Gesto de Materiais

Definio
Conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies.
Compras, recebimento, armazenamento, fornecimento e controle de estoque.

Objetivo
Garantir a existncia contnua de um estoque organizado, de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compe, sem excessos. Finalidade: suprimento de materiais na quantidade necessria, qualidade requerida, tempo oportuno e menor custo.

Misso do gestor
Assegurar um satisfatrio padro de qualidade no atendimento das necessidades de seus clientes; Assegurar e elevar a produtividade da empresa, administrando os materiais, recursos e as informaes relacionadas.

Atribuies do gestor
Suprir, atravs de compras, a empresa, de todos materiais necessrios ao seu funcionamento; Avaliar os fornecedores potenciais; Supervisionar os almoxarifados;

 Controlar estoques, Fixar estoques mnimos/lotes econmicos; Estabelecer sistema de estocagem adequado e; Coordenar os inventrios rotativos.

Administrao de estoque
Controle das compras pendentes de entrega, determinao dos nveis de estoque, estudo dos mtodos de ressuprimento, classificao de materiais e controle fsico dos materiais.

Controle de estoque.

Funes do controle de estoque

Determinar o que deve permanecer em estoque, quando se deve reabastecer e quanto ser necessrio;

Acionar o departamento de compras para aquisio de materiais;

 Receber e armazenar os materiais; Liberar os materiais para produo; Controlar a quantidade e o valor dos estoques; Manter inventrio peridico e; Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

 Receber os materiais:
Deve-se confrontar o que foi pedido com o que est sendo recebido.
1 passo: verificar se a Nota fiscal corresponde ao pedido (quantidade, preo e condies de pagamento); 2 passo: verificar a qualidade e quantidade dos materiais e; 3 passo: liberar a guarda dos materiais se em conformidade ou providenciar substituio.

 Receber os materiais:
Emitir o relatrio dirio do almoxarifado: controle de entrada e sada de todos os materiais.

Sintomas da gesto de estoque

Da gesto adequada:

Melhoria nas relaes com os usurios; Reduo dos custos dos materiais comprados e; Reduo dos custos e perdas de estoque.

 Da gesto inadequada:

Incapacidade de cumprir promessas de entrega; Crescimento de estoque quando a demanda for inferior ao previsto; Falta de espao de armazenagem e; Aumento dos materiais obsoletos.

Centralizao/descentralizao
Vantagens da centralizao:

Permite maior negociao em funo do volume de compras; Possibilidade de maior especializao por parte do pessoal de compras; Adoo de procedimentos uniformes, possibilitando melhores controles.

 Vantagens da descentralizao:

Maior agilidade na obteno dos materiais; Proximidade com o centro de deciso local; Maior diviso de responsabilidade.

Tipologia dos estoques

Estoque fsico: quantidade de materiais

armazenados sob guarda do almoxarifado, a espera de utilizao.

Compreende o estoque disponvel e o estoque empenhado.

Estoque disponvel
Quantidade utilizado.
Ativo: sofre alteraes de entrada e sada Inativo: no sofre modificaes, devendo ser estudada sua eliminao Reserva operacional: destinado manuteno das instalaes ou equipamentos da empresa.

fsica

de

materiais

existentes

no

almoxarifado sem embargo, ou seja, que pode ser

Estoque empenhado
Quantidade de materiais com destino pr-determinado, mas que permanece no almoxarifado.

Nveis de estoque
Serve para minimizar custos, evitar falta de produtos e racionalizar o trabalho.

Sempre que o estoque atingir seu nvel mnimo, dever ser feita a solicitao de compras.

Processo de compra
Solicitao de compra (documentada); Cotao de preos; Liberao da compra; Emisso do pedido de compra.

 Estoque mnimo ou de segurana (ES): a menor quantidade de material que dever existir no estoque para prevenir qualquer situao de emergncia. Deve ser calculado levando-se em conta o consumo mdio e os dias necessrios para a entrega do produto.

ES = prazo de reposio de emergncia X consumo mdio.

Prazo de reposio de emergncia = nmero de dias necessrios para a entrega do material

 Estoque mdio (EM): representa 50% da quantidade mxima a ser pedida acrescentada do estoque mnimo. Estoque mximo (EMax): a maior quantidade que dever existir para suprir a UAN at o prximo lote de reposio. Baseia-se na necessidade e programao de pedidos, nos recursos financeiros disponveis e no espao para a armazenagem.
EMax = consumo mdio mensal + estoque mnimo

Elementos da poltica de estoques

Demanda ou Consumo (D): quantidade consumida ou requisitada para uso em determinado perodo. Demanda mdia mensal (): quantidade mdia de material consumida em determinado perodo. Demanda anual (Q): quantidade de material consumida em um perodo de 12 meses.
D = (Estoque inicial + Entradas) Estoque final

 Quantidade pendente de compra (QPC): quantidade de material em aquisio ainda no entregue pelo fornecedor. Tempo de ressuprimento: espao de tempo decorrido entre a data da emisso da solicitao para a compra do material e aquela em que o material recebido pelo almoxarifado. Ponto de ressuprimento ou ponto de pedido (PR): corresponde ao nvel de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento do material.

