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Apostila de Ms Project 2010
Apostila de Ms Project 2010
Conceitos
Ao tomarmos conhecimento do mundo sonhamos em construir ou ter algo na vida. Esse
desejo pode ser alcanado ou no dependendo de como levamos a vida ou focalizamos
nossas energias para conseguir tais intentos. Estes sonhos podem tornar-se realidade
quando planejamos e levantamos todas as variveis e custos necessrios. Porm o
planejamento nem sempre garantia de sucesso.
O sucesso depende de um bom planejamento, bons recursos e bons materiais, aliado a
isso dependemos de outros motivos que podem influenciar negativa ou positivamente o
seu desempenho em conseguir alcanar tais objetivos. O bom entendimento destes
motivos e as boas praticas de projetos e gerencia de projetos nos dar a sensao que
estamos fazendo a coisa certa.
Nos pargrafos anteriores introduzimos propositalmente alguns termos que voc deve se
perguntar o que isso?.
O que projeto?
um conjunto de aes realizadas em uma ordem lgica e concorrente com o emprego
de recursos humanos (qualificados ou no) e materiais com um perodo de tempo
predefinido para se alcanar um determinado resultado ou produto.
Normalmente um projeto encomendado por algum ou uma empresa ou governo que
deseja obter um objeto pronto, um servio com o desenvolvimento de um projeto.
Quando h a encomenda deste projeto h um conjunto de caractersticas que devem ser
obtidas e especificaes que se deve seguir para se obter algo com um determinado
nvel de funcionalidade e qualidade.
No entanto, o simples fato de encomendar um projeto a uma empresa ou organizao
no sinnimo de sucesso, pois depende de qual necessidade ser atendida em um
determinado momento. Exemplo: por volta do ano 2000 o governo brasileiro
encomendou a construo uma caravela idntica a que Pedro lvares Cabral usou
quando descobriu o Brasil no ano de 1500 para comemorar os 500 anos de
descobrimento, no entanto houve atrasos no estaleiro em Portugal e a caravela chegou
ao nosso pas fora da data prevista 21 de abril de 2000. Este fato ficou marcado
negativamente, pois o projeto foi desenvolvido para as comemoraes que foram
frustradas e repercutiu por toda a impressa brasileira.
Todo projeto depende de um conjunto de tarefas ou aes inter-relacionadas que so
executadas em um determinado perodo de tempo objetivando alcanar um resultado ou
produto.
Todo projeto possui um conjunto de caractersticas que faz com que possamos chamar
como tal. A seguir definiremos as principais caractersticas de um projeto, em breves
palavras. So elas:
Temporrio
Especifico
Mensurvel
Dinmico
Temporrio Todos os projetos apresentam uma data de inicio e fim de forma bem
clara e objetiva. As datas de inicio e fim podem sofrer adiantamentos ou atrasos ou
ainda descontinuidade do projeto por falta de interesse ou outros motivos.
Especifico Todo projeto definido para atender a um objetivo que o torna diferente
de outros projetos da mesma natureza. Mostrando assim uma particularidade de cada
um. Exemplo a construo de vrios prdios com a mesma planta em terrenos
-1-
-4-
-5-
-6-
Apresentando o MS Project
Atualmente a Microsoft tem MS Project em duas verses, uma voltada para usurios
que utilizam um computador e que trabalham no dia a dia cadastrando seus projetos
individualmente e outra verso para o ambiente corporativo.
{pesquisar sobre as verses}
O MS Project 2010 um programa da famlia Office da Microsoft, que traz na sua
interface uma facilidade de uso herdada dos produtos anteriores do pacote e tambm
vrios anos de experimento e aperfeioamento. Com isso podemos aproveitar todo o
conhecimento que adquirimos ao usar produtos como MS Word, MS Excel e usar com
a mesma intuio no MS Project. Todas as barras de ferramentas so padronizadas e
com os mesmos significados.
Observe a janela abaixo e verifique a similaridade com os produtos citados no pargrafo
anterior.
1
2
3
4
5
Para que essa janela aparea necessrio os seguintes passos: menu Ficheiro,
selecione o item Opes.
Vamos comear por essa opo que aparece em primeiro plano na janela acima, a guia
ou aba Exibir. Vamos alterar o formato da data para que aparea no formato Seg
28/01/02 12:33, isso quer dizer que estamos fazendo com que o MS Project 2010
apresente a data junto com as horas, minutos e segundos. Assim podemos ter uma
exatido maior na hora de acompanhar as tarefas no nosso dia a dia, principalmente em
projetos de engenharia que podemos acompanhar mais de perto a produtividade de cada
recurso presente ao projeto. Maiores detalhes no vdeo que acompanha este curso no
tpico chamado configuraes do ambiente do MS Project 2010.
