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PEQUENO MANUAL
DA RECEPCIONISTA DE EVENTOS
As Recepcionistas de Eventos (R.E.) so profissionais contratadas para trabalhar em feiras,
exposies e outras atividades ligadas a rea de Marketing, ou seja, elas fazem parte de um
processo cuja finalidade maior vender um ou mais produtos. Cabe R.E. estabelecer o
primeiro contato com o cliente em potencial. o incio do processo de venda e o sucesso
da negociao depende, muitas vezes, dessa abordagem inicial.
Essa abordagem deve ser adequada, informativa, atenciosa, orientadora e personalizada.
Isso motiva o cliente, tornando-o simptico em relao ao produto oferecido.
A Recepcionista de Eventos tambm solicitada para trabalhar em congressos e
seminrios, sendo tambm denominada Atendente de Congresso.
A boa R.E. deve reunir vrios requisitos para poder desempenhar bem o seu papel e entre
eles citamos:
GRAA + ELEGNCIA + CHARME + ATENO + SIMPATIA + TCNICA
SO FUNES DA R.E.
aplicar as normas de etiqueta e relaes pblicas;
sentada, em p ou circulando, recepcionar as pessoas, identificando-as, quando e se
necessrio;
conferir convites e credenciais;
orientar e/ou acompanhar os convidados aos lugares a eles destinados;
entregar material informativo, explicando-os, quando necessrio;
tomar recados e os transmitir . Atuar, eventualmente, como mensageira entre as partes
participantes;
realizar atendimento telefnico relativo ao evento;
checar passagens, hotis e outros servios;
organizar e orientar os servios de jantares e almoos, zelando pela observao da
etiqueta;
em determinados casos, ajudar a servir cafezinhos, lanches, etc..
SO DEVERES DA R.E.
zelar pelo melhor atendimento aos participantes do incio ao trmino do evento;
zelar pela boa imagem, no s do evento mas com a sua prpria, atravs de uma boa
apresentao pessoal, postura e desempenho social e profissional;
zelar pelo cumprimento das normas e rotinas pr-determinadas para o evento,
cumprindo-as e orientando os participantes para que as cumpram.
POSTURA E ANDAMENTO
So responsveis pela composio de uma figura elegante, equilibrada e harmnica.
POSTURA:
1. Pernas e ps (em p)
a. ps em paralelo com calcanhares unidos, sem se tocarem. Joelhos esticados sem
tencionar as pernas. Essa posio no indicada para quem tem pernas tortas ou
arqueadas;
b. mesma posio para os ps e calcanhares, mas com um dos joelhos levemente
flexionado sobre o outro. uma posio mais relaxante para quem vai passar longos
perodos em p;
c. outras posies para os ps:
joelhos separados
braos e mos tensas
ombros curvados
falta de equilbrio
cruzar os ps
colocar as mos na cintura
EVITE
apoiar-se em qualquer coisa
No andamento:
andar com pernas abertas
passos muito largos ou muito curtos
balanar os braos em demasia
arrastar os ps ou fazer barulho
SENTAR E LEVANTAR
Ao sentar-se, execute apenas um movimento de flexo dos joelhos (sempre unidos). S
ajeite a saia depois de sentada, se necessrio.
Para se levantar, coloque as mos sobre o assento ou brao da poltrona e faa um s
movimento. Se estiver sentada numa cadeira, apoie as mos sobre as coxas.
POSTURA SENTADA
No meio da cadeira, coluna reta e sem tocar no encosto (posio cansativa).
No meio da cadeira, tocando no encosto, sem largar o corpo.
Inclinada para frente, mantendo a coluna reta com as mos sobre os joelhos.
PERNAS
Joelhos unidos, ps para frente ou nas mesmas posies que quando se est em p.
Os joelhos podem, unidos, se inclinarem para um dos lados. Nesse caso, os ps podem
se cruzar.
Para cruzar as pernas, faa um nico movimento mantendo os joelhos o mais prximos
possvel.
BRAOS E MOS
Braos relaxados. Um apoiado na virilha e o outro na direo do joelho, com a mo
relaxada em concha, voltada para baixo. Se a cadeira tiver brao, pode-se usar um deles
como descanso.
APRESENTAES
PORTAS
No abra portas sem bater (de leve) e sem se fazer anunciar.
OBJETOS CADOS
A LINGUAGEM DA R.E.
Como passa grande parte de seu tempo conversando com os clientes, a Recepcionista de
Eventos deve se utilizar de uma linguagem adequada para cada situao em que vai expor
uma idia ou responder a uma questo.
O sucesso na comunicao reside na seleo do vocabulrio e do aprimoramento de certas
formas de linguagem. Evitar frases feitas, pouco atrativas, banais e sem nenhuma expresso
e substitu-las por construes bem elaboradas, positivas, diretas e objetivas far com que a
R.E. consiga prender a ateno de seu interlocutor.
Naturalmente que, em alguns casos, a aquisio e cultivo de um bom vocabulrio no seja
uma tarefa das mais simples, a vontade de aprender e a autodisciplina traro segurana e ,
consequentemente, sucesso no seu trabalho.
PROCURE SEMPRE:
1. Transmitir confiana:
- Tenho certeza ...
- Posso afirmar ...
- O melhor para o senhor ...
2. Usar empatia, principalmente com clientes poucos receptivos:
- Entendo o que o Senhor quer dizer, mas ...
- Se eu estivesse no seu lugar talvez ...
- Entendo sua posio ...
- Concordo ...
3. Usar palavras positivas:
- Ajudar, melhorar, resolver, crescer, etc..
NUNCA USE:
1.
2.
3.
4.
TRATAMENTO DE PERSONALIDADES
condio ou cargo
Rei/Rainha
Prncipe/Princesa
Presidente da Repblica, Ministros,
Embaixadores, Senadores, Deputados,
Prefeitos e Vereadores
Papa
Cardeal
Bispo ou Arcebispo
Padre
Pastor Protestante
Orientador de Seita Judaica
Reitor
Diretor
Professor
Altas Patentes Militares (General,
Almirante, Brigadeiro)
Outros Oficiais
Vossa Excelncia
Sua Excelncia
Vossa Santidade
Vossa Eminncia
Vossa Excelncia
Reverendssima
V. Reverendssima
Reverendo
Senhor
V. Magnificncia
Senhor
Sua Santidade
Sua Eminncia
Sua Excelncia
Reverendssima
S. Reverendssima
Reverendo
Senhor Rabino
S. Magnificncia
Dignssimo Senhor
Diretor
Senhor Professor
Sua Excelncia o
General...
Senhor Coronel...
Senhor
Vossa Excelncia
Senhor
PROIBIDO
Atitudes indevidas como: gestos bruscos ou nervosos, roer unhas, coar-se, bocejar,
torcer as mos, morder os lbios, assobiar, falar alto, dar gargalhadas, mascar chicletes,
psius, apontar com o dedo, pegar nas pessoas, arrotar, tossir exageradamente,
demonstrar qualquer tipo de irritao, etc..
Abrir portas ou gavetas, tocar em objetos, papis, etc., sem autorizao prvia;
Dar palpites e conselhos (a menos que solicitados). Assim mesmo pense muito antes de
falar.
Interferir no andamento do evento;
Fazer qualquer tipo de crticas ao trabalho;
Fumar, comer ou beber durante o trabalho. Se tiver que comer, nunca o faa na frente
do pblico.
CHECK LIST