Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao

Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto

ORGANIZAO DA ESTRUTURA DE CUSTOS DAS INSTITUIES
DE ENSINO SUPERIOR E DE IDT

No mbito





CONTABILIDADE ANALTICA
PAPEL NUMA INSTITUIO DE ENSINO SUPERIOR



Texto de apoio elaborado por J os Azevedo Rodrigues, tendo por base a obra Contabilidade e
Finanas para a Gesto de Antnio Borges, Azevedo Rodrigues e J os Morgado
reas Editora (3 Edio no prelo)







Documento elaborado exclusivamente para suporte s aces de formao promovidas por:





ORDEM DOS REVISORES OFICIAIS DE CONTAS
Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao

Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto


O SISTEMA DE INFORMAO CONTABILSTICO


1. Caractersticas gerais

A contabilidade pode identificar-se como um subsistema de informao financeiro que, tendo por base as
operaes realizadas pelas entidades, as regista em suportes prprios, por forma a produzir um conjunto
de quadros e outros elementos que nos permitam conhecer a sua situao financeira e apurar os resultados
da sua actividade.

A contabilidade surge, desta forma, como um sistema natural das organizaes, na medida em que so os
factos e as transaces que nelas ocorrem, que constituem a sua matria prima. A escassez de recursos
exige o seu controlo e a sua boa utilizao, independentemente dos seus fins (lucrativos ou no), pelo que
a contabilidade constitui um instrumento indispensvel numa sociedade moderna que se pretende de
rigor, de conhecimento e de saber.

Na figura seguinte pretende representar-se de forma esquemtica e simples o papel do sistema de
informao contabilstico.
Papel da Contabilidade
PROCESSA-
MENTO
O
P
E
R
A

E
S
Factos,
documentos ...
INPUTS OUTPUTS
DEMONSTRAES
FINANCEIRAS
Conhecer asituao
patrimonial: BALANO

Saber seperdeou ganha:

DEMONSTAES
dos RESULTADOS

Saber como seobtevee

segastou odinheiro;
FLUXOS MONETRIOS
Contas, Lanamentos, Dirios, Balancetes, ...
Desenvolver instrumentos de registo prprio que ajudem ao
rigor e melhor gesto e utilizao da informao.


O suporte de todo o processo contabilstico, so as operaes (ou os documentos que a elas se referem)
realizadas pelas empresas e demais entidades. Estas operaes tm por base as transaces efectivamente
realizadas (as compras, as vendas, o processamento duma remunerao, o aluguer duma viatura, etc..),
bem como a determinados factos que, ainda no correspondam a transaces efectivas, mas que possam
afectar ou vir afectar a situao financeira ou os resultados presentes ou futuros (um contrato de futuros,
um juro vincendo, etc.).

O papel da contabilidade consiste no registo, por ordem cronolgica, dessas situaes em suportes
prprios (dirios de movimentos, ou dirios auxiliares), por forma a que venham a reflectir-se em contas
(de acordo com um plano prprio) em que, a partir destas, se elaborem um conjunto de mapas e relatrios

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Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto
com vista prestao de informao aos seus mltiplos utilizadores. Este processo de registo poder
variar de entidade para entidade, de acordo com a sua gesto e organizao, bem assim com o seu sistema
informtico mas, em todas elas, o processo pode assemelhar-se ao seguinte:



O grau de sofisticao do processo contabilstico depende no s dos recursos tecnolgicos ao dispor da
entidade, como tambm dos objectivos que se pretendam atingir com a informao contabilstica. Nas
entidades onde o objectivo da contabilidade se limita exclusivamente prestao de contas para fins
legais e fiscais, ou seja, onde contabilidade no entendida como instrumento de informao de gesto e
apoio tomada de deciso, o processo bastante elementar, limitando-se apenas a registar os documentos
disponveis e a observar as normas legais e fiscais.

Pelo contrrio, nas entidades onde a contabilidade considerada como importante instrumento de gesto,
de conhecimento da sua performances econmica e financeira, de suporte a relatrios financeiros
elaborados para entidades externas e de apoio tomada de deciso, o processo torna-se mais sofisticado,
porque os utilizadores so mais exigentes no tipo de informao que lhes proporcionada, em particular
na sua fiabilidade.

