Original AuditoriaOperacional

AUDITORIA OPERACIONAL
Prof. Ms.Luiz Carlos da Silva Oliveira

Goinia- GO. 24 de Junho de 2009

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Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ
email: lucaoliveira@uol.com.br
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1. Introduo

A complexidade das organizaes e a diversificao das atividades destas organizaes
trouxe a necessidade de evoluo na atuao da Auditoria, principalmente a Interna, que
passou a ter por base a avaliao da efetividade de outros controles, ampliando a nfase
dos seus trabalhos para a avaliao do ambiente de controle. Surgiram ento os
conceitos de auditoria operacional.

Embora no seja um campo novo, a Auditoria Operacional se tornou objeto de renovado
interesse, nos ltimos quinze anos, sendo que inmeros auditores externos e internos se
aprimoraram na sua aplicao no setor privado e, inclusive sua prtica na rea
governamental despertou interesse, face as reformas administrativas no setor pblico e o
enfoque para a administrao pblica gerencial.

Segundo HALLER (1986) a Auditoria Operacional teve suas razes em trabalhos feitos
nos setores privado e pblico, principalmente nos Estados Unidos. No setor pblico, a
auditoria operacional cresceu devido demanda das entidades por informaes teis
sobre a economia, a eficincia e a eficcia das operaes governamentais. Entende-se
que as informaes operacionais auxiliam nas tomadas de decises sobre oramentos,
na implementao de medidas corretivas e na superviso superior, como meio de
melhorar a prestao de contas perante o pblico.

No setor privado, esse tipo de auditoria desenvolveu-se nos departamentos de auditoria
interna das grandes empresas norte-americanas. Grande parte deste trabalho estava
voltado para a adequao e propriedade dos sistemas de controle interno administrativo e
financeiro, atravs da anlise da eficincia de sistemas operacionais, sugesto de
melhorias para a reduo de custos verificao do cumprimento de planos e objetivos
traados pela organizao, anlise das causas de desvios e sugesto de correo desses
planos ou dos instrumentos e sistemas de controles e anlise de recursos materiais e
humanos da organizao.

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A maior aplicao da auditoria operacional era realizada em empresas industriais, mas
seu enfoque construtivo, as tcnicas aplicadas e os resultados positivos que a
caracterizam, so igualmente aplicveis entidades governamentais, instituies
financeiras ou a quaisquer outras organizaes, desde que a auditoria interna possua a
necessria independncia.
De uma forma geral, a auditoria operacional se caracteriza pelo enfoque e pela
capacidade profissional do auditor, e no pela aplicao de mtodos distintos. Auditorias
operacionais raramente so executadas mediante a aplicao de procedimentos
especiais ou distintos das auditorias tradicionais. Ao invs disso, elas representam a
aplicao do talento, do conhecimento e de tcnicas sobre os controles operacionais
existentes na empresa. Por essas razes, no consideramos ou propomos qualquer
separao ou diferenciao e classificao entre os auditores, mas nos preocupamos
com o enfoque operacional que caracteriza o moderno auditor operacional
(interno/externo).
A lgica e real extenso do escopo da auditoria interna nas operaes foram
reconhecidas quando da reviso em 1957 da Declarao de Responsabilidade do Auditor
Operacional. A natureza dos objetivos :
A auditoria operacional (interna ou externa) uma atividade de avaliao
independente dentro da organizao, com a finalidade de revisar as operaes
Contbeis, financeiras e outras, com o um servio prestado aos gestores da
empresa.
um controle gerencial cuja funo de medir a eficcia dos outros controles.
O objetivo global da auditoria operacional de assessorar os membros da gesto
a exercer de forma efetiva suas responsabilidades, fornecendo-lhes analises
objetivas, recomendaes e outros comentrios pertinentes s atividades
revisadas.
O auditor operacional deve, desta forma, estar a par de todas as fases das
atividades da empresa, nas quais ele possa vir a servir aos gestores da
organizao.

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2. Conceitos e Definies

COOK (1976) considera auditoria operacional como:

Um exame e uma avaliao abrangente das operaes de uma empresa,
com a finalidade de informar a administrao se as vrias atividades so ou
no cumpridas de um modo compatvel s polticas estabelecidas, com
vistas consecuo dos objetivos.

O autor comenta que faz parte da auditoria operacional, uma avaliao do uso de
recursos humanos e materiais, assim como uma apreciao dos procedimentos
operacionais. A auditoria deve compreender, tambm, recomendaes para solues de
problemas e de mtodos para aumentar a eficincia e os lucros.

Segundo LEONARD (1995) a auditoria operacional pode ser definida como:

O exame abrangente, construtivo e integral da estrutura organizacional de
uma Companhia, Instituio ou Entidade governamental, ou qualquer parte
integrante delas, tais como uma diviso ou departamentos e seus planos e
objetivos, seus mtodos de controle, meios de operao e a utilizao de
seu potencial humano e ativos fsicos.

