Manual Tecnico Sistema Gestao Documentos

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO
Silval da Cunha Barbosa

Governador do Estado de Mato Grosso
Bruno S Freire Martins
Secretrio de Estado de Administrao
Jos Gonalves Botelho do Prado
Secretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral
Edmilson Jos dos Santos
Secretrio de Estado de Fazenda
Jos Alves Pereira Filho
Secretrio Auditor Geral do Estado
Dorgival Veras de Carvalho
Procurador Geral do Estado
JOS DE JESUS NUNES CORDEIRO

Secretrio Adjunto de Administrao - SAD
SANDRA MARIA FONTES ALMEIDA
Secretrio Adjunto de Gesto de Pessoas - SAD
CLUDIO BORGES ALVES
Superintendente de Arquivo Pblico - SAD
eQUIPE tCNICA
MEMBROS DA COMISSO CENTRAL DE IMPLANTAO DOS NCLEOS
Adriane Benedita De Lamnica

Akemi Yara Kuroyanagi Faria
Alexandre Apolnio Callejas
Ana Paula Poncinelli Garcia Rodrigues
Carlos Correa Ribeiro Neto
Cristiane Laura de Souza
Cristiane Picolin Sanches
Divino Silva Miranda
Edson Fontana de Oliveira
Edson Monfort de Albuquerque
Gerusa Andreia Moretto
Gracieli Barbiero
Jan Sifuentes Machado
Jocilene Oliveira Silva Palma
Joel Martins da Rocha
Joelson Obrego Mattoso
Jorge Luis de Oliveira Bruno
Jos Alves Pereira Filho
Jos Gonalvez Botelho do Prado
Josiane Ftima de Andrade
Julia Satie Yokokura
Juracy Alves de Oliveira
Karine Nunes Rodrigues
Luciana Rosa
Luiz Antonio de Carvalho
Luiz Marcos de Lima
Maria Dolores F. Bergamasco
Maria Teresa de Mello Vidotto
Mauro Nakamura Filho
Ozenira Flix Soares de Souza
Roberta Maria Amaral de Castro Pinto Penna
Sandra Maria Fontes Almeida
Telma Taques
Sandro Eregipe Coelho
Simone Neves Tavares vila
Stella Macitelli Pauletto
SAD
SAD
PGE
SAD
SEPLAN
AGE
CASA CIVIL
CEPROMAT
SEPLAN
SAD
SAD
SAD
SAD
SEPLAN
SEPLAN
SAD
CEPROMAT
AGE
AGE
SEFAZ
SEPLAN
SAD
SAD
SEFAZ
SAD
SEFAZ
SAD
SAD
SEFAZ
SAD
SEPLAN
SAD
CEPROMAT
SEFAZ
SAD
SAD
eQUIPE tCNICA
SUBCOMISSO DE CRIAO DO MODELO DE MANUAL
Cleber Zamboni Sartor

Cristiane Laura de Souza
Daniela Cristina Siuta
Dbora Pinheiro da Silva Lima
Edson Monfort de Albuquerque
Gerusa Andreia Moretto
Ivana Clia da Cruz Lobato
Jan Sifuentes Machado
Juracy Alves de Oliveira
Karine Nunes Rodrigues
Luciana Machado Guim
Lucineide Alves Ferreira
Luiz Correa de Mello Neto
Luzinete Aparecida Campos Caldereiro
Maria Anglica Barros Nince
Maria Jos Oliveira da Costa Pissutti
Marionice do Nascimento Guibor
Mrcia Auxiliadora Taques Costa
Patrcia de Souza Atagiba Proena
Stella Macitelli Pauletto
Vinia Paula Rodrigues Stocco
SAD
AGE
SAD
SEPLAN
SAD
SAD
SEPLAN
SAD
SAD
SAD
SEPLAN
SAD
SAD
SAD
SEPLAN
CEPROMAT
SAD
PGE
SEFAZ
SAD
SEPLAN
Equipe Responsvel pela elaborao e organizao do volume II
Cleber Augusto de Matto Junior

Daniel Farias da Silva
Eduardo Levy Guimares
Hlio Pimenta Braga
Ilzanete Henrique da Silva
Leila Maria Magalhes Bellintani
Lucineide Alves Ferreira
Myrian Bastos Prraga Serra
Nilton Joaquim Cavalcanti
SAD
SAD
SAD
SAD
SAD
SAD
SAD
SAD
SAD
COLABORAo
Ana Paula Poncinelli Garcia Rodrigues

Geire Luci de Souza Moura
Odete Marisa Mazaquatro
SAD
SEJUSP
SES
VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS
SUMRIO
INTRODUO
Apresentao
Introduo
Gesto do Manual
captulo 1 CONTEXTUALIZAO DO SISTEMA de GESTO de documentos
1.1 Referncias Conceituais
captulo 2 BASE LEGAL DO SISTEMA DE GESTO de documentos
2.1 Legislao Federal

2.2 Legislao Estadual
Captulo 3 PROCEDIMENTOS DO SISTEMA GESTO de documentos
3.1 Orientaes Gerais

3.2 Mapa de Relacionamento do Sistema de Gesto de Documentos
3.3 Macroprocesso do Protocolo
3.4 Macroprocesso do Arquivo

TABELAS E FORMULRIOS
GLOSSRIO
SIGLAS E ABREVIATURAS
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Sumrio
SUMRIO INTRODUO
APRESENTAO
Apresentao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos
INTRODUO
Introduo
Objetivos
Aplicao
2
3
3
Gesto do Manual
Objetivo
Responsabilidade
Elaborao e Gesto do Manual
Elaborao
Matriz de Responsabilidades
Estrutura do Manual
Redao
Grficos e Imagens
Metodologia de Elaborao
Contedo do Manual
Atualizao do Manual Fsico
Atualizao do Manual Eletrnico
Aprovao
Distribuio
Cpias Fsicas do Manual
Cpias Eletrnicas
Controle de Revises
Manual Fsico
Controle de Atualizao de Verses - Exemplo
Manual Eletrnico
Controle de Atualizao de Verses - Sistema de Gesto de Documentos
4
4
4
4
5
6
7
7
8
8
9
10
10
10
10
11
11
11
13
14
15
Apresentao
apresentao
O aperfeioamento da gesto pblica tem como principal objetivo melhor atender s necessidades
e demandas da sociedade e, como ideal, aumentar a qualidade da prestao dos servios ao cidado.
Entretanto, para que essa realidade se consolide, so necessrias no somente a formulao de
boas polticas pblicas, mas tambm a sua correta execuo e o efetivo controle dos resultados
planejados.
Nesse contexto, assume especial relevncia o fornecimento e fortalecimento dos servios
administrativos, que tm por finalidade suprir os meios para a concretizao das polticas pblicas,
apoiados nos sistemas de: gesto de pessoas, planejamento e oramento, finanas, contabilidade,
aquisies, patrimnio e servios, controle interno, protocolo e arquivo, tecnologia da informao
e desenvolvimento organizacional.
Com o propsito de atender o exposto, quanto prestao de servios, foram institudos, por meio
da Lei Complementar n 264, de 28/12/2006, e suas alteraes, 12 (doze) Ncleos de Administrao
Sistmica, no mbito do Poder Executivo Estadual, para realizar os servios administrativos e de
apoio, que at ento eram prestados por 43 (quarenta e trs) rgos e entidades.
Os pilares norteadores dessa lei baseiam-se nos seguintes princpios:
1. Integrao das atividades sistmicas em ncleos comuns, para racionalizar as despesas, otimizar os
resultados e atender com qualidade as atividades fins dos rgos e entidades;
2. Identificao e padronizao dos processos organizacionais e dos indicadores de desempenho da rea
sistmica, para viabilizar e racionalizar os mtodos de trabalho;
3. Profissionalizao dos servidores das unidades sistmicas, com o fim de manter a continuidade
administrativa;
4.
Integrao dos processos de planejamento, oramento, finanas, gesto de pessoas, gesto patrimonial
e controle interno.
A finalidade da criao dos Ncleos foi racionalizar a execuo dos servios sistmicos e, por
conseguinte, potencializar a capacidade do Estado em promover o cumprimento de seus
compromissos junto populao, com eficincia e transparncia, sem perder o foco na eficcia,
isto , na gesto voltada para os resultados.
Para contribuir na efetivao dessa reforma administrativa, foram editados Manuais Tcnicos de
Normas e Procedimentos para os sistemas, conforme volumes abaixo:
vol. I
Sistema de Aquisies Governamentais
vol. II
Sistema de Gesto de Documentos
vol. III
Sistema Contbil
vol. IV
Sistema de Controle Interno
vol. V
Sistema de Desenvolvimento Organizacional
vol. VI
Sistema de Gesto Financeira
vol. VII
Sistema de Gesto de Pessoas
vol. VIII
Sistema de Patrimnio e Servios
vol. IX
Sistema de Planejamento
vol. X
Sistema de Tecnologia da Informao
MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

N DA VERSO: 00
REVISTA EM: 15/12/2009
UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD
Introduo
INTRODUO
A reforma administrativa criao dos Ncleos Sistmicos possui como objetivos a padronizao
da execuo dos processos sistmicos, a otimizao dos mtodos de trabalho e a profissionalizao dos servidores para melhorar a eficincia e a qualidade dos servios prestados aos rgos e s
entidades do Poder Executivo Estadual.
Para que esses objetivos sejam alcanados, imprescindvel que a execuo dos processos e as
atividades a eles pertinentes sejam realizadas de acordo com normas e procedimentos de trabalho
predefinidos.
Atendendo a esse pressuposto, o Manual Tcnico de Normas e Procedimentos, ora apresentado,
promove e prope a sistematizao, dentro de um nico documento, de um conjunto de normas,
diretrizes e procedimentos para orientar e instruir os servidores na execuo das atividades relativas
administrao sistmica, no mbito do Poder Executivo Estadual.
Ele contm as orientaes tcnicas e normativas acerca de determinado sistema ou matria, especificando de forma completa e detalhada as regras internas da administrao pblica para a
adequada execuo dos procedimentos de trabalho, no fornecimento de servios e produtos pela
rea administrativa.
O captulo inicial constitudo da contextualizao a respeito do sistema e seu processamento no
mbito do Poder Executivo Estadual. Na sequncia, ser apresentada a base legal em que o sistema
se fundamenta.
No captulo que trata dos procedimentos esto disponveis os macrofluxos de cada macroprocesso,
com o fim de proporcionar uma viso geral do sistema e da relao entre os processos executados
pelo rgo central e pelo rgo setorial. Neste captulo tambm so encontrados os mapas dos processos, a partir dos quais possvel visualizar, de forma integrada, as diversas atividades necessrias
adequada execuo para a obteno de um determinado produto ou servio.
Seu captulo final apresenta, na ntegra, os atos normativos regulamentares que regem o sistema e
os formulrios que sero utilizados para a execuo das atividades dos processos.
Este manual tem os objetivos de orientar e instruir os servidores pblicos do Estado de Mato Grosso
acerca dos processos sob sua responsabilidade. No entanto, para que tais objetivos sejam alcanados, este dever estar sempre atualizado segundo as normas e procedimentos vigentes.
A iniciativa quanto s atualizaes partir do rgo central responsvel pelo sistema, cabendo s
unidades setoriais, nos ncleos sistmicos, promoverem as adequaes necessrias.Este manual
refere-se ao sistema de Gesto de Documentos, composto pelos seguintes macroprocessos:
1 PROTOCOLO
2 ARQUIVO
A responsabilidade pela sua gesto compete Secretaria de Estado de Administrao, por meio
da Superintendncia de Arquivo Pblico do Estado de Mato Grosso, cuja misso : Promover a
gesto e o recolhimento dos documentos permanentes, de valor histrico, produzidos pelo Poder
Executivo Estadual, preservar e facilitar o acesso aos documentos sob sua guarda e elaborar, acompanhar e implementar a poltica estadual de arquivos e de protocolos.

N DA VERSO: 00
Introduo
Objetivos
Os objetivos do Manual Tcnico de Normas e Procedimentos so:
1. Fixar as condies necessrias para a execuo dos procedimentos inerentes elaborao de produtos
e prestao de servios que cabem ao Estado;
2. Disseminar as normas referentes aos sistemas e processos executados pela Administrao Pblica
Estadual, facilitando a sua aplicao pelos servidores em suas atividades cotidianas;
3. Organizar e documentar sinteticamente os procedimentos de trabalho, em mapas de processos, permitindo que o domnio tecnolgico destes processos permanea nas mos do Estado de Mato Grosso;
4. Ampliar e facilitar o acesso dos servidores s capacitaes relativas s normas e procedimentos de
trabalho, contribuindo para a melhoria das competncias e profissionalizao dos servidores;
5. Proporcionar a melhoria da comunicao entre os servidores do rgo central e dos rgos setoriais.
Aplicao
Este Manual Tcnico de Normas e Procedimentos da rea sistmica aplica-se ao rgo Central
responsvel pelo sistema, aos Ncleos de Administrao Sistmica e aos demais rgos e Entidades do Poder Executivo Estadual.

N DA VERSO: 00
Gesto do Manual
Gesto do manual
OBJETIVO
Estabelecer os procedimentos que descrevem o processo de elaborao, atualizao e controle

dos Manuais Tcnico de Normas e Procedimentos do Poder Executivo Estadual. A Tabela I Matriz
de Responsabilidades demonstra de forma sinttica os responsveis pelos itens que compem o
sistema de gesto dos manuais, apresentado a seguir.
RESPONSABILIDADE
A responsabilidade pela elaborao/atualizao, aprovao e controle dos manuais do gestor do

rgo central responsvel pelo sistema.
A responsabilidade pode ser delegada, mediante designao formal a servidor(es) atuantes na
rea.
ELABORAO E GESTO DO MANUAL
Esta fase engloba quatro atividades principais: elaborao, aprovao, distribuio e controle dos
documentos.
ELABORAO
A criao e atualizao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos so de responsabilidade

do rgo ou entidade responsvel pela competncia devidamente estabelecida nas leis que lhes
deram origem e demais atos normativos que as regulamentam.
Cada rgo Central de sistema designar pessoa responsvel para elaborar e alterar o contedo
conforme disposio tcnica, bem como executar a formatao e demais encaminhamentos.
Os manuais da rea sistmica foram organizados dividindo o seu contedo em parte comum e
especfica, seguindo uma estrutura padro.
A parte comum trata dos assuntos padro para todos os manuais da rea sistmica, sendo composta
dos seguintes tpicos:
Apresentao;
Introduo;
Objetivos;
Aplicao;
Gesto dos manuais;
Captulo 3 Procedimentos

Seo 1 Metodologia de demonstrao dos procedimentos de operao dos sistemas;
A alterao dos contedos desses tpicos ser feita por comisso especificamente designada.
Aps validao, as alteraes devem ser feitas nos manuais de cada sistema, de forma padronizada.

N DA VERSO: 00
N DA VERSO: 00
Distribuir /
Disponibilizar
Controlar
Documentos
Aprovar
Elaborar /
Alterar
Demais Sites
Cpia Eletrnica /
Unidade Central
do Sistema
Unidade Setorial do Sistema

Titular da pasta
DO Central /
SAD
DO Setorial
Site do Governo
Cpia Eletrnica /
Cpia Eletrnica / SIGP
Cpia Fsica
Revises
Orientar e Controlar
cadastro no SIGP
Orientar e controlar o
elaboraO
Orientar
Homologar
Aprovar
Consolidar
Compilar/
Revisar
Propor Revises
Criar / Redigir
RESPONSVEIS / REA
TABELA 01 Matriz de ResponsabilidadeS

Gesto do Manual
Gesto do Manual
A parte especfica trata de assunto do respectivo sistema, composta das seguintes tpicos:
Captulo 1 Contextualizao do Sistema;
Captulo 2 Base Legal;

Seo 1 Federal;
Seo 2 Estadual;
Capitulo 3 - Procedimentos;

Seo 2 Mapa de relacionamento do sistema;
Seo 3 Macroprocessos e Macrofluxos;
Seo 4 Processos e Mapas de processos; e
Seo 5 Detalhamento de Procedimentos;
Tabelas e Formulrios;
Glossrio;
Lista de Siglas e Abreviaturas;
Referncias Bibliogrficas.
A alterao dos contedos desses tpicos ser feita pelos responsveis designados de cada sistema,
conforme descrito anteriormente.
Os Mapas de Processos so paginados na sequncia de seus respectivos macroprocessos, quando
for o caso. Em outras situaes, quando o macroprocesso ou processos exigir detalhamento
de mais procedimentos, os mesmos podero se utilizar de um sumrio especfico, na Seo 5 Detalhamento de Procedimentos.
Estrutura do manual
Seguindo as linhas tericas e metodolgicas mais utilizadas em manuais estudados e analisados,

tanto da Administrao Pblica quanto privada, este documento ser composto por trs tipos
bsicos de elementos, quais sejam:
Elementos preliminares ou pr-texto so aqueles que identificam o manual, introduzem seu
contedo e explicam sua origem, seu desenvolvimento e a relao com outras tcnicas, outros
manuais e outras normas;
Elementos textuais so aqueles que fixam os requisitos a serem satisfeitos, as tcnicas a serem
adotadas para permitir o bom desempenho dos trabalhos com eficincia e qualidade;
Elementos suplementares ou ps-texto so aqueles que fornecem informaes adicionais para
melhor compreenso do texto ou do uso do manual.

N DA VERSO: 00
Gesto do Manual
TABELA 02 Classificao dos elementos

PRELIMINARES OU PR-TEXTO
TEXTUAIS
SUPLEMENTARES OU PS-TEXTO
Capa
Contra Capa
Sumrio
Apresentao
Introduo
Objetivo
Aplicao
Gesto do Manual
Introduo
Captulo 1 Contextualizao sobre o Sistema
Captulo 2 Base legal
Federal
Estadual
Mapa de relacionamento
Macroprocessos e Macrofluxos
Processos e Mapas de Processos
Detalhamento de Procedimentos
Tabelas e Formulrios
Glossrio
Lista de Siglas e Abreviaturas
Bibliografia
Redao
Deve-se dar preferncia a redao por tpicos, com frases curtas e objetivas;
Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo - complemento;
Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos tcnicos definidos em
terminologias pertinentes;
Deixar claro o que obrigatrio, utilizando-se de termos tais como: devem, no podem;
Utilizar pode/podem para o caso de prescries facultativas apenas;
Evitar explicaes ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que
padronizado;
Outros documentos tais como apostilas, textos tcnicos extrados de livros, etc; podem ser utilizados
como referncia e detalhes para fins de esclarecimentos, justificativas ou treinamentos;
Nos procedimentos, devem-se destacar as atividades que tm maior influncia na qualidade do
processo, evitando-se detalhamento excessivo. Atividades essencialmente tcnicas, que j so
pr-requisitos para a ocupao do(s) cargo(s) ou com descrio de requisitos j incorporados ao
conhecimento bsico do cargo no necessitam detalhamento.
Grficos e Imagens
Devem ser utilizados elementos grficos e imagens, se necessrios para facilitar o entendimento,
tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc;
Em detalhes devem ser indicadas a escala e a legenda, quando necessrio;

N DA VERSO: 00
Gesto do Manual
So admitidos textos curtos e explicativos em detalhes que possibilitem a compreenso do mesmo,

evitando a necessidade de possvel procedimento complementar;
Toda foto, figura ou tabela deve ter um ttulo, denominao, identificao e numerao.
A numerao das fotos, figuras ou tabelas preferencialmente dever seguir uma ordem numrica
nica por seo.
Metodologia de elaborao
Os manuais foram elaborados de forma a permitir sua atualizao sem a necessidade de fazer a
sua edio completa. Ser atualizada somente a parte que sofrer alterao, excluso ou insero,
mantendo o restante de sua estrutura.
A orientao geral para que as sees sejam elaboradas de forma independente, com cabealho,
rodap e numerao de pgina especfica para a cada seo. Com este tipo de paginao permitiuse a atualizao do manual sem a necessidade de sua edio completa, mas, apenas das pginas
relativas seo alterada.
A paginao ser feita por seo, mesmo que o contedo seja curto e represente menos de uma
pgina.
No entanto, existem casos de manuais de contedos mais extensos e que, sendo assim, apresentam
um nmero maior de pginas, superior a 150 (cento e cinquenta), por exemplo. Nesses casos o
gestor do sistema poder fazer a opo de numerar a pginas por item. A impresso dever ser de
todas as pginas que se referem ao item atualizado. Tambm para este caso orienta-se que seja
feito um sumrio especfico por seo para facilitar a leitura e melhorar o controle da paginao.
Os Tpicos - Introduo e Captulos, entre outros, foram separados por divisrias, as mesmas esto
padronizadas para todos os manuais, no que se refere quantidade, forma de apresentao e
contedo. Divisrias sem abas foram criadas para separar as sees, sua quantidade depender
do contedo de cada manual.
Contedo do Manual
Captulo 1 Contextualizao do sistema

Essa seo visa a dar uma viso geral do sistema, enfocando sua estrutura e seu funcionamento,
a finalidade do sistema para a gesto pblica estadual, a poltica adotada no Estado, o contedo
terico e doutrinrio que orienta seus executores, o tipo de informatizao utilizada e sua integrao
com outros sistemas corporativos informatizados, etc.
Captulo 2 Base legal
Contm as citaes dos atos normativos, federal e estadual, de alcance geral sobre o sistema.
Tambm deve conter referncia aos atos normativos revogados, bem como os atos normativos que
os alteram.
A ntegra das leis e demais atos normativos estadual sero cadastradas, mantidas e controladas
no sistema da imprensa oficial, IOMAT-NET e os atos normativos federais sero localizados no
endereo eletrnico disponvel no manual. Os responsveis pelo cadastramento dos atos normativos
estaduais no sistema IOMAT-NET so os rgos centrais responsveis pelos respectivos sistemas.

N DA VERSO: 00
Gesto do Manual
Esta seo deve conter os procedimentos para operacionalizao do sistema. Ela composta dos
mapas de relacionamento, fluxos dos macroprocessos, mapas dos processos e, quando necessrio,
do procedimento operacional relativo s atividades crticas ou mais relevantes para o processo.
Este tpico deve conter as tabelas e formulrios que so utilizados na execuo dos procedimentos
desenvolvidos diretamente pelo gestor central e setorial ou sob responsabilidade do mesmo, mas,
executados pelos clientes.
Como dissemos, existem procedimentos executados pelo rgo central e por suas unidades setoriais.
No entanto, tambm existem alguns procedimentos que so executados pelo prprio cliente, como
por exemplo, elaborao de: TR Termo de Referncia, Solicitao de fotocpias, Solicitao de
Dirias, entre outros. Normalmente para se executar estas atividades os clientes precisam preencher
os formulrios definidos pelo rgo central do sistema, sejam eles informatizados ou no.
Os tpicos finais sero respectivamente: Glossrio, Lista de Siglas e Abreviaturas e Bibliografia, e
tm o objetivo de propiciar aos setoriais e clientes um melhor entendimento das especificidades
de cada sistema.
Atualizao do Manual Fsico
Como j descrito, os manuais fsicos foram editados de forma a permitir a sua atualizao, por
incluso, alterao ou excluso, editando a alterao somente da parte afetada, mantendo a sua
estrutura, bem como os contedos no afetados.
A iniciativa para as alteraes dos manuais de competncia dos rgos centrais. Os setoriais,
quando houver alguma sugesto de melhoria, podem demandar alteraes que aps anlise,
homologao e aprovao dos gestores dos referidos rgos centrais, devem demandar aos D.Os
setoriais a atualizao de todos os exemplares do manual do respectivo sistema.
Os rgos centrais responsveis pelos sistemas so responsveis pela alterao dos contedos,
seguindo a formatao padro, conforme especificada abaixo:

Deve ser realizada em papel branco, no formato A4, 90 gramas;
Fonte Avenir LT, preta, tamanho 10 pt;
Margem superior: 2,5 cm, inferior 2,5 cm, esquerda 2,5 cm, e direita 2,0 cm;
Espaamento entre linhas 1,15;
Espaamento entre pargrafos 0,2 cm;
Afastamento de primeira linha 0,8 cm
Recuo do texto para citao 1 cm.
Paginao Algarismos arbicos (1,2,3...) na parte inferior direita da folha. Inicia-se na primeira pgina
de texto com o nmero sequencial da seo;
Impresso Em uma s face.
Ttulos Primrios Colocado margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao
crescente, dois espaos entre a letra e o nmero e com espao de 4 cm do incio do texto;
Ttulos secundrios Colocados margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao da
subdiviso separada por dois espaos;

N DA VERSO: 00
Gesto do Manual
Ttulos tercirio, quaternrio... Colocados margem esquerda, com a primeira letra maiscula e as
demais minsculas (exceto nomes prprios), com negrito somente na numerao sequencial.
O arquivo atualizado conforme a formatao oficial padro ser utilizado para gerar a impresso das
folhas que sero inclusas nos manuais fsico, bem como o manual eletrnico que ser disponibilizado
na internet.
Atualizao do Manual Eletrnico
Os arquivos dos manuais eletrnicos foram desenvolvidos em .pdf e devem ser atualizados
pelos responsveis dos respectivos sistemas, aps atualizao o arquivo encaminhado para o
Desenvolvimento Organizacional setorial para disponibilizao no Portal do Estado.
Aprovao
O manual deve ser aprovado mediante portaria emitida pelo dirigente do rgo central responsvel
pelo sistema.
Tambm, mediante portaria, devem ser aprovados os contedos resultantes de alteraes e
atualizaes. Os gestores desses rgos devero aprovar, previamente, as alteraes e consequentes
atualizaes dos manuais, no que diz respeito a contextualizao, procedimentos de trabalho,
tabelas e formulrios, Glossrio, Lista de Siglas e abreviaturas.
Em se tratando da atualizao do captulo 2, que trata da Base Legal, no ser necessria a edio
de um portaria especfica para a alterao desse assunto no manual, visto que toda base legal j
previamente publicada.
Aps a aprovao os arquivos so encaminhados aos setoriais de Desenvolvimento Organizacional
para dar seguimento ao processo.
Distribuio
Os rgos centrais e setoriais de cada sistema, bem como os setoriais de Desenvolvimento

Organizacional devem manter lista nominal de todas as unidades administrativas que possuem
cpias fsicas dos manuais para facilitar as atualizaes e o controle dos mesmos.
Esta lista ser elaborada e atualizada por iniciativa do rgo central de cada sistema. Sempre que
esta lista for atualizada deve ser encaminhada uma cpia para suas unidades setoriais e outra para
a unidade de Desenvolvimento Organizacional.
Cpias fsicas do manual

As unidades administrativas que recebem cpias fsicas so determinadas pelo rgo central do
sistema, segundo a orientao geral abaixo descrita:

Unidades administrativas dos ncleos sistmicos (gabinetes de direo e chefia);
Unidades administrativas dos rgos centrais responsveis pelos sistemas;
Gabinetes de direo dos rgos e das entidades clientes de cada ncleo para conhecimento e utilizao
em caso de decises ou orientaes estratgicas.

N DA VERSO: 00
10
Gesto do Manual
Aos demais servidores e unidades administrativas as cpias sero disponibilizadas, na internet, via
manuais eletrnicos.
Na prtica:

O rgo central responsvel por cada sistema, proceder s alteraes do contedo e o

preenchimento de ambos os formulrio de controle no arquivo original do manual;
Estando pronto o material, o rgo central envia para o setorial de D.O. o arquivo em PDF para
substituir na internet, bem como outro arquivo com as pginas e o formulrio de alterao para
ser impresso.
D.O setorial ir publicar o PDF no portal, imprimir as cpias e distribuir o contedo acompanhado
do formulrio atualizado para aquela lista de onde esto os manuais do sistema que esto sendo
alterados.
Cpias Eletrnicas
As cpias dos manuais eletrnicos sero disponibilizadas de forma centralizada no Portal do

Estado de Mato Grosso, em aba especfica. Todos os rgos e entidades vinculados ao Poder
Executivo Estadual podero disponibilizar os manuais em seus sites, mediante link com o Portal do
Estado. O formato de link mais adequado pois, quando forem alterados os manuais no Portal,
automaticamente sero atualizados nos sites.
Controle das revises
O rgo central do sistema de Desenvolvimento Organizacional deve manter um controle das

revises dos manuais fsicos e eletrnico.
Manual Fsico
Todas as pginas devem ter, no rodap, nmero da verso sequencial (00, 01, 02, ...0n), data da
reviso e a nome da unidade administrativa responsvel pela reviso.
Cada manual tem um Controle de Atualizao de Verses para facilitar o conhecimento do contedo
alterado e o controle da verso atual de cada pgina. Assim, toda vez que o manual sofrer alterao,
o Controle de Atualizao de Verses dever ser atualizado.
No Controle deve constar o Tpico, a Seo, o Item, a Pgina, o nmero da Verso atual, o tipo
de Modificao que a pgina sofreu (se foi alterada, includa ou excluda a pgina), e a Data da
Atualizao da Verso, conforme exemplo abaixo.
Na verso 00 (original) a numerao das pginas apresentada no Controle de Atualizao de Verses
ser a total daquele Tpico, Seo ou Item.
A partir da verso 01 (primeira alterao), as sees ou os itens que sofrerem modificaes (por
alterao, incluso ou excluso) sero apresentados em linha separada dos demais, na linha
subsequente, conforme linha em negrito apresentada no exemplo na prxima pgina.

N DA VERSO: 00
11
Gesto do Manual
TABELA 03 CONTROLE DE ATUALIZAO DE VERSES EXEMPLO
ITEM
PGINAS
VERSO ATUAL
MODIFICAO
DATA
INTRODUO
1-15
00
15/12/2009
Objetivos
01
25/12/2009
CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO
1-6
00
Incluso
de texto
-
CAPTULO 2 BASE LEGAL
1-8
00
15/12/2009
CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS
1-15
00
15/12/2009
1-2
00
15/12/2009
GLOSSRIO
1-1
00
15/12/2009
1-1
00
15/12/2009
1-1
00
15/12/2009
TPICO
15/12/2009
A cada nova verso, e para melhor orientao no momento de se efetuar a atualizao do manual,
as pginas modificadas e reimpressas para atualizao do manual devem ser acompanhadas do
Formulrio de Atualizao da Verso em que estaro especificadas as pginas modificadas e
quais os tipos de modificao executadas.
Este formulrio conter o Tpico, a Seo, o Item, a pgina e o tipo de modificao que a respectiva
pgina sofreu (incluir, alterar e excluir) e dever orientar e facilitar o trabalho das pessoas que faro
a troca das folhas novas pelas antigas no manual fsico.

