Excel Avanado 2007

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Sumrio:
1. 2. 3. 4. 5. Introduo......................................................................................3 Funes...........................................................................................3 2.1 Funo SE.................................................................................4 2.2 Boto Inserir.............................................................................7 2.3 Novas Funes Condicionais....................................................8 2.4 Aninhando Funes..................................................................8 Anlise de Dados Alternativos.........................................................9 3.1 Cenrios.....................................................................................9 3.2 Uso de Mais de um Cenrio Alternativo...................................12 3.3 Atingir Meta..............................................................................14 Compartilhando Pastas de Trabalho..............................................21 4.1 Compartilhando Pastas............................................................21 4.2 Gerenciando Alteraes...........................................................23 4.3 Protegendo Arquivos Compartilhados.....................................24 Macro..............................................................................................25 5.1 Conceito de Macro...................................................................25 5.2 Gravando e Modificando Macros.............................................27 5.3 Exibindo Macros na Barra de Acesso Rpido...........................28 5.4 Personalizando Macros............................................................33 5.5 Executando Macros Automaticamente....................................36

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1. Introduo
Seja bem-vindo ao curso do Microsoft Excel 2007 Nvel Avanado.
Neste curso voc ir aprender sobre: Funes; Anlise de Dados; Recursos para Trabalhar em Grupo; Macros.

2. Funes
Funes de uma planilha so comandos compactos e rpidos para se executarem frmulas no Excel. Com elas, possvel fazer operaes de raciocnio complexo de maneira gil e simples, utilizando uma nica frmula. As funes dividem-se em categorias. Entre elas, esto as funes financeiras e lgicas, que conheceremos durante este curso. Funes Lgicas - possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas tradicionais. A Funo SE uma das funes lgicas, pois usada para clculos que exigem certas condies para serem solucionadas. Ou seja, um resultado s possvel se possuir algumas caractersticas especficas. Como funciona a funo SE? A Funo SE retorna um valor se uma condio especificada for avaliada como verdadeira e um outro valor se for avaliado como FALSO.

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2.1 Funo SE

Para isso, usamos a frmula condicional:

SE(teste_lgico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])

importante sempre ter em mente a lgica da frmula da Funo SE, onde:

SE(teste_lgico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])

a condio, ou seja, a comparao entre os lados.

O que fazer se for verdadeira a condio. Aqui, pode ter: Texto; Nmero; Frmula; Funo.

O que fazer se for falsa a condio. Aqui, pode ter: Texto; Nmero; Frmula; Funo.

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Na clula, digite a frmula = (F3>=35000; Solicitar desconto; Nenhum desconto est disponvel) e tecle Enter.

O Excel 2007 aceita a Frmula, que exibe Solicitar desconto se o valor da clula F3 for de pelo menos 35.000; caso contrrio, exibir Nenhum desconto est disponvel. O valor Solicitar desconto aparece na clula G3.

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Clique na clula G3 para G4:G14, ajustando a frmula para refletir os endereos das clulas.

Os resultados das frmulas copiadas aparecem nas clulas G4:G14.

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2.2 Boto Inserir

O boto Inserir Funo traz todas as funes que o Excel realiza. Basta localiz-lo na guia Frmulas, na Barra de Ferramentas.

Para a Funo SE, a caixa Argumento da Funo exibe trs campos.

O campo Teste Lgico armazena a condio que desejamos verificar. Por exemplo, se queremos verificar as faturas de entrega de um cliente acima de R$100,000,00 e esta informao est na clula G8, a frmula deste lgico deve ser G8>100000. Neste campo, coloca-se o valor se Verdadeiro, utilizado no teste lgico. Por exemplo, se esse argumento for o texto Dentro do Oramento e o argumento teste_lgico for avaliado como Verdadeiro, ento a funo SE mostrar o texto Dentro do Oramento quando isso ocorrer.

o valor a devolver se o teste_lgico for Falso. Por exemplo, se esse argumento for o texto Alm do oramento e o resultado da avaliao de teste_lgico for Falso, a funo SE devolver o texto Alm do Oramento.

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2.3 Novas Funes Condicionais

Uma das novidades do Excel 2007 a incluso de cinco novas funes condicionais, com as quais possvel resumir dados da planilha. Vamos conhec-las?

SEERO: exibe um valor se a frmula resultar em um erro e outro se a frmula estiver correta. MDIASE: encontra a mdia de valores em um intervalo de clulas que atenda a um determinado critrio.

SOMASES: encontra a soma de valores em um intervalo que atenda a vrios critrios.

CONT. SES: conta o nmero de clulas em um intervalo que atenda a vrios critrios.

MDIASES: encontra a mdia de valores em um intervalo de clulas que atenda a vrios critrios.

2.4 Aninhando Funes

As funes tambm podem ser aninhadas, ou seja, possvel agrupar vrias funes em uma s, de forma a analisarmos uma condio com diversas variveis. Exemplo: Utilizar aninhar funes para que, em um uma nica funo, haja as seguintes condies:

Mdia Final igual ou maior a 7 (Mdia >= 7) APROVADO Mdia Final igual ou maior a 6 (Mdia >= 6) RECUPERAO Mdia Final menor que 6 (Mdia < 6) REPROVADO

A funo SE bastante simples de ser utilizada. Alm disso, fundamental para qualquer clculo que exija condies.
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3. Anlise de Dados Alternativos

As planilhas do Excel 2007 no servem somente para o armazenamento de dados, servem tambm para a anlise dos mesmos. Quem trabalha com vendas, por exemplo, pode correlacionar os piores e os melhores momentos de um perodo com eventos externos. Mas, para fazer este tipo de comparao, necessrio testar hipteses, o que significa que teremos que alterar os dados da planilha para realizar esses testes.

3.1 Cenrios
Cenrios: Para que os dados originais no corram risco de serem perdidos durante o teste de hipteses, o Excel oferece a possibilidade de criar conjuntos de dados alternativos ou cenrios. Ao criar um cenrio, voc fornece valores alternativos para uma lista de clulas em uma planilha. Atravs do menu Gerenciador de Cenrios, voc pode adicionar, excluir e editar cenrios. Veja onde essa ferramenta se encontra no Excel 2007.

Para localizar o Gerenciador de Cenrios, v na aba Dados, na Barra de Ferramentas.

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O boto Teste de Hipteses abrir um menu com a opo Gerenciador de Cenrios.

Na janela Gerenciador de Cenrios, clique em Adicionar cenrios.

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Nessa caixa de dilogo, voc pode dar um nome ao cenrio e identificar as clulas que armazenaro os valores alternativos.

A caixa de dilogo Valores de cenrio aparece para insero de novos valores. Clicando em OK, voc volta para a caixa Gerenciador de Cenrios.

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Qualquer frmula que utilize as clulas com os valores alterados, ter o resultado recalculado. Para remover este cenrio, basta clicar no boto Desfazer na Barra de Ferramentas. Clicando no boto Mostrar, voc substitui os valores originais da planilha pelos alternativos que acabou de definir.

Ateno! Se voc salvar e fechar uma pasta de trabalho com um cenrio em vigor, os valores originais sero perdidos, sendo substitudos pelos alternativos daquele cenrio. Crie sempre um cenrio com os valores originais.

3.2 Uso de Mais de um Cenrio Alternativo

Como trabalhar com mais de um cenrio de dados alternativo? Acompanhe o passo a passo, a seguir:

