar que o ajudar.

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Formando os 10 hbitos
"O comeo metade de toda ao" Provrbio Chins

Uma parte essencial no ZTD a formao dos 10 hbitos, um por vez. Um dos principais problemas que as pessoas enfrentam com sistemas de produtividade, provavelmente sem saber disso, que eles so uma srie de mudanas de hbito que as pessoas tentam realizar de uma vez s.
Eles ficam entusiasmados a respeito, tentam e fazem tudo de uma vez s, e ento caem do cavalo. Eles ento voltam, e falham novamente. quase como fazer dieta ou se exercitar -- se voc no adotar mtodos de sucesso em mudanas de hbito, voc ir continuar falhando e eventualmente ficar desencorajado e desistir. Bem, em minha experincia, mudanas de hbito no so algo para ser tomadas descompromissadamente. Elas podem ser bem sucedidas, mas isso requer muita energia, foco e motivao, e difcil fazer isso com um punhado de hbitos de uma vez s. Eu altamente recomendo que voc comece com um hbito, e aplique metodologias comprovadas de mudanas no mesmo, e ento uma vez que se torne um hbito, mova-se para o prximo. Agora, eu entendo, que no fcil. Quando voc pega um sistema de produtividade, voc quer fazer aquilo tudo de uma vez. Voc est excitado e entusiasmado! Acredite em mim, eu j estive assim. Porm, pegue essa excitao e canalise-a para um hbito, e voc ser altamente bem sucedido. Fazer um hbito por vez requer alguma pacincia, mas ao mesmo tempo no sobrecarrega e muito mais fcil de adot-lo desta forma. Para algumas
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pessoas, ficar produtivo e organizado pode ser estafante, e uma grande mudana na vida. Eu sou um advogado de mudanas graduais na vida, aquelas que iro durar por muito tempo, no apenas umas poucas semanas. Se voc j est bem em alguns hbitos, e se voc est bem em mudar seus hbitos, possvel fazer mais do que um por vez. Eu no recomendo mais do que 2 ou 3 por vez, pois quanto mais voc faz, menos as chances de sucesso. Se voc j est bom em capturar sempre, por exemplo, poderia tentar adotar como um hbito junto com, digamos, processar sua caixa de entrada. Mas no tente fazer muito mais do que isso. Comece simples, e gradualmente adicione outros hbitos assim que voc ver que se complementam. Agora, quais hbitos voc deveria adotar primeiro? Eu recomendo a ordem em que esto listados, mas isto no mandatrio. Voc poderia facilmente faz-los pela ordem reversa, aleatoriamente, ou criar um algoritmo para decidir. Sugiro que se voc no quer faz-los na ordem recomendada, veja quais iro lhe beneficiar mais, e d a estes uma prioridade maior. Roma no foi feita em uma noite, e voc no pode mudar sendo indisciplinado, desorganizado, procrastinador, improdutivo (como eu j fui -- no estou acusando-o de ser essas coisas) para organizado, produtivo, com um hbito faa-isso-agora. D a si mesmo tempo para essas mudanas. E no fim deste ano, se voc comear agora a adotar de 1 a 2 hbitos por ms, voc ir ter alguns grandes hbitos formados. Metodologia de Mudana de Hbito

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Quais so os mtodos que voc pode usar para realizar essas mudanas de hbito bem sucedidas? Aqui esto algumas das mais importantes: 1. Comprometimento. Se comprometer a mudar seu hbito, todo o tempo. Torne seu comprometimento to pblico quanto possvel -- coloque-o em seu blog, entre em um frum on-line e conte-lhes a respeito, conte sua famlia e amigos, envie-lhes uma atualizao diria po e-mail sobre seu progresso. Quanto mais presso positiva, melhhor. 2. Pratique. Mudar seus hbitos uma habilidade, e como qualquer habilidade, precisa de prtica. Comprometa-se a um Desafio de 30 Dias, e tente fazer este novo hbito diariamente por 30 dias. Voc estar treinando para aquele novo hbito, de novo e de novo. Se voc bagunar tudo, no se amaldioe, apenas tente novamente. A prtica faz a perfeio. 3. Motivao. Encontre tantas formas possveis para se motivar. 4. Monitoramento. Ser melhor se voc registrar o progresso em seu hbito todos os dias. Isso pode soar difcil, mas ir fazer sua mudana muito mais propensa a ser bem sucedida. Registre antes de ir dormir, colocando seu dirio prximo sua cama. Isso ir motiv-lo, e ir faz-lo sentir-se bem quando olhar para todo o seu progresso. 5. Suporte. Junte-se a um grupo on-line, ou faa sua mudana de hbito com um parceiro. Onde quer que encontre-o, consiga outros para fazer uma mudana de hbito com voc, e ir ser muito mais fcil.

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6. Recompensas. Recompense-se sempre -- ao fim de cada um dos primeiros trs dias, e depois no fim de cada semana, e por fim no fim de seus Desafio de 30 Dias. 7. Foco. extremamente importante que voc mantenha seu foco neste novo hbito pelos 30 dias completos. o motivo pelo qual difcil fazer mais do que um ou dois hbitos ao mesmo tempo -- no d para manter o foco. Encontre formas para trazer seu foco de volta a seu hbito. Poste sinais ou psteres ao redor da sua mesa ou casa. Envie-se e-mails para lembrar. Coloque na foto de sua mesa. De qualquer forma que voc faa isso, mantenha o foco! 8. Pensamento positivo. Este talvez o mais importante elemento. Se voc diz a si mesmo que pode fazer algo, que voc ir fazer, ento ir. Se livre de todos pensamentos negativos, e substitua-os pelos positivos. Voc pode fazer isso!

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Hbito 1: Colete
"Muito do stress que as pessoas sentem no vm de ter muito a se fazer. Ele vm de no terminar o que elas comearam" David Allen

Idias demais surgem em nossas cabeas, cartas chegam em nossas casas, papis em nossas mesas, nmeros de telefone e apontamentos nos so dados no meio do caminho...e eles desaparecem ou so esquecidos, ou relegados a uma gaveta empoeirada, para nunca serem vistos novamente.
O problema que ns no temos um sistema para coletar toda a informao, papis e email que chegam em nossas vidas, e mant-los organizados de forma sistemtica. Para este problema, ns iremos tentar um lugar para tudo surgindo em nossas vidas, e habituar-se a escrever tudo imediatamente ao invs de confiar em nossos crebros para monitorar tudo. Se ns confiarmos em nossos crebros, isto estafante, pois possuem o hbito de esquecer o que ns precisamos quando ns precisamos. O hbito de coletar simples: tenha uns poucos lugares para colecionar informaes e papis, e cole com este sistema. Ento, para papis chegando sua mesa, voc deve ter um lugar para colecion-los: uma caixa de entrada. Nunca coloque um pedao de papel em uma gaveta, coloque um post-it em algum lugar da sua mesa, ou junte as cartas em algum lugar que no seja sua caixa de entrada. Este o seu lugar para colecionar coisas, e voc precisar colar nele. Voc tambm deve ter uma caixa de entrada para sua casa, para coletar todo
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correio, papis do trabalho ou escola, mensagens de telefone, coisas que voc trs de suas sadas, receitas -- qualquer coisa, na verdade. Agora ass coisas nunca iro se perder novamente. Para e-mails, tente apenas ter uma conta (isso previne mltiplas caixas de entrada e confuses). Voc pode ter um bocado de outras caixas de entrada que voc checa todo dia, em algum lugar on-line, mesmo que no as pense como tal - contas do MySpace, Facebook, fruns e outros lugares onde voc recebe mensagens. Estas so todas caixas de entrada, e voc deve manter um monitoramento delas e lidar da mesma forma. Quanto menos tiver, melhor. Ns iremos ver como processar todas essas caixas de entrada para esvazi-las no prximo captulo, no hbito chamado "processo". Por enquanto, apenas a conscincia de suas caixas de entrada e tentar manter todos os papis chegando aos lugares. Seu caderno Mas ns tambm precisamos olhar para um tipo especial de caixa de entrada -sua ferramenta de coleo para suas idias, notas, informaes dados a voc enquanto se movia, tarefas que precisa lembrar de fazer, itens de reunies. Em tempo, tudo o que chega em sua vida que no seja de forma gravada ou escrita. At agora, voc pode ter confiado em sua mente para se lembrar dessas coisas, e talvez voc adicionou-as a uma lista a fazer quando retornou sua mesa. Infelizmente, sua mente uma ferramenta falha. Esquece-se de coisas quando ns precisamos delas, e ento pensamos a respeito delas quando no as
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precisamos. Ao invs disso, ns iremos tornar um hbito tirar coisas de sua mente, e ento coloc-las de forma escrita. Carregue um pequeno caderno (ou qualquer ferramenta de captura que funcione para voc) e escreva quaisquer tarefas, idias, projetos, ou outras informaes que surjam em sua cabea. Tire isso de sua cabea para um papel, ento voc se esquece. Quando voc est em uma reunio e algo surge que precisa fazer mais tarde, escreva. Quando seu chefe chamar-lhe para trabalhar em um projeto, escreva. Quando algum lhe d um nmero de telefone ou endereo de e-mail em um encontro social, escreva. Voc entendeu. ZTD pede-lhe que escolha uma ferramenta para captura bem simples, porttil e fcil de usar -- um pequeno caderno ou um pequeno conjunto de cartes so preferidos (mas no mandatrios), simplesmente porque eles so muito mais fceis de se usar e carregar por a do que um PDA ou um notebook. Quando voc volta sua casa ou escritrio, limpe suas anotaes em sua lista a fazer (uma lista simples funcionar por enquanto -- listas com contexto podem vir em outros hbitos). Uma escolha popular, mas no necessria: o Moleskine. minha ferramenta de coleo escolhida, simplesmente por ser porttil, durvel e esteticamente prazerosa. Eu amo escrever nele. Todavia, qualquer caderno pequeno ir funcionar, na verdade. Voc tambm pode tentar o Hipster PDA. Eu recomendo o analgico (papel) ao invs do digital para este hbito, mas se
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seu PDA ou smartphone funcionam para voc, use. A razo que acho do analgico funcionar melhor, que muito mais rpido -- para o digital, voc no apenas tem que peg-lo, mas lig-lo, ir ao programa certo, clicar em uma entrada e ento ir atravs de seu sistema. Com o analgico, voc apenas pega o caderno e caneta, e escreve. Quaisquer das formas funcionam, mas acho que quanto mais fceis e simples as ferramentas, mais propenso voc fica a us-las. Faa o que funcionar para voc. A chave com este hbito de captura escrever bem no momento, antes que esquea, e limpar seu caderno to logo chegue em sua casa, ou trabalho. No procrastine com estes dois passos, ou eles iro se acumular e voc ficar menos propenso a faz-los. Fique em dia! Tambm, carregue por a, em todo lugar. No importa que sistema voc use, deve ser bem fcil de carregar, e fcil para despejar rapidamente as idias. Voc precisa lev-lo onde for, incluindo a cama, em lojas, se voc est hospitalizado, no importa. O simples hbito de coletar toda a informao que chega sua vida em um pequeno caderno ( e em outras poucas caixas de entrada) iro melhorar imensamente sua organizao e eventualmente sua produtividade. Voc ir parar de se esquecer das coisas, parar de perder informao, e sempre saber onde as coisas esto, todo o tempo.