N DA VERSO: 00
12
Gesto do Manual
FORMULRIO DE ATUALIZAO EXEMPLO

Verso n. ......./ano
Revisada em dd/mm/ano
Esta atualizao decorre de alterao nos Captulos I e III, em funo de ajustes necessrios devido
publicao do Ato Normativo n .... referente s mudanas nos procedimentos aplicveis ao macroprocesso...
TPICO
CAPTULO 1
SEO
ITEM
N PGINA
INCLUIR
SUMRIO
ALTERAR
EXCLUIR
CAPTULO 1
1.3.3
22
CAPTULO 1
1.3.4
23
CAPTULO 3
3.3.1.2
C.6.1.2
33
CAPTULO 3
3.3.1.2
C.6.1.2
33.A
CAPTULO 3
3.4.1.3
B.6
18
CAPTULO 3
3.4.1.3
B.6
18.A
CAPTULO 3
3.4.1.3
C.7
30
X
X
X
X
X
X
X
OBS.: Aps efetuar a atualizao conforme o detalhamento acima, retornar as pginas substitudas ou
excludas, juntamente com este formulrio, ao rgo setorial de Desenvolvimento Organizacional para
controle.
Data:
Recebido por:

N DA VERSO: 00
13
Gesto do Manual
Manual Eletrnico
Os manuais eletrnicos devero manter o mesmo Controle de Atualizao de Verses utilizado nos
manuais fsicos. Os manuais revisados sero republicados na ntegra, no Portal do Estado.
Uma cpia da primeira edio e das verses posteriores dos manuais eletrnicos de cada sistema
ser cadastrada no Sistema Informatizado de Gesto de Processos (SIGP), no mdulo de Gesto de
Documentos para manter um histrico das alteraes dos mesmos.
FI
Blairo borges maggi

Governador do Estado de Mato Grosso
CI
Para que seja feito o controle de impresso de pginas do manual eletrnico disponvel nos sites do
governo, ser inserido um mecanismo de controle demonstrando o carter no oficial desta cpia
impressa, por exemplo: CPIA NO OFICIAL.
GERALDO APARECIDO DE VITTO JNIOR

Secretrio de Estado de Administrao
YNES JESUS DE MAGALHES

Secretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral
DER DE MORAES DIAS

Secretrio de Estado de Fazenda
JOS GONALVES BOTELHO DO PRADO

Secretrio Auditor-Geral do Estado
PI
DORGIVAL VERAS DE CARVALHO

Procurador-Geral do Estado
EDMILSON JOS DOS SANTOS

Secretrio Adjunto do Tesouro Estadual SEFAZ
MARCEL SOUZA DE CURSI

Secretrio Adjunto da Receita Pblica SEFAZ
MAURO NAKAMURA FILHO

Superintendente de Gesto Financeira Estadual SEFAZ

N DA VERSO: 00
14
Gesto do Manual
TABELA 04 CONTROLE DE ATUALIZAO DE VERSES SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS
ITEM
PGINAS
VERSO ATUAL
MODIFICAO
DATA
INTRODUO
1-15
00
15/12/2009
CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO
1-6
00
15/12/2009
CAPTULO 2 BASE LEGAL
1-3
00
15/12/2009
CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS
1-33
00
15/12/2009
1-107
00
15/12/2009
GLOSSRIO
1-9
00
15/12/2009
1-1
00
15/12/2009
1-2
00
15/12/2009
TPICO

N DA VERSO: 00
15
SUMRIO do CAPTULO 1
CONTEXTUALIZAO DO SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Sistema de Gesto de documentos
Referncias Conceituais 1
Contextualizao
CAPTULO 1
CONTEXTUALIZAO SOBRE O SISTEMA DE GESTO de documentos
Em cumprimento aos Decretos Estaduais n 1.654/97, de 29 de Agosto de 1997 e 1.509/2008, de
12 de Agosto de 2008, a Secretaria de Estado de Administrao, atravs do Arquivo Pblico de
Mato Grosso, tem a atribuio de orientar os rgos pblicos do Estado de Mato Grosso sobre a
implantao ou implementao da Poltica de Gesto de Documentos.
Gesto de Documentos um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes s
atividades de produo, recebimento, avaliao, classificao e arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediria, visando sua transferncia, eliminao ou recolhimento ao Arquivo
Permanente. Presta-se tambm a padronizar e racionalizar as atividades de recebimento, registro,
cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e arquivamento de processos e
documentos no mbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
Tais procedimentos permitem organizar de modo eficiente a produo, o gerenciamento, a manuteno e a destinao dos documentos; agilizar a eliminao de documentos destitudos de valor
administrativo, fiscal, legal, histrico ou cientfico; garantir o uso adequado da microfilmagem e
de tecnologias de informao, inclusive digitalizao e gerenciamento eletrnico de documentos;
assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria administrao
pblica e aos cidados; garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente,
reconhecidos por seu valor histrico e cientfico.
O presente documento rene informaes que objetivam orientar procedimentos relativos Gesto
Documental no mbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e contm conceitos e instrues consideradas importantes para instrumentalizar servidores nas atividades dos Protocolos
e Arquivos.
1.1 REFERNCIAS CONCEITUAIS

1.1.1 Documento
Documento todo e qualquer suporte material a que se possa atribuir a existncia de um contedo informacional, ou seja, documento tambm pode ser entendido como sendo uma informao
registrada em um suporte fsico.
Suporte Material + Contedo = Informao Registrada = Documento
1.1.2 Documento de arquivo
uma informao registrada em um suporte fsico (convencional ou eletrnico), orgnica e original,

produzida e recebida por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e atividades.
1.1.3 Natureza dos documentos de arquivo
Qualquer Instituio no cumprimento de suas atribuies produz e recebe diferentes tipos de

documentos, que se apresentam nas mais variadas espcies, formatos, formas e gneros.

N DA VERSO: 00
Contextualizao
1.1.3.1 Espcie documental
a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e natureza das informaes nele contidas.
Ex.: Comunicao Interna (CI), Ofcio, Processo, Relatrio, Guia, Requisio.
1.1.3.2 Formato
Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.
1.1.3.3 Tipo Documental
Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
Ex.: Comunicao Interna (CI) solicitando materiais/ servios/ equipamentos, Ofcio requerendo a
instaurao de sindicncia, Processo de Pagamento de 1/3 de Frias, Guia de Encaminhamento,
Requisio de Dirias.
1.1.3.4 Forma
Estgio de preparao e de transmisso de documentos.

Rascunho: Forma sob a qual um documento, antes da sua feio definitiva, apresenta texto passvel
de modificaes.
Minuta: Forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva, apresenta texto abreviado
ou completo que, embora sem os sinais de validao, j foi devidamente revisado.
Original: Forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, conservado
no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validao.

Cpia: Forma sob a qual um documento duplicado a partir do original por meio de diferentes
mtodos. Ex.: Cpia Carbono, Cpia Reprogrfica.
1.1.3.5 Gnero documental
Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
Quanto ao gnero o documento pode ser:
Audiovisual: utiliza como linguagem bsica a associao do som e da imagem.
Fonogrfico: utiliza como linguagem bsica o som.
Iconogrfico: utiliza como linguagem bsica a imagem.

N DA VERSO: 00
Contextualizao
Textual: utiliza como linguagem bsica a palavra escrita.

Multimeios: utiliza simultaneamente mltiplas linguagens.
1.1.4 Arquivo
Conjunto de documentos orgnicos e originais, produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou
jurdica no exerccio de suas funes e atividades.
1.1.5 Importncia do arquivo

1.1.5.1 Importncia Administrativa
Indispensvel para a tomada de decises, avaliao e controle das decises e aes empreendidas. Indispensvel ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurdicos e
tcnicos de uma instituio.
1.1.5.2 Importncia Cientfica/Cultural/Histrica
Testemunho da memria institucional, detentor de experincias e conhecimentos acumulados no

passado.
1.1.6 Ciclo de vida dos documentos
Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados pela frequncia
e pelo tipo de utilizao que feita dele. Composto por trs subconjuntos amparados no valor
primrio (administrativo) e valor secundrio (cientfico/cultural/histrico), o arquivo de uma instituio divide-se em:
1.1.6.1 Arquivo Corrente
Conjunto de documentos indispensveis manuteno das atividades cotidianas de uma administrao, por serem utilizados frequentemente. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador
ou, se estiverem registrados em suporte eletrnico, armazenados nos servidores da rede. O acesso
deve ser fcil e rpido.
1.1.6.2 Arquivo Intermedirio
Conjunto de documentos que j no so mais necessrios para a manuteno das atividades cotidianas, mas devem ainda ser conservados por questes administrativas, legais e financeiras. Por
apresentarem uma frequncia mais baixa de consulta do que os documentos correntes, justificase a conservao em depsitos centralizados onde se pode tirar um melhor aproveitamento do
armazenamento denso dos documentos ou, se estiverem registrados em suporte eletrnico, no
necessitam estar disponveis on-line. A economia de espao fsico e de equipamento o ponto
mximo e determinante da existncia do Arquivo Intermedirio.

N DA VERSO: 00
Contextualizao
1.1.6.3 Arquivo Permanente
Conjunto de documentos que deixam de ter valor previsvel para seus produtores por questes
administrativas, legais e financeiras, e que so conservados permanentemente por possurem valor
histrico de testemunho.
1.1.7 Gesto de documentos de arquivo
Gesto de documentos o planejamento e controle das atividades de produo, classificao e

recuperao, avaliao, descrio e difuso, proteo e preservao de documentos de arquivo.
Visa racionalizao e eficincia dos documentos de arquivo desde a produo at o seu destino
final, que pode ser a eliminao ou sua guarda permanente.
1.1.8 Atividades da gesto de documentos

1.1.8.1 Controle da produo
Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produo de documentos. Atravs desse controle,
a informao pode ser produzida de forma estruturada e inteligvel, registrada em um suporte adequado e inserida num canal de difuso apropriado, levando-se em conta questes administrativas,
legais, financeiras e histricas. O controle da produo evita a criao de documentos inadequados,
inteis e no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
1.1.8.2 Classificao
Classificao um conjunto de operaes intelectuais e fsicas que visa representar os documentos

de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funes do organismo produtor. Atravs dela
possvel visualizar a ligao dos documentos com as respectivas atividades e funes que lhe
deram origem. Por isso a classificao lgica.
A classificao constitui-se em uma primeira etapa descritiva, orienta o arquivamento e permite o
acesso aos documentos contidos nos arquivos, alm de lanar as bases seguras para a avaliao.
O instrumento resultante da atividade de classificao o Plano de Classificao de Documentos.
1.1.8.3 Ordenao
Ordenao o mtodo como esto dispostos fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de

acordo com um elemento convencionado para sua recuperao. Seu objetivo facilitar e agilizar
a busca direta dos documentos. Note que, mesmo que os documentos pertenam a uma mesma
funo/atividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume significativo. Portanto, a
adoo de critrios de ordenao pretende evitar que, para localizar um nico documento, sejam
consultados muitos outros do mesmo tipo desnecessariamente.
1.1.8.3.1 Mtodos bsicos de ordenao

a)
Alfabtico: Ordenao de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Deve ser utilizado quando o elemento
principal para a recuperao da informao for um nome.

N DA VERSO: 00
b)
Contextualizao
Numrico: Ordenao de acordo com a sequncia numrica atribuda aos documentos. Deve ser utilizado
quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento.
c)
Cronolgico: Ordenao de acordo com a sucesso temporal. Deve ser utilizado quando o elemento principal
para a recuperao da informao for a data do documento.
d)
Geogrfico: Ordenao de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros,
outros). Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for uma unidade
territorial.
e)
Temtico: Ordenao de acordo com assuntos ou temas. Deve ser utilizado quando o elemento principal para
a recuperao da informao for um assunto ou tema.
ATENO
O que deve nortear a escolha de um dos mtodos ou uma de suas

variantes a especificidade do documento e a informao que se
deseja recuperar.
1.1.8.4 Avaliao
Processo participativo de anlise, que consiste em estabelecer os prazos de guarda e destinao

dos documentos com base no seu valor primrio e secundrio.
Valor primrio: Qualidade que apresenta um documento de acordo com sua utilidade primeira, ou
seja, cumprir as razes para as quais foi criado, tendo em vista seu uso para fins administrativos,
legais, financeiros, jurdicos e tcnicos.
Valor secundrio: Qualidade que apresenta um documento para alm da sua utilidade primeira, ou
seja, fornecer informaes privilegiadas e objetivas no s para a administrao que o produziu,

mas tambm para terceiros, tendo em vista seu uso para fins cientficos, culturais e histricos.
A Avaliao constitui-se numa segunda etapa descritiva, permitindo implantar e gerenciar o ciclo
de vida dos documentos.
O principal instrumento da Avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos.
As vantagens da Avaliao de Documentos so as seguintes:

Reduo, ao essencial, do volume de documentos no arquivo;
Definio de responsabilidades de arquivamento;
Economia de espao fsico, recursos materiais e financeiros;
Garantia de preservao da memria institucional.
1.1.8.5 Descrio
a representao das informaes contidas nos documentos, considerando os nexos lgicos com
as atividades e funes que as geraram, a fim de identific-las, geri-las e torn-las acessveis ao
pesquisador, seja ele interno ou externo instituio produtora.

N DA VERSO: 00
Contextualizao
A descrio de documentos no seu sentido amplo se inicia, de forma mais simples, na classificao
de documentos, continua na avaliao e se aprofunda, de forma mais complexa, nos instrumentos
de pesquisa mais especficos como Guias, Catlogos, Inventrios, ndices e Mapas de Localizao
do Acervo. A descrio de documentos no arquivo permanente deve levar em conta as Normas
Internacionais de Descrio Arquivstica.
1.1.8.6 Proteo
Conjunto de normas e medidas que visam assegurar a restrio de acesso aos documentos que
contenham informaes essenciais e sigilosas por estarem estabelecidas em preceitos legais ou
para preservar os interesses da instituio. Alguns documentos trazem informaes cuja publicidade pode ser prejudicial aos interesses de seu detentor ou a terceiros. Nesse sentido necessrio
estabelecer critrios e mecanismos claros de restrio de acesso.
1.1.8.7 Preservao
Conjunto de procedimentos e medidas preventivas que visam a prolongar a vida til dos documentos de arquivo, atravs da eliminao ou do retardamento da degradao ou mesmo da destruio
provocadas por fatores internos e externos, garantindo, dessa maneira, a qualidade de acesso s
informaes registradas nos documentos.

N DA VERSO: 00
SUMRIO do CAPTULO 2
BASE LEGAL DO Sistema de gesto DE DOCUMENTOS
LEGISLAO FEDERAL
Constituio Federal
Lei Ordinria Federal
Decreto Federal
Resoluo Federal
1
1
1
1
LEGISLAO ESTADUAL
Decreto Estadual
Legislao Federal
CAPTULO 2
Base Legal do sistema de gesto de DOCUMENTOS
2.1 Legislao Federal
2.1.1 Constituio Federal
A base constitucional federal que trata da proteo dos documentos, encontra-se no Ttulo III Organizao do Estado, Captulo II, Art. 23, Inciso III.
2.1.2 Lei Ordinria Federal
LEI N 8.159, DE 15 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
LEI N 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997

Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.
LEI N 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998

Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio
ambiente, e d outras providncias.
2.1.3 Decreto Federal
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados.
2.1.4 Resoluo Federal
RESOLUO N 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995, DO CONARQ

Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.

Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
RESOLUO N 6, DE 15 DE MAIO DE 1997, DO CONARQ

Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997, DO CONARQ

Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico.

N DA VERSO: 00
Legislao Federal

Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a
ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio
da Administrao Pblica. Revoga as Resolues n 4/1996 e n 8/1997.
RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004, DO CONARQ

Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos
dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006, CONARQ

Estabelece diretrizes para a transferncia e o recolhimento de documentos arquivsticos digitais para
instituies arquivsticas pblicas.
RESOLUO N. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007, DO CONARQ

Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica
de Documentos e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR.
RESOLUO N 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008, DO CONARQ

Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios,
de criar e manter Arquivos Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto,
a guarda e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.
OBSERVAO
Legislao Federal Disponvel no site:

www.conarq.arquivonacional.gov.br

N DA VERSO: 00
Legislao Estadual
2.2 Legislao Estadual
2.2.1 Decreto Estadual
DECRETO N 1.654, DE 29 DE AGOSTO DE 1997

Dispe sobre a instituio do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso SIARQ /MT.
DECRETO N 5.567, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2002

Aprova o Manual de Gesto de Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
DECRETO N 1.509, DE 12 DE AGOSTO DE 2008

Institui o Sistema de Protocolo nico do Estado de Mato Grosso e d outras providncias.
OBSERVAO
Legislao Estadual Disponvel no site:

http://www.iomat.mt.gov.br/do/navegadorhtml/sistemasestruturantes/

N DA VERSO: 00
SUMRIO do CAPTULO 3
PROCEDIMENTOS DO Sistema de gesto de documentos
ORIENTAES GERAIS
Metodologia de Demonstrao dos Procedimentos de Operao dos Sistemas
Mapa de Relacionamento do Sistema de gesto de DOCUMENTOS
Mapa de Relacionamento
Macroprocesso do protocolo
Macrofluxo do Protocolo
Mapas dos processos Registrar e informar a tramitao de processos/documentos
Mapas dos processos Gerenciar o protocolo
Procedimento Operacional do Protocolo
6
7
8
9
Macroprocesso do ARQUIVO
Macrofluxo do Arquivo
Mapas dos processos Criar a Tabela de Temporalidade de Documentos
Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Corrente
Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Geral
(intermedirio e permanente)
Mapas dos processos Gerenciar o Arquivo
Procedimento operacional do Arquivo
19
20
21
22
24
25
Orientaes Gerais
CAPTULO 3
PROCEDIMENTOS do sistema de gesto de documentos
3.1 Orientaes Gerais
3.1.1 Metodologia de Demonstrao dos Procedimentos de Operao dos Sistemas
Os conceitos necessrios ao entendimento de um sistema, macroprocesso e processo no Poder

Executivo Estadual sero apresentados dentro deste item. De inicio convm orientar que cada
rgo e entidade da Administrao Pblica compreende um ou mais sistemas organizacionais.
Estes sistemas so organizados de modo a assegurar a organizao pblica o cumprimento de sua
misso institucional. Para tanto, desenvolvem um ou mais servios pblicos, destinados direta ou
indiretamente a atender s necessidades dos cidados.
A misso representa a razo da existncia de uma organizao, o motivo pelo qual foi criada. Sendo
assim, se considerarmos que os rgos e entidades pblicos so criados para desenvolver um
conjunto de competncias em prol da sociedade, a razo de sua existncia a realizao destas
competncias.
Logo, se considerarmos o conceito de competncia do Prof. Celso A. Bandeira de Mello, como
sendo um plexo de deveres pblicos exercidos para a satisfao do interesse pblico, podemos
concluir que competncias se resumem no conjunto de aes desencadeadas pela Administrao
Pblica com o objetivo de garantir o fornecimento dos servios pblicos sociedade.
A organizao percebida como um grande sistema em constante processamento, ou seja, que
converte inmeras entradas de recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, em um
conjunto de sadas denominadas de produtos ou servios. Internamente, estes sistemas podem
ser subdivididos em sistemas menores, de acordo com critrios ou classificaes criadas pela
prpria organizao, tais como: tipo de servios, assunto / matria, complementariedade tcnica,
similaridade, etc.
Um sistema um conjunto de procedimentos ou de prticas organizadas, relacionadas entre
si de modo coerente, destinadas a cumprir uma misso organizacional definida, representa o
desenvolvimento das macrofunes ou macrocompetncias organizacionais.
No Poder Executivo Estadual, um sistema pode ser composto de um ou mais subsistemas ou
macroprocessos. Estes, por sua vez, compem-se de um conjunto de processos menores. Os
conjuntos de processos distintos e interdependentes funcionam de forma integrada e coordenada,
buscando desenvolver a macrofuno organizacional, a misso do sistema.
Um subsistema ou macroprocesso compe-se de um conjunto de processos, complementares e
sequenciais, que contribuem diretamente para execuo de um ou mais servios.
Para que se tenha melhor visualizao e entendimento do mtodo utilizado para se executar
determinado servio, os procedimentos de trabalho podem ser organizados em dois tipos bsicos
de fluxos: o macrofluxo - encadeamento entre os processos - e o fluxograma - encadeamento entre
as atividades.
O macrofluxo uma ferramenta que demonstra a forma de organizao sequencial que foi dada a um
conjunto de processos de responsabilidade de um determinado rgo ou unidade organizacional.
Um macrofluxo tambm pode representar um conjunto de processos intersetoriais, que contribuem
para a elaborao de um servio intersetorial, de um servio que, para ser elaborado e concludo.

N DA VERSO: 00
Coordenadoria da Conta
nica de Estado
Coordenadoria de Consolidao
e Avaliao da Programao Financeira
Coordenadoria de
Recursos Financeiros
Orientaes Gerais
SADAS
(PRODUTOS)
ENTRADAS
(INSUMOS)
PROCESSAMENTO
Perpassa por diversas unidades organizacionais,
rgos ou entidades. O macrofluxo d uma viso
geral do relacionamento e do encadeamento entre os processos, bem como oportuniza a condio
para avaliar a suficincia
e Apertinncia dosATIVIDADE
processos
ATIVIDADE
B para o cumprimento
ATIVIDADE Cdas macrofunes
organizacionais.
RECURSOS
FORNECEDOR
FORNECEDOR
FORNECEDOR
INSUMO
INSUMO
INSUMO
PROCESSO A
PROCESSO B
PROCESSO C
PRODUTO A
PRODUTO B
PRODUTO C
MISSO DO RGO
LEI DE CRIAO DO RGO

PLANEJAMENTO ESTRATGICO
Figura 01 Representao grfica de um macroprocesso
SATE
Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual

CLIENTE
SGFI
Superintendncia
de Gesto
Financeira Estadual
CLIENTE
SGEP
Superintendncia
de Gesto
do Endividamento Pblico
CLIENTE
SGEC
Superintendncia
de Gesto
da Contabilidade do Estado
SMAI
Superintendncia
de Monitoramento
da Administrao Indireta
Os processos, por sua vez, so instrumentos organizacionais que materializam os resultados para o
cumprimento da misso da Unidade Administrativa.
O processo compe-se de um conjunto de operaes ou atividades distintas e interdependentes
que, funcionando de forma integrada e coordenada, em ciclo repetitivo de trabalho, com
variabilidade mnima, tem por objetivo transformar insumos (entradas), em produtos (bens ou
SGFI
servios) claramente identificveis, que sero entregues
ao processo seguinte e que devem atender
s necessidades dos clientes. Superintendncia de Gesto Financeira Estadual
As atividades representam o ltimo procedimento desdobrvel, e representam o conjunto de
procedimentosCCCO
executados pelo operador ou executor.
Toda atividade executada
por um servidor
CCAP
CRFI
Coordenadoria
da Conta
Coordenadoria
de Consolidao
ou empregado
pblico.
Um conjunto
de procedimentos
operacionais ouCoordenadoria
atividades, de
executados
nica de Estado
e Avaliao da Programao Financeira
Recursos Financeiros
por um ou mais agentes pblicos, contribui para a elaborao de um produto ou servio.
PROCESSAMENTO
ATIVIDADE A
ATIVIDADE B
RECURSOS
FORNECEDOR
FORNECEDOR

N DA VERSO: 00
ATIVIDADE C
FORNECEDOR
SADAS
(PRODUTOS)
ENTRADAS
(INSUMOS)
Figura 02 Representao grfica de um processo
Orientaes Gerais
O processo e seus elementos so identificados, demonstrados e documentados por meio de um

documento que se denominou de mapa de processo. Neste documento consta o nome do sistema
e do macroprocesso dos quais o processo faz parte, alm de outros elementos necessrios ao
processo.
Tambm compem o mapa de processo os seguintes elementos: o produto ou servio; os insumos
- entradas; os resultados/produtos intermedirios - sadas; os documentos (informaes) que
normatizam e orientam sua execuo; os requisitos dos clientes; os indicadores que medem a
eficincia do processo; indicadores que medem o resultado final, produto ou servio elaborado.
As entradas podem ser documentos, atos normativos, informaes, pareceres, autorizaes,
relatrios, comunicados, manuais, anlises, capacitaes, ou mesmo, produtos ou servios de
outros processos que serviro para realizar o processamento e a agregao de valores, gerando
produtos intermedirios - sadas at a finalizao do produto do processo.
O Mapa de Processo, segundo Barnes (1982), uma tcnica para se registrar um processo de
maneira compacta, a fim de tornar possvel sua melhor compreenso e posterior melhoria. (Pinho
et al 2007).
Pinho (2007) destaca que o estudo minucioso desse mapa, fornecendo a representao grfica
de cada passo do processo, certamente sugerir melhorias. Aps a anlise do mapa de processo,
comum concluir que certas operaes podem ser inteiramente ou em parte eliminadas. [...] O
mapa de processo ajuda a demonstrar que efeitos as mudanas, em uma parte do processo, tero
em outras fases ou elementos. Alm disso, o mapa de processo poder auxiliar na descoberta
de operaes particulares do processo produtivo que devam ser submetida a uma anlise mais
cuidadosa.
O fluxo de um processo uma representao grfica, de modo analtico, da sequncia das
atividades/tarefas e decises, delimitando as operaes que compem o processo, de tal maneira
que estas relaes sequenciais de trabalho possam ser facilmente compreendidas e comunicadas
a todos.
Figura 03 Simbologias utilizadas Na construo de um fluxo:
SETA
Representa o sentido / direo do fluxo.
PENTGONO
Representa uma conexo entre pginas.
CRCULO
Representa uma conexo em uma mesma pgina.
RETNGULO
Representa a atividade ou tarefa executada.
ELIPSE
Representa o incio e o fim do fluxo.
LOSANGO
Representa uma deciso.

N DA VERSO: 00
Orientaes Gerais
Como elementos de um processo, os procedimentos operacionais, ou atividades, so aes

sequenciais e/ou simultneas que agregam valor aos insumos (entradas) e desenvolvem resultados
parciais especficos que contribuem para formao do resultado do processo.
Os documentos que normatizam (atos normativos e administrativos) a execuo do processo, por
sua vez, podem ser leis, decretos, instrues normativas, portarias, resolues de conselhos, entre
outros.
Na administrao pblica de suma importncia que nossas aes cotidianas estejam respaldadas
por atos normativos de carter geral. O que fazemos, na Administrao Pblica, deve seguir um
conjunto de normatizaes cuja gnese se d na prpria Constituio.
Outro elemento que deve constar no mapa de processo so os requisitos do cliente, isto , das
pessoas internas ou externas administrao pblica que necessitam do servio produzido pelo
processo. Estas pessoas, cidados em sua grande maioria e, portanto, contribuintes, so os
acionistas das organizaes pblicas. Sendo assim, possuem expectativas em relao ao servio
que desejam receber, e estas expectativas normalmente esto relacionadas com a qualidade
intrnseca do prprio servio, o tempo necessrio para sua prestao ou mesmo o custo envolvido
com o processamento do mesmo, quanto a sociedade gasta para prover os servios de educao,
sade, segurana e infraestrutura, por exemplo.
Por fim, um mapa de processo far referncia expressa aos indicadores, de processo e de produto/
servio, que podero ser monitorados tanto pelo gestor da unidade administrativa, diretamente
responsvel pelo processo e pelo servio, quanto pela chefia mediata. Os indicadores tm o objetivo
de fornecer ao gestor pblico informaes que possibilitem o acompanhamento e a avaliao da
qualidade do produto ou servio sob sua responsabilidade.

N DA VERSO: 00
GESTO DE ARQUIVO
N DA VERSO: 01
8) Gerenciar o protocolo
7) Registrar e informar a tramitao de processos/

documentos
6) Avaliar os resultados e propor os ajustamentos

necessrios melhoria do sistema informatizado
LEGENDA:
SETORIAL
Check list de documentos
Sistema de protocolo nico desenvolvido
CENTRAL
Monitoramento dos indicadores e envio dos dados ao rgo central
Processos / documentos registrados e tramitados
4) Capacitar os servidores que atuam na rea

de protocolo
rgos centrais
dos sistemas da
rea meio
Outros sistemas,
rgos, entidades
e autoridades do
Poder Executivo
estadual
Arquivo Nacional
e/ou outras
entidades pblicas
nacionais ou
municipais
5) Gerenciar o sistema informatizado de protocolo

do Estado
Servidores capacitados para atuarem no protocolo
Normatizaes e recomendaes de aes corretivas
Sistema informatizado de protocolo nico implantado e gerido
PRODUTOS / SERVIOS
Monitoramento dos indicadores e envio dos dados ao rgo central
Indicadores de gesto dos arquivos setoriais monitorados
Servidores capacitados em gesto de documentos

Plano de classificao e tabela de temporalidade em conformidade
com as normas
Sistema informatizado adequado para o controle da guarda e
destinao dos documentos
Manual de procedimentos
Normatizaes e recomendaes de aes corretivas
Arquivos organizados
Processos / documentos arquivados
Tabela de temporalidade publicada
Normatizaes do CONARQ
PRODUTOS / SERVIOS
3) Acompanhar e orientar a aplicao das normas

relacionadas gesto do protocolo
2) Instituir normas tcnicas de funcionamento e

gerenciamento do sistema informatizado e promover
sua disseminao junto aos rgos
1) Implantar o sistema informatizado de protocolo nico
GESTO DE PROTOCOLO
11) Monitorar indicadores de gesto dos arquivos

setoriais.
10) Elaborar o manual de procedimentos;
9) Adequar sistema informatizado para o controle

da guarda e destinao dos documentos;
8) Validar o plano de classificao e a tabela de

temporalidade dos documentos;
7) Capacitar os servidores em gesto de documentos;
6) Definir os mtodos para organizao e funcionamento

dos arquivos setoriais;
5) Elaborar as diretrizes e normas para a organizao

e funcionamento dos arquivos setoriais;
1) Criar a tabela de temporalidade;

2) Arquivar documentos no arquivo corrente;
3) Arquivar documentos no arquivo geral
(intermedirio e permanente);
4) Gerenciar o arquivo;

Sistema de Gesto de Documentos
3.2 Mapa de Relacionamento do Sistema de Gesto de Documentos
Macrofluxo do Protocolo
3.3 Macroprocesso do Protocolo

3.3.1 Macrofluxo do Protocolo
CENTRAL
SETORIAL
INCIO
Implantar o sistema informatizado

de protocolo
Instituir normas tcnicas de funcionamento e gerenciamento do sistema.
Capacitar os servidores no sistema

informatizado de protocolo.
Acompanhar e orientar a aplicao

das normas relacionadas
gesto do protocolo.
Gerenciar o sistema informatizado de

protocolo do Estado.
Monitorar indicadores de gesto dos

protocolos setoriais.
Registrar e informar a tramitao de
processos/documentos.
Ok?
Gerenciar o protocolo.
Aplicar aes corretivas.
Monitorar indicadores de
processo e produto.
Ok?
Processos no mapeados.

N DA VERSO: 01
FIM
Protocolo
3.3.1.1 Mapas dos processos Registrar e informar a tramitao de processos/documentos

EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de Documentos
MACROPROCESSO
Protocolo
PROCESSO
Registrar e Informar a Tramitao de Processos/Documentos
PRODUTO / SERVIO
Processo Registrado eTramitado
REQUISITOS DO CLIENTE
Informao clara, atualizada e trmite rpido dos processos
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Conferir a relao de
documentos.
Relao de documentos
em anlise.
Documentos conferidos.
Documentos
de acordo com
a relao?
Documentos no esto de acordo

com a relao.
Devolver para complementao.
Documentos devolvidos para

complementao.
Documentos de acordo com

a relao.
Identificar os dados necessrios

para o cadastramento dos
documentos / processos.
Dados necessrios identificados.
Dados necessrios identificados.
Cadastrar os dados no sistema.
Dados cadastrados no sistema.
Dados cadastrados no sistema.
Tramitar os documentos.
Documentos tramitados.
FIM
DOCUMENTOS DE REFERNCIA
INDICADOR
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |
Decreto Estadual N 1.509/2008

N de processos devolvidos para regularizao
N de processos regulares
REVISTA EM 15/06/2009

N DA VERSO: 01
Protocolo
3.3.1.1 Mapas dos processos Gerenciar o protocolo

EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de Documentos
MACROPROCESSO
Protocolo
PROCESSO
Gerenciar o Protocolo
PRODUTO / SERVIO
Protocolo Gerenciado
Informao do trmite dos processos atualizados
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Material de consumo anual

em planejamento.
Planejar material de
consumo anual.
Concludo planejamento de
material de consumo anual.
Disseminar as normas
do protocolo.
Concludo planejamento de
material de consumo anual.
Normas do protocolo disseminadas.
Normas do protocolo
disseminadas.
Treinar os servidores nas tcnicas de

registrar e informar a tramitao
dos processos.
Servidores treinados.
Monitorar o registro da
informao da tramitao
dos projetos.
Registro da informao da
tramitao dos processos
monitorado.
Registro da informao da
tramitao dos processos
monitorado.
Gerar relatrio de
tramitao de processos.
Relatrio de tramitao
do processo gerado.
Relatrio de tramitao
do processo gerado.
Acompanhar e avaliar a
evoluo dos indicadores
institucionais.
Avaliada evoluo dos

indicadores institucionais.
Avaliada evoluo dos

indicadores institucionais.
Nvel de satisfao dos

clientes avaliado.
Avaliar o nvel de
satisfao dos clientes.
Propor aes de melhoria.
Nvel de satisfao dos

clientes avaliado.
Aes de melhoria propostas.
FIM
Decreto Estadual N 1.509/2008
INDICADOR
N de documentos cadastrados em relao ao nmero de documentos tramitados pelo Sistema de Protocolo

Nvel de satisfao dos clientes
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |

N DA VERSO: 01
Procedimento do Protocolo
3.3.1.2 Procedimento Operacional do Protocolo
A PROTOCOLO: Instrues quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, distribuio, registro,

tramitao, formalizao de processos e expedio.
A.1 Autuao de processos e registro de documentos
A.1.1 Formalizao
A formalizao de processo e documentos ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada, devendo ser registrada no Sistema de Protocolo.
O processo s poder ser formado a partir de:
a)
b)
Originais de documentos;
Cpias de documentos, havendo necessidade de autenticao de cpias de documentos. Quando no realizada
em cartrio, dever ser feita exclusivamente por servidor pblico atravs de carimbo CONFERE COM O
ORIGINAL, com data, identificao do nome e matrcula do servidor responsvel e sua assinatura.
NOTA: Os processos ou documentos devero ser registrados no Sistema, na sua produo ou em seu
recebimento.
Os processos formalizados recebero capa, devendo constar na etiqueta do processo, alm do

nmero do protocolo, o assunto, o nome do interessado, a procedncia e o solicitante, bem como
o resumo do assunto.
A.1.2 Classificao do documento
Todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo, no exerccio de suas funes
e atividades, deve ser classificado conforme o seu ASSUNTO. Para tanto, no ato do cadastramento
todos os documentos/processos devero ser classificados pela Unidade Protocolizadora, que devero seguir as etapas abaixo descritas:
a)
Ler o documento, identificando o assunto principal;
b)
Identificar se o assunto refere-se atividade meio (rea sistmica) ou atividade-fim (rea programtica);
c)
Consultar a Tabela de Assuntos do Sistema Iinformatizado de Protocolo ou o Plano de Classificao de

Documentos do Estado de Mato Grosso;
d)
Informar o Assunto e registrar no Sistema de Protrocolo.
A classificao por assuntos a atividade inicial da gesto documental, sendo utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao
e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com avaliao, seleo, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com
base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da
informao nele contida.
A classificao feita no cadastramento do documento pelas unidades protocolizadoras define,
portanto, a organizao fsica dos documentos nos arquivos, constituindo-se em referencial bsico
para sua recuperao.
NOTA: A classificao dever ser criteriosa e consciente, pois um erro poder acarretar na eliminao
indevida de documentos. No caso de dvidas consultar a equipe tcnica do rgo Central do Sistema
de Gesto de Documentos do Estado.

