MANUAIS

Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes,

atividades, polticas, objetivos, instrues que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos executivos e funcionrios da empresa, bem como a forma
como esses assuntos devem ser executados, quer seja individualmente, quer
seja em conjunto.
As principais vantagens dos manuais administrativos so:
Correspondem a uma importante e constante fonte de informaes
sobre os trabalhos na empresa;
Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes
administrativas;
Ajudam a fixar critrios padres, bem com uniformizam a terminologia
tcnica bsica do processo administrativo. Com isso, possibilitam a
normatizao das atividades administrativas;
Possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos
procedimentos, pelas varias unidades organizacionais da empresa;
Evitam discusses e equvocos, muito frequentes nas empresas em que
no se estabeleceu a verso oficial sobre os temas suscetveis de
pontos de vista conflitantes (Saroka e Gaitn, 1979, p. 44);
Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionrios da empresa;
Possibilitam efetivo crescimento na eficincia e eficcia dos trabalhos
realizados;
Representam um instrumento efetivo de consulta, orientao e
treinamento da empresa;
Representam uma restrio para a improvisao inadequada que
aparecem na empresa nas mais variadas formas;
Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam
melhor delegao mediante instrues escritas, proporcionando ao
superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o
controle por exceo;
Representam um instrumento que pode elevar o moral dos funcionrios,
pois possibilita que os mesmos tenham melhor viso de sua
representatividade na empresa;
Representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas
das prticas e dos mtodos e processos institucionalizados nas
empesas;
Aumentam a predisposio do pessoal para assumir responsabilidades,
uma vez que aquilo que tem de ser feito est claramente estabelecido
por escrito;
Representam um legado histrico da evoluo administrativa da
empresa.

Tipos de manuais administrativos
Existem alguns tipos de manuais administrativos que atendem a diferentes
categorias de necessidade da empresa, a saber:
Manual de organizao;
Manual de normas e procedimentos;
Manual de polticas e diretrizes;
Manual de instrues especializadas;
Manual do empregado;
Manual de finalidade mltipla.

Manual de organizao
denominado tambm em algumas empresas como manual de funes.
Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes
entre os diferentes departamentos ou unidades organizacionais da
empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades
correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa.
Pode-se afirmar que toda empresa, independentemente de seu tamanho, deve
ter o manual de organizao. Somente algumas microempresas podem ter uma
situao em que a falta desse manual no venha a afetar sua eficincia,
eficcia e efetividade.
Finalidades
Padronizar, em nvel desejvel, os procedimentos das atividades da
empresa;
Criar condies para um adequado nvel de delegao na empresa;
Dar condies para que os executivos gastem tempo apenas com as
decises que fujam dos padres normais da empresa;
Facilitar a concentrao de esforos, visando aos objetivos gerais da
empresa;
Criar condies para melhor avaliao do plano organizacional da
empresa.
Contedo
O contedo bsico so as polticas dos vrios nveis e reas da empresa, tais
como:
Politicas de marketing;
Politicas de tecnologia;
Politicas de logstica;
Politicas de recursos humanos;
Politicas de produo;
Politicas de finanas.
Manual de normas e procedimentos
Normalmente, esses manuais so mais numerosos, bem como de utilizao
mais acentuada na empresa.
Tm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades
organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser
desenvolvidas.