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Hbito 2: Processe
"H mais na vida do que aumentar sua velocidade" Gandhi

Uma vez que voc tenha o hbito de coletar coisas em poucas caixas de entrada, incluindo um pequeno caderno (ou outras ferramentas simples de coleta) que voc usa para carregar com voc a todo lugar, a questo surge: o que fazer com tudo o que voc coletou?
Voc processa, tomando decises rpidas em cada item e dispensando-os at sua caixa de entrada estiver limpa ou tudo que voc capturou em seu caderno processado. Processe para limpar. Deixar as coisas se acumularem procrastinar ao tomar decises. Se voc processa suas caixas de entrada, tomando decises rpidas e colocando as coisas onde elas pertencem, elas no iro se acumular. Processe ao menos uma vez por dia, e mais frequentemente se necessrio. Primeiro, miniminize suas caixas de entrada. Todo lugar que voc tem que ir checar suas mensagens ou ler informaes novas uma caixa de entrada, e quanto mais voc tem, mais difcil gerenci-las. Corte o nmero de caixas de entrada para o menos nmero possvel, que continue funcional nos meios necessrios a voc. Liste todas as formas que voc recebe informaes, pese cada uma para ver se isso lhe d algo de valor, e encontre formas de combinar ou eliminar caixas de entrada. Se algo no est lhe dando valor, considere elimin-lo de sua vida.
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Veja se voc consegue ficar uma semana sem sentir falta. Para todo o resto, veja se voc pode combinar mltiplos fluxos de informao em uma caixa de entrada. Por exemplo, quantos lugares voc coloca os papis que chegam em sua casa? Tenha apenas um lugar para todas as cartas, papis do trabalho, da escola, nmeros de telefone, impresses, calendrios ou outros. Possui quatro servios de e-mail? Veja e voc pode direcion-los para um apenas. Quanto menos caixas de entrada, melhor. Busque de 4 a 7 caixas de entrada se possvel. Em seguida, domine suas caixas de entrada. Este estgio ir soar familiar para meus leitores de longa data, mas isto deve ser coberto aqui: no permita que suas caixas de entrada fiquem lotadas. Isto ir criar uma grande quantidade de coisas que voc dever resolver, e ir definitivamente estress-lo. Ao invs, domine suas caixas de entrada. Cheque e processe-as uma vez ao dia. Para alguns, pode ser que precise checar mais vezes (eu checo meus e-mails a cada hora), mas no faa isso contante e obsessivamente. Isso apenas gasta seu tempo e tira-lhe a produtividade e vida real. mas no deixe de checar ao menos uma vez ao dia, pois caso contrrio deixar que empilhe. Pilhas so seu inimigo. Aqui est como processar: 1. Processe do incio ao fim, tomando decises rpidas e imediatas. Comece com o item no topo de sua caixa de entrada, e tome uma deciso imediata. No pule, deixe para depois ou atrase a deciso. 2. Delete. Se no precisa, jogue fora. faa disto sua primeira escolha.
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3. Delegue. Voc a pessoa que deveria estar fazendo isso? Se no, envie para quem deveria e tire do seu caminho. 4. Faa isso imediatamente. Se a tarefa ir levar 2 minutos ou menos, apenas faa isso do que adicionar m sua lista a fazer. 5. Defira para mais tarde. Se ir demorar mais do que 2 minutos, adicione imediatamente sua lista a fazer. 6. Arquive. Se algo que voc precisa para referncia, arquive imediatamente. No use um arquivo de Miscelneas ou Arquivado -- isso apenas descartar a deciso. No deixe suas coisas arquivas ficarem empilhadas. 7. Em todos os casos, no deixe o item na sua caixa de entrada. Delete-o ou arquive-o. Trabalhe em seu caminho atravs de cada item at sua caixa de entrada estiver limpa. Nota: se voc tem centenas de itens, seria melhor juntar todos em uma pasta para serem processados mais tarde (e agende um par de horas para tanto), e ento comece a processar com novos itens daquele ponto em diante. 8. Repita o processo, mantenha as caixas de entradas vazias. Se voc miniminizar o nmero de caixas de entrada que possui, isto no dever ser to difcil. Celebre quando estiver vazia! um sentimento maravilhoso. Lembre-se: no cheque-as ao longo de todo o dia - marque seu tempo processando - e definitivamente tenha a noo disto.

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Hbito 3: Planeje
"Tenha algum tempo sozinho todos os dias" Dalai Lama

Ento voc tem uma lista a fazer, e um dia totalmente novo comeando. O que voc far hoje?
As decises que faz sobre o que fazer cada semana, cada dia, cada momento, adiciona ao processo chamado de fluxo de trabalho. Em ZTD, eu sugiro que voc pegue o fluxo sem estrutura, momento-a-momento do GTD e adapte-o a uma estrutura otimizada. Porqu voc deveria adicionar estrutura e planejar seu dia e sua semana? Por que de outra forma voc ficaria merc dos ventos da mudana, reagindo ao que viesse ao seu caminho, ao invs de decidir o que importante e o que voc realmente quer completar. Tome o controle de seu dia, ao invs de deixar prioridades, desejos e necessidade de outros control-lo por voc. Agora, cada pessoa tem um estilo de trabalho diferente, e se estrutura no para voc, sugiro tentar o estilo momento-a-momento do GTD. No de forma alguma um mal caminho a se tomar. De qualquer forma, aqui est o fluxo de trabalho recomendado do ZTD: A cada semana, liste as Grandes Rochas que voc quer completar, e escale-os antes (mais sobre isso em outro momento). A cada dia, crie uma lista de 1 a 3 Mais Importantes tarefas (MIT's - basicamente suas Grandes Rochas para o dia) e esteja certo de complet-las. Faa suas MIT's bem cedo no dia para tir-las do caminho e assegurar que eles sejam realizadas. Este um dos hbitos do ZTD mais simples, mas tambm um dos mais importantes. Por qu? Porque d propsito ao seu dia e semana. Ao invs de
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apenas tentar dar um jeito em algumas tarefas em sua lista a fazer, voc est tentando fazer as mais importantes. Com certeza, voc ir tambm fazer outras tarefas em sua lista, mas est identificando aquelas que realmente quer completar -- aquelas onde voc pode olhar para seu dia e sentir-se orgulhoso de ter completado algo. s vezes ns trabalhamos duro e fazemos muito, mas quando olhamos para nosso dia, realmente fizemos acontecer. Ento como ganhar este hbito? Aqui vo algumas dicas: 1. Grandes Rochas. No comeo de cada semana (em um domingo ou segundafeira, voc escolhe) sente-se e olhe me sua lista a fazer. O que voc quer completar nesta semana? Estas sero uas "Grandes Rochas". O termo vm de "7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes" de Stephen Covey. Significa que voc deve colocar as Grandes Rochas primeiro em seu planejamento, e deixar que rochas menores e outras completem seu calendrio em volta das Grandees Rochas -- de outra forma, se voc colocar as pequenas primeiro, elas iro encher o calendrio, no deixando espao para aquelas que mais importam. Tente manter as Grandes Rochas em apenas entre 4 a 6 compromissos por semana, inicialmente -- mais tarde, assim que conseguir o sentimento por aquilo que atingiu, estar apto a adicionar mais. Tente estar certo de incluir ao menos uma dupla de tarefas que levem seu objetivo anual para frente. 2. Planejamento. Agora pegue estas "Grandes Rochas" e coloque-as em seu planejamento semanal. Coloque apenas uma ou duas por dia, assim voc no ficar sobrecarregado. Coloque-as em blocos de 1 a 2 horas, o mais cedo
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possvel no dia. Agora que estas tarefas importantes esto definidas, voc pode planejar outras coisas ao redor, o que quer que seja necessrio -- mas estas j esto l. 3. MIT's. A cada manh, voc decide suas Mais Importantes Tarefas para aquele dia. Estas iro provavelmente ser as mesmas que as Grandes Rochas para o dia, assim que as coisas mudem voc pode ter muitas MIT's diferentes. Escolha por volta de 3 MIT's para o dia -- isso poderia incluir uma Grande Rocha e um par de outras tarefas importantes. Coloque-os o mais cedo possvel no seu dia -- se voc coloc-las mais tarde, outras coisas iro surgir e tir-las do caminho. 4. Complete-as. Aqui est a parte mais importante: faa acontecer. A primeira coisa pela manh, antes mesmo de checar seu e-mail, termine a primeira MIT. Elimine todas as distraes, e esteja certo de focar-se apenas naquela tarefa at estar completada. Quando voc tiver feito, recompense-se...mas esteja certo de mover-se prxima MIT em breve! 5. Olhe para trs e diga ahh. Se voc completar suas MIT's, voc ir sentir-se demais. Esteja certo de olhar para o que voc completou e dar-se um tapinha nas costas --ou mesmo se recompensar.

