Como Arquivar documentos?

Escrito por FazFcil

Gesto de documentos !

Arquivos e Documentos
- Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos.
- Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente(arquivo
morto).
Como classificar documentos ?
O contedo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critrio classificador, possibilitando
agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto
em um dossi, processo ou pasta.
A lei
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma da Lei.
A classificao deve ser realizada por empregados ou servidores que conheam a estrutura e o
funcionamento da empresa ou do rgo, responsveis pela atividade de arquivamento dos
documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos:
(1) anlise do documento e busca do cdigo correspondente ao grupo de assunto a que
pertence e
(2) encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.
OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber um cdigo
correspondente ao documento.
Como arquivar documentos?
Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser encaminhado ao seu destino para
arquivamento..
O arquivamento (assunto concludo) a guarda dos documentos em local estabelecido .
Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente poder
ficar perdido quando solicitado posteriormente.
As operaes para arquivamento so as seguintes:
ler o motivo do arquivamento, no contentar-se com o arquive-se;
se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;
se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existncia de
antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por
conseqncia, o mesmo cdigo.
arquivar as pastas suspensas na seqncia dos cdigos atribudos usar uma pasta para
cada cdigo, evitando a classificao diversos.
ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e
eliminando-as
. Caso no exista o original manter uma nica cpia;
arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,
identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento que
o encaminhou.
A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo facilita a
recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para
eliminao, transferncia ou recolhimento (arquivo morto).