Os indicadores permitem avaliao do desempenho da instituio, segundo trs aspectos relevantes: controle, comunicao e melhoria. (MARTINS & MARINI, 2010, p.111). Segundo alguns autores, os indicadores teriam dois importantes papis: comunicar e mensurar o alcance da estratgia, atravs da comparao do desempenho atual com a meta definida para o indicador. Neste contexto, a utilizao dos indicadores no planejamento estratgico primordial para tomada de decises seguras e bem fundamentadas, baseadas em fatos, e no em suposies. O indicador definido como formas de representao QUANTIFICVEL de caractersticas de produtos/servios ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS ao longo do tempo. Para a formulao de indicadores necessrio um conjunto de passos para assegurar os princpios da qualidade. Em sntese os passos esto representados na figura abaixo:
Fonte: Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.
Passo 1 - Identificao do nvel, dimenso, subdimenso e objetos de mensurao poder ser realizada a partir do mapa estratgico, pois o mapa representa os resultados e impactos pretendidos pela instituio.
Passo 2 - Estabelecimento de indicadores necessrio considerar alguns componentes e requisitos bsicos, para garantir a sua operacionalizao.
a) Componentes bsico de um indicador so:
Medida (relao matemtica), num determinado momento, grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as caractersticas, resultados e consequncias dos produtos, processos ou sistemas. A frmula de obteno do indicador indica como o valor numrico (ndice) obtido. ndice valor de um indicador em determinado momento. Padro de comparao ndice arbitrrio e aceitvel para uma avaliao comparativa de padro de cumprimento. Metas so os ndices atribudos para os indicadores, a serem alcanados num determinado perodo de tempo. So pontos ou posies a serem atingidos no futuro.
b) Requisitos bsicos:
Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponvel a tempo; Simplicidade: facilidade de ser compreendido; Baixo custo de obteno; Estabilidade: permanncia no tempo, permitindo a formao de srie histrica; Rastreabilidade: facilidade de identificao da origem dos dados, seu registro e manuteno; Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender s etapas crticas dos processos, serem importantes e abrangentes. O referencial comparativo um ndice acordado para o indicador, utilizado como padro de comparao.
c) Tipos de indicadores
Indicadores de eficincia (Produtividade): medem a proporo de recursos consumidos com relao s sadas dos processos. Indicadores de eficcia (Qualidade): focam as medidas de satisfao dos clientes e as caractersticas do produto/servio. Indicadores de Efetividade (impacto): focam as conseqncias dos produtos/servios. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade est vinculada ao grau de satisfao ou ainda ao valor agregado, a transformao produzida no contexto em geral.
Passo 3 - Validao preliminar dos indicadores com as partes interessadas
Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas fundamental para obteno de um conjunto de indicadores, que propicie uma viso global da instituio e represente seu desempenho. Durante a validao necessrio levar em conta os requisitos bsicos apresentados no passo (2. Estabelecimento de indicadores).
Passo 4 - Construo de frmulas e estabelecimento de metas
a) Construo de frmulas
Com a utilizao de frmula permite que o indicador seja: inteligvel, interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em fornecer subsdios para o processo de tomada de deciso. A frmula do indicador deve, sobretudo, ser de fcil compreenso e no envolver dificuldades de clculo ou de uso, proporcionando a obteno de um resultado, numrico ou simblico, facilmente comparvel com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisrio.
b) Estabelecimentos de metas
Meta o ndice de resultado que se espera alcanar com o desempenho do processo que est sendo medido. o desafio a ser alcanado. Todos os indicadores de desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador. As metas tm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementao da estratgia. A finalidade de cada meta enunciada no detalhamento do indicador e expressa um propsito da organizao. Um estado de futuro esperado em um determinado perodo. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo. Exemplo: aumentar o ndice de acordos homologados para 50% at o final do ano de 2012.
Se h um objetivo, deve haver uma meta. Dito de outra forma se h uma situao desejada, h necessidade de se quantificar a representao do alcance da situao desejada.