-8-
Para efetivar esta configurao para os prximos novos arquivos, aperte o boto Definir
como padro.
Um dado importante que deve ser inserido na criao do projeto so as datas de inicio
do projeto, a forma de agendamento, a data de status do projeto (ou data da medio),
calendrio do projeto e a prioridade padro dada a cada tarefa. Para automatizar esse
procedimento deve se alterar na guia Geral a opo Solicitar informaes ao criar
projetos.
Outra opo importante para quem usa muitos arquivos e no gosta de ficar procurando
nas pastas do computador os arquivos do Project aumentar o numero de entradas de
arquivos recm usados. O normal so 4 entradas, porm voc poder alterar esse
numero para a sua comodidade.
E por ultimo podemos configurar como ser a forma de salvamento dos arquivos do MS
Project 2010. Na guia Salvar informamos onde sero salvos os arquivos do Project bem
como de quanto em quanto tempo o programa pedir para salvar o projeto. importante
que se seu computador no tenha um sistema de proteo contra queda de energia
coloque esse valor bem baixo para evitar o desprazer de ter que refazer tudo caso ocorra
uma queda de energia, agora se a bateria do seu notebook estiver boa no precisa
colocar um valor muito baixo. Importante tambm que salve somente o arquivo ativo
pois se esta opo no estiver ativa todos os outros arquivos abertos tambm sero
salvos. O que pode resultar em salvamento de valores no desejados nos outros
arquivos.
-10-
-11-
Cadastro da Tarefa
O cadastro de tarefas se d pela simples digitao de seus nomes na coluna nome da
tarefa dentro do MS PROJECT, especificamente na coluna do grfico de GANTT.
Devemos digitar tanto as tarefas normais quanto as tarefas resumos, aquelas que apenas
demarcam grupos de tarefas em um dado momento do projeto.
Para cadastrar uma tarefa proceda da seguinte forma:
Menu principal Exibir, em seguida, escolha grfico de GANTT.
O campo Modo de Tarefa indica se uma tarefa foi agendada manualmente (tarefa
agendada manualmente: esse tipo de tarefa pode ser colocado em qualquer lugar do
agendamento sem que o Project faa um agendamento novamente; ela no se move
quando as informaes relacionadas tarefa so alteradas.) ou automaticamente (tarefa
agendada automaticamente: esse tipo de tarefa agendado com o uso do mecanismo de
agendamento do Project, considerando as restries de tarefa da conta, dependncias,
calendrios do projeto e calendrios de recursos.), oferecendo a voc a oportunidade de
decidir quanto controle deseja ter sobre o agendamento de tarefas em um projeto. Por
padro, as tarefas so definidas como agendadas manualmente, com uma data de incio,
data de trmino e durao definidas por voc. O Microsoft Project nunca mudar as
datas de uma tarefa agendada manualmente, mas voc poder ver avisos se houver
potenciais problemas com os valores inseridos. possvel alterar uma tarefa para
agendada automaticamente, fazendo com que o Project agende-a com base em
dependncias, restries, calendrios e outros fatores.
Outra dica importante desmarcar a opo As novas tarefas so controladas pelo
empenho . Quando voc atribui recursos (recursos: as pessoas, equipamentos e
materiais usados para executar as tarefas de um projeto.) a uma tarefa (tarefa: uma
atividade que tem um incio e um fim. Os planos de projetos so constitudos por
tarefas.), o Microsoft Office Project 2010 calcula quanto tempo a tarefa levar para ser
concluda com esses recursos. Se voc atribuir vrios recursos ao mesmo tempo, a
durao (durao: a extenso total do perodo de trabalho ativo necessrio para concluir
uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o incio at o trmino de
uma tarefa, conforme definido pelo calendrio do projeto e do recurso.) no ser
alterada em sua estimativa original. Entretanto, se voc atribuir recursos adicionais a
uma tarefa que j tem uma atribuio (atribuio: um recurso especfico atribudo a uma
determinada tarefa.), o Project calcular quanto tempo menos ela levar para ser
concluda com esses recursos adicionais. Concluda com esses recursos adicionais. Isso
conhecido como agendamento controlado pelo empenho (agendamento controlado pelo
empenho: o mtodo padro de agendamento do Project. A durao de uma tarefa
diminui ou aumenta conforme os recursos so adicionados tarefa ou removidos da
mesma, enquanto o empenho necessrio para conclu-la permanece inalterado.
Exerccio
Cadastre as tarefas como segue abaixo, no se preocupe com a durao ou datas.
Procure focalizar suas atenes neste momento em como usar a ferramenta.
Id
Nome da tarefa
-12-
Subordinando tarefas
Esta operao tem como objetivo criar uma estrutura hierrquica que identifique a
responsabilidade e a visualizao de informaes totalizadoras em diversos nveis. O
processo
de
subordinao
ocorre
da
seguinte
forma:
1 - Selecione as tarefas que esto abaixo da linha onde voc deseja fazer a
subordinao.
2 - Selecione o boto Recuo na barra de ferramentas de formatao, conforme figura
abaixo nas setas verdes.
Exerccio
1) No projeto de lanamento de produto faa a seguinte distribuio:
Id
Nome da tarefa
-13-
-14-
Na guia avanado aparece o campo prazo final onde representa o fim da tarefa. A
durao da tarefa informada mediante informaes histricas ou de especialistas
naquele tipo de tarefa esta informao deve ser baseada em condies normais de
trabalho. A analise de exeqibilidade feita posteriormente.
Todas as tarefas recebem a durao a partir do campo durao da tarefa. Sempre que
no informada aparece um 1d? indicando uma estimativa do MS Project. As datas vo
sendo calculadas a partir da data de inicio informada na opo de informaes sobre o
projeto no menu principal projeto. Alias este deve ser o primeiro passo na criao de um
projeto, mas que as vezes passa desapercebido, pois, podemos mudar a qualquer
momento.
-15-
Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nome da tarefa
Lanamento Comercial de Produto
Rotinas da Administrao
Comunicar Metas
Providenciar Registro
Contatar Veiculo Propaganda
Comprar Material Propaganda
Discutir Vendas
Reavaliar Processos
Discutir Lanamento
Conferir Material Propaganda
Distribuir Material Propaganda
Veicular Comercial
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Durao
4h
4d
3d
3d
4h
12h
6h
2d
3d
3dd
Lanar Produto
Rotinas de Produo
Produzir Prottipo
Produzir Produto
Produzir Embalagem
Pronto para Embalar
Embalar
Carregar
Distribuir
Teste de Qualidade
Colher/Testar Amostra
Analisar Resultados
Redigir Relatrio Tcnico.
2d
5d
14d
4d
0d
6d
2d
2d
6h
2d
2d
-17-
Veja que voc somente habilita o campo se alterar o tipo de tarefa para Unidade Fixa
ou Durao Fixa.
Dica importante toda tarefa com unidade de durao tipo decorrente definida
automaticamente pelo MS Project como tarefa de durao fixa. Experimente.
Exerccio
1) No projeto que estamos desenvolvendo altere as tarefas 3, 7 e 9 como sendo de
durao fixa.
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Lanar Produto
Rotinas de Produo
Produzir Prottipo
Produzir Produto
Produzir Embalagem
Pronto para Embalar
Embalar
Carregar
Distribuir
Teste de Qualidade
Colher/Testar Amostra
Analisar Resultados
Redigir Relatrio Tcnico.
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2d
9;11;12;21
5d
14d
4d
0d
6d
2d
2d
3
24
16
16;17
18
19
20
6h
2d
2d
15
23
24
PERT/CPM
Introduo
As tcnicas denominadas PERT e CPM foram independentemente desenvolvidas para o
planejamento e controle de projetos. Por volta do ano de 1950, no ps guerra, nos EUA
o departamento de defesa comeou a empregar estas tcnicas na construo de navios e
outras construes. Devido a utilizao sempre conjunta das duas tcnicas forou a
juno das duas tcnicas como se fosse uma s, da o termo PERT/CPM.
Mas o que venha ser PERT/CPM?
Este termo uma sigla em ingls: PROGRAM EVALUATION AND REVIEW
TECHNIQUE (PERT) e CRITICAL PATH METHOD (CPM), que ao ser traduzido fica
assim: TCNICA DO PROGRAMA DE AVALIAO E REVISO E MTODO DO
CAMINHO CRITICO.
A forma usada para expressar a forma de fazer algo de forma planejada e coordenada
atravs de um conceito de rede (grafos). Hoje em dia muito usado por engenheiros,
gelogos, gerentes de T.I, e outros profissionais que necessitam de uma viso grfica
do qu fazer.
Vamos a um exemplo emprestado pelos autores (Hiller/Lieberman, pg. 468).
Desafio
Suponha que uma empreiteira ganhou uma concorrncia de R$ 5,4 milhes para
construir uma planta industrial. O contrato inclui tambm as seguintes clausulas:
- Penalidade de R$ 300.000,00 se a empreiteira no completar a construo em 47
semanas.
- Um bnus de R$ 150.000,00 se a empreiteira completar a construo em 40 semanas.
A empreiteira resolveu elaborar uma lista, baseada em sua experincia anterior, como
segue abaixo:
Id. Atividade
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
Descrio Atividade
Escavao
Fundao
Paredes
Telhado
Encanamento Exterior
Encanamento Interior
Muros
Pintura Exterior
Instalao Eltrica
Divisrias
Piso
Pintura Interior
Acabamento Exterior
Acabamento Interior
Predecessora
A
B
C
C
E
D
E,G
C
F,I
J
J
H
K,L
Durao (semanas)
2
4
10
6
4
5
7
9
7
8
4
5
2
6
Observe que se realizssemos a obra uma tarefa aps a outra levaramos 79 semanas.
No entanto, e para a nossa sorte, h tarefas que podem ser realizadas em paralelo uma
com outra. Este conceito chamado de simultaneidade. A simultaneidade nos permite
-21-
Rede Pert/Cpm
A analise da rede PERT/CPM nos permite tirar concluses a cerca de algumas
perguntas bsicas dentro de um planejamento. A primeira delas : qual a durao total
do projeto? A segunda: Qual o caminho critico? Ou seja, quais atividades no podem
sofrer atrasos?
Para responder a estas perguntas devemos usar um calculo que nos permite levantar
dentro do conceito de caminho critico as folgas de cada caminho dentro da rede.
Observe os vrios caminhos que temos, ou possibilidades de execuo dentro do
projeto.
Caminho Critico
Vamos comear calculando o comprimento de cada caminho dentro da rede. O
comprimento de um caminho dado pela soma das duraes de cada tarefa. Observe
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-23-
-24-
Os tipos de restries
Restrio
Emprego
Deve iniciar em
Deve terminar em
No iniciar antes de
No iniciar depois de
No Terminar antes de
No Terminar depois de
Exerccio
1) Na tarefa veicular comercial, verifique a posio no grfico de GANTT a barra de
desenvolvimento da tarefa e em seguida colocar a restrio para o mais tarde possvel e
verificar o seu posicionamento aps a alterao.
2) Observe que se voc colocar como restrio o mais breve possvel tarefa Comprar
material de propaganda para o mais tarde possvel veja o que acontece s tarefas
sucessoras dela. Em seguida volte a restrio para o mais breve possvel.
Em um projeto devemos sempre pensar que tarefas que podem causar atrasos devemos
colocar suas datas com certa margem de erro, por causa de prazos entrega que podem
no ser cumpridos por parte dos fornecedores, parceiros ou mesmo empregados para
evitar que as tarefas se acumulem mais prximos ao fim do projeto provocando perdas
de qualidade e atropelos e gastos extras.
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Observe nesta janela que temos diversos recursos a serem explorados na criao de um
calendrio. O campo Para Calendrio temos uma lista de opes que nos permite
selecionar, dentro da coleo de calendrios padro bem como nos criados pelo usurio,
para que possa ser feita alteraes no mesmo. Sempre que criamos um novo calendrio
devemos nos basear num calendrio padro ou em algum j criado. A vantagem de se
usar um calendrio existente so as datas de feriados e horrios especficos que podem
ser alterados e ou aproveitados. Para se criar um calendrio a partir de um j existente
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Logo abaixo do calendrio vemos duas abas onde devemos cadastrar as excees e ou
semanas de trabalho, observe que temos os campos nome, inicio e concluir. Na coluna
nome devemos dar um nome para a exceo como por exemplo dias de expediente meio
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Observe que os botes Detalhes... e Excluir so ativado permitindo acesso a uma outra
tela de propriedades que nos permite configurar com maior exatido a ocorrncia de
cada uma das excee. A apertar o boto Detalhes a tela mostrara com a que se segue.
Observe na barra de ttulos da janela que o nome da exceo aparece dando certeza que
estamos configurando mais detalhes da ocorrncia. Podemos identificar como dia de
folga ou perodo de trabalho. No caso de perodo de trabalho pode se determinar os
horrios de funcionamento do mesmo, preenchendo as colunas De e At.
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A tela segue o mesmo padro da anterior. Observe novamente que o boto excluir agora
no esta ativo, isto porque o horrio padro um modelo e como tal no devemos
excluir somente modificar. Ao apertar o boto Detalhes aparece na tela a seguinte
janela:
-30-
-31-
-32-
-33-
Nome do recurso
Diretor
Secretria
Ger. Executivo
Ger. Administrativo
Produo
Qumico
Distribuidor
Ag. Publicidade
Vendedor
Caminho
Motorista
Ajudante
Reagente
Kit de Limpeza
Tipo
Rotulo do
material
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Material Gales
Material Conjuntos
Inici
ais
DI
SE
GE
GA
PR
QI
DT
AP
VN
CM
MO
AJ
RE
KL
Grup Unid.
o
Mx.
DIR
3
DIR
3
PRO
1
DIR
1
PRO 100
PRO
2
MKT 100
MKT
1
MKT 15
EQP
12
PRO
12
PRO
1
MAT
MAT
Tx.
Padro
50,0/hr
12,00/hr
18,00/hr
16,00/hr
6,00/hr
12,00/hr
0,00/hr
0,00/hr
8,00/hr
3,00/hr
12,00/hr
4,00/hr
R$1,30
R$50,00
Tx Hr
Extra
0,00/hr
18,00/hr
27,00/hr
24,00/hr
9,00/hr
18,00/hr
0,00/hr
0,00/hr
12,00/hr
0,00hr
18,00/hr
6,00/hr
Custo/uso Anunciar
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
R$20,00
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Incio
Incio
Calendrio
base
Administrao
Administrao
Produo
Administrao
Produo
Produo
Administrao
Administrao
Produo
Produo
Produo
Produo
fazer isso atravs da tela de informaes da tarefa como voc j esta vendo ai
no nosso curso.
Mas se voc precisar colocar mais detalhes a respeito voc deve usar um
caminho um pouco mais complexo. Veja como:
1) Com a tela no grfico de GANTT selecione o menu janela.
2) Agora voc d um clique no painel inferior que se abre.
3) Selecione o menu principal Formatar.
4) Escolha a opo cronograma do recurso
Aps fazer estes passos voc dever ver a seguinte tela:
Outra opo que podemos usar selecionar a tarefa que desejamos fazer a
atribuio de recurso e em seguida apertar no teclado simultaneamente as teclas
ALT + F10 e a tela abaixo dever aparecer.
Exerccio
1) Fazer a atribuio de recursos s tarefas de nosso projeto de acordo com a
tabela abaixo:
Nome da tarefa
Comunicar Metas
Nome recurso
Unid. Trabalho Atraso
Diretor
3
*
*
Secretria
3
*
*
Ger.Administrativo
*
*
*
Ger. Executivo
*
*
*
Providenciar Registro
Secretria
*
*
*
Ger.
*
*
*
Administrativo
Contatar Veiculo Propaganda Secretria
*
*
*
Comprar Material Propaganda Secretria
*
8h
8h
Ger.
*
*
*
Administrativo
Discutir Vendas
Secretria
*
*
*
Distribuidor
100
*
*
Vendedor
12
*
*
Reavaliar Processos
Diretor
2
*
*
Secretria
Discutir Lanamento
Diretor
Secretria
Ger. Executivo
Ag. Publicidade
Conferir Material Propaganda Secretria
Distribuir
Material Motorista
Propaganda
Caminho
Veicular Comercial
Ag. Publicidade
Lanar Produto
Diretor
Secretria
Ag. Publicidade
Produzir Prottipo
Ger. Executivo
Produo
Produzir Produto
Produo
Produzir Embalagem
Produo
Embalar
Ger. Executivo
Produo
Carregar
Caminho
Motorista
Ajudante
Distribuir
Caminho
Motorista
Ajudante
Vendedor
Colher/Testar Amostra
Ger. Executivo
Qumico
Analisar Resultados
Redigir Relatrio Tcnico.
3
3
*
*
*
12
12
*
3
3
*
*
25
80
40
*
25
12
12
12
12
12
12
12
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Reagente
Kit Limpeza
*
*
*
*
Quimico
Ger. Executivo
Quimico
*
*
*
*