Finalidades
Veicular instrues corretas aos preparadores das informaes para
serem processadas por um centro de custos ou de resultados;
Proporcionar, por intermdio de uma ou mais unidades organizacionais,
mtodos que possibilitam a execuo uniforme dos servios;
Atribuir s unidades organizacionais competncia para definio das
informaes que so includas no manual;
Coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a
consecuo racional dos propsitos da empresa.
Contedo
Normas: a indicao de quem executa ou pode executar;
Procedimentos: a indicao de como so executados os trabalhos
dentro do processo administrativo.
Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos
procedimentos descritos.
Formulrios: a indicao dos documentos que circulam no processo
administrativo, nem como da forma de manipulao.
Anexos.
Manual de politicas e diretrizes
Uma politica ou diretriz pode ser definida como um parmetro para a tomada
de deciso. Portanto, esse manual deve conter a descrio detalhada e
completa das politicas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionrios
da empresa, no processo de tomada de decises que levam aos objetivos
estabelecidos.
Na prtica, as polticas servem para proporcionar maior qualidade e,
principalmente, agilidade no processo decisrio, pois o que est estabelecido
pelas polticas, todos os profissionais da empresa esto, antecipadamente,
autorizados a fazer.
As politicas devem ser bem fundamentadas e consistentes, bem como
baseadas em uma explicao, muito bem-feita, das relaes de trabalho na
empresa.
Finalidades
Padronizar, em nvel desejvel, os procedimentos das atividades da
empresa;
Criar condies para um adequado nvel de delegao na empresa;
Dar condies para que os executivos gastem tempo apenas com as
decises que fujam dos padres normais da empresa;
Facilitar a concentrao de esforos, visando aos objetivos gerais da
empresa;
Criar condies para melhor avaliao do plano organizacional da
empresa.
Contedo
Politicas de marketing;
Politicas de tecnologia;
Politicas de logstica;
Polticas de recursos humanos;
Polticas de produo;
Polticas de finanas.
Manual de instrues especializadas
aquele que consolida normas e instrues de aplicao especifica a
determinado tipo de atividade ou tarefa, como, por exemplo, Manual do
vendedor ou Manual da secretria.
A apresentao desse tipo de manual pela empresa recomendvel quando o
numero de funcionrios que podem utiliza-lo suficientemente grande para
justificar sua preparao. (Saroka e Gaitn, 1979, p. 97).


Finalidades
Possibilitar maior e melhor treinamento e capacitao a determinado
grupo profissional de funcionrios;
Proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo profissional
considerado.
Contedo
Objetivos a serem alcanados pelo grupo profissional considerado;
Informaes bsicas sobre o cargo e a funo;
Relao das tarefas principais;
Interao dessas tarefas com as tarefas de outros cargos e funes da
empresa;
Instrues para execuo das tarefas;
Instrues para avaliao das tarefas.
Manual do empregado
So, particularmente, importantes em empresas medias e grandes e sua
utilizao aumenta muito nos nveis intermedirios e inferiores da empresa.
Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho
na empresa. Para propiciar maior motivao no uso, deve ter boa diagramao
e redao, bem como ser impresso, de preferencia, em offset.
Finalidades
Propiciar, ao novo funcionrio, seu rpido entendimento da empresa;
Propiciar bom ambiente de trabalho e interao entre o empregado e a
empresa;
Explicitar deveres e direitos do empregado perante a empresa;
Facilitar o posterior treinamento do novo empregado.
Contedo
Atividades desenvolvidas pela empresa;
Breve resumo histrico da empresa;
Objetivos gerais perseguidos pela alta administrao;
Contribuio que as diversas reas da empresa devem proporcionar
para o alcance dos objetivos estabelecidos;
Explicao do sistema de autoridades;
Regime de incentivos;
Direitos e obrigaes do empregado, de forma geral;
Regime de sanes;
Formas de recorrer administrao da empresa diante de eventuais
conflitos;
Normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para
todo o pessoal;
Servios que a empresa proporciona a seus empregados.
Manual de finalidade mltipla
Em algumas situaes, pode ser interessante fazer um nico manual, que
atenda aos vrios aspectos considerados pelos cinco tipos apresentados
anteriormente.
Geralmente ocorre devido a:
Volume de atividades;
Nmero de empregados;
Simplicidade da estrutura organizacional.
Finalidades
Os benefcios bsicos do manual de finalidade mltipla so:
Informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa;
Servir como base de treinamento e avaliao dos planos organizacional
e tcnico da empresa.
Contedo
Ttulo;
ndice dos assuntos ou sumrio;
Prefcio de apresentao do manual;
Histrico da empresa;
Politicas gerais da empresa;
Aspectos bsicos da organizao e do funcionamento da empresa;
Unidades organizacionais da empresa, funes, autoridades e
responsabilidades;
Regulamento interno;
Equipamentos disponveis e sua manuteno;
Observaes sobre o pessoal, tais como contratao, promoes,
rescises, faltas, benefcios e atividades sociais.
A elaborao de um manual implica o desenvolvimento de um processo
integrado por uma srie de etapas ligadas entre si sequencialmente: definio
do objetivo a ser atingido, escolha do responsvel pela preparao, analise
preliminar da empresa, planejamento, levantamento da informao, elaborao
propriamente dita, diagramao, formato, codificao, impresso,
encadernao, distribuio e acompanhamento.
medida que o processo de atualizao do manual for cumprido
adequadamente, a vigncia dos manuais est garantida. A validade dos
manuais deve ser controlada periodicamente. Para tanto, recomendvel o
uso de listas de controle.