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Hbito 4: Faa
"Falar no cozinha arroz" Provrbio Chins

O "hbito de fazer" a chave para o sistema ZTD. o hbito que falta na maioria dos outros sistemas de produtividade, ainda que seja o mais importante. Todo o resto apenas perdido se voc realmente no faz as coisas em sua lista a fazer.
Enfatize o fazer sobre o sistema, as ferramentas, o planejamento e listas a fazer. O ZTD foca-se em fazer suas tarefas uma a cada vez, para a excluso de todo o resto. No seja multi-tarefa, e no deixe-se ser interrompido. Por vezes demais durante o dia ns estamos checando nossos e-mails, atendendo a chamadas telefnicas, conversando com as pessoas assim que chegam sua mesa -- tudo em detrimento da tarefa que ns supostamente deveramos estar fazendo. O resultado? As coisas realmente no so feitas. Tarefas nicas e foco so as chaves para execuo. Aqui esto algumas dicas para encontrar o foco e realmente fazer acontecer as coisas em sua lista. 1. Escolha uma Grande Rocha. Primeiro, selecione uma tarefa (preferencialmente uma de suas MIT's) e decida que voc ir trabalhar nela at termin-la, ou atingir determinado tempo (digamos 30 minutos). 2. Fique fora do radar. Antes de comear, elimine todas distraes. Pare de acessar e-mails, celulares, a internet se possvel (ou apenas feche todas as abas desnecessrias), tire de sua mesa qualquer coisa que possa interromp-lo. 3. Tempo. Defina um tempo se quiser, ou de outra forma, foque-se em sua
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tarefa tanto quanto possvel. No se distraia disso. 4. Interrupes. Se voc for interrompido, escreva qualquer tarefa nova ou requisitada em seu bloco de notas, ou coloque o documento em sua caixa de entrada, e volte para sua tarefa. No tente ser multi-tarefa. 5. Se voc sentir a urgncia para checar seu e-mail ou mudar para outra tarefa, pare! Respire profundamente. Foque-se novamente. Volte para sua tarefa em andamento. 6. O inevitvel. Existem horas quando uma interrupo to urgente que voc no pode colocar isso de lado at termin-lo. Nesse caso, tente fazer uma nota de onde est (escreva notas se voc tem tempo) com a tarefa atual, e coloque todos documentos ou notas para aquela tarefa juntos e de lado (talvez em uma pasta "ao" ou pasta do projeto). Ento, quando voc voltar ela, voc pode colocar sua pegar sua pasta e olhar suas notas para ver onde parou. 7. Relaxe. Faa inspiraes profundas, se espreguice, d paradas sempre. Aproveite sua vida. V l fora, e aprecie a natureza. Mantenha-se so. 8. Ahhh. Quando estiver feito, congratule-se! Recompense-se com uma pequena passada em e-mails e blogs -- mas limite-se a 10 minutos, e ento mova-se para a prxima tarefa. No se deixe ser levado -- muito fcil se perder e vagar por horas. Consertando problemas de execuo

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Agora, se voc seguir estes itens, e continuar encontrando resistncia ao fazer as coisas em sua lista, aqui vo algumas coisas que voc pode fazer: Pequena poro. Diga a si mesmo que voc levar apenas 5 minutos naquele trabalho. Essa pequena quantidade de trabalho menos intimidante. Apenas comece. Uma vez que estiver fazendo, muito mais fcil continuar fazendo. Ento, tudo o que voc tem a fazer comear. Eu gosto de comparar isso com a minha filosofia de ao: ao invs de preocuparmo-nos em ter de fazer tudo, eu digo a mim mesmo que apenas tenho de laar meus sapatos e sair pela porta. Aps isso, realmente fcil. Faa o mesmo com qualquer tarefa -- apenas abra seu programa, e faa as primeiras aes (i.e. comece a digitar). Fica mais fcil depois desse ponto. Recompense-se. No permita-se checar e-mails (ou qual recompensa funciona para voc -- algo que voc precisa fazer todo dia) at que voc fique ao menos 10 minutos (ou 15, ou 20, no importa) de sua tarefa. Defina um tempo. Uma vez que seus 10 minutos acabaram, defina outro tempo para 5 minutos e cheque seu e-mail. Ento repita. Fique entusiasmado. Esta na verdade uma dica que ajuda com qualquer um desses pontos. Se voc est empolgado em fazer algo, voc no hesitar em faz-lo. Por exemplo, eu amava esta sugesto de tpico, e eu estava excitado para escrever a respeito da mesma. To logo eu tive a chance. Eu me sentei para escrever e tive apenas uma parada. Mas como voc fica entusiasmado com uma tarefa? Tente encontrar algo empolgante sobre ela. Ir te trazer dinheiro? O que voc pode fazer com tal dinheiro? Ir lhe trazer novos clientes, novas
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oportunidades, novo reconhecimento? Se voc no consegue encontrar nada excitante sobre uma tarefa, considere se realmente importante ou no -- e se no, encontre uma forma de no faz-la. Algumas vezes eliminar (ou delegar ou deletar) a tarefa a melhor opo. Pare de focar nos aspectos negativos. Voc pode estar se focando em quo difcil algo , ou em todos os obstculos. Ao ins, tente olhar para os aspectos positivos. Foque-se na grande oportunidade que este projeto representa...uma oportunidade para aprender, ficar melhor em algo, conseguir mais dinheiro, trabalhar em uma relao, ganhar reconhecimento de longo prazo, melhorar suas oportunidades. Isto similar ao item "ficar entusiasmado" na seo prvia. Se voc olhar para estas oportunidades, mas no os problemas, voc ir estar menos assustado e mais propenso a querer fazer. Comprometa-se. Se motivao o seu problema, comprometa-se a fazer algum progresso com um objetivo ou projeto dirio -- ou todos os dias nesta semana -conte toda sua famlia e amigos, escreva em seu blog ou frum -- um grande motivador. Ento permanea reportando aos outros o que fez no dia.

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Hbito 5: Sistema simples, confivel

"Simplifique, simplifique, simplifique" Thoreau

Lixo Eletrnico (1)Um dos pontos chaves de qualquer sistema de gerenciamento de tempo a lista a fazer -- mantm todas as tarefas que voc no pode fazer neste momento organizadas para que voc saiba o que precisa fazer com seu tempo.
O GTD de David Allen pede-lhe que separe suas tarefas em diferentes listas, conhecidas como "listas contextuais", como @trabalho, @computador, @casa, @ligaes, @viagens, e assim por diante. As razes para tal, que quando voc est em um contexto particular, apenas tm que olhar para as tarefas que voc realmente pode realizar naquele momento, do que olhar para uma longa lista de tarefas que so, na maioria, impraticveis naquele momento. No ZTD, importante manter um sistema simples que voc realmente use...um sistema que ir confiar e manter suas informaes. Aqui esto os trs componentes de um sistema simples, confivel: 1. Composio. Um sistema simples consiste de caixas de entrada, um calendrio, listas, e um sistema de referncia. 2. Ferramentas. Tambm importante que voc use ferramentas bem simples, assim o sistema no precisar de muita manuteno. 3. Uso. Finalmente, a coisa mais importante que voc realmente use o sistema, e torne um hbito chec-lo diariamente. A Composio
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ZTD lhe diz que voc deve usar as listas que precisar, mas manter seu sistema to simples quanto possvel. Enquanto o conceito de listas de contexto til, podem ser difceis de manter. Ao invs, mantenha o mnimo necessrio. Uma composio bsica poderia ser como esta: @trabalho: para tudo relacionado ao seu emprego. @pessoal: suas tarefas pessoais. @ sadas: para que possa ter uma lista fcil de pendencias. @ligaes: para ligaes que voc possa fazer de qualquer lugar. @em espera: uma lista til de coisas que podem esperar. Algum dia/talvez: uma lista de coisas que voc no quer ou no pode fazer agora, mas quer tentar mais tarde. Quer voc as faa, lembre-se que estas no so suas listas para fazer diariamente, As listas de trabalho e pessoal so apenas listas mestres das quais voc pode tirar suas MIT's dirias e suas Grandes Rochas. As sadas, ligaes e listas de espera podem ser checadas quando necessrio, claro. Em adio, se ajudar, voc pode ter uma lista de projeto, para manter listados seus projetos. Os outros componentes do sistema, alm das listas, podem ser caixas de entrada, um calendrio, um sistema simples de arquivamento.

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As ferramentas Enquanto muitas ferramentas populares do GTD (Kinkless, Stikkit, Outlook, Remember the Milk, etc) tornam as coisas um pouco complicadas, a verdade que tudo o que precisa so listas. Muitas pessoas ficam muito presas ao usar as ferramentas, em criar sistemas complicados, mudando ferramentas e sistema a cada uma ou duas semanas, ao invs de realmente conseguir fazer acontecer. Mas ZTD pede-lhe que use as ferramentas mais simples possveis, e ento esquec-las. ZTD sobre fazer, e no ferramentas. Ento a questo bvia : qual ferramenta usar para manter suas listas? Aqui esto as minhas recomendaes -- as mais simples e efetivas ferramentas GTD. Simple GTD: Esta a minha ferramenta, e a que eu uso neste momento. Eu estava usando Tracks, que tambm simples e muito bom, mas troquei recentemente pois queria algo um pouco mais simples. Simple GTD tem o que voc precisa, com uma interface legal, mas sem nenhuma firula. Experimente-o -- a interface extremamente intuitiva e no requer nenhum manual. Pode no ter um monte de destaques, mas tem seu apelo. Moleskine: Outro dos meus favoritos. Na verdade, qualquer pequeno caderno que caiba em seu bolso serve -- fcil o uso de um caderno (voc no tem de lig-lo ou apertar algum boto!), perfeito para este hbito dirio. Mas o Moleskine possui um apelo especial -- esteticamente prazeiroso, e maravilhoso de se usar. altamente recomendo.
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Hipster PDA: Popular entre o pessoa GTD low profile, o Hipster PDA to bsico quanto possvel, e extremamente porttil tambm. Basicamente, um conjunto de cartes unidos por um clip. Voc pode encontrar modelos para imprimir online, ou simplesmente escrever suas listas neles. A coisa legal: voc pode trocar os cartes quando usados, e repor seu PDA a qualquer momento. Tadalist: Talvez a mais simples ferramenta de todas, Tadalist simplesmente um programa de listas. Sem frescuras, mesmo que a interface seja bacana ( dos mesmos caras do Backpack e Basecamp). Crie quantas listas precisar, imprima-as se necessrio, cheque apenas o contexto que precisar. Simplicidade em seu melhor. Todoist: Outra gerenciadora de listas, simples, com algumas funes extras mas nada complicado. Eu no utilizo-a simplesmente por no gostar de sua interface, mas que deve ter um apelo para alguns de vocs. Vale ao menos conferir. Uma vez que voc escolheu uma ferramenta, crie suas listas, e as mantenha simples! Outras ferramentas: Calendrio: Eu sugiro Google Calendar, 30 Boxes, Outlook ou um calendrio de papel. Sistema de referncia: para arquivar papis, use pastas beges em ordem
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alfabtica em uma nica gaveta, uma simples composio que funciona melhor. Apenas crie um arquivo para cada projeto, cliente e/ou tpico. Para arquivos digitais, voc pode usar um sistema simples de pastas, similar ao de papel ou apenas arquivar as coisas e pesquisar por elas quando precisar. Uso A prxima parte deste hbito, e realmente a parte mais importante (mais importante que a ferramenta que voc usa), checar suas listas todo dia. Sugiro fazer isto parte de sua rotina diria (mais sobre isso em captulos futuros), onde voc checa suas listas pela manh e no fim do dia, e claro, checa suas listas de ligaes e sadas quando precisar delas. Este no um hbito difcil, mas um que voc deveria dar um foco especial por uns 30 dias. Pois uma vez que tornar a checagem de suas listas um hbito dirio, sua lista ir se tornar muito mais organizada e produtiva.

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Hbito 6: Organize
"A melhor forma que voc pode prever seu futuro criando-o" Stephen Covey

Uma das mais velhas banalidades organizacionais por a, mas talvez mais importante de todos: "um lugar para todas as coisas, todas as coisas em seu lugar". Por qu to popular? Porque funciona. Vamos dar uma olhada em como formar este hbito e nunca perder nada novamente.
Os papis esto todos espalhados por sua mesa? Voc procura pelas chaves de seu carro todos os dias? Voc sabe, neste momento, onde cada coisa em sua vida est? Sua vida pode ser completamente organizada com uma nica regra: coloque tudo em seu lugar. um hbito onde estou tentando ensinar as minhas crianas, ento eu no terei de ficar pegando tudo por a o tempo todo, e porque este um dos hbitos mais teis que j formei. Aqui como fazer isso: Tenha um sistema: Coloque todos os papis que chegam em sua caixa de entrada (em casa e no trabalho). Processe-os, ou fazendo as tarefas, colocandoos em lista a fazer (e em uma pasta de ao), arquivando, respondendo ou jogando fora. Com este sistema, nunca h nenhuma questo sobre o que fazer -- voc tem um conjunto limitado de opes. Encontre um lugar: Se voc est para colocar algo em sua estante, mesa ou colocar em seu sof ou cama, pense nisso, onde isto pertence? Onde seu
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lugar? Se ainda no tem um lugar, encontre um. Designe um espao para aquele item ou tipo de item. Chaves do carro? Tenha um lugar onde voc as coloca, sempre. Roupas sujas? Elas no vo em cima da cama. Algemas? Coloque-as naquela caixa em armrio com a etiqueta de "contas". Sistema simples de arquivamento: Uma vez que voc processou os papis de sua caixa de entrada, ir precisar de um lugar para coloc-las se precisar uslos mais tarde. No tenha um monte de arquivos empilhados em algum canto -crie um sistema simples de arquivamento (alfabtica a mais simples, ainda que voc possa classificar em hexadecimal se voc um geek). Sempre tenha etiquetas brancas e pastas em mos para voc rapidamente faa um novo arquivo se necessrio, e no esteja com receio de fazer novos arquivos. Nunca tenha um arquivo Miscelnea. Voc pode cham-lo de arquivo Procrastinador. Livre-se disto imediatamente: Sim, eu sei, voc vai se livrar disto mais tarde. apenas ficar sentado at que voc o faa. Bem, aps um tempo, "mais tarde" cria pilhas e baguna. No espere at mais tarde. Faa agora! Torne um hbito: Colocar as coisas onde elas pertencem no algo que acontece do dia para a noite. Voc ir esquecer, ou ter preguia. Para realmente fazer isso colar, voc precisa focar-se no hbito por 30 dias. faa um desafio de 30 dias, concentrando sua energia nisso at se tornar automtico. D ateno a transies: O tempo entre voc fazer uma coisa e quando voc estar fazendo a prxima, uma transio. Esta a hora em que voc deveria colocar as coisas onde pertencem e limpar a baguna, mas tambm a hora onde ns no pensamos naquela coisa e apenas pensamos no que vamos fazer
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(ou no prximo episdio de The Office). Enquanto voc estiver trabalhando em seu hbito de tudo em seu devido lugar, d uma ateno maior para transies. Conscincia destas transies iro tornar mais fcil de se lembrar de arrumar as coisas. Mantenha superfcies planas limpas: Nunca jogue algo em uma estante, em uma mesa, cama, armrio, mesinha de centro ou no cho. Se voc fizer, repreenda-se, e encontre outro lugar para aquilo. Na verdade, j que est fazendo isso, limpe todas superfcies planas, jogue metade das coisas e encontre lugar para o resto. Ahhh1 Isso no legal? Quem sabe h um espao ali embaixo? Etiquetas: Estas so as melhores amigas do organizador. Tenha sempre um etiquetador em mos, ou ao menos algumas etiquetas em branco, e blocos de etiquetas ou caixas, ento voc sabe o lugar de tudo. Eu tentei etiquetar at mesmo minha esposa e filhos, mas eles no gostaram muito. Avalie: Tudo agora e sempre, bom revisar sua organizao das coisas. Algumas vezes, no faz sentido ter algo em uma sala quando voc geralmente a usa em outra. Algumas vezes bom ter trs tesouras se voc as usa em trs salas diferentes. Algumas vezes voc precisa limpar ou re-organizar uma gaveta ou armrio. Revisitando essas coisas periodicamente ir ajudar a manter as coisas no lugar. Se voc em algum momento perder algo novamente, volte a estas dicas e trabalhe nelas um pouco mais. Se voc nunca perder algo novamente, pense em quanto tempo e dinheiro voc economizou. Se isso acontecer, sinta-se livre para
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me enviar um cheque.

