Organizao de Arquivo

Processo fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada, para tomar decises, recuperar a informao e
preservar a memria institucional necessrio estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e
preservao dos arquivos.
Garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e ou recebem,
racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender
adequadamente clientes e cidados.

Estrutura bsica necessria: Recursos humanos, instalaes e recursos materiais;
Recursos humanos: responsabilidade da execuo das operaes deve ser confiada a pessoal competente e responsvel
para executar as operaes de: Selecionar e registrar documentos, estabelecer mtodos de classificao, codificar,
ordenar e arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado, conservar os docs mantendo o arquivo organizado e
atualizado, localizar documentos, controlar entrada e sada de docs, transferir e descartar docs, orientar e treinar usurios.
Instalaes: Deve ser observado:
Localizao: acessvel e que tenha capacidade de expandir-se;
Iluminao: ampla, mas difusa, sem que tenha incidncia direta do sol;
Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel;
Higienizao: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;
Disposio: espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao do acervo.
Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
Recursos Materiais:
Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao...
Acessrios: pastas, caixas...

Mtodos de Arquivamento: A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a
serem classificados. Os mtodos bsicos mais utilizados so:
Alfabtico: O elemento principal o nome. Considera-se primeiro o ultimo sobrenome, depois o prenome.
Empresas com nomes abreviados so considerados como se tivessem escritos por extenso. Sobrenomes
compostos ligados por hfen tero entrada a primeira parte, se ligados por e so considerados composto, ou com
santo, santa e so. Ttulos devem figurar no fim entre parnteses. Nomes que exprimem grau de parentesco com
junior, filho, sobrinho, so considerados partes integrantes do ultimo sobrenome, mas no pela alfabetizao.
Nomes orientais so registrados como se apresentam. Nomes espanhis todo o sobrenome, nome. Firmas,
empresas, instituies e rgos governamentais devem ser consideradas como se apresentam.
Geogrfico: O elemento principal for o local. Quando o elemento principal o estado, as capitais devem vir em
primeiro lugar, seguido das cidades alfabetizadas. Quando cidade, deve se observar a ordem alfabtica destas
seguidas de seus respectivos estados. Quando pais, devemos observar a sequncia alfabtica destes, seguido por
suas capitais, e, logo em seguida, cidades.
Numrico simples: Elemento o nmero. Atribui-se um nmero a cada cliente ou assunto que surgir, ou a cada
instituio que enviar documento. Deve-se: atribuir um nmero a cada novo elemento, elaborar um registro em
livro ou ficha, elaborar um ndice onomstico em fichas, arquivar os arquivos em ordem numrica, consulta
indireta recorrendo ao ndice onomstico.
Numrico cronolgico: A data. Numera-se o documento, e no a pasta.
Ideogrfico: O assunto. Podendo ser alfabtica ou numrica. No existe regra, esta dependera das atividades das
instituies ou empresas. No e um mtodo fcil, dependendo da interpretao do documento, devendo escolher
o melhor termo da expresso que define o assunto.
o Alfabtico: (i) Dicionrio: assuntos isolados, em ordem alfabtica, sem preocupao de subordinao ao
assunto; (ii) enciclopdico: os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais.
o Numrico: (i) Decimal: Classes: 000, 100, 200; subclasses: 100, 110, 120... (ii) Duplex: 1, 1.1, 1.1.1,1.1.2...






Conservao e proteo de documentos.

Livros e documentos sofrem alteraes resultantes de microrganismos, insetos e roedores e poluio atmosfrica.
Umidade, temperatura, luminosidade inadequada e alterao qumica das substancias que entram na composio do
papel tbm causa sua degradao.

MAIORES DANOS: so decorrentes de acidentes e maus tratos que recebem por parte de quem os utiliza.

Conservao: implica em resguardar a integridade fsica do documento, manuteno e higienizao dos acervos e
arquivos.
Restaurao: Implica em interagir no corpo fsico do documento com tcnicas de restaurao. Revitalizar a concepo
original.

Ideias de conservao: preservao, proteo e manuteno.
Principal objetivo> estender a vida til dos materiais, dando a eles o tratamento correto. Para isso e necessria
permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento.

Higienizao: limpeza da superfcie, isto e, retirada de poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de
tcnicas apropriadas, em intervalo regular de tempo.

