INSTRUMENTOS DE PESQUISA1 E DIVULGAÇÃO DE ACERVOS

Letícia Castro∗

Resumo

O trabalho ora apresentado para o VIII Congresso de Arquivologia do Mercosul tem

como objetivo discutir a importância dos instrumentos de pesquisa como
ferramentas de divulgação de acervos e também a de comunicar a existência
desses instrumentos, sejam eles online ou impressos, de museus, arquivos ou
centros de documentação. Discorre sobre o papel do arquivista como mediador
entre a informação e o usuário do ponto de vista informativo e comunicacional.

Palavras-chave: Instrumentos de Pesquisa. Arquivologia. Descrição. Divulgação.

Informação. Comunicação.

Introdução

A informação nunca foi tão valorizada como nos últimos anos. O advento da
Internet permitiu que mesmo quem nunca entrou em um museu ou em um arquivo
de sua própria cidade possa consultar o acervo de instituições do outro lado do
mundo. Exatamente por este motivo é impossível falar em instituições como estas
que não pensem em divulgar seus acervos na rede. Afinal, mesmo sem dispor de
versões impressas, é possível colocar catálogos online, ou ainda divulgar estas
versões impressas em um formato possível de ser visualizado pelos usuários.

∗
Arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Jornalista pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos. MBA
em Comunicação Empresarial pela Universidade de Santa Cruz do Sul. Responsável pela Assessoria de Comunicação do
Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul. E-mail: leticiacastro.com@gmail.com.
 2

Bancos de dados de imagens e transcrições também ganham o mundo

quando disponibilizados ao internauta, e aproximam pesquisadores que precisavam
atravessar oceanos para encontrar – ou não – o que procuravam. Há que se
considerar, ainda, o caráter público das informações deste tipo de instituição,
mesmo que mantida por iniciativa privada.
Disponibilizar acesso à informação se torna socialmente urgente,
especialmente se considerarmos o a carência sociocultural histórica do brasileiro.
Mas o suporte desta informação não deve ser a única preocupação dos arquivistas,
aqui considerados como os grandes responsáveis pelo gerenciamento da
informação e de democratização do acesso.
A decisão sobre a forma de apresentação das informações não deve ser
refém de decisões meramente políticas, embora saibamos que serão consideradas.
O processamento técnico não existe por acaso, mas exatamente para cumprir este
papel de difusor da informação da forma mais ampla possível, e por este motivo
discussões como esta tornam-se pertinentes no meio acadêmico.
Ter a informação é diferente de reter a informação. É preciso, portanto,
comunicar a sua existência, e os instrumentos de pesquisa podem e devem ter este
papel.

Para quem? Online ou impresso?

O que importa é que a informação chegue. E, para que a informação chegue,

é preciso conhecer bem o público que dela necessita. Não adianta trabalhar apenas
com modelos complexos para usuários experientes em pesquisa de acervos de
museus, arquivos, bibliotecas e centros de documentação, embora para eles
também devam existir instrumentos específicos. Mas é preciso pensar nos
estudantes que estão formando sua consciência cidadã, nos remanescentes do
período da ditadura que não conhecem os seus próprios direitos quanto à
informação, nos diferentes tipos de instituições existentes, nos diferentes países e
idiomas pelos quais as informações passam ou chegam. Para ter uma idéia da
revolução da Internet, basta ver as transformações propiciadas e lembradas por
 3

