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Introduo
A permanente necessidade da reduo dos custos nas empresas tem
colocado as decises relativas a compras, armazenamento e stocks,
num patamar de crescente importncia, no contexto da melhoria da
competitividade organizacional.
Tendo h muito sido identificada como a rea funcional com maior
peso nos custos das empresas, igualmente vista como um
importante sector gerador de mais-valias, contribuindo para o lucro
das organizaes, pela via da reduo dos custos.
Num contexto econmico interno e externo particularmente difcil,
como o que presentemente se vive, torna-se ainda mais evidente a
importncia estratgica desta rea da empresa, que tem merecido ao
longo dos anos a ateno dos tericos da gesto.
Reconhecendo a importncia crescente das competncias neste
domnio e sendo a gesto do aprovisionamento um dos elementos
base para a gesto de stocks, este trabalho debruar-se- sobre os
factores determinantes para uma gesto eficaz do aprovisionamento.
Ou seja, considerar as caractersticas da unidade hoteleira de
referncia, a implementao fsica do economato, a implementao
de sistemas organizacionais e de controlo (documentao interna e
externa), assim como a adopo de politicas de compras e de gesto
de stocks adequadas.
I - O aprovisionamento Hoteleiro
A aquisio de gneros e mercadorias constitui uma das maiores
preocupaes do hoteleiro, no s pela necessidade de manter o
estabelecimento permanentemente abastecido, como, ainda, pelo
facto de as referidas mercadorias deverem corresponder, em
qualidade e preo, aos verdadeiros interesses e exigncias da
explorao.
Portanto, torna-se indispensvel a colaborao entre todas as seces
envolvidas, com vista obteno das mercadorias necessrias, com a
qualidade exigida, ao melhor preo e em tempo til.
No entanto, no se trata apenas de uma questo organizacional em
termos de polticas de gesto. Trata-se, pois, de criar infra-estruturas
materiais e humanas que sirvam os propsitos da gesto do
aprovisionamento e por sequncia, os da empresa.
Ou seja, devero ser criadas condies, desde o
Layout do
1) Enquadramento
A Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro, assim como em todas as
empresas, dever ser adaptada realidade das necessidades da
organizao em causa. Pois, dependendo da sua dimenso ser bvia
a proporcional complexidade da gesto.
Posto
isto,
para
um
melhor
entendimento
da
Gesto
do
Nome + categoria
Morada
Telefone
Fax
e-mail
Contribuinte
Caractersticas do hotel
2 Courts de tnis
Business Center;
Cozinha;
3
Parque automvel;
Lavandaria.
Especificaes do departamento de
Alimentao e Bebidas
Servios
O Hotel oferece os servios ditos tradicionais da hotelaria, com a
particularidade de os apresentar de forma melhorada e inovadora:
Almoos e jantares;
Room service;
Banquetes/Catering.
Cozinha
As instalaes da cozinha j conferem as cmaras de refrigerao e
congelao, assim como os espaos destinados aos tubrculos,
legumes e frutos, produtos lcteos e charcutaria, para respectivo
armazenamento e utilizao.
munidos
de
prateleiras,
termmetros
Iluminao.
2) Implantao do economato
designada de economato as instalaes onde so armazenadas as
mercadorias e outros artigos necessrios s actividades do Hotel.
A sua implementao fsica deveria ser sempre objecto de estudo
prvio aquando a projeco arquitectnica do edifcio com vista
rentabilizao do espao, s acessibilidades interseces e ao
acondicionamento ptimo das mercadorias.
Layout
Temperatura
Materiais/construo
Acessibilidade
Devero
oferecer
condies
de
carga/descarga
Equipamento
computador,
telefone,
cadeira,
arquivo,
zona
de
armazenagem
est
repartida
por
quatro
espaos
trabalhador
que
compra,
quando
devidamente
destinados
estabelecimentos
explorao
similares.
Recebe
das
os
cantinas,
produtos
refeitrios
verifica
se
mediante
as
requisies
internas
devidamente
10
as
dos
artigos
de
consumo
imediato;
procede
Consiste
no
respectivos
Recepo
recebimento
fornecedores;
das
mercadorias
conferimento
das
entregues
pelos
mesmas
pelo
estado
eventualmente,
de
preo
conservao,
acordado;
prazo
devolver
de
validade
quando
esta
e,
no
Arrumao
das
normas
do
HACCP
(limites
de
11
artigos
devero
ser
agrupados
por
gneros
devero
colocar-se
nas
prateleiras
mais
Conservao
Levantamento
seces,
mediante
requisio
interna,
assinada
pelo
Distribuio
12
Direco
Assistente
Direco
Contabilidad
e/Financeiro
A&B
Cozinha
Restaurante
Bar
Economato
Compras
Comercial/
Marketing
Alojamento
Andares
Recepo
Recursos
Humanos/
Qualidade
Relaes
Publicas/
Coord.Grupo
s
Lavandaria
Copa
Cafetaria/
Room
service
Manuteno
aquisies,
mediante
autorizao/assinatura
do
Departamento Financeiro/contabilidade.
Em termos funcionais, apresento o seguinte esquema:
Compras
Economato
Recepo
das
mercadoria
s
Economato
Locais de
armazenam
ento
Papelaria
Cave
Seces
Armazm
leos e
azeites
Especiarias
Cereais/
arroz
Produtos
higiene e
limpeza
Massas
alimentcia
s
Farinhas
Cozinha
Refrigerant
es/ gua
Legumes
Lcteos
Peixe
Etc.
Outros
artigos
Outras
seces
14
Seco de compras
Caractersticas:
* Conhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.
* Deve estar sempre ao corrente dos preos do mercado e
ter muita experincia em compras (conhecimento sobre
as formas de negociar)
* Deve conhecer os princpios de contabilidade.
* Visita os mercados para se dar conta das condies de
compra mais favorveis.
* Se necessrio, prepara os contratos de compra para o
director A&B.
* Organizao e controlo dos documentos referentes s
transaces comerciais e interseces para imputao de
custos.
* Deve trabalhar em estreita colaborao e satisfazer o
mais
rapidamente
possvel
as
necessidades
do
economato.
* Proceder
aquisies
necessrias
para
todos
os
controlar
os
processos
de
compras
15
as
notas
de encomenda,
procedendo,
em
ao
controlo
nomeadamente
atravs
das
compras
ou
contratos,
da
vigilncia
de
prazos
as
facturas
relativas
aos
fornecimentos
de
facturas
conferidas
pelos
servios
III - As aquisies
A aquisio de mercadorias a funo que consiste em abastecer a
empresa e colocar sua disposio, nas melhores condies de
preo, de qualidade, de quantidade, de pagamento e de prazo de
entrega,
todas
as
mercadoria
produtos
necessrios
sua
actividade.
16
1) Politica de compras
semelhana de qualquer empresa, tambm as empresas hoteleiras
devem definir uma politica de compras que assegure o bom
funcionamento das suas operaes, por um lado, e garantam o menor
investimento possvel, por outro.
Neste sentido, uma politica de compras dever conferir os seguintes
aspectos:
* Ser estabelecida pela Direco do Hotel, nomeadamente
na
gesto
de
stocks,
critrios
de
seleco
de
as
condies
espao
disponvel
de
Localizao
dos
fornecedores
seleccionados
ou
condies
gerais
aprovisionamento
do
antes
mercado
da
(por
subida
dos
exemplo:
preos,
17
Fornecedor
Entidade
designada
para
fornecer,
ou
fornecedora, de um bem.
18
sero,
ento,
efectivamente
armazenadas
ou
19
C)
para
proceder
respectivas
aquisies
inatingvel
refere-se
quantidade
de
20
Quantidade
Nvel mximo
Nvel de pedido automtico
C
Nvel mnimo
B - Ponto crtico
Reserva inatingvel
Tempo
do
produto
pretendida
(caractersticas
especficas),
* Quantidade necessria a comprar tendo em conta os
desvios ou perda, gastos com o armazenamento, o
transporte das mercadorias, as promoes, o oramento
disponvel e a quantidade do stock mnimo,
* Prazo de entrega e validade do produto (carcter de
deteriorao) face s condies de armazenamento,
21
22
23
de
alguma
legislao
especifica
o Registos de recepo
24
o Auditoria recepo
Dever ser feita regularmente, mas no previsvel, auditoria
recepo
afim
de
inspeccionar
processo
da
recepo
de
4) Controlo da compra
A existncia de um mecanismo de controlo para as compras
proporciona gesto do hotel alcanar os seus objectivos, dos quais,
rentabilizar a baixo custo.
Particularmente, nas compras para que o controlo se efective de uma
forma ptima dever-se- verificar os seguintes etapas:
Especificaes da compra
25
Coordenao da compra
Autorizao da compra
Auditoria da compra
IV - A armazenagem
A superfcie necessria para os locais de armazenagem varivel
existindo alguns factores a ter em considerao:
26
rea
de armazenamento
dever
estar
bem
equipada
V Documentao
27
entre
datas
ou
requisies
dirigidas
um
fornecedor;
* A verificao da evoluo da "conta corrente" de um
artigo,
apresentando
sequencialmente
os
diversos
28
operaes
que
no
prescindem
da
existncia
de
29
30
Seco:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
(compras)
Prazo entrega:
Fornecedor:
Morada
Contrib. n:
Quant.
Designao
Cdigo
Preo
Unitrio Total
Total
Controlo:
Data:
Hora:
/
h
/
m
Responsvel p/ s. Compras:
Modo de expedio:
Local de entrega:
31
Seco:
Logtipo/Nome/Morada
/Contactos/Contribuinte
Prazo entrega:
Fornecedor:
Morada
Contrib. n:
Quant.
Designao
Cdigo
Preo
Unitrio Total
Total
Controlo:
Data:
Hora:
Modo de expedio:
Local de entrega:
/
h
/
m
Responsvel p/ s. Compras:
Responsvel pela seco requisitante
32
Nota de devoluo
destina-se
ao
fornecedor,
depois
de
devidamente
aprovada.
33
Nota de
Devoluo n.:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Seco:
Fornecedor:
morada:
Contrib. n:
Quant.
Designao
V/
Preo
Document
o n
Unitrio Total
Motivo
Total
Data:
Ecnomo
compra
s
34
de
um
documento
para
efeito,
devidamente
Requisio interna
35
Quant.
Designao
Preo
u.
Reposio de
stock
P/ produo
P/ promoo
P/ confeco
Cedncias
Requisitante
Data:
Hora:
Requisitado
Data:
Hora:
Controlo
Data:
Hora:
36
Transferncia interna
37
Exemplo:
Transferncia
Interna n.
A
seco
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Quant.
Designao
Total
Requisitante
Data:
Hora:
Data:
Hora:
transfere para a
seco
Preo
Cdigo
Custo
Total
Requisitado
Controlo
Data:
Hora:
38
Notas de quebra
Nota de Quebras
n.
Seco:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Quant.
Data:
Hora:
Designao
/
h
Preo
Custo Total
O Responsvel
Observaes
Controlo
39
Circuito:
40
41
Pedido
Servio
N.
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Mesa:
Quarto:
Data:
MP
PC
Designao
Pass.
Quant.
42
Factura
restaurante/bar
N.
Quarto
:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Nome:
Data:
Hora:
Designa
o
Quant.
Contribuin
te:
Preo unit.
Tx.
IVA
Total
Total
43
Comprovante de Despesa
Grtis
n.
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Data:
Designao
Quant.
Preo
Unit.
Total
Administrao
Direco
Ofertas/Promo
es
Animao
Pessoal
Outros
Total
Responsvel
Consumidor
44
Mapas de controlo
Mapa de Controlo
de
pequenosalmoos
N
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Quarto
N
pax
Room service
APA
AP
Extras
45
Registos de consumo
quarto n.
dat
a
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
produtos
refrigerantes
gua s/gas
agua c/ gas
martini
porto
champanhe
whisky
chocolates
quantidade
46
Este documento permite verificar os consumos mensais de minibares, para que possa ser feita uma gesto de stocks organizada.
Mapa de Controlo de
Mini-Bares
Logtipo/Nome/M
orada do cliente
Ms:
Dia
Coca cola
7up
gua s/gas
gua c/gas
Choc.
Martini
Vinho porto
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Tot.
Governanta
Controlo
47
etc.
Mapa de Consumos de
Mini-Bares
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Quarto
Coca cola
7up
gua s/gas
Data:
gua c/gas
Piso:
Choc.
Martini
Vinho
porto
Total
Responsvel
Governanta
Recepo
48
etc.
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/Contribuin
te
Piso
Coca cola
7up
gua
s/gas
gua
c/gas
Choc.
Martini
Vinho
porto
Total
Governanta
VI - O abastecimento s seces
O abastecimento s seces dever prever, sempre, dois aspectos
fundamentais:
1) Procedimentos
49
etc.
aprovados,
implementados,
coordenados,
2) Documentos a utilizar
Os documentos a utilizar no abastecimento s seces so a
requisio interna e a transferncia interna, pois, nada deve sair das
seces sem comprovativo oficial.
1) Sistemas de valorizao
Que poder fazer-se segundo os princpios:
* Preo mdio
* FIFO
* LIFO
Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema
FIFO, ao nvel da gesto financeira, o sistema adoptado pelo Hotel
Mondego ser o sistema do preo mdio, porque, por um lado no
50
51
3) Controlo
Controlar um instrumento de trabalho que disponibiliza meios para
que os objectivos possam ser atingidos, ou seja, maximizar a
qualidade e a rentabilidade e simultaneamente prevenir a ineficincia
ou as perdas.
Nesta questo de movimentao dos stocks, controlar pressupe:
* Inventariao informtica e fsica dos artigos
* Elaborao, registo e organizao dos documentos
* Actualizao das entradas e sadas permanente
* Obter aprovao pelas entidades competentes de todos
os procedimentos importantes
* Cumprimento dos colaboradores nas suas funes
* Organizao e manuteno dos espaos e
acondicionamentos envolvidos.
O controlo , apenas um mecanismo vital, para que a gesto do
aprovisionamento seja bem sucedida.
52
Concluso
A gesto do aprovisionamento uma rea muito vasta. Apesar de,
como em todas as cincias, se debruar sobre um tema especfico,
quando aplicado a um caso concreto como o deste trabalho verificase a sua complexidade: a sua interdependncia face a outros
domnios, como por exemplo, a contabilidade, os servios de
restaurao e bebidas, a gesto financeira, a politica de gesto, as
infra-estruturas humanas, materiais e econmicas.
Particularmente, neste trabalho, a base para uma boa gesto de
aprovisionamento
assenta,
sobretudo,
nos
recursos
existentes
53
ndice
Introduo........................................................................................................................1
I - O aprovisionamento Hoteleiro....................................................................................2
1) Enquadramento.................................................................................................................2
2) Implantao do economato...............................................................................................5
Layout.........................................................................................................................................6
Temperatura................................................................................................................................6
Materiais/construo...................................................................................................................7
Acessibilidade.............................................................................................................................7
Equipamento...............................................................................................................................8
Movimentao, Subdivises e Caractersticas das subdivises..................................................8
Recepo...................................................................................................................................10
Arrumao................................................................................................................................10
Conservao..............................................................................................................................11
Levantamento...........................................................................................................................11
Distribuio...............................................................................................................................11
Seco de compras....................................................................................................................13
III - As aquisies...........................................................................................................15
1) Politica de compras..........................................................................................................15
2) Processo de compra.........................................................................................................16
3) Recepo das mercadorias..............................................................................................20
o
o
o
o
o
Pessoal da recepo..................................................................................................................20
Facilidades para a recepo......................................................................................................21
Especificaes das normas de recepo...................................................................................21
Registos de recepo................................................................................................................22
Auditoria recepo.................................................................................................................22
4) Controlo da compra.........................................................................................................23
Especificaes da compra.........................................................................................................23
Coordenao da compra...........................................................................................................23
Autorizao da compra.............................................................................................................23
Auditoria da compra.................................................................................................................23
54
Armazenar os produtos...............................................................................................24
V Documentao.........................................................................................................25
1) Documentao base do circuito de mercadorias............................................................26
a) Documentos emitidos ao exterior:.................................................................................................26
Nota de devoluo....................................................................................................................30
b) Documentos para uso interno:.......................................................................................................32
Requisio interna....................................................................................................................32
Transferncia interna................................................................................................................34
Notas de quebra........................................................................................................................36
VI - O abastecimento s seces....................................................................................45
1) Procedimentos..................................................................................................................45
2) Documentos a utilizar......................................................................................................46
Concluso.......................................................................................................................49
ndice..............................................................................................................................50
55