Agentes que danificam o documento:
Agentes fsicos: Luminosidade, temperatura, umidade
Agentes qumicos: acidez do papel, poluio atmosfrica e tintas.
Agentes biolgicos: insetos, fungos, roedores.
Agentes ambientais: ventilao, poeira, homem.

Principais operaes de conservao
Restaurao
Banho de gelatina
Alisamento
Desinfestao
Encapsulao
Desacificao
Laminao
silking

Noes de documentao

1. Conceito
2. Importncia
3. Natureza
4. Finalidade
5. Caractersticas
6. Fases do processo de documentao
7. Classificao

1. Conceito

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermedirio, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da
coordenao, dos recursos humanos, dos espaos fsicos e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar
o ciclo documental.

2. Importncia


3. Natureza:

4. Finalidade
Assegurar de forma eficiente a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos, garantir que a
informao esteja disponvel quando e onde necessria, assegurar a eliminao dos documentos que no tem valor
histrico e administrativo, contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente.

5. Caractersticas

6. Fases do processo de documentao
> Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou
setor. Deve-se otimizar a criao de documentos, evitando a produo daqueles que no so essenciais, diminuindo o
volume de documentos a serem manuseados, controlados, armazenados e eliminados, garantindo assim o uso adequado
de reprografia e automao.
> Utilizao de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessria ao cumprimento de sua funo
administrativa, assim como sua guarda.
> Destinao dos documentos: Se decide quais documentos devem ser eliminados e quais devem ser preservados.

Nveis de aplicao
>Nvel mnimo: os rgos devem contar, ao menos, com o programa de reteno e eliminao de documentos
> Nvel mnimo ampliado: Complementa o nvel mnimo com a existncia de um a mais centro de arquivamento
intermedirio.
>Nvel Intermedirio: Compreende os dois primeiros nveis mais a implantao de sistemas de gerenciamento de
arquivos;
>Nvel mximo: inclui todas as fases complementadas por uso de automao de documentos.

7. Classificao

Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica, pode ser classificado segundo: gnero, natureza do assunto, espcie e
tipos de documento.
Gnero: segundo aspectos de sua representao nos diferentes suportes
> Cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharias.
> Icnogrficos: Documentos contendo imagens estticas.
> Informticos: Documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
>Filmograficos: filmes, vdeos...
> Microgrficos: documento com suporte flmico resultante da microproduo de imagens, mediante a utilizao de
tcnicas especificas.
>Textuais: documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos.
>Sonoros: discos e fitas audiomagnticas.

Natureza do assunto:
>Ostensivo ou Ordinrio: as informaes contidas no documento no prejudicam a administrao, quando divulgadas.
>Sigiloso: As informaes contidas no documento de conhecimento restrito, e, portanto, necessitam de medidas
especiais de segurana.
>>Ultra-secreto: somente devem ter acesso as pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Politicas
governamentais de alto nvel e segredos do estado.
>>Secreto: somente devem ter acesso as pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio ou sejam autorizados a
deles tomar conhecimento funcionalmente.
>>Confidencial: o assunto somente deve ter acesso as pessoas autorizadas.
>>Reservados: No devem ter o acesso e nem o conhecimento do publico.

Espcie:
Designao de documentos segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definidas em razo da
natureza dos atos que lhe deram origem, quanto pela forma dos registros dos fatos. Tomando por base os atos
administrativos mais comuns, temos as espcies documentais:
>Atos normativos: regras e normas expedidas por autoridades administrativas: medidas provisria, decreto, estatuto,
regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, origem de servios, deciso, acrdos, despacho
provisrio.
>Atos enunciados: opinativos que esclarecem o assunto, visando a fundamentar uma soluo: parecer, relatrio, voto,
despacho interlocutrio.
>Atos de assentamentos: configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias:
apostila, ata, termo, auto de infracao
>Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises. Translado, certido, atestado, copia autenticada
ou idntica
>Atos de ajuste: representadas por acordo em que a adm publica e parte. Tratado, convnios, termos.
>Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, no sentido amplo: avisos, oficio, carta,
memorando, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

>>>Tipo documental: Espcie + funo. Ex.: contrato de trabalho, ata de reunio do CIPA

Tipos de documento: