DICAS PARA BOAS REUNIES

ANTES DA REUNIO
Analisem a sua real necessidade.
Se o assunto proposto pode ser tratado por meio eletrnico ou depende (r) de
procedimentos de outros rgos ou setores, considere a possibilidade de postergar o seu
agendamento para uma poca mais adequada.
Definam uma pauta que deve conter, no mnimo, os seguintes itens:
Tema da reunio.
Motivo da sua realizao.
Tpicos agendados.
Data, horrio e durao prevista.
Analisem a relao entre os tpicos agendados e a durao prevista.
Adequar o tempo aos assuntos, se necessrio.
Considerem as Pessoas que voc gostaria que participassem da reunio e o objetivo
da presena de cada um.
Apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinio, em geral
isto pode ser feito apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.
Envolva no apenas os tomadores de deciso. Uma reunio s com as pessoas
diretamente envolvidas tem mais chances de ser produtiva.
Coloque pessoas que so capazes de resolver os problemas.
Solicitem o agendamento da reunio com antecedncia de, pelo menos uma semana.
A antecedncia necessria depende do tema e do contexto. Reunies marcadas co pouca
antecedncia tendem a no produzir decises to eficientes quanto as marcadas com
tempo suficientes para os participantes reunirem e atualizarem informaes.
Urgncias so urgncias, mas deixar de planejar e acertar as datas e dimensionar o tempo
necessrio um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade da reunio.
Tenham uma poltica clara e explicitada sobre telefonemas, computadores e
smartphones durante as reunies.
DURANTE A REUNIO
Estejam presentes no horrio marcado para o inicio da reunio.
O tempo de cada uma dos envolvidos tem o mesmo valor.
Lidem com participantes temporrios.
Com uma pauta bem definida, podem-se dispensar os participantes que forma chamados
apenas para um ponto especifico da mesma, depois de tratado. Deixe isto bem claro.
Procurem no perder de vista o motivo, a pauta e a durao da reunio, conforme
agendado.
Uma reunio efetiva, deve se desenvolver de forma que o tempo seja bem distribudo no
seu desenrolar, preferencialmente em trs momentos-chave. (Scott Berkum). Quando:
1. A reunio completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam
que j chega de introdues e preliminares;
2. Faltam 15 minutos para o horrio previsto para o seu trmino, para que as discusses
finais (ou de fechamento) se iniciem.
3. Faltam 5 minutos para o termino para que se inicie a reviso do que foi decidido,
prximos passos e quem o responsvel por o que. Se tiver como, combine com o
secretrio para tentar fazer a reunio terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
Definam um secretario encarregado do relgio e do registro.
O secretario deve ficar encarregado de:
Acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que sero todos discutidos.
Fazer a pauta avanar ao perceber que est sendo dedicado muito tempo a algum
problema secundrio.
Tomar notas sobre as decises relacionadas e
Gerar uma ata sumarizando-se, preferencialmente at o final da reunio.
Registros posteriores tendem a perder em qualidade e quantidade de informaes
sobre a reunio.

Cinco minutos antes de terminar a reunio, ler as anotaes sobre as decises tomadas
para certificar-se de que esto todos de acordo e tomar as assinaturas dos presentes.
Conduzam a reunio de forma efetiva.
Tenham em mente que qualquer reunio precisa ter um condutor que dever ser
anunciado e se encarregar de:
Administrar um tempo para que cada participante exponha suas ideias.
Procurar no fugir da pauta, evitando que a reunio se prolongue com discusses
que pertencem a outra reunio.
Intervir quando algum tiver falando muito ou com muita frequncia, todos devem
participar.
Desestimular a polarizao e os monlogos.
Gerar decises efetivas, incluindo o prximo passo de cada tema, o responsvel por
ele e seu prazo.
Deixar a discusso de temas fora da pauta apenas para o final, aps encerrar a
pauta divulgada previamente.
Pular as discusses operacionais paralelas que possam ser melhor discutidas, entre
os envolvidos nos ps-reunio
Abrir a palavra para as consideraes finais: verifique se algum tem comentrios
adicionais sobre os temas que estiverem em pauta.
NO ENCERRAMEENTO O CONDUTOR DEVE:
Certificar-se de que todos os participantes estejam presentes. Se algum saiu da
reunio e no voltou.
No h como o encerramento sugerir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o
fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele o quanto antes.
Terminar, a reunio no horrio agendado, mesmo que a pauta no tenha fechado.
Repassar brevemente, os principais pontos discutidos.
Basear-se em suas anotaes, prestar ateno na realimentao e registrar,
especialmente, se algum discordar delas, retificando-as.
Repassar, no to brevemente, a lista do que precisar ser feito, por quem a at
quando.
Possivelmente este o ponto crucial e quase sempre, o motivo da solicitao ou
necessidade de reunio o prximo passo de cada tema, o responsvel por ele e seu
prazo explore-o at no restar qualquer duvida, ambiguidade ou margem para confuso.
Agendar a prxima reunio se for o caso.
Planejem juntos, e neste momento, o prximo encontro e a pauta a ser tratada.
Encerrar a reunio de forma positiva.
Pouca gente gosta de reunies. Agradea a todos por sua participao, deixe claro que
valoriza esforo e a presena de cada um, e reforce a importncia do que foi discutido.
DEPOIS DA REUNIO
Caso a ata no tenha sido gerada durante a reunio, para ser lida divulgada para os
participantes no encerramento, providenciem para que seja feita e divulgada para os
participantes o mais breve possvel, com o registro de forma clara e direta das decises
tomadas.
LEMBRETE: exceder a durao definida para uma reunio denota, quase sempre, lapso de
ateno no seu planejamento e agendamento.