Burke (2003) desde o surgimento da imprensa – ou, no caso, da prensa tipográfica

de Gutenberg, no século XV – quanto à difusão do conhecimento.
No entanto, em quinhentos anos, as formas de publicação cresceram e
dinamizaram-se em proporções muito maiores. Tanto que muitas vezes o processo é
desordenado. Neste sentido, normas existem não somente para serem seguidas,
mas para serem entendidas por uma maioria. As normas NOBRADE, ISAD (G) e
ISAAR (CPF), por exemplo, têm exatamente este objetivo: padronizar a forma de
apresentação das informações de arquivos para que estas possam ser mais
acessadas e inteligíveis, transformadas em guias2, inventários, catálogos, repertórios
ou outros tipos de instrumentos de pesquisa.
Bem elaborados e formatados, estes instrumentos podem ser mais que um
recurso ao pesquisador, mas um importante agente de divulgação do acervo e da
instituição. Em um primeiro momento, sim, talvez, circulem apenas no meio e no
campo de conhecimento que são objeto primeiro da custodiadora3. Mas, num
segundo momento, esta divulgação pode ganhar projeção maior, como a
comunidade em geral: os vizinhos do museu ou arquivo, a imprensa, os futuros
estudantes que descobrirão ser sua vocação trabalharem ou pesquisarem em
instituições como estas – e, mais do que tudo, que o acesso à informação é um
direito constitucional de todo cidadão.
É preciso lembrar, ainda, que estes instrumentos ao serem consultados por
pesquisadores também tendem a ser fonte de pesquisa citados em trabalhos
acadêmicos, que são uma forma extremamente valiosa de divulgação – para o bem
e para o mal. Conforme Laville (1999), o pesquisador está sempre em busca de
informações, cabe às instituições colocá-las à disposição. Se houver dificuldade no
acesso, lacunas ou quaisquer outros problemas, eles também podem aparecer
nesses trabalhos de forma comentada. Assim como podem surgir em forma de
elogios.

São com freqüência de fácil acesso e ele4 raramente terá de

trabalhar com grades quantidades de números brutos:
repertórios como o Anuário estatístico da UNESCO e o
Anuário do IBGE apresentam dados já tratados e organizados,
muitas vezes com textos que analisam vários aspectos das
realidades econômicas, políticas ou sociais e sua evolução.
(LAVILLE, 1999, p. 167)5
 4

E, mais adiante, lembra que não é apenas o meio acadêmico que entra em
contato com estas pesquisas publicadas, tornando ainda maior a abrangência da
divulgação:

A vida cotidiana também faz de nós, quer desejemos ou não,

grandes consumidores de pesquisas. Com efeito, é provável
que não se passe um dia sem que nos sejam apresentados os
resultados de uma pesquisa [...] (LAVILLE, 1999, p. 276)

Retomando: feito o trabalho de descrição e elaboração dos instrumentos de

pesquisa, onde/como publicá-los? Atualmente, mesmo que haja recursos para fazer
uma publicação impressa, não existe motivo para renegar a existência da tecnologia
e disponibilizar a informação na Internet. Por isto mesmo, o arquivista precisa estar
atento às suas potencialidades. Afinal, grosso modo, quase todo site institucional
contempla campos importantes previstos nas normas de descrição arquivística6.
Grande parte das instituições hoje, em especial museus e arquivos, dispõe
em seu site oficial de um histórico, um “quem somos” – ou estrutura administrativa,
informações de contato – com endereço, telefone, e-mail, site, e serviços oferecidos,
inclusive quanto ao tipo de acervo, horário de atendimento e condições de consulta.
Alguns exemplos: Arquivo Histórico Moyses Vellinho7; Arquivo Nacional8; Arquivo
Público do Rio Grande do Sul9; Museu de Arte do Rio Grande do Sul10; Museu de
História da Medicina do Rio Grande do Sul11; Museu Histórico Nacional12. Ou seja,
mesmo que pensado sem o auxílio de um arquivista – geralmente por um
profissional da área da Informática ou da Comunicação – o site vai existir e vai ter
estas informações. No entanto, nem sempre da forma mais inteligível.
Então, porque não aproveitar e sistematizar e padronizar esse processo,
contemplando os interesses de divulgação institucional e de acervos de uma vez só?
Por que não fazer do arquivista o gestor desta informação, permitindo a inclusão de
mais informações? Por que não colocar aquele catálogo ou inventário que não teve
verba para fazer impresso online? E, ainda, por que não disponibilizar em PDF13
aquela edição que já esgotou? Ou colocar um índice e informações sobre um
 5

possível catálogo comercializado? Como é que o usuário vai saber que a instituição
tem este ou aquele acervo, aquela pesquisa, se ela não comunicar?

Poder-se-ia imaginar Einstein conservando para si as

conclusões de suas pesquisas sobre a relatividade? Que
interesse teria uma pesquisa sobre a evasão escolar, se ela
precisasse permanecer confidencial?... De fato, a pesquisa só
tem valor quando comunicada. (LAVILLE, 1999, p. 237)

Se a instituição dispuser de verba para tal, o arquivista pode realizar este

trabalho em parceria com os profissionais acima citados. Pode e deve: afinal, se ele
destinar todo o seu tempo a pensar em estratégias comunicacionais e questões
técnicas de banco de dados, faltará quem descreva os acervos e gerencie o que
deve ir para os instrumentos de pesquisa, atividade privativa sua. Vale, portanto,
também para arquivos privados a reflexão de Bellotto (2004) quanto a arquivos que
passem a se preocupar mais com a atividade de difusão editorial, cultural e
educativa do que com a sua atividade fim.

É preciso que fique bem claro para os administradores, os

historiadores e para o público em geral que os arquivos das
repartições públicas devem atender fundamentalmente às
necessidades das administrações a que servem [...] Nenhum
arquivo público sobreviverá em prestígio e dotações
orçamentárias se se esquecer desta máxima. Não alcançará a
dimensão que lhe é legitimamente devida, se fizer do seu
recinto apenas um espaço cultural onde bem-sucedidos
eventos sociais irão mascarar sua inércia e inoperância no que
tange às suas verdadeiras atribuições. (p. 227)

Porém, via de regra, a cultura no Brasil não é uma das áreas mais
beneficiadas com recursos financeiros. Assim sendo, é preciso, sim, que ele domine
algumas questões sobre Comunicação e Informação e não fique recluso à sua sala
e campo primeiro de trabalho. Foi-se o tempo em que o profissional de arquivo era
aquele profissional que “não deu certo” em outros setores e ficava escondido no seu
setor, o “arquivo morto”. Ao contrário, o arquivo é um organismo vivo e quem lá
 6

trabalha precisa se comunicar, até mesmo para que as pessoas dêem a devida
importância ao acervo e ao trabalho realizado.

Quem não se comunica...

O arquivista, em primeiro lugar, precisará dialogar com o profissional que irá

diagramar ou publicar online o seu instrumento, seja ele qual for. Precisa saber que
além da informação estar correta, ela será mais bem aceita e difundida se estiver
visualmente atraente. Mas é ele quem conhece o acervo para propor uma foto de
um documento que expresse e represente corretamente o acervo na capa do
catálogo. Precisa saber que não irá dominar todas as tecnologias de banco de
dados, mas que é a pessoa adequada a orientar o analista sobre os campos
primordiais neste banco, com base no seu campo de conhecimento, do contrário, a
facilidade de acesso e usabilidade pode ficar comprometida.
Num segundo momento, o arquivista precisa comunicar que existe este
instrumento – online ou impresso – e como fazer para consultá-lo. Se não houver um
jornalista responsável pela Comunicação Institucional da instituição, o próprio
arquivista terá que procurar a imprensa, embora o ideal seja que a assessoria envie
release14 sobre o material – guia, catálogo, inventário ou outro tipo de instrumento –
a ser lançado e coloque o nome do arquivista à disposição como fonte para os
jornalistas entenderem melhor as questões técnicas da publicação. E, se não houver
esta situação ideal, o arquivista precisa usar de toda a sua capacidade de leitura do
usuário para selecionar o que é importante como valor notícia15 para garantir a
publicidade da ação na imprensa. O hábito de acompanhar as notícias também
auxiliará o profissional a decidir se deve entrar em contato com um ou outro veículo,
mas, em geral, serão os cadernos e editorias de Cultura, Ensino ou de Geral16 que
irão abordar temas de sua área.
Outra forma de divulgação que o arquivista pode ajudar a trabalhar são
newsletters17 institucionais, tanto do seu próprio local de trabalho quanto de
entidades a ele relacionadas. Se é um museu, ele pode enviar, por exemplo,
informações para o Conselho Internacional de Museus no Brasil (ICOM-BR)18, ou
para o Departamento Nacional de Museus (DEMU)19 do Ministério da Cultura, pois
 7