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1 Clique na guia Dados; 2 Selecione a opo Teste de Hipteses; 3 Agora, selecione a opo Gerenciador de Cenrios; 4 Clique no boto Adicionar; 5 Informe o nome do Cenrio a ser criado; 6 Clique no boto Contrair caixa de Dilogo; 7 Selecione uma clula, por exemplo a C5; 8 Clique no boto Expandir caixa de Dilogo; 9 A coordenada C5 aparece no campo Clulas Variveis; 10 Clique no boto OK; 11 No campo de Valor, informe um valor; 12 Clique no boto OK; 13 Clique no boto Adicionar; 14 Informe o nome do Cenrio a ser criado; 15 Clique no boto Contrair Caixa de Dilogo; 16 Selecione outra clula, por exemplo a C3; 17 Selecione a clula C6; 18 Clique no boto Expandir Caixa de Dilogo; 19 Clique no boto OK; 20 No campo de Valor, informe outro valor; 21 No campo de Valor, informe um terceiro valor; 22 Clique no boto OK; 23 Selecione o cenrio Aumento3dias; 24 Clique no boto Mostrar; 25 O Excel 2007 aplica o cenrio em sua planilha; 26 Selecione o cenrio Aumento em bsico e durante a noite; 27 Clique no boto Mostrar; 28 O Excel 2007 aplica o cenrio em sua planilha; 29 Clique no boto Resumir; 30 Verifique se o boto de opo do Resumo do cenrio est selecionado e se a clula E8 aparece no campo de clulas de resultado; 31 Clique no boto OK; 32 O Excel 2007 cria um Resumo do cenrio.

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3.3 Atingir Meta

Muitas vezes, necessrio utilizar os dados das planilhas para calcular uma meta. O Excel 2007 possui o comando Atingir Meta, que, de uma maneira simples, possibilita que voc varie os dados da planilha para alcanar um resultado desejado. Essa ferramenta muito til para calcular as metas de uma empresa. Conhea, agora, uma tarefa e como resolv-la usando o Atingir Meta. Meta da empresa: Reduzir o custo de mo de obra de forma que ele no represente mais do que 20% dos gastos totais da empresa. Situao inicial: Gastos Totais: R$79.000.382,00 = 100% Mo de obra: R$18.000.382,00 = 22%

Com a tabela de custos aberta, localize o boto Teste de Hipteses. No menu que foi aberto, acesse Atingir Meta.

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No quadro Atingir meta, defina os valores: Clula que contm o valor que deve ser atingido. Neste caso, a porcentagem de participao da mo de obra nos custos da empresa. A Clula que deve ter o valor modificado. A Clula que deveria ser alterada era a C3, que continha o valor em dinheiro do custo da mo de obra.

Valor que deve ser atingido. Aqui, a meta era reduzir at 20% (0,2) a participao da mo de obra nos custos da empresa.

Aps definir a meta e as clulas que deviam ser alteradas, o Excel exibiu a janela Status do comando atingir meta. Nela, foi possvel visualizar os novos valores encontrados pelo programa.

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Confirmado o resultado, a tabela foi alterada automaticamente com os novos valores.

3.4 Ferramenta Solver

A Ferramenta Solver fica na Aba Dados, em Anlise de Dados, na barra acima.

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Para carreg-la, clique no Boto Microsoft Office, que ir abrir uma janela com vrias opes. Em seguida, clique em Opes do Excel.

Clique em Suplementos.

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Na caixa Gerenciar, selecione Suplementos do Excel. Em seguida, clique em Ir.

Na caixa Suplementos disponveis, selecione a caixa Solver e clique em OK.

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Caso aparea esse aviso, clique em Sim para concluir a instalao.

Pronto! A Ferramenta Solver est instalada.

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Observe a situao a seguir e veja onde voc poder utilizar a Ferramenta Solver: Para distribuir o oramento publicitrio de uma empresa em anncios a serem publicados em revistas especializadas. Alguns exemplos de condies para esse caso so: Maximizar o nmero de pessoas que vero aos anncios; Comprar pelo menos oito anncios em trs revistas e pelo menos dez na quarta; No fracionar a compra de um anncio (s usar nmeros inteiros); No comprar mais do que 20 anncios em uma revista.

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4. Compartilhando Pastas de Trabalho

4.1 Compartilhando pastas
Compartilhar informaes em planilhas entre os membros de uma equipe de trabalho uma situao bastante comum e, muitas vezes, bastante necessria. O Excel permite que voc compartilhe seus dados e consiga gerenciar as alteraes feitas nas planilhas por seus colegas.

1 Para ativar o compartilhamento de uma pastade trabalho, v aba Reviso, na Barra de Ferramentas.

2 Em seguida, clique em Compartilhar Pasta de Trabalho.

Na caixa de dilogo Compartilhar pasta de trabalho, marque a opo Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo.

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O prximo passo definir as opes de compartilhamento na guia Avanadas.

Nesta caixa, duas informaes so muito importantes:

A segunda decide qual de duas alteraes conflitantes em uma clula deve ser aplicada.

A primeira determina se o Excel deve manter um histrico das alteraes e, em caso afirmativo, por quantos dias deve manter a alterao.

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4.2 Gerenciando Alteraes

Lembre-se de que, quando se compartilha uma planilha, interessante controlar e gerenciar as alteraes feitas pela equipe. Com este controle possvel, por exemplo, localizar facilmente as pessoas que fizeram as alteraes, caso tenha alguma dvida sobre algum dado. O melhor que voc tem a possibilidade de decidir se aceita ou no estas alteraes. Veja como realizar estes procedimentos.

1 Clique na guia Reviso; 2 No grupo Alteraes, selecione a opo Controlar Alteraes; 3 Agora, clique em Realar Alteraes; 4 Marque a opo Controlar Alteraes ao Editar; 5 Clique no boto OK; 6 Uma Caixa de Dilogo exibida, indicando que o Excel 2007 salvar a Pasta de Trabalho; 7 Clique no boto OK; 8 O Excel salva a Pasta de Trabalho e comea a controlar as alteraes; 9 Clique numa clula, por exemplo a E6; 10 Digite 15% e tecle Enter; 11 Um sinalizador azul aparece; 12 Na clula E7, digite 12% e tecle Enter; 13 Na Barra de Ferramentas de acesso rpido, clique no boto Salvar; 14 Selecione a opo Controlar Alteraes; 15 Agora, selecione a opo Realar Alteraes em uma nova planilha; 16 Marque a opo Realar Alteraes; 17 Clique no boto OK; 18 O Excel cria e exibe uma planilha denominada Histrico, que cont uma lista de todas as alteraes feitas; 19 Clique na Planilha 1; 20 Selecione a opo Controlar Alteraes; 21 Agora, selecione as opes Aceitar/Rejeitar Alteraes; 22 Clique no boto OK; 23 O Excel mantm a alterao e, em seguida, exibe a a prxima alterao; 24 Clique no boto Aceitar; 25 O Excel 2007 mantm a alterao e exclui a planilha Histrico. A caixa de dilogo Aceitar ou rejeitar alteraes desaparece.

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4.3 Protegendo Arquivos Compartilhados

Mas o que fazer quando a planilha que ser compartilhada contm dados muito importantes e no deve ser alterada pela equipe? A soluo limitar o acesso s pastas ou a parte delas com o uso de senhas. Veja o passo a passo: 1 Clique no boto da Microsoft para abrir o menu de opes; 2 Selecione a opo Salvar Como; 3 Na caixa de Dilogos, clique em Ferramentas; 4 Selecione Opes Gerais; 5 Em Opes Gerais, insira uma senha de proteo; 6 Em seguida, insira a senha de gravao; 7 Clique no boto OK; 8 O Excel abrir a caixa de dilogo confirmar senha. Reinsira a senha para prosseguir; 9 Clique em Salvar.

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5. Macros
5.1 Conceito de Macro
Quando trabalhamos frequentemente com planilhas, algumas tarefas acabam sendo executadas vrias vezes. O ideal, nesses casos, automatiz-las, criando uma Macro.

A Macro uma srie de aes automatizadas que renem aes mais complexas que realizamos com frequncia no Excel. Exemplo: Caso queira destacar vrias clulas de uma planilha para enfatizar um aspecto de seus dados, recomendvel criar uma Macro que faa isso automaticamente, em vez de destacar as clulas manualmente sempre que apresentar tais dados.

Veja onde as Macros localizam-se na Barra de Ferramentas do Excel 2007 e o passo a passo para cri-las.

V aba Exibio.

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No boto Macros, h uma seta. Clique nele para abrir o menu de opes.

Para criar uma Macro, escolha Gravar Macro.

A caixa Gravar Macro exibida. Escreva o nome da Macro que deseja gravar e clique em OK.

Em seguida, execute as aes que deseja e salve na Macro.

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Quando a ao estiver concluda, volte ao boto Macros e clique em Parar Gravao.

5.2 Gravando e Modificando Macros

Para criar uma Macro, acompanhe o passo a passo a seguir. 1 Selecione a guia Exibio; 2 Clique no boto Macros; 3 Clique na opo Gravar Macro; 4 Informe o nome da Macro; 5 Clique no boto OK; 6 Clique no destaque para selecionar um intervalo de clulas; 7 Selecione a guia Incio; 8 Clique no boto Negrito; 9 Selecione a guia Exibio; 10 Clique no boto Macros;

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11 Clique na opo Parar Gravao; 12 Clique na opo Editar; 13 Clique no final da linha logo acima de End Sub e Digite Rang(C9). Select.; 14 Agora digite Select.Font.Bold = False. Essa declarao de Macro remove a formatao de negrito da clula selecionada (C9); 15 Clique no boto Salvar para gravar sua alterao; 16 Clique no boto Fechar; 17 Clique no boto Macros; 18 Clique na opo Exibir Macros; 19 Clique no boto Executar; 20 Os contedos da clula C9 aparecem com a formatao de negrito removida.

5.3 Exibindo Macros na Barra de Acesso Rpido

Uma ferramenta to prtica quanto as Macros deve estar disponvel num local de fcil acesso, como na Barra de Acesso Rpido do Excel. Para isso, voc deve seguir alguns passos para adicionlas a essa barra.

Abra o menu da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

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Quando abrir a janela Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, clique em Mais Comandos.

Nos Comandos mais usados, selecione Exibir Macros e, em seguida, Adicionar.

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Com Exibir Macros selecionado na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, clique em OK.

Agora, o boto Macros pode ser acessado de maneira bastante prtica.

Voc tambm pode adicionar botes que representem as Macros na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Assim, voc pode clicar no boto para executar a Macro imediatamente.

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Faa o mesmo caminho feito anteriormente, acessando o menu da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

Abra o menu Escolher Comandos.

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Selecione Macros e, em seguida, clique em Adicionar.

As Macros existentes aparecero neste campo em destaque. Basta selecionar a desejada e clicar em Adicionar. Para confirmar a operao, clique em OK.

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5.4 Personalizando Macros

O boto das Macros pode ser personalizado e voc pode modific-lo quando quiser. Veja como fazer isso:

Acesse o boto do Microsoft Office. Na caixa de dilogos, clique em Opes do Excel.

Abra o menu de Escolher comandos e Selecione a opo Macros.

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Clique na Macro que voc desejar e, em seguida, em Adicionar.

Selecione a Macro e clique em Modificar.

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A caixa de dilogo com opes de botes exibida. Selecione o desejado e clique em OK.

Pronto! O boto da Macro est na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Quando desejar us-la, basta clicar nele.

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5.5 Executando Macros Automaticamente

Voc tambm pode fazer com que o Excel execute uma Macro sempre que uma pasta de trabalho for aberta. Veja o passo a passo:

O truque est no nome que ser dado Macro. Sempre que o Excel 2007 encontra uma Macro com o nome Abrir_auto, ele a executa quando a pasta de trabalho qual est vinculada aberta.

1 Selecione o boto de opo Habilitar este contedo e, em seguida, clique em OK; 2 Clique no boto Macros; 3 Clique na opo Gravar Macro; 4 Informe o nome da Macro; 5 Clique no boto OK; 6 Selecione o boto de opo Habilitar este contedo e, em seguida, clique em OK; 7 Selecione um intervalo de clulas, por exemplo, B3:C11; 8 Clique na guia Incio; 9 Clique na opo Negrito; 10 Clique novamente na opo Negrito, para tirar a Formatao; 11 Clique na guia Exibio; 12 Clique novamente no boto Macros; 13 Agora, selecione a opo Parar Macro; 14 Clique novamente no boto Macros; 15 Selecione a opo Exibir Macros; 16 Selecione a Macro Realar; 17 Clique no boto Executar; 18 Selecione um intervalo de clulas, por exemplo, B3:C11.

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