HALLER (1986) entende que a auditoria operacional consiste em:

Revises metdicas de programas, organizaes, atividades ou segmentos
operacionais dos setores pblico e privado, com finalidade de avaliar e
comunicar se os recursos da organizao esto sendo usados
eficientemente e se esto sendo alcanados os objetivos operacionais.

Portanto, pode-se afirmar que a auditoria operacional um processo de avaliao do
desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva, inevitavelmente, uma
apresentao de recomendaes destinadas a melhorar o desempenho.

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Com base nestas observaes pode-se estabelecer que no exerccio da auditoria
operacional devem ser examinados:

a) os fluxos, sistemas, critrios, polticas e procedimentos utilizados, assim como a
qualidade da estrutura dos controles internos gerenciais e sua aderncia;
b) a adequao, compatibilidade, eficincia e eficcia da estrutura organizacional, dos
fluxos operacionais, dos sistemas de processamento, registro, anlise e informaes
das operaes e transaes;
c) a economicidade nos usos dos recursos humanos, materiais e financeiros, assim
como a qualidade do desempenho global da organizao em relao s metas
individuais e coletivas estabelecidas.

3. Objetivos e Benefcios da Auditoria Operacional

Segundo o Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados AICPA - os
benefcios a serem obtidos com a utilizao da auditoria operacional so os seguintes:

a) Identificao de objetivos , polticas e procedimentos organizacionais ainda no
definidos;
b) Identificao de critrios para avaliao do grau de consecuo dos objetivos da
organizao;
c) Avaliao independente e objetiva de operaes especficas;
d) Avaliao do cumprimento dos objetivos, polticas e procedimentos organizacionais;
e) Avaliao da eficcia dos sistemas de controles gerenciais;
f) Avaliao da confiabilidade e utilidade dos relatrios gerenciais;
g) Identificao de reas problemticas e das suas causas;
h) Identificao de reas que concorrem para um possvel aumento de lucros ou receitas
e/ou diminuio ou limitao de custos;

Os objetivos fundamentais da auditoria operacional a reviso e avaliao de uma
organizao para verificar:

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Desperdcios e ineficincias;
Melhores mtodos;
Melhores elementos de controle;
Operaes mais eficientes, e
Melhor utilizao de ativos fsicos e humanos.

fundamental destacar que o objetivo de uma auditoria operacional auxiliar todos os
membros da gesto da empresa a desempenhar-se eficientemente de suas funes e
responsabilidades fornecendo-lhes analises, apreciaes, recomendaes e comentrios
pertinentes e objetivos sobre as atividades examinadas.
Isto pressupe sua incurso em campos que no o de contabilidade e finanas, a fim de
obter uma viso completa das operaes submetidas a exame. Para conseguir atingir tal
objetivo o auditor operacional ter que proceder da seguinte forma:
Revisar e avaliar a fidedignidade, adequao e aplicao dos controles Contbeis,
financeiros e outros de natureza operacional e propiciar controles eficazes, a um
custo razovel;
Determinar at que ponto se observa s diretrizes traadas assim como os planos
e procedimentos propostos;
Determinar at que ponto a empresa registra seus bens e os protege contra
perdas e danos de qualquer espcie;
Determinar a credibilidade dos dados administrativos criados na prpria
organizao;
Avaliar a qualidade do desempenho, na execuo das tarefas atribudas;
Recomendar melhorias operacionais.

Estes objetivos mostram claramente que a auditoria operacional bem planejada e bem
executada pode traduzir-se em resultados positivos e suplantam facilmente os custos do
trabalho, mesmo que estes sejam significativos.

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4. Auditoria de Gesto Definies e Objetivos

A auditoria de gesto empresarial compreende o exame e avaliao sobre sistemas
polticos, critrios e procedimentos utilizados pela empresa na sua rea de planejamento
estratgico, ttico e no processo decisrio, bem como a qualidade da estrutura de
controles internos gerenciais.

SCHNEIDER (1985) define a auditoria de gesto como sendo:

Um servio de assessoria a tomada de decises de apoio e reviso dos
trabalhos desenvolvidos pela direo da empresa.

Portanto, a auditoria de gesto deve assessorar a Administrao quanto a:

a) adequacidade, eficcia e eficincia do desempenho da empresa no tocante s suas
funes de planejamento estratgico e ttico;
b) estrutura, adequacidade e eficcia do seu processo decisrio;
c) qualidade e viabilidade dos planos, oramentos e das polticas e diretrizes com o
alcance de todos os nveis gerenciais;
d) estudo de alternativas estratgicas e tticas; e
e) qualidade global da empresa.

4.1. Campo de Atuao

A gesto empresarial se d em dois subsistemas:
Gerencial atravs do qual exercida a administrao da empresa pelo corpo
gerencial.
Diretivo atravs do qual exercida a direo da empresa.

As atividades diretivas so em sua maioria executadas pela direo da empresa. a
direo que so os olhos da empresa e que deve orientar o caminho a seguir.
As atividades administrativas so em sua maioria executadas pelos nveis intermedirios
ou de gerncia da empresa. Pode-se dizer que eles so as mos da direo e

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administram utilizando os recursos da empresa, segundo os objetivos estabelecidos pela
direo.
Assim, em um primeiro momento a auditoria de gesto poderia abranger dois aspectos: a
gesto do gerente e a gesto do dirigente. Por essa razo, alguns consideram sinnimos
auditoria de gesto e auditoria operacional.

Na auditoria operacional efetuado o exame para verificar as utilizaes eficientes,
eficazes e econmicas dos recursos, pelos diversos departamentos. Assim, na auditoria
operacional j efetuada a anlise da gesto do gerente. Portanto, o ttulo de auditoria de
gesto deve ser aplicado somente ao exame da gesto do subsistema diretivo.

Nessa linha de anlise fundamental observar os nveis de planejamento e deciso em
uma empresa. Estratgico, Ttico e Operacional.

No nvel operacional, onde esto classificados as chefias e demais empregados, o que
feito pelos empregado cumprir as determinaes estabelecidas, a funo gesto
pouca exercida.
No nvel ttico (organizacional) correspondem as decises para compatibilizar os
objetivos com as operaes. Os empregados nesse nvel, portanto tem a misso de
ordenar as tarefas do nvel operacional de forma que elas atinjam o objetivo desejado
pela direo da empresa. Para a obteno desses objetivos os recursos so limitados e
devem ser empregados da melhor forma. O auditor nos seus exames far uma anlise
para determinar se: os objetivos foram atingidos e os recursos foram empregados de
forma adequada. Essas, so as funes bsica da auditoria operacional, portanto a esse
nvel corresponde a execuo desse tipo de auditoria.
No nvel estratgico correspondem as decises que se referem os objetivos da empresa.
Os dirigentes estabelecem os rumos que a empresa deve seguir. Caber portanto ao
auditor verificar:
Se esses objetivos so factveis para a realidade da empresa (recursos, estrutura,
meio ambiente, qualificao dos seus profissionais).
Se o plano elaborado para a obteno dos objetivos adequado.
Se os planos elaborados esto sendo executados, conforme os desejos e diretrizes da
direo da empresa.

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4.2. Auditoria de Gesto e o Relacionamento com a Direo da Empresa

A auditoria de gesto cria para o auditor uma situao indita. Conforme a estrutura
organizacional da empresa, ocorre de no haver uma instncia superior a recorrer caso o
auditado no queira implementar suas recomendaes. Porm, fundamental observar
que na auditoria de gesto o trabalho do dirigente mximo auditado, e ele mais do que
ningum, deve conhecer suas funes.

A vantagem da auditoria de gesto que os exames so em itens que ainda no ocorreram
e que portanto evitaro perdas futuras para a empresa. Nesse enfoque natural que o
gestor tenha uma atitude mais receptiva para os resultados decorrentes dessa auditoria.
Nesse sentido a agilidade da informao da auditoria para a direo da empresa
essencial. Quanto antes comunicar o resultado de seus exames, mais rapidamente as
aes corretivas podero ser tomadas. Para tanto, os auditores podem alterar os padres
de comunicao formal, ou seja, informar os resultados de seus trabalhos atravs de
outros meios que no o relatrio escrito da auditoria.
Na auditora de gesto a prpria realizao do trabalho garante que os resultados sero
comunicados a direo, pois so suas tarefas que so auditadas. Por esse motivo a
formalizao assume um papel secundrio.

4.3. Auditoria Operacional e de Gesto - Pontos Comuns

possvel identificar dois focos da auditoria: Auditoria Operacional baseada no presente e
passado. Auditoria de Gesto com base no presente e futuro. Isto , a auditoria
operacional visa uma comparao do passado com o presente e a auditoria de gesto
compara o presente com o futuro.
Um foco para o entendimento do limite entre a auditoria operacional e de gesto que os
pontos de controles da primeira abordagem esgotam-se no presente. Na segunda
abordagem os pontos de controles passam por um processo de mudana, esto sendo
discutidos hoje para serem aplicados no futuro. ( GIL, 2001).
importante ressaltar que a auditoria operacional tem como objetivo avaliar o nvel de
operacionalizao das unidades, otimizar a dinmica de atuao em funo da tecnologia
e estimular a qualidade organizacional, podendo atuar em termos corretivos e

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preventivos. A auditoria de gesto uma complementao e utiliza-se de todo o
instrumental da auditoria operacional. Tem como objetivo a participao da auditoria
interna em todos os momentos empresariais, manuteno da organizao, avaliao do
posicionamento da organizao, estimular os lderes empreendedores, avaliao das
iniciativas empresariais propostas.

5. As Normas de Auditoria Operacional

A implantao de normas para auditoria operacional uma tarefa complexa, tendo em
vista a diversidade dos programas desenvolvidos na rea e a abordagem especfica de
cada trabalho.
O exerccio profissional de auditoria interna est regulado pelas Normas Brasileiras para a
Auditoria Interna, publicado pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil AUDIBRA.
Essas normas tratam de:
Independncia do Auditor; Competncia profissional;mbito do trabalho;
Administrao da Auditoria.

Na auditoria operacional, em funo da sua prpria natureza, os exames so preparados
em consonncia com as peculiariaridades das reas ou atividades da empresa. A tarefa
se torna difcil devido a necessidade de elaborar normas que se apliquem ao trabalho feito
por pessoal oriundo de reas como: engenharia, economia, medicina, educao, entre
outros, que geralmente auxiliam na execuo da auditoria operacional, pois espera-se dos
auditores operacionais objetividade, minuciosidade e exatido nos trabalhos
desenvolvidos.

Em geral, as unidades de auditoria desenvolvem prticas e procedimentos internos para
assegurar a uniformidade e a qualidade do seu trabalho, fornecem orientaes e
estabelecem exigncias, relativamente especficas, em algumas reas.
No entanto, as normas criadas devem estar de acordo com as particularidades da
empresa, de forma assegurar que a auditoria operacional seja realizada em um ambiente
controlado. importante definir a aplicao das normas e sua abrangncia em razo das
caractersticas do trabalho executado, das polticas e prticas da unidade de auditoria.

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A observncia das normas profissionais particularmente importante quando h algumas
controvrsias, inclusive muitas unidades de auditoria descrevem os procedimentos
adotados para o cumprimento das normas em manuais internos ou em materiais de
treinamento. E o que mais importante, a aderncia a essas normas leva, sem dvida, a
realizao de auditorias objetivas, com resultados e recomendaes fundamentadas e
passveis de serem justificadas.

6. Criao da Estrutura de uma Auditoria Operacional

6.1. Organizao

A estrutura para o funcionamento de uma auditoria operacional deve basear-se em
decises criteriosas tomadas durante a organizao. O estabelecimento dessa atividade
enseja a oportunidade da empresa de economizar dinheiro, aumentar a eficincia e
melhorar a qualidade dos produtos e servios prestados. Entretanto, ela no traz a uma
garantia de que os recursos empregados produziro resultados positivos e de imediato,
alm disso, os responsveis pela implantao devem ter noes muito claras como a
auditoria operacional funciona, caso contrrio, podero nutrir expectativas, que talvez, no
se concretizem em curto espao de tempo.
Quando se cria a estrutura interna para a realizao de auditoria operacional, questes
tais como: Que dimenses deve ter o quadro de pessoal? Quanto pessoal ns
podemos pagar? Contrata pessoal externo ou usa os servios do pessoal interno?. So
os primeiros questionamentos.
Evidentemente os custos tm sua importncia, mas outros fatores devem ser levados em
considerao como especificamente:

a) Volume do trabalho desejado.
Um programa ambicioso exige muito pessoal e como o trabalho de auditoria
operacional, em geral, demorado, fcil superestimar o nmero de projetos que se
pode concluir. Porm, torna-se problemtico nos casos em que o conceito de
auditoria operacional promovido com base na possibilidade de realizao de um
nmero irrealista de exames, podendo comprometer a qualidade dos trabalhos.

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b) Complexidade das operaes da empresa.
As empresas dos setores pblico e privado, com muitos sistemas complexos,
atividades e locais de atuao, em geral exigem mais trabalho de auditoria do que as
empresa menos complexas. Essa complexidade tem tambm um efeito direto sobre
as especializaes exigidas do pessoal de auditoria operacional.

c) Qualidade e no Quantidade.
A qualidade dos exames de auditoria ser determinada pelo grau de conhecimento e
treinamento de quem executa os trabalhos. Grande nmero de auditores no
asseguraro o sucesso do trabalho de auditoria operacional.

d) Ciclo de auditoria.
Outro fator importante o ciclo de auditoria esperado. As atividades sero
examinadas periodicamente ou uma nica vez? Se periodicamente o ciclo da reviso
ser a cada dois, trs, quatro ou dez anos?
A freqncia dos exames afeta as dimenses do quadro de pessoal.

No tocante ao quadro de pessoal, os auditores operacionais devem possuir diversos
conhecimentos especializados, na maioria dos casos, qualidade e capacidade decisria
de um supervisor ou de um gerente de linha. Eles precisam saber resolver problemas, ser
analistas e comunicadores eficazes. Em face dessas exigncias, ao recrutar auditores
operacionais, as empresas devem buscar profissionais com os seguintes conhecimentos:
Conhecimento de sistemas e processos administrativos, financeiros e comportamento
organizacional;
Conhecimento de mtodos quantitativos e outros mtodos de pesquisa;
Boa capacidade de comunicao.

Pode-se observar que ao criar uma unidade de auditoria operacional, necessrio que a
organizao implemente elementos que assegurem mesma a realizao de um trabalho
til e relevante.
Os elementos considerados importantes para se obter sucesso na organizao estrutural
de uma atividade de auditoria operacional so:

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Programas de desenvolvimento profissional que assegurem qualificao,
especializao e treinamento aos auditores. A auditoria operacional exige grandes
investimentos em treinamentos.
Ambientes positivos com objetivo de que a auditoria operacional cresa e prospere. O
fator chave o apoio da alta administrao ao processo em toda empresa.

Normas de auditoria adequadas para a execuo dos trabalhos, ou seja, normas que
norteiem o planejamento, execuo, avaliao do desempenho e a comunicao dos
resultados.

Tendo esses fatores institudos e aplicados, com certeza a auditoria operacional
funcionar de forma objetiva, profissional e confivel.

6.2. Ambiente de Auditoria Operacional

O termo ambiente refere-se s condies de como a auditoria ser planejada, realizada e
utilizada. Em razo da existncia dentro da empresa de diversos ambientes
organizacionais, alguns se caracterizam por amplo espirito de cooperao, enquanto
outros, so francamente hostis.
A auditoria operacional funcionar pelo menos por algum tempo, praticamente em todos
os tipos de ambientes, porm funcionar melhor, naquele cujos membros da empresa
compreendam o papel por ela desempenhado e seus benefcios.
Vrias questes cruciais que iro, em grande parte, ajustar o ambiente devem ser
abordadas prioritariamente, por ocasio do estabelecimento da unidade de auditoria
operacional:

Que papel desempenha a unidade de auditoria e sua posio na estrutura
organizacional da empresa?
A administrao aceita a responsabilidade de avaliar seu desempenho e desenvolver
sistemas de avaliao de desempenho?
Os procedimentos operacionais da auditoria ajudam a estabelecer e manter um
relacionamento positivo com os setores auditados.
A atitude do pessoal contribui para manter um ambiente de auditoria favorvel?

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aconselhvel tambm que as organizaes que j possuem atividades de auditoria
operacional, reexaminem tais questes periodicamente. Para assegurar que as atividades
possam ser eficientes e os resultados alcanados sejam os melhores possveis, sendo de
importncia vital o relacionamento positivo entre auditores e auditados.

O auditor deve esclarecer os objetivos de cada exame, seu escopo e a maneira pela qual
ele ser realizado e, na medida do possvel, concentrar o trabalho da auditoria na
avaliao de desempenho e na introduo de melhorias das operaes da empresa.

Em muitos casos o xito da auditoria depender da capacidade do auditor em conseguir a
cooperao do setor auditado. Nunca ser demais enfatizar a importncia que tem, para
criao de um ambiente positivo, essa habilidade no trato demonstrada pelo auditor. Esse
grau de participao, pode ser visto, como o mnimo necessrio, para assegurar sucesso,
a longo prazo para a unidade de auditoria e a manuteno de um bom ambiente
organizacional.

7. Coordenao e Gerenciamento da Auditoria Operacional

7.1. Como estabelecer critrios para selecionar reas potenciais de Auditoria

Na maioria das empresas possvel identificar uma infinidade de reas possveis de
aplicaes de auditorias operacionais tais como: gerenciamento dos recursos financeiros,
controles oramentrios e planejamento de capital, utilizao de pessoal, custos de
aluguis e arrendamentos, utilizaes de instalaes fsicas, etc.

Estes itens so normalmente identificados, existindo ainda a possibilidade de outros sub-
itens que podero tornar-se objeto de uma auditoria. No entanto, os obstculos no esto
em identificar reas potenciais, mas selecion-las e decidir quais devem ser submetidas
aplicao das tcnicas de auditoria operacional.

Muitas empresas s esto familiarizadas com a auditoria interna contbil e financeira,
voltada para a legalidade, legitimidade e adequacidade dos controles internos.. Nelas,
normalmente no se examinam as reas operacionais em profundidade, no aplicando os

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conceitos de eficincia, eficcia e economia. Com isso, quando a organizao v
vantagens na aplicao desses exames, deve estabelecer uma forma de se concentrar
nas reas ou assuntos considerados mais relevantes para a avaliao do desempenho
operacional.

A necessidade de um processo de seleo das reas a serem auditadas, antes de iniciar
uma auditoria operacional, importante, pois evita o uso da mesma sem objetividade.
aconselhvel que os gerentes e coordenadores de auditoria considerem cuidadosamente
duas questes:

O problema pode ser submetido a Auditoria?
H problemas de carter genrico demais para constituir a base para uma auditoria. A
alegao de m administrao do departamento, por exemplo, no suficientemente
especfica para constituir base para a auditoria.

O problema deve ser submetido a Auditoria?
H problemas que no precisam ser tratados por meio de uma auditoria operacional e um
exemplo so muitos casos relacionados com a rea de pessoal, que so solucionados
mais efetivamente por outros meios.
As auditorias operacionais no so a soluo para todos os problemas identificados na
empresa inclusive h alguns que, por consideraes de ordem poltica ou de tempo, no
se prestam ao processo de reviso estruturado que caracteriza uma auditoria operacional.
As questes suscitadas de se poder e dever auditar um determinado problema, faz
com que a gerncia de auditoria leve em considerao os seguintes fatores, ao tomar
decises finais na seleo das reas e pontos potenciais para efetuar auditagens:

a) Risco relacionado com a funo intensidade do impacto, em termos monetrios
sobre a empresa e vulnerabilidade para a administrao;
b) Crescimento da funo muito crescimento, em geral, indcio da necessidade de
avaliar se os custos podem ser controlados;
c) Grau de envolvimento ou preocupao do pblico grau de interesse pblico de
grupos, mdia, ou, pelo pblico em geral;
d) Capacidade de auditar as atividades conhecimento de mtodos de auditoria
especializados e disponveis para se obter resultados positivos.

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Abaixo, exemplos de algumas reas funcionais possveis a serem submetidas ao
processo de auditoria operacional.

a) Pessoal

Estrutura de designao de pessoal
Treinamento
Administrao
Oramento de despesas de pessoal

b) Instalaes Fsicas
Custo de aluguel e arrendamento
Reparos e manuteno
Utilizao do espao
Mveis e equipamentos

c) Suprimentos e Servios

Estrutura central de suprimentos
Contratos
Estoques
Mtodos de financiamentos

d) Transportes
Coordenao da gerncia de transportes
Operaes da frota
Manuteno e assistncia
Processo de reposio

e) Recursos financeiros
Gerncia de recebimentos e desembolsos
Investimentos de recursos ociosos
Fontes e tcnicas de tomadas de emprstimos

f) Planejamento de capital
Programas e procedimentos de planejamento de capital

g) Oramentos
Planejamento estratgico
Planos oramentrios
Processos de controles e de desempenhos

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O inicio de uma auditoria operacional se verifica com a escolha da rea a ser examinada,
a qual pode ser um sistema ou uma funo especifica da estrutura organizacional da
entidade, Exemplo: sistema de compras, contas a pagar, custos, recursos humanos.

A realizao de uma auditoria operacional decorre de fatores tais como:
Solicitao especial da administrao ou gerente da rea;
Iniciativa pessoal do auditor, e
Programa de trabalho do rgo de auditoria, a curto e longo prazo.

Para identificar os setores a serem examinados deve-se levar em considerao algumas
ocorrncias que possam tambm, contribuir na definio de uma escala de prioridade, tais
como:
Setores em que a administrao solicitou exames;
Operaes que envolvem grandes despesas ou investimentos;
Empresas recentemente adquiridas ou setores criados a pouco tempo;
Locais distantes, raramente visitados pela administrao;
Tempo decorrido desde a ltima auditoria.

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AUDITORIA OPERACIONAL NOS CICLOS DE ATIVIDADES DAS EMPRESAS E
PROCESSOS DE CONTROLES.

1. DEFINIES DE CONTROLE INTERNO

O controle interno representa em uma organizao os procedimentos,
mtodos ou rotinas cujos objetivos so proteger os ativos, produzir os dados contbeis
confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.

De acordo com a CRC-SP.(1989, p. 51) diz que:

Controle interno o plano da organizao e todos os
mtodos e medidas coordenados, adotados dentro da
empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a
adequao e confiabilidade de seus dados contbeis,
promover a eficincia operacional e fomentar o respeito e
obedincia s polticas administrativas fixadas pela gesto.

PELEIAS (1999, p. 01) conceitua controle interno como:

um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e
aes adotadas de forma sistemtica pelas empresas, que
devem estar em constante evoluo, assegurando o
atingimento de resultados conforme objetivos
preestabelecidos, protegendo o patrimnio e garantindo
transparncia s operaes. Esse conjunto deve garantir a
eficincia operacional e permitir a melhoria dos processos
empresariais e seus resultados. Para que colabore com a
permanente adaptao das empresas ao ambiente.

Na viso de ATTIE (1998, p. 110) o controle interno compreende:

O plano de organizao e o conjunto coordenado dos
mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger
seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de
seus dados contbeis.

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OLIVEIRA e FILHO (2001, p. 137 e 138) Afirmam que:

O controle interno composto pelos planos de organizao
e pela coordenao dos mtodos e medidas implantados
pela empresa para proteger seu patrimnio, seus recursos
lquidos e operacionais, por meio de atividades de
fiscalizao e verificao da fidedignidade dos
administradores e da exatido dos processos de
manipulao de dados contbeis, promovendo, desta forma,
a eficincia operacional e a adeso s polticas e estratgias
traadas pela alta gesto.

Portanto, o controle tem significado e relevncia somente quando
concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo
ou gerencial. Dessa forma, o controle no algo sem face ou sem forma, mas um dado
fsico que avalia uma funo observvel. ATTIE (1998, p. 111).
A administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do
sistema de controle interno, pela verificao de seu cumprimento pelos funcionrios e
pela sua modificao, visando adapt-lo s novas circunstncias.

2. CLASSIFICAO
A classificao dos controles internos pode ser em dois tipos: Contbeis e
Administrativos.
Os controles internos contbeis so aqueles relacionados com a
proteo dos ativos e a validade dos registros contbeis. Esses controles incluem o
sistema de autorizao, aprovao e a segregao das funes de registro daquelas
efetuadas pelo departamento que gera as transaes, objeto de seu registro ou das
relativas custdia dos ativos.
O Objetivo desses controles permitir que:
a) as transaes sejam efetuadas de acordo com a autorizao geral ou
especfica da administrao;
b) as transaes sejam registradas quando necessrio, permitindo a
elaborao peridica de demonstraes financeiras e a manuteno do controle contbil
sobre os ativos;

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c) o acesso aos ativos seja permitido apenas com autorizao da
administrao;
d) os ativos registrados contabilmente sejam comparados com os ativos
fsicos em intervalos razoveis e se tomem aes adequadas em relao a qualquer
diferena detectada.

Os controles internos administrativos compreendem o plano de
organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados com a eficincia
operacional, bem como o respeito e obedincia s polticas administrativas.
Estes controles apenas indiretamente esto relacionados com os controles
internos contbeis e estatsticos, programas de treinamento de pessoal e controles de
qualidade, entre outros. CRC-SP. (1989, p. 51 e 52).
Para o controle eficiente das transaes, a administrao necessita de
informaes, relatrios e anlises rpidos, concisos e confiveis, que reflitam a situao
da empresa. Esta mesma administrao a responsvel pela salvaguarda dos ativos da
empresa e pela preveno contra o mau uso dos recursos. PELEIAS, (1999, p .02).

3. OS CICLOS OPERACIONAIS - ATIVIDADES DAS EMPRESAS

Os ciclos operacionais so uns conjuntos de operaes que ocorre na
empresa e que se repete em uma ordem constante, isto , todos os atos e processos,
desde a entrada de insumos na empresa, a transformao, a venda do produto, o
recebimento, at completar-se o ciclo com uma nova aquisio de insumos.
A diviso das operaes em ciclos facilita a identificao da possibilidade
da ocorrncia de erros ou fraudes, deixando aparentes as operaes mais crticas e
frgeis e que precisam, certamente, de maior ateno na implementao e
monitoramento dos controles internos. Os principais ciclos so:

a) Vendas vendas, recebimento e contas a receber.
b) Compras compras, pagamentos e contas a pagar.
c) Produo Requisio de Matria-prima, transformao, transferncia
dos produtos prontos; mensurao de custos.

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d) Recursos Humanos Contratao de pessoal, treinamento,
desligamento.
e) Patrimnio Aquisio, guarda, manuteno, controle, venda.

a) RECEITAS - vendas, recebimento e contas a receber.

O ciclo operacional de vendas envolve todos os procedimentos que se
iniciam na venda do produto e terminam com o recebimento da fatura, abrangendo a
emisso de notas fiscais, os registros contbeis de vendas e a contabilizao de
impostos, alm do controle da fatura desde a emisso at sua baixa pelo recebimento. O
ciclo de vendas inclui tambm a baixa no estoque do produto vendido. Para as empresas
prestadoras de servios, considera-se venda (receita) a prpria prestao de servios.
Ao efetuar uma venda constitui-se em diversas operaes que precisam
estar muitos bem controlados, estabelecendo-se portanto, alguns dos controles do ciclo
de vendas:
Determinao da responsabilidade pela alterao na tabela de
preos;
Determinao pela responsabilidade pela negociao de prazos de
recebimentos com os clientes;

Responsabilidade por autorizao de descontos sobre as vendas;
Responsabilidade pela iseno de encargos financeiros, no caso de
vendas a vista;
Conferncia de quantidade e valor do pedido com a nota fiscal de
venda, na sada do produto (expedio);
Conferncia de produtos embarcados / transportados
(conhecimento de frete) com a nota fiscal de venda (quantidade e
valor);
Verificao de obedincia dos prazos de entrega pela empresa;
Atualizao peridica de cadastro de clientes;
Estabelecimento de poltica e sistemtica de cobrana;
Verificao do lanamento automtico da baixa do estoque e da
contabilizao da venda pelo sistema, por ocasio da emisso da
nota fiscal.
Confronto dos saldos contbeis por clientes com o relatrio do setor
de contas a receber (financeiro).

b) GASTOS compras, pagamentos e contas a pagar.

No ciclo operacional de compras esto envolvidas todas as operaes de
aquisio de insumos, armazenamento e contabilizao em estoques, at o registro no
sistema de contas a pagar, culminando com o pagamento de tais contas. Esto inclusas
tambm as contabilizaes de impostos a recuperar sobre as aquisies.

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Ressalta-se que a aquisio e a contabilizao de insumos para a
produo reflete-se no clculo do custo dos produtos vendidos e, conseqentemente, no
resultado lquido da empresa, alm de ser uma rea propensa a fraudes. Dessa forma,
grande a preocupao com o controle neste ciclo, como por exemplo:

Determinao das aladas de compras;
Determinao de escalas de preos a serem aprovadas, em diferentes
aladas;
Obteno de, no mnimo, trs cotaes de fornecedores para a deciso de
compra;
Contagem fsica dos produtos na entrada da empresa e confronto com as
quantidades emitidas na nota fiscal;
Confronto das informaes da nota fiscal de compra com o pedido e
autorizao de compra;
Verificao e contabilizao dos tributos recuperveis sobre as compras;
Verificao do lanamento automtico pelo sistema da entrada de insumos
no estoque e da realizao dos lanamentos contbeis;
Definio da sistemtica de estocagem dos produtos, bem como a
conferncia da contabilizao;
Verificao quanto aos padres de qualidade;
Verificao da obedincia dos prazos de entrega pelo fornecedor;
Implantao das polticas de levantamento de inventrios peridicos;
Para as compras a prazo, verificao da existncia de controle de contas a
pagar, ou seja, quantidade de parcelas, prazos e valores;
Cruzamento dos saldos contbeis de contas a pagar (fornecedores) com os
controles do setor de contas a pagar (financeiro).

c) PRODUO estocagem, custeio de produo e custo de vendas

O ciclo operacional de produo refere-se, principalmente, a controle de
estoques, mtodos de mensurao de custos, bem como a sua contabilizao, ou seja,
envolve todo o processo produtivo da empresa. Assim, neste ciclo, tem-se a requisio de
materiais do almoxarifado, consumo na produo, at o produto estar pronto para a
venda. Neste ciclo, o clculo de custos importante tendo vista que impacta nos
resultados e nas decises da empresa. Dessa forma, h necessidade da acurcia e
controle das informaes de produo com o estabelecimento de alguns pontos de
controles internos:

Definio das responsabilidades pela requisio e recebimentos
das matrias-primas em estoques;
Controle adequado das matrias-primas (insumos) que sero
utilizados na produo, para a efetividade dos saldos de estoques e
dos custos, assim como da transferncia dos produtos acabados
para o estoque;
Definio do mtodo de custeio a ser utilizado, bem como da maior
acurcia no seu uso. Devem-se estabelecer procedimentos de
reviso peridica dos clculos dos custos;
Definio de polticas de aproveitamento de sobras e refugos de
produo;

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Adequada distribuio das mquinas e materiais da fbrica,
possibilitando economia de tempo e recursos.

d) Recursos Humanos Contratao de pessoal, treinamento,
desligamento.

No ciclo de recursos humanos esto presentes, todos os atos e os
procedimentos de contratao, treinamentos, at a sada do pessoal da empresa.
importante para a organizao que as poltica de recursos humanos estejam bastantes
claras e disponveis a todos o pessoal, para o bom andamento das atividades. Dessa
forma, necessria a implantao de alguns controles internos:

Definio dos critrios de seleo e contratao de pessoal;
Definio das polticas de treinamento do pessoal;
Estabelecimento de regras bsicas para as frias do pessoal;
Programas de bnus / participao nos lucros para os funcionrios
que mais se destacarem nos aspectos ticos e tcnicos;
Repasse para o pessoal dos objetivos da empresa, bem como da
cultura, ou seja, do modelo de gesto da empresa;

Estabelecimento de revises peridicas para conferir se as tarefas
esto sendo realizadas de acordo com o estabelecido nos manuais
da organizao;
Verificao peridica a fim de evitar o desvio de funcionrios dos
seus cargos preestabelecidos, bem como de suas
responsabilidades.

Patrimnio Aquisio, guarda, manuteno, controle, venda.

O ciclo patrimonial refere-se queles ativos fixos pertencentes empresa,
como mveis e utenslios, veculos, mquinas e equipamentos, entre outros. Faz-se
necessrio o estabelecimento de polticas rgidas de aquisio e guarda de ativos,
inclusive com restrio de acesso dos funcionrios. Assim, alguns procedimentos de
controles podem ser implementados:

Determinao de aladas e responsabilidades sobre aquisio de
novos ativos;
Polticas relacionadas a prazo para troca de equipamentos e novas
aquisies, bem como determinao da faixa de valores que podem
ser aprovados.
Determinao da responsabilidade pelo controle e guarda dos bens,
restringindo o acesso aos demais funcionrios, exceto mediante
autorizao;
Conferncia dos registros contbeis dos bens, bem como da
contabilizao das depreciaes e baixas.

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4. Referncias Bibliogrficas

COOK, John W. & WINKLE. Gary M. Auditoria; filosofia e tcnica. So Paulo, Saraiva,
1976.

GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria Operacional e de gesto. So Paulo: Atlas, 1995.

LEONARD, William. The management audit. Methods and performance. New Jersey:
Prentice Hal Inc. 1995.

HALLER Edward. Avaliao de desempenho operacional estabelecimento e
administrao de uma auditoria operacional. So Paulo: PriceWaterhouse, 1986.

OLIVEIRA, Luiz Carlos da Silva. Auditoria e Avaliao do desempenho operacional.
Aplicao na administrao pblica. Goinia: Deescubra. 2 Edio. 2006.

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Prof. Ms.Luiz Carlos da Silva Oliveira

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