ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ol, concurseiros! Tudo bem?

? Ainda com foras? No vamos desanimar agora! Sei que jogaram em ns um balde de gua fria com essa suspenso, mas no se deixem abater: questo de tempo. Vocs devem enxergar isso como uma prorrogao para os seus estudos, e tirar o mximo proveito da situao. Chegamos a esta segunda bateria de exerccios, onde estaremos comentando questes sobre protocolo, classificao, arquivamento e ordenao, e tabela de temporalidade. Como sempre, estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso para ajudar seus estudos. No deixem de postar suas dvidas e comentrios! Ento vamos arregaar as mangas, e mos massa!

Prof. Mayko Gomes Julho/2012

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ciclo Vital dos Documentos (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) A teoria das trs idades aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequncia de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificao dos valores primrio e secundrio presentes ou no nos documentos. Comentrio: As fases documentais so determinadas, segundo a teoria arquivstica, pelo valor e pela frequncia de uso dos documentos. Quando os documentos so muito utilizados, significa que so extremamente necessrios para uma determinada atividade; quando so pouco utilizados, significa que ainda so importantes para uma atividade administrativa, mas no to urgentes; e quando so guardados definitivamente, significa que tm muita importncia para outras reas do conhecimento. Gabarito: Certo

(MCT/2008 Cespe/UnB) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos. Comentrio: Segundo a teoria arquivstica, estas so as fases do arquivo. Elas no so trs tipos de arquivo, mas sim um nico arquivo dividido em trs fases. O arquivo corrente a fase que guarda documentos consultados com muita freqncia, sendo necessrios para vrios procedimentos administrativos. O arquivo intermedirio guarda documentos que ainda so muito importantes para a administrao, mas no so utilizados com tanta freqncia; esses documentos servem mais como garantia de direitos ou prestao de contas. O arquivo permanente guarda documentos que perderam todo o seu valor para a administrao (valor primrio), mas so importantes fontes de pesquisa para outras reas, como a Histria, a pesquisa cientfica, a Cultura, etc. Gabarito: Certo

(Censipam/2006 Cespe/UnB) Ciclo vital dos documentos nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou permanentes de acordo com a frequncia de uso, a provenincia e o grau de sigilo dos documentos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: O Ciclo Vital dos Documentos, assim como o Estgio de Evoluo dos Arquivos, outro nome dado Teoria das Trs Idades. Portanto, ateno isso. Os documentos passam por fases no arquivo, segundo a questo anterior, de acordo com a freqncia de uso, com a provenincia (origem) ou com o grau de sigilo. Ocorre que os documentos sigilosos (que estudamos em nossa primeira aula) NO PODEM EXISITIR NO ARQUIVO PERMANENTE. O objetivo de desse arquivo servir de fonte de pesquisa, e no h sentido em guardar ali documentos com restrio de acesso. Gabarito: Errado

(Imbel/2004 Cespe/UnB) Quanto frequncia do uso ou consulta, os arquivos podem ser: ativo, inativo e morto. Comentrio: Esta questo no apresenta novidades at aqui; mas acreditei que seria proveitoso coloc-la para explicar a vocs que as fases do arquivo (corrente, intermediria, permanente) podem receber nomenclaturas diferentes. Portanto ateno a elas: Corrente 1 idade Setorial Administrativo Ativo Vivo De movimento Em curso Ncleos de arquivo Gabarito: Errado Intermedirio 2 idade Pr-arquivo Records centers Semiativo Limbo Purgatrio Temporrio Transitrio Permanente 3 idade Histrico De custdia Passivo Morto Esttico Definitivo Final

(ANAC/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Comentrio: Todos os documentos do arquivo intermedirio tm as mesmas prerrogativas dos documentos do arquivo corrente: seu objetivo, seu valor, seus interessados, suas funes, etc. A diferena entre eles a sua freqncia de uso, que no intermedirio menor. Por esta razo vocs devem entender que o arquivo intermedirio pode ser considerado uma extenso do arquivo corrente. Inclusive muitas vezes no encontrado esse arquivo em empresas, pois seu custo no justifica sua instalao, e suas atividades podem ser realizadas pelo arquivo corrente. Ento tenham sempre em mente que a funo desse arquivo desafogar o fluxo no arquivo corrente.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Certo

(PF/2009 Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos no permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou da permanente. Comentrio: A teoria dos valores documentais afirma que os documentos possuem dois valores: o primrio, que o valor do documento para a atividade que o gerou (mediato); e o valor secundrio, que a importncia do documento para outras reas, diferentes da atividade que o gerou. O valor primrio imediato, temporrio (acaba medida que o documento cumpre seu objetivo administrativo) e todo documento o possui ( a razo de existir do documento); o valor secundrio mediato, definitivo (existe para sempre) e nem todos os documentos o possuem (deve haver avaliao). O valor secundrio pode ser probatrio (capaz de provar sobre a ao que o gerou) e/ou informativo (capaz de fornecer informaes relevantes sobre seu produtor. Ento se um documento ainda possui o valor primrio, deve ser guardado no arquivo corrente ou intermedirio, onde seu importante para a administrao; em seguida deve ser avaliado, e caso possua o valor secundrio, deve ser mantido no arquivo permanente. Portanto essa teoria suficiente para determinar a fase do arquivo em que se encontra o documento. Gabarito: Errado