ambos possuem essa ferramenta e enviam as suas notícias semanalmente. Existem

ainda as associações nacionais e regionais que congregam os profissionais de
arquivo e que divulgam eventos e publicações. É o caso da Associação dos
Arquivistas do Rio Grande do Sul (AARGS)20 e da Executiva Nacional de
Associações Regionais de Arquivologia (ENARA)21. O arquivista pode tanto sugerir
pautas para jornais e revistas, especializadas ou não, como enviar informações para
estas newsletters e para veículos que existem apenas online, como a Revista
Museu22 ou interdisciplinares, como a Revista de História23, da Biblioteca Nacional.
Eventualmente as entidades que as veiculam também podem publicar nos seus sites
estas notícias.
Reconhecer que marketing não é algo restrito a vendas, vale para instituições
culturais e até para pessoas físicas, é um passo fundamental. E, se existem
ferramentas para dar publicidade a uma ação, por que não usá-las? E se o
instrumento de pesquisa foi bem feito, por que não ser ele mesmo esta ferramenta?
Mesmo não se tratando de um produto, é preciso concordar com Janal (2000)
quanto à oportunidade única que é ter a atenção de mãos e olhos de uma pessoa
voltados para a instituição e seu acervo. E isto não acontece apenas na Internet,
embora o exemplo seja este. O mesmo ocorre com os impressos, que possuem,
ainda hoje, a vantagem da portabilidade independente de energia elétrica ou outras
condições tecnológicas.

Un cliente nunca te prestará mayor atención que cuando está

en línea. Sus dos manos están en el teclado y sus dos ojos
están en el monitor. Estás en contacto con ellos. Ya te han
seleccionado. Desean verte. Se trata de una situación de
venta muy íntima. (JANAL, 2000. p. 14-15)

“Atacar” nas duas frentes é ainda ser democrático e inclusivo: nem todos
dispõe de computador; nem todos dispõe de dinheiro para comprar livros e
catálogos; nem todos dispõe de tempo (e dinheiro) para viajar até o local físico do
acervo somente para pesquisar sem a certeza de existir a documentação desejada;
nem todos dispõe de conhecimento para lidar com computadores. Enfim, uma série
de razões que não se esgotariam nunca.
 8

Talvez ainda haja um caminho muito longo para conseguir contemplar todos
os públicos. Afinal, estamos pressupondo até aqui que nosso usuário é alfabetizado
e não possui qualquer deficiência física. Mas e se assim não for?
Hoje a padronização e a descrição arquivística permitem que, através de
metadados24, as informações possam ser disponibilizadas mais facilmente em outros
idiomas, e se é assim, por que não em áudio ou braile para deficientes visuais? Por
que não em vídeo para deficientes auditivos? Por que não com acesso por voz para
deficientes físicos que possuem problemas em mãos e braços ou que lhes faltem
estes órgãos?
Os instrumentos de pesquisa também podem ser elaborados de forma a
contemplar estes públicos através da acessibilidade universal, e assim estará
cumprindo sua missão de difusão da informação e ainda vai ganhar uma projeção
imensa entre esses usuários e entidades que lhes representem.
Outro fator a ser considerado é o de que um bom plano de divulgação – ou
uma realização anterior bem sucedida, como um catálogo conhecido e que tenha
“circulado” nos meios certos – pode garantir apoios em eventuais pedidos de apoio
financeiro ou institucional para reformas na instituição, compra de materiais e até
lançamento de novos instrumentos de pesquisa, entre outras possibilidades de
produção cultural, além de fazer parte de qualquer projeto que concorra a leis de
incentivo à cultura tanto no que diz respeito à visibilidade do apoiador privado como
ao retorno de interesse público.
Em Levacov (1998) já era anunciada a entrada das bibliotecas neste processo
de uso da web para divulgação de seus instrumentos de pesquisa. A Arquivologia,
por conseguinte, não podem ficar para trás, até mesmo pela sua característica de
trabalhar com documentos únicos.
A publicação de instrumentos de pesquisa, por si só, portanto, já é um
instrumento de divulgação ao chegar às mãos de pesquisadores. Se disponibilizados
online, sites de busca podem potencializar de forma imensurável a publicidade da
informação.
Mas, se essa publicidade chegar nas pessoas certas – outros arquivos,
museus e bibliotecas, formadores de opinião, professores (em especial de
faculdades), secretarias de educação, cultura e turismo, empresas identificadas com
a Cultura – a instituição passa a ser mais (re)conhecida, respeitada, e divulgada. Se
um órgão de imprensa ou pessoa que seja referência no meio acadêmico citar a
 9