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Hbito 7: Reviso
"Alm da nobre arte de fazer as coisas, h a nobre verdade de deixar as coisas no terminadas. A sabedoria da vida consiste na eliminao do que no essencial" Lin Yutang

Vamos encarar isso: o melhor de ns perde o fio da meada com o tempo, e perde o foco em nossos objetivos, deixa os sistemas mais bem planejados se desmontarem um pouco. Com uma semana de trabalho cheio, e uma vida social ocupada, os melhores sistemas tendem a gravitar ao redor do caos.
aqui que a Reviso Semanal entra -- lhe d uma chance para juntar as coisas e refocar-se no que importante. Neste captulo iremos ver como atingir o poder da Reviso Semanal no menor tempo possvel -- a Reviso Semanal Simplificada. O foco da Reviso Semanal Simplificada em revisar seus objetivos toda semana. Durante nossa reviso semanal, voc deveria ir no seu nico objetivo anual, ver o progresso que fez nisso na ltima semana, e em quais passos de ao voc deve tomar para mover-se para frente na semana seguinte. Aqui est como fazer uma reviso semanal poderosa em cinco passos simples: 1. Revise o seu objetivo nico de longo prazo, e o objetivo de curto prazo. Revise os objetivos de sua vida (se voc no os escreveu ainda, tome algum tempo para fazer isso), e destes objetivos, deveria escolher um objetivo de longo prazo para que voc queira completar este ano. Apenas um objetivo lhe permite focar nele completamente. Apenas escolha um -- se voc escolher muitos, ir perder foco, e deve se focar no componente mais importante a atingir. Ento, escolha um objetivo de curto prazo que voc completar na
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prxima semana ou ento um que ir mov-lo para mais perto do seu objetivo de longo prazo. Uma vez feito isso, a Reviso Semanal de toda semana deveria ser apenas uma reviso do progresso que voc fez em seus objetivos, e um refocamento neste objetivo. importante se re-focar em nosso objetivo toda semana, assim mant-se no caminho, mantem a ateno e energia onde devem estar e continuar se movendo adiante em direo ao mesmo. (de 10 a 15 minutos em uma sesso inicial de planejamento; 5 minutos toda semana aps esta) 2. Revise suas metas. Se voc est seguindo o Hbito 1 do ZTD (Coleo), voc ir ter notas da semana passada. Muitas das tarefas em suas notas estaro j realizadas, mas importante olhar para elas para que voc possa encontrar tarefas no terminadas, nmeros telefnicos para colocar em seus contatos, etc. Apenas faa um rpido escaneamento e encontre itens no terminados. (de 5 a 10 minutos) 3. Revise seu calendrio. Olhe para o calendrio de sua ltima semana para ver se h algo que precisa ser movido adiante, e ver se existe algo que gerou novas tarefas que precisam ser feitas. Tambm olhe para seu calendrio da semana a seguir e veja se h qualquer tarefa precisando ser feita. (5 minutos) 4. Revise suas listas. Quer voc tenha mltiplas listas de contexto ou uma lista a fazer, importante olhar para elas, e estar certo de que esto em dia. Marque itens completados. Tambm revise sua lista a seguir, sua lista algum dia/talvez, e sua lista de projetos, se voc mant-las. (10 minutos) 5. Estabelea seu objetivo de curto prazo para esta semana e planeje suas
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Rochas Grandes. No Passo 1, se voc completou seu objetivo de curto prazo, ir precisar estabelecer um novo. Se no, foque-se novamente naquele objetivo de curto prazo, e veja quais mini tarefas voc pode fazer para complet-lo. Liste estas tarefas e quaisquer outras tarefas realmente importantes que voc queira completar esta semana, marque-as em seu calendrio. Coloque-as bem cedo pela manh. Estas tarefas deveriam ter a maior prioridade de cada dia. Apenas insira uma ou duas no planejamento de cada dia. (5-10 minutos) Tempo total para reviso: 30 minutos, se voc ficar focado. No se distraia, e v a cada passo rapidamente. Voc ir querer tirar de seu caminho todas distraes, desligar o e-mail e a Internet (a menos que suas listas e calendrios esto on-line), desligue seu telefone. No mximo, estes passos lhe tomaro 45 minutos. Ao fazer estas tarefas essenciais em nossa Reviso Semanal, voc ir no apenas manter seu sistema arrumado, mas ir manter-se focado em seus objetivos. Lembre-se: apenas foque-se em um objetivo por vez, tornando mais propenso a atingi-lo. Imprima e cole se necessrio. Envie-se e-mails para lembrar. Conte a todos a respeito. Poste em seu blog. O que quer que faa, mantenha o foco afiado, e ir acontecer.

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Hbito 8: Simplifique
"Antes da iluminao, eu cortava lenha e carregava gua; aps a iluminao, eu cortava lenha e carregava gua" Zen Saying

Se voc como eu, tem uma longa lista de tarefas a fazer, talvez quebrada em diferentes contextos (trabalho, pessoal, sadas, ligaes, etc). Pode ser que nunca limpe completamente a sua lista pois ela est crescendo todo dia.
Simplifique sua lista para o mnimo essencial, e voc pode eliminar a necessidade para sistemas complexos de planejamento. As longas listas a fazer so um dos problemas dos sistemas mais produtivos. Mas as tarefas nestas listas no possuem prioridades, e tudo adicionado a elas. No final, sobrecarrega, e voc fica extremamente ocupado, tentando acabar com todas as suas tarefas. Neste captulo ns iremos olhar sempre para as formas de reduzir seus objetivos e tarefas para o essencial. Deixe me primeiro imaginar o cenrio ideal. Recentemente eu comecei a simplificar meu sistema de gerenciamento de tempo do GTD para basicamente nada. Eu continuo tendo grandes listas a fazer, mas no olho para elas tanto. Ao invs, eu comecei o processo de eliminao, e focar no que realmente importante. Agora minha lista a fazer basicamente uma lista das trs coisas que quero fazer hoje (minhas MIT's). Eu tambm tenho uma lista de tarefas menores que quero completar, todas de uma vez, geralmente em 30 minutos ou menos, deixando o resto do meu dia livre para tarefas mais importantes. Eu continuo usando meu calendrio, apenas como uma forma de me lembrar de
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compromissos, mas no realmente uma ferramenta de gerenciamento de tempo. Eu no preciso mais de gerenciadores de tempo -- simplifiquei minha lista para trs tarefas, todo dia. Como consegui chegar a este ponto? Aqui esto os passos chave: Elimine, elimine. Tome alguns poucos minutos para revisar sua tarefa e lista de projetos, e veja o quanto voc pode simplific-las. Faa disto um desafio. Veja se voc pode cortar pela metade! Se voc possui 50 itens, corte para 25. Ento tente cortar ainda mais, alguns dias depois. Como se elimina uma tarefa? s vezes, elas ficam to velha que no so mais necessrias. Risque-as. s vezes uma tarefa pode ser delegada. Faa isso e risque-a. Continue lendo para mais sobre o assunto. Saiba o que essencial. Como voc sabe o que essencial? Ao saber que seu objetivo principal , e outros objetivos quando necessrios. Voc realmente deveria se focar em um objetivo por vez, mas se voc quiser fazer 2 ou 3, tudo bem. Apenas no faa 10 objetivos de uma vez ou algo assim. Estes objetivos deveriam ser seus projetos essenciais. Quaisquer tarefas menores que ajudem-o a completar estes objetivos so essenciais, e no so se no forem relacionados aos mesmos. Simplifique seus compromissos. Quantos projetos voc est compromissado? Quantas coisas extra curriculares voc faz? Voc no pode fazer tudo. Voc precisa aprender a dizer no, e valorizar seu tempo. E se voc j disse sim, continua sendo possvel dizer no. Apenas seja honesto com a pessoa e conte que voc tm um grande nmero de projetos urgentes para completar e no
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pode se comprometer com isto. Vagarosamente, voc pode eliminar seus compromissos para um nmero muito menor -- apenas tenha estes compromissos em sua vida que realmente lhe dem alegria e valor. Simplifique seu fluxo de informao. Eu recentemente passei atravs de um processo de eliminar muitos de meus feeds RSS. Eu tambm cortei o nmero de e-mails que respondia. E por mais de um ano, no li um nico jornal. As notcias no me do valor algum. Simplifique as entradas em sua vida, e voc pode simplificar as sadas. Reviso semanal. Sua lista a fazer tende a se construir pelo curso da semana. Tome uns poucos minutos cada semana para eliminar, e eliminar um pouco mais. Voc no precisa de uma grande lista a fazer para ser produtivo -- apenas faa as coisas que importam. Grandes Rochas. Durante sua reviso semana, descubra as tarefas mais importantes que voc quer completar na prxima semana. Estas so as suas Grandes Rochas. Agora coloque-as em seu calendrio, primeira coisa no dia, em diferentes dias ao longo da semana. Faa destas, as mais importantes tarefas de cada dia, e as faa primeiro -- no as deixe ficarem para o fim do dia. Maior valor. Considere o caso de dois escritores de jornais. Um super ocupado e escreve uma dzia de artigos em uma semana. Todos so artigos decentes, mas eles so bem rotineiros em sua natureza. O segundo escritor escreve um artigo esta semana, mas pega a manchete da primeira pgina, comentado por toda a cidade, e pela internet, e ganha um prmio de jornalismo, e ele se torna um grande nome na rea. Deste artigo, ele consegue um emprego melhor e um
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acordo para um livro. Este exemplo um pouco extremo, mas ele ilustra o ponto que algumas tarefas realmente pagam a longo prazo, e outras apenas o mantm ocupado e na verdade no importam nada. O primeiro escritor poderia ter ficado em casa a semana toda e dormido, e no teria mudado muito o seu mundo (exceto que ele no teria sido pago por aquela semana). Foque nestas grandes tarefas, que iro fazer seu nome, que iro gerar lucros a longo prazo, que iro lhe dar felicidade e satisfao. Estas so suas Grandes Rochas. Elimine o resto. Trs MIT's. Aqui o seu sistema de planejamento de cada dia: escreva suas trs Mais Importantes Tarefas em uma folha de papel (eu escrevo as minhas em um caderno Moleskine de bolso). isso. Risque-as quando termin-las. Devote seu dia inteiro, se possvel, a estas trs tarefas, ou ao menos devote a primeira metade de seu dia a elas. Suas MIT's so basicamente as Grandes Rochas que voc planejou esta semana, a qualquer outra MIT que voc precise fazer por aquele dia. Faa pequenas tarefas de uma vez s. Durante o curso do dia, outra coisas iro surgir, que voc realmente precisar tomar conta ou elas iro lhe criar problemas mais tarde. As escreva em outra pequena lista de tarefas (as minhas so no final de cada pgina de meu caderno). Voc no precisa faz-las agora mesmo, na maioria das vezes. Apenas anote para mais tarde. Defina um tempo (provavelmente 30 minutos ou menos) para processar essas tarefas todas de uma vez, mais tarde no dia (talvez 4 p.m.). Faa suas MIT's primeiro, e ento faa todas pequenas tarefas ao mesmo tempo. Estas podem ser ligaes, emails, escrever uma pequena carta, papelada, etc. Tente faz-las rapidamente e tir-las de sua lista. Voc pode ter algumas tarefas deixadas de lado ao final
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do dia. Melhor deixar as pequenas tarefas at amanh do que as grandes. Junte o processo de e-mail tambm -- se voc o fizer ao longo do dia, ser apenas uma srie de interrupes. Apenas faa uma ou duas vezes ao dia.