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na Antaq seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas. Comentrio: Uma das classificaes que o arquivo corrente pode receber decorrente de sua propriedade me manter todos os documentos de uma instituio no mesmo local. Quando isso ocorre, dizemos que um arquivo geral ou central. Gabarito: Certo

(SEAD-SES-FHS-SE/2009 Cespe/UnB) Os arquivos correntes so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e (ou) recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios diretos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Ao contrrio, quando o arquivo corrente mantm divises, guardando seus documentos nos prprios departamentos que os produziram, dizemos que este arquivo setorial. Importante: setorial ou geral uma classificao atribuda somente aos arquivos corrente! Gabarito: Certo

(PF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. Comentrio: Em questo anterior vimos que os documentos de arquivo possuem valores, e que estes determinam as fases em que os documentos se encontram. Sabemos que o valor primrio imediato, ligado diretamente aos objetivos de criao do documento. Ento esse valor importante para a administrao e para a tomada de deciso (valor administrativo), ou para a garantia de direitos e prestao de contas (valor legal, fiscal). Esses documentos devem estar no arquivo intermedirio para servirem de garantia. Os documentos de valor secundrio so os capazes de provar sobre fatos relevantes, ou informar sobre a histria de seu produtor: origens, evoluo, criao, objetivos, metas, etc. Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, conhecido tambm como arquivo inativo, resultante da transferncia de documentos do arquivo corrente. Comentrio: Mais uma questo tratando no s dos nomes dos arquivos, mas do processo de passagens de documentos. O nome da passagem est correto: para o arquivo intermedirio chama-se transferncia, e para o arquivo permanente chama-se recolhimento. Mas o que est incorreto no item, o nome dado ao arquivo, que, como visto em questo anterior, deve ser semiativo. O nome inativo dado ao arquivo permanente. Gabarito: Errado

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (FUB/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade acumuladora, podendo, com autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades. Comentrio: Tambm com base em questo anterior, aprendemos que os documentos do arquivo intermedirio possuem as mesmas caractersticas dos documentos do arquivo corrente. Quando no arquivo intermedirio, os documentos possuem as mesmas prerrogativas e proibies, e uma delas o acesso liberado. Os documentos no arquivo corrente somente podem ser consultados por terceiros com a autorizao de seu produtor, e o mesmo vale para os documentos do arquivo intermedirio. Gabarito: Certo

(INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos pertencentes ao arquivo intermedirio devem ser recolhidos ao arquivo permanente o momento em que desaparecer o valor secundrio desses documentos. Comentrio: Podem perceber que bem comum a banca tentar enganar vocs associando o valor secundrio do documento idade secundria do arquivo. O pensamento seria: valor primrio, arquivo de 1 idade; valor secundrio, arquivo de 2 idade. Ento fiquem espertos nisso, pois a associao correta a seguinte: valor primrio, 1 e 2 idades; valor secundrio, 3 idade. Ento temos dois erros na questo: primeiro, o valor secundrio definitivo, ou seja, ele nunca desaparece; e segundo, todos os documentos do arquivo permanente devem possuir valor secundrio, ento no podem ser recolhidos documentos sem esse valor. Gabarito: Errado

(MPE-AM/2008 Cespe/UnB) Arquivo intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda permanente. Comentrio: a principal caracterstica do arquivo intermedirio ser um arquivo de guarda temporria. Significa que todos os documentos ali esto aguardando seu fim: eliminao ou guarda permanente. Gabarito: Certo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (PF/2009 Cespe/UnB) O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. Comentrio: Outra tentativa de enganar o candidato. Vimos que os documentos do arquivo corrente e intermedirio possuem as mesmas caractersticas, e, portanto, somente podem ser consultados com a autorizao de seu produtor. Mas vimos tambm, em questo anterior, que o arquivo permanente no pode guardar documentos com restrio de acesso. Todos os documentos do arquivo permanente podem ser consultados por qualquer pessoa. Guardar documentos com restrio de acesso no arquivo corrente vai de encontro ao seu objetivo, que servir de fonte de informao. Gabarito: Errado

(ANVISA/2007 Cespe/UnB) Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos correntes. Comentrio: As atividades citadas acima so algumas das desenvolvidas tipicamente no arquivo permanente. Este arquivo responsvel por manter a informao e os documentos sempre acessveis. Deve sempre dispor de tcnicas de organizao dos documentos (arranjo), de identificao dos conjuntos (descrio), de divulgao do acervo (publicaes), entre outras. Mas o que no pode haver nos arquivos permanentes a avaliao de documentos. A avaliao de documentos um estudo do mesmo para decidir se possui ou no o valor secundrio. Quando um documento recolhido, pressupe-se que j tenha sido avaliado. Alm disso, a avaliao abre a possibilidade para a eliminao de documentos, e isso tambm no pode haver no arquivo permanente. Gabarito: Errado

(MDS/2006 Cespe/UnB) Os documentos do arquivo histrico, tambm chamado permanente, somente podero ser descartados aps a autoridade arquivstica competente na esfera de atuao do rgo que os produziu ou acumulou autorizar a eliminao.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Mais uma pegadinha da banca para enganar os candidatos. Mas pela explicao da questo anterior, j sabemos que os documentos de arquivo permanente jamais devem ser eliminados, em hiptese alguma! Peo ateno e cuidado, pois muito comum esse tipo de confuso. Gabarito: Errado