Tambm a dimenso das entidades, a sua estrutura, forma de gesto e as actividades desenvolvidas,
podem influenciar de forma significativa a organizao do processo contabilstico. Contudo, o que
importante a correcta classificao do documento ou facto (clara identificao da operao, dos valores
envolvidos, das contas a serem movimentadas, de outros segmentos de anlise a serem afectados) e o seu
consequente processamento (lanamento ou registo em suportes - actualmente informticos).

Recorrendo s actuais tecnologias de informao, muitos destes procedimentos podem ser automatizados
(classificao automtica das receitas, das aquisies, das operaes de caixa, das aquisies de
imobilizados, etc.), pelo que o grande esforo dos responsveis da contabilidade dever cada vez mais
centrar-se na concepo e organizao do modelo e sistema contabilstico, na sua ligao com os
restantes subsistemas de informao (gesto das compras, da tesouraria, do pessoal, etc.) e, em particular,
Classificao dos
documentos
Introduo de
dados
Processamento
Bases de dados
Comunicao
Quadros de
informao
Dirios de
movimentos
LANAMENTO
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na conferncia e controlo das contas, por forma a garantir uma imagem fiel e verdadeira da situao
financeira da entidade e dos resultados da sua actividade.

A fiabilidade e a relevncia da informao contabilstica muito depende da forma como est organizada a
recolha e tratamento da informao, da que para se obter informao oportuna haja necessidade de
implementar continuamente novas formas de trabalho (cdigos de barras, ligaes automticas,
simuladores, etc.), apostando fundamentalmente na recolha de dados descentralizada e no tratamento
centralizado do seu conjunto.

Alis, a contabilidade constitui o principal instrumento de informao financeira com credibilidade e
segurana, porque:
um sistema global que abrange todas as reas da empresa;
um sistema que assenta em normas, critrios e princpios definidos a nvel
internacional e globalmente aceites;
um sistema estruturado e organizado, onde os dados no podem ser tratados de forma
dispersa e isolada, mas sim global e coerente;
um sistema que exige especialistas tanto na sua concepo e realizao, como na sua
conferncia e controlo, pelo que as informaes que dele resultam, devem transmitir
segurana ao seu utilizador.

Como a maioria das decises de gesto tm repercusses financeiras (nas receitas, nos custos, nos activos
ou nos passivos), nenhum responsvel se deve alhear da informao proporcionada pela contabilidade. A
descentralizao e a responsabilizao pelo cumprimento de determinados objectivos exige daqueles um
mais profundo conhecimento e saber no domnio da contabilidade, no apenas para melhor interpretar as
informaes contabilsticas, mas tambm para ter conscincia dos factores que esto por detrs dos seus
bons ou maus desempenhos financeiros.

Este ltimo facto, muito tem contribudo para o aperfeioamento dos mtodos e processos contabilsticos,
no apenas para que a informao chegue a tempo (oportuna), mas tambm para que no distora a
realidade das operaes (fiabilidade), tendo-se desenvolvido, em particular, o conceito de contabilidade
de gesto (analtica) e colocado esforos na concepo e elaborao de relatrios financeiros em
substituio dos tradicionais balancetes ou outros quadros contabilsticos normalizados.

Sendo a contabilidade um instrumento que nos relata a situao financeira, econmica e monetria das
organizaes, e caso se pretenda obter esta mesma informao, mas por determinadas reas da entidade,
tais como por departamento, por projecto, por programa ou curso, por rea de actividade, etc., ou seja,
aquilo que de forma simplificada iremos designar por segmento, ento a resposta j ser dada pela
Contabilidade Analtica (por vezes chamada de Contabilidade de Gesto).



2. A contabilidade analtica ou de gesto


2.1- Misso da contabilidade analtica


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Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto
Atendendo que a informao proporcionada pela contabilidade geral (ou financeira) se restringe aos
valores globais da entidade, constata-se que estes elementos se tornam insuficientes para o
acompanhamento das actividades descentralizadas e, consequentemente, elaborao dos respectivos
relatrios financeiros.