 Intervalo de ressuprimento ou prazo de entrega (IR): o espao de tempo compreendido entre duas datas de ressuprimento.

Lote de compra ou consumo de aquisio (LC): a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque.

LC = Intervalo de ressuprimento x Demanda

Lotes econmicos
a aquisio de material necessrio s atividades da empresa, a custo baixo. Deve ser verificado se o custo de estocagem compensar o custo da compra. Problemas:
Falta de espao para armazenamento; Variaes de preo do material; Natureza do material (deteriorao) e; Natureza do consumo (varivel).

 Nvel de suprimento (NS): corresponde a quantidade existente fisicamente no almoxarifado e em processo de compra.
NS = LC + EMin

Cadncia de compra (CC): ressuprimentos efetuados no ano.

nmero

de

Ruptura de estoque (RE): saldo insuficiente de material no estoque.

Ficha de estoque
Deve ser nica para cada produto, a fim de facilitar o controle.

Finalidades:
Preparar os pedidos dos alimentos; Analisar o fornecedor; Verificar exageros no consumo e no gasto; Permitir rpida conferncia do estoque e; Confeccionar inventrio fsico.

Ficha de estoque
Produto Fornecedor Unidade FICHA DE ESTOQUE Cdigo Estoque mximo Consumo mdio anual Jun Jul Ago Sada Estoque mnimo Ponto de ressuprimento Jan Fev Mar Abr Mai Set Saldo Out Nov Dez Mdia/ano Custo total

Data da compra

Nmero da nota fiscal

Entrada

Custo unitrio

Requisio despensa
Serve de instrumento para garantir a adequao quantitativa das refeies, controlar gneros da despensa e fornecer subsdios para a avaliao do consumo. Diminui o ndice de desperdcio e furtos, visto que os alimentos so entregues na quantidade solicitada, reduzindo o custo. Pode ser feita manualmente ou atravs de software.

Requisio despensa

Inventrio
Serve para verificar a quantidade de gneros existentes no almoxarifado (despensa, refrigeradores, cmaras frias, freezers). Pode ser:
Perptuo: os artigos recebidos so somados aos j existentes e os utilizados so subtrados. Fsico: registro de todos os produtos existentes, ao findar cada ms. Deve coincidir com o perptuo. Dever ser feita a contagem por duas pessoas, para evitar fraudes e roubo.

Aps levantamento calcula-se o valor total (custo) do estoque.

Fluxo genrico de material em estoque

Classificao de materiais.

Categorias de materiais
Depende do tipo de empresa. Podem ser considerados: matria-prima, materiais complementares, componentes, insumos, material em elaborao, embalagens, descartveis, produtos acabados, materiais de manuteno, materiais de higiene e limpeza, materiais auxiliares, entre outros.

Tipos de materiais na UAN

As matrias-primas podem ser divididas em:
Alimentar:
gneros alimentcios que compem a entrada, prato base, guarnio, prato principal, sobremesa, acessrios, bebidas e temperos.

 No alimentar:
Diretos: materiais utilizados pelos usurios, tais como: copos, guardanapos, forro de bandeja, palito de dente, espeto para churrasco, talheres, sacos para lanche, embalagens para marmita. Indiretos: materiais utilizados durante a produo e distribuio das refeies, como: papel alumnio, luvas descartveis, papel filme, papel manteiga.

 No alimentar:
Produtos de higiene e limpeza: produtos utilizados para higienizao pessoal e ambiental, para limpeza em geral, sanitizantes, bacteriostticos, detergente, secante, vassoura, papel higinico. Equipamento de Proteo Individual: luvas de borracha, luvas trmicas, luvas contra agentes cortantes e perfurantes, protetores auditivos, jaquetas trmicas, manga trmica, dedeira, calados de segurana.

Classificao de materiais
Visa a identificao, codificao, cadastramento e catalogao de todos os itens de material da empresa.

A classificao no deve gerar confuses, fazendo com que um produto no seja confundido com outro, mesmo sendo semelhantes.