Protocolo (MDS/2010 Cespe/UnB) A legislao determina que cada rgo tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea. Comentrio: O protocolo, atividade da Gesto de Documentos, na fase de utilizao, responsvel por controlar todo o trmite (movimentao) do documento, desde sua produo (ou recepo) at sua destinao (guarda permanente ou recolhimento). Por ser uma atividade de Gesto de Documentos, o protocolo no existe no arquivo permanente, e est ligado diretamente ao arquivo corrente. Deve haver um setor ou departamento responsvel por realizar esta atividade. Apesar de tudo isso, no existe uma lei ou qualquer outro tipo de regulamento (seno o interno de cada instituio) que determine a existncia de protocolos centrais e setoriais. Essa diviso deve ocorrer por livre deciso das instituies, de acordo com suas convenincias. Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. Comentrio: O registro, uma das atividades do protocolo, consiste em capturar o documento para o sistema de controle da instituio. Isso significa preencher o sistema com os seus dados (destinatrio, nmero, assunto, data, formato, remetente, procedncia, etc) e atribuir-lhe um nmero de protocolo, que servir para rastrear sua localizao e movimentao. Consultando esse nmero de protocolo podemos no s descobrir sua localizao fsica, como todos os lugares onde esteve e todas as pessoas que o utilizaram.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Muito importante que no confundam o sistema de protocolo com sistemas de informtica! bvio que as ferramentas de informtica ajudam e muito nas atividades de arquivo, especialmente pela preciso e velocidade na recuperao de informaes, mas o sistema de protocolo existe independente dos avanos tecnolgicos. Tanto que existia muito ante da informtica. No raro, especialmente em rgos pblicos, a existncia de cadernos de protocolo, onde so registrados manualmente as movimentaes do documento. Gabarito: Certo (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. Comentrio: As atividades de protocolo procuram simplesmente controlar o trmite de documentos. Todas as suas tarefas e ferramentas procuram apenas localizar o documento. Ento atividades como emprstimo de documentos e controlar prazos de devoluo so de responsabilidade do arquivo onde o documento est inserido. Isso por que, quando o documento est no arquivo, supe-se que j no esteja mais em trmite, e no h razo para a interveno do protocolo. Ento as rotinas de protocolo so as seguintes: Recebimento e Classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. Registro e Movimentao: Distribuio, redistribuio e entrega dos documentos. Expedio: Remessa de documentos para destinatrios externos instituio. E mais, esta questo pegou bem pesado ao afirmar que o protocolo define a conduta profissional do arquivista! Ento mesmo que no soubessem
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES da afirmao acima, j teriam marcado Praticamente um ponto dado pela banca. Gabarito: Errado errado por essa afirmativa.

(INSS/2008 Cespe/UnB) A abertura de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo. Comentrio: A abertura de processos, ou autuao de documentos e correspondncia (mesma coisa), deve ser feita EM REGRA no protocolo. Mas o protocolo no tem a prerrogativa de abrir o invlucro dos documentos sigilosos: deve encaminh-los diretamente a seus destinatrios, assim como os documentos particulares. Neste caso a autuao do documento ou correspondncia ser feita pelo prprio destinatrio, ou seu superior, ou algum do mesmo setor e competente para faz-lo. Portanto, em regra a autuao realizada no protocolo, mas existe a possibilidade, quando tratar de documento sigiloso, de ser feita por outros departamentos. Gabarito: Errado

(MCT/2008 Cespe/UnB) A tramitao de documentos o curso o documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. uma atividade de protocolo e est vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes. Comentrio: Pelas questes anteriores j sabemos que protocolo o responsvel por controlar o trmite dos documentos. E sabemos que o trmite dos documentos a movimentao e as devidas alteraes e providncias que o documento sofre at o cumprimento da atividade que o gerou. Aps o trmite (a movimentao), o documento ser arquivado, sendo extinta a atividade dos protocolos. E tambm, pelas suas caractersticas, o protocolo controla os documentos que esto tramitando na instituio, ou seja, que esto sendo utilizados com muita freqncia. Ento o protocolo est intimamente ligado ao arquivo corrente. Gabarito: Certo

(MS/2008 Cespe/UnB) As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Em questo anterior aprendemos que o protocolo deve ser de responsabilidade de um departamento ou setor especfico para isso. Por mais que esteja ligado ao arquivo corrente, o protocolo trabalha com as atividades de expedio, alm de tratar de correspondncias e documentos particulares e sigilosos. Gabarito: Errado

(STJ/2008 Cespe/UnB) Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. Comentrio: Mais uma questo tratando do registro de documentos. E como podem confirmar, no h dependncia do sistema de protocolo com sistemas de informtica. A informtica ajuda e muito com suas ferramentas, mas o protocolo existe autnomo em relao a elas. Gabarito: Certo

Classificao de Documentos (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Comentrio: A classificao o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trata. Esse cdigo deve existir na instituio, ser aprovado e estar em vigor. Todos os documentos devem receber a anotao do cdigo em sua primeira folha, e ser realizada no protocolo (lembrem-se das rotinas de protocolo), salvo quando se tratar de documento ou correspondncia sigilosa ou particular. E esta rotina sendo realizada no protocolo, no h a obrigao de ser feita por um arquivista. O que h a obrigao de ser feita por colaborador que trabalhe no protocolo, e que este seja devidamente treinado nas rotinas de protocolo e especialmente no procedimento de classificao de documentos. Gabarito: Errado

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A classificao de documentos de arquivo leva em considerao trs elementos: a ao a que os documentos se referem; a estrutura do rgo que produz e(ou) recebe os documentos e o assunto desses documentos. Comentrio: Um cdigo de classificao nada mais do que uma relao de critrios para separar e organizar os documentos da forma que mais convier para os interesses da administrao e para a busca e recuperao da informao. Existem muitos critrios para se elaborar um cdigo, e a escolha deles deve considerar as necessidades da instituio. Mas j devemos saber que os mais comuns so que separam os documentos de acordo com o assunto ou ao de que tratam (projetos, compras, recrutamento e seleo, etc.), a organizao interna da instituio (documentos da presidncia, do departamento jurdico, da assessoria de comunicao, da logstica, do transporte, etc.) ou as suas funes (fiscalizao, investigao, licitao, etc.) Gabarito: Certo

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. Comentrio: Pela resoluo da questo anterior j podemos comear a deduzir a resposta desta. Vimos, em um breve comentrio, que a um cdigo de classificao baseado na organizao de uma instituio monta o arquivo de forma a refletir sua estrutura. Ento os documentos, neste caso, sero agrupados de acordo com a unidade administrativa que os produziu. E s uma curiosidade: certo que a escolha do mtodo deve atender s necessidades da instituio, mas no geral a classificao funcional apresenta vantagem sobre a organizacional. Isso porque uma instituio pode sofrer muitas mudanas administrativas (fundir, criar, eliminar ou expandir rgos), mas as suas funes sero sempre as mesmas. Gabarito: Errado

(MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico. 12 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: A adoo de mais de um critrio sempre benfico, especialmente para as instituies de grande porte, e com muitos documentos. Quando isso ocorrer, sempre haver um critrio principal, e os demais sero subcritrios. Exemplo: classificao pela funo, e dentro desta, por assunto. E quanto aos mais utilizados, so mesmo os mencionados na questo: temtico (ou ideogrfico, ou por assunto), alfabtico, cronolgico, e numrico. Vamos estud-los mais a frente. Gabarito: Certo

(STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. Comentrio: Dentre os critrio de classificao que estudamos, nenhum deles se referia ao tipo documental. De fato, seria muito trabalhoso separar documentos por esse critrio, pois teramos inmeros conjuntos formados por uma quantidade nfima de documentos. Imaginem se eu tenho um cdigo com a seguinte classificao: 001 alvars de habite-se, 002 alvars de funcionamento, 003 relatrios de atividades, 004 pareceres tcnicos de engenharia, 005 pareceres de medicina, etc. Seria um cdigo para praticamente cada unidade documental que existisse na instituio. Gabarito: Errado

(ABIN/2010 Cespe/UnB) O plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos so instrumentos tcnicos fundamentais para o gerenciamento da informao dos rgos pblicos, e a existncia do plano fundamental para a devida aplicao da tabela. Comentrio: Tanto o plano ou cdigo de classificao quanto a tabela de temporalidade so instrumentos bsicos e fundamentais da Gesto de Documentos. Ambos so fruto do trabalho da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, que composta por profissionais de diversas reas da instituio. E as duas so irms: devem andar e trabalhar juntas. A tabela de temporalidade reflete o resultado da anlise da comisso sobre quais atividades e assuntos so ou no importantes para a instituio. Mas para que seja aplicada corretamente, necessrio o auxlio do plano de classificao, pois se a tabela julga, o plano identifica os assuntos e os documentos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A classificao dos documentos deve refletir a organizao e as funes/atividades do(s) rgo(s) que os produziram. Comentrio: Voltando a nossa primeira aula, a funo bsica e razo de existir do arquivo provar e testemunhar sobre as aes de seu produtor, ou informar sobre ele. Ento todas as suas atividades e ferramentas devem ser empregadas para atingir esse objetivo, e com a classificao no diferente. A classificao deve ser adotada de forma a refletir exatamente as aes como aconteceram, quando aconteceram, porque aconteceram e onde aconteceram. No caso de uma classificao estrutural, deve refletir no s a organizao interna da instituio, mas todas as mudanas estruturais, ocorridas ou no, desde sua criao at o momento de seu encerramento. Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica relativas s atividades - fim so as de nmero 100 a 800. Comentrio: Para quem no foi meu aluno no curso de Teoria e Exerccios ou no Pacote para Escrivo da Polcia Federal, ou ainda tem agora seu primeiro contato com esta disciplina, pode estranhar um pouco esta questo. Mas no se preocupem, a explicao vem agora. Como vocs sabem, existe em nosso pas a Poltica Nacional de Arquivos, normatizada pela Lei n 8.159/91 e Decreto 1.799/93. Dentre outras coisas, essa Lei cria o Sistema Nacional de Arquivos SINAR -, composto por entidades arquivsticas pblicas, instituies de ensino e associaes de profissionais na rea, mas as instituies privadas que manifestarem interesse. E como rgo central desse sistema, a mesma Lei cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ -, responsvel por definir a poltica que dever ser seguida por todos os membros do SINAR. E o CONARQ, atravs da Resoluo n 14, definiu a Tabela de Temporalidade e o Cdigo de Classificao dos documentos da Atividade Meio, de observncia obrigatria para todos os membros do SINAR. Determinou ainda que a tabela e cdigo de documentos da atividade fim de cada membro deve ser definido com base nessa Resoluo. O cdigo determinado pelo CONARQ tem por base a classificao por assunto. Est dividida em 10 classes, sendo 9 de assuntos determinados e
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES uma para generalidades. Essas 10 classes so numeradas em: 000, 100, 200, 300 e assim por diante. Segundo a Resoluo, a classe 000 j est reservada para documentos da atividade meio, relativos administrao; e a classe 900 est reservada a assuntos de interesse geral da instituio. Sendo assim, restaram as classes de 100 a 800 para que cada instituio as desenvolva para seus documentos relativos atividade fim. muito recomendvel que leiam essa Resoluo, que se encontra disponvel no site do CONARQ. Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do cdigo de classificao relacionadas s atividades-fim do rgo ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Comentrio: Ainda tratando da Lei de Arquivos mencionada acima, a mesma determina que atividades realizadas nos arquivos das instituies pblicas, como eliminao de documentos, elaborao do plano e da tabela e outras, devem ser aprovadas pelos arquivos pblicos nas respectivas esferas de competncia. No caso do Poder Executivo Federal, essas atividades devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Caso se tratasse de uma instituio estadual do DF ou municipal, deveria ser aprovado pelo respectivo arquivo pblico estadual, ArPDF ou municipal. Gabarito: Certo