Queremos com isto dizer que conhecer o Balano, a Demonstrao dos resultados, a Demonstrao dos
fluxos de caixa de uma entidade no seu todo, apenas constitui uma vaga referncia para conhecimentos
da forma como se realizaram actividades mais descentralizados (projectos, cursos, etc.), pelo que se torna
necessrio que a contabilidade seja capaz de proporcionar informao a nveis mais elementares e mais
orientada para o conhecimento da execuo financeira de cada uma dessas actividades.

Para responder a este tipo de necessidade desenvolveu-se um ramo do sistema contabilstico designado
por contabilidade analtica ou contabilidade de gesto.

A contabilidade analtica surge nas organizaes, como um desenvolvimento da tradicional contabilidade
industrial e, em fase posterior, contabilidade de custos. De facto, enquanto esta ltima se preocupa
fundamentalmente com a afectao de custos, a determinados objectos, v. g. centros de custo, produtos,
etc., a primeira, tem perspectiva mais globalizante da informao financeira, traduzida no apenas em
custos, mas tambm no tratamento dos proveitos, activos e passivos, como elementos fundamentais de
informao para a gesto e relato financeiro descentralizado.

Desta forma, constitui objecto da contabilidade analtica a atribuio financeira a determinados objectos
de custeio (projectos, cursos, departamentos, etc.) seleccionados pela entidade para efeitos do
conhecimento dos valores financeiros resultantes dos seus nveis de utilizao dos recursos e das
execues (de bens ou servios) por si realizadas.

Sendo assim, contrariamente contabilidade geral ou financeira, que pode ser aplicada de forma quase
estandardizada generalidade das entidades, para modelar o sistema de contabilidade analtica
realidade de cada uma, deve ter-se em conta:

a) A prpria organizao: as actividades desenvolvidas, as gamas de servios (programas, cursos, etc.),
a estrutura organizativa definida, a delegao de poderes, os recursos afectos e as polticas definidas;

b) Os modelos de apuramento dos resultados, que se prendem com a lgica e caractersticas de gesto
e, consequentemente, com a forma como os dirigentes os analisam e interpretam;

c) A escolha dos segmentos-alvo (objectos de valor) em termos de apuramento dos resultados, os quais
esto dependentes, quer da estratgia, quer dos compromissos assumidos, quer ainda dos prprios
responsveis.


No que respeita ao conhecimento da organizao poder ser realizado atravs do levantamento da:

Misso e objectivos;
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Estrutura organizativa e delegao de autoridade;
Actividades desenvolvidas.
Recursos utilizados e nveis de autoridade cada centro sobre o seu uso.
Documentos utilizados, circuitos de informao e meios informticos disponveis (hardware e
software).
Tradio da entidade nos domnios dos sistemas de informao contabilstica e, em
particular, na contabilidade analtica, bem como os pontos fortes e fracos das experincias
anteriormente vividas.
Motivao dos responsveis para o uso das informaes que venham a ser proporcionadas
pela contabilidade analtica. Relao entre os valores financeiros apurados e o sistema de
avaliao do desempenho, nomeadamente quanto atribuio de prmios, incentivos ou
outras formas retributivas.

Quanto aos modelos de apuramento dos resultados, dever decidir-se, quer a forma, quer a abrangncia
da atribuio dos factores (recursos, produes, etc.) a segmentos da contabilidade analtica (produtos,
servios, projectos, centros, canais de distribuio, mercados, etc. ).

No que respeita forma, vrias so as metodologias que podem ser utilizadas na determinao dos
resultados por cada um dos segmentos. Contudo, pela sua actualidade iremos desenvolver o conceito de
contabilidade por segmentos e o correspondente apuramento dos resultados numa lgica de contribuio,
abandonando a tradicional lgica da absoro de custos, assente no modelo de custeio total, em que todos
os custos quer directos quer indirectos so afectos aos objectos, independentemente das relaes causa-
efeito que possam existir.


2.2- Segmentos da entidade: noo e escolha

Relativamente aos segmentos-alvo
1
, os modelos mais tradicionais preocupam-se sobretudo com a
afectao dos custos (consumo de recursos) aos produtos, enquanto a tendncia mais actual para a
anlise do valor gerado por outros segmentos mais orientados para o exterior da empresa, isto , quanto
rende operar no mercado nrdico ou numa determinada rea de negcios, ou em certos clientes ou
canais de distribuio ou realizar determinados projectos, etc.. Desta forma, no suficiente a afectao
apenas dos custos, mas tambm de outros elementos econmicos e financeiros, como sejam os proveitos
gerados e os activos e passivos utilizados e que possam ser identificados com esses segmentos.

Esta tendncia leva a que os modernos sistemas de contabilidade analtica procurem organizar
informao econmica e financeira em torno de segmentos (custos, proveitos, activos e passivos) por
forma a proporcionar uma informao mais globalizante e fidedigna para conhecimento dos gestores e
apoio tomada de deciso. Esta caracterstica diferencia-a da contabilidade de custos, na medida em que
esta ltima se preocupa com a afectao apenas dos custos a determinados objectos, em regra centros de
custo ou produtos.


1
No ponto 3, Contributo para o modelo de CA num estabelecimento do ensino superior apresentam-se exemplos
do que podero ser segmentos neste tipo de entidades.

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O segmento constitui um subconjunto do todo onde a empresa opera e que interessa acompanhar em
termos econmicos e financeiros. Assim, poder ser:

Externo, tal como um mercado, um canal de distribuio, um cliente, uma fonte de abastecimento,
uma regio, um pas, etc.;
Interno, tal como um projecto, uma actividade, um centro de responsabilidade (departamento), uma
unidade de negcios (curso), etc.

O que se torna de facto relevante a escolha do segmento ou segmentos que iro ser acompanhados em
termos econmicos e financeiros (contabilidade analtica). Para alm das habituais razes estratgicas, a
natureza das actividades da entidade e a forma como financiada, ou sensibilidade e interesse do gestor,
a escolha de um segmento deve, em nosso entender, estar estritamente relacionada com os objectos
geradores de valor para a entidade e sobretudo se o seu financiamento assenta nas despesas incorridas e
devidamente justificadas para os executar.

Ou seja, til a informao proporcionada pela contabilidade analtica se, com os valores dela
decorrentes, o responsvel for capaz de tomar decises e entidade melhorar a sua situao financeira.


3.3.3 Contabilidade analtica por segmentos

A economia do mercado substituiu a economia da produo, pelo que o sistema de apuramento de custos
e de resultados deve reflectir essa tendncia. Da a crescente relevncia do conceito de segmento e o
progressivo declnio da informao contabilstica por funes (custos industriais, custos comerciais,
administrativos, etc.).

A anlise por segmentos implica que todos factores relacionados com determinado segmento escolhido
pela entidade (por ex. um projecto, um departamento, um produto (curso)) lhe devem ser atribudos
econmica e financeiramente, independentemente da funo.

Da mesma forma, os factores que no se relacionam com determinado segmento no lhes devem ser
atribudos, sob pena de se distorcer o conhecimento sobre o seu verdadeiro contributo para os resultados.

Trata-se, desta forma, do denominado sistema de custeio directo, ou seja, o resultado de um determinado
segmento s deve ser afectado pelos factores que inequivocamente contriburam para a sua formao, no
esquecendo nenhum. Eliminam-se, assim, quaisquer formas de repartio (imputao) de custos que,
como facilmente se tem vindo a demonstrar, distorcem os resultados e com ele o conhecimento e
consequente efeito no saber e tomada de deciso.

Sendo assim, mais defensvel a inexistncia de qualquer sistema de contabilidade analtica do que um
sistema que pode levar os gestores a tomar decises que ponham em risco os verdadeiros interesses da
empresa.

Nesta perspectiva, admite-se que os segmentos:
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a) Geram valor, na medida em que proporcionam um determinado nvel de receitas (volume de
servios, subsdios, etc).
b) Consomem e utilizam recursos e, como tal, deve-lhe ser atribudo a correspondente traduo
financeira: custo.
c) Proporcionam margens, ou seja, diferenciais entre os proveitos gerados e os custos dos recursos
utilizados, mesmo que tais margens tenham como objectivo ser nulas.

A avaliao dos resultados por segmentos obriga adopo de uma contabilidade analtica pr-activa e
orientada para o apoio ao conhecimento dos resultados e apoio tomada de deciso, na medida em que:

a) Obriga os responsveis a definirem o segmento (ou segmentos) de anlise, em funo das suas
necessidades de informao;

b) Apresenta uma perspectiva multidimensional da organizao e no unidimensional, como
habitual nos sistemas mais orientados para o apuramento do custo dos produtos, ou dos
tradicionais centros de custo;

c) Atribui os custos aos vrios segmentos tendo uma perspectiva de causa-efeito (tracing). Isto , o
custo ser atribudo ao segmento na exacta medida de utilizao do recurso que lhe est
associado, pelo que se torna necessrio definir priori o custo destes recursos, logo, alguns tm
de ser custos standard;

d) A anlise das contribuies obriga atribuio de proveitos, custos, activos e passivos
relacionados com o segmento (independentemente da sua natureza ou funo onde se realizam),
por forma a determinar a sua verdadeira contribuio de valor;

e) Facilita a definio de padres e uma adequada valorizao dos recursos e, consequentemente, o
seu posterior acompanhamento;

f) Torna os modelos de contabilidade mais flexveis e orientados para os responsveis, na medida
em que os segmentos sero influenciados pelas opes estratgicas, pelas actividades e pela
prpria viso dos responsveis;

g) Melhora o conhecimento dos responsveis no apenas dos nveis de consumos de recursos
(custos) mas tambm das contribuies geradas (margens). Custos baixos no so sinnimos de
bons desempenhos, assim como custos elevados no provocam obrigatoriamente maus
desempenhos.

Este sistema de apuramento de resultados leva sua apresentao numa forma de escada, partindo de
segmentos mais elementares que se vo integrando sucessivamente em segmentos mais globalizantes. Por
exemplo, pode partir-se da anlise de contribuio de cada produto (por exemplo, curso de gesto
pessoal), que poder ser agrupado em contribuies por famlias de produtos (por exemplo, rea de

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gesto) e estes em reas de negcios (por exemplo, actividades de ensinoe assim sucessivamente at
chegar ao resultado da entidade no seu todo.

Em sntese, mais do que determinar o resultado por segmento, a organizao dos resultados em torno da
determinao das margens de contribuio (por segmento) tem como finalidade determinar os nveis de
contribuio dos segmentos, bem como os custos comuns (overheads), permitindo determinar as
formas de os imputar a cada um dos mltiplos segmentos com critrios objectivos e sustentados, caso
essa imputao se considere relevante para a prestao de contas e financiamento da entidade.


3.3.4- Relato financeiro por segmentos

A contabilidade analtica deve proporcionar informaes que permitam ter o conhecimento do nvel de
contribuio de cada segmento para os resultados da entidade. Assim, no suficiente relevar apenas os
custos por segmento, mas tambm os proveitos por si gerados, bem como o nvel de investimento
necessrio, ou utilizado, para a obteno deses resultados.

A ttulo de exemplo, a demonstrao econmica e financeira de um determinado tipo de segmento, v.g.
licenciaturas, poderia ser estruturada da seguinte forma, as quais poderiam, no seu conjunto, constituir
uma grande rea de actividade como, por exemplo, Ensino e, dentro desta, uma sub-area de actividade
Formao Graduada.


Rubricas de Resultados CURSO A CURSO B ...
1. PROVEITOS ESPECFICOS
Propinas xxx xxx
Outros proveitos (taxas, multas, etc.) xxx xxx
TOTAL DOS PROVEITOS
xxx xxx

2. CUSTOS DIRECTOS
Custos Externos
Custos com servios contratados no exterior xxx xxx
Custos com equipamentos adquiridos no exterior xxx xxx
Custos Internos
Docentes xxx xxx
Instalaes xxx xxx
Fotocpias xxx xxx
TOTAL DOS CUSTOS DIRECTOS
xxx xxx
3. CONTRIBUIO DOS CURSOS (1-2) xxx xxx

Como se referiu, para alm dos custos directos, identificveis por cada segmento, podero existir custos
indirectos que tero de ser financiados quer pelas margens geradas pelos segmentos, que por outra fonte
de receitas. Da que o seu apuramento e forma de imputao deve ter em conta a especificidade de cada
entidade e da forma como obtm os recursos para garantir a sua sustentabilidade.
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2.5- Contabilidade analtica e gesto do valor

A elaborao do relato financeiro por segmento, tal como apresentado no ponto anterior, servir para
avaliao da sua performance financeira, bem como da sua contribuio para o equilbrio da entidade. A
estrutura da informao poder ser a seguinte:

Rubricas
Valor

A Proveitos directos

B Custos directos:

B.1 Custos Variveis

B.2 Custos Fixos

Resultado Directo

B.3 Custos indirectos imputados

Resultado do segmento


P



Cv

Cf

RD =P (Cv+Cf)

Ci

R =P (Cv+Cf+Ci)



PROVEITOS DIRECTOS:

Dizem respeito a montantes de proveitos identificveis por segmento, tais como prestaes de servios,
juros, propinas, taxas, etc..


CUSTOS DIRECTOS

Correspondem ao valor dos recursos consumidos ou utilizados pelo segmento, isto , que possam ser
claramente identificveis como estando afectos ao exerccio da sua actividade.


Custos Variveis

Dizem respeito a todos os custos cujo montante est correlacionado com o nvel de actividade do
segmento. Por exemplo, o consumo de fotocpias em relao ao volume de relatrios, as despesas
com transporte em funo das deslocaes, o consumo de energia em funo do tempos de utilizao
dos equipamentos, o custo de subcontratos em funo do nvel de actividades subcontratadas, etc.
Normalmente so classificados em trs categorias:
Proporcionais (Cp) variam na mesma proporo que o nvel de actividade do segmento, como
o caso das fotocpias suportadas sobre o n de exemplares de relatrios, sempre que o seu custo
unitrio no varie;
Degressivos (Cd) variam menos que proporcionalmente ao nvel de actividade do segmento,
como o caso do custo de materiais quando existam descontos sobre as quantidades compradas.
Este tipo de custos contribuem para as denominadas economias de escala.

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Progressivos (Cg).- variam mais que proporcionalmente ao nvel de actividade do segmento,
como o caso do custo das horas extraordinrias no apenas em resultado da subida da taxa
horria, como tambm da baixa de produtividade provocada pelo cansao.

Em termos esquemticos podem representar-se da seguinte forma:










Custos Fixos

Consideram-se como custos fixos os consumos de recursos que apresentam alguma estabilidade, isto
, cujo valor que no depende totalmente do nvel de actividade do segmento, variando em funo
dos vrios graus de capacidade pretendido. Como exemplo refira-se, os custos com o pessoal, as
amortizaes dos equipamentos, as rendas de instalaes, os custos com promoo e publicidade,
etc..

Em termos esquemticos podem representar-se da seguinte forma:











Resultado Directo do Segmento

Corresponde, em regra, ao resultado operacional gerado pelo segmento. A ttulo de exemplo, representa o
valor liberto (se positivo) por um determinado projecto e que contribuir para cobrir custos de outras
reas da entidade ou o dfice (se negativo) que dever ser coberto por qualquer fonte de financiamento,
interna ou externa entidade.


Custos Indirectos do Segmento

Trata-se de um conjunto de custos no directamente identificveis por cada um dos segmentos, mas que
lhe podero ser imputados mediante determinada chave de repartio. Esta imputao no tem qualquer
Actividade
Custo
Cp
Cd
Cg
A
1
A
2
A
3
Actividade
Custo
Cf
3

Cf
2

Cf
1

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sentido para efeitos de anlise do valor gerado por cada segmento, dado que no tem nenhuma relao
directa com o seu nvel da actividade, mas sim quando o financiamento dos segmentos (v.g. projectos)
for aceite no apenas com os seu custos directos, mas tambm com os indirectos imputados.



3. Contabilidade analtica modelo possvel em estabelecimento de ensino superior

3.1. Segmentos de anlise

Em estabelecimentos de ensino, ser til estruturar a sua informao contabilstica, ao nvel da
contabilidade analtica em duas dimenses de anlise
2
, de acordo com o seguinte esquema:












A estrutura organizativa depende da forma como a entidade se encontra organizada (departamentos,
escolas, centros, direces, etc.)
As actividades relacionam-se com os produtos ou servios proporcionados (ensino e, dentro deste por
tipo; investigao; prestaes de servios, etc.).
Para que o modelo de contabilidade analtica permita apurar resultados por mais de uma dimenso de
anlise (cursos, projectos, departamentos), ser necessrio:
Criao de planos de contas alternativos para a contabilidade analtica, organizados por estrutura
organizativa (v.g. departamentos) e por natureza de actividade (apresenta-se modelo possvel no
anexo 1);
Utilizao duma classe de contas (recomenda-se a classe 9), no para a definio de centros de
custo, mas sim para a contabilizao das operaes internas (salas, horas de docncia ou de
investigao, economato, overheds imputados, etc.), evitando critrios de repartio arbitrria