N DA VERSO: 01
A.1.3 Numerao das pginas
As folhas do processo devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se,
para esse fim, carimbo prprio da Unidade Protocolizadora.
A folha nmero 1 (um) do processo corresponder primeira folha do documento que o originou.
Modelo 1
Carimbo de numerao de folha do processo, dimenso: 3 cm de largura por 2 cm de altura.

Exemplo 1
Exemplo 1 Preenchido
Unidade / MT
Folha n:
Ass.:
SAD / MT
Folha n:
Ass.:
Os documentos includos posteriormente no processo devero ser numerados e rubricados pela

Unidade responsvel pela incluso.
Quando, por erro ou omisso, se verificar a necessidade de correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar-se- a anterior, enumerando-se as folhas seguintes, sem rasuras, e
certificando-se a ocorrncia.
Para se fazer a correo de erro de numerao de folhas juntadas, o procedimento dever ser o
seguinte:
a)
Identificar o local do erro;
b)
Passar um trao no nmero errado;
c)
Colocar ao lado do nmero errado o nmero correto;
d)
Colocar o carimbo e assinar;
e)
No rasurar o nmero errado.
Exemplo 2
SAD / MT
Folha n:
Ass.:
SAD / MT
Folha n:
Ass.:
Carimbar
e assinar
Quando o funcionrio comete um erro de juno, deve corrigir o seu erro e todos os erros
subsequentes.
No final da correo o funcionrio deve fazer um termo de regularizao, conforme Modelo 2,
informando o intervalo de folhas corrigidas.
O Termo de Regularizao de Erro de Juno dever estar na sequncia natural do processo.
Se o erro for por falta de folha ou de documento, devidamente constatada, a numerao no dever

N DA VERSO: 01
10
ser alterada. O rgo/unidade dever:

a)
Justificar a falta da folha;
b)
Informar se a falta da folha prejudicar a deciso final do processo.
Modelo 2
TERMO DE REGULARIZAO DE ERRO DE JUNO
( ) foram corrigidas as numeraes das folhas

a
.
( ) falta a folha n
, sendo que sua ausncia no prejudica a deciso final do processo.
data
carimbo e assinatura do responsvel
A.2 Movimentao do processo
Aps autuao, o processo deve ser remetido unidade que deve apreciar o assunto em primeiro
lugar. Inicia-se, assim, a tramitao do processo pelas diversas unidades administrativas.
O encaminhamento do processo ser feito sempre por meio do Sistema de Tramitao de Processos.
Cabe s chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas tramitaes dos processos, com
o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo Sistema.
A unidade que envia o processo continua responsvel por ele at que a unidade destinatria acuse
o recebimento no Sistema, quando ento o processo deixar de estar em tramitao.
O recebimento no Sistema dever ocorrer no ato da entrega do processo/documento.
Os processos podero ser tramitados apenas em rgos da administrao pblica, direta e indireta,
da esfera estadual do Estado de Mato Grosso.
A.2.1 Registro de informaes e despachos
Toda deciso, providncia ou informao referente a um processo dever ser feita atravs de
despacho no prprio documento ou, caso no seja possvel, em folha (s) de despacho, a ser (em)
includa(s) no processo. Dever ser utilizada somente a frente da folha de despacho, no sendo
permitida a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento.
No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco da ltima
folha de despacho (com trao em diagonal ou X ou, ainda, com carimbo EM BRANCO, conforme o modelo abaixo). Os registros devero ser efetuados em sequncia, e sempre na ltima
folha juntada ao processo.
Deve-se descrever a ementa de forma resumida, mas completa, de modo que em consulta possase ter clara a idia do despacho dado ao processo ou documento.

N DA VERSO: 01
11
Modelo 3
DESPACHO
Processo n.:
Interessado:
Assunto:
Unidade Interessada:
data
carimbo e assinatura do responsvel
A.2.2 Encerramento e abertura de volumes
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos grampos observar
a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm.
Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado neste documento,
com ela se formaro outros volumes.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda
as 200 folhas, este dever iniciar um novo volume.
Exemplo: No caso de processo contendo 180 folhas ao qual ser includo um documento contendo
50, encerrar o volume com 180 e abrir novo volume com o documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero executados pelas Unidades Protocolizadoras,
mediante determinao de seu dirigente, em despacho. A Unidade Protocolizadora dever providenciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos Termos de Encerramento e Abertura de
Volumes em conformidade com os modelos 4 e 5, respectivamente. No volume anterior, aps a
ltima folha do processo, incluir-se- o Termo de Encerramento de Volume, devidamente numerado.
Modelo 4
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos _______ dias do ms de _______________________________ de ____________, na

_____________________________________, procedemos o encerramento deste volume
n ________ do processo n ___________________, contendo ___________ folhas,
abrindo-se em seguida o volume n ______.
data
carimbo e assinatura
GERNCIA DE PROTOCOLO

N DA VERSO: 01
12
No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- Termo de Abertura de Volume, devidamente
numerado, obedecendo-se sequncia do volume anterior.
Modelo 5
TERMO DE ABERTURA DE NOVO VOLUME
Aos _______ dias do ms de _______________________________ de ____________, na

_____________________________________, procedemos a abertura deste volume n
________ do processo n ___________________, que se inicia com a folha n __________.
data
GERNCIA DE PROTOCOLO
Cada um dos volumes criados adicionalmente ser capeado, devendo a capa conter os mesmos
dados de identificao da capa do volume inicial, diferenciando-se apenas pela identificao do
nmero do volume a que se refere.
A partir do encerramento de um volume e da abertura de outro, nenhum documento ou folha
poder ser juntado ao volume encerrado, bem como nenhum outro despacho poder ser nele
registrado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta.
Todas as juntadas de documentos ou folhas, ou qualquer despacho, sero obrigatoriamente lavrados na ltima folha do ltimo volume, ainda que se refira a atos e fatos registrados nos volumes
anteriores, cujo nmero e folha devero ento ser citados.
O trmite do processo para decises e providncias ser dado sempre com o conjunto de todos
os seus volumes e, nos despachos efetuados, ser sempre assumido que o seu emitente est com
pleno conhecimento do contedo dos volumes anteriores.
A.2.3 Tramitao
A tramitao do processo ou documento dever ser objeto de rigoroso controle por parte de todas
as Unidades Protocolizadoras/Setores, que devero manter o Sistema devidamente atualizado,
responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento.
O controle da tramitao do processo ou documento ser feito diretamente no Sistema de Protocolo pela Unidade Protocolizadora interessada, sob o monitoramento da Gerncia de Protocolo
de cada rgo, que dever:
a)
b)
Atualizar a tramitao realizada;

Quando julgar necessrio, encaminhar o processo ou documento, juntamente com o relatrio de tramitado e
entregue, Unidade Protocolizadora destinatria, para a coleta da assinatura do responsvel;
c)
Tramitar via Sistema de Protocolo, para a Unidade Protocolizadora/Setor de destino com informaes resumidas
do despacho, no campo especfico. A carga do processo ou documento s ser passada para a Unidade
destinatria, aps o seu recebimento fsico e a sua imediata confirmao no Sistema.

N DA VERSO: 01
13
OBSERVAES IMPORTANTES:

Nenhuma Unidade Protocolizadora poder movimentar o processo ou documento sem que as folhas
do mesmo estejam regularmente numeradas e rubricadas;
Todo o trmite de documentos dever ser obrigatoriamente registrado no Sistema;
Os prprios rgos ou unidades remetentes e destino, so os responsveis pela atualizao do Sistema,

registrando os dados do envio e do recebimento, atravs das transaes entrada e sada, para evitar
problemas de extravio de processos;
O uso inadequado do Sistema, com o consequente extravio de documentos em tramitao, dever

acarretar apurao de responsabilidade administrativa para o rgo/unidade remetente. Assim sendo,
a unidade de recebimento do processo dever faz-lo na presena da unidade remetente;
Os rgos/unidades detentores de processos para providncias devero cumprir os prazos legais e

envidar esforos no sentido de minimizar o seu tempo de reteno;
Quando houver necessidade de elaborao de modelos ou formulrios padronizados, a solicitao/

sugesto dever ser encaminhada ao rgo Central do Sistema de Protocolo;
Nenhum processo poder ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas
e rubricadas, e os espaos em branco, regularmente, inutilizados;
No ser permitida a tramitao de processos com capa dilacerada, cabendo a substituio Gerncia
de Protocolo;
Os processos com indcios de adulterao no podero tramitar, devendo ser remetidos Gerncia de
Protocolo para anlise do ocorrido. A Gerncia de Protocolo identificar o rgo/unidade no qual se
originaram os fatos e a ele encaminhar o processo para apurao de responsabilidade;
Os servidores que manusearem os processos zelaro pela ordem destes, responsabilizando-se pela
integridade dos processos;
Constatada a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto, o novo processo dever ser
apensado ao j existente;
Existindo processo aberto sobre o mesmo assunto, mas tratando-se de novo evento ou situao sujeita a
decises e providncias independentes do processo j aberto, dever ser providenciada nova abertura;
No existindo antecedentes sobre o assunto, ou definida a convenincia de abertura de novo processo,

o documento ser registrado no Sistema;
Fornecer, ao interessado, cpia do documento carimbada ou etiquetada com o nmero do protocolo;
Se o destinatrio no for localizado, a Unidade Protocolizadora dever devolver o documento ao Protocolo, carimbado e assinado, justificando a devoluo.
Modelo 6
TERMO DE JUSTIFICATIVA DE DEVOLUO
Governo do Estado de Mato Grosso
rgo: ______________________________________________________
(
(
(
(
) Equvoco na entrega
) No localizado
) Mudou-se
) Outros _________________________________________________
_______________________
___________________________
devolvido ao protocolo em
assinatura do responsvel

N DA VERSO: 01
14
A.3 Juntada, apensamento, desapensamento e desentranhamento

A.3.1 Juntada de processo
Entende-se por juntada de processo, a incorporao de um a outro, extinguindo-se aquele que

for incorporado, com o intuito de agilizar e racionalizar a tomada de deciso e providncias em
relao aos assuntos respectivos em andamento.
Na incorporao de um processo a outro, dever prevalecer, para todos os efeitos, o nmero daquele cuja data de abertura for anterior.
A juntada de processos somente poder ser efetuada pela Gerncia de Protocolo.
Uma vez extinto o processo juntado, suas folhas sero renumeradas como folhas de continuao
do processo ao qual foi juntado.
Na descrio do assunto objeto do processo que recebeu a juntada, dever ser feita observao
sobre a ocorrncia, mencionando-se o nmero do processo incorporado.
Sero lavrados os respectivos termos, conforme Modelo 7, no processo que recebeu a juntada,
bem como no que foi juntado.
Modelo 7
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO
Nesta data o Processo n ___________________ foi juntado ao Processo n________________
Fica extinto o primeiro processo, sendo suas folhas renumeradas em continuao ao processo ao qual foi juntado.
_______________________
___________________________
A.3.2 Apensamento de processos
Entende-se por apensamento a unio temporria de um processo a outro em andamento, por

constituir-lhe matria til na conduo do assunto objeto.
O apensamento se dar se no houver prejuzo ano andamento do processo a ser apensado.
Solucionada a questo que justificou a unio, o apensamento dever ser desfeito.
Dever ser registrado no Sistema de Protocolo sempre que ocorrer apensamento de processos.

N DA VERSO: 01
15
Modelo 8
TERMO DE APENSAMENTO DE PROCESSO
Aos _______ dias do ms de _______________ do ano ______, nesta _____________________
(indicar a unidade administrativa), apenso a estes autos o Processo de n ________________,
em ateno ao despacho de fls. _________ (ou Resoluo ou Acrdo n _______________
de fls. __________ ).
_______________________
___________________________
assinatura / nome / matrcula
A.3.3 Desapensamento de processo
a separao dos processos, aps apensados, quando sua finalidade for atingida.
Ser executada a desapensao pela Unidade Protocolizadora interessada, mediante determinao,
por despacho, de seu dirigente. A Unidade dever:
a)
Incluir aps a ltima folha do procedimento principal o Termo de Desapensamento de Processo;.
b)
Registrar a desapensao no Sistema de Protocolo.
Modelo 9
TERMO DE DESAPENSAMENTO DE PROCESSO
Aos _______ dias do ms de _______________ do ano ______, nesta _____________________
(indicar a unidade administrativa), desapenso deste Processo o Processo de n
________________, em ateno ao despacho de fls. _________ (ou Resoluo ou Acrdo
n _______________ de fls. __________ ).
_______________________
___________________________
assinatura / nome / matrcula
A.3.4 Desentranhamento
O desentranhamento, ou seja, a retirada de documento ou qualquer outra folha do corpo dos

autos de um processo ser feita vista de requerimento, devidamente despachado por autoridade
competente.
O desentranhamento ser executado apenas pela unidade em posse do processo naquele momento
ou pela Gerncia de Protocolo, que providenciar:
a)
b)
Substituio por cpia xerografada das folhas retiradas, quando conveniente e possvel;
Lavratura de termo de desentranhamento na ltima folha do processo, conforme modelo 85, indicando os
nmeros das folhas retiradas, a data e o destino dado a elas;
c)
Em espao da folha imediatamente anterior s desentranhadas, indicar o fato e o nmero da folha do processo
onde se encontra lavrado o respectivo termo de desentranhamento.

N DA VERSO: 01
16
Os documentos indispensveis ao processo no podero ser desentranhados, devendo a parte

interessada requerer a emisso de certido extrada do teor de tais documentos.
Modelo 10
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS

PROCESSO N ________________________
Atendendo a requerimento autorizado por (autoridade competente ___________________
________________________________________________________________________________
Foram desentranhadas as folhas ns ____________ documento _________________ em
______________ com o seguinte destino: (quem recebeu as folhas)______________________
________________________________________________________________________________
As folhas desentranhadas foram substitudas por folhas xerografadas.
_______________________
data
___________________________
Obs.: No podem ser desentranhados documentos indispensveis ao processo.
A.4 Encerramento de processo
Entende-se por encerramento do processo o ato que atesta que as decises e providncias esperadas em relao ao assunto/objeto tenham sido todas tomadas e registradas, luz da documentao
disponvel at o momento.
O encerramento dever ser expresso na ltima folha do ltimo volume em curso, atravs da lavratura de termo apropriado, conforme Modelo 11.
No podero ser recebidos pelo arquivo geral, para custdia definitiva, os processos nos quais
ainda no conste o despacho de encerramento.
Caber unidade que realizar o ltimo ato efetuar o encerramento do respectivo processo.
Estando o processo encerrado, no mais ser permitida a juntada de novos documentos ou o registro de novas decises ou providncias. Ocorrendo essa necessidade, o processo dever receber
um despacho prvio de reativao, lavrado pelo seu rgo de procedncia, conforme Modelo 12.
Podero ser registradas, sem necessidade de reativao, as movimentaes de sada de arquivo
para simples consulta.
Podero ainda ser juntados, sem necessidade de reativao do processo, documentos recebidos
tardiamente, que no alteram o contexto das decises j tomadas e registradas, constituindo-se
apenas em ratificao das mesmas.

N DA VERSO: 01
17
Modelo 11
TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO
Processo n___________________com folhas numeradas at n____________, e com ______
Volumes.
ARQUIVE-SE.
_______________________
data
___________________________
autoridade competente da unidade
que realizou o ltimo ato no processo
Modelo 12
TERMO DE REATIVAO DE PROCESSO

Processo n _________________________
Atendendo a requerimento de (quem requereu) ______________________________________ .
DESARQUIVE-SE.
_______________________
data
___________________________
autoridade competente

N DA VERSO: 01
18
Macrofluxo do Arquivo
3.4 Macroprocesso do Arquivo

3.4.1 Macrofluxo do Arquivo
CENTRAL
SETORIAL
INCIO
Elaborar as diretrizes e normas
para a organizao e o funcionamento
dos arquivos setoriais.
Definir os mtodos para organizao e

o funcionamento dos arquivos setoriais.
Capacitar os servidores em
gesto de documentos.
Validar o plano de classificao

e a tabela de temporalidade
de documentos.
Adequar o sistema informatizado

para o controle da guarda
e destinao dos documentos.
Criar tabela de temporalidade.
Elaborar o manual de procedimentos.
Arquivar documentos no
arquivo corrente.
Monitorar indicadores de gesto
dos arquivos setoriais.
Arquivar documentos no arquivo geral
(intermedirio e permanente).
Ok?
Gerenciar o arquivo.
Monitorar indicadores
de processo e produto.
Ok?
Processos no mapeados.

N DA VERSO: 01
FIM
19
Arquivo
3.4.1.1 Mapas dos processos Criar a Tabela de Temporalidade de Documentos

EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de documentos
MACRO PROCESSO
Arquivo
PROCESSO
Criar Tabela de Temporalidade de Documentos
PRODUTO / SERVIO
Tabela de Temporalidade de Documentos Publi-
Documentos classificados, com prazos de guarda estabelecidos
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Comisso permanente de
avaliao de documentos sendo
criada.
Criar a comisso permanente

de avaliao de documentos.
Criada comisso permanente

Capacitar os membros da comisso.
Elaborar formulrio para

levantamento de dados.
Sendo elaborado formulrio para

levantamento de dados.
Criada comisso permanente

Membros da comisso
capacitados.
Formulrios elaborados.
Levantar os documentos produzidos

e recebidos em cada rea.
Concludo levantamento de
documentos produzidos e
recebidos em cada rea.
Concludo levantamento de
documentos produzidos e
recebidos em cada rea.
Definir os prazos de guarda.
Prazos de guarda definidos.
Prazos de guarda definidos.
Elaborar a tabela de temporalidade

e encaminhar para a
comisso permanente.
Formulrios elaborados.
Minuta da tabela elaborada e

encaminhada para o rgo central.
Tabela
aprovada pelo
rgo central?
Tabela aprovada pelo

rgo central
Publicar o extrato da tabela

na IOMAT
Extrato publicado no D.O.E.
Tabela aprovada
Publicar a tabela na ntegra

no site do rgo
Tabela de temporalidade
publicada
FIM
INDICADOR
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |
Lei Federal 8.159/91; Decreto Estadual 1.654/97; Decreto Estadual 5.567/02; Resoluo CONARQ 14/01
N de documentos classificados nas tabelas publicadas (rea sistmica e programtica)
Tabela de temporalidade publicada

N DA VERSO: 01
20
Arquivo
3.4.1.1 Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Corrente
EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de documentos
MACRO PROCESSO
Arquivo
PROCESSO
Arquivar Documentos no Arquivo Corrente
PRODUTO / SERVIO
Processos/Documentos Arquivados
Arquivo Organizado
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Verificar a concluso dos processos.
Iniciada verificao dos processos.
Verificada a concluso dos

processos.
Verificada a concluso dos

processos.
Identificar o assunto dos documentos.
Assunto identificado.
Assunto identificado.
Classificar e organizar os documentos.
Documentos classificados e
organizados por assunto.
Arquivar os documentos fisicamente

e no sistema de protocolo.
Documentos classificados e
organizados por assunto.
Controlar a retirada de
documentos do arquivo.
Arquivados documentos no
sistema de protocolo fisicamente.
Arquivados documentos no
Sistema de protocolo fisicamente.
Confirmada a retirada do
protocolo pelo requerente.
Prazo de
guarda no arquivo
corrente
cumprido?
Documentos acondicionados;
sistema atualizado.
Preparar os arquivos para serem

transferidos para o arquivo geral.
Documentos acondicionados
em caixas identificadas.
Documentos acondicionados
em caixas identificadas.
Elaborar o termo de transferncia

ou recolhimento.
Documentos transferidos
ou recolhidos.
FIM
INDICADOR
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |
Lei Federal 8.159/91; Decreto Estadual 1.654/97; Decreto Estadual 5.567/02; Resoluo CONARQ 2/95
N de transferncias/ano para o Arquivo Geral
Documentos organizados no arquivo corrente de acordo com o Manual Tcnico

N DA VERSO: 01
21
Arquivo
3.4.1.1 Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Geral

(intermedirio e permanente)
EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de documentos
MACRO PROCESSO
Arquivo
PROCESSO
Arquivar Documentos no Arquivo Geral (intermedirio e permanente)
PRODUTO / SERVIO
Documentos Arquivados
Arquivo organizado
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Recebida documentao
via sistema informatizado.
Conferir a documentao
com a relao de transferncia.
Conferida a documentao.
Documentao
classificada
corretamente?
Conferida a documentao.
Devolver para correo.
Documento devolvido area

de origem para correo.
Arquivar a documentao.
Documentao arquivada.
Documentao classificada.
Controlar emprstimos e
retiradas de cpias de documentos.
Controlados emprstimos e
retiradas de cpias de
documentos.
Controlado emprstimos e
retiradas de cpias de
documentos.
Avaliar a destinao
da documentao.
Classificada a documentao.
Avaliada a destinao da
documentao.
Documentos sero
descartados?
Documentos no descartados.
Documentos descartados.
Organizar os documentos
permanentes.
Elaborar a listagem da
documentao a ser descartada e
encaminhar comisso permanente.
Organizados documentos.
Elaborada a listagem da
documentaoa ser descartada e
encaminhar comisso
permanente.

N DA VERSO: 01
22
Arquivo
3.4.1.1 Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Geral

(intermedirio e permanente) (CONTINUAO)
EXECUO
FUNO / SISTEMA
Gesto de documentos
MACRO PROCESSO
Arquivo
PROCESSO
Arquivar Documentos no Arquivo Geral (intermedirio e permanente)
PRODUTO / SERVIO
Documentos Arquivados
Arquivo organizado
ENTrADAS
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
Descarte
aprovado pela
comisso?
Descarte no aprovado pela

comisso.
Arquivar documentao.
Arquivada documentao.
Existe
tabela de
temporalidade?
1
Elaborar e publicar o edital de cincia

de eliminao de documentos.
Aprovado descarte pela comisso.
Existe tabela de temporalidade.
Elaborar termo de eliminao.
Termo assinado pelo presidente

da comisso e pelo responsvel
pela guarda dos documentos.
Acompanhar reciclagem/
eliminao dos documetos.
Elaborado e publicado o edital de

cincia de eliminao de
documentos.
Elaborado termo de eliminao.
Reciclada documentao.
FIM
INDICADOR
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |
Lei Federal 8.159/91; Decreto Estadual 1.654/97; Resoluo 2/95 e 7/97 CONARQ
N de descartes ou reciclagem/ano
Documentos organizados no arquivo geral de acordo com o Manual Tcnico

N DA VERSO: 01
23
Arquivo
3.4.1.1 Mapas dos processos Gerenciar o Arquivo
FUNO / SISTEMA
Gesto de documentos
MACRO PROCESSO
Arquivo
PROCESSO
Gerenciar o Arquivo
PRODUTO / SERVIO
Arquivos Organizados
Arquivo Organizado
ENTrADAS
EXECUO
FLUXO DO prOCESSO
Setorial
SADAS
INCIO
Planejada estrutura e material

de consumo.
Planejar a estrutura e o
material de consumo.
Planejados a estrutura e o
Planejada a estrutura e material

de consumo.
Disseminar as normas
do sistema de arquivo.
Informados os servidores
sobre as normas.
Informados os servidores sobre

as normas.
Treinar os servidores nas tcnicas

de arquivamento, manuteno
e descarte de documentos.
Monitorar os servidores nas tcnicas

Monitorada a aplicao das tcnicas

Acompanhar a manuteno
da organizao de arquivos.
Monitorada a aplicao das tcnicas

Manuteno da organizao
de arquivos acompanhada.
Acompanhar e avaliar a evoluo

dos indicadores institucionais.
Elaborado relatrio de avaliao.
Elaborado relatrio de avaliao.
Avaliar o nvel de
satisfao dos clientes.
Realizada pesquisa de satisfao.
Realizada pesquisa de satisfao.
Propor aes de melhoria.
Manuteno da organizao
de arquivos acompanhada.
Elaborado projeto de melhoria.
FIM
INDICADOR
PROCESSO
PRODUTO / SERVIO
N DA VERSO 01 |
Lei Federal 8.159/91; Decreto Estadual 1.654/97; Resoluo 2/95 e 7/97 CONARQ
Nmero de Unidades Administrativas com Arquivo de acordo com as normas
Nvel de satisfao dos clientes

N DA VERSO: 01
24
Procedimentos do Arquivo
3.4.1.2 Procedimento operacional do Arquivo
A ARQUIVO: Instrumentos de gesto documental

A.1 Plano de classificao de documentos de arquivo1:
A.1.1 Definies e conceitos 1
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo o incio de todo o processo de gerenciamento da informao, possibilitando mais eficincia e agilidade nos procedimentos e rotinas
administrativas.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo , ainda, um instrumento de trabalho utilizado
para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo, no exerccio de
suas funes e atividades. A classificao por assuntos a atividade inicial da gesto documental,
sendo utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de
agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e
determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No Cdigo de Classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e
atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos,
os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos
e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento, adotou-se o modelo de Cdigo de Classificao Decimal. Como o prprio
nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses, e assim sucessivamente. As dez classes
principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas
em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos,
seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
Classe
000 ADMINISTRAO GERAL
1 Transcrio do instrumento de classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividadesmeio da administrao pblica, do Manual de Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso, aprovado pelo Decreto
Estadual n 5.567/2002. Cuiab, 2002

N DA VERSO: 00
25
Subclasse
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Grupo
012 COMUNICAO SOCIAL
Subgrupos
012.1 RELAES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos aos grupos, dos grupos
s subclasses, e destas classe. Esta subordinao representada por margens, as quais espelham
a hierarquia dos assuntos tratados.
O presente Cdigo contempla as atividades-meio da administrao direta, constituindo-se de duas

classes comuns a todos os rgos da administrao pblica: a classe 000, referente aos assuntos
de Administrao Geral, e a classe 900, relativa a Assuntos Diversos.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo. Estas
classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da
instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo,
sero apresentadas a seguir algumas explicaes sobre as classes 000 e 900 e suas respectivas
subclasses.
Classe 000 - Administrao Geral
Nesta classe, so classificados os documentos referentes s atividades relacionadas administrao

interna dos rgos pblicos estaduais, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos
objetivos para os quais foram criados.
A Classe 000, Administrao Geral, tem como subclasses:
010
020
030
040
050
060
070
080
090
Organizao e Funcionamento
Pessoal
Material
Patrimnio
Oramento e Finanas
Documentao e Informao
Comunicaes
(Vaga)
Outros assuntos referentes Administrao Geral
Classe 900, Assuntos Diversos
Essa classe tem as seguintes subclasses:

910

920

930

940

950

Solenidades, Comemoraes e Homenagens

Congressos, Conferncias, Seminrios, Simpsios, Encontros,
Convenes, Ciclos de Palestras, Mesas Redondas e Workshops
Feiras, Sales, Exposies, Mostras, Concursos e Festas
Visitas e Visitantes
(Vaga)

N DA VERSO: 00
26
960
970
980
990
(Vaga)
(Vaga)
(Vaga)
Assuntos Transitrios
A.1.2 Como classificar os documentos segundo o Cdigo de Classificao de Documentos
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, que conheam a estrutura e o funcionamento do rgo, obedecendo s seguintes operaes:
a)
Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e
quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando
o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b)
Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes s operaes de classificao:

1.
Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, utilizando o ndice,
quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s)
correspondente(s).
A.2 Como arquivar os documentos2 2
O documento j classificado e tramitado dever ser arquivado.

O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao.
As operaes para arquivamento so as seguintes:
a)
Inspeo: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou alterada.
b)
Ordenao: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenao tem
por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados
adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto,
organizando-os previamente para o arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes.
Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome da pessoa, rgo,
firma ou lugar) sero registrados na capa, para facilitar sua identificao. Os dossis, processos
e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses.
Atravs desta operao, ser possvel racionalizar o arquivamento, pois numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo,
assim, o nmero de pastas.
Exemplo:

N DA VERSO: 00
27
Pasta/Caixa
061 - Produo Editorial

Dossis
061.1 - Editorao e Programao Visual

061.2 - Distribuio, Promoo e Divulgao
Organizar internamente cada pasta/caixa, separando os documentos referentes a cada pessoa,
rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a
um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta/caixa
021.2 - Exames de Seleo

Dossis
A partir da, ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, ordenados
alfabeticamente.
c)
Arquivamento: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo
com a classificao dada. Nesta fase, toda ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente
poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao, quando solicitado posteriormente.
A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo ao invs da espcie documental facilitam a recuperao da informao e viabilizam as tarefas arquivsticas quanto
transferncia, eliminao ou recolhimento.
d)
Retirada e Controle (Emprstimo): esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos
so retirados do arquivo para:
serem emprestados aos usurios;
prestar informaes;
servirem para efetuar uma juntada.
Nesta fase, importante o controle de retirada, efetuado por meio do TERMO DE EMPRSTIMO
(ANEXO 5 Arquivo) , no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros
documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e,
posteriormente, a data da devoluo do documento. O TERMO DE EMPRSTIMO tem como finalidade
controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua frequncia de uso,
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e seu recolhimento.
Por meio desse controle, possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s)
documento(s) retirado(s).
O TERMO DE EMPRSTIMO
preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora, substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada
quando da devoluo do documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando vencido
o prazo de devoluo.

N DA VERSO: 00
28
A.3 Tabela de temporalidade de documentos3 3
A Tabela de Temporalidade de Documentos TTD (vide seo Tabelas e Formulrios), o registro

esquemtico do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um rgo, determinando os seus prazos de guarda no Arquivo Corrente, transferncia para o Arquivo Intermedirio,
eliminao ou recolhimento para o Arquivo Permanente.
Observando os princpios da Teoria das Trs Idades, os atos normativos que orientam a ao
administrativa, os trmites administrativos e os preceitos legais vigentes, foram determinados os
critrios e os prazos estabelecidos na TTD, para a guarda, transferncia, eliminao ou recolhimento
dos documentos
A.3.1 Contedo
A TTD contm os seguintes itens:

a. Assunto
Apresenta o conjunto de documentos produzidos e recebidos, distribudos hierarquicamente de

acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio.
O NDICE pode ser utilizado como instrumento auxiliar, pois contm os conjuntos documentais
ordenados alfabeticamente para dar rapidez sua localizao na tabela.
b. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, expresso,
preferencialmente, em anos.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase
intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao,
porm com menor frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local,
embora disposio desta.
c. Destinao final
Estabelece a destinao final do documento, que pode ser a eliminao, quando o documento no
apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa.
A guarda permanente deve ser feita pelas instituies arquivsticas pblicas responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Como o Arquivo Pblico
de Mato Grosso no possui espao fsico suficiente para o recolhimento dessa documentao,
as instituies devero manter seus arquivos permanentes seguindo orientao tcnica do APMT,
garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos.
d. Observaes
Permite complementar as informaes necessrias para melhor compreenso e aplicao da TTD,

bem como sobre a migrao da informao para outros suportes (microfilme, disquete, CD-ROM etc.).

