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Manual Emissor Nfe
Manual Emissor Nfe
Novembro de 2007
Equipe Nota Fiscal Eletrnica
Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo
Emissor de NF-e
ndice
I - Instalao do Software Emissor NF-e........................................................................................................... 3
II Software Emissor NF-e primeiros passos ................................................................................................ 3
III Cadastrando um Emitente.......................................................................................................................... 5
IV NF-e: Situaes, tipos e seqncia de emisso........................................................................................ 7
IV.1 - Situaes da NF-e........................................................................................................................... 7
IV.2 - Outras situaes para a NF-e ......................................................................................................... 8
IV.3 - Tipos de NF-e.................................................................................................................................. 8
IV.4 - Seqncia para a emisso de uma NF-e - fluxo normal................................................................. 9
IV.5 - Seqncia para a emisso de uma NF-e contingncia ............................................................... 9
V - Gerenciamento das Notas Fiscais eletrnicas (NF-e) ................................................................................. 9
V.1 - Gerando uma Nova NF-e ............................................................................................................... 10
V.3 - Validando uma NF-e ...................................................................................................................... 11
V.4 - Assinando uma NF-e...................................................................................................................... 11
V.5 - Transmitindo uma Nova NF-e ........................................................................................................ 12
V.6 - Busca pelos retornos na SEFAZ .................................................................................................... 13
V.7 - Imprimindo o DANF-e..................................................................................................................... 14
V.8 - Cancelando uma NF-e ................................................................................................................... 14
V.9 - Excluindo uma NF-e....................................................................................................................... 15
V.10 - Outras Funes ............................................................................................................................ 16
VI - Cadastro de Clientes................................................................................................................................. 18
VI.1 - Pesquisa de clientes cadastrados................................................................................................. 18
VI.2 - Incluso de novo cliente................................................................................................................ 18
VI.3 - Excluso de cliente cadastrado .................................................................................................... 19
VII Importao e exportao de dados......................................................................................................... 19
VII.1 - Importao de Dados ................................................................................................................... 19
VII.2 - Exportao de Dados................................................................................................................... 20
VIII - Funes de sistema ................................................................................................................................ 23
VIII.1 - Avisos .......................................................................................................................................... 23
VIII.2 - Parmetros do sistema ............................................................................................................... 23
VIII.3 - Relatrio Gerencial...................................................................................................................... 24
VIII.4 - Backup e Restaurao dos dados .............................................................................................. 25
IX - Atualizaes automticas ......................................................................................................................... 25
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Emissor de NF-e
7.
8.
9.
Caso a verso Java instalada seja a correta, a pgina retornar uma mensagem informativa:
Java 1,6,0,2 instalado. Clique aqui para instalar/executar o NF-e.
Clique aqui para atualizar o Java JRE.
Clicar no link indicado (aqui)
O aplicativo iniciar o download e ao final do download, instalar e executar o Software. Se a
mensagem de Warning-Secutiry for apresentada (The application's digital signature cannot be
verified. Do you want to run the application?), clicar em Run
Aps o final do download, o software ser instalado e executado. Na instalao, ser criado o cone
do Software Emissor NF-e na rea de trabalho, e o usurio j estar apto a utilizar o aplicativo.
Requisitos de Sistema
Processador: Pentium III ou AMD K6 450 Megahertz ou superior;
Memria RAM: 256 Megabytes ou superior (512 Megabytes recomendado)
Espao em disco: 98 Megabytes (Java - JRE 6) + 30 Megabytes (Software Emissor NF-e).
Observaes Importantes
Aps a instalao, o aplicativo ir criar o diretrio database na raiz do disco (Caso do Windows com
configurao padro, C:\database. Caso do Linux, na raiz, \database\). Este diretrio conter os dados do
Software e NO poder ser apagado ou modificado. Caso apagado, o Software gerar um novo diretrio
database, mas os dados anteriores sero perdidos.
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Emissor de NF-e
Premissas
- O usurio do Software Emissor NF-e deve ser um emitente de Notas Fiscais modelos 1 ou 1A e
devidamente cadastrado e autorizado na SEFAZ correspondente a realizar a emisso de NF-e's. Para
maiores informaes, entrar em contato com a SEFAZ de seu Estado.
- distribuio gratuita deste Software para a emisso de Notas Fiscais Eletrnicas em substituio s notas
fiscais modelos 1 e 1A.
- Ser compatvel com a maioria dos Sistemas Operacionais existentes no mercado, com preferncia ao
Sistema Operacional Windows e Linux.
Iniciando o Software
Para iniciar o programa, clique duas vezes no cone do Software Emissor NF-e.
Observao: O aplicativo no pode ser executado mais de uma vez (ou seja, no permitida a execuo
simultnea de vrias instncias do programa)
Primeiro Acesso
Caso seja o primeiro acesso ao Software, ou caso ainda no existam Emitentes cadastrados, o programa,
ao ser aberto, exibir a mensagem de boas-vindas e solicitar o cadastramento do(s) emitente(s) emissores
de NF-e e exibir a tela de seleo e cadastramento de Emitentes.
Prximos Passos
Aps o cadastramento de um emitente e a seleo do mesmo, o Software liberar as demais
funcionalidades da NF-e: gerao, gerenciamento, inutilizao, entre outros.
No prximo acesso, o programa exibir todos os emitentes cadastrados na tela de Incio do Software para a
seleo do emitente que realizar a emisso das NF-e's.
Menus
1. Notas Fiscais
Emitir Nova Nota (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela para criao e emisso de uma Nova Nota Fiscal eletrnica.
Gerenciar Notas (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela de gerenciamento de Notas Fiscais eletrnicas.
Consultar pendncias na SEFAZ (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela de aviso de pendncias do emitente relacionado Secretaria da Fazenda ao qual est
vinculado.
Inutilizar Faixa de Numerao (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela de gerenciamento das inutilizaes de faixa de numerao de NF-e do emitente.
Consultar NF-e no cadastrada no Software (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela para a consulta de uma NF-e na Secretaria da Fazenda vinculada ao emitente mas no presente
no Software.
Cancelar NF-e no cadastrada no Software (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela para o cancelamento de uma NF-e somente pela Chave de Acesso e o nmero de protocolo de
autorizao da NF-e. Operao permitida somente para as NF-e's que no esto cadastradas no Software;
Sair
Encerra o programa.
2. Emitente
Dados do Emitente Atual (Disponvel apenas aps a seleo de um emitente)
Abre a tela de cadastro de dados do emitente atual.
Selecionar Emitente
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
O cadastro de emitentes permite a insero, alterao e excluso e pesquisa dos emitentes cadastrados.
Acesso pelo Menu: Emitente -> Selecionar Emitente
Opes:
1 - Iniciando um Emitente
Opo para iniciar um Emitente para habilitar as demais funcionalidades da NF-e.
1. Ir para a tela de Cadastro de Emitente
2. Selecionar o emitente que deseja iniciar
3. Clicar em Iniciar
4. Os dados do Emitente (Razo Social, CNPJ e IE) sero carregados e exibidos na barra superior
do Software, confirmando que o Emitente foi iniciado com sucesso.
Opo para seleo de outro emitente, se necessrio
1. Apenas para sair do emitente iniciado, acessar no menu Emitente -> Sair do Emitente Atual.
Os dados do emitente (Razo social, CNPJ e IE) no sero mais exibidos na barra superior de
informaes, indicando que no h emitente selecionado.
2. Para a seleo de outro emitente, acessar no menu Emitente -> Selecionar Emitente. Esta
opo ir sair do emitente iniciado, caso haja algum iniciado.
3. Na tela de pesquisa e seleo de emitente, buscar e selecionar o emitente a ser iniciado.
4. Aps a seleo do emitente a ser iniciado, clicar em Iniciar.
Quando o emitente no est iniciado, a barra superior no apresentar nenhum dado.
Filtro de Pesquisa de Emitente
CNPJ/CPF
Preenchimento de at 14 dgitos;
A pesquisa retornar todos os emitentes cujo CNPJ ou CPF inicie com o nmero digitado
Inscrio
Estadual
Preenchimento de at 14 dgitos;
A pesquisa retornar todos os emitentes cuja IE inicie com o nmero digitado
Nome/Razo
Social
Preenchimento de at 60 caracteres;
A pesquisa retornar todos os emitentes cujo Nome ou Razo Social contenha a expresso
digitada
Observaes:
1. Os campos do filtro de pesquisa somam-se na busca: caso seja preenchido o campo CNPJ/CPF e o
campo Inscrio Estadual, a busca utilizar os dois campos para realizar a pesquisa; caso seja
preenchido o campo CNPJ/CPF, o campo Inscrio Estadual e o campo Nome/Razo Social, a
busca utilizar os trs campos para realizar a pesquisa
2. Caso no sejam preenchidos dados nos campos do filtro, a pesquisa retornar TODOS
os emitentes cadastrados
Resultados da pesquisa
Aps a pesquisa, os emitentes encontrados so apresentados em uma lista.
Caso seja clicado o ttulo da coluna, a listagem ser ordenada em ordem crescente de acordo com a
coluna. Caso seja clicada novamente, ser ordenada em ordem inversa.
2 - Incluso de novo emitente
1. Acessar a tela de cadastro de emitente atravs do menu Emitente -> Selecionar Emitente ou
atravs da tela inicial na abertura do aplicativo
2. Na tela de cadastro de emitente, acessar a opo Incluir
3. Na tela de Incluso de emitente, preencher corretamente os campos do emitente
4. Aps o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opo Incluir
3 - Detalhamento/Edio de cliente cadastrado
Existem duas formas para o detalhamento/edio de emitente:
a) Caso o emitente j foi iniciado
1. Acessar o menu: Emitente -> Dados do Emitente Atual
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Emissor de NF-e
2. Sero exibidos os dados do emitente atual, com a opo de realizar a Edio Selecionar a opo
Editar para a edio dos campos do emitente
3. Aps finalizar a edio dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificaes
b) Pela tela de cadastro de emitente
1. Acessar a tela de cadastro de emitente atravs do menu Emitente -> Selecionar Emitente ou
atravs da tela inicial na abertura do aplicativo
2. Realizar a pesquisa pelo emitente cadastrado que ser editado
3. Selecionar o emitente a ser editado;
4. Aps a seleo do emitente, a opo de Detalhar ficar disponvel. Selecionar a opo Detalhar
5. A tela de detalhamento com os dados do emitente selecionado ser apresentada. Selecionar a
opo Editar para a edio dos campos do emitente
6. Aps finalizar a edio dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificaes
4 - Excluso de emitente cadastrado
IMPORTANTE: A excluso do emitente acarreta na excluso de TODOS os dados vinculados quele
emitente (NF-e's, cadastros, etc).
1. Acessar a tela de cadastro de emitente atravs do menu Emitente -> Selecionar Emitente ou
atravs da tela inicial na abertura do aplicativo
2. Realizar a pesquisa pelo(s) emitente(s) cadastrado(s) que ser(o) excludo(s);
3. Selecionar o(s) emitente(s) a ser(em) excludo(s);
4. Selecionar a opo Excluir
5. Confirmar a excluso
Ao excluir, deve-se confirmar a remoo do emitente.
e ainda
no
completamente
finalizada
com
os dados.
2. Validada
Apenas aps a insero de todas as informaes necessrias da NF-e e a realizao da operao de
Validao a NF-e ficar com a situao Validada. Nesta situao, a NF-e encontra-se corretamente
preenchida com relao estrutura de dados.
Caso a NF-e seja editada, esta dever passar novamente pelo processo de validao.
IMPORTANTE: O processo de validao da estrutura das informaes NO garante a consistncia
tributria dos dados.
3. Assinada
a situao ao qual a NF-e est aps ser assinada digitalmente com o Certificado Digital do contribuinte
emissor. Ainda possvel a edio desta NF-e, mas esta voltar para a situao "Em Digitao", perdendo
a assinatura e sendo necessrio realizar novamente os processos de Validao e Assinatura.
4. Em Processamento na SEFAZ
Aps a transmisso da NF-e para a SEFAZ correspondente, a NF-e ganhar a situao "Em processamento
na SEFAZ". Neste estgio, a NF-e estar na fila para ser processada na SEFAZ, tendo o usurio que
aguardar at que a SEFAZ recepcione e autorize a respectiva NF-e. Durante este momento, o Software far
a busca das autorizaes das NF-e's enviadas, informando quando a NF-e for autorizada.
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Emissor de NF-e
5. Autorizada
o estgio na qual a NF-e foi recepcionada e autorizada pela SEFAZ, podendo o contribuinte realizar a
impresso do DANF-e e a circulao da mercadoria. A NF-e j apresenta validade jurdica, e os dados nela
contidos so de responsabilidade do contribuinte emissor.
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Emissor de NF-e
Perodo
Tipo de NF-e
Seleo entre uma das 9 situaes da NF-e no Software Emissor NF-e ou "Todas":
"Em Digitao", "Validada", "Assinada", "Em processamento na SEFAZ", "Autorizada",
Situao da NF-e "Denegada", "Cancelada", "Rejeitada", "Com problemas na transmisso/com pendncia".
A pesquisa retornar todas as NF-e's cuja situao igual a informada no filtro. Caso
deseje retornar todas as situaes, informar "Todas".
Srie
Nmero
CNPJ/CPF
Destinatrio
do
UF Destinatrio
Preenchimento de at 14 dgitos.
A pesquisa retornar todas as NF-e's cujo CPF ou CNPJ do destinatrio inicie com o
nmero digitado.
Seleo da UF do destinatrio.
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Emissor de NF-e
Emissor de NF-e
Opo para apresentar os detalhes da Nota Fiscal eletrnica e tambm permitir a sua edio.
Pr-condio: Um emitente dever estar previamente iniciado.
1. Acessar o menu: Notas Fiscais -> Gerenciar Notas
2. Realizar a pesquisa pela Nota a ser editada.
3. Selecionar a nota clicar em Detalhar para apresentar os dados da NF-e
4. Para a edio, clicar em Editar. Aps realizar as alteraes necessrias, clicar em Alterar para
salvar as alteraes.
Observao 1: somente notas de situao em digitao, validada, assinada (sendo o tipo normal ou
sendo do tipo assinada sem o DANFE impresso) ou rejeitada podero ser editadas. Nas demais
situaes, no permitida a edio, somente o detalhamento.
Observao 2: caso a NF-e a ser editada est em situao diferente de em digitao, o software
emissor ir requerer a confirmao para que a nota volte para a situao em digitao. Notas em
digitao devero passar novamente pelo processo normal de validao, assinatura e transmisso.
Caso a NF-e estiver em situao diferente de "Em Digitao", o Software solicitar a confirmao.
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
O tempo de espera at esta nova busca definida no parmetro Intervalo entre consultas de
processamentos pendentes, que est em 10 segundos.
Assim, passados 10 segundos, uma nova busca ser realizada.
Caso exista um agendamento, o usurio poder termin-lo.
Pr-condio:
-Um emitente dever estar previamente iniciado.
1. Acessar o menu Notas Fiscais -> Consultar Pendncias na SEFAZ
2. Na tela de pendncias de buscas, clicar no boto Parar Agendamento.
Importante: Na prxima Busca de retornos, TODAS as NF-e's em processamento na SEFAZ pendentes
que deixaram de ser consultadas pelo agendamento sero pesquisadas na SEFAZ.
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Emissor de NF-e
IMPORTANTE: a excluso de Nota Fiscal eletrnica pela opo Excluir no realiza o cancelamento da NFe.
Pr-condio:
- Um emitente dever estar previamente iniciado.
- Deve(m) ser selecionado(s) NF-e('s) em situao igual a "Autorizada"
Existem duas formas para a realizao do cancelamento:
1) Pela tela de Detalhamento/Edio da NF-e:
1. Na tela de detalhamento/edio de NF-e, acessar a opo Cancelar NF-e
2. Escrever a Justificativa para o Cancelamento (mnimo de 15 caracteres)
3. Na janela de seleo de Certificado Digital, escolher o Arquivo (para Certificado tipo A1),
informando a senha, ou Repositrio (para Certificado tipo A3)
4. Aps a seleo, clicar em Selecionar.
5. O software Emissor NF-e ir realizar a transmisso da solicitao de Cancelamento da NF-e para a
SEFAZ correspondente, exibindo ao final se a NF-e foi cancelada com sucesso. Caso a NF-e foi
cancelada a situao da nota passar para "Cancelada".
2) Pela tela de Gerenciamento de NF-e's:
1. Acessar o menu: Notas Fiscais -> Gerenciar Notas
2. Realizar a pesquisa pela(s) nota(s) com situao "Autorizada" que ser(o) cancelada(s)
3. Selecionar a(s) nota(s) a ser(em) assinada(s) e clicar em Cancelar NF-e
4. Escrever a Justificativa para o Cancelamento (mnimo de 15 caracteres).
5. Na janela de seleo de Certificado Digital, escolher o Arquivo (para Certificado tipo A1),
informando a senha, ou Repositrio (para Certificado tipo A3)
6. Aps a seleo, clicar em Selecionar.
7. O software Emissor NF-e ir realizar a transmisso da solicitao de Cancelamento da NF-e para a
SEFAZ correspondente, exibindo ao final se a(s) NF-e('s) foi(ram) cancelada(s) com sucesso. Caso
a(s) NF-e('s) foi(ram) cancelada(s) a situao da(s) nota(s) passar(o) para "Cancelada".
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
Nmero Situao
Autorizada
Assinada
Em Digitao
Validada
Rejeitada
Autorizada
10
Denegada
11
Em Digitao
Cancelada
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Emissor de NF-e
2. Para buscar todas as faixas a serem inutilizadas possveis do Software Emissor NF-e, realizar a
pesquisa com o filtro em branco.
3. Para inutilizar uma faixa especfica, informar esta faixa especfica no filtro e realizar a pesquisa (no
exemplo dado, caso apenas deseje-se inutilizar apenas os nmeros 4 e 5 - apenas os nmeros no
criados -, informar no filtro de pesquisa a Srie 1 e como nmero inicial 4 e final 5. Apenas esta
faixa
ser
retornada
e
podero
inutilizar-se
apenas
estes
nmeros).
VI - Cadastro de Clientes
O Cadastro de Clientes uma opo para facilitar o preenchimento das Notas Fiscais eletrnicas.
Durante a criao da NF-e, o usurio poder carregar as informaes do cliente previamente cadastrado na
Nota Fiscal.
Este cadastro permite a insero, alterao e excluso e pesquisa dos clientes do Emitente.
Acesso pelo Menu: Cadastro -> Cliente
CNPJ/CPF
Preenchimento de at 14 dgitos;
A pesquisa retornar todos os clientes cujo CNPJ ou CPF inicie com o nmero digitado
Inscrio
Estadual
Preenchimento de at 14 dgitos;
A pesquisa retornar todos os clientes cuja IE inicie com o nmero digitado
Nome/Razo
Social
Preenchimento de at 60 caracteres;
A pesquisa retornar todos os clientes cujo Nome ou Razo Social contenha a expresso
digitada
Observaes:
1. Os campos do filtro de pesquisa somam-se na busca: caso seja preenchido o campo CNPJ/CPF e o
campo Inscrio Estadual, a busca utilizar os dois campos para realizar a pesquisa; caso seja
preenchido o campo CNPJ/CPF, o campo Inscrio Estadual e o campo Nome/Razo Social, a
busca utilizar os trs campos para realizar a pesquisa
2. Caso no sejam preenchidos dados nos campos do filtro, a pesquisa retornar TODOS os clientes
cadastrados do emitente atual
Resultados da pesquisa:
Aps a pesquisa, os clientes encontrados so apresentados em uma lista, conforme imagem abaixo.
Caso seja clicado o ttulo da coluna, a listagem ser ordenada em ordem crescente de acordo com a
coluna. Caso seja clicada novamente, ser ordenada em ordem inversa.
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
Importao XML:
Caso j exista a NF-e no Software (verifica-se a Chave de Acesso da NF-e), o aplicativo perguntar ao
usurio se deseja sobrescrever.
b) Para Importao de Emitentes:
Caso j exista o cadastro no Software (verifica-se o CNPJ do emitente), o aplicativo perguntar ao usurio
se deseja sobrescrever.
c) Para Importao de Cadastro de produto, clientes e transportadoras:
As informaes podem vir de do cadastro de outros emitentes. Caso j exista o cadastro no Software, o
aplicativo perguntar ao usurio se deseja sobrescrever.
Para Cliente, verificar se j existe o CNPJ/CPF cadastrado
Para Produto, verificar se j existe o cdigo do produto cadastrado
Para Transportadora, verificar se j existe o CNPJ/CPF j cadastrado
Caso j existam os cadastros, o aplicativo perguntar se deseja sobrescrever.
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
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Emissor de NF-e
Formato e Tamanho
Observaes
Servidor Proxy
No
Porta
No
Numrico
Usurio
No
Senha
No
Outras Configuraes:
Intervalo entre tentativas de transmisso
Caso durante a transmisso ocorra algum erro, o Software Emissor NF-e tentar realizar
novamente a transmisso aps o intervalo de tempo especificado neste parmetro.
Formato:
Obrigatrio:
Sim
Obrigatrio:
Sim
Obrigatrio:
Sim
Habilitado/Desabilitado
Obrigatrio:
No
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Emissor de NF-e
IX - Atualizaes automticas
O Software Emissor NF-e tambm poder ser atualizado automaticamente. Ao detectar novas atualizaes,
o Software informar o usurio e solicitar a confirmao.
Para realizar o download das atualizaes, clicar em OK. Aps o download, o Software ir executar com as
atualizaes j instaladas. Caso no deseje realizar a atualizao, clicar em Cancel. O programa ir
executar sem realizar a atualizao.
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