Apostila Aux. Administrativo-2008

Grupo Crescer Assessoria e Treinamento
INTRODUÇÃO
Este curso ASSISTENTE ADMINISTRATIVO visa preparar e atualizar o

profissional que já esteja atuando na área.
Dicas de como preparar um CURRICULO e de como se comportar em uma
entrevista fazem parte do curso, que abrangerá também, dicas de
Relações Humanas no Trabalho, Redação Comercial, Como Conviver
com seus Colegas, Conhecer os Formulários, Legislação Básica de
ICMS e IPI, Como Emitir Notas Fiscais, Duplicatas, Borderôs de
Cobrança, Dicas de Motivação e Sucesso, Administração de Tempo,
Comunicação, tudo com material de apoio e apostilado.
Bom curso a todos.
Av. Marechal Castelo Branco, 590 – 3º Andar – Sala4 – Centro – Mogi Guaçu / SP – Cep: 13840-060 1
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MERCADO DE TRABALHO.
No competitivo mercado de trabalho, não apenas precisamos ser bons profissionais, termos
uma boa formação acadêmica, falarmos no mínimo mais dois idiomas (Inglês,
Espanhol), como precisamos também estar sempre atualizados, e, principalmente,
precisamos ser CRIATIVOS.
O mercado está cheio de bons profissionais que estão hoje na fila dos desempregados,
alguns são criativos e aventuram no mercado informal, ou iniciam seus próprios
negócios com poucas possibilidades de obterem SUCESSO.
Portanto além destes cursos de atualização, além de lermos muito e estarmos sabendo de
tudo que acontece no mundo, nenhum profissional hoje, tem estabilidade de
emprego, tudo muda e modifica com uma velocidade tão grande, que mesmo com
a sofisticação dos meios eletrônicos de comunicação (internet, TV a cabo), é
impossível saber e aproveitar todas as informações que afetam os rumos do dia-a-
dia de qualquer empresa em qualquer ramo de atividade.
Vamos começar nosso curso passando pelo setor financeiro da empresa
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Controles Financeiros
Seguem alguns documentos utilizados para controles financeiros. Conhece-los é importante

para o desenvolvimento do trabalho nesse setor.
1 – Cheque
O cheque é uma ordem de pagamento á vista, emitida por pessoas que possuam fundos
disponíveis no respectivo estabelecimento bancário.
É comum ouvirmos as seguintes expressões:
“cheque ao portador” – quando não se consigna o nome do favorecido.

“cheque administrativo” – emitido pelo próprio estabelecimento bancário, por ordem do
titular da conta, em favor de terceiro por este indicado.
“cheque cruzado” – que deve ser depositado em conta do favorecido.
Nos pagamentos que a empresa efetuar no seu dia-a-dia, quando esses forem efetuados
através de cheque, terá que emitir sempre a Cópia de Cheque.
Essa deverá ser emitida em duas vias. Uma será para controle do financeiro, a outra, com os
respectivos comprovantes anexos, deverá ser encaminhada para o setor contábil para
escrituração.
Lembrando que os pagamentos podem ser on line, embora ainda se efetue muito através de
cheques.
Utilizamos também, no setor financeiro, o Recibo Comum.
Esse documento comprova o pagamento ou o recebimento de bens ou valores, ou seja,

contém a confissão expressa de que aquele que o subscreve recebeu a quantia devida
ou determinada do bem. Portanto, é a prova básica de que a obrigação ou dívida foi
paga. Pode ser um documento isolado ou mero escrito em outro documento, em
qualquer caso, atestará a quitação.
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Outro documento também utilizado nesse setor é a Nota Promissória.
Essa é uma promessa de pagamento do devedor ao credor que pode ter origem, por
exemplo, num contrato de compra e venda. É comum a emissão de notas promissórias,
por exemplo, na venda de estabelecimento comercial para pagamento em prestações.
Ao emiti-la em favor do credor, o devedor compromete-se a realizar o pagamento nas

condições determinadas em seu contexto, na data nela fixada e à vista do título.
Se paga a nota promissória à vista do título, mediante sua apresentação.

Quita-se a nota promissória com a entrega, pelo credor do título ao devedor. O pagamento
deverá ser até a data convencionada no próprio título, uma vez que um de seus
requisitos essenciais é a consignação expressa dessa data.
No controle financeiro, fazemos também a Conta Corrente.
Utilizado para controle da movimentação bancária da empresa.

