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AULA ATIVIDADE Objetivo: Esta atividade tem por objetivo de enfatizar a importncia da auditoria como uma ferramenta de gesto de forma a avaliar a eficcia dos processos pelo cumprimento dos procedimentos e instrues de trabalho da organizacional. Orientaes para atividade: Caro aluno, 1. Renam-se em grupo de 05 (cinco) a 06 (seis) alunos; 2. Em seguida, leiam e discutam o texto localizado logo abaixo; 3. Aps a leitura e discusso, respondam as perguntas sob uma viso de Auditor. 4. Faam um debate em grupo quanto ao assunto abordado e ao final, apresentem suas consideraes, apontando os aspectos relevantes de toda a discusso. 5. Ao final, os grupos devero socializar suas respostas, apontando os aspectos relevantes de toda a discusso. Texto Um Instrumento para a melhoria contnua Dos sistemas de gesto Revista Banas Qualidade junho/08 A auditoria da qualidade ajuda as empresa a atingirem seus objetivos, contribuindo para a execuo de suas misses e, para isso, os processos devem ser analisados criticamente e cada vez mais aperfeioados. Uma das ferramentas utilizadas para a melhoria a auditoria da qualidade. Segundo a ISO 9001, a auditoria pode ser definida como um processo sistem tico, independente e documentado para se obter evidncia e avali-la objetivamente visando determinar a extenso na qual os critrios de auditoria so entendidos. As auditorias so realizadas objetivando: Determinar a conformidade ou no conformidade do sistema da qualidade com os requisitos especificados; Determinar a eficcia de um sistema quanto ao atendimento dos objetivos especificados; Identificar os pontos a serem melhorados nos sistema da qualidade; Disciplina: Seminrio IV Prof.(a): Rinaldo Jos Barbosa Lima Aula: 01- Prticas de Auditoria Semestre: 4
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Atender aos requisitos regulamentares, Permitir o registro do sistema da qualidade, chamado de certificao. De maneira geral, ela serve para prover a alta administrao da organizao com informaes sobre a eficcia de seu sistema de gesto, ou seja, se as coisas esto ocorrendo conforme o planejado. As informaes geradas pelas auditorias devem servir

como base para as decises sobre os pontos que necessitam melhoria e os que esto funcionando de maneira eficaz. A confiana da alta administrao em seu sistema de gesto s se configura por meio da verificao peridica do mesmo. Outra funo da auditoria aumentar a confiando do cliente na capacidade de seu fornecedor em entregar produtos conformes, pois o retorno sobre a situao do sistema da qualidade fornece as informaes necessrias para gerar essa confiana ou para alertar ao cliente da necessidade de desenvolvimento de novos fornecedores. No desenvolvimento da documentao dos sistemas da qualidade muito esforo gasto na elaborao dos procedimentos e demais instrumentos, na busca para que atendam aos requisitos aplicveis e ao mesmo tempo possam ser executados pes pessoas da operao. A realizao das auditorias possibilita um retorno preciso de quem os executa, pois a troca de informaes durante o processo faz com que as dificuldades ou problemas existentes na operacionalizao dos procedimentos apaream, levantando as lacunas na execuo e mostrando onde podem ser melhorados. Em muitas organizaes a realizao das auditorias vista como uma verdadeira caa as bruxas, em que o nico propsito a busca de no-conformidades e a atribuio de responsabilidade. Nessas organizaes no existe a procura pela eficcia operacional e pela melhoria contnua. Muitas vezes a certificao desse sistema foi feita de forma compulsria para atender algum cliente especfico ou a alguma regulamentao, deixando de cumprir sua finalidade. No se deve esquecer que a auditoria um exerccio de busca de evidncias objetivas da conformidade, atuando como um termmetro de nosso sistema de gesto. Seus resultados devem servir para que os gestores saibam quais os pontos fortes e quais as oportunidades de melhorias existentes no sistema de gesto da qualidade da organizao e dessa forma trabalhar para a sua evoluo e da empresa. A norma NBR ISO 19011:2002 Diretrizes para auditorias de sistema de gesto da qualidade e/ou ambiental especifica que a auditoria caracterizada pela confiana em alguns princpios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confivel em apoio a polticas de gesto e controles, fornecendo informaes sobre as quais uma organizao pode agir para melhorar seu desempenho. A aderncia a esses princpios um pr-requisito para se fornecer concluses de auditoria que so relevantes e suficientes, e para permitir que auditores que trabalhem independentemente entre si cheguem a concluses semelhantes em circunstncias semelhantes. Confira os princpios relacionados a auditores:

a) Conduta tica: o fundamento do profissionalismo. Confiana, integridade, confidencialidade e descrio so essenciais para auditar. b) Apresentao justa: a obrigao de reportar com veracidade e exatido. Constataes de auditoria, concluses de auditoria e relatrios de auditoria refletem verdadeiramente e com preciso as atividades da auditoria. Obstculos
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significantes encontrados durante a auditoria e opinies divergentes no resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado so relatados. c) Devido cuidado profissional: a aplicao de diligncia e julgamento na auditoria. Auditores pratiquem o cuidado necessrio considerando a importncia da tarefa que eles executam e a confiana colocada neles pelos clientes de auditoria e outras partes interessadas. Ter a competncia necessria um fator importante. Outros princpios se relacionam auditoria, que por definio independente e sistemtica. d) Independncia: a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das concluses de auditoria. Auditores so independentes da atividade a ser auditada e so livres de tendncia e conflito de interesse. Auditores mantm um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constataes e concluses de auditoria sero baseadas somente nas evidncias de auditoria. e) Abordagem baseada em evidncia: o mtodo racional para alcanar concluses de auditoria confiveis e reproduzveis em um processo sistemtico de auditoria. Evidncia de auditoria verificvel. baseada em amostras das informaes disponveis, uma vez que uma auditoria realizada durante um perodo finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem est intimamente relacionado com a confiana que pode ser colocada nas concluses de auditoria. Os amigos do auditor Como? (How) O que? (What) Quando? (When) Onde? (Where) Quem? (Who) Por qu? (Why) Mostre-me a evidncia objetiva (Show me) Essa seqncia pode auxiliar na obteno de respostas quando o auditado estiver utilizando respostas do tipo sim ou no. Exemplo: Se o auditor comear a encadear perguntas do tipo: Os documentos obsoletos retidos por motivos legais e/ou preservao de conhecimento so adequadamente identificados? Nesse caso o auditor simplesmente leu a norma na forma interrogativa e vai receber como resposta um sim ou no que no contribuir para a anlise do sistema. O auditor no deve: Ter idias ou opinies pr-concebidas; Fazer comparaes com outros setores ou empresas;

Em hiptese nenhuma, entrar em discusso com o auditado; Interferir na execuo das atividades;
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Relacionar pessoas com a deficincia; Se demonstrar impaciente ou aborrecido ao longo da auditoria; O auditor deve: Manter a ordem e seguir a metodologia estabelecida; Ser flexvel quando necessrio; Saber jogar com os fatos a antipatia, a apatia, a simpatia e a empatia; Conhecer os objetivos, controles e padres; Conhecer o escopo (alcance da auditoria); Conhecer os fatos e efeitos; Estar atualizado; Demonstrar confiana na sua misso e abertura do esprito; Agradecer a hospitalidade e a assistncia recebida no setor; Explicar ao auditado que no foram apontados somente fatos negativos e sim os positivos; Fornecer um resumo das observaes de forma impessoal, precisa e direta; Permitir o benefcio da dvida ao auditado; Apresentar o relatrio ao responsvel pela equipe auditora com observaes e recomendaes em linguagem clara, direta e precisa. Questes para discusso: 1) Qual a importncia do auditor numa auditoria e como a organizao enxerga essa atividade? 2) Na opinio do grupo, o Auditor um elemento de mudana? 3) Na opinio do grupo, o Auditor deve conhecer todos os processos da empresa? 3) Como uma auditoria pode contribuir para uma melhor tomada de deciso? 4) Na opinio do grupo qual o prximo passo aps ter sido realizado uma auditoria na organizao? Observaes: Caro Aluno, Solicite ao tutor de sala que encaminhe suas dvidas, pelo Chat, para serem esclarecidas pelo professor.
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Tenham um timo trabalho! Prof. Rinaldo Jos Barbosa Lima