Aula1 Arquivologia TSE

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TSE
PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 01 - Conceitos fundamentais de Arquivologia
Ol mais uma vez, amigos concurseiros! Tudo bem com vocs? Espero
que estejam muito animados para o nosso curso.
Nesta primeira aula estaremos tratando dos conceitos fundamentais da
Arquivologia, um contedo cada vez mais comum em provas de concurso.
Aproveito a deixar para reafirmar o dito anteriormente, na aula
demonstrativa: o contedo deste curso, apesar de direcionado para o Tribunal
Superior Eleitoral, serve para a grande maioria dos concursos para Tribunais
Regionais Eleitorais e Tribunais estaduais em que a banca organizadora seja o
Cespe/UnB. Ento, mesmo que no pretendam adquirir o curso para este
concurso em especial, ser interessante adquiri-lo para outros concursos de
tribunais.
Como dito tambm, este curso ser orientado para resoluo de
questes do Cespe/UnB, uma vez que a probabilidade de ser esta a banca
escolhida muito grande. Podemos perceber isto observando os ltimos
concursos para os tribunais superiores. Contudo, para melhor fixar o contedo,
estaremos tambm trabalhando com questes e provas de outras bancas,
mesmo que em menor nfase.
Sendo assim, vamos arregaar as mangas e por as mos na massa!

Mayko Gomes
Agosto/2011



CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Conceitos
Esta primeira aula tratar dos conceitos, princpios e fundamentos que
norteiam a disciplina arquivstica. Em primeiro lugar, devemos ento definir o
que a prpria Arquivologia. E essa definio ser feita pelo Dicionrio de
Terminologia Arquivstica, que assim afirma: Disciplina que estuda as funes
do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo,
organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos.
Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os arquivos e seus
documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas
ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos
funcionais.
Passando ento pela definio da disciplina, temos que definir o seu
objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com
quatro significados. So eles:
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,
etc);
3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de
documentos;
4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
diviso de arquivo, etc).
Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o contexto
quem vai determinar qual destes significados est sendo empregado. Vamos a
um exemplo de questo sobre o assunto:
(MPU/2004 Esaf) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale
qual das assertivas abaixo no corresponde a uma de suas definies:
a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas fsicas ou
jurdicas, pbicas ou privadas, ao longo de sua existncia.
b) Acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio
ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus
objetivos polticos, legais e culturais.
c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato
administrativo ou executivo de que so parte constituinte.


d) Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento
documental e pela utilizao dos arquivos.
e) Edifcio onde so guardados os arquivos.
Resoluo
Uma questo com nvel de dificuldade bem elevado, como esperado de
uma banca como a Esaf. A nica alternativa que no condiz com as definies
do termo arquivo apresentados acima o apresentado na letra A. Na
verdade, todo o conceito est correto, e o examinador tornou errado ao
empregar o termo colecionados. Os documentos so colecionados em
bibliotecas. Nos arquivos, os documentos so acumulados. Este assunto ser
tratado ainda nesta aula, mais adiante.
Dificilmente este assunto ser pedido em provas para cargos de nvel
mdio. O importante que vocs se atentem para o fato da polissemia do
termo para que no tenham dvidas quando responder as questes.
Mas voltando aula, temos as definies de arquivo, que o objeto de
estudo da Arquivologia ou Arquivstica. importante tambm saber que a
funo do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos.
Agora que j definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua funo,
que tornar disponveis os seus documentos, devemos saber o que so os
documentos do arquivo.
O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada
em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja
transmitir.
Suporte: o material fsico onde est inserida a informao.
Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email,
os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao
registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.
Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro
elemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente
atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos
Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de


suas atividades. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido
uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a
revista. A revista em si no ser considerada documento de arquivo, uma vez
que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura
ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.
Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve
ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante
de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em
resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios
esses dois elementos:

e

Assim, j sabemos o que um documento, o que um documento de
arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos ento diferenciar o arquivo das
outras unidades de informao que podem existir em uma instituio.
rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os
documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,
geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so
mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou
provenincia (que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos mais
adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou
quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo
provar e testemunhar.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios
exemplares, e so unidos pelo seu contedo, e em sua maior parte, so
Ser produzido ou recebido em
decorrncia das atividades da
instituio
Ser capaz de provar que ao
realmente aconteceu, ou
informar sobre ela


impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico
formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo
instruir e educar.
Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de
documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues
(audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente
informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com
finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e
dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so
classificados como tridimensionais.
Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas
de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder
facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes. Vamos a mais
algumas questes:
(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo no so objeto
de coleo, mas produtos e subprodutos das funes das atividades de uma
organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica.
Resoluo
O item est correto. exatamente o que aprendemos antes. Os
documentos so produzidos ou recebidos como resultado, como conseqncia
de uma atividade. Ele deve ser capaz de provar ou testemunhar sobre essa
atividade. E so acumulados (orgnicos) e no colecionados. Atentem tambm
para o fato de que pessoas fsicas podem ter arquivos. Pode ser um arquivo de
carter profissional, pessoal, familiar, etc.
(MPE-AM/2008 Cespe/UnB) As colees de documentos de outras
instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e
por entidades privadas so consideradas arquivo.
Resoluo
O item est incorreto. Como dito, os documentos de arquivo so
acumulados de forma natural. Os documentos que so colecionados so os de
biblioteca. Um rgo pblico pode adquirir documentos de outras instituies
pblicas, mas para que esses documentos sejam considerados de arquivo,
devem ser produzidos ou recebidos como resultado de uma atividade
administrativa da referida entidade.


Dica importante sobre o assunto: algumas bancas cobram do candidato
que ele saiba a diferena entre os quatro rgos de documentao. Contudo, o
Cespe/UnB costuma cobrar apenas as diferenas entre arquivo e biblioteca.
Classificao dos Arquivos
Uma vez que j sabemos o que o arquivo, agora devemos saber os
vrios tipos de arquivos que existem. Os arquivos so classificados quanto
entidade mantenedora, quanto natureza dos documentos que o compem,
quanto extenso de sua atuao e quanto aos estgios de sua evoluo,
sendo este o mais importante critrio de classificao. Vamos a eles.
Quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos ou privados.
Os arquivos pblicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei n
8.159/91), so conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Assim, os arquivos de
todas as instituies e pessoas que estejam realizando atividades de gesto de
servios pblicos, so considerados pblicos.
Os arquivos privados so conjuntos de documentos acumulados por
pessoas fsicas ou instituies de carter particular, contanto que estas no
estejam executando atividades de gesto de servios pblicos.
Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras
classificaes quanto entidade mantenedora, quais sejam:
Pblicos: mantidos por rgos pblicos, em qualquer esfera de atuao
(Unio, DF, estados e municpios).
Comerciais: mantidos por instituies ou grupos com fins lucrativos
(empresas, corporaes, holdings, etc)
Institucionais: mantidos por instituies, organizaes ou grupos sem
fins lucrativos (igrejas, sindicatos, associaes, partidos polticos, etc)
Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar.
Esses arquivos refletem as atividades de uma pessoa ou famlia, como
atividades profissionais, atividades sociais, parcerias formadas, etc.
(SGA-DF/2004 Cespe/UnB) Os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por todos os tipos de entidades privadas so considerados
documentos pblicos.
Resoluo
O item est incorreto. Como vimos, os arquivos so pblicos so aqueles
mantidos por instituies pblicas, ou privadas desde que estejam


