TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Controle Externo Coordenadoria de Fiscalizao e Controle

TCNICA DE AUDITORIA MAPA DE PROCESSOS

2000

Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos

Tribunal de Contas da Unio Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Lt. 01 CEP: 70.042-900 - Braslia (DF) Secretria-Geral de Controle Externo: Rosngela Paniago Curado Fleury Coordenador de Fiscalizao e Controle: Jos Moacir Cardoso da Costa Diretor da 2 Diviso Tcnica: Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo: Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rgo Meireles Glria Maria Merola da Costa Bastos Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido: Dagomar Henriques Lima Jos Carlos Lobo Menezes Luiz Akutsu Luiz Geraldo Santos Wolmer 657.63 B823t Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Tcnicas de Auditoria: Mapa de Processos Braslia : TCU, Coordenadoria de Fiscalizao e Controle, 2000. 18 p. 1. TCU - Tcnicas de Auditoria: Mapa de Processos (2000) I. Ttulo.
Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.
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APRESENTAO Este documento t cnico produto das atividades desenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCUReino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizao e Controle contou com a colaborao dos analistas participantes do Projeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada pelo Governo Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea de auditoria de desempenho. A tcnica apresentada neste documento, mapa de processo, foi testada com sucesso durante a realizao das seis auditoriaspiloto realizadas em 1998 e complementa informaes contidas no Manual de Auditoria de Desempenho do TCU. Na primeira parte feita uma breve discusso sobre mapa de processo, suas caractersticas bsicas e sua utilizao na identificao de oportunidades de melhoria de desempenho. Em seguida, apresentada a tcnica de mapeamento de processo, a forma de elaborao do mapa e sua aplicao nas auditorias de desempenho. O material, ilustrado com exemplos, procura contribuir para a rpida absoro da tcnica e para a disseminao de sua aplicao nos trabalhos de auditoria de desempenho deste Tribunal. Finalmente, na condio de Secretria-Geral de Controle Externo, parabenizo os diregentes e servidores da COFIS e os demais colaboradores que, com o emprego de seus esforos, possibilitaram a materializao da presente tcnica.

ROSNGELA PANIAGO FLEURY Secretria-Geral de Controle Externo

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SUMRIO

1. INTRODUO ................................................................................ 7 2. APLICAO DO MAPA DE PROCESSO ..................................... 7 3. CARACTERSTICAS ...................................................................... 8 4. ELABORAO ............................................................................. 12 5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIAS DE NATUREZA OPERACIONAL...................... 15 6. REFERNCIAS .............................................................................. 18

LISTA DE FIGURAS E EXEMPLOS FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO MAPA DE PROCESSO ........................................................................... 9 FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS ........................................................................................... 9 FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DE PROCESSO ........................................................................................... 14 EXEMPLO 1 RACIONALIZAO DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA ..................................... 10

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1.

INTRODUO

O mapa de processo a representao de um processo de trabalho por meio de um diagrama contendo a seqncia dos passos necessrios consecuo de determinada atividade. Para clareza de exposio, faz-se necessrio dizer em que sentido utilizamos o termo processo: PROCESSO a maneira pela qual se realiza uma operao. Assim, pode ser descrita como exemplo de processo a seqncia de tarefas e aes necessrias aprovao de um pedido de financiamento imobilirio, aquisio de medicamentos para o Programa de Combate Tuberculose ou anlise das prestaes de contas de convnios firmados pelo Ministrio da Educao.

2.

APLICAO DO MAPA DE PROCESSO

A tcnica de mapa de processo fornece uma representao grfica das operaes sob anlise, evidenciando a seqncia de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentos em uma organizao ou rea. Isso permite equipe de auditoria, em conjunto com gerentes e tcnicos envolvidos, identificar mais facilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao. O mapa de processo tambm til para identificar pontos fortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados a outros processos de uma mesma organizao ou de organizaes diferentes, como meio de disseminar boas prticas. Os mapas de processo podem representar diversas situaes: como o processo est sendo realizado; como e o processo de acordo com as normas e procedimentos internos; quais as formas alternativas de executar o processo; qual a forma recomendada de realizar o processo.
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3.