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Hbito 9: Estabelea Rotinas

"Zen no algum tipo de excitamento, mas concentrao em nossa rotina diria usual" Shunryu Suzuki

Crie rotinas semanais e dirias para dar seu dia e sua semana um sentimento mais ordenado e calmo.
Rotinas podem tambm simplificar enormemente seu dia de trabalho e vida pessoal, assim seu dia no fica caoticamente sobrecarregado e complicado, voc pode agrupar tarefas similares de uma vez e process-las ao mesmo tempo, e pode estar certo de fazer as coisas que realmente precisa fazer. Mais importante, coloca voc no controle de seu dia, ao invs de coloc-lo merc do fluxo e refluxo de requisitaes constantes. Sem uma rotina, ns no temos uma boa forma de dizer "no" para quando chegar algo, e ns estamos disposio de toda pessoa que quer nosso tempo e todo website que quer nossa ateno. No algo bom, no se voc quer ter as coisas importantes feitas. Tome controle de sua vida. Defina algumas rotinas e aprenda a segui-las. Aqui esto algumas dicas para conseguir isso: Tarefas de trabalho. Faa uma lista de todas as coisas que voc queira ou precise completar em sua vida de trabalho. Estas devem ser as grandes coisas como a Reviso Semanal, ou pequenas como papelada, relatrios, processar sua correspondncia, definir suas MIT's no comeo de cada dia, revisar seus objetivos, comunicar seu progresso com o chefe, processar sua caixa de e-mails at limp-la, ligaes telefnicas, escrever, design, etc. Tarefas pessoais. Faa a mesma coisa com sua vida pessoal. Isto pode incluir coisas como exerccios, yoga, meditao, escrever em um dirio, ler, checar
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seus feeds RSS, assim como documentos e tarefas cotidianas tais como pagar contas, fazer balano do talo de cheques, lavanderia, rotinas de limpeza, comprar alimentos, cuidar de animais de estimao, coisas na vida das crianas, ir para o banco, ao correio, almoo, etc. Processe em massa. D uma olhada em suas listas e encontre formas de associar tarefas menores. Isso economiza tempo e corta interrupes. Por exemplo, se voc tem que comprar alimentos, ir ao banco, ao correio e ir loja de animais em sua lista, coloque todas como "sadas" e faa-as em um nico dia. Voc pode fazer um "dia caseiro" cada semana para coisas pessoais, tomar conta de seu correio, pagar contas, balano, arquivar papis pessoais, fazer coisas para o escritrio, definir seu menu semanal do almoo e criar sua lista de compras. Para o trabalho, voc pode juntar e processar todas as ligaes em uma hora, fazer o mesmo com e-mail e papelada, etc. Lista diria. Agora olhe para sua lista e veja quais tarefas precisam ser feitas todo dia. Estas podem incluir e-mail, ligaes telefnicas, definir suas MIT's, escrever em um dirio, exercitar-se, ler feeds RSS, processar sua caixa de entrada fsica e mais. Planeje sua rotina diria. No planeje cada minuto de seu dia, mas defina certo tempo cada dia quando voc faz estas tarefas dirias. Minha sugesto ter uma rotina matinal (talvez uma em sua casa e outra quando voc comear a trabalhar) e ma rotina de fim-de-semana (novamente, para o fim de seu dia de trabalho e bem antes que voc v para cama). Deixe o meio do dia (a maior poro do dia) aberto para completar suas MIT's e outras coisas que surgirem. Lista semanal. As coisas que voc faz uma vez ou duas (ou mais) em uma
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semana, mas no todo dia, deveria estar em sua rotina semanal. Pode ser coisas como sua Reviso Semanal, lavanderia, revisar os objetivos (ainda que isso possa ser colocado em sua Reviso Semanal), limpeza da casa, exerccio (se voc faz trs vezes por semana, por exemplo), sadas, coisas financeiras, seu dia caseiro, jardinagem, etc. Planeje estas coisas em sua semana, tentando no empilhar muito em cada dia. Voc deve ter de 2 a 3 coisas por dia no mximo. Um mix ideal teria de 1 a 2 por dia. Se voc tem tantas tarefas semanais que precise de 3 a 4,ou mais, voc provavelmente precisa simplificar, pois da forma como est ser difcil de manter este calendrio. Ou junte algumas coisas ou elimine as menos importantes. Tente. Agora que definiu suas rotinas dirias e semanais, as coloque em prtica. Para as rotinas dirias, tente mant-las por pelo menos uma semana. No fim da mesma, revise como se saiu. Para a rotina semanal, veja se voc consegue mant-la ao menos por duas semanas (ao menos que realmente no esteja funcionando, neste caso voc precisa ajustar ao longo do tempo). Faa ajustes, e tente novamente, at que encontre oque funciona com voc. Cole nelas. Este o truque -- fcil de se definir rotinas, mas mais difcil que elas colem. Mas, uma vez que voc encontre um bom roteiro de rotinas que funcionem para voc, se conseguir que elas colem por 30 dias, se tornaro hbitos. E ir encontrar-se sentido muito mais calmo e no controle de sua vida. Como fazer colar por 30 dias? Faa disso um Desafio de 30 Dias, d a si mesmo recompensas, comprometa-se em pblico, poste suas rotinas na parede de sua casa e perto de sua mesa, no tenha qualquer outro objetivo ou mudanas de hbito acontecendo enquanto faz isto. Se voc pode realmente colocar sua energia e foco por 30 dias, ir se tornar mais automtico e ir requerer menos
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energia.

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Hbito 10: Encontre sua Paixo

"Nada de grande no mundo foi atingido sem paixo" Hegel

De todos os hbitos do Zen To Done, este um dos mais difceis -- e ainda, talvez o mais importante.
Se voc fizer apenas uma coisa neste livro, esta seria a que eu lhe recomendaria. essencial ao sistema? No. Voc pode aplicar todos os outros hbitos, pular este, e ser produtivo e organizado. Mas este passo ir faz-lo no apenas muito mais feliz, mas mais produtivo. Realmente pense nisso: se voc realmente quer fazer algo, voc ir trabalhar como um condenado para terminar. Voc ir trabalhar muito duro (foi o que ela disse), voc colocar mais horas e no ficar inclinado a procrastinar. um trabalho que realmente no importa que voc procrastine. Se voc se apaixona ao ir para o trabalho, ou encontra-se constantemente com falta de motivao, ou acha que far algo estpido ou repetitivo, voc precisa comear a procurar um novo emprego. Continuar em seu trabalho atual no apenas continuar a torn-lo infeliz, mas tambm no realizar o pleno potencial de sua vida. Ao invs imagine isso: voc acorda cedo, pula da cama excitado para ir ao trabalho. Voc pode passar nele mais tempo do que uma pessoa normal, mas isso no difcil para voc, porque suas horas de trabalho passam em um instante. Voc s vezes est no estado mental chamado "fluindo", onde voc pode perder a noo do mundo e tempo, perdendo-se na tarefa sendo realizada. Trabalhar no o que muitos se referem, mas algo que divertido, interessante e excitante. No um "trabalho", mas uma paixo.