N DA VERSO: 00
29
A.3.2 Aplicao da tabela
A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as
rotinas a seguir:
a)
Verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos do Cdigo de Classificao de

Documentos CCD;
b)
Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele dever ser reagrupado no
conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente;
c)
d)
Separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para cada fase;
Contar o tempo a partir do primeiro dia til do ano seguinte ao da data de arquivamento do documento, salvo
os documentos que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas
pelo Tribunal de Contas;
e)
Eliminar as cpias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no mesmo conjunto;
f)
Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
g)
Proceder eliminao;
h)
Elaborar termo de eliminao;
i)
Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de
transferncia) e/ou a listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento).
A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios:
1.
Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a

normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a)
A atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou oficiais destinados

guarda permanente, mesmo aps microfilmados;
b)
O microfilme tem validade em juzo, desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos em lei;
c)
A atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em
forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao
em vigor no momento da adoo deste suporte.
2.
Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles
contidas antes e depois de processar a alterao do suporte.
3. Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da
operao.
4. Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia
s grandes sries e no a peas isoladas, observando o estado de conservao, para que a reproduo
ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.
5. O recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da
reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao.
6. O rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham
garantir a preservao do novo suporte.

N DA VERSO: 00
30
A.4 Triagem de documentos em fase intermediria4
Tanto a triagem quanto a avaliao objetivam a depurao da massa documental arquivstica. A

TTD pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala, por exemplo, que sero
preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, porque outros recapitulativos ou de mesmo teor j se encontram
preservados.
Tambm recomendvel a seleo por amostragem, que permite a preservao de parcela de documentos de um conjunto destinado eliminao, visando resgatar procedimentos administrativos
vigentes em determinada poca ou lugar, processo este que dever seguir orientaes do rgo
Central do Sistema Estadual de Arquivos, no Arquivo Pblico de Mato Grosso.
Os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem
antes do recolhimento, podendo estabelecer critrios prprios para documentos que, embora
corretamente classificados, no possuem o mesmo valor dos demais pertencentes ao mesmo
conjunto no que concerne ao contedo das informaes.
Quanto ao procedimento de eliminao de documentos, vale ressaltar que, em todos os casos, a
definio ser aps anlise e aprovao da Comisso Permanente de Avaliao, atravs dos seguintes meios:

Listagem de Eliminao de Documentos (vide seo Tabelas e Formulrios);
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos caso o conjunto documental no conste da TTD; (vide
seo Tabelas e Formulrios);
Termo de Eliminao de Documentos (vide seo Tabelas e Formulrios).
A.5 Comisso permanente de avaliao de documentos5 5
Para adotarem a tabela, os rgos devem designar uma COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO, sob
superviso do APMT, que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao,
dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso
peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover
a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando a tabela das atividadesmeio e submetendo-a aprovao do rgo Central do Sistema Estadual de Arquivo, no Arquivo
Pblico de Mato Grosso.
A Comisso Permanente de Avaliao deve ser constituda por:

Servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com
profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
Responsvel pela guarda da documentao;
Historiador;
Profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos;
Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista,
socilogo, engenheiro, mdico e outros);
Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da COMISSO.
4 Transcrio do instrumento de classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio

da administrao pblica, do Manual de Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso, aprovado pelo Decreto Estadual
n 5.567/2002. Cuiab, 2002.

N DA VERSO: 00
31
Competir COMISSO designar grupo de trabalho responsvel pela avaliao dos documentos
relativos s atividades-fim, conforme os seguintes mtodos:
1.
Levantamento de dados relativos s funes e atividades especficas do rgo (atividades-fim);
2.
Definio dos conjuntos documentais;
3. Entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e pela execuo das atividades s quais se
referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que
regula as atividades e os prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, frequncia de
uso dos documentos e aos prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas;
4.
Levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;
5. Processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela;

6. Encaminhamento da proposta COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO para apreciao dos prazos de
guarda e destinao.
A Comisso dever ento:

1.
Analisar a proposta, juntamente com o Arquivo Pblico de Mato Grosso, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra;
2.
Providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a ser publicado na Imprensa
Oficial de Mato Grosso.
Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos responsveis
pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da aplicao da tabela, eles sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao.
A.6 Preservao da informao
A.6.1 Conservao
Conjunto de procedimentos e medidas especficas e preventivas que visam preservar as informaes

contidas nos documentos e prolongar a vida til de seus suportes, assegurando sua proteo fsica
contra os agentes de deteriorao.
A.6.2 Fatores de deteriorao dos documentos
Internos tinta, encadernao, acidez (torna o papel escurecido, quebradio e com cheiro mais forte),
produtos utilizados no clareamento.
Externos temperatura, umidade, luz, poluio atmosfrica, microorganismos (fungos, bactrias),
insetos (traas, brocas, cupins, baratas), roedores (ratos), o homem como agente destruidor.
A.6.3 Recomendaes
a)
Quanto ao ambiente
Manter sempre limpo e arejado;
Utilizar aspirador de p e pano levemente umedecido para no dispersar o p existente no cho, estantes e
armrios;
No consumir alimentos e bebidas nos locais do acervo, pois atraem insetos e roedores que atacam os documentos;
No fumar nos locais de acervo, pois os resduos qumicos da fumaa causam danos aos suportes documentais;
Manter a temperatura do local entre 18 e 21C e umidade relativa do ar entre 45% e 55%, pois nveis elevados de
temperatura e umidade geram campos favorveis para a proliferao de microorganismos e deteriorao dos
suportes dos documentos.

N DA VERSO: 00
32
b)

Quanto ao manuseio
Evitar o manuseio desnecessrio dos documentos;
No manusear os documentos com as mos midas, sujas de alimentos, cremes ou outras substncias. Utilizar
sempre luvas;
A mesa de trabalho deve estar sempre limpa;

Evitar fazer cpias reprogrficas, pois a luz ultravioleta em grande intensidade danifica o papel e a tinta do original.
Se forem necessrias cpias, deve-se fazer uma primeira cpia e, a partir desta, as outras;
No dobrar os documentos, pois as fibras so rompidas e o papel se rasga facilmente;

No grampear os documentos (especialmente os de guarda permanente), pois os grampos de metal enferrujam
rapidamente, alm de produzir perfuraes no papel;
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Se no for possvel, utilizar clipes plsticos ou
proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato;
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, pois a cola se fixa no papel e resulta em mancha
escura de difcil remoo;
Nunca use saliva para folhear livros e documentos, pois, alm de danificar o documento, formando no local um
depsito de acidez e bactrias, voc poder se contaminar com os microorganismos existentes no papel ou at
com resduos de venenos, naqueles locais em que se costumam fazer desinsetizaes.
c)

Quanto ao acondicionamento
No usar barbantes ou elsticos, pois eles podem cortar e danificar os documentos;
No usar pastas com prendedores e hastes de metal, pois estes enferrujam com facilidade, danificando os
documentos. Substitua-os por plstico;
As embalagens devem ser de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo;
No acondicionar documentos em quantidade superior capacidade da pasta ou caixa;
Manter os documentos protegidos da luz solar intensa e evitar o contato com gua.
d)

Conservao de fotografias
No tocar a parte da imagem das fotografias, pois a gordura natural que existe nas mos pode deixar manchas
marrons difceis de serem removidas;
Se precisar fazer anotaes na foto, faz-las no verso, utilizando lpis macio. Nunca fazer anotaes a caneta;
No utilizar objetos estranhos ao suporte fotogrfico, como clipes e grampos de metal que enferrujam rapidamente, danificando a imagem fotogrfica;
Usar cantoneiras para fixar fotografias. Nunca utilizar cola ou fita adesiva em contato com a imagem fotogrfica.
Utilize envelopes/cartes de papel neutro (60 ou 80g/m) ou, em arquivos climatizados, utilize envelopes/cartes
de polister vincado de 50 mcrons.
e)

Conservao de documentos eletrnicos e magnticos

Produzir cpias de segurana (becape) dos documentos que devem ser guardados;
No armazenar disquetes, fitas e CDs sobre aquecedores, peitoris de janelas, televisores, equipamentos eletrnicos e mquinas em geral;
Evitar colocar o dedo no meio eletromagntico;
Usar, preferencialmente, mveis de madeira ou de acrlico para a guarda dos discos e fitas magnticas;
Acondicionar discos, CDs e fitas em posio vertical ou em mveis adequados;
Evitar choques e quedas desses documentos;
Para armazenamento a longo prazo de fitas, necessrio que se faa rebobinagem peridica, em intervalos
no superiores a um ano.
Atualizar os suportes de informtica quando necessrio, fazendo a transmisso das informaes.

N DA VERSO: 00
33
SUMRIO DAS TABELAS E FORMULRIOS

PROTOCOLO
Carimbo de Numerao de Folha de Processo (modelo 1)

Termo de Regularizao de Erro de Juno (modelo 2)
Despacho (modelo3)
Termo de Encerramento de Volume (modelo 4)
Termo de Abertura de Novo Volume (modelo 5)
Termo de Justificativa de Devoluo (modelo 6)
Termo de Juntada de Processo (modelo 7)
Termo de Apensamento de Processo (modelo 8)
Termo de Desapensamento de Processo (modelo 9)
Termo de Desentranhamento de Documentos (modelo 10)
Termo de Encerramento de Processo (modelo 11)
Termo de Reativao de Processo (modelo 12)
Formulrio para Cadastro de Usurios no Sistema de Protocolo (modelo 13
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
ARQUIVO
Plano de Classificao de Documentos das Atividades-meio

Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio
ndice Remissivo do Cdigo de Classificao de Documentos
Termo de Transferncia de Documentos
Termo de Recolhimento de Documentos
Termo de Emprstimo de Documentos
Listagem de Eliminao de Documentos
Termo de Eliminao de Documentos
Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos
Etiqueta Padro para Caixa-Arquivo Arquivo Corrente
Etiqueta Padro para Caixa-Arquivo Arquivo Setorial
Etiqueta Padro para Pasta Suspensa
Etiqueta Padro para Pasta A-Z
Etiqueta Padro para Fitas VHS
Etiqueta Padro para Fitas VHS-C
Etiqueta Padro para Discos pticos (CDS, DVDS, VCDS, etc)
14
28
58
91
92
93
94
95
96
97
99
101
102
103
104
105
OBS.: Todos os formulrios sero disponibilizados no sigp em word, no site do arquivo:

www.apmt.mt.gov.br e no sistema o de protocolo menu: ajuda

SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS PROTOCOLO
MODELO 1
Carimbo de Numerao de Folha de Processo
Unidade / MT
Folha n:
Ass.:

N DA VERSO: 00

MODELO 2
TERMO DE REGULARIZAO DE ERRO DE JUNO

Processo n ______________________
( ) Foram corrigidas as numeraes das folhas ____________ a ____________
( ) Falta a folha n ____________, sendo que sua ausncia no prejudica a
deciso final do processo.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
Carimbo e assinatura da autoridade
competente

MODELO 3
DESPACHO
Processo n ________________________
Interessado: ___________________________________________________________
Assunto: _______________________________________________________________
Unidade Interessada __________________________________________________

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Cuiab, _____ de ___________________ de 20____.

N DA VERSO: 00

MODELO 4
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos __________ dias do ms de __________________________ de ____________,

na _______________________________________, procedemos ao encerramento
deste volume n _____________ do processo n ________________________,
contendo ____________ folhas, abrindo-se em seguida o volume n ________.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
Carimbo e assinatura do responsvel
pela Gerncia de Protocolo

MODELO 5
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ________ dias do ms de ___________________________ de ____________,

na ________________________________________, procedemos a abertura deste
volume n _____________ do processo n ________________________, que se
inicia com a folha n ____________.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
pela Gerncia de Protocolo

MODELO 6
TERMO DE JUSTIFICATIVA DE DEVOLUO

Governo do Estado de Mato Grosso
rgo: ______________________________________________________
(
(
(
(
) Equvoco na entrega
) No localizado
) Mudou-se
) Outros _________________________________________________
_______________________
___________________________

N DA VERSO: 00

MODELO 7
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO
Nesta data o PROCESSO N: __________________/____________ foi juntado ao

PROCESSO N: __________________/____________. Fica extinto o primeiro
processo, sendo suas folhas remuneradas em continuao ao processo ao
qual foi juntado.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________

MODELO 8
TERMO DE APENSAMENTO DE PROCESSO
Aos ________ dias do ms de _____________________ do ano ___________,

nesta ___________________________________ (indicar a unidade administrativa), apenso a estes autos o Processo de n _________________________, em
ateno ao despacho da (s) fls. _____________ (ou a Resoluo ou Acrdo n
_____________ de fls. ________).
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________

MODELO 9
TERMO DE DESAPENSAMENTO DE PROCESSO
Aos ________ dias do ms de _____________________ do ano ___________,

nesta __________________________________ (indicar a unidade administrativa),
desapenso deste Processo o Processo de n _________________________, em
ateno ao despacho da (s) fls. _____________ (ou a Resoluo ou Acrdo n
_____________ de fls. ________).
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________

MODELO 10
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
PROCESSO N: _____________________/____________
Atendendo a requerimento autorizado por ______________________________
_______________________ (autoridade competente), foram desentranhadas as
folhas ns _________________, documento ________________________________
em ________/______/_______, com o seguinte destino: _____________________
_______________________________________________ (quem recebeu as folhas).
As folhas desentranhadas foram substitudas por folhas xerografadas.
Obs.: No podem ser desentranhados documentos indispensveis ao processo.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
10

MODELO 11
TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO
Processo n ___________________ com folhas numeradas at n ____________,

e com _____________ Volumes.
ARQUIVE-SE.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
Carimbo e assinatura da autoridade
que realizou o ltimo ato no processo
11

MODELO 12
TERMO DE REATIVAO DE PROCESSO
Processo n ______________________
Atendendo ao requerimento de (o) _____________________________________
_______________________________________________ (Quem requereu).
DESARQUIVE-SE.
Local/Data
_____________________/_____/_____

N DA VERSO: 00
__________________________________
12

MODELO 13
FORMULRIO PARA CADASTRO DE USURIO NO SISTEMA DE PROTOCOLO
AUTORIZO o acesso ao Sistema de Protocolo do Estado, implantado na (o) ___________________
______ (rgo), ao servidor abaixo identificado, com as permisses expressas neste documento.
Declaro estar ciente da necessidade de comunicar formalmente a (Sistema de Protocolo da Unidade) qualquer evento que implique a necessidade de inativao ou alterao do acesso expresso
nesta autorizao, tais como o desligamento do servidor, mudana de unidade, afastamentos, etc,
em consonncia com a Poltica de Segurana de Informao da (rgo). No caso de inativao do
servidor, responsabilizo-me tambm por tramitar todos os processos que se encontram em poder
do mesmo a outro servidor.
/
Gestor da Unidade
Data
Unidade Usuria:
Nome do Servidor:
Matrcula/CPF:
Vnculo:
( ) Efetivo
( ) Comissionado
( ) Terceirizado ( ) Estagirio
Permisses autorizadas para o Sistema de Protocolo

do Estado
Cancelar Trmite:
( )Sim ( )No
Arquivar:
( )Sim ( )No
Imprimir Relatrio:
( )Sim ( )No
Tramitar Fora do rgo:
( )Sim ( )No
Editar Registro:
( )Sim ( )No
Editar Sigilo:
( )Sim ( )No
Juntada de Documentos:
( )Sim ( )No
Apensar Processo:
( )Sim ( )No
Desentranhar Documento:
( )Sim ( )No
Transformar Doc. Em Processo:
( )Sim ( )No
Distribuir Documento/Processo:
( )Sim ( )No
Documento/Processo em Espera:
( )Sim ( )No
Protocolar:
( )Sim ( )No
Externo ao Sistema:
( )Sim ( )No
Receber/Enviar em Lote:
( )Sim ( )No
Todas as opes acima:
( )Sim ( )No
OBS:

N DA VERSO: 00
13
1 PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO6

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e finanas
060 Documentao e informao
070 Comunicaes
080 (Vaga)
090 Outros assuntos referentes administrao geral
001
MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIV

Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos organizao
e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem modernizao
das atividades dos rgos da administrao pblica estadual.
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos
de trabalhos gerais.
Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto
especfico.
Quanto proposta oramentria, ver 051.1.
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
Incluem-se documentos relativos s atividades do rgo, podendo ser parciais (mensais,
bimestrais, trimestrais, semestrais) e anuais.
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS. PROTOCOLO DE INTENES. TERMO

DE COOPERAO TCNICO-CIENTFICA.
Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato, convnio, protocolo
de intenes e/ou termo de cooperao tcnico- cientfica, implementados ou no, tais
como projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a
execuo de vrias atividades ao mesmo tempo.
Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato, convnio, protocolo de
intenes e/ou termo de cooperao tcnico-cientfica, sempre que tal procedimento se
justificar, classificando-os no assunto especfico.
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ ou decises de
carter geral.
010.1
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS.

ESTRUTURAS
010.2
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

n 5.567/2002. Cuiab, 2002.

N DA VERSO: 00
14
010.21
011
CONVOCAO. AGENDA
Incluem-se documentos como convocao e agenda de audincias e
reunies.
COMISSES TCNICAS. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
Incluem-se documentos referentes criao de comisses tcnicas, conselhos, grupos
de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em rgos colegiados e de
deliberao coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas funes, tais como:
atas e relatrios tcnicos.
Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso tcnica, conselho, grupo de trabalho,
junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar.
011.1
012
ATOS DE CRIAO. ATAS. RELATRIOS

COMUNICAO SOCIAL
012.1
RELAES COM A IMPRENSA

Incluem-se documentos como releases, clippings, entrevistas, reportagens,
editoriais e noticirios.
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
012.12
ENTREVISTA, NOTICIRIOS, REPORTAGENS, EDITORIAIS.
012.2
DIVULGAO INTERNA
Incluem-se documentos como boletins, circulares e outros que divulguem as
atividades do rgo.
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de
carter promocional e publicitrio do rgo.
019
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E AO FUNCIONAMENTO
019.01
020
INFORMAES SOBRE O RGO

Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informaes sobre
as funes e atividades do rgo e os servios que presta.
PESSOAL
020.1
LEGISLAO
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos, regulamentos,
procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral e boletins
administrativo, de pessoal e de servio.
020.2
BOLETINS ADMINISTRATIVOS, DE PESSOAL E DE SERVIO.
020.3
IDENTIFICAO FUNCIONAL
Incluem-se documentos referentes ao servidor (carteira funcional, carto,
crach, credencial e passaporte diplomtico).
020.4
RELAES INDIVIDUAIS E COLETIVAS DE TRABALHO
020.41
SINDICATOS. ACORDOS TRABALHISTAS. DISSDIOS

Quanto contribuio sindical do servidor classificar em 024.141.
Quanto contribuio sindical do empregador classificar em 024.153.
020.42
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS. GREVES E PARALISAES
020.43
CONSELHOS PROFISSIONAIS
Documentos cujas informaes gerem contenciosos administrativos
ou judiciais, classificar no assunto especfico.
020.44
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS
020.5
020.51
021
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO. RECADASTRAMENTO

Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem como os
registros e/ou anotaes a ele referidos.
Incluem-se, tambm, documentos referentes ao recadastramento de inativos e
pensionistas.
Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do
servidor.
APOSTILA DE NOME
RECRUTAMENTO E SELEO

N DA VERSO: 00
15
021.1
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: CURRICULUM VITAE E FICHAS

DE INSCRIO
021.2
EXAMES DE SELEO
Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos: provas e ttulos,
constituio de bancas examinadoras, testes psicotcnicos, exames mdicos,
editais, exemplares nicos de provas, gabaritos, resultados e recursos.
Ordenar, alfabeticamente, pelo tipo de exame e ttulo do concurso.
021.21
021.3
022
022.1
022.11
CONSTITUIO DE BANCAS EXAMINADORAS, EDITAIS,

EXEMPLARES NICOS DE PROVAS, GABARITOS, RESULTADOS E
RECURSOS
DESLIGAMENTO DE ESTGIO PROBATRIO
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
CURSOS (INCLUSIVE SOLITAES DE BOLSAS DE ESTUDO)
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
Incluem-se exemplares nicos de exerccios, relao de participantes,
avaliao e controle de expedio de certificados.
022.111
022.12
PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS;

RELATRIOS FINAIS
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
Incluem-se documentos como pedido e autorizao para
participao, programa do curso e relatrios finais.,
022.121
NO BRASIL
022.122
NO EXTERIOR
022.2
ESTGIOS (inclusive solicitaes de bolsas de estgio)
022.21
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO

Incluem-se relao de participantes, avaliao e declarao de comprovao
de estgio.
022.211
PROGRAMAS E RELATRIOS FINAIS DE ESTGIOS
022.22
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES

Incluem-se documentos como pedido e autorizao para
participao, programa do estgio e relatrios.
022.221
NO BRASIL
022.222
NO EXTERIOR
022.9
023
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO

Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de carter
informativo geral promovidas pelo rgo.
QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO, EXTINO,

TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES
023.03
REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS

Inclusive ascenso e progresso funcional; avaliao de desempenho;
enquadramento; equiparao; reajuste e reposio salarial;
promoes.
023.1
023.11
MOVIMENTAO DE PESSOAL
Incluem-se normas, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral,
abrangendo grupos de servidores ou categorias funcionais, podendo ser
ordenados alfabeticamente por unidades.
Quando se tratar de atos especficos e individuais de servidores, classificar em
020.4.
ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. NOMEAO.
READMISSO. READAPTAO. RECONDUO. REINTEGRAO.
REVERSO.

N DA VERSO: 00
16
023.12
DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO CONTRATUAL.

ABANDONO DE CARGO. FALECIMENTO
023.13
LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. PERMUTA.

TRABALHO
023.14
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
023.15
REQUISIO. CESSO
Incluem-se documentos referentes s requisies e cesses
internas e/ou externas de servidores para a realizao de servios
temporrios.
024
024.1
024.11
REGIME DE
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
SALRIOS. VENCIMENTOS. PROVENTOS E REMUNERAES
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
FISCALIZAO EM FOLHAS DE PAGAMENTO
024.113
HOLERITE
Incluem-se documentos referentes a requerimentos de 2
via e de retificao.
024.119
OUTROS SALRIOS. VENCIMENTOS. PROVENTOS E

REMUNERAES
024.12
GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
024.121
DE FUNO
024.122
JETONS (em desuso)
024.123
CARGOS EM COMISSO
024.124
NATALINA (dcimo terceiro salrio)
024.125
PRODUTIVIDADE
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
024.13
ADICIONAIS
024.131
TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e quinqunios)
024.132
NOTURNO
024.133
SERVIOS EXTRAORDINRIOS (horas extras)
024.134
ATIVIDADES PENOSAS
024.135
PERICULOSIDADE
024.136
INSALUBRIDADE
024.137
FRIAS: Adicional de 1/3

Quanto ao afastamento para gozo de frias ver 024.2.
024.139
OUTROS ADICIONAIS
024.14
DESCONTOS
024.141
CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR E ASSOCIAES

DE CLASSE
024.142
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL

(IPEMAT e INSS)
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
024.145
CONSIGNAES
024.146
CANCELAMENTO DE DESCONTOS
024.149
OUTROS DESCONTOS
024.15
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS

N DA VERSO: 00
17
024.151
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO

SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO
SOCIAL (PIS). RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS
(RAIS).
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS)
024.153
CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR
024.154

(inclusive contribuies anteriores)
024.155

(inclusive contribuies anteriores)
024.156
IMPOSTO DE RENDA
024.2
FRIAS
Incluem-se documentos relativos ao afastamento para gozo de frias como
escala de frias, requerimento de frias, etc.
Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias ver 024.137.
024.3
LICENAS
Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre
todas as licenas concedidas aos servidores.
Ordenar por:
acidente em servio
acompanhamento de cnjuge
adotante
atividade poltica
desempenho de mandato classista
doena em pessoa da famlia
gestante
paternidade
prmio por assiduidade
qualificao profissional
servio militar
tratamento de interesses particulares
tratamento de sade (inclusive percia mdica)
Ver tambm 024.4, 024.91, 029.11.

024.4
AFASTAMENTOS
Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a servio no pas
ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22.
Ordenar por:
para depor
para exercer mandato eletivo
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)
para servir como jurado
recolhimento priso
suspenso de contrato de trabalho (CLT)
Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11

024.5
REEMBOLSO DE DESPESAS
024.51
MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES
024.52
LOCOMOO
Incluem-se documentos referentes s despesas efetuadas com a
utilizao de meio prprio de locomoo para a execuo de servios
externos.
024.59
OUTROS REEMBOLSOS
024.9
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

N DA VERSO: 00
18
024.91
CONCESSES
Ordenar por:
alistamento eleitoral
casamento (gala) doao de sangue
falecimento de familiares (nojo)
horrio especial para servidor estudante
horrio especial para servidor portador de deficincia
ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11

024.92
AUXLIOS
Ordenar por:
assistncia pr-escolar/creche
fardamento/uniforme
moradia
tquete alimentao/refeio
vale-transporte
Ver tambm 026.12

025
025.1
APURAO DE RESPONSABILIDADES E AO DISCIPLINAR

DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
025.11
PROCESSOS DISCIPLINARES
Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita de cargos,
empregos e funes pblicas, afastamento preventivo, instaurao do
inqurito (ato de constituio da comisso de sindicncia), inqurito
administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento) e reviso de
processo disciplinar.
Quando se tratar de acumulao lcita de cargos, empregos e
funes pblicas, classificar em 020.4.
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
Incluem-se documentos referentes advertncia, suspenso,
demisso, cassao de aposentadoria, disponibilidade, destituio de
cargo em comisso e destituio de funo comissionada.
O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta de
assentamento individual do servidor 020.4.
026
026.01
026.1
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL

Quanto s licenas, ver 024.3.
PREVIDNCIA PRIVADA
INCLUEM-SE DOCUMENTOS REFERENTES AOS PLANOS PRIVADOS
DE CONCESSO DE PECLIOS OU DE RENDAS, DE BENEFCIOS
COMPLEMENTARES OU ASSEMELHADOS AOS DE PREVIDNCIA
SOCIAL.
BENEFCIOS
026.11
SEGUROS
026.12
AUXLIOS
Ordenar por:
acidente
doena
educao
funeral
natalidade
recluso
reduo de carga horria
Ver tambm 024.92.

026.13
APOSENTADORIA
026.131
AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO
026.132
DESAVERBAO E DESVINCULAO DE TEMPO DE

SERVIO
026.133
PENSES: PROVISRIA,. TEMPORRIA E ESPECIAL
026.134
PENSO VITALCIA

N DA VERSO: 00
19
026.135
026.19
REVISO DE PENSO
OUTROS BENEFCIOS
026.191
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A SERVIDORES
026.192
ASSISTNCIA SADE
Incluem-se documentos referentes assistncia mdica,
farmacutica, dentria e hospitalar, que estabelecem
polticas e padres de servios em matria de sade e
assistncia mdica.
026.193
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR

Incluem-se o pronturio mdico do servidor e planos de
sade.
026.194
AQUISIO DE IMVEIS
026.2
026.21
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO

Quanto ao pagamento de adicionais de atividades penosas, periculosidade e
insalubridade, classificar em 024.134, 024.135 e 024.136, respectivamente.
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO.
026.211
026.22
026.23
029
029.1
029.11
029.2
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)

E EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL (EPIS)
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA) E
EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL (EPIS)
INSPEES PERIDICAS DE SADE
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)
CONTROLE DE FREQUNCIA (livros, cartes, folhas de ponto, controle
eletrnico de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras,
escala de planto e ponto facultativo)
Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO
Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem, sempre que tal
procedimento se justificar.
Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens, classificar no assunto
especfico.
029.21
NO PAS
Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias,
passagens (inclusive devoluo), prestaes de contas e relatrios de
viagens.
Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio de servidores,
ver 024.51.
029.22
NO EXTERIOR (afastamento do pas)
029.221
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO

Incluem-se documentos referentes autorizao para
afastamento, dirias (inclusive compra de moeda
estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e
delegaes), passagens, passaportes, prestaes de contas,
relatrios de viagens e reservas de hotel.
029.3
029.31
INCENTIVOS FUNCIONAIS
PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito e
elogios)
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO
029.5
PRESTAO DE SERVIOS DE PESSOAS FSICAS:

Autnomos, colaboradores e consultores (inclusive licitaes).
030
MATERIAL
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises
de carter geral.

N DA VERSO: 00
20
030.1
CADASTRO DE FORNECEDORES (inclusive documentos referentes incluso,

excluso e revalidao)
031
ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.

IDENTIFICAO. CLASSIFICAO DE BENS E SERVIOS
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS

Incluem-se documentos como a requisio e o controle de servios reprogrficos,
inclusive assinaturas autorizadas.
033
AQUISIO (inclusive licitaes)
033.1
MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos,
ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de arte.
Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062.
033.11
COMPRA (Inclusive compra por importao)
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.13
EMPRSTIMO. CESSO
033.14
DOAO. PERMUTA
033.2
MATERIAL DE CONSUMO
Incluem-se documentos sobre artigos e utenslios de cama e mesa, de higiene
e limpeza, de costura, vesturio e uniformes, material de escritrio, escolar,
eltrico e hidrulico, gneros alimentcios, combustvel e outros tipos de
033.21
COMPRA
033.22
CESSO. DOAO. PERMUTA
033.23
CONFECO DE IMPRESSOS
Incluem-se documentos referentes impresso de formulrios,
convites, cartazes, cartes e outros.
034
034.01
MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo)

TERMOS DE RESPONSABILIDADE
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio, distribuio, ficha de controle de

estoque e Relatrio de Movimentao de Almoxarifado RMA).
034.2
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO

Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor, classificar em 0.25.
034.3
TRANSPORTE DE MATERIAL
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
035
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO

ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
035.1
VENDA (inclusive leilo)
035.2
CESSO. DOAO. PERMUTA. COMODATO
036
036.1
036.2
037
INSTALAO E MANUTENO
Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, conservao, recuperao
e consertos de equipamentos e mobilirio.
REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusive licitaes)
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO
INVENTRIO
Incluem-se documentos referentes s listagens, baixa, tombamento, termos de
responsabilidade e criao de comisses.
Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em 062.5.
037.1
MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagens, baixa, tombamento,
termo de responsabilidade e outros.
037.2
MATERIAL DE CONSUMO
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagens, baixa, termos de
responsabilidade e outros.

N DA VERSO: 00
21
039
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
040
PATRIMNIO
de carter geral.
041
BENS IMVEIS
Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos, residncias e salas.
Os originais das escrituras e registros dos imveis, bem como as plantas dos terrenos, so
guardados pela Superintendncia do Sistema de Patrimnio, Materiais e Servios da SAD.
As plantas e projetos relativos aos edifcios, residncias e salas so guardados pelo rgo
que ocupa o imvel.
Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal procedimento se
justificar.
041.01
FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS

Quanto instalao, conservao e reparo de rdio, telex, telefone/
fax e fac-smile, ver 072, 073 e 074, respectivamente.
041.011
GUA E ESGOTO
041.012
GS
041.013
041.1
LUZ E FORA
AQUISIO
041.11
COMPRA
041.12
CESSO
041.13
DOAO
041.14
PERMUTA
041.15
041.2
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO

ALIENAO
041.21
VENDA
041.22
CESSO
041.23
DOAO
041.24
PERMUTA
041.3
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE. REIVINDICAO DE DOMNIO.

TOMBAMENTO
041.4
OBRAS
041.41
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
041.42
CONSTRUO
041.5
SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
041.52
MANUTENO DE AR CONDICIONADO
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES
041.54
LIMPEZA., IMUNIZAO. DESINFESTAO (inclusive jardins)
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
042
042.1
VECULOS
Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
AQUISIO (inclusive licitaes)
042.11
COMPRA (inclusive por importao)
042.12
ALUGUEL
042.13
CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. VISTORIA. TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (inclusive licitaes)
042.31
VENDA (inclusive leilo)
042.32
CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA

N DA VERSO: 00
22
042.4
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS.
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
042.911
REQUISIO
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA DO HORRIO DE

EXPEDIENTE
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
043
BENS SEMOVENTES
Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade.
044
INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens Imveis RMBI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.1
GUARDA E SEGURANA
049.11
SERVIOS DE VIGILNCIA
049.12
SEGUROS (inclusive de veculos)
049.13
PREVENO DE INCNDIO
Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal,
instalao e manuteno de extintores, inspees peridicas.
049.131
CONSTITUIO DE BRIGADAS DE INCNDIO, PLANOS,

PROJETOS E RELATRIOS
049.14
SINISTRO
Incluem-se documentos referentes s vistorias, sindicncias e percias
tcnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio,
incndio e roubo.
049.15
CONTROLE DE PORTARIA
Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e sada de
pessoas, materiais e veculos; permisso para entrada e permanncia
fora do horrio de expediente; controle de entrega e devoluo de
chaves.
Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.
049.151
049.2
REGISTRO DE OCORRNCIAS
MUDANAS
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
049.3
050
050.1
051
051.1
USO DE DEPENDNCIAS
Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e demais
dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.
ORAMENTO E FINANAS
de carter geral.
AUDITORIA
ORAMENTO
PROPOSTA ORAMENTRIA
051.11
Quadro de detalhamento de despesa (QDD)

Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de recursos
e receitas por fontes.
051.12
CRDITOS ADICIONAIS
Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar,
especial e extraordinrio.
051.2
EXECUO ORAMENTRIA

N DA VERSO: 00
23
051.21
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO

ORAMENTRIA)
Incluem-se documentos referentes a transferncias, provises,
destaques, estornos e subvenes.
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DVIDA)
051.23
PLANO OPERATIVO, CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
051.231
052
LIBERAO DE ORAMENTO
FINANAS
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital.
052.21
RECEITA Repasse Financeiro

Incluem-se documentos referentes a crditos do Tesouro Nacional
(cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por servios, multas,
emolumentos e outras rendas arrecadadas.
052.22
DESPESA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital,
bem como subvenes, suprimentos e restos a pagar.
052.221
ADIANTAMENTO: CONCESSO/PRESTAO DE CONTAS
052.222
PAGAMENTO DE FATURA/NOTA FISCAL
052.223
RESSARCIMENTO
052.224
CANCELAMENTO DE DESPESAS
053
FUNDOS ESPECIAIS
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS

Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e investimentos.
055
OPERAES BANCRIAS
055.01
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
055.1
CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas)
055.2
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de

contas)
056
BALANOS. BALANCETES
057
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovao das

contas)
059
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
059.1
060
TRIBUTOS (Impostos e Taxas)

DOCUMENTAO E INFORMAO
060.1
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS
061
PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de publicaes em geral

produzidas pelo rgo, em qualquer suporte).
061.1
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e reviso de
textos.
061.2
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda.
Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver 062.13.
062
062.01
062.1
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos e audiovisuais)

NORMAS E MANUAIS
Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de metodologias
e procedimentos tcnicos adotados para o tratamento da
documentao bibliogrfica.
AQUISIO (no Brasil e no exterior)

N DA VERSO: 00
24
062.11
COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
062.12
DOAO
062.13
PERMUTA
Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver 061.2.
062.2
REGISTRO
Incluem-se documentos referentes incorporao e baixa de livros e peridicos
ao acervo.
062.3
CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO
062.4
REFERNCIA E CIRCULAO
Incluem-se documentos referentes a consultas, pesquisas bibliogrficas,
bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas.
062.5
INVENTRIO
063
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE

ARQUIVOS
063.01
063.1
NORMAS E MANUAIS
Incluem-se estudos e orientaes referentes elaborao de
metodologias e procedimentos tcnicos adotados para implantao
e/ou desenvolvimento das atividades de gesto e controle de
documentos e arquivo.
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. FLUXO
063.11
DIAGNSTICO
063.2
PROTOCOLO: RECEPO. DISTRIBUIO. TRAMITAO E EXPEDIO DE

DOCUMENTOS
Incluem-se documentos como guias de tramitao, livros de controle, fichas de
acompanhamento de processos e outros.
063.3
ASSISTNCIA TCNICA
063.4
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
063.41
063.5
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

POLTICA DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
063.51
063.6
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
DESTINAO DE DOCUMENTOS
063.61
ANLISE. AVALIAO. SELEO
063.611
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
063.62
ELIMINAO (inclusive termos, atas, listagens e editais de cincia de

eliminao)
063.63
TRANSFERNCIA.
RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferncia; guias,
relaes e termos de recolhimento; e listagens descritivas do acervo).
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
Esta classificao poder ser subdividida quando houver necessidade.
065
REPRODUO DE DOCUMENTOS
Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquer suporte de material
arquivstico, bibliogrfico e museolgico.
Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.
066
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.1
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
066.3
RESTAURAO (inclusive encadernao)
067
INFORMTICA
067.1
PLANOS E PROJETOS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e registro de uso e compra)
067.21
MANUAIS TCNICOS

N DA VERSO: 00
25
067.22
067.3
MANUAIS DO USURIO
ASSISTNCIA TCNICA
069
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO
070
COMUNICAES
de carter geral.
071
SERVIO POSTAL
071.1
SERVIO DE ENTREGA EXPRESSA
071.11
NACIONAL
071.12
INTERNACIONAL
071.2
SERVIOS DE COLETA. TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDNCIA

AGRUPADA MALOTE
071.3
MALA OFICIAL
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
072
SERVIO DE RDIO
Incluem-se documentos referentes a reparos, instalao e conservao.
073
SERVIO TELEFNICO. FAX

Incluem-se documentos referentes autorizao para ligaes interurbanas, instalao,
manuteno, reparo e transferncia.
073.1
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
073.2
CONTAS TELEFNICAS
074
SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM, INTERNET (e outros)
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
091
AES JUDICIAIS
CLASSE
900 -
ASSUNTOS DIVERSOS
Incluem-se documentos de carter genrico referentes administrao geral cujos
assuntos no possuem classificao especfica nas demais classes do cdigo.
910
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras)

Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados.
910.1
920
920.1
930
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS

APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS. WORKSHOPS
Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo, quanto
participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo.
Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados.
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
Incluem-se documentos relativos participao do rgo nesses eventos.
Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados
930.1

930.2
CONCURSOS
930.21
940
PLANEJAMENTO,. NORMAS, EDITAIS, HABILITAO DOS

CANDIDATOS, JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS
CONCORRENTES, PREMIAO E RECURSOS
VISITAS E VISITANTES
Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia, orientao e
assessoramento a visitantes.

N DA VERSO: 00
26
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
991
CARTAS DE APRESENTAO E RECOMENDAO
992
COMUNICADOS E INFORMES
Incluem-se documentos referentes a comunicaes de posse, afastamento de cargos e
alteraes de endereos e telefones.
993
CONVITES DIVERSOS
994
FELICITAES. AGRADECIMENTOS. PSAMES. DESPEDIDAS
995
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
996
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS
997
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES

N DA VERSO: 00
27
N DA VERSO: 00

4 anos
4 anos
011 COMISSES TCNICAS. CONSELHOS.

GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
011.1 ATOS DE CRIAO. ATAS. RELATRIOS
28
6 anos
4 anos
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
7 T
ranscrio do instrumento de classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica,
do Manual de Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso, aprovado pelo Decreto Estadual n 5.567/2002. Cuiab, 2002.
012 COMUNICAO SOCIAL
1 ano
2 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
DESTINAO
FINAL
So passveis de
eliminao os relatrios
cujas informaes
encontram-se
recapituladas em outros.
OBSERVAES
010.21 CONVOCAO. AGENDA
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES
Enquanto estiver vigorando
010.1 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.2
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
5 anos
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.

CONVNIOS. PROTOCOLO DE INTENES. TERMO
DE COOPERAO TCNICO- CIENTFICA
5 anos
ARQUIVO INTERMEDIRIO
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

TRABALHO
001 MODERNIZAO E REFORMA

ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
ASSUNTO
2 Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio7

N DA VERSO: 00
020.41 SINDICATOS. ACORDOS TRABALHISTAS.

DISSDIOS
020.4 RELAES INDIVIDUAIS E COLETIVAS DE TRABALHO

4 anos
Enquanto o servidor
permanecer
5 anos
10 anos
10 anos
5 anos
5 anos
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Este grupo ser

desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
como a temporalidade e
destinao
Eliminar quando tiver

mais de um exemplar,
guardando apenas um
como modelo.
Os documentos cujas
informaes reflitam a
poltica do rgo so de
guarda permanente.
OBSERVAES
020.3 IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVE

CARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL E
PASSAPORTE DIPLOMTICO)
020.2 BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E

DE SERVIO
020.1 LEGISLAO. NORMAS,

REGULAMENTAES, DIRETRIZES, ESTATUTOS,
REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/
OU DECISES DE CARTER GERAL
020 PESSOAL
2 anos
019.01 INFORMAES SOBRE O RGO
4 anos
012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS.

PUBLICIDADE
4 anos
012.2 DIVULGAO INTERNA
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES

ORGANIZAO E AO FUNCIONAMENTO
2 anos
4 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
012.12 ENTREVISTA, NOTICIRIOS, REPORTAGENS,

EDITORIAIS
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
012.1 RELAES COM A IMPRENSA
ASSUNTO

29
N DA VERSO: 00

_
5 anos
4 anos
021.21 CONSTITUIO DE BANCAS

EXAMINADORAS, EDITAIS, EXEMPLARES NICOS
DE PROVAS, GABARITOS, RESULTADOS E
RECURSOS
47 anos
10 anos
5 anos
6 anos
2 anos
5 anos
Enquanto o servidor mantiver

vnculo empregatcio com o
Estado.
At trnsito em julgado
2 anos
5 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
021.2 EXAMES DE SELEO (CONCURSOS

PBLICOS): PROVAS E TTULOS, TESTES
PSICOTCNICOS E EXAMES MDICOS
021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO

PBLICOS: CURRICULUM VITAE E FICHAS DE
INSCRIO
021 RECRUTAMENTO E SELEO
020.51 APOSTILA DE NOME
020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO.

RECADASTRAMENTO
020.44 AES TRABALHISTAS. RECLAMAES

TRABALHISTAS
020.43 CONSELHOS PROFISSIONAIS
020.42 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS. GREVES

E PARALISAES
ASSUNTO
opcional a seleo por

amostragem das provas
dos candidatos, segundo
critrios estabelecidos
pela Comisso
Permanente de Avaliao.
O prazo total de guarda

dos documentos de 100
anos, independentemente
do suporte. Sero
transferidos ao Arquivo
Intermedirio, aps a sada
do servidor do rgo.
Os documentos cujas
informaes possam
originar contenciosos
administrativos ou judiciais
sero classificados nos
assuntos correspondentes
ao seu contedo, cujos
prazos e destinao esto
estabelecidos nesta tabela.
OBSERVAES
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL

30
N DA VERSO: 00

5 anos
022.122 NO EXTERIOR
5 anos
5 anos
5 anos
022.211 PROGRAMAS, RELATRIOS FINAIS,

AVALIAO E DECLARAO DE COMPROVAO
DE ESTGIO
022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS

INSTITUIES
022.2 ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)
5 anos
022.121 NO BRASIL
022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO RELAO

DE PARTICIPANTES
5 anos
022.111 PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS,

PROGRAMAS; RELATRIOS FINAIS
022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
5 anos
5 anos
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para os documentos
comprobatrios de
participao utilizar os
prazos e a destinao dos
assentamentos individuais
020.5.
Para os documentos
comprobatrios de
participao utilizar os
prazos e a destinao dos
assentamentos individuais
020.5.
opcional a seleo por

amostragem das provas
dos candidatos, segundo
critrios estabelecidos
pela Comisso
Permanente de Avaliao.
OBSERVAES
5 anos
5 anos
60 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO

EXEMPLARES NICOS DE EXERCCIOS, RELAO
DE PARTICIPANTES, AVALIAO E CONTROLE DE
EXPEDIO DE CERTIFICADOS
022.1 CURSOS (inclusive bolsas de estudo)
022 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
021.3 DESLIGAMENTO DE ESTGIO PROBATRIO
ASSUNTO

31
N DA VERSO: 00
5 anos
47 anos
5 anos
47 anos
5 anos
6 anos
5 anos
5 anos
023.02 CRIAO, CLASSIFICAO,

TRANSFORMAO, EXTINO, TRANSPOSIO E
REMUNERAO DE CARGOS E FUNES
023.03 REESTRUTURAES E ALTERAES

SALARIAIS: ASCENSO E PROGRESSO
FUNCIONAL, AVALIAO DE DESEMPENHO,
ENQUADRAMENTO, EQUIPARAO, REAJUSTE E
REPOSIO SALARIAL. PROMOES
023.1 MOVIMENTAO DE PESSOAL NORMAS.

PROCEDIMENTOS. ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL
023.11 ADMISSO. APROVEITAMENTO.

CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO.
READAPTAO. RECONDUO. REINTEGRAO.
REVERSO
47 anos
5 anos
023.14 DESIGNAO. DISPONIBILIDADE.

REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
5 anos
47 anos
3 anos
023.13 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA.

PERMUTA. REGIME DE TRABALHO
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Este subgrupo ser

desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
destinao.
OBSERVAES
023.15 REQUISIO DE PESSOAL. CESSO
5 anos
5 anos
023.12 DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO.

RESCISO CONTRATUAL. ABANDONO DE CARGO.
FALECIMENTO
47 anos
5 anos
5 anos
5 anos
023.01 ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
022.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
5 anos
022.222 NO EXTERIOR
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
022.221 NO BRASIL
ASSUNTO

32
N DA VERSO: 00
7 anos
5 anos
1 ano
1 ano
7 anos
024.11 SALRIOS. VENCIMENTOS. PROVENTOS E

REMUNERAES
024.111 SALRIO-FAMLIA
024.112 FISCALIZAO EM FOLHAS DE

PAGAMENTO
024.113 HOLERITE (Incluem-se documentos

referentes a requerimentos de 2 via e de retificao)
024.119 OUTROS SALRIOS. VENCIMENTOS.

PROVENTOS E REMUNERAES
5 anos
5 anos
5 anos
024.131 TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e

quinqunios)
024.132 NOTURNO
024.133 SERVIOS EXTRAORDINRIOS ( horas

extras)
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
7 anos
5 anos
19 anos
95 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para os casos especiais

previstos em lei, o prazo
total de guarda para os
documentos referentes
concesso do salriofamlia ser de 100 anos.
OBSERVAES
024.13 ADICIONAIS
5 anos
7 anos
024.124 NATALINA (dcimo terceiro salrio)
024.129 OUTRAS GRATIFICAES
5 anos
CARGOS EM COMISSO
024.123
5 anos
8 anos
024.122 JETONS
024.125 PRODUTIVIDADE
5 anos
024.121 DE FUNO
024.12 GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
5 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS

FINANCEIRAS
024 DIREITOS,. OBRIGAES E VANTAGENS
ASSUNTO

33
N DA VERSO: 00
5 anos
5 anos
7 anos
5 anos
024.136 INSALUBRIDADE
024.137 FRIAS: ADICIONAL DE 1/3
024.139 OUTROS ADICIONAIS
5 anos
7 anos
024.142 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL (IPEMAT E INSS)
024.143
(IRRF)

2 anos
024.146 CANCELAMENTO DE DESCONTOS
024.149 OUTROS DESCONTOS
5 anos
2 anos
5 anos
024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE

SERVIO (FGTS)
024.153 CONTRIBUIO SINDICAL DO

EMPREGADOR
024.154 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuies
anteriores)
024.151 PROGRAMA DE FORMAO DO

PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO (PASEP).
PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL (PIS),
INCLUSIVE RELAO ANUAL DE INFORMAES
SOCIAIS (RAIS)
5 anos
2 anos
024.145 CONSIGNAES
024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
5 anos
7 anos
024.144 PENSES ALIMENTCIAS
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
8 anos
024.141 CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR E

ASSOCIAES DE CLASSE
024.14 DESCONTOS
5 anos
024.135 PERICULOSIDADE
95 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
5 anos
60 anos
5 anos
5 anos
5 anos
95 anos
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
47 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
024.134 ATIVIDADES PENOSAS
ASSUNTO

34
N DA VERSO: 00
5 anos
024.2 FRIAS
At aprovao das contas
024.52 LOCOMOO
024.59 OUTROS REEMBOLSOS
5 anos a contar da data de

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
47 anos
2 anos
2 anos
2 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
47 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Eliminar
OBSERVAES
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.51 MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES
024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS
PARA DEPOR
PARA EXERCER MANDATO ELETIVO
PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL
PARA SERVIR COMO JURADO
RECOLHIMENTO PRISO
SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)
024.4 AFASTAMENTOS
ACIDENTE EM SERVIO
ACOMPANHAMENTO DE CNJUGE
ADOTANTE
ATIVIDADE POLTICA
DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA
DOENA EM PESSOA DA FAMLIA
GESTANTE
PATERNIDADE
PRMIO POR ASSIDUIDADE
QUALIFICAO PROFISSIONAL
SERVIO MILITAR
TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES
TRATAMENTO DE SADE (inclusive percia mdica)
5 anos
5 anos
024.156 IMPOSTO DE RENDA
024.3 LICENAS
5 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
024.155 SALRIO MATERNIDADE
ASSUNTO

35
N DA VERSO: 00

47 anos
95 anos
5 anos
026.13 APOSENTADORIA
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
5 anos

aprovao das contas
026.12 AUXLIOS
ACIDENTE
DOENA
EDUCAO
FUNERAL
NATALIDADE
REDUO DE CARGA HORRIA
RECLUSO

aprovao das contas
47 anos
95 anos
95 anos

aprovao das contas
47 anos
026.11 SEGUROS
026.1 BENEFCIOS
026.01 PREVIDNCIA PRIVADA
5 anos
5 anos
025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES
026 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
5 anos
025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES
025.1 DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
5 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
025 APURAO DE RESPONSABILIDADES E AO DISCIPLINAR
ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE
FARDAMENTO/UNIFORME
MORADIA
TQUETE ALIMENTAO/REFEIO
VALE-TRANSPORTE
024.92 AUXLIOS
ALISTAMENTO ELEITORAL
CASAMENTO (GALA)
DOAO DE SANGUE
FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DE
DEFICINCIA
024.91 CONCESSES
ASSUNTO

36
N DA VERSO: 00
029.1 HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de

planto)
2 anos
3 anos
47 anos
5 anos
95 anos

aprovao das contas
5 anos
95 anos
95 anos
5 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
At a perda do direito
ao benefcio do ltimo
dependente, em razo da
maioridade, casamento ou
falecimento.
Publicado em Dirio Oficial
Publicado em Dirio Oficial
OBSERVAES
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
2 anos
026.23 INSPEES PERIDICAS DE SADE
2 anos
026.211 COMISSO INTERNA DE PREVENO

DE ACIDENTES (CIPA) E EQUIPAMENTOS DE
PROTEO INDIVIDUAL (EPIs)
2 anos
5 anos
026.21 PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO
026.22 REFEITRIOS,. CANTINAS E COPAS

(fornecimento de refeies)
2 anos
At a quitao da dvida
026.2 HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO
026.194 AQUISIO DE IMVEIS
5 anos
026.192 ASSISTNCIA SADE (inclusive Planos de

Sade)
026.193 PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR
At a quitao da dvida
026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A

SERVIDORES
026.19 OUTROS BENEFCIOS
5 anos
026.135 REVISO DE PENSO
026.133 PENSES: PROVISRIA,. TEMPORRIA E

ESPECIAL
5 anos
At a homologao da
aposentadoria
026.132 DESAVERBAO E DESVINCULAO DE

TEMPO DE SERVIO
026.134 PENSO VITALCIA
At a homologao da
aposentadoria
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
026.131 AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO
ASSUNTO

37
N DA VERSO: 00
029.31 PRMIOS. CONCESSO DE MEDALHAS,

DIPLOMAS DE HONRA AO MRITO E ELOGIOS
7 anos

aprovao das contas
3 anos
7 anos
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Os relatrios tcnicos
de viagem estaro
classificados no assunto
correspondente ao seu
contedo, cujos prazos
e destinao esto
de viagem estaro
e destinao esto
029.3 INCENTIVOS FUNCIONAIS
029.222 COM NUS PARA A INSTITUIO.

AUTORIZAO DE AFASTAMENTO, DIRIAS
(inclusive compra de moeda estrangeira), LISTA DE
PARTICIPANTES (no caso de comitivas e delegaes),
PASSAGENS, PASSAPORTES, PRESTAES DE
CONTAS, RELATRIOS DE VIAGEM E RESERVAS DE
HOTEL
029.221 SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.22 NO EXTERIOR (afastamento do pas)
de viagem estaro
e destinao esto
OBSERVAES
029.21 NO PAS (ajuda de custo, dirias, passagens,

devoluo, prestao de contas, relatrios de
viagens)
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Classificar os relatrios das

misses e/ou viagens no
assunto especfico.
aprovao das contas
47 anos
5 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
029.2 MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO
029.11 CONTROLE DE FREQUNCIA (livros, cartes,

folhas de ponto, controle eletrnico de ponto, abono
de faltas, cumprimento de horas extras, escala de
planto e ponto facultativo)
ASSUNTO

38
N DA VERSO: 00
1 ano
1 ano
030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES (inclusive

documentos referentes incluso, excluso e
revalidao)
4 anos
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Como o Certificado de
Registro de Fornecedores
tem validade apenas
por um ano, uma vez
expirado este prazo, os
documentos cadastrais
(cpia de contrato social,
alteraes contratuais,
certides negativas de
INSS, FGTS, etc.) podero
ser transferidos para o
Arquivo Intermedirio
e, posteriormente,
eliminados.

dos documentos de 52
anos.
Quanto aos documentos

referentes aos ordenadores
de despesas, utilizar o prazo
dos documentos financeiros
( at aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data
de aprovao das contas e
eliminar).
OBSERVAES
031 ESPECIFICAO. PADRONIZAO.

CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.
IDENTIFICAO. CLASSIFICAO DE BENS E
SERVIOS
7 anos
030 MATERIAL
NORMAS. REGULAMENTAES. DIRETRIZES.
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL
4 anos
5 anos
Enquanto estiver vigorando a

prestao de servio
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
029.5 PRESTAO DE SERVIO DE PESSOAS

FSICAS: AUTNOMOS, COLABORADORES E
CONSULTORES ( inclusive licitaes)
029.4 DELEGAES DE COMPETNCIA

PROCURAO
ASSUNTO

39
N DA VERSO: 00
033.13 EMPRSTIMO. CESSO
4 anos
033.22 CESSO. DOAO. PERMUTA
033.23 CONFECO DE IMPRESSOS

aprovao das contas
5 anos

aprovao das contas
5 anos
5 anos

aprovao das contas

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Os documentos referentes
a material no adquirido
devero ser eliminados
aps 1 ano.
Para transaes que

envolvam pagamentos
de despesas pendentes,
utilizar os prazos para
documentos financeiros
(at aprovao das contas
eliminar).
a material no adquirido
devero ser eliminados
aps 1 ano
OBSERVAES
033.21 COMPRA
033.2 MATERIAL DE CONSUMO
4 anos
033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.14 DOAO. PERMUTA
1 ano
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
033.11 COMPRA (inclusive compra por importao)
033.1 MATERIAL PERMANENTE
033 AQUISIO (inclusive licitaes)
032 REQUISO E CONTROLE DE SERVIOS

REPROGRFICOS (inclusive reproduo de
formulrios e assinaturas autorizadas)
ASSUNTO

40
N DA VERSO: 00
034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL
034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO
034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio,

distribuio, ficha de controle de estoque e Relatrio
de Movimentao de Almoxarifado RMA)
034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e

de consumo)
ASSUNTO
2 anos
At a concluso do caso
2 anos
ARQUIVO CORRENTE
5 anos

aprovao das contas
PRAZOS DE GUARDA
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para os documentos
referentes a produtos e
insumos qumicos e outras
substncias entorpecentes,
observar os prazos da
legislao especfica
vigente.
Para os documentos
legislao especfica
vigente.
Para os documentos
legislao especfica
vigente.
Para os documentos
legislao especfica
vigente.
OBSERVAES

41
N DA VERSO: 00
037 INVENTRIO
036.2 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO

RGO
1 ano
5 anos

aprovao das contas
5 anos

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para transaes que

envolvam pagamentos
eliminar).
Para os documentos
legislao especfica
vigente.
Para os documentos
legislao especfica
vigente.
OBSERVAES
036.1 REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS

(inclusive licitaes)
036 INSTALAO E MANUTENO
035.2 CESSO. DOAO. PERMUTA. COMODATO
035.1 VENDA (inclusive leilo)
2 anos
2 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
035 ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO

DEPSITO
034.4 AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
ASSUNTO

42
N DA VERSO: 00

041.012 GS
041.013 LUZ E FORA

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
7 anos

aprovao das contas

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Os documentos que no
envolvem pagamentos
devem ser eliminados aps
1 ano.
opcional a reproduo
dos documentos
previamente ao
recolhimento, para que
o rgo permanea com
cpias para consulta.
Este grupo ser

desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
destinao.
OBSERVAES
041.1 AQUISIO
3 anos
041.011 GUA E ESGOTO
041.01 FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS
041 BENS IMVEIS ESCRITURAS, PLANTAS,

PROJETOS
040 PATRIMNIO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL
037.2 MATERIAL DE CONSUMO
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
037.1 MATERIAL PERMANENTE
ASSUNTO

43
N DA VERSO: 00
4 anos
4 anos
041.13 DOAO
041.14 PERMUTA
041.2 ALIENAO
4 anos
041.12 CESSO

aprovao das contas
5 anos
5 anos
5 anos

aprovao das contas
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
OBSERVAES
041.15 LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
041.11 COMPRA
ASSUNTO

44
N DA VERSO: 00
4 anos
041.24 PERMUTA
041.4 OBRAS
4 anos
041.23 DOAO

aprovao das contas
5 anos
5 anos
5 anos

aprovao das contas
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
Para transaes que

envolvam pagamentos
guarda permanente).
OBSERVAES
041.3 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO

DE POSSE. REIVINDICAO DE DOMNIO.
TOMBAMENTO
4 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
041.22 CESSO
041.21 VENDA
ASSUNTO

45
N DA VERSO: 00
041.42 CONSTRUO

041.52 MANUTENO DE AR-CONDICIONADO
041.53 MANUTENO DE SUBESTAES E

GERADORES
041.54 LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO

(inclusive para jardins)
042.12 ALUGUEL

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Para veculos no
adquiridos, eliminar aps
2 anos.
Este subgrupo ser

desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
destinao.
envolvem pagamento
sero eliminados aps 1
ano.
OBSERVAES
042.11 COMPRA (inclusive por importao)
042.1 AQUISIO (inclusive licitaes)
042 VECULOS
041.59 OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
041.51 MANUTENO DE ELEVADORES
041.5 SERVIOS DE MANUTENO (inclusive

licitaes)
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
041.41 REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
ASSUNTO

46
N DA VERSO: 00

2 anos
042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM
2 anos
2 anos
042.911 REQUISIO

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos

aprovao das contas
6 anos
5 anos
2 anos
042.912 AUTORIZAO PARA USO FORA DO

HORRIO DE EXPEDIENTE
042.91 CONTROLE DE USO DE VECULOS
4 anos
At a alienao
4 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para acidentes com vtimas,

o prazo total de guarda
de 20 anos.
Para transaes que

envolvam pagamentos
eliminar).
Para transaes que

envolvam pagamentos
eliminar).
OBSERVAES
042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.5 ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO.

REPARO
042.32 CESSO. DOAO. PERMUTA.

TRANSFERNCIA
042.31 VENDA (iInclusive leilo)
042.3 ALIENAO (inclusive licitaes)
042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO.

EMPLACAMENTO. VISTORIA. TOMBAMENTO
042.13 CESSO. DOAO. PERMUTA.

TRANSFERNCIA
ASSUNTO

47
N DA VERSO: 00

5 anos
049.151 REGISTRO DE OCORRNCIAS

049.21 PARA OUTROS IMVEIS
049.22 DENTRO DO MESMO IMVEL

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
6 anos
5 anos
1 ano

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
envolvem pagamentos
podero ser eliminados
aps 1 ano.
envolvem pagamentos
aps 1 ano.
envolvem pagamentos
aps 1 ano.
A temporalidade e
destinao sero
estabelecidas pelo
rgo de acordo com a
necessidade.
OBSERVAES
049.2 MUDANAS
2 anos
049.15 CONTROLE DE PORTARIA
At concluso do caso
5 anos
049.131 CONSTITUIO DE BRIGADAS DE

INCNDIO, PLANOS, PROJETOS E RELATRIOS
049.14 SINISTRO
2 anos
049.12 SEGUROS (inclusive de veculos)
049.13 PREVENO DE INCNDIO. TREINAMENTO

DE PESSOAL. INSTALAO E MANUTENO DE
EXTINTORES. INSPEES PERIDICAS
2 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
049.11 SERVIOS DE VIGILNCIA
049.1 GUARDA E SEGURANA
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
044 INVENTRIO
043 BENS SEMOVENTES
ASSUNTO

48
N DA VERSO: 00
2 anos
5 anos
051.11 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA

(QDD)
051.12 CRDITOS ADICIONAIS. CRDITO

SUPLEMENTAR. CRDITO ESPECIAL. CRDITO
EXTRAORDINRIO

051.23 PLANO OPERATIVO,. CRONOGRAMA DE

DESEMBOLSO
051.231 LIBERAO DE ORAMENTO

052.21 RECEITA
052.22 DESPESA

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
2 anos
5 anos

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
052.2 EXECUO FINANCEIRA
052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE

DESEMBOLSO
051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL

(PESSOAL/DVIDA)
052 FINANAS
051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS

(DISTRIBUIO ORAMENTRIA)
051.2 EXECUO ORAMENTRIA
5 anos
_
5 anos
1 ano
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
051.1 PROPOSTA ORAMENTRIA
051 ORAMENTO
050.1 AUDITORIA
050 ORAMENTO E FINANAS

NORMAS. REGULAMENTAES. DIRETRIZES.
PROCEDIMENTOS. ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL
049.3 USO DE DEPENDNCIAS
ASSUNTO

49
052.222
N DA VERSO: 00

052.224 CANCELAMENTO DE DESPESAS
053 FUNDOS ESPECIAIS
054 ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS

055.1 CONTA NICA (inclusive assinaturas

autorizadas e extratos de contas)
055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive

assinaturas autorizadas e extratos de contas)
056 BALANOS. BALANCETES
057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE

CONTAS (inclusive parecer de aprovao das contas)
060.2 PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS

PERIDICOS

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
061 PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de publicaes em geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte)
060.1 PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO

OFICIAL

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
059.1 TRIBUTOS (impostos e taxas)
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
055.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
055 OPERAES BANCRIAS
052.223 RESSARCIMENTO
PAGAMENTO DE FATURA / NOTA FISCAL
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
052.221 ADIANTAMENTO: CONCESSO /.

PRESTAO DE CONTAS
ASSUNTO

50
N DA VERSO: 00
ARQUIVO CORRENTE
062.12 DOAO
062.11 COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
062.1 AQUISIO (no Brasil e no exterior)
062.01 NORMAS E MANUAIS
4 anos
5 anos

aprovao das contas
5 anos

aprovao das contas

aprovao das contas
PRAZOS DE GUARDA
062 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos e audiovisuais)
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
ASSUNTO
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para transaes que

envolvam pagamentos
eliminar).
a material bibliogrfico no
adquirido sero eliminados
aps 1 ano.
envolvem pagamentos
anos de arquivamento na
fase corrente.
envolvem pagamentos
anos de arquivamento na
fase corrente.
OBSERVAES

51
N DA VERSO: 00
2 anos
062.4 REFERNCIA E CIRCULAO
2 anos
063.2 PROTOCOLO: RECEPO. DISTRIBUIO.

TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS
5 anos
5 anos
063.11 DIAGNSTICO
5 anos
7 anos
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
Para transaes que
envolvam pagamentos
eliminar).
OBSERVAES
063.3 ASSISTNCIA TCNICA
4 anos
063.1 PRODUO DE DOCUMENTOS.

LEVANTAMENTO. FLUXO
063.01 NORMAS E MANUAIS
5 anos

aprovao das contas
063 DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS
2 anos
062.3 CATALOGAO. CLASSIFICAO.

INDEXAO
062.5 INVENTRIO
2 anos
4 anos
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
062.2 REGISTRO
062.13 PERMUTA
ASSUNTO

52
N DA VERSO: 00
2 anos
063.611 TABELA DE TEMPORALIDADE DE

DOCUMENTOS
3 anos
5 anos
5 anos
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL

do documento de
100 anos, devendo o
rgo permanecer com
um exemplar por igual
perodo. Um outro
exemplar dever compor
o conjunto documental
NORMAS E MANUAIS
do subgrupo 063.01,
seguindo a temporalidade
e destinao previstas para
este subgrupo.

do documento de
100 anos, devendo o
rgo permanecer com
um exemplar por igual
perodo. Um outro
exemplar dever compor
o conjunto documental
NORMAS E MANUAIS
do subgrupo 063.01,
seguindo a temporalidade
e destinao previstas para
este subgrupo.
OBSERVAES
063.62 ELIMINAO. TERMOS. ATAS. LISTAGENS E

EDITAIS DE CINCIA DE ELIMINAO
5 anos
1 ano aps a devoluo
5 anos
2 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
063.61 ANLISE. AVALIAO. SELEO
063.6 DESTINAO DE DOCUMENTOS
063.51 CONSULTAS. EMPRSTIMOS.
063.5 POLTICA DE ACESSO DOCUMENTAO

ARQUIVSTICA
063.41 CDIGO DE CLASSIFICAO DE

DOCUMENTOS
063.4 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

53
N DA VERSO: 00

067.1 PLANOS E PROJETOS
067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive

licena e registro de uso e compra)
067.21 MANUAIS TCNICOS
067.22 MANUAIS DO USURIO
067.3 ASSISTNCIA TCNICA
067 INFORMTICA
2 anos
066.2 ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
066.3 RESTAURAO DE DOCUMENTOS (inclusive

encadernao)

aprovao das contas
5 anos
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Para documentos que no

envolvam pagamentos,
eliminar aps 2 anos.


A temporalidade e
destinao sero
estabelecidas de acordo
com as necessidades do
rgo.
OBSERVAES
5 anos
5 anos
5 anos

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
3 anos
2 anos
ARQUIVO CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
066.1 DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066 CONSERVAO DE DOCUMENTOS
065 REPRODUO DE DOCUMENTOS. ESTUDOS.

PROJETOS E NORMAS
064 DOCUMENTAO MUSEOLGICA
063.63 TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO. GUIAS

E TERMOS DE TRANSFERNCIA. GUIAS. RELAES
E TERMOS DE RECOLHIMENTO. LISTAGENS
DESCRITIVAS DO ACERVO
ASSUNTO

54
ARQUIVO CORRENTE
N DA VERSO: 00

2 anos
073 SERVIO TELEFNICO. FAX. INSTALAO.

TRANSFERNCIA. MANUTENO. REPARO
072 SERVIO DE RDIO. INSTALAO.

MANUTENO. REPARO (no h MANUTENO,
mas sim CONSERVAO)
074 SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ

E IMAGEM, INTERNET
071.9 OUTROS SERVIOS POSTAIS
071.3 MALA OFICIAL
073.2 CONTAS TELEFNICAS
071.2 SERVIOS DE COLETA. TRANSPORTE

E ENTREGA DE CORRESPONDNCIA
AGRUPADA-MALOTE
071.12 INTERNACIONAL

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas

aprovao das contas
5 anos
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
Este grupo ser
desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
destinao.
OBSERVAES
073.1 LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
071.11 NACIONAL
071.1 SERVIO DE ENTREGA EXPRESSA
071 SERVIO POSTAL
070 COMUNICAES. NORMAS.

REGULAMENTAES. DIRETRIZES.
PROCEDIMENTOS. ESTUDOS E / OU DECISES DE
CARTER GERAL
PRAZOS DE GUARDA
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO
ASSUNTO

55
N DA VERSO: 00
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
Eliminar
Guarda
Permanente
DESTINAO
FINAL
As normas devero
permanecer em fase
corrente enquanto vigoram.
Este grupo ser

desenvolvido pelo
rgo de acordo com
a necessidade, bem
destinao.
OBSERVAES
1 ano
940 VISITAS E VISITANTES
5 anos
5 anos
930. 1 PLANEJAMENTO, PROGRAMAO,

DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS
5 anos
1 ano
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS.

CONCURSOS. FESTAS
5 anos
1 ano
5 anos
920.1 PLANEJAMENTO, PROGRAMAO,

5 anos
1 ano
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS.

SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLOS
DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS. WORKSHOPS
5 anos
930.21 PLANEJAMENTO,. NORMAS, EDITAIS,

HABILITAO DOS CANDIDATOS, JULGAMENTO
DA BANCA, TRABALHOS CONCORRENTES,
PREMIAO E RECURSOS
5 anos
910.1 PLANEJAMENTO, PROGRAMAO,

95 anos
930.2 CONCURSOS
1 ano
5 anos
910 SOLENIDADES. COMEMORAES.

HOMENAGENS
900 ASSUNTOS DIVERSOS
091 AES JUDICIAIS
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A

COMUNICAES
ASSUNTO

56
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
992 COMUNICADOS E INFORMES
993 CONVITES DIVERSOS
994 FELICITAES. AGRADECIMENTOS. PSAMES.

DESPEDIDAS
N DA VERSO: 00
995 PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
996 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES

DIVERSAS
997 ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE

SERVIDORES
PRAZOS DE GUARDA
ARQUIVO CORRENTE
991 CARTAS DE APRESENTAO E

RECOMENDAO
ASSUNTO
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES

57
3 Indice remissivo do cdigo de classificao de documentos8
A
ABANDONO DE CARGO........................................................................................................ 023.12
ABASTECIMENTO DE VECULOS..............................................................................................042.4
ABONOS
de faltas.......................................................................................................................... 029.11
AO
disciplinar...........................................................................................................................025
judicial................................................................................................................................ 091
trabalhista . .....................................................................................................................020.4
ACERVOS ARQUIVSTICOS
Ver DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
ACERVOS BIBLIOGRFICOS
Ver DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA
ACERVOS DOCUMENTAIS
desinfestao ................................................................................................................. 066.1
higienizao..................................................................................................................... 066.1
ACERVOS MUSEOLGICOS
Ver DOCUMENTAO MUSEOLGICA
ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
Ver POLTICA DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
ACIDENTES
auxlios........................................................................................................................... 026.12
com veculos ...................................................................................................................042.5
de trabalho, preveno................................................................................................. 026.21
em servio.......................................................................................................................024.3
ACORDOS.....................................................................................................................................004
trabalhistas ................................................................................................................... 020.41
ACUMULAO DE CARGOS
iIlcita .............................................................................................................................025.11
lcita ................................................................................................................................020.4
ADIANTAMENTOS
a servidores..................................................................................................................026.191
concesso.................................................................................................................... 052.221
execuo financeira (despesa).......................................................................................052.22
prestao de contas.................................................................................................... 052.221
ADICIONAIS................................................................................................................ 024.13,024.139
atividades penosas...................................................................................................... 024.134
de 1/3 de frias.............................................................................................................024.137
insalubridade............................................................................................................... 024.136
noturno.........................................................................................................................024.132
n 5.567/2002. Cuiab, 2002.

N DA VERSO: 00
58
periculosidade..............................................................................................................024.135
servio extraordinrio................................................................................................. 024.133
tempo de servio ........................................................................................................024.131
ADITAMENTOS
de acordos..........................................................................................................................004
de ajustes...........................................................................................................................004
de contratos.......................................................................................................................004
de convnios......................................................................................................................004
ADMINISTRAO . .............................................................................................................. 000,090
ADMISSO DE PESSOAL..........................................................................................................023.11
ADVERTNCIA......................................................................................................................... 025.12
AFASTAMENTOS....................................................................................................................... 024.4
do pas..............................................................................................029.22, 029.221, 029.222
para depor....................................................................................................................... 024.4
para exercer mandato eletivo......................................................................................... 024.4
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE).............................................................. 024.4
para servir como jurado.................................................................................................. 024.4
por suspenso de contrato de trabalho (CLT)................................................................ 024.4
recolhimento priso . ................................................................................................... 024.4
AGENDA
Ver CONVOCAO
AGRADECIMENTOS.....................................................................................................................994
GUA, fornecimento...............................................................................................................041.011
AJUDA DE CUSTO
para misso fora da sede.............................................................................................. 029.21
para mudana de domiclio de servidores................................................................... 024.51
AJUSTES........................................................................................................................................004
ALIENAO
de bens imveis............................................................................................................... 041.2
de material de consumo.....................................................................................................035
de material de consumo permanente................................................................................035
de veculos.......................................................................................................................042.3
ALISTAMENTO ELEITORAL, concesso para ausentar-se do servio .................................... 024.91
ALMOXARIFADO, movimentao............................................................................................. 034.1
ALTERAES SALARIAIS.........................................................................................................023.03
ALUGUIS
de bens imveis..............................................................................................................041.15
de material permanente................................................................................................ 033.12
de veculos..................................................................................................................... 042.12
ANLISE DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA.................................................................... 063.61
ANUNIOS..............................................................................................................................024.131
APARELHOS, aquisio.............................................................................................................. 033.1
APERFEIOAMENTO DE PESSOAL................................................................................... 022, 022.9
APOSENTADORIA.................................................................................................................... 026.13
cassao ....................................................................................................................... 025.12

N DA VERSO: 00
59
APOSTILA DE NOME............................................................................................................... 020.51

APROVAO DAS CONTAS, parecer........................................................................................... 057
APROVEITAMENTO DE PESSOAL..............................................................................................23.11
APURAO DE RESPONSABILIDADE..........................................................................................025
AQUISIO
de bens imveis..................................................................................................026.194, 041.1
de documentao bibliogrfica...................................................................................... 062.1
de material..........................................................................................................................033
de consumo.................................................................................................................033.2
permanente................................................................................................................. 033.1
de veculos....................................................................................................................... 042.1
AR CONDICIONADO, manuteno......................................................................................... 041.52
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS..................................................................................066.2
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS......................................................................................063.4
ARRENDAMENTO DE BENS IMVEIS......................................................................................041.15
ARROMBAMENTO DE PATRIMNIO.......................................................................................049.14
ASCENSO FUNCIONAL........................................................................................................ 023.03
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS...............................................................................................020.5
ASSINATURA
autorizada
para conta corrente em banco............................................................................. 055.1, 055.2
para requisio de servio reprogrfico............................................................................032
de peridicos.................................................................................................................062.11
ASSISTNCIA
sade........................................................................................................................ 026.192
pr-escolar.................................................................................................................... 024.92
social...................................................................................................................................026
tcnica
aos arquivos.....................................................................................................................063.3
em informtica................................................................................................................. 067.3
ASSOCIAES
culturais.............................................................................................................................. 997
de amigos........................................................................................................................... 997
de servidores...................................................................................................................... 997
ATAS .......................................................................................................................................... 011.1
ATIVIDADES PENOSAS.......................................................................................................... 024.134
AUDINCIAS.............................................................................................................................. 010.2
AUDIOVISUAIS................................................................................................................... 012.3, 062
AUDITORIAS............................................................................................................................... 050.1
AUDITRIOS, uso...................................................................................................................... 049.3
AUTNOMOS
Ver PRESTAO DE SERVIOS DE PESSOAS FSICAS
AUTORIZAO
de afastamento do pas............................................................................................... 029.222
de sada de material........................................................................................................034.4

N DA VERSO: 00
60
para ligaes interurbanas................................................................................................. 074

para uso de veculos.................................................................................................... 042.912
AUXLIOS.......................................................................................................................024.92,026.12
acidente......................................................................................................................... 026.12
assistncia pr-escolar.................................................................................................. 024.92
creche........................................................................................................................... .024.92
doena........................................................................................................................... 026.12
educao...................................................................................................................... 026.12
fardamento.................................................................................................................... 024.92
funeral............................................................................................................................ 026.12
moradia......................................................................................................................... 024.92
natalidade...................................................................................................................... 026.12
recluso......................................................................................................................... 026.12
tquete-alimentao...................................................................................................... 024.92
tquete-refeio............................................................................................................. 024.92
uniforme........................................................................................................................ 024.92
vale-transporte.............................................................................................................. 024.92
Ver tambm Licenas
AVALIAO
de desempenho............................................................................................................023.03
de documentao arquivstica...................................................................................... 063.61
AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO..................................................................................026.131
B
BAIXA
de documentao bibliogrfica......................................................................................062.5
de material de consumo.....................................................................................................035
permanente........................................................................................................................035
BALANCETES................................................................................................................................056
BALANOS...................................................................................................................................056
BANCAS EXAMINADORAS . .................................................................................................... 021.2
BENEFCIOS .................................................................................................................. 026.1, 026.19
BENS
imveis..................................................................................................................................... 041
alienao.......................................................................................................................... 041.2
aquisio.............................................................................................................026.194, 041.1
arrendamento.................................................................................................................041.15
cesso . ............................................................................................................. 041.12, 041.22
comodato.......................................................................................................................041.15
compra........................................................................................................................... 041.11
construo..................................................................................................................... 041.42
desapropriao............................................................................................................... 041.3
doao . ............................................................................................................ 041.13, 041.23
escrituras............................................................................................................................ 041
imunizao..................................................................................................................... 041.54
inventrio............................................................................................................................044
locao...........................................................................................................................041.15
movimentao....................................................................................................................044
obras................................................................................................................................ 041.4
permuta............................................................................................................ 041.14, 041.24

N DA VERSO: 00
61
plantas................................................................................................................................ 041
projetos.............................................................................................................................. 041
recuperao...................................................................................................................041.41
reforma ..........................................................................................................................041.41
reintegrao de posse ................................................................................................... 041.3
restaurao.....................................................................................................................041.41
tombamento.................................................................................................................... 041.3
uso de dependncias...................................................................................................... 049.3
venda............................................................................................................................. 041.21
mveis
Ver MATERIAL PERMANENTE
Semoventes........................................................................................................................043
BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................................062.4
BINIOS...................................................................................................................................024.131
BOLETIM
administrativo..................................................................................................................020.2
de pessoal.......................................................................................................................020.2
de servio........................................................................................................................020.2
BOLSAS
de estgio........................................................................................................................022.2
de estudo........................................................................................................................ 022.1
BRIGADAS DE INCNDIO...................................................................................................... 049.131
C
CADASTROS
de fornecedores.............................................................................................................. 030.1
de pessoal.......................................................................................................................020.5
de veculos.......................................................................................................................042.2
CAMPANHA INSTITUCIONAL................................................................................................... 012.3
CANDIDATOS
a cargo pblico.................................................................................................................021.1
a emprego pblico...........................................................................................................021.1
CANTINAS
Ver REFEITRIOS
CARGOS
abandono...................................................................................................................... 023.12
classificao de.............................................................................................................. 023.02
criao de...................................................................................................................... 023.02
em comisso................................................................................................................ 024.123
extino de.................................................................................................................... 023.02
pblicos............................................................................................................................021.1
remunerao de............................................................................................................ 023.02
transformao de.......................................................................................................... 023.02
transposio de............................................................................................................. 023.02
CARTAS
de apresentao................................................................................................................. 991
de recomendao.............................................................................................................. 991
CARTEIRAS DE IDENTIFICAO FUNCIONAL........................................................................020.3

N DA VERSO: 00
62
CARTAZES
campanhas institucionais................................................................................................. 012.3
impresso......................................................................................................................033.23
publicidades.................................................................................................................... 012.3
CARTES
de identificao funcional...............................................................................................020.3
de ponto......................................................................................................................... 029.11
impresso......................................................................................................................033.23
CASAMENTO, concesso para ausentar-se do servio.......................................................... 024.91
CATALOGAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA.......................................................062.3
CATLOGO DE MATERIAL........................................................................................................... 031
CERTIFICADOS DE CURSOS....................................................................................................022.11
CESSO
de bens imveis................................................................................................. 041.12, 041.22
de material
de consumo..................................................................................................033.22, 035.2
permanente................................................................................................... 033.13, 035.2
de pessoal..................................................................................................................... 023.15
de veculos.........................................................................................................042.13, 042.32
CHAVES, devoluo..................................................................................................................049.15
CICLOS DE PALESTRAS, eventos.................................................................................................920
CIPA
Ver COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES
CLASSIFICAO
de cargos.........................................................................................................................23.02
de documentao arquivstica........................................................................................063.4
de funes..................................................................................................................... 023.02
de material.......................................................................................................................... 031
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO........................................ 063.41
CODIFICAO DE MATERIAL...................................................................................................... 031
COEDIO................................................................................................................................... 061
COLABORADORES
Ver PRESTAO DE SERVIOS DE PESSOAS FSICAS
COMEMORAES, eventos.........................................................................................................910
COMISSO
de sindicncia.................................................................................................................025.11
eleitoral............................................................................................................................... 011
tcnica................................................................................................................................ 011
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES CIPA.......................................... 026.211
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS............................................... 011
COMITS....................................................................................................................................... 011
COMITIVAS............................................................................................................................ 029.222
COMODATOS
de bens imveis................................................................................................................41.15
de material permanente..................................................................................... 033.12, 035.2

N DA VERSO: 00
63
COMPRA
de bens imveis.............................................................................................................. 041.11
de documentao bibliogrfica.....................................................................................062.11
de material
de consumo............................................................................................................. 033.21
permanente...............................................................................................................033.11
de moeda estrangeira................................................................................................. 029.222
de veculo.......................................................................................................................042.11
COMPROVAO DE ESTGIO............................................................................................... 022.21
COMUNICAO SOCIAL............................................................................................................. 012
COMUNICAES................................................................................................................. 070, 079
COMUNICADOS
de afastamento de cargos.................................................................................................992
de alteraes de endereos e telefones............................................................................992
de posse.............................................................................................................................992
CONCESSES
alistamento eleitoral...................................................................................................... 024.91
casamento (gala)............................................................................................................ 024.91
de diplomas de honra ao mrito................................................................................... 029.31
de elogios...................................................................................................................... 029.31
de medalhas.................................................................................................................. 029.31
doao de sangue......................................................................................................... 024.91
falecimento de familiares (nojo).................................................................................... 024.91
horrio especial para servidor estudante..................................................................... 024.91
horrio especial para servidor portador de deficincia............................................... 024.91
CONCURSOS, eventos...............................................................................................................930.2
pblicos........................................................................................................................... 021.2
CONFERNCIAS, eventos.................................................................................................. 920, 920.1
CONGRESSOS, eventos..................................................................................................... 920, 920.1
CONSELHOS................................................................................................................................. 011
profissionais...................................................................................................................020.43
CONSERTOS DE MATERIAL PERMANENTE................................................................................036
CONSERVAO
de documentos..................................................................................................................066
de material permanente.....................................................................................................036
CONSIGNAES....................................................................................................................024.145
CONSTRUO......................................................................................................................... 041.42
CONSULTAS DOCUMENTAO
arquivstica..................................................................................................................... 063.51
bibliogrfica.....................................................................................................................062.4
CONSULTORES
V. tb. PRESTAO DE SERVIOS DE PESSOAS FSICAS
CONTAS BANCRIAS
tipo B...............................................................................................................................055.2
tipo C...............................................................................................................................055.2
tipo D...............................................................................................................................055.2
nica................................................................................................................................ 055.1
CONTAS TELEFNICAS............................................................................................................ 073.2

N DA VERSO: 00
64
CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIO...................................................................................026.131

CONTRATAO
de autnomos................................................................................................................. 029.5
de colaboradores............................................................................................................ 029.5
de pessoal......................................................................................................................023.11
de servios de instalao e manuteno........................................................................ 036.1
CONTRATOS.................................................................................................................................004
de trabalho.......................................................................................................... 023.11, 029.5
resciso.......................................................................................................................... 023.12
suspenso........................................................................................................................ 024.4
CONTRIBUIO
para o plano de seguridade social
do empregador........................................................................................................... 024.154
do servidor...................................................................................................................024.142
sindical
do empregador........................................................................................................... 024.153
do servidor................................................................................................................... 024.141
CONTROLE
de chaves.............................................................................................................................049.15
de entrada
de material......................................................................................................................049.15
de pessoas......................................................................................................................049.15
de veculos......................................................................................................................049.15
de estoque de material........................................................................................................ 034.1
de expedio de certificados..............................................................................................022.11
de frequncia....................................................................................................................... 029.11
de portaria...........................................................................................................................049.15
de sada
de material......................................................................................................................049.15
de pessoas......................................................................................................................049.15
de veculos......................................................................................................................049.15
de servios reprogrficos........................................................................................................032
de uso de veculos.............................................................................................................. 042.91
CONVENES, eventos.................................................................................................... 920, 920.1
CONVNIOS.................................................................................................................................004
CONVITES.....................................................................................................................................993
Impresses....................................................................................................................033.23
CONVOCAO....................................................................................................................... 010.21
COPA
Ver REFEITRIOS
COPIDESQUE..............................................................................................................................061.1
COTAS...................................................................................................................................... 052.21
CRACHS...................................................................................................................................020.3
CRECHE, auxlio....................................................................................................................... 024.92
CREDENCIAIS............................................................................................................................020.3
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS................................................................................... 012.11

N DA VERSO: 00
65
CRDITO.......................................................................................................................................054
adicional.........................................................................................................................051.12
do Tesouro Nacional..................................................................................................... 052.21
especial...........................................................................................................................051.12
extraordinrio.................................................................................................................051.12
suplementar....................................................................................................................051.12
CRIAO
de cargos....................................................................................................................... 023.02
de funes..................................................................................................................... 023.02
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO........................................................................................ 051.23
CURRICULUM VITAE...................................................................................................................021.1
CURSOS..................................................................................................................................... 022.1
promovidos pela instituio...........................................................................................022.11
promovidos por outras instituies.............................................................................. 022.12
no Brasil..................................................................................................................022.121
no exterior.............................................................................................................. 022.122
D
DCIMO TERCEIRO SALRIO................................................................................................024.124
DECISES
Ver NORMAS
DEDETIZAO
Ver DESINFESTAO
DELEGAO DE COMPETNCIA............................................................................................. 029.4
DELEGAES........................................................................................................................ 029.222
DEMISSO DE PESSOAL............................................................................................. 023.12, 025.12
DENNCIAS............................................................................................................................... 025.1
DEPENDNCIAS, uso................................................................................................................. 049.3
DEPSITO
de documentos...............................................................................................................066.2
recolhimento de material ao ..........................................................................................034.5
DESAPARECIMENTO
de material
de consumo.....................................................................................................................034.2
permanente.....................................................................................................................034.2
de patrimnio......................................................................................................................049.14
DESAPROPRIAO DE IMVEIS.............................................................................................. 041.3
DESAVERBAO DE TEMPO DE SERVIO.......................................................................... 026.132
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS ORAMENTRIOS.................................................... 051.21
DESCONTOS SALARIAIS........................................................................................... 024.14, 024.149
cancelamento.............................................................................................................. 024.146
DESEMBOLSOS, cronograma.................................................................................................. 051.23
DESIGNAO DE PESSOAL.................................................................................................... 023.14
DESINFESTAO
de bens imveis............................................................................................................. 041.54

N DA VERSO: 00
66
de documentos............................................................................................................... 066.1
de jardins....................................................................................................................... 041.54
DESPACHOS.............................................................................................................................. 010.2
DESPEDIDAS.................................................................................................................................994
DESPESAS................................................................................................................................052.22
cancelamento..............................................................................................................052.224
mensais, acompanhamento.......................................................................................... 051.22
V. tb. REEMBOLSO DE DESPESAS
DESTAQUES DE RECURSOS ORAMENTRIOS.................................................................... 051.21
DESTINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA.063.6
DESTITUIO
de cargo em comisso.................................................................................................. 025.12
de funo comissionada................................................................................................ 025.12
DESVINCULAO DE TEMPO DE SERVIO........................................................................ 026.132
DIAGNSTICO DA PRODUO DOCUMENTAL....................................................................063.11
DIRIAS
compra de moeda estrangeira.................................................................................... 029.222
hospedagem...................................................................................................029.21, 029.222
DIPLOMA DE HONRA AO MRITO......................................................................................... 029.31
DIREITOS DE PESSOAL...................................................................................................... 024, 024.9
DIRETRIZES
Ver NORMAS
DISCURSOS, eventos....................................................................................................................910
DISPENSA DE PESSOAL.......................................................................................................... 023.12
DISPONIBILIDADE DE PESSOAL................................................................................. 023.14, 025.12
DISSDIOS................................................................................................................................ 020.41
DISTRIBUIO
de material
de consumo..................................................................................................................... 034.1
permanente..................................................................................................................... 034.1
de publicaes...................................................................................................................... 061.2
oramentria....................................................................................................................... 051.21
DIVULGAO
de publicaes...................................................................................................................... 061.2
interna................................................................................................................................... 012.2
DOAO
de bens imveis...................................................................................................... 041.13, 041.23
de documentao bibliogrfica.......................................................................................... 062.12
de material
de consumo........................................................................................................033.22, 035.2
permanente........................................................................................................ 033.14, 035.2
de publicaes...................................................................................................................... 061.2
de sangue, concesso para ausentar-se do servio........................................................... 024.91
de veculos..............................................................................................................042.13, 042.32

N DA VERSO: 00
67
DOCUMENTAO................................................................................................................060, 069
arquivstica...............................................................................................................................063
anlise........................................................................................................................... .063.61
arquivamento...................................................................................................................063.4
assistncia tcnica...........................................................................................................063.3
avaliao........................................................................................................................ 063.61
classificao.....................................................................................................................063.4
conservao.......................................................................................................................066
consulta......................................................................................................................... 063.51
destinao.......................................................................................................................063.6
diagnstico.....................................................................................................................063.11
eliminao.....................................................................................................................063.62
emprstimo................................................................................................................... 063.51
expedio........................................................................................................................063.2
fluxo................................................................................................................................. 063.1
levantamento................................................................................................................... 063.1
manuais......................................................................................................................... 063.01
normas........................................................................................................................... 063.01
poltica de acesso..........................................................................................................063.5
produo......................................................................................................................... 063.1
protocolo.........................................................................................................................063.2
recepo..........................................................................................................................063.2
recolhimento.................................................................................................................063.63
reproduo.........................................................................................................................065
restaurao......................................................................................................................066.3
seleo.......................................................................................................................... 063.61
tramitao.......................................................................................................................063.2
transferncia..................................................................................................................063.63
bibliogrfica.............................................................................................................................062
aquisio.......................................................................................................................... 062.1
audiovisuais........................................................................................................................062
baixa................................................................................................................................062.5
catalogao.....................................................................................................................062.3
circulao.........................................................................................................................062.4
classificao.....................................................................................................................062.3
compra...........................................................................................................................062.11
conservao.......................................................................................................................066
doao........................................................................................................................... 062.12
emprstimo.....................................................................................................................062.4
estudos.......................................................................................................................... 062.01
indexao........................................................................................................................062.3
inventrio.........................................................................................................................062.5
manuais......................................................................................................................... 062.01
normas........................................................................................................................... 062.01
permuta......................................................................................................................... 062.13
referncia.........................................................................................................................062.4
registro............................................................................................................................062.2
tombamento....................................................................................................................062.5
museolgica............................................................................................................................064
DOENA
auxlio............................................................................................................................ 026.12
em pessoa da famlia.......................................................................................................024.3
licena para tratamento de sade..................................................................................024.3

N DA VERSO: 00
68
E
EDIO......................................................................................................................................... 061
EDIFCIOS..................................................................................................................................... 041
EDITAIS DE CINCIAS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS................................................063.62
EDITAIS
de cursos...................................................................................................................... 022.111
de exames de seleo..................................................................................................... 021.2
EDITORAO.............................................................................................................................061.1
EDITORIAIS.................................................................................................................................012.1
ELEIO........................................................................................................................................ 011
ELEVADORES, manuteno......................................................................................................041.51
ELIMINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA............................................................063.62
ELOGIOS.................................................................................................................................. 029.31
EMOLUMENTOS...................................................................................................................... 052.21
EMPREGOS PBLICOS...............................................................................................................021.1
EMPLACAMENTO DE VECULOS..............................................................................................042.2
EMPRSTIMOS
a servidores..................................................................................................................026.191
de material permanente................................................................................................ 033.13
ENCADERNAO DE DOCUMENTOS.....................................................................................066.3
ENCARGOS PATRONAIS......................................................................................................... 024.15
ENCONTROS, eventos..................................................................................................................920
ENERGIA ELTRICA, fornecimento
Ver LUZ: FORA
ENQUADRAMENTO DE PESSOAL..........................................................................................023.03
ENTREVISTAS..............................................................................................................................012.1
EQUIPAMENTOS
aquisio.......................................................................................................................... 033.1
consertos............................................................................................................................036
conservao.......................................................................................................................036
instalao............................................................................................................................036
recuperao.......................................................................................................................036
EQUIPARAO SALARIAL.......................................................................................................023.03
ESCALAS DE PLANTO........................................................................................................... 029.11
ESCRITURAS, bens imveis.......................................................................................................... 041
ESGOTO..................................................................................................................................041.011
ESPECIFICAO DE MATERIAL................................................................................................... 031
ESTACIONAMENTO DE VECULOS....................................................................................... 042.913
ESTGIOS..................................................................................................................................022.2
probatrios, desligamentos............................................................................................ 021.3
promovidos pela instituio.......................................................................................... 022.21

N DA VERSO: 00
69
promovidos por outras instituies..............................................................................022.22

no Brasil................................................................................................................. 022.221
no exterior..............................................................................................................022.222
ESTATUTOS
de pessoal....................................................................................................................... 020.1
organizacionais.................................................................................................................010.1
ESTMULOS
creditcios...........................................................................................................................054
financeiros...........................................................................................................................054
ESTORNOS DE RECURSOS ORAMENTRIOS..................................................................... 051.21
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL...............................................................................................010.1
ESTUDOS
Ver NORMAS
EXAMES
de seleo....................................................................................................................... 021.2
mdicos........................................................................................................................... 021.2
EXECUO
financeira.........................................................................................................................052.2
oramentria.................................................................................................................... 051.2
EXONERAO DE PESSOAL.................................................................................................. 023.12
EXPEDIO DE DOCUMENTOS...............................................................................................063.2
EXPOSIES, eventos..................................................................................................................930
EXTINTORES DE INCNDIO
instalao........................................................................................................................049.13
manuteno....................................................................................................................049.13
V. tb. INCNDIOS
EXTRATOS DE CONTAS................................................................................................. 055.1, 055.2
EXTRAVIO
de material
de consumo.....................................................................................................................034.2
permanente.....................................................................................................................034.2
de patrimnio......................................................................................................................049.14
F
FAC-SMILE.................................................................................................................................... 074
instalao............................................................................................................................ 074
manuteno........................................................................................................................ 074
reparo................................................................................................................................. 074
transferncia....................................................................................................................... 074
FALECIMENTO
de familiares, concesso para ausentar-se do servio.................................................. 024.91
de servidores................................................................................................................. 023.12
FARDAMENTO, auxlio . .......................................................................................................... 024.92
FATURA, pagamento
Ver PAGAMENTO DE FATURA

N DA VERSO: 00
70
FAX
Ver FAC-SMILE
FEIRAS, eventos ...........................................................................................................................930
FELICITAES .............................................................................................................................994
FRIAS
adicional de 1/3 ...........................................................................................................024.137
FERRAMENTAS, aquisio......................................................................................................... 033.1
FESTAS, eventos ..........................................................................................................................930
FGTS
Ver FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO
FICHAS
de inscrio .....................................................................................................................021.1
financeiras........................................................................................................................ 024.1
FINANAS.................................................................................................................... 050, 052, 059
FISCALIZAO EM FOLHA DE PAGAMENTO.......................................................................024.112
FLUXO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 063.1
FOLDERS.................................................................................................................................... 012.3
FOLHAS
de pagamento................................................................................................................. 024.1
de ponto......................................................................................................................... 029.11
FOLHETOS......................................................................................................................... 012.3, 062
FORA, fornecimento............................................................................................................ 041.013
FORMULRIOS
impresso......................................................................................................................033.23
reproduo.........................................................................................................................032
V. tb. IMPRESSO DE PUBLICAES
FORNECEDORES
Ver CADASTRO DE FORNECEDORES
FORNECIMENTO DE SERVIOS BSICOS..............................................................................041.01
FREQUNCIA, controle............................................................................................................. 029.11
FUNO
classificao de.............................................................................................................. 023.02
criao de...................................................................................................................... 023.02
remunerao de............................................................................................................ 023.02
FUNCIONAMENTO ORGANIZACIONAL............................................................................. 010, 019
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO FGTS..................................................024.152
FUNDOS ESPECIAIS.....................................................................................................................053
G
GABARITOS DE PROVAS........................................................................................................... 021.2
GALA
Ver CASAMENTO
GARAGEM.............................................................................................................................. 042.913
GS, fornecimento..................................................................................................................041.012