encarregadas da gesto de servios pblicos. Como exemplo, podemos afirmar
que os arquivos de uma empresa de transporte pblico so arquivos pblicos.
(TCE-AC/2006 Cespe/UnB) Segundo as entidades criadoras e
mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos,
institucionais, comerciais e pessoais.
Resoluo
O item est correto. Lembrando que esta classificao foi idealizada pela
autora Marilena Leite Paes.
(Censipam/2006 Cespe/UnB) So considerados arquivos pblicos os
documentos produzidos ou recebidos ao longo de suas funes e atividades
administrativas, legislativas e judicirias por rgos e entidades pblicas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, por agentes do poder
pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista e por organizaes
sociais.
Resoluo
O item est correto. Acreditei ser melhor coment-lo, pois foi muito bem
elaborado. O examinador trouxe o texto da lei, acrescentando alguns exemplos
de entidades para tentar confundir o candidato. Ao mencionar todos esses
tipos de pessoas, o candidato pode ficar inseguro em marcar correto.
Contudo, a lei no diferencia instituio nem pessoas que podem ter seus
arquivos considerados pblicos. Ela diz apenas instituies pblicas ou
entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Assim, no
importa a natureza da instituio ou pessoa: caso esteja executando servios
pblicos, seus arquivos sero considerados pblicos.
Quanto Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou
especializados.
Os arquivos especiais so aqueles que guardam documentos dos mais
variados suportes, e por isso precisam de cuidados especiais. Nesse tipo de
arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o suporte
(papel, CD, disco rgido, etc) e depois se utiliza outros critrios para sua
organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes so
feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservao dos mesmos. Por
exemplo: um arquivo pode ter um local especfico para guardar CDs, papis,
fitas de vdeo, pelculas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes
tipos de cuidados.
Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos, so aqueles que
guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os
documentos so agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se
utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo utilizado
quando uma instituio trata de muitos assuntos, em diferentes reas do
conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por exemplo: uma entidade


pode guardar documentos relativos rea de engenharia, de medicina, de
artes em locais separados. Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita
a compreenso dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.
(TJ-PA/2006 Cespe/UnB) Em arquivos denominados especiais, so
mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um
campo especfico do saber.
Resoluo
O item est incorreto. Os arquivos especiais guardam documentos de
acordo com seu suporte, e no de acordo com o assunto.
(Sebrae/2008 Cespe/UnB) O arquivo especializado se refere
existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos,
fitas, microfilmes e slides.
Resoluo
O item est incorreto. Novamente, os arquivos especiais so os que
guardam documentos considerando o suporte, e no os especializados.
Em resumo, basta que o candidato faa a seguinte associao:
Especiais => Suporte / Especializados => Assunto
Quanto a Extenso de sua Atuao: podem ser setoriais ou centrais
(ou gerais).
Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos
seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.
utilizado principalmente por empresas, rgos e entidades de grande porte, ou
de estrutura administrativa complexa (vrios departamentos, vrias filiais,
etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser
separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras,
etc).
Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os
documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente por
empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos, apenas um
local para instalaes fsicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa
que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio
medico, etc.
importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos
arquivos correntes. Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.


(MS/2008 Cespe/UnB) O arquivo setorial aquele estabelecido junto
aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
Resoluo
O item est correto. Os arquivos setoriais se localizam prximos aos
interessados diretos para facilitar a busca e utilizao dos documentos. Ainda,
cumprem a funo de arquivo corrente, como mencionado antes.
(MCT/2008- Cespe/UnB) Quanto abrangncia de sua atuao, os
arquivos setoriais so aqueles destinados a receber somente os processos
administrativos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de
uma instituio.
Resoluo
O item est incorreto. No h restries quanto aos tipos de documentos
que podem compor os arquivos setoriais nem os gerais. O que vai determinar
se um documento fica no arquivo setorial ou no ser a importncia ou
urgncia em sua utilizao.
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) A unidade de arquivo destinada a receber
documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma
instituio classificada como arquivo setorial.
Resoluo
O item est incorreto. Temos aqui o caso em que a unidade de arquivo
recebe documentos de todos os rgos da instituio, centralizando suas
atividades. O item apresenta corretamente o conceito de arquivos gerais e no
o de setoriais.
Quanto aos Estgios de sua Evoluo: podem ser correntes,
intermedirios e permanentes.
Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos que so
constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objeto de
consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam de consultas freqentes.
Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que
no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.


Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no
tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que
tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso
devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Dica importante sobre o assunto: a classificao quanto ao estgio de
evoluo o que nortear todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e
classificao foram consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de
agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao
como base.
Dica importante sobre o assunto: em provas, essa classificao pode vir
com nomes alterados. Portanto importante que o candidato fixe a idia que
os nomes trazem: corrente = utilizado com freqncia, intermedirio =
aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente.
Dica importante sobre o assunto: os estgios de evoluo dos arquivos
tambm podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs
idades.
(Fiocruz/2006 Jos Pelcio Ferreira) O ciclo vital dos documentos
compreende as idades:
a) Temporria, intermediria, permanente.
b) Corrente, intermediria, permanente.
c) Administrativa, temporria, permanente.
d) Administrativa, intermediria, permanente.
e) Corrente, temporria, permanente.
Resoluo
Como vimos na aula, os nomes que apresentam corretamente as idades
so corrente, intermedirio e permanente. Estes nomes so apresentados na
alternativa de letra B.
(BNDES/2006 Cesgranrio) A teoria arquivstica apresenta as trs
idades dos arquivos como estgios de sua evoluo. A idade em que so
arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza
administrativa a:
a) Permanente.
b) Corrente.
c) Especializada.
d) Empresarial.
e) Pblica.
Resoluo


Vimos que os documentos, quando perdem seu valor administrativo,
devem ser eliminados ou guardados definitivamente por possuir valor cultural
ou histrico. Quando devam ser guardados definitivamente, os documentos
ficam arquivados no arquivo permanente. Ento, a resposta correta a
alternativa de letra A.
Classificao dos Documentos
Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm
podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos so
classificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto natureza
do assunto.
Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),
iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos e
microgrficos.
Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam a
informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios,
certides, atas, etc.
Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,
diapositivos (slides), etc.
Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao em
foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuro telefnica, sons
gravados em fitas cassete.
Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som).
Exemplo: filmagens e vdeos.
Os documentos informticos ou digitais so aqueles gravados em meio
digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos.
Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato
DVD, etc.
Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informao
representa, de forma rduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas,
perfis, etc.
Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suporte
microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da
microfilmagem em nossa ltima aula do curso.
(TRE-MA/2009 Cespe/UnB) Os documentos textuais, audiovisuais e
cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos.
Resoluo


O item est correto. Todos os nomes citados so exemplos de gneros
documentais. Ressaltando ainda que o gnero audiovisual uma subgnero,
sendo os documentos que apresentam imagens em movimento e som.
(MS/2008 - Cespe/UnB) O dossi um documento do gnero
iconogrfico.
Resoluo
O item est incorreto. O dossi no documento, mas sim a reunio de
vrios documentos que tratam do mesmo assunto. O dossi no apresenta um
gnero especfico, pois qualquer gnero de documento pode estar nele: fotos,
textos, desenhos, etc.
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) Ofcios impressos, plantas de quadras
residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados,
quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos,
respectivamente.
Resoluo
O item est incorreto. As fotografias, como vimos, pertencem ao gnero
iconogrfico, e no filmogrfico.
Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so
classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de
acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento
foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes
de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das
partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma
espcie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos
a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.
Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia
pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos:
Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)
Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)
Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)
(PF-Escrivo/2009 Cespe/UnB) Ofcios, memorandos, cartas e
telegramas so tipologias documentais.
Resoluo


O item est incorreto. Os documentos apresentados acima so exemplos
de espcies documentais. Para que sejam tipologias documentais, falta
acrescentar-lhes as funes. Exemplo: carta de referncia.
(MS/2008 Cespe/UnB) A tipologia documental o resultado do
somatrio entre o suporte documental e a funo dos documentos.
Resoluo
O item est incorreto. Como vimos, a tipologia documental a juno do
aspecto formal com a funo. O suporte em nada contribui para esta
classificao.
(TRE-MS/2007 FCC) Portaria, portaria de nomeao, cpia, fita
magntica e ficha so, respectivamente, exemplos de:
a) Espcie, tipo, forma, suporte e formato
b) Gnero, srie, forma, suporte e espcie.
c) Srie, subsrie, gnero, forma e tipo.
d) Fundo, grupo, srie, gnero e forma.
e) Grupo, subgrupo, tcnica de registro, formato e suporte.
Resoluo
Este tipo de questo deve ser resolvida por eliminao. J sabemos que
a portaria exemplo de espcie, que a portaria de nomeao exemplo de
tipo, e que a fita magntica exemplo de suporte. Ento a alternativa correta
a de letra A.
Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos
(ou ordinrios) ou sigilosos.
Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no
prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no
possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no
causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros.
Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s
podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de
segurana especiais para sua custdia e divulgao.
Sobre o assunto, devemos considerar o Decreto Federal n 4.553/02,
que trata dos documentos e material de carter sigiloso para a Administrao
Pblica. O referido decreto atribui graus de sigilo, sua classificao e o perodo
pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Segue tabela de
classificao.