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Se voc tem um trabalho que desgosta, ou mesmo odeia, isto ir soar como um sonho distante para voc. E se voc nunca colocou-se a fim de descobrir pelo que voc apaixonado, voc est certo: algo assim nunca ser possvel. Mas ouse sonhar, ouse imaginar as possibilidades, e ouse a realmente buscar o que voc ama, e no apenas possvel, mas uma probabilidade. O que voc realmente queria estra fazendo agora? (No diga dormindo!) Ou o que voc ama fazer? Qual o seu trabalho dos sonhos, e como pode conseguilo? D a isto algum pensamento, no apenas agora, mas os prximos dias. Primeiro voc deve identificar qual trabalho, e ento ter um plano de como consegui-lo. Como encontrar sua paixo E se voc no sabe qual a sua paixo? No se aflija -- voc est no mesmo barco que muitos. A chave comear a busca, a continuar procurando at encontrar. Aqui vo algumas sugestes: Existe alguma coisa que voc ama fazer? Voc possui um hobby, ou algo que voc amava fazer quando criana, mas nunca considerou-o como uma possibilidade? Seja ler quadrinhos, colecionar algo, fazer coisas, criar ou construir, existe provavelmente uma forma que voc possa fazer isso para viver. Abra uma loja de quadrinhos, ou crie um site de quadrinhos. Se realmente h algo que voc ama fazer, est feito. Agora apenas precisa pesquisar as possibilidades de se fazer dinheiro disso.
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Sobre o que voc passa horas lendo? Para mim, quando me apaixono por algo, irei ler isso por horas a fio. Irei comprar livros e revistas. Irei gastar dias na internet encontrando mais coisas. Podem existir algumas possibilidades aqui para voc...e todos elas so possveis carreiras. No se feche para estes tpicos. Procure por eles. Brainstorm. Nada vem mente? Bem, pegue uma folha de papel, e comece a escrever idias. Qualquer coisa que vier mente, escreva. Busque em sua casa, no computador, na estante de livros, por inspirao, e escreva. No existem ms idias nesse estgio. Escreva tudo, e avalie-as mais tarde. Pergunte, e surfe por possibilidades. Pergunte a outras pessoas por idias. Veja o que outras pessoas descobriram como suas paixes. Olhe pela internet por idias. Quanto mais possibilidades voc encontrar, melhores sero suas chances de encontrar sua paixo. Tente primeiro. melhor realmente testar sua nova idia antes de saltar nela como uma carreira. Faa-a como um hobby ou segundo emprego antes, ento poder ver se esta realmente sua verdadeira vocao. Voc pode ser apaixonado por algo alguns dias, mas quando a coisa for pra valer que voc ver se realmente apaixonado ao menos por alguns meses. Se voc passar neste teste, provavelmente a encontrou. Nunca pare de tentar. No conseguiu encontrar sua paixo de primeira? Desista aps alguns dias e voc certamente ir falhar. Continue tentando, por meses se necessrio, e voc ir encontr-la eventualmente. Pensou ter encontrado sua
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paixo, mas voc se cansou dela? Sem problema! Comece novamente e encontre uma nova paixo. Pode haver mais do que uma paixo em sua vida, ento explore todas as possibilidades. Encontrou sua paixo mas ainda no teve sucesso em fazer dela seu sustento? No desista. Continue tentando, e tentando novamente, at ter sucesso. O sucesso no vem fcil, ento desistir cedo o caminho certo para o fracasso. Continue tentando e voc chega l. Como chegar l Uma vez que voc encontrou sua paixo, tomou um grande passo em direo felicidade! Parabns! Celebre isto, ento arregace as mangas, porque voc no chegou l ainda. Aqui vo algumas sugestes para realmente viver sua paixo: No saia de seu emprego agora. Se voc encontrou seu chamado, sua paixo, no apenas torne em sua resignao amanh. melhor ficar em seu trabalho enquanto pesquisa as possibilidades. Se voc pode fazer sua paixo como um segundo emprego, e construir a renda por alguns meses ou um ano, que o melhor. Isso lhe d uma chance de juntar algumas economias (e se voc est indo aos negcios por si mesmo, ir precisar desse dinheiro de reserva), enquanto pratica as habilidades que precisa. Faa pesquisa. Quem mais est fazendo seu trabalho dos sonhos? Qual a sua experincia? Como eles conseguiram o trabalho? Quais os requerimentos? Pesquise na internet, pergunte a quem conhece, faa algumas ligaes. Quanto mais voc fizer, melhor.
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Quais so seus obstculos? O que voc precisa fazer para chegar l? Precisa de um curso? Voc precisa conhecer as pessoas certas? Voc tem o necessrio para a ocupao? Voc precisa aprender algo? Faa um plano. Trabalhe em algumas solues para seus obstculos. Se voc precisa de educao ou habilidades, voc no poder executar esse plano da noite para o dia, mas se no planejar agora, talvez nunca chegue l. Trace o caminho para o seu sucesso. Aja. No espere pela oportunidade bater em sua porta. V l e encontre sua oportunidade. Execute seu plano -- faa ao menos uma coisa hoje, e cada dia, at voc chegar l. Pode parecer que ir levar todo o tempo do mundo, mas se voc realmente empenhar-se, ir atingir seus sonhos algum dia. Pratique, pratique, e pratique um pouco mais. No v com o nvel de habilidade amador. Se voc quer fazer dinheiro -- ser um profissional -- precisa ter habilidades profissionais. Faz muito bem para sua futura carreira e voc ir fazer dinheiro disso. Pratique por horas a fio. Se algo que voc amam, a prtica deve ser algo que voc queira fazer. Seja persistente. No desista pois voc foi rejeitado algumas vezes (ou mesmo muitas vezes). Continue batendo nas portas. Continue fazendo ligaes. Continue mandando o seu currculo. Continue tendo reunies. Nem mesmo afrouxe. A pessoa que incansvel sempre vencer a pessoa que desiste. Atinja seu emprego dos sonhos, fazendo algo que voc apaixonado, e voc
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pode nunca precisar se motivar a ser produtivo novamente.

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Um dia com Zen To Done

"Nunca confunda movimento com ao" Ernest Hemingway

Voc pode pensar sobre tudo isso, sobre os 10 hbitos, e pensar em como seriam na prtica. Bem, Zen To Done o sistema que eu uso, e posso lhe dizer como um dia de ZTD seria.
De qualquer forma, ao invs de entrar nos detalhes de minha vida pessoal, vamos olhar para um hipottico praticante do sistema...Apenas para dar-lhes uma idia de como o sistema funciona na prtica. Bem, vamos dar uma olhada em Steve, que esteve implementando os hbitos ZTD no ltimo ano. Manh Steven acorda cedo, ento ele est de p s 5:30 am. Isto no significa que seja obrigatrio no Zen To Done, claro, mas Steve aprecia isto. Primeira coisa a dizer sobre Steve na manh? Ele comea seu dia logo, pois est excitado por ele. Por qu? Porque no ano passado ele atingiu o hbito 10, e encontrou sua paixo. Agora seu emprego, que faz em casa. Claro, voc no precisa trabalhar em casa para implementar o ZTD, mas Steve aprecia. Ento ele se levanta cedo, pronto para ir de encontro ao dia. Ento ele inicia sua rotina matinal: ele se arruma, ento aprecia uma boa xcara de caf e v o Sol nascer. Ento ele comea seu ritual de escrita matinal, escrevendo um artigo que acontece de ser tambm uma de suas Mais Importantes Tarefas (MIT's) para aquele dia. Quando termina, se troca com o uniforme de corrida, laceia seus sapatos, e sa para correr 30 minutos. Steve gosta de correr pois lhe d algum tempo para
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pensar. Aps sua corrida, ele toma uma ducha rpida, tem um caf da manh saudvel, e ento vai fazer sua segunda MIT para o dia. Quando le faz uma de suas MIT's, Steve limpa sua mesa, desliga a internet e o telefone, fecha todos os programas no computador exceto aqueles necessrios a seu trabalho, e foca-se completamente na tarefa do momento. Ele ir se levantar e ter um descanso a cada 10 ou 15 minutos, mas no se permitir conectar a e-mail e outras distraes, at ter terminado. Apenas quando completa sua rotina matinal, e fez duas de suas MIT's, ele se permite checar o e-mail e ler seus feeds RSS. Planejamento Na verdade Steve definiu suas trs MIT's na noite anterior, durante sua rotina noturna, ento ele ficou pronto para o dia seguinte. Ele usa um simples caderno Moleskine de bolso como sua ferramenta ZTD, e em uma nova pgina, ele coloca a data do dia, e ento lista suas trs MIT's para o dia. No final da pgina, ele lista as "tarefas em massa" dele -- tarefas menores que tem que fazer durante o dia, mas que separa para "processar em grupo" mais tarde no dia para que assim no interrompam suas MIT's. Ele tambm usa o caderno Moleskine como uma ferramenta de "captura", carregando-o aonde quer que ele v, e tem uma seo (mercada por um pequeno post-it onde ele escreve pensamentos e tarefas assim que surgem a ele. Hoje tambm acontece de ser o dia de sua Reviso Semanal simples, ento ele faz uma rpida passagem de seu sistema, gastando apenas 30 minutos na
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reviso. Ele revisa sua lista a fazer (que ele mantm no final de seu caderno Moleskine), e elimina tarefas que realmente no precisa fazer, deixando apenas aquelas que so mais importantes. Ele revisa seu Objetivo nico para este ano, assegurando que algumas de suas Grandes Rochas para a prxima semana so relacionadas a mover aquele objetivo adiante. Tambm olha para o progresso que fez naquele Objetivo nico na semana, e se certifica que est realmente frente de seu calendrio. Risca algumas tarefas que esto completadas, e ento envia por e-mail algumas poucas tarefas para outros que realmente no precisa fazer por si mesmo. Satisfeito que sua lista est simplificada tanto quanto possvel, ele agora planeja suas Grandes Rochas para a semana seguinte, assegura que suas caixas de entrada esto vazias e seu sistema de arquivamento est no lugar. Rotina noturna O dia de Steve foi bem como ele planejou. Completou suas trs MIT's, ficou satisfeito, e ento conseguiu realizar a maior parte de suas tarefas em massa feitas no fim do dia. Ele limpa sua caixa de entrada e sua caixa fsica. Algumas tarefas surgiram, mas ele as dispensou rapidamente, adicionando uma em sua lista a fazer no final de seu caderno. Aps ele limpar suas caixas de entrada, terminou suas tarefas em massa, checou suas listas, Steve faz o restante de sua rotina noturna. Ele prepara o almoo de suas crianas para a manh seguinte, revisa seu calendrio e a lista a fazer para ver o que quer completar amanh, selecionando suas trs MIT's. Ele revisa seu dia, escrevendo em um dirio para registrar seu progresso e
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pensamentos.