CARACTERSTICAS

O diagrama do mapa de processo pode ter diversos graus de detalhamento, segundo o propsito para o qual elaborado. Em geral, as informaes essenciais so: descrio das atividades; os pontos de tomada de deciso; os movimentos de informao e de documentos; pontos de controle; prazos; os documentos e as relaes entre as diversas etapas do processo. Dependendo do escopo do trabalho de auditoria, o mapa de processo pode apresentar, ainda, relativamente a cada tarefa ou atividade, informaes detalhadas sobre: custo; tempo de execuo; tempo decorrido entre uma e outra; superposio; volume e freqncia das transaes; nmero de staff / hora para execuo; habilidades necessrias para execuo; opinio dos clientes / usurios; impacto tecnolgico; impacto de mudanas em outros departamentos; limita es externas (por exemplo, limita es oramentrias). No mapa de processo, as setas indicam o fluxo da operao, sua seqncia. As caixas so utilizadas para descrever as aes necessrias para que seja completada a operao. Pode-se dizer
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que as caixas esquerda, ou no incio do processo, representam condies para que sejam desenvolvidas as aes direita, que se encontram mais frente no fluxo.

IMPORTANTE: Mapas de processo e de produto n o se confundem. Aqui esto as principais diferenas entre eles.

As principais caractersticas de um mapa de processo so apresentadas a seguir: FIGURA 1 PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO MAPA DE PROCESSO descreve uma operao passo a passo. um mtodo visual-interativo, que favorece o trabalho em grupo e a participao do auditado. pode incluir informao sobre quantidade, qualidade e prazos. FIGURA 2 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS Mapa de processo apresenta graficamente uma srie de atividades interligadas que d o origem a determinados produtos. Mapa de produtos, por sua vez, apresenta graficamente os produtos gerados por aquelas atividades. Nos mapas de produtos, os processos esto representados pelas setas. Processos e atividades mudam com o passar do tempo, enquanto os produtos, se identificados adequadamente, devem permanecer os mesmos, independente das atividades realizadas para obt-los. Enfoque nos produtos procura comparar o desempenho de diferentes alternativas (processos) para obter os mesmos produtos.
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EXEMPLO 1 RACIONALIZA O DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA

O Chefe do Servi o de Administra o (SA), como exemplo hipottico, deseja diminuir o tempo requerido para a expedio de ofcios de diligncia, ou seja, o tempo decorrido entre a solicitao do titular da Unidade Tcnica para que seja elaborado o ofcio e a expedio do documento. Ele elabora, em conjunto com todos os que participam da operao, o mapa de processo simplificado, com o objetivo de identificar pontos crticos e oportunidades de melhoria dos procedimentos adotados.
MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.
Titular
Incio

Assistente
Faz rascunho do ofcio

Chefe de Servio
Solicita digitao

Tcnico
Digita o ofcio

Solicita elaborao de diligncia

Passa rascunho

Confere ofcio digitado

Passa ofcio digitado

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado Entrega ofcio

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado Entrega ofcio

Conferncia ok?

S Assina ofcio

Devolve ofcio

Devolve ofcio

Expede ofcio de diligncia

Fim

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Em seguida discusso sobre as possveis solues com o titular da Unidade Tcnica, a assistente e o tcnico responsvel pela digitao, o Chefe do SA oferece as seguintes sugestes: 1) como a assistente e o tcnico possuem o mesmo nvel de escolaridade, como exigido pela norma, o tcnico poderia ser treinado para desenvolver redao prpria e eliminar a necessidade de elaborao de rascunhos por parte da assistente; devem ser desenvolvidos modelos de diligncia para acelerar o trabalho de digita o e diminuir a necessidade de sucessivas conferncias; os ofcios devem ser repassados pelos digitadores diretamente para a assistente, eliminando uma instncia de tramitao.

2)

3)

Sendo assim, o Chefe do SA apresenta aos agentes envolvidos um novo mapa do processo mostrando como poderia ser alterado o procedimento, com o objetivo de ganhar eficincia.
MAPA DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA.
Titular
Incio
Solicita elaborao de diligncia

Assistente
Entrega autos

Chefe de Servio
Solicita digitao

Tcnico
Digita o ofcio

Confere digitao

Entrega ofcio digitado

Conferncia ok? S Confere ofcio digitado N Entrega ofcio

Conferncia ok? S Assina ofcio

Devolve ofcio

Devolve ofcio

Expede ofcio de diligncia

Fim

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4. ELABORAO O mapa de processo deve ser elaborado preferencialmente com a participao das pessoas da rea ou instituio auditada, pois so elas quem melhor conhece as atividades desempenhadas, os produtos resultantes, os objetivos e a misso da instituio. Essa participao contribui para a elaborao de um mapa de processo que tende a refletir a realidade da instituio. A elaborao do mapa de processo realizada por meio de workshops1, envolvendo o pessoal da instituio auditada que, sob a orientao da equipe de auditoria, vai montando, passo a passo, o mapa de processo. Os passos a serem seguidos, basicamente, so os seguintes: 1 passo. Definir claramente o processo que se quer representar. Com base em entrevistas e na documentao disponvel, os auditores devem elaborar uma verso preliminar para servir de base para seu raciocnio. No se utiliza a verso preliminar para guiar o workshop pois as opinies dos participantes tendem a refletir o que deveria ser e no a realidade. 2 passo. Utilizar a tcnica de brainstorm, incentivando os participantes do workshop a identificar as atividades do processo e sua seqncia. As idias surgidas podem ser anotadas em etiquetas autocolantes. 3 passo. Identificar tarefa inicial. Colar a etiqueta que descreve a tarefa inicial em uma grande folha de papel pardo, ou semelhante, fixada na parede da sala em local visvel a todos. A folha de papel pardo poder ser recolhida ao fim do workshop para que o mapa seja transcrito adequadamente. 4 passo. Verificar quais atividades, A, B, C etc., so executadas obedecendo a uma seqncia lgica a partir da tarefa inicial. Colar as etiquetasdescrevendo essas atividades segundo a seqncia identificada.
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Reunio destinada troca de idias e de conhecimento prtico sobre um assunto.

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5 passo. Prosseguir dessa maneira at completar todo o ciclo de atividades do processo. 6 passo. Utilizar o mapa de processo para mostrar de que forma as atividades se relacionam. 7 passo. Desenhar o mapa, utilizando um software apropriado, habitualmente disponvel em pacotes para escrit rio, distribuindo-o entre os participantes, solicitando sua opinio. 8 passo. Utilizar as opini es dos participantes para aperfeioar o mapa e elaborar a verso final. RECOMENDAES: Usar bloco de notas autocolantes (post-it) para facilitar a montagem do mapa, pois permite que se rearranjem as aes at se obter uma seqncia adequada. Escrever as atividades a serem executadas em setores diferentes com cores distintas. Obter a efetiva participao dos auditados, pois ela essencial. O papel do auditor no workshop deve ser o de facilitador, incentivando os participantes a elaborarem eles prprios o mapa de processo. Controlar o tempo, preparando-se para, constantemente, ampliar ou alterar o mapa. As discusses acerca de como o processo est sendo realizado e de como o processo de acordo com as normas podem se tornar acaloradas e se prolongar demais. Anexar ao mapa exemplos de documentos utilizados. Quantificar as informaes, sempre que possvel. Por exemplo: volume de cartas datilografadas, tempo de execuo de uma tarefa, quantidade de servidores envolvidos, etc. Procurar obter do pessoal envolvido o mximo de informaes sobre as atividades.
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A figura 3, a seguir, apresenta algumas notaes usualmente utilizadas em mapas de processo: FIGURA 3 NOTAES UTILIZADAS EM MAPAS DE PROCESSO

Retngulo: Indica atividade executada Utilizar 5 palavras no mximo. Comear com verbo de ao.