(Correios/2011 Cespe/UnB) A classificao, uma das atividades tratadas no setor de protocolo, realizada no momento do recebimento dos documentos. Para tanto, necessrio haver um cdigo de classificao, que deve ser anotado no prprio documento. Comentrio: Praticamente uma reviso. Vimos que nas rotinas de protocolo, os servidores devem anotar o cdigo de classificao dos documentos e correspondncias, desde que no sejam sigilosos ou particulares. E essa anotao deve ser realizada quando o documento ingressa na instituio, no momento do seu registro. E para que isso seja possvel, deve haver, em vigor, um plano de classificao e uma tabela de temporalidade. A anotao do cdigo deve ser realizada sempre na primeira folha do documento. Gabarito: Certo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Arquivamento e Ordenao de Documentos (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Comentrio: O arquivamento de documentos pode ser horizontal, com os documentos deitados uns sobre os outros, formando uma pilha; ou vertical, com os documentos uns atrs dos outros, formando uma fileira. O arquivamento horizontal mais indicado para arquivos permanentes, ou para documentos com grandes dimenses, como mapas e plantas. J o arquivamento vertical mais indicado para arquivos correntes, pois mais fcil de localizar documentos pela maior liberdade no manuseio. Gabarito: Errado

(FUB/2008 Cespe/UnB) A opo pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como arquivo descartvel. Comentrio: Essa opo deve-se ao fato de uma busca realizada nesse arquivo ser feita em menos tempo, e com menos trabalho, uma vez que os documentos somente estaro prximos uns aos outros, e no apoiados, como estariam no tipo de arquivamento horizontal. Gabarito: Errado

(ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. Comentrio: Os sistemas de arquivamento esto divididos em direto, semidireto ou indireto, e referem-se a necessidade ou no de se utilizar uma ferramenta para auxiliar na busca da informao. O sistema direto dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo, possvel localizar um documento direto em uma gaveta apenas conhecendo o mtodo adotado. Geralmente quando os documentos esto ordenados alfabeticamente, ou por assunto. O sistema indireto necessita do uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo, quando o sistema registra os documentos por algum nmero atribudo, necessrio o uso de uma tabela para associar o nmero ao
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documento. Eu preciso do documento 356.874, mas no sei que documento esse, nem onde ele est guardado. O sistema semidireto necessita parcialmente do uso de ferramentas auxiliares. O nico mtodo de arquivamento que o emprega o alfanumrico, que utiliza uma combinao de nome e nmeros para o arquivamento. Como o arquivamento por nomes no precisa de ferramentas, mas o por nmeros precisa, apareceu essa necessidade parcial. Eu preciso da ferramenta para localizar o armrio ou a gaveta, mas uma vez ali posso localizar o documento pelo nome, dispensando a ferramenta. Gabarito: Errado

(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Comentrio: A organizao pela ordem alfabtica pressupe sua classificao e ordenao pelo nome do correspondente. E ainda, no est dentro de um sistema numrico. Sequer existe um sistema numrico! Conforme acabamos de estudar, os sistemas so direto, semidireto e indireto. E o mtodo de classificao alfabtica pertence ao sistema direto, ou seja, dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Muito cuidado para no confundir tipos (horizontal, vertical), sistemas (direto, semidireto, indireto) e mtodos (alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico) de arquivamento! Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Torres, Alisson Torres, A. Torres, Beatriz Comentrio: A alfabetao de nomes de correspondentes para arquivamento deve seguir algumas regras. Para responder a esta questo e mais a algumas pela frente, vamos ter que conhecer estas regras. Quem j fez este curso na modalidade teoria e exerccios, ou j estudou esta disciplina antes, pode estar mais familiarizado com elas. Vamos observ-las:

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas, consideramos o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

Exceo: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um e uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto -------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila 18 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