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FAQ ZTD
"Sempre comece esperando boas coisas acontecerem" Tom Hopkins

Um certo nmero de leitores que escreveram para mim com questes sobre o ZTD, e eu pensei que seria til responder a estas dvidas aqui no formato do Freqentemente Algum Questiona.
Como o ZTD diferente do GTD? Parece a mesma coisa. Zen To Done adota alguns dos princpios do GTD e outros sistemas produtivos, mas com alguns focos diferentes. 1. GTD pede que se adote um monte de novos hbitos, todos de uma vez, e por isso que tantas pessoas falham. Como eu j falei aqui, mudanas de hbito requerem muita energia e foco para serem bem sucedidas, e muito melhor se feitas uma de cada vez. ZTD pede s pessoas que faam os hbitos do GTD um por vez (ou dois no mximo). 2. ZTD foca-se em simplificar o que voc est fazendo ao essencial, e no tentar dar conta de tudo. O GTD tem menos foco no que importante, e ao invs, trata tudo o que surge da mesma forma. 3. Com o GTD, muitas pessoas se focam nas ferramentas e no sistema enquanto o ZTD foca-se muito mais em fazer. Apresenta uma forma de fazer suas tarefas que voc foca-se em uma tarefa por vez, eliminando suas distraes, e entrando na linha, o GTD no fala muito sobre realmente fazer. 4. GTD apenas superficialmente menciona objetivos. intencionalmente uma abordagem de baixo para cima, e para aqueles que tentam fazer, muito boa. Mas o ZTD se foca mais em objetivos -- durante suas revises anuais, semanais e
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numa base diria em suas MIT's. Ento combina a abordagem de baixo para cima do GTD com a abordagem de cima para baixo de pessoas como Steven Covey. 5. Com o GTD, seu dia bem desestruturado, o que novamente, uma fora, mas para alguns pode ser difcil e confuso. O ZTD adiciona estrutura ao seu dia com suas MIT's e com suas rotinas (matinais, noturnas e outras). Muitas pessoas consideram mais fcil de trabalhar, mas um hbito opcional. 6. Finalmente, o ZTD adiciona o ltimo hbito de encontrar sua paixo. Enquanto no estritamente um hbito relacionado a tarefas, encontrar sua paixo extremamente importante ao se fazer algo que ame, ento voc realmente far acontecer. Acho que este um ponto importante para muitas pessoas. Com o Hbito 8 (Simplifique), voc no est anulando o mandamento do GTD de passar todos os seus pensamentos de sua cabea e coloc-los em suas listas? Se voc simplificar antes de escrever em sua ferramenta de captura (como um caderno de bolso), sim, isso poderia anular o propsito de tirar as coisas de sua cabea. Entretanto, o ZTD pede-lhe que primeiro escreva, tire de sua cabea, e ento revise mais tarde. durante o processo de reviso que voc simplifica, e decide entre realmente precisar fazer a tarefa, e o que quer que realmente seja importante. Esse sistema no parece ser muito simples. So 10 hbitos diferentes!

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Primeiro, muitos sistemas de produtividade possuem muito mais de 10 hbitos. O GTD tem talvez o dobro deste nmero, por exemplo. Os 7 hbitos de Stephen Covey possui muito mais, uma vez que implemente o sistema inteiro, quando colocado em prtica. Por exemplo, para implementar o hbitos Primeiras Coisas Primeiro, voc realmente precisaria fazer vrios passos, colocando coisas em quadrantes, priorizar dali, etc. Os outros sistemas apenas no nomeiam os hbitos to simplesmente como o ZTD faz -- e eles sugerem que os implemente todos de uma vez, o que uma grande razo para o fracasso. Segundo,no precisa-se adotar todos os 10 hbitos. Eles so todos bons hbitos para adotar, mas voc pode escolher apenas 5 deles, por exemplo. Use os hbitos que iro ajud-lo mais, e que iro funcionar com seu estilo de trabalho. Todo mundo diferente, e nenhum sistema ir funcionar para cada pessoa. Essa abordagem permite flexibilidade. Para uma abordagem mnima, veja o ZTD Minimalista neste livro. Parece que precisa ter muita disciplina apenas para fazer um hbito por vez. Eu concordo, pode ser difcil se restringir o suficiente para fazer um hbito por vez. Mas na verdade muito mais difcil tentar adotar muitos hbitos de uma vez. Mas, na verdade, muito mais difcil tentar adotar muitos hbitos de uma vez. Pense sobre isto desta forma: o que aconteceria se voc tentasse parar de fumar, ser um corredor, malhar na academia trs vezes por semana, se tornar vegetariano, acordar s 5 da manh todo dia, parar de procrastinar, tornar-se
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ordenado e organizado e fazer meditao...tudo na mesma semana? O quo bem sucedido seria? Voc provavelmente falharia, certo? A verdade , mudanas de hbito so difceis. uma habilidade que requer prtica. E pode definitivamente ser feita -- eu fiz, e muitos outros -- mas requer foco. Voc no pode se focar em 10 coisas ao mesmo tempo. Voc pode focar-se em poucas coisas de uma vez, mas se voc foca em uma coisa por vez, muito mais concentrado. Isto o torna mais propenso a ser bem sucedido. Se voc pensa que muito bom em mudanas de hbito, eu sugiro que tente adotar de 3 a 4 hbitos primeiro, mas no todos os dez. Talvez tente o ZTD Minimalista, e ento adicione de 1 a 2 hbitos por vez aps os 4 hbitos que foram formados primeiro. Faa ento um ms por vez, e gradualmente adicione mais. Olhe para isso: maus hbitos no so formados da noite para o dia, e bons hbitos no so formados dessa forma tambm. Se voc adotar um hbito por ms, ao fim de um ano, voc ir ser bem produtivo, organizado e uma pessoa calma! No um compromisso muito bom por um ano? E se eu no conseguir encontrar minha paixo? Deveria continuar implementando os outros hbitos? O dcimo hbito opcional, e voc deveria continuar adotando os outros hbitos assim que puder (ou aplicar ao seu estilo de trabalho), mesmo se voc no est em um trabalho que ame. De qualquer forma, a chave para o dcimo hbito manter seus olhos abertos. Ao menos comece a pesquisa, e sempre
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esteja buscando oportunidades ou idias que poderiam lev-lo a viver uma vida onde sua paixo o seu trabalho. Eu realmente tenho que apenas colar em um objetivo por ano? Eu tenho tantos que quero fazer! Eu sei como se sente! Mas novamente, focar-se a chave para atingir qualquer coisa, e voc no pode se focar em 10 objetivos por vez. Eu sei disso como fato, pois comecei 2007 com uma longa lista de objetivos que queria alcanar e muito entusiasmo. Cada semana, eu deveria planejar os passos ativos necessrios a mov-los para frente. No foram alm pelo meu entusiasmo ter minguado -- e sim por ser muito difcil manter essa energia com muitos objetivos de uma vez. Ao invs disso, adotei uma nova abordagem: defina um objetivo por vez. Agora, voc precisa de todo o ano para atingi-lo? No. Pode focar em um objetivo que possa ser feito em uma semana, ou um ms, ou 6 meses. Mas foque-se apenas nele. Quando atingi-lo, ento escolha outro. Desta forma, ao manter este elevado nvel de foco, voc poder atingir muito em um ano. No seria ZTD uma violao da marca GTD de David Allen? Realmente no. Antes de tudo, ainda que eu esteja altamente em dbito com David Allen e outros sistemas produtivos, Allen no inventou o conceito de coletar, processar ou revisar. Estes tm sido as ferramentas de gurus da produtividade por dcadas. Allen apenas os colocou juntos em um belo sistema
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que muito lgico e compreensvel, e faz sentido. Eu tomei algumas dessas ferramentas que ele usa (e que foram usadas por dcadas) e combinei-as com outras ferramentas que foram usadas por dcadas. Conceitos como as Grandes Rochas e MIT's foram usadas por Stephen Covey...e outros antes dele. Conceitos como simplificao, se tornaram populares nos anos 70. Conceitos como encontrar sua paixo, tem sculos de idade. Segundo, "Zen To Done" no uma violao sobre "Getting Things Done". Eles apenas compartilham um mundo em comum, para comear, e no h forma com que uma pessoa confunda os dois termos. Tambm, enquanto "ZTD" poderia soar como "GTD", David Allen no tm direito marca com todas as letras que rimem com "GTD". Na verdade, estou em dbito com David Allen, e outros, mas este sistema minha prpria mescla de ferramentas muito teis, e uma que outros acharam teis tambm. Como voc usa o ZTD? O incio de cada um ser diferente, assim voc precisa encontrar as ferramentas e a forma que funciona para voc. De qualquer forma, se est interessado, esta a minha forma: Caderno Moleskine de bolso, que eu carrego a todo lugar e uso como ferramenta de captura.

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No caderno eu escrevo minhas trs MIT's para o dia, junto com "tarefas em massa", no fim da pgina. Escrevo minha lista mestra a fazer, junto com listas separadas para sadas, telefonemas e encontros, no final do caderno. Eu uso Google Calendar apenas para compromissos (e atividades dos meus filhos), Gmail para e-mail, e para escrever Google Documents e Abi Word. Obrigado a todos!

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Este livro liberado o uso comercial por seu autor original. Leo Babauta, traduzido para o portugus por Ibrahim Cesar que o distribui gratuitamente.

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