instituição, em textos ou entrevistas, o retorno será ainda mais valioso do ponto de

vista de reconhecimento e fortalecimento da imagem.
Os guias, portanto, são o primeiro passo. Eles são, conforme Bellotto (2004),
os mais abrangentes e populares, por dar uma visão de conjunto. Os inventários e
os catálogos seguem para os níveis seguintes, descrevendo os acervos de forma
coletiva e unitária, respectivamente.
Os inventários também podem ser analíticos, ganhando mais detalhamento, e
os catálogos podem ser feitos de forma a “recortar” uma parte do acervo que seja
julgada mais importante de ser descrita, seja por critérios de alto índice de acesso,
condições de preservação ou visibilidade, entre outros.
Bellotto também cita outros tipos de instrumentos de pesquisas, como
repertórios, índices, listagens, além da edição de fontes, que acrescenta ao texto
estudos introdutórios e fontes. Todas estas relações acabam acrescentando
contribuições à esfera acadêmica, ao ponto de promover, mais uma vez, a desejada
divulgação.
Finalmente, uma vez que haja mais de um instrumento de pesquisa, eles
devem referir-se uns aos outros, para que assim ajudem na divulgação dos
diferentes níveis de descrição e possibilidades aos pesquisadores.

Considerações finais

Muito se discute sobre os meios e pouco se faz para efetivamente aproveitá-

los em sua plenitude. Obras e sites são lançados, mas com que usabilidade? Quem
decide quais informações colocar na Internet? E com que critérios? Ninguém melhor
que o arquivista para decidir a respeito da difusão de informações sobre arquivos na
web. Afinal já existem normas nacionais e internacionais que regem a descrição
arquivística, e não há necessidade de disponibilizar ao público uma informação
menos qualificada do que é possível e já vem sendo testado, avaliado, corrigido e
aprovado constantemente pelos profissionais de Arquivologia.
Ao arquivista caberá ainda o acompanhamento, o apoio e, eventualmente, a
coordenação de um trabalho interdisciplinar para fazer estas informações chegarem
a uma esfera mais ampla que a do mundo acadêmico e arquivístico, e de forma
 10

visualmente atraente. No entanto, o capital intelectual e político, no sentido de