N DA VERSO: 00
71
GERADORES, manuteno...................................................................................................... 041.53

GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................063
GRATIFICAES........................................................................................................ 024.12, 024.129
cargos em comisso.................................................................................................... 024.123
de funo......................................................................................................................024.121
incorporaes.................................................................................................................024.12
jetons............................................................................................................................024.122
natalinas........................................................................................................................024.124
produtividade...............................................................................................................024.125
GREVES.................................................................................................................................... 020.42
GRUPOS DE TRABALHO.............................................................................................................. 011
GUARDA DE PATRIMNIO
Ver SEGURANA DE PATRIMNIO
GUIAS
de recolhimento de documentos..................................................................................063.63
de transferncia de documentos..................................................................................063.63
H
HIGIENE DO TRABALHO...........................................................................................................026.2
HIGIENIZAO DE DOCUMENTOS......................................................................................... 066.1
HOLERITE (2 via e retificao)...............................................................................................024.113
HOMENAGENS, eventos..............................................................................................................910
HORRIO
de expediente..................................................................................................................029.1
entrada fora do...............................................................................................................049.15
especial para o servidor estudante............................................................................... 024.91
especial para servidor portador deficincia................................................................. 024.91
permanncia fora do......................................................................................................049.15
HORAS EXTRAS
cumprimento.................................................................................................................. 029.11
pagamento.................................................................................................................. 024.133
V. tb SERVIO EXTRAORDINRIO
HOSPEDAGEM
Ver DIRIAS
I
IDENTIFICAO
de material ........................................................................................................................ 031
de pessoal ......................................................................................................................020.3
IMVEIS
Ver BENS IMVEIS
IMPORTAO
de material permanente.................................................................................................033.11
de veculos......................................................................................................................042.11
IMPOSTO DE RENDA
recolhimento............................................................................................................... 024.156
retido na fonte IRRF.................................................................................................. 024.143

N DA VERSO: 00
72
IMPOSTOS..................................................................................................................................059.1
V. tb. TAXAS; TRIBUTOS
IMPRENSA...................................................................................................................................012.1
IMPRESSO DE PUBLICAES..................................................................................................061.1
IMPRESSOS, confeco............................................................................................................033.23
IMUNIZAO
Ver DESINFESTAO
INCNDIOS
constituio de brigadas de incndio . ....................................................................... 049.131
percias tcnicas.............................................................................................................049.14
preveno . ....................................................................................................................049.13
V. tb. EXTINTORES DE INCNDIOS
sindicncias....................................................................................................................049.14
vistorias . ........................................................................................................................049.14
INCENTIVOS
fiscais..................................................................................................................................054
funcionais......................................................................................................................... 029.3
INCORPORAES DE GRATIFICAO . ................................................................................024.12
INDEXAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA ...........................................................062.3
INFORMAES.....................................................................................................................060,069
diversas...............................................................................................................................996
sobre o rgo.................................................................................................................019.01
INFORMTICA.............................................................................................................................. 067
INFORMES ...................................................................................................................................992
INFRAES, com veculos.........................................................................................................042.5
INQURITOS ADMINISTRATIVOS................................................................................ .025.1, 025.11
INSALUBRIDADE.................................................................................................................... 024.136
INSPEES PERIDICAS
de preveno de incndio.............................................................................................049.13
de sade........................................................................................................................026.23
INSS
Ver INSTITUTO NACIONAL DE SEGURO SOCIAL
INSTALAO
de extintores de incndio .............................................................................................049.13
de fax.................................................................................................................................. 074
de material permanente . ..................................................................................................036
de servio de rdio ........................................................................................................... 072
de servio de telex ............................................................................................................073
de servio telefnico..........................................................................................................073
INSTITUTO NACIONAL DE SEGURO SOCIAL INSS............................................. 024.142, 024.154
INSTITUTO DE PREVIDNCIA DO ESTADO DE MATO GROSSO IPEMAT.......... 024.142, 024.154
INSTRUMENTOS TCNICOS, aquisio.................................................................................... 033.1
INTERCMBIO ENTRE BIBLIOTECAS.......................................................................................062.4
INVENTRIOS
de documentao bibliogrfica .....................................................................................062.5

N DA VERSO: 00
73
de material............................................................................................................................... 037
de consumo . .................................................................................................................. 037.2
permanente .....................................................................................................................037.1
de patrimnio..........................................................................................................................044
INVESTIMENTOS .........................................................................................................................054
IPEMAT
Ver INSTITUTO DE PREVIDNCIA DO ESTADO DE MATO GROSSO
IRRF
Ver IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
J
JARDINS
desinfestao................................................................................................................ 041.54
imunizao..................................................................................................................... 041.54
limpeza.......................................................................................................................... 041.54
manuteno................................................................................................................... 041.54
JETONS.................................................................................................................................. 024.122
JORNADA DE TRABALHO
Ver HORRIO DE EXPEDIENTE
JORNALISTAS, credenciamento............................................................................................... 012.11
JUNTAS......................................................................................................................................... 011
JURADOS, afastamento............................................................................................................. 024.4
L
LEASING.................................................................................................................................. 033.12
LEGISLAO DE PESSOAL ...................................................................................................... 020.1
LEILO
de material permanente.................................................................................................. 035.1
de veculos..................................................................................................................... 042.31
LIBERAO, ORAMENTO....................................................................................................051.231
LICENAS
em informtica . .............................................................................................................. 067.2
Pessoal
acidente em servio........................................................................................................024.3
acompanhamento de cnjuge........................................................................................024.3
adotante..........................................................................................................................024.3
atividade poltica.............................................................................................................024.3
desempenho de mandato classista................................................................................024.3
doena em pessoa da famlia.........................................................................................024.3
gestante...........................................................................................................................024.3
paternidade.....................................................................................................................024.3
prmio por assiduidade..................................................................................................024.3
qualificao profissional..................................................................................................024.3
servio militar..................................................................................................................024.3
tratamento de interesses particulares . ..........................................................................024.3
tratamento de sade . ....................................................................................................024.3
V. tb. AUXLIOS
LICENCIAMENTO DE VECULOS .............................................................................................042.2
N DA VERSO: 00
74
LICITAES
alienao de veculos............................................................................................................042.3
aquisio
de material................................................................................................. 033, 033.11, 033.21
de veculos . .................................................................................................................... 042.1
contratao de veculos........................................................................................................ 036.1
requisio de servios ......................................................................................................... 036.1
servios de manuteno . .................................................................................................... 041.5
servios de pessoas fsicas................................................................................................... 029.5
LIGAES INTERURBANAS.........................................................................................................073
LIMPEZA
de bens mveis............................................................................................................. 041.54
de documentos .............................................................................................................. 066.1
de jardins ...................................................................................................................... 041.54
de veculos . ....................................................................................................................042.4
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO..................................................................................063.63
LISTAGENS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.................................................................063.62
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS..............................................................................................073.1
LIVROS .........................................................................................................................................062
de ponto . ...................................................................................................................... 029.11
de registro de ocorrncias........................................................................................... 049.151
LOCAO
Ver ALUGUEL
LOCOMOO, reembolso de despesas ............................................................................... 024.52
LOTAO DE PESSOAL ......................................................................................................... 023.13
LUZ, fornecimento.................................................................................................................. 041.013
M
MALA OFICIAL........................................................................................................................... 071.3
MALOTE..................................................................................................................................... 071.2
MANDATOS CLASSISTAS, licenas ..........................................................................................024.3
MANDATOS ELETIVOS, afastamento ....................................................................................... 024.4
MANUAIS
de procedimentos tcnicos...............................................................................062.01, 063.01
de sistemas de arquivos................................................................................................ 063.01
do usurio de informtica ............................................................................................ 067.22
tcnicos de informtica .................................................................................................067.21
MANUTENO
de ar condicionado ...................................................................................................... 041.52
de elevadores.................................................................................................................041.51
de extintores de incndio..............................................................................................049.13
de fax . ...............................................................................................................................073
de geradores ................................................................................................................ 041.53
de jardins ...................................................................................................................... 041.54
de material permanente . ..................................................................................................036

N DA VERSO: 00
75
de rdio ............................................................................................................................. 072

de servios bsicos .......................................................................................................041.01
de subestaes ............................................................................................................ 041.53
de telefone ........................................................................................................................073
de veculos . ....................................................................................................................042.4
MQUINAS, aquisio .............................................................................................................. 033.1
MATERIAL ............................................................................................................................030, 039
de consumo..........................................................................................................................033.2
alienao ...........................................................................................................................035
aquisio ...........................................................................................................................033
baixa ..................................................................................................................................035
cadastro de fornecedores .............................................................................................. 030.1
catlogo . ........................................................................................................................... 031
cesso . ..............................................................................................................033.22, 035.2
classificao . ..................................................................................................................... 031
codificao ........................................................................................................................ 031
compra ......................................................................................................................... 033.21
confeco de impressos . .............................................................................................033.23
controle de estoque........................................................................................................ 034.1
desaparecimento . ..........................................................................................................034.2
distribuio...................................................................................................................... 034.1
doao................................................................................................................033.22, 035.2
especificao...................................................................................................................... 031
extravio............................................................................................................................034.2
identificao....................................................................................................................... 031
impresso de formulrios, convites, cartazes,cartes e outros....................................033.23
inventrios ...................................................................................................................... 037.2
leilo ............................................................................................................................... 035.1
movimentao....................................................................................................................034
padronizao...................................................................................................................... 031
permuta .............................................................................................................033.22, 035.2
previso ............................................................................................................................. 031
recolhimento ao depsito...............................................................................................034.5
requisio ............................................................................................................... 032, 034.1
roubo ..............................................................................................................................034.2
sada, autorizao . .........................................................................................................034.4
servios reprogrficos .......................................................................................................032
transporte........................................................................................................................034.3
permanente.......................................................................................................................... 033.1
alienao.............................................................................................................................035
aluguel........................................................................................................................... 033.12
aquisio.............................................................................................................................033
baixa...................................................................................................................................035
cadastro de fornecedores............................................................................................... 030.1
catlogo.............................................................................................................................. 031
cesso................................................................................................................. 033.13, 035.2
classificao........................................................................................................................ 031
codificao......................................................................................................................... 031
comodato........................................................................................................... 033.12, 035.2
compra...........................................................................................................................033.11
consertos............................................................................................................................036
conservao.......................................................................................................................036

N DA VERSO: 00
76
contratao de servios.................................................................................................. 036.1

controle de estoque........................................................................................................ 034.1
desaparecimento.............................................................................................................034.2
distribuio...................................................................................................................... 034.1
doao................................................................................................................ 033.14, 035.2
emprstimo................................................................................................................... 033.13
especificao...................................................................................................................... 031
extravio............................................................................................................................034.2
identificao....................................................................................................................... 031
importao.....................................................................................................................033.11
instalao............................................................................................................................036
inventrios........................................................................................................................037.1
leasing........................................................................................................................... 033.12
leilo................................................................................................................................ 035.1
manuteno........................................................................................................................036
movimentao....................................................................................................................034
padronizao...................................................................................................................... 031
permuta.............................................................................................................. 033.14, 035.2
previso.............................................................................................................................. 031
recuperao.......................................................................................................................036
recolhimento ao depsito...............................................................................................034.5
requisio.............................................................................................................. 034.1, 036.1
roubo...............................................................................................................................034.2
sada, autorizao............................................................................................................034.4
termos de responsabilidade......................................................................................... 034.01
transporte........................................................................................................................034.3
venda............................................................................................................................... 035.1
MEDALHAS.............................................................................................................................. 029.31
MESAS REDONDAS, eventos.......................................................................................................920
MISSES FORA DA SEDE.......................................................................................................... 029.2
no exterior..................................................................................................................... 029.22
com nus..................................................................................................................... 029.222
sem nus..................................................................................................................... 029.221
no pas........................................................................................................................... 029.21
MOBILIRIO
aquisio.......................................................................................................................... 033.1
consertos............................................................................................................................036
conservao.......................................................................................................................036
recuperao.......................................................................................................................036
MODERNIZAO ADMINISTRATIVA........................................................................................... 001
MORADIA, auxlio ................................................................................................................... 024.92
MOSTRAS, eventos.......................................................................................................................930
MOVIMENTAO
de almoxarifado.................................................................................................................... 034.1
de bens
imveis................................................................................................................................044
mveis.......................................................................................................................... .034.01
de material
de consumo........................................................................................................................034
permanente........................................................................................................................034

N DA VERSO: 00
77
de pessoal....................................................................................................................... 023.1
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS....................................................................................... 020.42
MUDANAS
de domiclio de servidores............................................................................................ 024.51
de imvel................................................................................................ 049.2, 049.21, 049.22
MULTAS.................................................................................................................................... 052.21
sobre veculos . ...............................................................................................................042.5
N
NOJO
Ver FALECIMENTO DE FAMILIARES
NOMEAO DE PESSOAL.......................................................................................................023.11
NORMAS
de comunicaes................................................................................................................070
de legislao de pessoal................................................................................................. 020.1
de material..........................................................................................................................030
de modernizao e reforma administrativa....................................................................... 001
de movimentao de pessoal......................................................................................... 023.1
de oramento e finanas....................................................................................................050
de organizao e funcionamento.......................................................................................010
de patrimnio.....................................................................................................................040
de pessoal....................................................................................................................... 020.1
de procedimentos tcnicos...............................................................................062.01, 063.01
de sistemas de arquivos................................................................................................ 063.01
sobre licenas..................................................................................................................024.3
NOTA FISCAL, pagamento
Ver PAGAMENTO DE NOTA FISCAL
NOTICIRIO................................................................................................................................012.1
O
OBRAS....................................................................................................................................... 041.4
de arte, aquisio............................................................................................................ 033.1
de construo................................................................................................................ 041.42
de recuperao..............................................................................................................041.41
de reforma......................................................................................................................041.41
de restaurao................................................................................................................041.41
OBRAS DE REFERNCIA...........................................................................................................062.4
OBRIGAES
de pessoal............................................................................................................... 024, 024.9
OFERECIMENTOS.........................................................................................................................996
OFICINAS, servios de...............................................................................................................036.2
OPERAES BANCRIAS............................................................................................................055
ORAMENTO............................................................................................................... 050, 051, 059
liberao.......................................................................................................................051.231
V. tb. PROPOSTA ORAMENTRIA
ORGANIZAO ADMINISTRATIVA...................................................................................... 010, 019

N DA VERSO: 00
78
ORGANOGRAMAS.....................................................................................................................010.1
RGOS
colegiados.......................................................................................................................... 011
de deliberao coletiva ..................................................................................................... 011
normatizadores da rea de pessoal................................................................................020.4
P
PADRONIZAO DE MATERIAL.................................................................................................. 031
PAGAMENTO
de fatura......................................................................................................................052.222
de nota fiscal...............................................................................................................052.222
em moeda estrangeira.................................................................................................. 055.01
PALESTRAS
aperfeioamento e treinamento...................................................................................... 022.9
eventos............................................................................................................... 910, 920, 930
V. tb. CICLOS DE PALESTRAS
PARALISAES DE PESSOAL................................................................................................. 020.42
PASEP
Ver PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
PASSAGENS...............................................................................................................029.21, 029.222
PASSAPORTES ...................................................................................................................... 029.222
diplomticos....................................................................................................................020.3
PASTAS FUNCIONAIS
Ver ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS
PATERNIDADE, licena..............................................................................................................024.3
PATRIMNIO........................................................................................................................040, 049
PEDIDOS (assuntos transitrios)...................................................................................................996
V. tb. pelo assunto especfico
PENALIDADES DISCIPLINARES............................................................................................... 025.12
PENSES
alimentcias.................................................................................................................. 024.144
especiais...................................................................................................................... 026.133
provisrias................................................................................................................... 026.133
temporrias................................................................................................................. 026.133
vitalcias ...................................................................................................................... 026.134
PERCIAS
mdicas...........................................................................................................................024.3
tcnicas . ........................................................................................................................049.14
PERICULOSIDADE...................................................................................................................024.135
PERIDICOS.................................................................................................................................062
PERMUTA
de bens imveis................................................................................................. 041.14, 041.24
de documentao bibliogrfica.................................................................................... 062.13
de material............................................................................................. 033.14, 033.22, 035.2
de pessoal..................................................................................................................... 023.13
de publicaes.............................................................................................................. 062.13
de veculos.........................................................................................................042.13, 042.32

N DA VERSO: 00
79
PSAMES .....................................................................................................................................994
PESQUISAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................................062.4
PESSOAL...............................................................................................................................020, 029
abandono de cargo....................................................................................................... 023.12
ao disciplinar...................................................................................................................025
acordos.......................................................................................................................... 020.41
adiantamentos..............................................................................................................026.191
adicionais . .................................................................................................................... 024.13
admisso .......................................................................................................................023.11
afastamentos................................................................................................................... 024.4
alteraes salariais.........................................................................................................023.03
aperfeioamento..................................................................................................... 022, 022.9
aposentadoria............................................................................................................... 026.13
aproveitamento..............................................................................................................023.11
apurao de responsabilidade...........................................................................................025
assentamentos individuais..............................................................................................020.5
assistncia social................................................................................................................026
averbao de tempo de servio..................................................................................026.131
auxlios...............................................................................................................024.92, 026.12
benefcios ........................................................................................................... 026.1, 026.19
boletim ...........................................................................................................................020.2
cadastro . ........................................................................................................................020.5
cargos............................................................................................................................ 023.02
cesso . ......................................................................................................................... 023.15
concesses.................................................................................................................... 024.91
contratao ...................................................................................................................023.11
cursos.............................................................................................................................. 022.1
demisso....................................................................................................................... 023.12
denncias........................................................................................................................ 025.1
desaverbao de tempo de servio............................................................................ 026.132
descontos...................................................................................................................... 024.14
designao.................................................................................................................... 023.14
desvinculao de tempo de servio........................................................................... 026.132
direitos..................................................................................................................... 024, 024.9
dispensa........................................................................................................................ 023.12
disponibilidade.................................................................................................. 023.14, 025.12
dissdios......................................................................................................................... 020.41
emprstimos.................................................................................................................026.191
encargos patronais........................................................................................................ 024.15
enquadramento.............................................................................................................023.03
estgios...........................................................................................................................022.2
estudos.......................................................................................................................... 023.01
exames de seleo.......................................................................................................... 021.2
exonerao.................................................................................................................... 023.12
falecimento.................................................................................................................... 023.12
frias................................................................................................................................024.2
fichas financeiras.............................................................................................................. 024.1
folhas de pagamento...................................................................................................... 024.1
funes.......................................................................................................................... 023.02
gratificaes...................................................................................................................024.12
identificao....................................................................................................................020.3
inquritos......................................................................................................................... 025.1
legislao......................................................................................................................... 020.1

N DA VERSO: 00
80
licenas............................................................................................................................024.3
locomoo..................................................................................................................... 024.52
lotao........................................................................................................................... 023.13
movimentao................................................................................................................. 023.1
mudana de domiclio................................................................................................... 024.51
nomeao.......................................................................................................................023.11
obrigaes............................................................................................................... 024, 024.9
pagamento...................................................................................................................... 024.1
paralisao.................................................................................................................... 020.42
penses....................................................................................................................... 026.133
permuta......................................................................................................................... 023.13
poltica................................................................................................................................023
previdncia social...............................................................................................................026
previso......................................................................................................................... 023.01
promoo......................................................................................................................023.03
proventos.......................................................................................................... 024.11, 024.119
quadros...............................................................................................................................023
readaptao...................................................................................................................023.11
readmisso.....................................................................................................................023.11
reconduo.....................................................................................................................023.11
recrutamento...................................................................................................................... 021
redistribuio................................................................................................................. 023.14
reembolso de despesas.................................................................................................. 024.5
reestruturaes salariais................................................................................................023.03
regime de trabalho........................................................................................................ 023.13
reintegrao...................................................................................................................023.11
remoo........................................................................................................................ 023.13
remuneraes................................................................................................... 024.11, 024.119
requisio...................................................................................................................... 023.15
resciso contratual........................................................................................................ 023.12
reverso..........................................................................................................................023.11
salrios.............................................................................................................. 024.11, 024.119
seguridade social...............................................................................................................026
seleo............................................................................................................................... 021
sindicncias..................................................................................................................... 025.1
sindicatos....................................................................................................................... 020.31
substituio................................................................................................................... 023.14
suspenso...................................................................................................................... 025.12
tabelas................................................................................................................................023
transferncia.................................................................................................................. 023.13
treinamento............................................................................................................. 022, 022.9
vantagens................................................................................................................ 024, 024.9
vencimentos..................................................................................................... 024.11, 024.119
PIS
Ver PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL
PLANEJAMENTO DE TRABALHO................................................................................................002
PLANOS
de informtica.................................................................................................................. 067.1
de preveno de incndio........................................................................................... 049.131
de previdncia privada.................................................................................................. 026.01
de sade...................................................................................................................... 026.192
de seguridade social do empregador......................................................................... 024.154
do servidor...................................................................................................................024.142

N DA VERSO: 00
81
de trabalho.........................................................................................................................002
operativos...................................................................................................................... 051.23
PLANTO
Ver ESCALA DE PLANTO
PLANTAS, bens imveis................................................................................................................ 041
POLTICA
de acesso documentao arquivstica.........................................................................063.5
de pessoal..........................................................................................................................023
PRMIOS
incentivos funcionais....................................................................................................... 029.3
por assiduidade...............................................................................................................024.3
PRESTAES DE CONTAS
acordos...............................................................................................................................004
ajustes.................................................................................................................................004
ao Tribunal de Contas do Estado....................................................................................... 057
contratos.............................................................................................................................004
convnios............................................................................................................................004
de adiantamento......................................................................................................... 052.221
viagens............................................................................................................029.21, 029.222
PRESTAO DE SERVIO DE PESSOAS FSICAS..................................................................... 029.5
PREVIDNCIA
privada........................................................................................................................... 026.01
social...................................................................................................................................026
PREVISO
de material.......................................................................................................................... 031
de pessoal..................................................................................................................... 023.01
PROCEDIMENTOS
Ver NORMAS
PROCESSOS DISCIPLINARES...................................................................................................025.11
PROCURAO........................................................................................................................... 029.4
PRODUO
de documentos............................................................................................................... 063.1
editorial............................................................................................................................... 061
PRODUTIVIDADE....................................................................................................................024.125
PROGRAMAS
de cursos...................................................................................................................... 022.111
de estgios.................................................................................................................. 022.211
de informtica................................................................................................................. 067.2
de trabalho.........................................................................................................................002
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO PASEP........... 024.151
PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL PIS....................................................................... 024.151
PROGRAMAO
financeira de desembolso............................................................................................... 052.1
PROGRAMAO VISUAL...........................................................................................................061.1
PROGRESSO FUNCIONAL....................................................................................................023.03

N DA VERSO: 00
82
PROJETOS
de acordos..........................................................................................................................004
de ajustes...........................................................................................................................004
de bens imveis.................................................................................................................. 041
de contratos.......................................................................................................................004
de convnios......................................................................................................................004
de informtica.................................................................................................................. 067.1
de modernizao e reforma administrativa....................................................................... 001
de preveno de incndio........................................................................................... 049.131
de trabalho.........................................................................................................................002
PROMOO DE PESSOAL......................................................................................................023.03
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR................................................................................ 026.193
PROPOSTA ORAMENTRIA
V. tb. ORAMENTO
PROPOSTAS
de cursos...................................................................................................................... 022.111
PROTESTOS..................................................................................................................................995
PROTOCOLO.............................................................................................................................063.2
PROTOCOLO DE INTENES.....................................................................................................004
PROVAS DE SELEO............................................................................................................... 021.2
PROVENTOS............................................................................................................... 024.11, 024.119
PUBLICAO DE MATRIAS
em outros peridicos......................................................................................................060.2
no Dirio Oficial............................................................................................................... 060.1
PUBLICIDADE............................................................................................................................. 012.3
Q
QDD
Ver QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESAS QDD.......................................................... 051.11
QUADROS DE PESSOAL...............................................................................................................023
QUINQUNIOS.......................................................................................................................024.131
R
RDIO........................................................................................................................................... 072
conservao....................................................................................................................... 072
instalao............................................................................................................................ 072
reparo................................................................................................................................. 072
RAIS
Ver RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS
READAPTAO DE PESSOAL..................................................................................................023.11
READMISSO DE PESSOAL.....................................................................................................023.11
REAJUSTE SALARIAL...............................................................................................................023.03
RECADASTRAMENTO...............................................................................................................020.5
RECEITA................................................................................................................................... 052.21

N DA VERSO: 00
83
RECEPO DE DOCUMENTOS................................................................................................063.2
RECLAMAES TRABALHISTAS.............................................................................................020.44
RECOLHIMENTO
de material ao depsito..................................................................................................034.5
do empregador............................................................................................................. 024.15
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA......................................................063.63
RECONDUO DE PESSOAL...................................................................................................023.11
RECRUTAMENTO DE PESSOAL.................................................................................................... 021
RECUPERAO
de bens imveis..............................................................................................................041.41
de material permanente.....................................................................................................036
RECURSOS
a exames de seleo....................................................................................................... 021.2
descentralizao............................................................................................................ 051.21
oramentrios . ............................................................................................................. 051.21
destaques...................................................................................................................... 051.21
estornos......................................................................................................................... 051.21
proviso......................................................................................................................... 051.21
subveno..................................................................................................................... 051.21
transferncia.................................................................................................................. 051.21
V. tb. ORAMENTO; PROPOSTA ORAMENTRIA
REDES DE INFORMTICA......................................................................................................... 067.2
REDISTRIBUIO DE PESSOAL............................................................................................... 023.14
REEMBOLSO DE DESPESAS......................................................................................... 024.5, 024.59
locomoo..................................................................................................................... 024.52
mudana de domiclio de servidores............................................................................ 024.51
V. tb. DESPESAS
REESTRUTURAES SALARIAIS.............................................................................................023.03
REFEIO
auxlio............................................................................................................................ 024.92
fornecimento.................................................................................................................026.22
REFEITRIOS...........................................................................................................................026.22
REFORMAS
administrativas.................................................................................................................... 001
de bens imveis..............................................................................................................041.41
REGIME DE TRABALHO.......................................................................................................... 023.13
REGIMENTOS..............................................................................................................................010.1
REGISTROS
de ocorrncia, controle de portaria ................................................................ 049.15, 049.151
de programas de informtica.......................................................................................... 067.2
de sistemas de informtica............................................................................................. 067.2
REGULAMENTAES
Ver NORMAS
REGULAMENTOS........................................................................................................................010.1
de pessoal....................................................................................................................... 020.1

N DA VERSO: 00
84
REINTEGRAO
de pessoal......................................................................................................................023.11
de posse.......................................................................................................................... 041.3
REIVINDICAES.........................................................................................................................995
de domnio...................................................................................................................... 041.3
RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS RAIS....................................................... 024.151
RELAES DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS............................................................063.63
RELATRIOS
de atividades......................................................................................................................003
de cursos...................................................................................................................... 022.111
de estgios.................................................................................................................. 022.211
de preveno de incndios............................................................................................049.13
de viagens.......................................................................................................029.21, 029.222
tcnicos...................................................................................................................... 004, 011
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO RMA............................................. 034.1
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS RMBI...................................................044
REMOO DE PESSOAL......................................................................................................... 023.13
REMUNERAO......................................................................................................... 024.11, 024.119
de cargos....................................................................................................................... 023.02
de funes..................................................................................................................... 023.02
RENDAS ARRECADADAS........................................................................................................ 052.21
REPAROS
de fax..................................................................................................................................073
de rdio.............................................................................................................................. 072
de telefone.........................................................................................................................073
de veculos.......................................................................................................................042.4
REPASSE FINANCEIRO............................................................................................................ 052.21
REPORTAGENS...........................................................................................................................012.1
REPOSIO SALARIAL............................................................................................................023.03
REPRODUO DE DOCUMENTOS.....................................................................................032, 065
REPROGRAFIA
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS
REQUISIO
de material
de consumo..................................................................................................................... 034.1
permanente..................................................................................................................... 034.1
de pessoal........................................................................................................................... 023.15
de servios de instalao e manuteno............................................................................. 036.1
de servios reprogrficos........................................................................................................032
de veculos.........................................................................................................................042.911
RESCISO CONTRATUAL....................................................................................................... .023.12
RESERVAS DE HOTEL............................................................................................................ 029.222
RESIDNCIAS................................................................................................................................ 041
RESSARCIMENTO..................................................................................................................052.223

N DA VERSO: 00
85
RESTAURAO
de documentos...............................................................................................................066.3
de bens imveis..............................................................................................................041.41
RESTOS A PAGAR....................................................................................................................052.22
REUNIES................................................................................................................................. .010.2
REVERSO DE PESSOAL..........................................................................................................023.11
REVISO
de penso................................................................................................................... .026.135
de texto............................................................................................................................061.1
RMA
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO
RMBI
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS
ROUBO
de material
de consumo.....................................................................................................................034.2
permanente.....................................................................................................................034.2
de patrimnio......................................................................................................................049.14
S
SADA DE MATERIAL.....................................................................................................034.4, 049.15
SALRIOS.................................................................................................................... 024.11, 024.119
alteraes......................................................................................................................023.03
descontos...................................................................................................................... 024.14
equiparao...................................................................................................................023.03
famlia.......................................................................................................................... .024.111
maternidade.................................................................................................................024.155
reajuste..........................................................................................................................023.03
reestruturaes.............................................................................................................023.03
reposio.......................................................................................................................023.03
SALAS . ......................................................................................................................................... 041
SALES, eventos...........................................................................................................................930
SEDEX
Ver SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
SEGURANA
de patrimnio...................................................................................................................049.1
do trabalho......................................................................................................................026.2
SEGURIDADE SOCIAL..................................................................................... 024.142, 024.154, 026
SEGUROS
benefcios.......................................................................................................................026.11
de patrimnio.................................................................................................................049.12
de veculos......................................................................................................................049.12
SELEO
de pessoal......................................................................................................................... .021
SEMINRIOS, eventos..................................................................................................................920

N DA VERSO: 00
86
SEMOVENTES...............................................................................................................................043
SERVIOS DE ENTREGA DE CORRESPNCIA AGRUPADA
Ver MALOTE
SERVIOS
contratao de..................................................................................................................... .036.1
de entrega expressa..............................................................................................................071.1
internacional...................................................................................................................071.12
nacional.......................................................................................................................... 071.11
de manuteno.........................................................................................................041.5, 041.59
de vigilncia......................................................................................................................... 049.11
extraordinrios.................................................................................................................. 024.133
V. tb HORAS EXTRAS
malote.................................................................................................................................. .071.2
militar....................................................................................................................................024.3
postal............................................................................................................................. 071, 071.9
pessoas fsicas...................................................................................................................... 029.5
reprogrficos............................................................................................................................032
requisio de........................................................................................................................ 036.1
SIMPSIOS, eventos.....................................................................................................................920
SINDICNCIAS.........................................................................................................................049.14
de pessoal...................................................................................................................... .025.1
SINDICATOS............................................................................................................................ 020.41
SINISTROS . ..............................................................................................................................049.14
SISTEMAS
de arquivos.........................................................................................................................063
de informtica................................................................................................................. 067.2
SOLENIDADES, eventos.....................................................................................................910, 910.1
SUBESTAES, manuteno................................................................................................... 041.53
SUB-REPASSE FINANCEIRO................................................................................................... .052.21
SUBSDIOS....................................................................................................................................054
SUBSTITUIO DE PESSOAL................................................................................................. .023.14
SUBVENES
despesa.........................................................................................................................052.22
recursos oramentrios................................................................................................. 051.21
SUGESTES................................................................................................................................. .995
SUPRIMENTO DE FUNDOS.....................................................................................................052.22
SUSPENSO
contratual......................................................................................................................... 024.4
de pessoal..................................................................................................................... 025.12
T
TABELAS DE PESSOAL . ...............................................................................................................023
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS...............................................................063.611