2
Embora seja possvel identificar mais dimenses de anlise recomenda-se, numa primeira fase e com o intuito de
manter o modelo facilmente gervel, o uso de apenas duas dimenses.
DIMENSES DE ANLISE
Proveitos
Custos
das operaes
externas
Proveitos
e Custos
das atribuies
internas
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
O
R
E G
S A
T N
R I
U Z
T A
U T
R I
A V
A
RUBRICAS FINANCEIRAS

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de custos, mas afectando os custos com algum significado quer de acordo com a utilizao dos
recursos, quer de acordo com metodologias previamente definidas, validadas e aprovadas;
Criao de um sistema de valorizaes internas para afectao dos recursos aos segmentos de anlise,
nomeadamente:
Docentes/investigadores;
Instalaes;
Economato;
Trabalho de reprografia;
Encargos comuns.

Valorizao dos recursos internos atravs de critrios simples, objectivos e transparentes sugerindo-se, a
ttulo de exemplo, os seguintes critrios:
Docentes/investigadores: custo standard, por hora docente/investigador
Instalaes: preo de custo standard (hora/ms), por sala, ou tipo de sala
Economato: custo real por artigo
Trabalho de reprografia: preo de custo, por tipo de servio

Criar condies para que a informao produzida pela contabilidade analtica seja encarada como
verdadeira informao de gesto e de apoio deciso:
Construo de relatrios demonstrativos dos resultados ou custos gerados por cada segmento de
anlise;
Disponibilizao sistemtica desta informao aos interessados (rgos de gesto e responsveis
de segmentos, v.g. projectos, cursos, departamentos, etc.);
Promoo de aces de monitorizao e tomada de aces correctivas, face aos resultados
gerados; por exemplo, criar mecanismos para que os responsveis de projectos, mestrados,
possam avaliar e discutir com os rgos de gesto a posio financeira dos centros de pelos quais
so responsveis;
Agilizar o instrumento de gesto contabilidade analtica de forma a facilitar a leitura da
informao (vg eliminar centros de custo que no so utilizados, como por exemplo edies
anteriores de programas ou projectos encerrados).

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ANEXO 1:

EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PELA ESTRUTURA ORGANIZATIVA)
Cdigo Designao Afectao
OOC RGOS CENTRAIS
OOC 01 Assembleia de Escola
De todos os custos relacionados com os rgos
centrais
OOC 02 Presidente de Escola
OOC 03 Conselho Pedaggico
OOC 04 Conselho Cientfico
OOC 05 Administrador
OOC 06 Secretariado
OOC 07 Servios de apoio aos rgos
centrais

OEX ESCOLA XIS
OEX 01 Estrutura da Escola X
OEX 01 1 Secretariado Dos custos de secretariado
OEX 01 2 Custos especficos EX Custos da Escola, v.g. economato e das
instalaes.
OEX 02 DEPARTAMENTOS da EX
OEX
OEX
02
02
1
1

0
1
Departamento A
Docentes do departamento

A desdobrar como nos restantes departamentos
Dos custos de processamento de vencimentos;
Dos proveitos que resultam da afectao dos
docentes aos vrios cursos/actividades

ODE DEPARTAMENTOS
ODE
ODE
01
01

1
DEPARTAMENTO K
Docentes do Departamento
Dos custos de processamento de vencimentos;
Dos proveitos que resultam da afectao dos
docentes aos vrios cursos/actividades.
Idem para restantes departamentos.
Cdigo Designao Afectao
OSA SECES AUTNOMAS
OSA 01 Seco Autnoma A
OSA 01 1 Estrutura da seco
OSA 01 1 01 Secretariado Dos custos de secretariado
OSA 01 1 02 Custos especficos da Seco Deve incluir os custos com economato.
OSA 01 2 Docentes da Seco Dos custos de processamento de vencimentos;
Dos proveitos que resultam da afectao dos
docentes aos vrios cursos/actividades.
Idem para restantes seces autnomas

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Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto
OSE 01 Dir Serv Biblioteca
OSE 01 1 Biblioteca Dos custos relacionados com a actividade destas
reas, nomeadamente, custos com pessoal,
economato e outros.
OSE 01 2 Centro de Documentao
OSE 01 3 Outros

OSE 02 Dir Serv Rec Humanos
OSE 02 1 Direco
Idem anterior.
OSE 02 2 Diviso de Gesto de RH
OSE 02 3 Seco de Pessoal
OSE 02 4 Seco de Vencimentos
OSE 02 5 Seco ..
OSE 02 6 Ncleo .

OSE 03 Centro de Informtica
OSE 03 1 (de acordo com a estrutura) Idem anterior.

OSE 04 Dir Administrativa e
Financeira

OSE 04 1 (de acordo com a estrutura) Idem anterior.

OSE 05 Dir Serv Acadmicos
OSE 05 1 (de acordo com a estrutura) Idem anterior.

















Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao

Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto
ANEXO 2:

EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PELAS ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS

Cdigo Designao Afectao
AE ACTIVIDADES DE ENSINO
AED PROGRAMA DOUTORAL
AED 01 PD em Dos proveitos (propinas, outras receitas)
Dos custos suportados com o curso (docentes, salas,
outros custos especficos)
AED 02 PD em ..
AED 03 ............................
AEL LICENCIATURAS
AEL 01 Da Escola .. Do conjunto dos proveitos das licenciaturas da Escola
Da soma de todos os custos suportados com as
licenciaturas da Escola
ELI 01 1 Licenciatura L1 Dos proveitos (propinas, outras receitas) da licenciatura
L1
Dos custos suportados com a licenciatura L1 (docentes,
salas, outros custos especficos)
AEM MESTRADOS
Idem, tal como referido nos programas anteriores.
AEM 01 Da Escola ..
AEM 01 1 Mestrado M1
AEM 01 2
AI ACTIVIDADES DE INVESTIGAO
AIK 01 INVESTIGAO KAPA
Dos proveitos e custos relacionados com os projectos de
investigao, nomeadamente, investigadores, instalaes,
economato, etc.
AIK 01 1 Projecto P1


AS PRESTAES DE SERVIOS
ASP 01 SERVIO DO TIPO P Dos proveitos e custos relacionados com projectos de
prestao de servios, nomeadamente, investigadores,
docentes, consultores, instalaes, subcontratos, etc.
ASP 01 1 Projecto SP1

AC COMUNS S ACTIVIDADES
AC 01 1 Instalaes
AC 2 Actividades administrativos Custos e proveitos que, pela sua natureza no sejam
AC
AC
AC

AC
3
4
5
.
99
Actividades segurana
Actividades higiene e limpeza
Actividades .
.
Outros custos comuns
identificveis por cada uma das actividades supra, mas
que lhes podem vir a ser imputados mediante certos
critrios de imputao


Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao


Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto

ANEXO 3:

EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PARA REGISTO DAS OPERAES INTERNAS CLASSE 9
CDIGO DESIGNAO U.. DE MEDIDA FORMA DE VALORIZAO CLIENTE INTERNO FORNECEDOR
INTERNO
91 CUSTOS
INTERNOS

91.01 Custos com
docentes
Horas Custo-hora standard
por categoria
Cursos / outras
activ

91.02 Custos com
instalaes
Horas Preo-hr standard** Utilizadores*
91.03 Custos com
economato
Materiais Custo standard Depart, S Autn,
Servios

91.04 Custos com
fotocpias
N fotocpias Preo de custo Utilizadores*

95 PROVEITOS
INTERNOS

95.01 Atribuio da
activ. docente
Horas Custo-hora standard
por categoria
Departamentos
e ???.
95.02 Proveitos com
instalaes
Horas Preo-standard Direco ???
95.03 Proveitos com
economato
Materiais Custo standard Servios
Administrat.
95.04 Proveitos com
fotocpias
N fotocpias Preo de mercado Direco ???

* Cursos, servios, departamentos, centros ou outras actividades.
** Sugere-se que sejam identificados os preos de mercado por tipologia de sala: sala normal; sala com aparelhos
audiovisuais; sala com hardware e software; auditrio tipo A, B, C, etc..