Organizao

de eventos
Sugestes prticas

As perguntas essenciais
1. O qu?
2. Para qu? Qual o resultado final
desejado?
3. Para quem?
4. Onde? Como? Quando?
5. Quem faz o qu?
6. Que recursos?
7. Concorrncia?
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O qu? / Para qu?

Planeamento do evento
Definio exacta do que se pretende
fazer e de quais so os resultados
finais a alcanar (metas)
Definir um Guio com descrio de
etapa-a-etapa.
Cronograma, com tempos bem
definidos.
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O qu? / Para qu?

Planeamento (cont.)
Fluxo dos convidados. (entrada,
passagem, sada,..alternativas de
segurana).
Quem conduz a comitiva ( frente)
Grficos de disposio de elementos.
Responsveis por etapa.
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Para quem?

Convites

Definio do universo de convidados.

Mailing-list bem trabalhada, com a devida
segmentao. Utilizao de NTI (SMS e email). Carta personalizada para contactos
formais.
Mensagem do convite. No esquecer
informao essencial (data, dia da
semana, hora, local/morada).
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Para quem?

Convites (cont.)
Prazos de envio: 2 semanas antes do
evento. Recall 72 h. antes.
Publicitao abrangente para eventos de
espectro largo: anncio media, site
institucional,..
Indicar acessibilidades ao local (Metro,
autocarro, google maps)+local de
estacionamento + prximo..
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Para quem?

MCS

Lista segmentada de jornalistas.

Convite (2 semanas antes) com press-realese
(Curto, incisivo, indo do mais importante para o
menos pirmide invertida).
Informao para as agendas e recall dos
convites com 72 horas de antecedncia.
( chegada) pasta de imprensa resumos /
comunicaes integrais / documentao
acessria, imagens digitais,...)

Para quem?

MCS (cont.)

Lugares reservados para jornalistas. Garantir

tomadas de som e imagem. Prever momento
para fotgrafos. Cuidar do enquadramento para
fotografias.
(no fim) Garantir momento de P&R para
jornalistas aps o evento, com as entidades
presentes de maior interesse jornalstico. Cuidar
do enquadramento para imagem e de sossego
suficiente.

Quem faz o qu?

Equipa

Quem faz o qu cuidado com as bolas para terra de

ningum..
Quem coordena.
Reunir competncias diversas: relaes pblicas,
operao som/luz/computador, comunicao,..
Guio mt detalhado com toda a informao..
Mecanismo de inter-comunicao ( do gesto/olhar,
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
Reunies:

De arranque e planeamento
De monitorizao da preparao
De vspera (ensaios / testes)
De pr-execuo ( 1 hora antes inicio da operao)
De avaliao
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Onde? Como? Quando?

Recepo / Acolhimento
Prever uma zona de acolhimento.
As boas-vindas so o primeiro passo de
transformar um evento num
acontecimento quente.
Colocar indicaes bvias, ou sinaleiros
no trajecto at sala; prever buracos
negros.

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Onde? Como? Quando?

Recepo / Acolhimento (cont.)

Entrega de programa, de bloco/caneta (se
aplicvel), de materiais informativos gerais, de
identificador; mas no de comunicaes a
serem apresentadas.
Registar as presenas. Pedir contactos para BD
(pp. E-mail)
Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera para que tudo esteja a
postos para comear.

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Onde? Como? Quando?

Sala

Disposio da sala: sentados/de p... ; plateia,

semicrculo, crculo;
Canais de circulao (publico e convidados):
meio, lados, orientados pelas portas, porta de
acesso especial para convidados..
Clculo da capacidade para gesto de entradas.
Cadeiras: conforto, rudo, distncia,..
Iluminao: natural/artificial; garantir destaque
para centro do evento; reduo com projeces;

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Onde? Como? Quando?

Sala (cont.)
Temperatura: procurar equilbrio. Calor mata um
evento; frio tambm.
Arejamento: necessidade de garantir ar fresco,
pp. depois de algum tempo e para eventos com
mt gente.
Projeco:
suficientemente legvel da ltima fila.
Operador ou apoio tcnico sempre presente.
Apresentaes previamente instaladas e testadas.

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Onde? Como? Quando?

Segurana

Verificao de extintores mais prximos.

Sadas de emergncia desimpedidas.
Contactos de Bombeiros e polcia em local
acessvel.
(VIP) Garantir vigilncia do circuito de
transito com ateno a qualquer elemento
estranho
Protocolo de aco para indisposies,
desmaios,..
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Onde? Como? Quando?

Higiene

Verificar existncia de WC prximos, bem

indicados e limpos.
Garantir a sua higiene: antes, durante e
depois piquete de limpeza
No falhar pormenores: papel higinico,
sabonete lquido, toalhas de papel,
caixotes de lixo..
Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, sobrelotao,..
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Onde? Como? Quando?

Ensaios e testes
Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 min. antes. O som deve ser
testado 1 min. antes de comear, ligando
os micros e verificando que esto a
funcionar bem.
Os movimentos mais complexos devem
ser ensaiados (trajectos,).
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Onde? Como? Quando?

Composio da mesa
Precedncias:
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mesa

Plateia

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Onde? Como? Quando?

No centro da mesa fica o convidado mais importante.

A distribuio protocolar dos lugares feita com o n 2
direita do n1, o n 3 esquerda do n1,
O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no ltimo lugar
( esse que ns preferimos)
Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai por ordem
ascendente de importncia. Depois do convidado
principal ltimo a falar mais ningum intervm.
Um apresentador declara aberta a sesso, d as
entradas a cada orador e d por encerrada a sesso.
Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador
seguinte.
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Onde? Como? Quando?

Curso da sesso

Cumprimento do guio
Ateno ao ritmo e combate aos tempos mortos.
Papel do moderador e da organizao. Controle
on-going
Comunicao de olhares: chefe do evento lugar tenente - equipa.
Importncia essencial dos factores de conforto e
de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos
materiais projectados,
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Onde? Como? Quando?

Cenrios de contingncia

Pouca participao distribuio malhada, tirar cadeiras

alargando espaos, chamar figurantes,..
Excesso de participantes retirar cadeiras para dar
lugar em p, abrir portas para criar clareiras de audio
fora de portas,..
Falha de conferencistas o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sesso
Falha de som e de audiovisuais. microfones suplentes,
verificao de ligao de cabos, pilhas adicionais,
porttil alternativo,
Falha de electricidade. sadas de emergncia, luz de
presena,..
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Recursos?

Materiais de apoio

Plateia: cadeiras dispostas com espao suficiente de passagem (

2 palmos)
Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenrio fundo.
Audiovisuais: projector, tela, sistema som
Computador porttil
Bandeiras
Cenrio de fundo.
Plantas e flores.
Placas comemorativas.
Bastidores e mesa de apoio organizao.
guas e copos para conferencistas. (Ateno s substituies e
reabastecimentos.)
Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd
existe mesa.
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Recursos?

Som

Microfones com (ligao dos cabos) /sem fios

(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off
bem conhecido,..
Ps e suportes capacidade de ajustamento.
Amplificador e colunas.
Efeito de abafamento sala com pblico abafa o som;
necessrio compensar.
Feed-back retroalimentao: o som das colunas est a
reentrar nos micros.
Rudos parasitas.
Operador sempre presente (depois do ltimo teste 1
min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para
monitorizar o som, tendo disponvel mesa de controle
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Recursos?

Decorao

Do espao: sbria, com referncias

imagem corporativa (cartaz, logotipo..);
sem nada que distraia.
mesa presidencial:
Plantas: base da mesa.
Flores: em cima da mesa (que no tapem,
nem incomodem..)
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Recursos?

Traduo simultnea
Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de traduo.
indicao dos canais por lngua.
Disponibilizao de textos (qd existem)
para facilitao do trabalho dos tradutores.
Avisar conferencistas para falarem +
lento.
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Concorrncia?

Concorrncia
Verificao prvia de:
Datas incompatveis (feriados) ou
inconvenientes (6 feira tarde; dia de ponte)
Outros eventos agendados, na mesma rea
temtica
Outros eventos de grande impacto meditico
Greves marcadas.

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