Principais mitos, posturas e imposturas da mensurao do desempenho. 1. O mito da medio absoluta: preciso medir tudo. Quem pretende medir tudo acaba no medindo nada! Gerir o desempenho uma forma de controle, mas que deve ser extremamente seletivo. Medir apenas o que importante, o que significativo, o que vale a pena. Medir custa tempo e dinheiro! E algumas medidas so perecveis s fazem sentido se puderem gerar decises oportunas. 2. Para medir o que importa, preciso gerar todas as informaes, coletar dados de forma exaustiva e precisa. Quem se preocupa em gerar todas as informaes provavelmente morrer afogado num mar de informaes, cheio de informaes inviveis e inteis.A postura correta , sempre que possvel, trabalhar com aproximaes, buscando construir indicadores a partir de dados j existentes e tratados dentro de padres aceitveis de qualidade apostando-se que, na maioria dos casos, a disponibilidade de dados e informaes no o problema fundamental. 3. Primeiro vamos medir, depois vamos ver o que fazemos com as medidas. Inicialmente, medidas no podem ser vistas como modismos ou obrigao. Mede-se para controlar/melhorar o desempenho. Medidas tm que ser teis, fazer sentido para orientar a gesto no dia a dia. A medio tem que ser orientada para a melhoria do desempenho e a melhoria do desempenho tem que ser orientada pela medio. 4. Preciso, sobretudo, do sistema informtico perfeito para isto. Voc precisa, acima de tudo, de um bom modelo de mensurao, que permita uma boa definio especfica do que o seu desempenho e, a partir da, como mensur-lo. Primeiro a sistemtica, depois o sistema. Fonte: Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.
Passo 5 - Definio de Responsveis Aps a construo das frmulas e estabelecimento das metas importante estabelecer os responsveis pela apurao do indicador. Indicadores sem responsveis por sua coleta e acompanhamento no so avaliados, tornando-se sem sentido para a organizao. Uma vez identificado o responsvel pela coleta, definida a periodicidade de coleta do indicador.
Passo 6 - Gerao de Sistema de Coleta de Dados
Etapa complexa, uma vez que h necessidade de se coletar dados acessveis, confiveis e de qualidade. A identificao dos dados varia de acordo com o tempo e os recursos disponveis, assim como o tipo de informao necessria. Aps definidos os mtodos de coleta das informaes necessrio seguir para o prximo passo, de validao dos indicadores pelas partes interessadas.
Passo 7 - Ponderao e Validao Final dos Indicadores com as Partes Interessadas A ponderao e validao final dos indicadores com as partes interessadas so fundamentais para a obteno de uma cesta de indicadores relevante e legtima que assegure a viso global da organizao e, assim, possa representar o desempenho da mesma. O processo de validao conduzido visvis uma sistemtica de ponderaes em que so definidos pesos para as dimenses do desempenho e para cada critrio de seleo do indicador, avaliando o grau de relevncia de dimenses e de indicadores para a mensurao do desempenho da organizao (ou Governo).(Manual Gespblica, 2009).
Passo 8 - Mensurao do Desempenho
Aps a execuo de todos os passos bsicos para a criao do indicador e sua sistemtica, torna-se necessrio medir o que se deseja. Esse passo iniciado com a coleta de dados e o clculo do indicador, e finalizado com a converso do valor obtido na nota correspondente. A seguir modelo de Matriz de indicadores utilizado pelo Planejamento Estratgico do Poder Judicirio do Tocantins. MATRIZ MODELO PARA ELABORAO DE INDICADORES INDICADOR: Tipo de Indicador O qu mede Quem mede Quando medir Onde medir Por qu medir Como medir Situao atual META Distribuio
Definir pesos aos indicadores se faz til tambm quando h um conjunto extenso de indicadores para um determinado objetivo, requerendo o uso de um mtodo adequado de priorizao.
1. INTERPRETANDO O INDICADOR
Promover a anlise e a interpretao dos dados aspecto primordial para o processo decisrio, pois, caso contrrio, a existncia de uma sistemtica de monitoramento e avaliao no proporciona ganhos e benefcios para a organizao, havendo apenas dispndio de tempo e de recursos. A anlise e a interpretao de dados podem ocorrer de diversas formas, aps a prvia coleta e mensurao das informaes.
Algumas formas de anlise e interpretao ocorrem por meio de:
Na gesto do diaadia. Reunies gerenciais; Reunies operacionais; e Intercmbio de informaes e solues.
Para voc interpretar um indicador, voc deve primeiro definir sua formatao, porm nunca se esquea de tornar este processo de visualizao e interpretao o mais fcil possvel.
necessrio avaliar os seguintes critrios em seu indicador a meta deve estar relacionada ao alcance dos resultados, ou seja, ndices fora do padro da meta gera um plano de ao. Seguindo a metodologia apresentada no ciclo PDCA origine suas aes sempre na interpretao de seu indicador, onde o processo de melhoria se dar no tempo determinado de suas aes. Uma ao planejada para 30 dias, o tempo de avaliao o mesmo, avalie o resultado gerado e procure manter este resultado, no deixando esta ao geradora deste resultado sem aplicao nos meses seguintes. Destaca-se que no devemos construir indicadores apenas para medir, mas em estabelecer indicadores que possam aferir resultados, bem como monitorar, orientar e induzir o desempenho da instituio. Nesse contexto, os indicadores funcionam como ferramentas que conduzem ao comportamento desejado e devem dar aos indivduos o direcionamento que precisam para atingir os objetivos da organizao.
importante destacar que na seleo de indicadores estratgicos no se pode comear fazendo perguntas erradas: Que indicadores devemos usar? Quantos? E sim com as perguntas certas: quais so os nossos objetivos estratgicos? Que informaes Sua meta deve estar adequada conforme sua estrutura e a capacidade de envolvimento do grupo e investimento. Verifique em casos de que o grupo necessita de qualificao, portanto a ao o treinamento. so importantes monitorar ao alcance dos objetivos, para assim, definir quais os indicadores sero necessrios.
2. DIVULGANDO OS INDICADORES
A comunicao um fator importante para a integrao da instituio e o desdobramento dos resultados em todos os nveis, internamente e externamente. O processo de comunicao move as aes, estimula a mudana, gera a conscincia e o engajamento, e mantm o ritmo da organizao na busca do melhor desempenho.
Conforme Manual para construo de indicadores (Gespblica, 2009), para divulgar o desempenho a instituio podem adotar as mais diversas ferramentas existentes, as mais comuns so:
Painel de indicadores com seus respectivos resultados (Central de resultados); Banners com faixas de desempenho (vermelho, amarelo, verde e azul); Reunies de avaliao da Estratgia (RAE); Relatrios anuais (fsicos e virtuais); e Indicadores devem ser divulgados a cada perodo de coleta, divulgando seu histrico para todo o setor envolvido, pois indicadores so resultados de trs aes, coleta, avaliao e planejamento de aes. Divulgue os seus indicadores, mantenha-o sempre atualizado e organizado.
Indicadores sem metas no gera resultados, apenas tem a funo de coletar dados, neste exemplo utilizado no seria possvel avaliar se houve melhora de um comportamento sem base para esta avaliao, apenas temos a coleta mensal.
Todo o indicador de desempenho tem uma funo, e esta funo deve ser divulgada para se tornar cultura na instituio entre as pessoas. Faa de seus indicadores extenso de melhoria na cultura de sua instituio.
Referncias Bibliogrficas
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratgicos (SPI). Guia Referencial para medio de Desempenho e Manual para a Construo de indicadores. 2010 em http://www.gespublica.gov.br /ferramentas/pasta. 2010- 0524.1806203210/guia_indicadores_jun2010.pdf. JAIRO SIQUEIRA Como identificar e implantar os indicadores para monitoramento do plano de negcios 2007 http://www.slideshare.net/Siqueira/ indicadores-estrategicos.
Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.