negociação embasada para os processos de decisão para a elaboração dos
instrumentos, deve ser seu.
Outro ponto a ser considerado é o de que os instrumentos de pesquisa, ao
chegarem aos usuários, podem permitir que estes contribuam na descrição
arquivística, pois ao terem acesso às informações da instituição e de seu acervo,
podem enriquecer as instituições, seja através da complementação de dados,
doações ou simplesmente a multiplicação (“propaganda”) do trabalho realizado,
fazendo com que o uso dos instrumentos de pesquisa como forma de divulgação e
também o contrário, a divulgação dos instrumentos de pesquisa, seja imprescindível.
Todo este trabalho de difusão das informações acabará revertendo em uma
publicização da imagem da instituição em si, tornando-a reconhecida não apenas
por um público restrito como também pelo público em geral e, mais ainda, no meio
do seu próprio campo de conhecimento.
Não é possível, no entanto, no afã de divulgar as atividades, esquecer da
atividade primeira dos arquivos, fazendo com que todas as ações sejam de
marketing, mesmo que esta idéia seja simpática aos gestores. É preciso a
consciência de que, nesse caso, divulgar para quê? Se não houver qualidade no
desempenho das atividades-fim, a imagem é comprometida e a divulgação de um
trabalho mal feito perde a razão de ser.

1
“Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo ou parte dele, tendo a
função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos.” (LOPEZ,
2002)
“Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas.
Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes. Ver também catálogo, guia, índice, inventário,
listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.” (Dicionário de Terminologia Arquivística,
2005)
2
O guia é o primeiro instrumento de pesquisa a ser criado em um arquivo. Por descrever mais genericamente o
acervo, ele é mais rápido de ser feito. Segundo a NOBRADE, o nível de descrição do Guia é o nível 1, ou seja,
ele tem como missão descrever fundos e/ou coleções. O guia deve contemplar todos os fundos, citando suas
principais características. O guia também é o local correto para constar as informações e histórico da instituição.
3
Entidade custodiadora: Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo. Também chamada
custodiador. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 84)
4
Referência ao pesquisador.
 11

5
Na mesma página há ainda uma referencia à Cinemateca do Museu de Arte Moderna e o Museu da Imagem do
Som, no Rio de Janeiro, além das Fundações Roberto Marinho e Padre Anchieta, como instituições que
produzem “uma infinidade de documentos sobre vários aspectos da vida brasileira”.
6
Dados da instituição segundo a NOBRADE: Nome; Endereço, telefone, fax, e-mail; Website (quando existir);
Dias e horários de funcionamento; Estrutura administrativa; Histórico; Tipo de acervo; Condições para consulta;
Políticas de Reprodução; Serviço oferecidos; Outros instrumentos.
7
Disponível em: < http://www2.portoalegre.rs.gov.br/smc/default.php?reg=10&p_secao=19> Acesso em: 22
nov. 2008.
8
Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br> Acesso em: 22 nov. 2008.
9
Disponível em: <http://www.apers.rs.gov.br> Acesso em: 22 nov. 2008.
10
Disponível em: <http://www.margs.rs.gov.br>. Acesso em: 22 nov. 2008.
11
Disponível em: <http://www.muhm.org.br> Acesso em: 22 nov. 2008.
12
Disponível em: <http://www.museuhistoriconacional.com.br> Acesso em: 22 nov. 2008.
13
Portable Document Format.
14
“Material distribuído para a imprensa sobre assunto ao qual se pretende dar divulgação. Respeita a linguagem
específica dos diferentes veículos e a estrutura discursiva básica do texto jornalístico.” (DUARTE, 2003)
15
Valor notícia é o que determina a importância de um fato para que ele seja noticiável. (WOLF, 1995)
16
Editorias de jornais e revistas. Os cadernos de Cultura muitas vezes recebem o nome de “Segundo Caderno”,
abordando mais temas como exposições de arte, música e literatura, deixando para a editoria de Geral o espaço
para arquivos. No entanto, não é uma regra sempre clara, e vale a pena investir em ambas.
17
Mensagens eletrônicas (e-mails) enviadas sistematicamente pelas instituições com notícias sobre suas próprias
ações e eventos ou de sua área.
18
Contato: icom.bra@gmail.com.
19
Contato: demu@iphan.gov.br.
20
Contato: aargs@aargs.com.br.
21
Contato: enara@enara.org.br.
22
Contato: editor@revistamuseu.com.br ou maisnoticias@revistamuseu.com.br.
23
Contato: editor@revistadehistoria.com.br.
24
Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar
outros dados ao longo do tempo. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005,
p. 116)
 12

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