Grau de Sigilo Anos / Prorrogao Acesso Indevido
Ultrassecreto 30 + 30 anos Acarreta dano excepcionalmente grave
Secreto 20 + 20 anos Acarreta dano grave
Confidencial 10 + 10 anos Acarreta dano segurana do Estado
Reservado 05 + 05 anos Pode comprometer planos e operaes

No vamos nos ficar mais no assunto, pois o nosso edital (ainda) no
pede legislao correlata da rea. Mas muito importante que o candidato leia
o Decreto mencionado acima para maior conhecimento do assunto.
(MEC/2009 Cespe/UnB) Correspondncias consideradas ostensivas so
classificadas, pelo grau de sigilo, com confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.
Resoluo
O item est incorreto. Os documentos de carter ostensivo podem ser de
conhecimento irrestrito, e, portanto, no recebem classificao de graus de
sigilo.
(Inpi/2006 Cespe/UnB) Quanto ao gnero, os documentos so
classificados em ostensivos e sigilosos.
Resoluo
O item est incorreto. A classificao em ostensivos e sigilosos feita
quanto natureza do assunto, e no quanto ao gnero.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) Reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de
medidas especiais de guarda e divulgao.
Resoluo
O item est correto. Como vimos, determinado em decreto federal que
estes so os graus de sigilo que podem ser atribudos aos documentos
sigilosos.
Cincias Auxiliares
A Arquivologia, para o desempenho de seus estudos, conta com a
contribuio de outras reas do conhecimento. Vamos listar algumas que
podem aparecer em provas:
Diplomtica: cincia responsvel por estudar os aspectos de
autenticidade dos documentos;
Paleografia: tcnica que habilita a decifrar os documentos antigos
atravs do estudo da histria e evoluo das letras.


Herldica: arte ou cincia que estuda os brases e selos.
Genealogia: cincia que estuda a histria e evoluo dos grupos
familiares e sociais.
Terminologia Arquivstica
A Arquivologia, assim como outras cincias, possui um conjunto de
termos especficos. Para melhor compreender os comandos das questes em
provas, vou comentar aqui os que mais costumam aparecer ou causar algum
tipo de confuso. Contudo, necessrio que o candidato consulte tambm o
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, disponvel no portal eletrnico do
Conselho Nacional de Arquivos CONARq. Vamos a alguns termos:
Acervo: conjunto de documentos que pertencem ao arquivo.
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua
preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a
colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele,
ou o depsito. No confundir com acondicionamento.
Anexao: a juntada de um documento ou processo a outro processo
em carter definitivo, prevalecendo o nmero do processo mais antigo. A
anexao ocorre quando h um caso de antecedente, que so situaes
similares relacionadas com a mesma pessoa.

Apensao: a juntada de um documento ou processo a outro processo
em carter temporrio, conservando cada processo sua identidade e
independncia. A apensao ocorre quando h casos de precedentes, que so
situaes similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensao
servir apenas como orientao nas decises a serem tomadas.
Observe o esquema mnemnico:

Anexao - juntada definitiva de antecedentes (mesma situao,
mesma pessoa)
Apensao - juntada temporria de precedentes (mesma situao,
pessoas diferentes)

Arquivamento: tanto pode ser a Seqncia de operaes intelectuais e
fsicas que visam guarda ordenada de documentos; quanto a ao pela qual
uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitao.

Avaliao: processo de anlise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que
lhes so atribudos.


Centro de documentao: instituio ou servio responsvel pela
centralizao de documentos e disseminao de informaes.

Centro de informao: instituio ou servio responsvel pela
centralizao e disseminao de informaes.

Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,
de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de
arranjo. Em se tratando de documentos sigilosos a atribuio de graus de
sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de
segurana.

Consulta: busca direta ou indireta de informaes.

RESUMO DA AULA
Conceitos
Arquivologia: cincia que estuda os arquivos e os seus documentos.
Arquivo: temo polissmico que pode significar o conjunto de documentos
institucionais, o mvel para guarda de documentos, o edifcio ou parte dele
destinado para armazenar o acervo, ou a unidade administrativa responsvel
pela gesto dos documentos.
Documento: a informao fixada em um suporte material.
Documento de arquivo: o produto, o resultado de uma atividade
administrativa, capaz de provar e testemunhar sobre a atividade que o gerou.
rgos de documentao
So responsveis por gerenciar a informao dentro de uma entidade.
So eles: o arquivo, a biblioteca, o centro de documentao ou informao e o
museu.
Classificao dos arquivos
Os arquivos podem ser classificados quanto entidade mantenedora (em
pblicos e privados; ou pblicos, comerciais, institucionais e pessoais,
conforme Marilena Leite Paes); quanto natureza dos documentos (especiais
ou especializados), quanto extenso de sua atuao (setoriais ou centrais,
somente para os arquivos correntes); e quanto aos estgios de sua evoluo
(correntes, intermedirios e permanentes).
Classificao dos documentos


Os documentos podem ser classificados quanto ao gnero (escritos ou
textuais, iconogrficos, filmogrficos, microgrficos, cartogrficos, sonoros,
audiovisuais, informticos ou digitais); quanto espcie e tipologia documental
(a juno do aspecto formal com a funo do documento); e quanto natureza
do assunto (ostensivo ou sigiloso. Os graus de sigilo so ultrassecreto, secreto,
confidencial e resevado).
Cincias Auxiliaes
Diplomtica: estuda elementos de autenticidade dos documentos
Paleografia: estuda a escrita, sua histria e evoluo.
Herldica: estuda os selos e os brases oficiais.
Genealogia: estuda a histria das famlias e grupos sociais.
Lembrando que o candidato deve estar atendo a alguns termos
especficos da disciplina, pois podem precisar deles para interpretar muitas das
questes que aparecem.



EXERCCIOS

01 (MPS/2010 Cespe/UnB) Documento toda informao registrada
em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e
pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas
diferentes pocas e nos diversos lugares.
02 (MPS/2010 Cespe/UnB) Pode-se denominar arquivo tambm a
instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de
fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao
dos arquivos.
03 (MS/2010 Cespe/UnB) O termo suporte utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes
registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so:
papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco
ptico, entre outros.
04 (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) Entende-se por documentos de
arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou
jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como
prova de tais atividades.
05 (MS/2008 Cespe/UnB) Qualquer pessoa fsica ou jurdica, isto ,
um indivduo, uma famlia, um organismo pblico ou privado cria, produz ou
gera um arquivo.
06 (MMA/2003 Cespe/UnB) Os arquivos so constitudos apenas por
documentos em suporte papel.
07 (MPU/2006 FCC) Constituem exemplos de suporte:
a) Livro e papel.
b) Fita magntica e disco ptico.
c) Pergaminho e manuscrito.
d) Filme e caixa-arquvo.
e) Papiro e guia-fora.
08 (STM/2004 Cespe/UnB) A composio do conceito de arquivo
adotado pela arquivstica define que seus documentos devem possuir um
mesmo tipo de suporte fsico.
09 (TCE-AC/2006 Cespe/UnB) Arquivo o conjunto de documentos
produzidos e acumulados naturalmente, ao longo das atividades de entidades
coletivas ou de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.


10 (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) Entende-se por documento de
arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao
administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte.
11 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Os arquivos de uma instituio so
formados a partir da informao registrada orgnica, interna ou externa, dessa
instituio.
12 (TRE-MT/2009 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo so
produzidos e recebidos com finalidades histricas, culturais e cientficas.
13 (INSS/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo um tipo de
material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar.
14 (Fundac-PB/208 Cespe/UnB) Um arquivo tem como funo
principal colecionar documentos histricos.
15 (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Uma caracterstica do arquivo a
existncia de uma coleo de manuscritos de valor histricos ajuntados por um
rgo, uma empresa ou uma instituio.
16 (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) A literatura apresenta algumas
semelhanas e diferenas entre bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam
documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins
funcionais.
17 (MTE/2008 Cespe/UnB) O conjunto documental produzido e/ou
recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes e atividades, so
considerados arquivos pblicos.
18 (MEC/2005 Cespe/UnB) As formas de ingresso dos documentos
nos arquivos das instituies pblicas so, preferencialmente, a compra, a
doao ou a permuta.
19 (MMA/2003 Cespe/UnB) Os arquivos, assim como as bibliotecas,
so formados por documentos produzidos e conservados com objetivos
culturais.
20 (PFI/2004 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos assemelham-se
aos biblioteconmicos pelo fato de apresentarem exemplares mltiplos.
21 (Pref. Rio Branco-AC/2007 Cespe/UnB) So considerados
documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de carter
pblico, e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos
no exerccios de suas atividades.
22 (MCT/2008 Cespe/UnB) Quanto abrangncia de sua atuao, os
arquivos setoriais so aqueles destinados a receber somente os processos
administrativos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de
uma instituio.


23 (MDIC/2006 Cespe/UnB) Quanto natureza dos documentos, so
classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob sua
responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento
diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na
conservao, por causa de sua forma fsica.
24 (Ancine/2006 Cespe/UnB) D-se o nome de arquivo especializado
ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies
especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao.
25 (Igeprev-PA/2005 Cespe/UnB) Quanto ao gnero, os documentos
contendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos e gravuras,
so classificados como documentos iconogrficos.
26 (Sead-EGPA/2005 Cespe/UnB) Determinada empresa de
engenharia e construo civil decidiu arquivar todos os desenhos de esboo e
fotografias de sues projetos de modo a manter o registro histrico da sua
evoluo e tambm para o prprio cliente poder acompanhar os mecanismos
de construo e como a empresa desenvolve suas obras. Tais documentos
podem ser caracterizados como:
a) Cartogrficos.
b) Iconogrficos.
c) Filmogrficos.
d) Microgrficos.
e) Informticos.
27 (DFTrans/2008 Cespe/UnB) Ata de reunio, relatrio de
atividades e projetos de trabalho so exemplos de categorias documentais.
28 (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) Documentos ostensivos so aqueles
que, alm de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou
caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio.
29 (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Em razo de se teor e dos seus
elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em
ultrassecretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como
reservados os documentos cuja revelao no autorizada possa comprometer
os objetivos neles previstos.
30 (Antaq/2005 Cespe/UnB) O tipo documental a configurao que
o documento assume de acordo com a disposio e a natureza de sua
informao.




GABARITO

01 Certo
02 Certo
03 Certo
04 Certo
05 Certo
06 Errado
07 B
08 Errado
09 Certo
10 Errado
11 Certo
12 Errado
13 Errado
14 Errado
15 Errado
16 Certo
17 Certo
18 Errado
19 Errado
20 Errado
21 Certo
22 Errado
23 Errado
24 Errado
25 Certo
26 B
27 Errado
28 Errado
29 Certo
30 - Errado



EXERCCIOS RESOLVIDOS

(MCT/2008 Cespe/UnB) Os arquivos expressam o conjunto das
informaes institucionais ou orgnicas, quaisquer que sejam sua data de
produo, seu suporte material e sua natureza.
Resoluo
O item est correto. O conceito de arquivo compreende documentos de
qualquer suporte, data e natureza. A condio para que um documento seja de
arquivo que ele seja produto de uma atividade administrativa.
(TCE-AC/2006 Cespe/UnB) Arquivo o conjunto de documentos
produzidos e acumulados naturalmente, ao longo das atividades de entidades
coletivas ou de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
Resoluo
O item est correto. Qualquer entidade, seja pessoa fsica ou jurdica,
competente para realizar atividades que geram documentos. Assim, esses
documentos so considerados de arquivo, desde que possam provar sobre
essas atividades.
(Prodesp/2004 Cetro) um ou mais conjuntos de documentos, de
qualquer poca, forma, e suporte material, produzidos, recebidos e
acumulados em processo natural, por uma Unidade no exerccio de suas
funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte
de pesquisa. Essa afirmao define o que chamamos de:
a) Acervo documental
b) Arquivo
c) Biblioteca
d) Sebo
e) Pinacoteca
Resoluo
Como vimos, funo do arquivo guardar, conservar e tornar acessvel
os documentos. Esses documentos devem refletir todas as atividades de uma
unidade em seu exerccio. Ento a alternativa correta a de letra B.
(TRE-MT/2009 Cespe/UnB) De acordo com o conceito de arquivo, uma
coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica no
considerada arquivstica.
Resoluo


O item est correto. Como vimos, a coleo caracterstica da biblioteca,
e no dos arquivos. Aproveitando a deixa, lembro a vocs de que o Cespe/UnB
costuma pedir muito a diferena entre arquivos e bibliotecas. As questes mais
comuns so aquelas em que o examinador coloca todo o conceito certo e
emprega o termo coleciona ou assemelhado no lugar de acumula o que
torna o item incorreto. Ento para frisar em isso, lembrem-se: Arquivos
Acumulam, e bibliotecas colecionam! Mesmo que o conceito esteja todo
correto, se aparecer coleciona ou outro parecido, s marcar errado no item.
(ANA/2006 Cespe/UnB) So considerados arquivos pblicos os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos exclusivamente por rgos
pblicos da administrao federal, naturalmente acumulados no exerccio de
suas atividades e guardados como prova de tais atividades.
Resoluo
O item est incorreto. Como vimos, todo e qualquer ente que esteja
encarregado da gesto de servios pblicos, mesmo que sejam pessoas fsicas
ou entidades de carter privado, tm seus arquivos considerados pblicos.
(CREA-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos mdicos so considerados
especializados.
Resoluo
O item est correto. Vimos que os arquivos especializados so tambm
chamados de tcnicos, pois guardam documentos relacionados a uma rea
especfica do conhecimento. Logo, quando os documentos, no importando seu
suporte, tratam do mesmo assunto, estaro no arquivo especializado.
(CREA-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos de engenharia so considerados
especializados.
Resoluo
O item est correto. o mesmo caso da questo anterior.
(CREA-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos de documentos audiovisuais so
considerados especializados.
Resoluo
O item est incorreto. Como vimos, os arquivos especializados guardam
documentos que tratam de uma mesma rea do conhecimento. No caso de
audiovisuais, estamos falando de gnero de documentos, o que no
suficiente para classificar um arquivo como especial ou especializado.



Pois bem, meus caros concurseiros! Chegamos ao fim de nossa aula.
Espero que tenham percebido que esta primeira parte no difcil, pois
so apenas conceitos e fundamentos iniciais. Relembrando que muito bom
que vocs faam uma consulta ao Dicionrio de Terminologia Arquivstica para
conhecer outros conceitos que podem aparecer em provas.
Como combinado antes, concentrei as questes e as explicaes no
padro do Cespe/UnB, que tem grandes chances de ser a banca escolhida para
a realizao do nosso concurso.
Contudo, caso tenham alguma dvida a respeito de questes de outras
bancas, ou outros concursos, podem postar no frum, que eu prontamente
responderei.
Em nosso prximo encontro estaremos tratando das atividades do
arquivo, que so gerenciar a informao e os documentos de uma entidade.
Vamos trabalhar mais a questo da Teoria das Trs Idades, pois como falei
antes, ser ela quem nortear todos os estudos e aplicaes prticas em
arquivos.
Estarei disponvel no frum do curso para solucionar quaisquer dvidas
que possam ter. Tambm estarei disponvel no email para ajudar-lhes em
qualquer outro assunto que puder! Lembrem-se: no levem suas dvidas para
a prova! Elas devem ficar aqui.
Desejo a todos um grande e forte abrao, e que continuem se esforando
sempre, pois a vitria vem a quem a persegue com garra!
Encontramos-nos ento no frum e em nossa prxima aula! At l.

Mayko Gomes
Agosto/2011

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TSE

PROFESSOR: MAYKO GOMES

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