Identificao de materiais
Exigida por lei.

Deve apresentar dados referentes ao nome do produtor, inscrio estadual, CNPJ, registro no MS e VISA, data de fabricao, data de validade e descritivo dos ingredientes.

 Apresenta todas as particularidades ou caractersticas que individualize o material. Deve apresentar:

Descrio padronizada:
Nome bsico denominao mais elementar Nome modificador designao adicional para distinguir dois produtos ou mais com o mesmo nome bsico. Descrio tcnica: compreende dados relativos aos aspectos fsicos, qumicos, eltricos e construtivos. Descrio auxiliar: referncia do fornecedor

Codificao de materiais
Visa identificar cada material atravs de sistemas de codificao, que podem ser:
Alfabtico Alfanumrico Numrico ou decimal

Identifica na seqncia o grupo, o subgrupo, o nmero de identificao e o dgito verificador.

Codificao de barras
Sistema de codificao atual mais eficaz. Permite:
Ligao com fornecedor e produtor; Controle de estoque preciso; Agilidade no sistema; Reduo da falta de material.

Ficha do produto
Retm dados sobre cada produto, com caractersticas que o identifique.

Administrao de compras
Cadastro de fornecedores, processo de compra, negociao e diligenciamento de compras.

Funo: suprir as necessidades de materiais e servios, planej-las quantitativamente, satisfaz-las no momento certo, na qualidade correta e providenciar seu armazenamento.

Objetivos
Comprar materiais e insumos, obedecendo os padres de qualidade requeridos; Colocar os materiais a disposio do usurio na quantidade solicitada;

 Procurar, dentro de uma negociao justa e honrada, os melhores preos para a empresa; Coordenar para que os materiais estejam a disposio do usurio no prazo.

Funes do comprador
Certificar-se se o material comprado est de acordo com o material solicitado.

Entrar em contato com os setores que vo utilizar o material ou servio a ser adquirido, obtendo

informaes tcnicas sobre o bem ou servio.

Atividades bsicas
Cadastro de fornecedores: pesquisa, avaliao, indicao e desempenho de fornecedores, com acompanhamento de preos.

Deve-se conhecer o fornecedor, atravs de visita tcnica, avaliando as condies de qualidade do estabelecimento (aplicar avaliao da ABERC).

 Processo de compras: contatos com fornecedores, solicitao de proposta e anlise de preo, consulta aos usurios sobre problemas no processo de compras, negociao e emisso de documento contratual.

Abrange desde o recebimento da solicitao de compra (requisio) de material e/ou servio, at o momento da efetiva entrega ou execuo dos mesmos.

 Diligenciamento: acompanhamento do fornecimento dos materiais e cancelamento de pedidos. FLUXO DE COMPRA:

Solicitao de compras consulta a fornecedores anlise das propostas emisso de documento contratual diligenciamento recebimento efetivo dos materiais.

Cadastro do fornecedor
Pr-seleo: consistiu na coleta de informaes tcnicas sobre tais e os como: comerciais fornecedores,

produtos que fabrica, tipos de mquinas que possui, data da fundao, funcionrios produo, nmero da rea controle de de de

qualidade, engenharia, etc.

 Anlise e classificao: verificar bens e servios, separando os fornecedores que atendem as expectativas e eliminando os que no satisfazem as exigncias da empresa. Avaliao de desempenho: fazer o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contrato, podendo aps anlise descartar o fornecedor do cadastro.

 Ficha cadastral do fornecedor

Tipos de fornecedores
Fornecedores: so todas as empresas interessadas em suprir as necessidades de outra empresa em termos de matria-prima, servios e mo-de-obra.

Podem ser:
Monopolistas; Habituais e; Especiais.

 Monopolistas: so os fornecedores de produtos exclusivos. O interesse da aquisio parte do comprador. Habituais: so os fornecedores tradicionais, que sempre so consultados durante a compra. Dependem do comprador. Especiais: so fornecedores ocasionais, que dispem de materiais no disponveis nos habituais.

Poltica de compra
Ficar sujeita a fatores como:
Localizao dos centros de abastecimento; Facilidade de transporte; Disponibilidade financeira da empresa; Planejamento dos cardpios; Caractersticas dos materiais; Sazonalidade e; Espao disponvel para armazenamento dos materiais.

Previso de compra
Deve ser realizada, assim que se atinge o ponto de ressuprimento. Baseia-se na seguinte equao:
Previso de compras = [(Per capita lquido x fator de correo x nmero de refeies x freqncia de utilizao) quantidade eventual de estoque] + estoque mnimo

Solicitao ao fornecedor
Deve-se realizar a cotao dos materiais a serem comprados com fornecedores cadastrados pela UAN.

solicitao

poder

ser

feita

mensalmente,

quinzenalmente ou semanalmente, com entrega nica ou parcelada.

Cronograma de entrega
a data especfica para a entrega dos gneros alimentcios. Dever considerar:
Cardpio; Programao de pedidos; Espao fsico para armazenagem.

Serve para normatizar o abastecimento e avaliar o nvel de desempenho dos fornecedores.

Recepo e armazenamento
A UAN dever ter uma rea prpria para este fim, que deve ser preparada com:
Espao para manipulao de caixas limpas e sujas; Espao para armazenamento destas caixas para devoluo ao fornecedor; Espao para transferncia de mercadorias das caixas do fornecedor para as da empresa;

 rea para higienizao de monoblocos; Pia para higienizao das mos; Local para higienizao das mercadorias; Balana; Mesa para manuseio de documentos.

 Na recepo devem ser conferidos e registrados os dados relativos a data de entrega, quantidade e padro de qualidade das mercadorias.

Realizar inspeo de recebimento (conduta tcnico-administrativa) dos gneros perecveis, atravs do controle quantitativo e qualitativo:

 Controle quantitativo: verificar peso indicado na nota fiscal e peso real da mercadoria, sem a embalagem.

Controle qualitativo: verificar as condies da embalagem, a temperatura na entrega (CVS6/99), as caractersticas sensoriais do produto, a data de validade, o carimbo de inspeo, entre outras condies.

 Os itens que no seguirem o padro de qualidade da empresa, podero ser devolvidos, utilizando a ficha de devoluo ao fornecedor.
Nome do Fornecedor Itens que no conferem com o pedido Especificaes tcnicas Quantidade Qualidade Preo Prazo de entrega Condies de pagamento Ficha de recepo n.: Pedido n.: Obs.: ) ) ) ) ) Data: ___/___/______ ) Resp.:

( ( ( ( ( (

 Realizar a higienizao adequada; Providenciar o armazenamento em condies favorveis conservao, organizando de acordo com a data de validade do produto, separados por itens, ou seja departamentalizados. Fazer o registro de entrada do produto, especificando a quantidade e o preo, em fichas de estoque ou em sistemas computacionais.

Modalidades de Compra
Setor Pblico

Formas de aquisio / contratao

Lei de licitaes e contratos (Lei 8.666/93)
Licitao: concebida para selecionar a proposta mais vantajosa para a administrao. Baseada: na legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculao ao instrumento convocatrio e no julgamento objetivo e correlato.

 Convite:

Modalidades

Trs fornecedores so convidados formalmente para fornecimento de objeto lcito (material ou servio). Contrato de baixo valor.

Tomada de preo:
Convocao por meio de publicao em DOU. Contrato de valor intermedirio.

Concorrncia
Convocao por meio de publicao em DOU. Contrato de elevado valor.

Contratao de compras e servios ( R$ ) Modalidade de Compra Dispensa Convite Tomada de Preos Concorrncia Valor (R$)

Valores
at R$ 8.000,00 de R$ 8.001,00 at R$ 80.000,00 de R$ 80.001,00 at R$ 650.000,00 acima de R$ 650.000,00

Contratao de obras e servios de engenharia ( R$ ) Modalidade de Compra Dispensa Convite Tomada de Preos Concorrncia Valor (R$) at R$ 15.000,00 de R$ 15.001,00 at R$ 150.000,00 de R$ 150.001,00 at R$ 1.500.000,00 acima de R$ 1.500.000,00

Dispensa da licitao
Esto dispensadas da licitao, negociaes inferiores a 10% do valor mximo estipulado em cada modalidade.

Prego
Nova modalidade de licitao, criada pela Medida Provisria n. 2.026-3 de 28 de Julho de 2000 e regulamentada pelo Decreto n. 3.555 de 08 de Agosto de 2000.

Prego
Criada para fornecimento de bens ou prestao de servios comuns, por meio de propostas de preos escritas ou de lances verbais sucessivos em sesso pblica.

Pode ser presencial ou eletrnico.

Site do Governo Federal

Referncias bibliogrficas
ABERC. Manual ABERC de prticas de elaborao e servio de refeies para coletividades. So Paulo: ABERC, 2003. Abreu, E.S.; Spinelli, M.G.N.; Zanardi, A.M.P. Gesto de unidades de alimentao e nutrio: um modo de fazer. So Paulo: Metha, 2003. Bronzo, M. Relacionamentos colaborativos em redes de suprimentos. RAE. 44: 61-73, 2004.

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