Losango: Indica um ponto de tomada de deciso

Datilografa formulrio ou Revisa formulrio

O formulrio est completo?

Bandeira: Indica oportunidades de melhoria: Quantificar sempre que possvel.

Balo ou nuvem: Ateno, comentrios ou explicaes:

Reduo de 75% dos formulrios com erros de preenchimento

Informao sobre o volume de solicitaes encaminhadas

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5. UTILIZAO DO MAPA DE PROCESSO NAS AUDITORIAS DE NATUREZA OPERACIONAL O emprego da t cnica de mapa de processo uma abordagem til quando se deseja obter melhorias de desempenho da organizao enfocando os processos de trabalho. Exemplos de situaes em que se recomenda o uso da tcnica de mapa de processo: os clientes (os cidados ou outras organizaes pblicas ou privadas) no esto recebendo os servios com rapidez suficiente; quando modos mais eficientes de prestao de servio precisam ser desenvolvidos; ou quando a seqncia das tarefas realizadas no claramente entendida dentro da organizao ou parece no estar funcionando bem. IMPORTANTE: Antes de optar por essa abordagem, leve em considerao que o exame detalhado de processos de trabalho pode tomar bastante tempo da equipe de auditoria e dos funcionrios da organizao e, portanto, caro. Avalie se o ganho esperado com a implantao das possveis recomendaes justificam o investimento. A identificao de oportunidades de melhoria de desempenho essencial ao sucesso da auditoria. importante identificar, por exemplo: pontos onde o trabalho sofre atrasos ou onde documentos so extraviados buracos negros; ocasies nas quais as pessoas ficam aguardando documentos, procurando o que fazer ou corrigindo erros tempo perdido; insuficiente interao entre atividades ou falhas de comunicao;
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mltiplas instncias de aprovao; duplicidade de tarefas; reas onde as metas fixadas no so atingidas; processos que apresentam oportunidades de reduo de custo; atividades que apresentam alto ndice de falhas/erros.

Em uma auditoria, as tcnicas de anlise disponveis so utilizadas complementarmente para que sejam respondidas as perguntas de auditoria. Uma seqncia tpica de atividades a serem desenvolvidas pela equipe pode ser a seguinte: 1) 2) 3) preparar o mapa de produto para identificar os indicadores de desempenho relevantes. preparar mapa de processo relativo ao produto-chave com base nas normas e procedimentos internos. conduzir entrevistas com o pessoal do rgo auditado para identificar os pontos fortes e as principais fragilidades nesse processo. preparar o mapa de processo da situao atual como est sendo realizado com a colaborao do pessoal do rgo auditado. discutir o mapa com os gestores do rgo auditado. identificar oportunidades para melhoria de desempenho e elaborar mapas de processos alternativos formas alternativas de execuo sem se deixar influenciar pela forma como o processo est sendo desenvolvido. apresentar os novos mapas de processo para crticas e comentrios dos gestores do rgo auditado. elaborar o mapa de processo definitivo indicando a forma recomendada de realiz-lo que representa a proposta de equipe.
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4)

5) 6)

7) 8)

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Se a equipe chegar concluso de que mudanas no processo de trabalho so necessrias, ento poder ser preciso: apresentar um plano de mudana, prevendo-se os arranjos a ser realizados; obter o comprometimento dos gerentes e dos funcionrios com a mudana, convencendo-os de que a implanta o das recomenda es produzir a melhoria de desempenho da organizao; avaliar o custo das alteraes a ser realizadas; elaborar sistem tica para avaliar os resultados produzidos pelo novo processo. IMPORTANTE: Lembre-se de que poder ser necessrio muito tempo para modificar um processo de trabalho.

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6.

REFERNCIAS

KPMG. Desenvolvimento de Tcnicas de Auditoria Operacional I. (Notas de Aula). Julho 1998. NATIONAL Audit Office. Are we being served? A value for money guide. Spring 1999.

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