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Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Exceo: Quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert ------------------------------ ALBERT, Charles John Kenedy -------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri ------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri --------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ---------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera -------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ---------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: Correio Braziliense ------------------------ CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ------------------- FUNDAO SO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times ---------------------- NEW YORK TIMES (The) El Pas ------------------------------------- PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas --- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL) Agora que conhecemos as regras, vamos observar a regra n 04 para descobrir que os nomes esto arquivados incorretamente, pois o segundo nomes deveria estar na primeira posio. Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Jos, Rogrio So Paulo, Carlos So Rita, Simone Santa Comentrio: Mais uma questo que requer o conhecimento das regras de alfabetao. Na verdade muito bom que vocs as tenham gravadas em suas mentes, pois podem aparecer questes como essas. Para responder, basta observar a regra de alfabetao n 03 e descobrir que os sobrenomes Santo, Santa ou So devem estar juntos (So Jos, Rogrio; So Paulo, Carlos; Santa Rita, Simone). Gabarito: Errado

(MCT/2008 Cespe/UnB) Na alfabetao de nomes espanhis, o registro feito pelo prenome.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: As perguntas sobre esse assunto tambm podem aparecer nesse formato, onde a banca deseja saber do candidato se ele sabe o que determina cada regra. Para responder, recorremos regra n 10, e descobrimos que os nomes espanhis devem ser registrados a partir do primeiro sobrenome, que tradicionalmente corresponde ao nome da famlia do pai. Gabarito: Errado

(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antnio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Thiago, Vicente de Paula de Comentrio: Esse tipo de questo mais difcil, pois mescla alguns tipos de regras. Para responder, devemos aplicar regras diferentes para cada nome diferente, como a regra das partculas (d, de), a dos sobrenomes compostos e a do sobrenome comum. Aps fazer as mudanas conforme mandam as regras, basta ordenar normalmente, conforme o alfabeto; A, B, C, M e S. Gabarito: Certo

(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antnio de Souza Comentrio: Nesse caso devemos aplicar a regra do sobrenome comum e a dos ttulos. Descobrimos que o item est incorreto, pois os ttulos desembargador e juiz deveriam vir por ltimo, entre parnteses. Alm disso, o nome Carlos Ferreira deveria estar disposto antes do nome Demstenes Farias. Um exemplo de erro que seria cometido ao no aplicar corretamente as regras. Gabarito: Errado
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como duplex. Comentrio: Outro mtodo de arquivamento a ser estudado, este considera o local de origem do documento para sua ordenao. o mtodo geogrfico. Gabarito: Errado

(MPE-RR/2008 Cespe/UnB) O mtodo geogrfico de arquivamento de documentos o mtodo indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia. Comentrio: O mtodo geogrfico considera a procedncia do documento para sua ordenao. As formas de ordenao podem ser Cidade Estado Correspondente; Estado Cidade Correspondente; ou Pas Cidade Correspondente. importante saber duas coisas; a primeira que nas duas ltimas formas apresentadas as capitais devem ter prioridade na ordenao; se fossem organizar documentos de diversas cidades do Esprito Santo, os de Vitria viriam na frente, apesar de comear com V. O mesmo vale para o pas; se fossem organizar documentos de cidades do Brasil, os de Braslia viriam na frente, apesar de comear com B. A segunda coisa que o nome do correspondente, a ser colocado depois da localizao (cidade, estado, pas) seguir as mesmas regras de alfabetao apresentadas acima. Gabarito: Certo

(ME/2008 Cespe/UnB) Quando se organiza um arquivo por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento de identificao a cidade, e no o estado da Federao, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. Comentrio: Quando se organiza um arquivo por estados da Federao, as capitais desses estados tero prioridade e viro frente das demais, que sero organizadas alfabeticamente. Exemplo: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Gabarito: Errado

(PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento. Comentrio: Passando agora ao mtodo numrico, este utiliza sempre de alguma combinao numrica existente no prprio documento para guardalo. O mtodo numrico simples utiliza o nmero do prprio documento para indicar a gaveta, pasta, armrio, etc. O mtodo numrico cronolgico utiliza as datas indicadas no documento (data de produo, de recepo, de registro, etc.) para indicar sua guarda. O mtodo dgito-terminal utiliza o nmero do documento, mas fazendo uma combinao dois a dois, sempre do ltimo ao primeiro, para indicar, respectivamente, gaveta, guia e posio de guarda. Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-6319. Comentrio: Na verdade este um exemplo de aplicao do mtodo numrico dgito-terminal. O mtodo numrico simples utiliza o nmero como se apresenta. No caso dessa questo, poderia ser o ofcio n 526.319, por exemplo. Por esse mtodo o documento seria guardado numa pasta ou gaveta com esse nmero. J o mtodo dgito-terminal faria a decomposio do nmero em grupos de dois, conforme est na questo, e o documento seria guardado na gaveta 19, dentro da guia 63 na posio 52 (conforme aprendemos na questo anterior, esse mtodo considera o nmero de trs para frente). Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico cronolgico leva em considerao a ordem numrica e a procedncia do documento.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: O mtodo numrico cronolgico considera a data do documento. Aplicando esse mtodo, os documentos so ordenados por suas datas, do mais antigo para o mais recente. Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O mtodo de arquivamento por assunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais. Comentrio: O mtodo ideogrfico, ou temtico, ou ainda por assunto, considera o contedo do documento para a sua ordenao. E como mencionado na questo, elaborar uma organizao por assuntos no s requer profundo conhecimento da organizao como uma grande capacidade de entendimento do documento, para identificar o assunto principal e os secundrios. Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) No arquivamento por assunto, pode ser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico. O mtodo alfabtico deve ser aplicando quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos. Comentrio: O mtodo ideogrfico divide-se me numrico e alfabtico. O mtodo ideogrfico alfabtico considera a ordenao alfabtica dos assuntos, para ento ordenar os documentos. Ele pode dispor os assuntos em estrita ordem alfabtica (mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio) ou pode hierarquizar os assuntos, sempre do geral para o particular (mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico). O mtodo numrico considera a ordenao dos assuntos. Ele pode dispor de nmeros frente dos assuntos (mtodo ideogrfico numrico duplex), pode ordenar a existncia de dez classes diferentes (mtodo ideogrfico numrico decimal) ou pode utilizar nmeros para associar os documentos aos assuntos a que se refere (mtodo ideogrfico numrico unitermo). Gabarito: Certo

(FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabtica. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimo item do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto. Comentrio: Um exemplo de aplicao do mtodo dicionrio, onde todos os assuntos devem seguir rigorosamente a ordenao alfabtica. No caso desta questo, a pasta nomeaes seria colocada na letra N independente de estar com documentos ou no, pois este fato pouco importa para esta ordenao. Mas para visualizarem melhor, aqui est um exemplo prtico de ordenao de assuntos pelo alfabeto: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes Os assuntos esto dispostos em estrita ordem alfabtica. Gabarito: Errado

(ANTAQ/2005 Cespe/UnB) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecerem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico. Comentrio: No mtodo dicionrio, os assuntos obedecem a uma estrita ordenao alfabtica, conforme constatamos da questo anterior. J o mtodo que divide os assuntos de forma hierarquizada o mtodo enciclopdico. Considerando os mesmos assuntos da questo anterior, sua aplicao seria da seguinte forma: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais Notem que os assuntos principais foram ordenados alfabeticamente, e dentro deles, os subassuntos tambm. preciso muita habilidade e conhecimento da instituio para fazer essa classificao, pois pode ser difcil identificar os assuntos principais ou associar os assuntos secundrios. Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico. Comentrio: Est corretssimo. Vimos em questo anterior que este mtodo divide os assuntos me dez grandes classes, sendo uma reservada para os assuntos gerais, isto , que no cabe em mais nenhuma outra classe. Quero aproveitar para ressaltar que esse o mtodo adotado por toda a administrao publica. Podem observar isso ao estudar a Resoluo n 14 do CONARQ, onde mostra o Cdigo de Classificao das instituies do SINAR: est dividida em dez classes numeradas de 000 a 900. Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. Comentrio: O mtodo duplex apresenta como caracterstica a utilizao de ndices numricos para auxiliar na identificao dos assuntos. Um exemplo de sua adoo seria o seguinte: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 6-1. Livros 6-2. Manuais Notem que este mtodo uma combinao de ndices numricos com o mtodo enciclopdico. Como podem perceber, os nmeros indicam os assuntos gerais, e caso haja subdivises, tambm devem ser indicadas no ndice numrico. E como os assuntos podem ser sempre criados, um mtodo expansvel, ou seja, podemos utilizar quantos ndices forem necessrios. Gabarito: Certo

(MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. Comentrio: O mtodo unitermo praticamente foi banido dos concursos pblicos. E isso por que dificilmente existe alguma instituio que o adote para seus arquivos. Mas ele ainda serve para aparecer em provas, ento vamos a explicao. Esse mtodo, tambm chamado de indexao coordenada, utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere. Vamos a um exemplo prtico da sua utilizao:

Ele identifica, nessa planilha, os documentos que podem conter mais de um assunto em seu contedo. No exemplo acima, os documentos 95 e 55 tratam de dois assuntos ao mesmo tempo. Vocs no precisam se aprofundar, pois se houver algum item sobre esse assunto, ele vai pedir apenas o conceito do mtodo unitermo, ou fornecer os dados da planilha para que respondam. E a resposta sero os nmeros que se repetem em mais de um campo. Gabarito: Errado
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Tabela de Temporalidade (CLDF/2006 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. Comentrio: A tabela de temporalidade, junto com o cdigo de classificao, so ferramentas bsicas e fundamentais da Gesto de Documentos. J vimos que as duas so fruto do trabalho da comisso de avaliao, e que o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Depois de pronta, a tabela deve ser aprovada ou homologada por autoridade competente, e ser aplicada em todos os nveis e unidades administrativas da instituio. Ela deve indicar, com base no cdigo e no assunto, os prazos de guarda e a destinao dos documentos que passam por uma instituio. Gabarito: Certo

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade um instrumento de gesto dos prazos de guarda dos documentos aplicada inicialmente no arquivo intermedirio. Comentrio: Os prazos da tabela de temporalidade so tambm aplicados na fase corrente. Podemos perceber por sua estrutura que os prazos de guarda nessa fase so obrigatrios, ao passo que no arquivo intermedirio pode no ser. Alm disso, os prazos descritos na tabela sempre comeam a ser contados da produo ou recebimento do documento, e sabemos que todo documento, no momento de sua produo ou recebimento, sempre estar no arquivo corrente. Gabarito: Errado

(TRE-MA/2009 Cespe/UnB) As caractersticas provisrias do arquivamento intermedirio impedem a aplicao da Tabela de Temporalidade. Comentrio: Muito pelo contrrio, as caractersticas provisrias do arquivo intermedirio so bastante propcias aplicao da tabela.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Em questo anterior ns vimos alguns nomes que os arquivos podem receber. Todos os nomes empregados ao arquivo intermedirio do a ideia de transitoriedade, ou seja, temos certeza que os documentos que ali esto no ficaro indefinidamente. Tudo o que resta definir ento o prazo em que sero mantidos ali, e o faremos com a utilizao e aplicao da tabela. Gabarito: Errado

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) Os valores primrio e secundrio definem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases corrente e intermediria e a destinao final dos documentos. Comentrio: A tabela determina os prazos de guarda e a destinao dos documentos de acordo com os valores que eles apresentam. Quando um documento ainda tem valor primrio, ele deve ser mantido no arquivo corrente. medida que esse valor vai diminuindo, ele deve ser transferido ao arquivo intermedirio. E quando o valor primrio acaba, ser verificada a existncia do valor secundrio: se existir esse valor, o documento dever ser recolhido ao arquivo permanente; e se no existir, dever ser eliminado. Gabarito: Certo

(ME/2008 Cespe/UnB) O cdigo de classificao de documentos o instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente. Comentrio: Uma tentativa, alis, bem frgil, de enganar o candidato. Ele apenas tentou confundir empregando o conceito de tabela de temporalidade ao cdigo de classificao. Mas esse tipo de questo serve para chamar a ateno de vocs: no confundam o cdigo de classificao com a tabela de temporalidade! As duas ferramentas so bsicas da Gesto de Documentos, so fruto do trabalho da comisso de avaliao, e o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Mas as duas no so a mesma coisa, e possuem conceitos diferentes. Gabarito: Errado

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MTE/2008 Cespe/UnB) A estrutura bsica de uma Tabela de Temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria e a destinao final eliminao ou guarda permanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Comentrio: A tabela de temporalidade deve determinar o que dever ser feito com os documentos. Para tanto, suas informaes no podem conter espaos para dvidas ou dar a possibilidade de se cometer erros. As informaes bsicas e obrigatrias que devem constar em uma tabela so: assunto, funo ou organizao da instituio (que o conjunto documental), o respectivo cdigo de classificao (pode vir antes), o prazo de guarda no arquivo corrente , o prazo de guarda no arquivo intermedirio (se houver), a destinao (eliminao ou guarda permanente) e um campo para observaes que se faam necessrias a correta aplicao da tabela (por exemplo, observar legislao especfica para determinados documentos). Gabarito: Certo

(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Cada setor e/ou departamento deve definir os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente. Comentrio: A tabela de temporalidade uma ferramenta definida pela comisso de avaliao e homologada pela autoridade competente, que passa a ter valor e aplicabilidade em todos os nveis da instituio. Portanto as unidades administrativas no tm autonomia para determinarem os prazos de guarda nem as destinaes de seus documentos. Ao contrrio, devem observar o que determina a tabela, e seguir fielmente suas normas. Gabarito: Errado

(FUB/2004 Cespe/UnB) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps pronunciamento da chefia. Comentrio: O perodo de guarda dos documentos, assim como a destinao que devem sofrer, definido pela Comisso Permanente aps o processo de avaliao de documentos e sua regular determinao na tabela de temporalidade. Gabarito: Errado
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(Hemopa-PA/2004 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade. Comentrio: A tabela de temporalidade, que j estudamos antes, uma ferramenta bsica da Gesto de Documentos, assim como o cdigo de classificao. Essas duas ferramentas so resultado do trabalho da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Sendo a comisso multidisciplinar, isto , composta por profissionais das diversas reas, ela no definida por uma s pessoa, mas sim por um grupo formado especialmente para este fim. Alm disso, a tabela e o cdigo devem ser de observncia obrigatria por todas as unidades da instituio. Portanto no h uma tabela ou cdigo particular para cada unidade: todos devem adotar as mesmas ferramentas em todos os nveis da instituio. Gabarito: Errado

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ento chegamos ao fim de mais uma bateria de exerccios, e espero que seja de muita ajuda a vocs! Mais uma vez reforo que a didtica do curso mesmo um pouco acelerada, ento perguntem sempre que tiverem dvidas! No deixem de resolv-las, ou elas os acompanharo para a prova! Quero aproveitar este final de aula para desculpar-me pelo atraso. Como j tinha dito a vocs. O ritmo de trabalho aumento muito com a publicao de editais em massa. Particularmente fico feliz, pois todo esse trabalho significa que a Arquivologia est ganhando espao nos principais concursos, e mais, que o interesse de vocs est indo alm do contedo para provas. Mas a consequncia desse aumento de trabalho foi o ganho de um violento torcicolo e alguns inchaos nos msculos dos ombros e braos, devido grande quantidade de horas passadas em frente ao computador. Fui proibido por ordens mdicas de me aproximar dele por alguns dias. Mesmo assim, como sou um paciente que gosta de dar trabalho, vez ou outra acessava o frum e o e-mail, e at me arrisquei a responder algumas perguntas! Mas agora estou de volta, quase totalmente recuperado e com o mesmo empenho e dedicao! Nossas aulas voltaram ao normal, e espero que ainda estejam animados. Mesmo assim, peo muitas desculpas pelo contratempo e pelo atraso que ele causou! Estou a disposio de vocs para ajudar no que for preciso. Espero as dvidas, crticas e sugestes de todos vocs frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Forte abrao a todos! Bons estudos e at a prxima aula!

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