N DA VERSO: 00
87
TAXAS ........................................................................................................................................059.1
de servios ................................................................................................................... 052.21
V. tb. IMPOSTOS; TRIBUTOS
TELEFONE
instalao ..........................................................................................................................073
manuteno . ....................................................................................................................073
reparo ................................................................................................................................073
transferncia.......................................................................................................................073
TEMPO DE SERVIO
adicional ......................................................................................................................024.131
averbao ....................................................................................................................026.131
TERMOS
de eliminao de documentos . ...................................................................................063.62
de recolhimento de documentos . ...............................................................................063.63
de transferncia de documentos .................................................................................063.63
TERMOS DE COOPERAO TCNICO-CIENTFICA . ................................................................004
TERMOS DE RESPONSABILIDADE ......................................................................................... 034.01
TERRENOS . .................................................................................................................................. 041
TESTES PSICOTCNICOS.......................................................................................................... 021.2
TQUETE
alimentao .................................................................................................................. 024.92
refeio . ....................................................................................................................... 024.92
TOMADA DE CONTAS................................................................................................................. .057
TOMBAMENTOS
de bens imveis.............................................................................................................. .041.3
de material permanente . ................................................................................................037.1
de veculos.......................................................................................................................042.2
TRAMITAO DE DOCUMENTOS............................................................................................063.2
TRANSFERNCIA
de pessoal .................................................................................................................... 023.13
de recursos oramentrios ........................................................................................... 051.21
de telefones . .....................................................................................................................073
de veculos.........................................................................................................042.13, 042.32
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA......................................................063.63
TRANSFORMAO DE CARGOS . ........................................................................................ .023.02
TRANSMISSO
de dados ........................................................................................................................... 074
de imagem ........................................................................................................................ 074
de voz................................................................................................................................. 074
TRANSPORTE
de material
de consumo.....................................................................................................................034.3
permanente.....................................................................................................................034.3
TRANSPOSIO DE CARGOS ............................................................................................... 023.02

N DA VERSO: 00
88
TRE
Ver TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL
TREINAMENTO DE PESSOAL ........................................................................................... 022, 022.9
para preveno de incndio .........................................................................................049.13
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO ....................................................... .057
TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL TRE................................................................................. .024.4
TRIBUTOS
V. tb IMPOSTOS; TAXAS
U
UNIFORME, auxlio................................................................................................................. .024.92
USURIOS, manual ................................................................................................................. 067.22
V
VALE- TRANSPORTE ............................................................................................................... 024.92
VANTAGENS DE PESSOAL................................................................................................ 024, 024.9
VECULOS........................................................................................................................... 042, 042.9
abastecimento.................................................................................................................042.4
acidente...........................................................................................................................042.5
alienao..........................................................................................................................042.3
aluguel.......................................................................................................................... .042.12
aquisio.......................................................................................................................... 042.1
autorizao de uso..................................................................................................... .042.912
cadastro...........................................................................................................................042.2
cesso................................................................................................................042.13, 042.32
controle de uso.............................................................................................................. 042.91
doao...............................................................................................................042.13, 042.32
emplacamento.................................................................................................................042.2
estacionamento........................................................................................................... 042.913
garagem...................................................................................................................... 042.913
importao.....................................................................................................................042.11
infraes..........................................................................................................................042.5
leilo............................................................................................................................. .042.31
licenciamento..................................................................................................................042.2
limpeza............................................................................................................................042.4
manuteno.....................................................................................................................042.4
multas..............................................................................................................................042.5
permuta ............................................................................................................042.13, 042.32
reparo..............................................................................................................................042.4
requisio.....................................................................................................................042.911
seguros...........................................................................................................................049.12
tombamento....................................................................................................................042.2
transferncia......................................................................................................042.13, 042.32
venda............................................................................................................................. 042.31
VENCIMENTOS.......................................................................................................... .024.11, 024.119
VENDA
de bens imveis............................................................................................................. 041.21
de material
de consumo.............................................................................................................. .035.1
permanente................................................................................................................ 035.1
N DA VERSO: 00
89
de publicaes............................................................................................................... .061.2
de veculos..................................................................................................................... 042.31
VIAGENS DE SERVIOS............................................................................................................. 029.2
prestao de contas........................................................................................029.21, 029.222
relatrios..........................................................................................................029.21, 029.222
VIGILNCIA............................................................................................................................... 049.11
VISITANTES...................................................................................................................................940
VISITAS
Ver VISITANTES
VISTORIAS......................................................................................................................042.2, 049.14
W
WORKSHOPS, eventos..................................................................................................................920
X
XEROX
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS

N DA VERSO: 00
90

SISTEMA ESTADUAL DE ARQUIVOS SIARQ
TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
rgo:
Unidade/Setor:
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Cuiab _____/_____/_______
Ano
Inicial
Ano
Final
N Protocolo
Observao
Cuiab _____/_____/_______
Devolvido em:
Autorizado:
Cuiab _____/_____/_______
Autorizado:
__________________________
Responsvel pelo
preenchimento
(assinatura e carimbo)
__________________________
Responsvel pela unidade/setor

N DA VERSO: 00
__________________________
Responsvel pelo recebimento
Arquivo Geral
91

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
rgo:
Unidade/Setor:
Gnero documental
( )textuais ( )sonoros ( )cartogrficos ( )iconogrficos

( )filmogrficos ( )microgrficos ( )informticos ( )outros
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Cuiab _____/_____/_______
Ano
Inicial
Ano
Final
Cuiab _____/_____/_______
Tipo de
acondicionamento
Qtde./
Unidade
de
medida
Observao
Cuiab _____/_____/_______
Autorizado:
__________________________
Responsvel pelo
preenchimento
__________________________
Responsvel pela unidade/setor

N DA VERSO: 00
__________________________
Responsvel pelo recolhimento
92

TERMO DE EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS
rgo Solicitante:
Unidade/Setor:
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Cuiab _____/_____/_______
Ano
Inicial
Ano
Final
N Protocolo
Observao
Cuiab _____/_____/_______
Devolvido em:
Autorizado:
Cuiab _____/_____/_______
:
__________________________
Responsvel pela solicitao/
retirada (assinatura e carimbo)
__________________________
Responsvel pela entrega
Arquivo Geral

N DA VERSO: 00
__________________________
Responsvel pelo recebimento
Arquivo Geral
93

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
rgo Solicitante:
Unidade/Setor:
Listagem N:
Folha N/ Sequncia:
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Local/data
Ano
Inicial
Ano
Final
Local/data
Qtde./
Unidade
de medida
Observao
Local/data
______________/_____/_______
______________/_____/_______
______________/_____/_______
___________________________
Responsvel pela seleo
___________________________
Presidente da Comisso
Permanente de Avaliao
___________________________
Autorizo:

N DA VERSO: 00
94

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
rgo:
Aos _________ dias do ms de _____________________ do ano de _________, o/a ____________

___________________________________________ (indicar o nome do rgo/unidade responsvel
pela eliminao), de acordo com o que consta da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Estado e em conformidade com a Listagem de Eliminao de Documentos N ______ aprovados
pelo __________________________________________________ (titular da instituio) do/da __
________________________________________ (indicar a instituio arquivstica), por intermdio
do (a) __________________________________________________________
(indicar o documento de aprovao), e publicada (o) no _______________________ (indicar o
peridico oficial, se for o caso), procedeu eliminao dos documentos relativos aos conjuntos
documentais abaixo, integrantes do acervo do (a) ______________________________________
(indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador).
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Nome da unidade orgnica

responsvel pela eliminao
Ano
Inicial
Ano
Final
Servidor responsvel pelo

acompanhamento da eliminao
Qtde./
Unidade
de medida
Observao
Local/data
______________/_____/_______
__________________________
__________________________
___________________________
Assinatura do servidor
responsvel

N DA VERSO: 00
95

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
rgo:
N ______/____
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n____, de ___/___/____,
publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/____, de acordo com a Listagem de Eliminao de Documentos N ___________, aprovada pelo _______________________________(titular)
do(a) Arquivo Pblico do Estado de Mato Grosso rgo Central do SIARQ/MT, faz saber a quem
possa interessar que a partir do 30 (trigsimo) dia subsequente data de publicao deste Edital
no Dirio Oficial do Estado, se no houver oposio, o(a) _______________________________
___________ (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos
relativos aos conjuntos documentais relacionados abaixo, do(a) ___________________________
_______ (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Datas Limites
Cdigo
Assunto
Ano
Inicial
Ano
Final
Qtde./
Unidade
de medida
Observao
Os interessados, no prazo citado, podero requerer, s suas expensas, o desentranhamento de

documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao
do (a) ____________________________________ (indicar o rgo ou entidade).
Local/data
____________________/______/________

N DA VERSO: 00
______________________________________________
Presidente da Comisso Permanente de Avaliao
96
ETIQUETA PADRO PARA CAIXA-ARQUIVO

ARQUIVO CORRENTE
ORIENTAO PARA O PREENCHIMENTO DO ESPELHO DAS CAIXAS

CAMPO: RGO/SETOR
Preencher com o nome do rgo e Setor produtor/receptor responsvel pelo arquivo do documento.
CAMPO: CDIGO DE CLASSIFICAO
Cdigo referente ao conjunto documental ao qual pertence o documento.
Verificar no Plano de Classificao de Documentos.
CAMPO: ASSUNTO
Refere-se ao conjunto documental ao qual pertence o documento.
CAMPO: DATA-LIMITE
Preencher com o ano ou anos referentes aos conjuntos documentais acondicionados na caixa.
CAMPO: PRAZO DE GUARDA
Para melhor controle do prazo de guarda do documento no Arquivo Corrente (Setor) e transferncia
para o Arquivo Geral do rgo.
Consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos.
CAMPO: TRANSFERNCIA PARA O ARQUIVO INTERMEDIRIO
Para controlar quando o documento dever ser transferido para o Arquivo Geral do rgo.
Preencher o ms e ano da transferncia (essa transferncia dever ser realizada quando o documento
tiver cumprido o prazo de guarda no Arquivo Corrente).

N DA VERSO: 00
97
N DA VERSO: 00
CDIGO DE CLASSIFICAO: ____________
SETOR: _______________________________
___________________/_________
(MS/ANO)
DESTINAO FINAL (MARCAR X)

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO
___________________/_________
(MS/ANO)
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
ARQUIVO
CORRENTE
INTERMEDIRIO
TRANSFERIR PARA O ARQUIVO GERAL EM:

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO
DATA-LIMITE (EM ANO): _________________

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO
___________________/_________
(MS/ANO)
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
ARQUIVO
CORRENTE
INTERMEDIRIO
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
ARQUIVO
CORRENTE
INTERMEDIRIO
_______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
ASSUNTO: _____________________________ ASSUNTO: _____________________________ ASSUNTO: _____________________________
SETOR: _______________________________
SETOR: _______________________________
RGO: _______________________________ RGO: _______________________________ RGO: _______________________________

98
ETIQUETA PADRO PARA CAIXA-ARQUIVO

ARQUIVO SETORIAL (INTERMEDIRIO E PERMANENTE)
ORIENTAO PARA O PREENCHIMENTO DO ESPELHO DAS CAIXAS

CAMPO: RGO/SETOR
Preencher com o nome do rgo e Setor produtor/receptor responsvel pelo arquivo do documento.
CAMPO: CDIGO DE CLASSIFICAO
Cdigo referente ao conjunto documental ao qual pertence o documento.
CAMPO: ASSUNTO
Refere-se ao conjunto documental ao qual pertence o documento.
CAMPO: DATA-LIMITE
Preencher com o ano ou anos referentes aos conjuntos documentais acondicionados na caixa.
CAMPO: PRAZO DE GUARDA
Para melhor controle do prazo de guarda do documento no Arquivo Intermedirio e a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).
Consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos.
CAMPO: ELIMINAR EM
Para controlar quando o documento poder ser eliminado.
Para eliminao de documentos seguir os procedimentos da Resoluo n 07 do CONARQ.

N DA VERSO: 00
99
N DA VERSO: 00
SETOR: _______________________________
______________/_________
(MS/ANO)

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO *
______________/_________
(MS/ANO)
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
INTERMEDIRIO
*ELIMINAR EM:

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO *

GUARDA
PERMANENTE
ELIMINAO *
______________/_________
(MS/ANO)
*ELIMINAR EM:
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
INTERMEDIRIO
*ELIMINAR EM:
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
INTERMEDIRIO
_______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
ASSUNTO: _____________________________ ASSUNTO: _____________________________ ASSUNTO: _____________________________
SETOR: _______________________________
SETOR: _______________________________
RGO: _______________________________ RGO: _______________________________ RGO: _______________________________

100
ETIQUETA PADRO PARA PASTA SUSPENSA

(Substituir os dados solicitados conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos)
GOVERNO DO ESTADO DE MT
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
rgo/SETOR:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Cdigo Classificao:
Assunto:
Assunto:
Assunto:
Data-limite:
Data-limite:
Data-limite:

N DA VERSO: 00
101
N DA VERSO: 00

GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL
ARQUIVO
INT.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL
ARQUIVO
INT.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL
TRANSF. P/ O ARQUIVO GERAL EM:

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
CD. CLASSIFICAO: ________
ASSUNTO: ___________________
DATA-LIMITE (EM ANO): _______
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL
ARQUIVO
INT.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________
ARQUIVO
INT.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________
GOVERNO DO ESTADO DE MATO DE GROSSO
ARQUIVO
INT.
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
CORRENTE
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL

_______/______
ARQUIVO
INT.
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________
ARQUIVO
INT.
PRAZO DE GUARDA
ARQUIVO
CORRENTE
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL

_______/______
ARQUIVO
INT.
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________

_______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO: _____________________
SETOR: ______________________
ASSUNTO: ___________________

ETIQUETA PADRO PARA PASTA A-Z
(Substituir os dados solicitados conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos)
102
DATA-LIMITE:
DATA-LIMITE:
RGO:
ASSUNTO:

N DA VERSO: 00
LIMITE
CD./ASSUNTO:
CD./ASSUNTO:
DATA -
SETOR:
SETOR:
RGO:
ETIQUETA PADRO PARA FITAS VHS
103
N DA VERSO: 00
DATA LIMITE
DATA LIMITE
DATA LIMITE
SETOR:
COD./ASSUNTO:
DATA-LIMITE:
SETOR:
COD./ASSUNTO:
DATA-LIMITE:
DATA LIMITE
RGO:
DATA-LIMITE:
DATA-LIMITE:
RGO:
COD./ASSUNTO:
COD./ASSUNTO:
RGO:
SETOR:
RGO:
SETOR:

ETIQUETA PADRO PARA FITAS VHS-C
104
N DA VERSO: 00
ARQUIVO
INT.
ELIMI.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
DESTINAO FINAL
TRANSFERIR P/ O ARQUIVO GERAL EM: _______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO:
SETOR:
CD. CLASSIFICAO:
ASSUNTO:
DATA-LIMITE (EM ANOS):
ARQUIVO
INT.
GUARDA
PERM.
(MARCAR X)
ELIMI.
DESTINAO FINAL
TRANSFERIR P/ O ARQUIVO GERAL EM: _______/______
ARQUIVO
CORRENTE
PRAZO DE GUARDA
RGO:
SETOR:
CD. CLASSIFICAO:
ASSUNTO:
DATA-LIMITE (EM ANOS):

ETIQUETA PADRO PARA DISCOS PTICOS (CDs, DVDs, VCDs, etc)
105
Glossrio
GLOSSRIO
Acervo Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.

Acesso 1 Possibilidade de consulta a documentos; 2 Funo arquivstica destinada a tornar acessveis
os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de instrumentos de
pesquisa, a organizao de servio educativo, de referncia e divulgao.
Acondicionamento Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua
preservao e manuseio.
Acumulao Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma
instituio ou pessoa.
Administrao de arquivos Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo.
Administrao de documentos
Ver Gesto de documentos
Amostragem Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.
Anexao Juntada, em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo
mais antigo.
Anexo Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.
Apensao Juntada, em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria
tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia.
Apenso Documento ou processo juntado a processo, sem, contudo passar a integr-lo.
Armazenamento Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.
V.tb. Acondicionamento
Arquivamento 1 Sequncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos; 2 Ao
pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao.
V.tb. Arranjo
Arquivo 1 Conjunto de documentos independentemente da natureza dos suportes, acumulados por
uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades; 2 Instituio ou
servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e utilizao de arquivos.
Arquivo administrativo Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das
atividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo tcnico.
Arquivo corrente 1 Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio
objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao; 2
Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente.
Arquivo estadual Arquivo pblico mantido pela administrao estadual.

N DA VERSO: 00
Glossrio
Arquivo geral Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos
arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm
chamado arquivo central.
V.tb. Arquivo setorial
Arquivo histrico
Ver Arquivo permanente
Arquivo intermedirio 1 Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, que aguarda
destinao e com uso pouco frequente; 2 Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo
intermedirio; 3 Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios.
Arquivo municipal Arquivo pblico mantido pela administrao municipal.
Arquivo nacional Arquivo pblico mantido pela administrao central ou federal de um pas.
Arquivo particular
Ver Arquivo privado
Arquivo permanente 1 Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de
seu valor; 2 Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente. Tambm chamado
de arquivo histrico.
Arquivo privado Arquivo produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.
Arquivo pblico 1 Arquivo produzido por instituio pblica no exerccio de suas funes,
independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas; 2 Arquivo integrante da
Administrao Pblica.
Assunto Tema representado num documento por um conceito ou combinao de conceitos.
Arquivo regional Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada regio.
Arquivo setorial 1 Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao;
2 Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central
estar a ele tecnicamente subordinado.
Arquivo tcnico Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das
atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo administrativo.
Arranjo Sequncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido,
visa organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se de diferentes mtodos.
V.tb. Quadro de arranjo
Atividade-fim Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de
uma instituio.
V.tb. Atividade-meio
Atividade-meio Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividadesfim de uma instituio.
V.tb. Atividade-fim
Autos Conjunto de documentos que constituem um processo.

N DA VERSO: 00
Glossrio
Autuao em processos Ato de reunir numa s pasta um conjunto de documentos sempre que
o contedo e a importncia do assunto exigir tramitao pelas vrias Unidades ou rgos do poder
executivo, visando encaminhamento, manifestao ou deciso administrativa.
Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo
com os valores que lhes so atribudos.
V.tb. Comisso de avaliao
Ciclo vital dos documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo,
da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente.
V.tb. Teoria das trs idades
Classe Cada diviso que compe um sistema de classificao.
Classificao 1 Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um
plano de classificao ou quadro de arranjo; 2 Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo
de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados,
podendo-se atribuir um cdigo; 3 Ato pelo qual se atribui a documentos ou s informaes neles
contidas, graus de sigilo conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana.
Classificao decimal
Ver Mtodo decimal
Cdigo Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno,
representam dados.
V.tb. Notao
Cdigo de classificao Sistema de cdigos derivado de um plano de classificao.
V.tb. Plano de classificao
Comisso de avaliao Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um
arquivo.
Conservao Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.
Consulta Busca direta ou indireta de informaes.
Data de acesso Data em que finda a restrio de acesso a um documento.

Datas-limite Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do
perodo abrangido por um conjunto de documentos.
Desanexar
Ver Desentranhamento de documento.
Desapensao Separao de um ou mais processos juntados por apensao.
V.tb. Desapensamento
Desapensamento O desapensamento o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em
desanexar um ou vrios processos.
V.tb. Desapensao

N DA VERSO: 00
Glossrio
Descarte Excluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao.

V.tb. Eliminao
Descrio Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo
das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Desentranhamento de documentos Procedimento inverso ao da juntada de documento ou
entranhamento. Consiste em desanexar um ou mais documento do processo.
Despacho Registro por escrito de uma deciso ou providncia relacionada ao assunto do Protocolado.
Destinao Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para
guarda permanente, descarte ou eliminao.
V.tb. Tabela de temporalidade
Documentao 1 Conjunto de documentos; 2 Ato ou servio de coleta, processamento tcnico
e disseminao de informaes e documentos.
Documento 1 Unidade constituda pela informao e seu suporte (meio onde a informao reside:
papel, disquete, etc.); 2 Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que
a contm.
V.tb. Item documental
Documento oficial Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado
que produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.
Documento ostensivo Documento sem qualquer restrio de acesso.
Documento pblico 1 Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico; 2 Do
ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico; 3 Do ponto de vista da
produo, documento emanado do poder pblico.
Dossi Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto.
Eliminao Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.
Entranhamento
Ver Juntada de documento
Espcie documental Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas
caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita,
fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
Fichrio 1 Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fim de
controle e recuperao de documentos e informaes; 2 Mvel utilizado para guarda de fichas.
Fundo Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale a arquivo. Tambm
referido como ncleo.
Fundo aberto Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do
gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.

N DA VERSO: 00
Glossrio
Fundo fechado Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em
atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior sua existncia. Tambm referido
como ncleo fechado.
Gnero documental Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documentao
audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica, documentao informtica,
documentao microgrfica, documentao textual.
Gesto de documentos Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao
de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando racionalizao e eficincia dos
arquivos. Tambm referida como administrao de documentos.
Grau de sigilo Gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a
natureza de seu contedo e tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que
tm necessidade de conhec-lo.
V.tb. Classificao
Guia de recolhimento
Ver Relao de recolhimento
Guia de transferncia Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos
intermedirios.
Identificao Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre

arquivos com vista ao seu controle fsico e/ou intelectual.
Interessado Pessoa, empresa, rgo do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas
decises tomadas em relao ao assunto do Processo.
Item documental Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como pea.
Juntada de documento Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo

informaes ou despachos a um processo. Os documentos so inseridos no processo obedecendo
ordem cronolgica de sua apresentao.
Juntada de processos A juntada de processos consiste na incorporao definitiva de um processo
ao outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. O processo de
origem mais recente ser incorporado ao anterior, prevalecendo o n mais antigo.
Lavrar termo Declarar por escrito um ato ou fato associado ao protocolado ou processo.
Lista de eliminao Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada. Tambm referida
como listagem de eliminao.
Lista de recolhimento
Ver Relao de recolhimento
Lista de transferncia
Ver Guia de transferncia

N DA VERSO: 00
Glossrio
Lista descritiva do acervo

Listagem de eliminao
Ver Lista de eliminao
Mtodo de arquivamento Sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos

de um arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.
Mtodo decimal Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim
por diante.
Movimentao
Ver Trmite
Notao Cdigo de identificao das unidades de arquivamento que permite sua ordenao ou
localizao. Tambm chamado cdigo ou cota.
Ncleo
Ver Fundo
Pea
Ver Item documental
Perodo de reteno Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos
devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio,
ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.
Plano de classificao Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da
instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes,
de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos
correntes.
V.tb. Cdigo de classificao
Plano de destinao Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos.
Prazo de eliminao Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no
considerados de valor permanente devero ser eliminados.
Prazo de guarda Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em
que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do
qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno.
Prazo de reteno
Ver Prazo de guarda
Prescrio Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
Preservao Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle
ambiental e/ou tratamento.

N DA VERSO: 00
Glossrio
Princpio da provenincia Princpio bsico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados

por uma instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores.
Princpio do respeito aos fundos
Ver Princpio da provenincia
Processo 1 Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de
documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria; 2 O nmero de protocolo que registra o primeiro documento com
o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento
do processo.
Projeo Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas
destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao.
Protocolar ou Protocolizar Registrar no Sistema de Protocolo, atribuindo-se um cdigo de
identificao.
Protocolo 1 Servio encarregado do recebimento, registro, autuao, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio de documentos. Tambm referido como unidade protocolizadora;
2 Comprovante da recepo de documentos caracterizados por um nmero que tambm registrado
no respectivo documento; 3 Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Quadro de arranjo Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir

do estudo das estruturas, funes ou atividades do gerador e da anlise do acervo. Expresso adotada
em arquivos permanentes.
Recolhimento 1 Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua

jurisdio arquivstica; 2 Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente.
V.tb. Relao de recolhimento
Recuperao da informao Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.
Relao de recolhimento Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos
permanentes.
Relao de transferncia
Seleo Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos
passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos.
Sistema de arquivamento Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento
compatveis entre si, tendo em vista a organizao e preservao de documentos ou arquivos, bem
como acesso s informaes neles contidas.
Sistema de arquivos Conjunto de arquivos que, independentemente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de
objetivos comuns.

N DA VERSO: 00
Glossrio
Sistema de protocolo Sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informaes que
identifiquem a existncia e a localizao de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de
natureza administrativa / jurdica de interesse do rgo.
Suporte Material sobre o qual so registradas as informaes.
Tabela de temporalidade Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente,

que determina prazos e condies de guarda, tendo em vista transferncia, recolhimento ou eliminao
de documentos.
Teoria das trs idades Teoria segundo a qual os arquivos so considerados correntes, intermedirios
ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por seus geradores e a identificao de seus
valores primrio e secundrio.
V.tb. Ciclo vital dos documentos
Termo de eliminao Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que,
aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.
V.tb. Lista de eliminao
Tipo documental Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas
comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas
precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem nmero, decretos legislativos,
fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
Tipologia documental
Ver Tipo documental
Tramitao 1 Denominam-se pontos de tramitao todas as Unidades por onde um processo
eventualmente passa depois que sai do Protocolo. 2 Sequncia de diligncias e aes prescritas para
o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo.
Ver Trmite
Trmite Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo
administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao.
Transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
Triagem
Ver Seleo
Unidade de arquivamento Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para
fins de classificao, armazenamento, arranjo e notao.
Unidade protocolizadora Setor (ou unidade administrativa) que, alm de realizar as atividades
de protocolo, tem a incumbncia de autuar processos, independentemente de sua denominao e seu
posicionamento hierrquico na estrutura organizacional.
V.tb. Protocolo
Valor administrativo Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo,
na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
V.tb. Valor primrio

N DA VERSO: 00
Glossrio
Valor fiscal Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras
ou fiscais.
Valor histrico
Ver Valor permanente
Valor informativo Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas,
independentemente de seu valor probatrio.
Valor legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito.
V.tb. Valor probatrio
Valor permanente Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo. Tambm referido como valor histrico.
V.tb. Valor secundrio
Valor primrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor probatrio Valor intrnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova
legal.
Valor secundrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foram originalmente produzidos.
Vigncia Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos
documentos.

N DA VERSO: 00
Siglas e Abreviaturas
APMT Arquivo Pblico de Mato Grosso
CLT Consolidao das Leis do Trabalho
INSS Instituto Nacional do Seguro Social
SAD Secretaria de Estado de Administrao

N DA VERSO: 00
Bibliografia
BALEEIRO, Aliomar. Uma introduo cincia das finanas.

Rio de Janeiro, Forense, 1984.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e

destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica /

Arquivo Nacional.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 156p.
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos.

Rio de Janeiro: 1995. (Publicaes tcnicas, 47).
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica:

contribuio para o estabelecimento de uma terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So

Paulo: CENADEM, 1990. 163p.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil.

Braslia, Senado, 1988.
BRASIL. Lei n. 8159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados e d outras providncias. DIRIO OFICIAL [da Repblica Federativa do Brasil].

Braslia, n.6, p.455, 9 de janeiro de 1991, seo 1.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental.

So Paulo: T.A.Queiroz, 1991.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo.

So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 1998.
CASTILHO, Ataliba Teixeira de (org.). A sistematizao de arquivos pblicos.

Campinas: Editora da UNICAMP, 1991.
CASTRO, Astra de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro.

Arquivstica = tcnica, arquivologia = cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1988. 361p.
CONWAY, Paul. Preservao no universo digital. Rio de Janeiro: Conservao Preventiva em Bibliotecas e

Arquivos: Arquivo Nacional, 2001.
DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/

Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
DINIZ, Davi Monteiro. Documentos eletrnicos, assinaturas digitais: da qualificao jurdica dos arquivos

digitais como documentos. So Paulo: LTr, 1999.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo.

So Paulo: Arquivo do Estado, AAB-SP, 1998. (Como fazer, 2).
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo: Revista do Arquivo

Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, jul-dez.1987, p.35-42.

N DA VERSO: 00
Bibliografia
JARDIM, Jos Maria. Sistemas e polticas pblicas de arquivos no Brasil. Niteri: EdUFF, 1995.
JARDIM, Jos Maria. Transparncia e opacidade no estado no Brasil: usos e desusos da informao

governamental. Niteri: EdUFF, 1999.
LOPES, Lus Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada.

Rio de Janeiro: Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, 1997.
LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas.

Niteri: EDUFF; So Carlos: EDUFSCar, 1996.
Manual de Procedimentos para Protocolo, Trmite e Manuseio de Processos no mbito Da Secretaria de

Sade do Estado de Mato Grosso, 2006.
MATO GROSSO. Constituio (1989). Constituio do Estado de Mato Grosso.
MATO GROSSO. Decreto n. 1654, de 29 de agosto de 1997. Dispe sobre a instituio do Sistema de

Arquivos do Estado de Mato Grosso. DIRIO OFICIAL [do Estado de Mato Grosso]. Cuiab,

n.22.222, p.1-2, 29 de agosto de 1997.
MATO GROSSO. Lei Complementar n.04, de 15 de outubro de 1990. Dispe sobre o Estatuto dos

Servidores Pblicos da Administrao Direta, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Estaduais.
DIRIO OFICIAL [do Estado de Mato Grosso]. Cuiab, n.20.535, p.2-22, 15 de outubro de 1990.
MATO GROSSO. Decreto n. 5.567, de 26 de novembro de 2002. Dispe sobre a aprovao do Manual de

Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso. DIRIO OFICIAL [do Estado de Mato Grosso].

Cuiab, n.23.512, 03 de dezembro de 2002.
MATO GROSSO. Manual de Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso. SAD, Cuiab, 2002.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1986. 162p.
PINHO, Alexandre Ferreira de; LEAL, F.; ALMEIDA, Dagoberto Alves de. Combinao entre as tcnicas de

fluxograma e mapa de processo no mapeamento de um processo produtivo. In: XXVII Encontro

Nacional de Engenharia de Produo, Foz do Iguau. Anais do XXVII Enegep, 2007.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos; princpios e tcnicas. Traduo de Nilza

Teixeira Soares. Rio de Janeiro, Editora da Fundao Getlio Vargas, 2 tiragem 1974. 345p.
Gonalves da Silva. Rio de Janeiro: Projeto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, Arquivo

Nacional, 2001. il.
VILLELA, L. E. As caractersticas Originais das empresas ps-industriais; 2002; Seminrio; Seminrios de

pesquisa do Mestrado em Economia Empresarial; UCAM/MEE; Rio de Janeiro.
________. A mudana da estrutura em busca da governana: O CASO DA SMA SECRETARIA

DE ADMINISTRAO DO RIO DE JANEIRO. Disponvel em: http://www.cra-rj.org.br/site/

publicacoes/RAD%2001/01.html. Acessado em: set/2008.

N DA VERSO: 00

Manual Tecnico Sistema Gestao Documentos

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual Tecnico Sistema Gestao Documentos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO

Silval da Cunha Barbosa

JOS DE JESUS NUNES CORDEIRO

MEMBROS DA COMISSO CENTRAL DE IMPLANTAO DOS NCLEOS

Adriane Benedita De Lamnica

SUBCOMISSO DE CRIAO DO MODELO DE MANUAL

Cleber Zamboni Sartor

Equipe Responsvel pela elaborao e organizao do volume II

Cleber Augusto de Matto Junior

Ana Paula Poncinelli Garcia Rodrigues

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

captulo 1 CONTEXTUALIZAO DO SISTEMA de GESTO de documentos

1.1 Referncias Conceituais

captulo 2 BASE LEGAL DO SISTEMA DE GESTO de documentos

2.1 Legislao Federal

Captulo 3 PROCEDIMENTOS DO SISTEMA GESTO de documentos

3.1 Orientaes Gerais

Apresentao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Sistema de Aquisies Governamentais

Sistema de Gesto de Documentos

Sistema de Controle Interno

Sistema de Desenvolvimento Organizacional

Sistema de Gesto Financeira

Sistema de Gesto de Pessoas

Sistema de Patrimnio e Servios

Sistema de Tecnologia da Informao

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

REVISTA EM: 15/12/2009

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

REVISTA EM: 15/12/2009

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

REVISTA EM: 15/12/2009

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Estabelecer os procedimentos que descrevem o processo de elaborao, atualizao e controle

A responsabilidade pela elaborao/atualizao, aprovao e controle dos manuais do gestor do

ELABORAO E GESTO DO MANUAL

A criao e atualizao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos so de responsabilidade

Seo 1 Metodologia de demonstrao dos procedimentos de operao dos sistemas;

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

REVISTA EM: 15/12/2009

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

REVISTA EM: 15/12/2009

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Unidade Setorial do Sistema

Cpia Eletrnica / SIGP

TABELA 01 Matriz de ResponsabilidadeS

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Seo 2 Mapa de relacionamento do sistema;

Seo 3 Macroprocessos e Macrofluxos;

Seo 4 Processos e Mapas de processos; e

Seo 5 Detalhamento de Procedimentos;

Seguindo as linhas tericas e metodolgicas mais utilizadas em manuais estudados e analisados,

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

REVISTA EM: 15/12/2009

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS