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Brasília – DF
Dezembro / 2008
i
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIDADE E
CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO – FACE
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO
Brasília – DF
Dezembro / 2008
ii
_________________________________________________________________
FLÁVIO GERMANO PETRY
O ACADÊMICO SOLICITA APRESESENTAÇÃO DA MONOGRAFIA: ( )SIM (X ) NÃO
_________________________________________________________________
JOSÉ CARNEIRO DA CUNHA OLIVEIRA NETO, ADM/FACE/UnB
(ORIENTADOR)
O ORIENTADOR SOLICITA APRESESENTAÇÃO DA MONOGRAFIA: ( )SIM ( ) NÃO
_________________________________________________________________
EVALDO CESAR CAVALCANTE RODRIGUES, ADM/FACE/UnB
(COORDENADOR DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO)
_______________________________________________________________
CARLOS ROSANO PENA, ADM/FACE/UnB
(EXAMINADOR)
iv
Dedicatória
Agradecimento
Epígrafe
Marion Harper
Melachurras
vii
Sumário
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 12
1.1 Caracterização do setor ......................................................................................... 12
1.2 Caracterização da empresa .................................................................................... 12
1.3 Definição do Problema ......................................................................................... 13
1.3.1 Limites do Projeto......................................................................................... 13
1.4 Objetivos .............................................................................................................. 14
1.4.1 Objetivo Geral .............................................................................................. 14
1.4.2 Objetivos Específicos.................................................................................... 14
1.5 Justificativas ......................................................................................................... 14
3 METODOLOGIA ...................................................................................................... 32
3.1 Especificações da Pesquisa ................................................................................... 32
3.1.1 Coleta de Dados ............................................................................................ 32
3.1.2 Entrevista...................................................................................................... 32
3.1.3 Análise dos dados ......................................................................................... 32
APÊNDICES ...................................................................................................................... 44
APÊNDICE A: INSTRUMENTO DE PESQUISA ........................................................... 45
viii
ANEXOS ............................................................................................................................ 46
ANEXO I: SISTEMA GEPAD (Retaguarda) ................................................................... 47
ANEXO II: SUBSISTEMA GEPAD – PDV (Frente de Caixa) ....................................... 48
ANEXO III: CADASTROS ............................................................................................... 49
ANEXO IV: CORREÇÕES DE ESTOQUE..................................................................... 53
ANEXO V: FINANCEIRO ................................................................................................ 53
ANEXO VI: CONTROLES ............................................................................................... 54
Lista de Figuras
Figura 1.2.1: Organograma da empresa
Figura 2.1.1: Modelo do Sistema de Informação
Figura 2.3.1: Estágios da TI
Figura 2.4.1: Componentes do Sistema de Processamento
Figura 2.5.1.1: O cliente com função controladora e o marketing com função integradora
Figura 2.5.2.1: Estrutura de ERP
Figura 4.1.1: Estrutura do software GEPAD
Figura 4.1.2: Análise do sistema GEPAD baseado na ISO/IEC 15504
Figura 4.2.1: Processos básicos da empresa
Figura 4.2.2.1: Processo de Venda
Figura 4.2.3.1: Controle de Estoque
Figura 4.3.1: Quadro comparativo do Sistema GEPAD X Caso Estudado
x
Lista de Abreviaturas
PBC – Produtos Baseados em Computador
CRM – Customer Relationship Management
DF – Distrito Federal
EDI – Electronic Data Interchange
ERP – Enterprise Resource Planning
ISO – International Standard Organization
MKT – Marketing
MPE – Micro e Pequena Empresa
PDV – Ponto de Venda
PROPAN – Programa de Apoio à Panificação
RH – Recursos Humanos
SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas
SI – Sistemas de Informações
SIG – Sistemas de Informações Gerenciais
TEF – Transferência Eletrônica de Fundos
TI – Tecnologia da Informação
TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação
xi
Resumo
O presente projeto de monografia busca propor uma análise da viabilidade de
implementar sistemas de informações gerenciais, por meio de um software, em uma padaria
de pequeno porte do Distrito Federal. O referencial teórico permitiu levantar as ponderações
de diversos autores acerca dos processos de sistemas de informações e a aplicabilidade de
algumas tecnologias de informação e comunicação, bem como os métodos de avaliação de
softwares. Para as análises propostas foram considerados os processos organizacionais e as
atividades adotadas pela empresa, assim como a sua capacidade operacional. Uma vez
delimitado o estudo, os dados foram confrontados com uma avaliação realizada do software
GEPAD, desenvolvido pela empresa Soriodev. Ao final das análises foi passado um veredicto
a respeito da viabilidade da implementação, ponderando as possíveis alterações e
investimentos necessários.
1 INTRODUÇÃO
1.1 Caracterização do setor
A atividade de panificação é tão antiga quanto à própria história moderna. Há
relatos de produção do pão desde o antigo Egito. Os egípcios se dedicavam tanto ao pão
que eram conhecidos como "comedores de pão" e eram, com certeza, os melhores
padeiros do mundo antigo.
No Brasil não poderia deixar de ser diferente, juntamente com os primeiros
colonizadores vieram os primeiros comércio de panificação. Atualmente é um setor
atuante na economia e que vem apresentando crescimento contínuo. Segundo uma
pesquisa do Programa de Apoio à Panificação – PROPAN, o setor obteve um
crescimento na ordem de 7,9 % no ano de 2006 e essa tendência se evidenciou, em
2007, com um crescimento de 13,25% na média nacional. (ABIP, 2008).
Fonte: Autor
Figura 1.2.1: Organograma da empresa
1.4 Objetivos
1.5 Justificativas
Segundo o SEBRAE (2007), constata-se que 22% das MPE’s com até quatro,
três e dois anos de atividade encerram suas atividades antes dos dois primeiros anos de
existência e que os empresários estão se preocupando, cada vez mais, com o
planejamento e a organização empresarial.
A dinamicidade do mercado tem exigido tomada de decisões rápidas por parte
dos gestores. Porem uma decisão deve ser embasado em argumentos válidos com
informações relevantes. Assim fez-se necessário verificar a viabilidade de se
implementar um sistema de informações que atenda as especificidades do mercado de
panificadoras.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 Sistemas de informação
Observa-se que a informação tem a sua origem na coleta de dados, os quais, por
sua vez, são organizados e recebem significado de acordo com um contexto
previamente delimitado. Os gestores necessitam de informações de qualidade (são
relevantes, precisas, acessíveis, concisas, claras, quantificáveis e consistentes) para
solidez nas decisões.
Os dados podem ser visualizados e discutidos de forma isolada, ou seja,
desconectados do contexto de seus usuários. Para que os dados se transformem em
informação útil, eles precisam ser decodificados, organizados e contextualizados, de
acordo com as necessidades dos responsáveis pelo processo decisório. Em outras
palavras, os dados representam a matéria-prima, à qual são agregados valor de utilidade,
de acordo com propósitos preestabelecidos, transformando-os em informação para
aquele fim específico.
Bio (1985, p. 45) afirma:
...a essência do planejamento e do controle é a tomada de decisão. Esta, por sua vez,
depende de informações oportunas de conteúdo adequado e confiável. Isso o pressupõe
certo grau de consciência por parte dos executivos sobre os processos decisórios em que
estão envolvidos e o desenvolvimento de um sistema de informação sintonizado com as
necessidades de informação desses processos decisórios.
dados facilita a atividade do homem por conseguir trabalhar com eficácia uma grande
massa de dados em um curto período de tempo.
Para Foina, (2001) existem fatores que se relacionam entre as empresas e o
mundo externo por meio de troca de informações, insumos e produtos em geral.
Constata-se assim a relevância da informação para uma empresa. Num mundo
globalizado e altamente informatizado, a informação é um dos produtos mais valiosos
para a gestão da empresa. A informação certa, no formato adequado e na hora certa
pode mostrar oportunidades ou ameaças de negócios.
O intercambio necessário para a geração de informação é um desafio entre os
técnicos de informática e os administradores. Daft (1999) propõem que eles devem
selecionar e identificar, a partir de uma enorme quantidade de dados, somente as
informações necessárias para uma determinada finalidade. Para serem úteis, os dados
devem ser processados para produtos de informação acabados, que têm relevância e
utilidade para o destinatário. A informação são os dados que foram convertidos em um
contexto significativo e útil para usuários específicos.
Em um ambiente competitivo e globalizado, a necessidade de se ter um maior
conhecimento do mercado ou da própria empresa não se resume apenas nas grandes
corporações, mas também nas micro e pequenas empresas. Elas precisam estar a par da
situação dos concorrentes de seu próprio negócio para poder enfrentar as dificuldades e
até expandir seus empreendimentos (BRISOLA, 1990). Para micro, pequenas, médias
ou grandes empresas a solução para essa necessidade de conhecimento é a implantação
de um Sistema de Informação - SI, aliada a uma estrutura tecnológica que propicie
controle interno e auxilie na redução do risco na tomada de decisões.
De acordo com Freitas (1997, p.96):
2.3 Estágios da TI
Pode- se utilizar os estágios de crescimento de processamento de dados de Nolan
(1979) para estudar uma organização e sua utilização de TI. Os estágios são: iniciação,
contágio, controle, integração, administração de dados e maturidade, cabendo destacar a
existência do ponto de transição entre os estágios de controle e integração, além de
enfatizar os aspectos referentes à assimilação da TI pelos usuários e sua participação e
seus processos.
20
Pessoas
2.5.1 CRM
que aliada à tecnologia permite que ela obtenha rapidamente todas as informações
necessárias sobre o cliente, e refere-se a uma estratégia de negócio voltada a entender,
atender (se possível antecipar) e administrar as necessidades atuais e potenciais de um
cliente. É um modelo de gestão que a empresa adota quando entende o relacionamento
com os clientes como um diferencial competitivo ao seu negócio e para isso, o seu uso
deverá estar aliado ao conhecimento da atividade de Relações Públicas e de marketing
de relacionamento. (KANTER, 2001)
Considera-se o CRM como um conceito de negócios que visa um melhor
relacionamento e interação com os clientes. Além de representar uma das práticas de
gestão do conhecimento na empresa, é também uma ferramenta que dá suporte ao
sistema ERP, apoiando-o no filtro das informações gerenciais. (SOUZA, 2003)
2.5.2 ERP
A evolução dos Sistemas Aplicativos dentro das Organizações deu origem aos
atuais ERP – Enterprise Resource Planning, responsáveis pela movimentação de um
mercado cada vez maior, envolvendo grandes cifras financeiras. Os primeiros sistemas
desenvolvidos nas empresas tinham o objetivo de reduzir um enorme trabalho manual,
melhorando os controles internos. Eram exclusivamente batch, isto é, processavam as
informações em lotes e eram departamentais, não se falava, nem se imaginava um
sistema integrado. A comunicação do homem com o computador, à época chamada de
cérebro eletrônico, era feita por meio de cartões perfurados e listagens. (SWARTZ,
2004)
Uma ferramenta ERP é composta por uma arquitetura de software desenvolvida
para facilitar o fluxo de informações entre todos os departamentos da empresa e suas
atividades, tais como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. Existe um
único banco de dados operando em uma plataforma comum que deve interagir com um
conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em
apenas um ambiente computacional.
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Gerenciamento do
Análises de Negócios Relacionamento com o
Cliente (CRM)
Sistema
Gerenciamento da
Produção ERP
Planejamento e
Controle de Custos
Gerenciamento
Financeiro
Gerenciamento de
Recursos Humanos
Gerenciamento da
Cadeia de Suprimentos
3 METODOLOGIA
Foi realizado um estudo de caso a fim de levantar as características, histórico e
processos de uma empresa a fim de confrontar com as funcionalidades de um software
de gestão já existente no mercado.
Cabe ressaltar que este estudo é qualitativo, por tratar de um estudo subjetivo,
com análise de conteúdo e é não-probalístico, devido à conveniência e acessibilidade.
3.1.2 Entrevista
A entrevista foi realizada, pelo pesquisador, presencialmente e com o suporte de
um formulário semi-estruturado para fornecer flexibilidade na condução da entrevista.
O entrevistado foi escolhido não - aleatoriamente, devido à necessidade de
garantir que o entrevistado conseguisse ter uma visão holística dos processos da
empresa.
Fonte: Autor
Figura 4.1.1: Estrutura do software GEPAD
4.1.2 Logística
Possui um controle de entrega da pedidos. Nele são classificados de quatro
formas: Romaneio, Pedido Extra, Delivery e Vem Pegar. Com base na solicitação dos
clientes, é possível gerar relatórios de entregas, relacionados quanto ao prazo,
quantidades e localidades.
4.1.3 Marketing
Existe a possibilidade de cadastramento de clientes e emissão de cartões com
seus respectivos códigos chaves. Umas das possíveis proposições que o sistema permite
é que sejam traçados políticas de fidelização de cliente por meio de tabelas de preços
diferenciadas. Assim, pode-se vincular a cada cliente seu grau de rentabilidade para a
empresa e, caso seja interessante, repassar para suas compras uma tabela de preços
diferenciada.
4.1.4 Financeiro
Auxilia no cálculo do custo dos produtos compostos (produzidos), definição de
preços com base na margem de lucro, controle de entradas e saídas (fluxo de caixa),
registro de vendas (PDV – Frente de Caixa), análise de rentabilidade, etc.
4.1.5 Estoque
Permite o controle do estoque quanto à saída (consumo) e entrada (compra),
acompanha o giro de estoque e informa quanto ao prazo de validade dos lotes estocados.
4.1.6 Estatísticas
O sistema ainda conta com ferramentas estatísticas que auxiliam na visão
gerencial.
a) Resultado do período – é uma consulta dos totais de vendas e compras de um
período, discriminando o total e a porcentagem de cada forma de pagamento
nestes totais. Ainda são mostrados os créditos e débitos, além do saldo do
caixa.
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b) Curva ABC – é uma estatística que visa classificar elementos de acordo com o
quanto representam no movimento total. A leitura correta destes dados
permite a identificação dos melhores e dos piores itens.
c) Evolução Mensal – Esta consulta permite a totalização de alguns valores do
sistema, como financeiro e vendas, possibilitando a comparação mês a mês
destes valores, de duas formas:
i) Cumulativa: marcando a opção Acumular Valor, o valor do mês anterior é
somado ao seguinte, calculando a elevação % mês a mês e no período.
ii) Não cumulativa: esta opção permite a comparação mês a mês, sem
acúmulo de valor de um mês para outro, realizando a mesma comparação
%.
A primeira opção funciona como um cálculo de elevação de capital, no qual
você acompanha o valor de uma conta, e é mais útil para o financeiro. A
segunda opção permite realizar efetivamente a comparação mensal, útil
principalmente para as vendas.
d) Previsão de Estoque – tenta estimar o consumo médio diário e mensal de
produtos e a data em que o estoque irá acabar. Os dados obtidos podem não
ser tão preciso, principalmente se o produto analisado tem venda sazonal, ou
seja, vende mais em determinadas épocas do ano. Basicamente, a previsão de
estoque considera um histórico de 90 dias, calculando o volume de vendas e
uma estimativa de quanto foi consumido de cada produto com base na receita
cadastrada, além de perdas e quebras. Com base no estoque atual de cada
produto, é feita a divisão com base na média diária, e dela é obtido o número
de dias estimado para que o estoque acabe. De acordo com este prazo, os itens
são coloridos em tonalidades que vão de azul, verde, amarelo, vermelho e
roxo, a fim de facilitar a identificação visual da situação do estoque de cada
produto. Pode-se filtrar a consulta por nome de produto, setor ou categoria,
para diminuir o resultado final.
Percebe-se que o software GEPAD busca consolidar as informações mais
relevantes a fim de fomentar um sistema de gestão semi-integrado. Para auxiliar o
administrador, o sistema permite que sejam emitidos relatórios gerenciais e de simples
consultas em quase todas suas funcionalidades.
A avaliação do software foi feita com base em simulações que foram realizadas
no sistema. Criaram-se diversos cenários que possibilitaram os testes de todas as
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Fonte: Autor
Figura 4.2.1: Processos básicos da empresa
A empresa não possui muitas informações formalizadas. Os controles de estoque
e financeiro são feitos pelo proprietário, em sua maioria, intuitivamente, assim são
realizados poucos registros sobre as transações correntes. Os processos produtivos
concentram-se na cozinha, onde são preparados os produtos compostos (fabricados pela
própria padaria). No processo de venda há uma intermediação entre as atendentes do
balcão e o caixa.
Fonte: Autor
Figura 4.2.1.1: Processo de produção
Fonte: Autor
Figura 4.2.2.1: Processo de Venda
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4.2.3 Controles
Os controles que se evidenciam são os controles de estoque e de fluxo de caixa,
ambos realizados pelo proprietário da empresa de forma intuitiva.
A empresa possui dois tipos de estoques:
a) Estoque de matéria prima – Situada na cozinha. Contém produtos que são
utilizados para a fabricação de produtos compostos. É verificado diariamente
pelas cozinheiras e, conforme a quantidades de matéria prima diminui, é
repassada verbalmente a necessidade de reposição para o proprietário.
b) Estoque de produtos finais – Composto pelos produtos de pronta entrega, em
sua maioria disposta em gôndolas, refrigeradores e estufas climatizadas.
Ficam expostas diretamente ao consumidor e a todos que estão no campo de
visão, dessa forma, o controle é feito visualmente.
Geralmente a baixa no estoque ocorre por conta do consumo dos itens, porem há
casos em que os produtos perdem seu prazo de validade, ocasionando na baixa de itens
do estoque.
Fonte: Autor
Figura 4.2.3.1: Controle de Estoque
APÊNDICES
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Formulário Semi-Estruturado
A Instituição
Processos da Empresa
5) Quem são os funcionários que lidam com essas informações e por qual motivo
elas precisam desse acesso?
Percepções do Entrevistado
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ANEXOS
47
Para produtos compostos (utilizam produtos cadastrados como matéria prima) há uma
opção de incluir a composição da receita. Com base nas informações imputadas, nos
dados das matérias primas, é feito o calculo de custo automaticamente.
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ANEXO V: FINANCEIRO
Abertura / Fechamento de Caixa
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Produção
55
Estoque
56
Controle de Funcionários
Histórico de Funcionários
57
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
DAVIS, S.; DAVIDSON, B. Visão 2020 : administrando sua empresa hoje para
vencer amanhã. Rio de Janeiro : Campus, 1993.
GATES, B. Como uma pequena empresa pode competir? Jornal Folha de São Paulo:
caderno de informática. Quarta-feira, 17 de junho de 1998, p.6.
KEEN, P.G.W.: “Information Technology and the Management Theory: The Fusion
Map”. IBM Systems Journal, v.32, n.1, p.17-38, 1993.
PORTER, M.E. & MILLAR, V.E. “How information gives you competitive
advantage”. Harvard Business Review, v.63, n.4, p.149-160, Jul./Aug. 1985.
SWARTZ, D.; ORGILL, K. Higher Education ERP: lessons learned. Disponível em:
<http://net.educause.edu/ir/library/pdf/EQM0121.pdf> Acesso em 25 de setembro de
2008.