Logos Concursos Apostilas Eletrnicas

O nosso objetivo a sua aprovao.

Apostila de Arquivologia
Concurso do TRE-RJ

Cargo: Tcnico Judicirio

Administrativo

AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES

O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do

termo ingls records management. O primeiro originrio da ex-presso francocanadense gestion de documents e o segundo uma verso ibero-americana do conceito
ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de

Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral
relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao
final dos documentos.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado

em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas
visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e
avaliao de arquivos.

No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente 1 .

RACIONALIZAO,

EFICINCIA,

PRESERVAO DA MEMRIA
__________________________

1.

Lei n 8.159, de 08/01/91, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, art. 3.

GESTO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de

qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como
preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua
produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva.

Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s

idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da
produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das
transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos
ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

. documentos vigentes,
1a.idade
Freqentemente consultados
ARQUIVO CORRENTE

. final de vigncia; documentos que aguardam prazos

2a.idade
longos de prescrio ou precauo;
ARQUIVO INTERMEDIRIO
. raramente consultados;
e/ ou CENTRAL
. aguardam a destinao final:
eliminao ou guarda permanente
. documentos que perderam a vigncia administrativa,
3a.idade
porm so providos de valor secundrio ou histricoARQUIVO PERMANENTE
cultural

Idade do

Valor

Documento

Durao

Freqncia de Uso/

Local de

Mdia

Acesso

Arquivament
o

Imediato

ouCerca

de

5- documentos vigentes

Arquivo

ADMINISTRATIVA Primrio

anos

- muito consultados
-

acesso

restrito

Corrente
ao(prximo

organismo produtor
I - Primrio
reduzido

ao

produtor)

- documentos vigentes
5+ 5=10anos - regularmente

INTERMEDIRIA

Arquivo

consultados

Central

- acesso restrito ao

(prximo

organismo produtor
- documentos vigentes

administrao)
Arquivo

II - Primrio

10+20=

- prazo precaucional longo Intermedirio

mnimo

30anos

- referncia ocasional

(exterior

- pouca freqncia de uso Instituio ou

- acesso pblico medianteanexo

ao

III Secundrio30+20=
autorizao
Potencial

Arquivo

50anos
Permanente)
- documentos que perderam

Secundrio
HISTRICA

Mximo

a vigncia
Definitiva

- valor permanente

Arquivo

- acesso pblico pleno

Permanente
ou Histrico

So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente

consecutivos:

1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas

de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de
reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local.
3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos
conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e
desprovidos de valor probatrio e informativo.

A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de

polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas
quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o
administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a
avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico.
No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas
de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas
preencham novamente todos os espaos disponveis.

AVALI AO DE DOCUMENTOS

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato

e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa,
bem como para a preservao do patrimnio documental.

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda

para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a
fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.

A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de

classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos,
numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas
documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do
servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o
seqencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no
momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de documentos gerados no exerccio
de funes diversas, o que dificulta a recuperao do contexto original de produo. A
avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica implica basicamente a anlise
de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental
acumulada com o decorrer do tempo. freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o
que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia
identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso
imediatista, a liberao de espaos.

Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre

documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou
cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.

AVALIAO DE DOCUMENTOS: OBJETIVOS

. Reduo da massa documental

. Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes
. Eficincia administrativa
. Melhor conservao dos documentos de guarda permanente
. Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite)
. Liberao de espao fsico. Incremento pesquisa

A exploso da produo documental

Digitalizao de documentos:
O mercado brasileiro cresce aceleradamente

Se voc tem a idia que at o ano 2000 o volume mundial de papel gerado ir cair
vertiginosamente devido s novas tecnologias, um ligeiro engano. Segundo uma

pesquisa publicada na Revista Fortune, EUA, um bilho de documentos so

produzidos nos Estados Unidos, todos os dias. E no s isso.
Os nmeros so gigantescos. Mais de 300 milhes de documentos permanecem em uso
(ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez que so acessados. Um documento
copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses de fax geram mais de 85 milhes de
pginas por ano. Devido a toda essa papelada, um tpico funcionrio de escritrio
gasta 40% do seu tempo gerenciando documentos.
A AIIM - Association for Information and Image Management Internacional
(Associao Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informao), com sede nos
EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com uma grande empresa de
consultoria daquele pas, em 1989. O estudo revelou que toda a informao estava
armazenada

nas

seguintes

mdias:

papel,

95%,

microfilmes,

4%,

meios

magnticos/eletrnicos, 1%. Trs anos mais tarde, um estudo semelhante revelou a

situao em 1999: papel, 92%, microfilmes, 3%, mdias pticas, 5%.
Ningum deve se entusiasmar porque o papel diminuir 3%, ou porque o microfilme
decrescer 1% ou porque o mercado de discos pticos ir explodir em 4%. O que
ocorre - todos sabem - que o volume da informao
- quase sempre em papel - duplica anualmente.
(Fonte: Mundo da Imagem. So Paulo, CENADEM, jul.ago./96)

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSO DE AVALIAO DE

DOCUMENTOS

1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade

e autoridade equipe responsvel;
2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliao;
3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e
atividades de cada uma de suas unidades;
4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e
encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no
exerccio de suas competncias e atividades;
5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite;
6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo,
legal, fiscal, tcnico, histrico;
7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS:

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de

arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.

CLASSIFICAO DE FUNDO

uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a

origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos
documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de
trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a
estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades
geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos
conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente
exercidas.

ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de

documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por
determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de
avaliao. A anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos
essencial para que se conhea o contexto de
produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo.

A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades

individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles
foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no
exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e
sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos
de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do
ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se
encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

Conjunto de documentos resultante do

exerccio da mesma funo ou atividade,

= SRIE DOCUMENTAL

documentos estes que tm idntico modo

de produo, tramitao e resoluo.

A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exigem a constituio de

equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os
documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais
ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definir critrios de

valor. A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos.
O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para
fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do
documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa.

COMISSES DE AVALIAO

CENTRAIS

SETORIAIS

COMPOSIO

As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das
funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo
recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de
competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias da CCAD:

. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao,

respeitada a legislao especfica de cada rgo;

. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas

Comisses Setoriais de Avaliao;
. orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia,
recolhimento, reproduo);
. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de
acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;
. aprovar as amostragens;
. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e
arquivos.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias das CSA:

. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas
ou acumuladas por seu respectivo rgo;
. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das
necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;
. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos,
em razo de sua especificidade ou volume;
. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e
documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio
para guarda permanente;

. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre

que necessrio;
. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda
permanente;
. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem
eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;
. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

METODOLOGIA DA AVALIAO

A Tabela de Temporalidade o instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o

ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos
documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e
de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo
permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero
ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.).

Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade
competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. A
Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser
periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam
vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.

 importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos pblicos ou considerados

de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para a aprovao
da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, de acordo com
o que determina o art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos
documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda
temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores administrativos,
legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento ou eliminao.

TABELA DE TEMPORALIDADE DESCRIO DE CAMPOS

SRIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de uma mesma
competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo,
tramitao e resoluo. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou cdigo da srie.
A codificao faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos.

TIPO DOCUMENTAL
a configurao que assume o documento em decorrncia da disposio de suas
informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto.

SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco
tico, disquete etc.

DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica onde consta a data do documento mais antigo e a
data do documento mais recente.

ORIGINAL (1) OU CPIA (2)

Indica se o documento original ou cpia. Na inexistncia do documento original, a cpia
deve ser considerada como tal.

PRAZO DE VIGNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.

PRAZO DE PRESCRIO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado pode
invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.

PRAZO DE ARQUIVAMENTO

o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais:

UNIDADE
Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor.
ARQUIVO CENTRAL
Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas
Secretarias, Autarquias ou Empresas.
ARQUIVO INTERMEDIRIO

Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermedirio da

administrao, aguardando longos prazos precaucionais.
DESTINAO FINAL
o resultado da avaliao: encaminha o documento para a eliminao ou para a guarda
permanente. Das sries eliminadas, podero ser recolhidas amostragens

o Arquivo

Permanente.
ELIMINAO
o procedimento de destruio fsica daqueles documentos que, esgotados os valores
primrios, no apresentam interesse histrico-cultural para a Administrao ou para a
sociedade.
GUARDA PERMANENTE
Os documentos que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio ou precauo,
apresentarem valor mediato ou secundrio, devero ser recolhidos para guarda definitiva.
AMOSTRAGEM
Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de
critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar
especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou
registrar ocorrncias em momentos marcantes.
TOTAL
Esse campo dever ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental

for

destinada guarda permanente.

OBSERVAES
o campo reservado para registrar outras informaes relevantes, principalmente a
legislao que fundamenta a definio dos prazos prescricionais.

TABELA DE TEMPORALIDADE

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

ELIMINAO

GUARDA PERMANENTE

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

PRAZO DE GUARDA

IMEDIATO
Administrativo

Temporria

Legal
Fiscal
MEDIATO
Histrico
Probatrio
Informativo

Permanente

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO

E GUARDA TEMPORARIA

PODEM SERELIMINADOS
DEPOIS DE ESGOTADOS OS
PRAZOSDEVIGNCIA,
PRESCRIO E PRECAUO

AMOSTRAGENS = parte representativa da srie: revela especificidades, alteraes,

de rotina administrativa ou de procedimentos tcnicos.

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA TEMPORRIA

. documentos que sejam cpias ou duplicatas de originais destinados guarda
permanente;
. documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros;
. documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade;
. documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros;
. documentos que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior
(foto, fita de vdeo, fita cassete, disquete, disco tico, etc.)

DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE

. de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis, Decretos,

Portarias, Resolues);

. atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos,

regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);
. convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao;
. balanos, livros-razo e livros-dirio;
. atas, resolues;
. correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Administrao;
. publicaes oficiais e/ou co-produes;
. projetos de edificaes pblicas e particulares;
. projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos;
. documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica (pareceres
apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras, no
encontradas nos textos legais);
. documentos relativos administrao de pessoal: planos de salrios e benefcios,
criao/reestruturao de carreiras;
. documentos relativos ao patrimnio imobilirio;
. documentos que registrem as atividades-fim do rgo: planos, projetos, programas,
pesquisas, relatrios anuais;
. documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;
. documentos de divulgao de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo rgo
(convites, folhetos, cartazes);
. documentos relativos ao parcelamento do solo.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS:
PROCESSAMENTO TCNICO

De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se
no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo,
devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada.

Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir sua

destinao final 2.

A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.

________________________
2. Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser eliminados
aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou
preservados pelo prprio rgo detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de
1996).

A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada, a eliminao:

na prpria unidade
no arquivo central ou
no arquivo intermedirio

Alguns documentos com curto prazo de vigncia e de valor eventual ou meramente

instrumental para a administrao sequer devero ser trans-feridos, pois podero ser

eliminados pelo prprio produtor, uma vez que tenham cumprido as funes que lhes deram
origem. As cpias tambm podero ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que
identificados os originais e garantido seu ciclo de vida.

Nas empresas, os documentos devem ser eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de
Temporalidade aprovadas pela Diretoria, aps autorizao por escrito do presidente ou de
seu representante.

Por isso, a eliminao de documentos que no constem das Tabelas de Temporalidade, ou

no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional nelas previstos, no
legalmente autorizada no servio pblico e nem recomendvel, do ponto de vista tcnico e
jurdico, nas empresas privadas. preciso identificar e recompor as sries documentais, e
providenciar uma organizao elementar da massa acumulada para se efetuar com
segurana a eliminao.

A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos,

dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda
predominantemente em papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e
adquirir os equipamentos (fragmentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.)
necessrios ao processamento da eliminao. No recomendvel do ponto de vista
ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em
aparas e doados ou vendidos para reciclagem.

Nem sempre, porm, essa recomendao tem sido incorporada aos instrumentos legais que
definem normas para a eliminao. Recente Provimento do Conselho Superior de
Magistratura do Tribunal de Justia de So Paulo, que regulamenta a destruio fsica de
autos de processos, permite que os documentos sejam eliminados por incinerao,
destruio mecnica, transformao em aparas ou por outro meio adequado 3
.

__________________________
3. Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997, art. 1.
Regu-lamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em
primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior do Estado de So Paulo.

Redao semelhante dada Resoluo do Tribunal de Contas de So Paulo, que autoriza a

eliminao de documentos tambm por incinerao ou destruio fsica 4.

importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de

textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. A legislao do Municpio de
So Paulo, por exemplo, explicita tais procedimentos 5.

Portanto, o processamento tcnico da eliminao prope algumas questes que merecem

ser observadas:
. quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato?

. quem disponibiliza os documentos e efetua a eliminao? (extrao de grampos, clipes e

garras de metal, remoo dos documentos das caixas etc.)
. quem registra o ato? (elaborao da Ata ou Termo de Eliminao) onde e quando ser
realizada? (elaborao de calendrio de eliminao)
. de que maneira ser processada? (equipamentos necessrios)
. o que ser feito com o resduo da eliminao? (venda ou doao e para quem?)

A eliminao dever ser registrada em Ata ou Termo de Eliminao onde constem os

seguintes dados:

rgo produtor
srie documental
datas-limite
quantidade eliminada (em metros lineares)
data da eliminao
assinatura dos responsveis

______________
4. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/5, art. 3, publicada no D.O.E em 12/03/97. Dispe sobre
a eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So
Paulo.
5. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou
rgo, acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as
datas-limite e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (Decreto n 29.745,

de 14 de maio de 1991, Art. 6.). Os documentos eliminados sero transformados em aparas e

doados ao Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6, parg.
1).

EMPRESA FANTASIA
ARQUIVO CENTRAL

ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ( n____ )

Unidade Produtora/Cdigo:
Srie documental/Cdigo:
Datas-limite:
Metros lineares:

Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e _______,

procedeu-se eliminao de documentos da Empresa Fantasia, em conformidade com os
prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Empresa.
Acompanha esta Ata a relao dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a
presente Ata que vai pelos responsveis assinada.

______________________
______________________

______________________
dos produtores dos documentos
Presidente da empresa

______________________
Assinatura do responsvel e/ou
pelo Arquivo Central

FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO

1. Data prevista para eliminao:
2. Srie: Cx.
3. Datas-limite:
4. Entidade Remetente
6. N da transferncia:
6.1 Data da transferncia:

5. Notao (=localizao)
CX
Vol.
Disq.

7. Data da execuo da eliminao:

8. Observaes:

Dos documentos destinados eliminao recomendvel que sejam conservadas

amostragens que devero ser recolhidas para guarda permanente.

O profissional de arquivo precisa orientar sua ao pela busca contnua de critrios os mais
objetivos possveis de avaliao e eliminao.

No entanto, muito questionvel a possibilidade de se estabelecer um conjunto de critrios

objetivos para a seleo de documentos eliminveis que devero constituir as amostragens.
Nesse momento, no podemos deixar de observar que as tcnicas de seleo devem levar
em conta no somente o contedo da informao, mas tambm sua natureza e forma. A
amostragem pode ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou por sries documentais. Alguns
dos critrios mais comuns para se definir as amostragens so:

. amostragem anual ou decenal - aplicada aos documentos que foram organizados segundo
um critrio cronolgico;
. mtodo alternativo ou por turno - sistema de rodzio que pode ser acompanhado de
mtodos estatsticos;
. amostragens regionais;
. amostragem estatstica aleatria - aplicado em acervos volumosos, completos, ordenados
de forma lgica.

Para alguns arquivistas, a seleo de amostras para preservao permanente condio

indispensvel eliminao dos conjuntos aos quais elas pertenam.
Contudo, a legislao federal no determina essa prtica, em relao aos documentos
oficiais. No Municpio de So Paulo, porm, o Decreto que estabelece normas de avaliao
determina a seleo de amostragens para guarda permanente dos documentos pblicos
destinados eliminao 6.

___________________
6. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico
Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (Art. 7 do
Decreto Municipal n 29.745, de 14 de maio de 1991).

GLOSSRIO (*)
Acervo
Totalidade dos documentos conservados num arquivo.
Amostragem
Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de
critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar
especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou
registrar ocorrncias em momentos marcantes.
Arquivo
um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material,
produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no exerccio de
suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de
pesquisa.
Arquivo Corrente

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram
produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos
rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. O mesmo que Arquivo
Administrativo.
Arquivo Histrico
Veja Arquivo Permanente
Arquivo Intermedirio
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que
aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final.
Arquivologia
Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias,
mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento
e utilizao.
Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor para a
eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Atividade Fim
Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas
atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo
para o seu funcionamento.
Atividade-Meio

Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de
carter instrumental e acessrio.
Avaliao de documento
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato
e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa,
bem como para a preservao do patrimnio documental.
Ciclo de vida dos documentos
Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente),
desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente).
Classificao de fundos
uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a
origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos
documentos.
A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao
da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica
hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos
documentos.
Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD
uma comisso permanente e multidisciplinar de avaliao de documentos. So
competncias da CCAD:

1. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao,

respeitada a legislao especfica de cada rgo;
2. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comisses Setoriais de Avaliao;
3. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,
de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;
4. aprovar as amostragens;
5. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e
arquivos.

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(*) A elaborao deste Glossrio contou com a colaborao de Dase Apparecida Oliveira e
teve como fonte bsica o Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao
dos Arquivistas Brasi-leiros/ Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da
Cultura, 1996.

Comisses Setoriais de Avaliao - CSA

So comisses multidisciplinares, constitudas em cada rgo produtor de documentos. So
competncias das Comisses Setoriais de Avaliao:
1. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas
ou acumuladas por seu respectivo rgo;
2. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das
necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;

3. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos,

em razo de sua especificidade ou volume;
4. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e
documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio
para guarda permanente;
5. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre
que necessrio;
6. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda
permanente;
7. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a
serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;
8. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.
Datas-limite
Identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo
abrangido pelos documentos de uma srie, de um processo, dossi, fundo ou coleo.
Diagnstico de arquivos
Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de
armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de
implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem,
conservao e demais atividades.
Documento
Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico etc.).
Documento de arquivo

 todo registro de informao original, nico e autntico que resulta da acumulao em

processo natural por uma entidade produtora no exerccio de suas competncias, funes e
atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita
magntica, o disco ptico ou qualquer outro.
Eliminao de documentos
Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados em valor
para guarda permanente.
A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico
ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia (art. 9, Lei n o 8.159, de 08/01/91).
A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na
tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera
de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 o da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991
(art. 12, pargrafo nico, Decreto n o 1.799, de 30/01/96).
Dos documentos a serem eliminados podero ser retiradas amostragens para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.
Fundo
o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma
mesma instituio, entidade ou pessoa.
Gesto de Documento
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de
qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas bem como
preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

Guarda Permanente
Veja Valor Mediato
Guarda Temporria
Veja Valor Imediato
Plano de Destinao
Conjunto de instrumentos de destinao de documentos decorrentes do trabalho de
avaliao: tabela de temporalidade, relao de eliminao, ata ou termo de eliminao.
Prazo de Precauo
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.
Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado,
pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado.
Prazo de Vigncia
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos
Princpio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originrios de uma
instituio, entidade ou pessoa no devem ser misturados aos de origem diversa,
preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produo.
Recolhimento
Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio ou Central para o Arquivo
Permanente.

Srie Documental
Conjunto de documentos resultante do exerccio de uma mesma competncia, funo ou
atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo.
Tabela de Temporalidade
Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos
documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda
temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais,
administrativos etc. e determinam prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao.
Teoria das Trs Idades
Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser
correntes, intermedirios e permanentes.
Transferncia
Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio ou
Central.
Valor Imediato
Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em decorrncia das atividadesfim e das atividades-meio de uma instituio. O mesmo que valor primrio ou
administrativo do documento.
So documentos de valor imediato e guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos
de vigncia, prescrio e precauo definidos nas Tabelas de Temporalidade, podem ser
eliminados, sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao.
Valor Mediato

Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao
primria (vigncia administrativa). O mesmo que valor secundrio ou permanente do
documento.
So documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos
de vigncia, prescrio e precauo, estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, devem
ser preservados por fora das informaes neles contidas,
para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de
pesquisa.

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(*) ARQUIVO NACIONAL - Manual de identificao de acervos documentais para transferncia
e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).