Lembrando que a contabilidade irá registrar a movimentação que na conta corrente for
lançada.
Data Histórico Débito Crédito Saldo
16/06/07 saldo anterior 12.400,00

20/06/07 cheque 192 pagto. Telefônica 2.326,00 10.074,00
23/06/07 débito CPMF 29,44 10.044,56
28/06/07 crédito cobrança 899,55 10.944,11
E, temos também, o Movimento de Caixa.
Utilizado pra controle da movimentação diária das saídas para pagamentos de valores
inferiores.
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Retenção de imposto de Rena na Fonte de Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica
Incidência
Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte, à alíquota de 1% (um por

cento), as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas
jurídicas, civis ou mercantis, a título de remuneração pela:
- prestação de serviços de limpeza e conservação de bens imóveis, exceto reformas e obras

assemelhadas;
- prestação de serviços de segurança e vigilância;
- locação de mão-de-obra de empregados da locadora colocados a serviço da locatária,
pessoa jurídica, em local por esta determinado, e:
- prestação de serviços de transporte de valores.
Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte á alíquota de 1,5%,as

importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, civis
ou mercantis, pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional,
relacionados na lista abaixo (Art.647 do RIR):
1 – administração de bens ou negócios em geral, exceto consórcio ou fundos mútuos para

aquisição de bens;
2 – advocacia;
3 – análise clínica laboratorial;
4 – análises técnicas;
5 – arquitetura;
6 – assessoria e consultoria técnica, exceto o serviço de assistência técnica prestado a
terceiros e concernente a ramo de indústria ou comércio explorado pelo prestador do
serviço;
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7 – assistência social;
8 – auditoria;
9 – avaliação e perícia;
10 – biologia e biomedicina;
11 – cálculo em geral;
12 – consultoria;
13 – contabilidade;
14 – desenho técnico;
15 – economia;
16 – elaboração de projetos;
17 – engenharia, exceto construção de estradas, pontes e obras assemelhadas;
18 – ensino e treinamento;
19 – estatística;
20 – fisioterapia;
21 – fonoaudiologia;
22 – geologia;
23 – leilão;
24 – medicina, exceto prestada por ambulatório, banco de sangue, casa de saúde, casa de
recuperação ou repouso sob orientação médica, hospital e pronto-socorro;
25 – nutricionismo e dietética;
26 – odontologia;
27 – organização de feiras de amostras, congressos, seminários, simpósios e congêneres;
28 – pesquisa em geral;
29 – planejamento;
30 – programação;
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31 – prótese;
32 – psicologia e psicanálise;
33 – química;
34 – radiologia e radioterapia;
35 – relações públicas;
36 – serviço de despachante;
37 – terapêutica ocupacional;
38 – tradução ou interpretação comercial;
39 – urbanismo, e;
40 – veterinária.
Retenção de Imposto de Renda na Fonte de Prestador de Serviço Pessoa Física.
A Medida Provisória nº 340/2006, entre outras providências, aprovou as novas tabelas

progressivas mensais e anuais, a serem utilizadas nos anos-calendário de 2007, 2008,
2009 e 2010, para fins da apuração do Imposto de Renda devido pelas pessoas físicas,
na fonte e na Declaração de Ajuste Anual.
A nova tabela progressiva mensal, em vigor desde 1º. 01.2008, aplicável no cálculo do
Imposto de Renda devido na Declaração de Ajuste Anual relativa ao ano calendário de
2008, é a seguinte:
Base de Cálculo e R$ Alíquota % Parcela a Deduzir em R$

Até 1.372,81 - -
De 1.372,82 até 2.743,25 15 205,92
Acima de 2.743,25 27,5 548,82
Observação: Deduzir por dependente o valor de R$ 137,99
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Alguns códigos a indicar no campo 04 do DARF:
0561 – rendimento de trabalho assalariado, inclusive pró-labore de dirigentes, sócios de

pessoas jurídicas e lucros.
0588 – rendimentos de trabalho sem vínculo empregatício, inclusive fretes, carretos,

empreiteiros de obras, pessoas físicas.
1708 – remuneração de serviços pagos a pessoa jurídica.
8045 – demais rendimentos, comissões, condenação jurídica, pecúlio, previdências, e

outros rendimentos não especificados.
Vamos fazer alguns exercícios conforme material de apoio.
Emissão de Notas Fiscais
Antes de aprendermos a emitir uma nota fiscal, precisamos saber um pouco sobre
tributação.
Vejamos a seguir:
1 – Tributos
Tributo é toda a prestação pecuniária compulsória, em moeda ou cujo valor nela se possa
exprimir, que não constitua sanção de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante
atividade administrativa plenamente vinculada.
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São classificados em três espécies: Impostos, Taxas e Contribuições.
Impostos – tributos pagos sem que haja a imediata contraprestação de um serviço estatal
Taxas – tributos pagos pela imediata contraprestação de um serviço estatal.
Contribuições – tributos pagos decorrentes da valorização patrimonial do contribuinte,

motivada pelas benfeitorias e outros serviços estatais.
2 – Sistema Tributário Nacional
Para organizar as relações entre o Estado no seu poder de tributar e fiscalizar e o

contribuinte, na sua identificação, recolhimento e demais obrigações, teremos a
seguinte composição:
Lei, Fato Gerador, Sujeito Ativo, Sujeito Passivo e Objeto.
Lei – é a norma jurídica que dispõem sobre o tributo.
Fato Gerador – é ação prevista em lei, cuja ocorrência gerará a incidência tributária.
Sujeito Ativo – é aquele que possui o poder coercitivo, sanciador. É o próprio Estado cuja
representação se dará na figura do FISCO.
Sujeito Passivo – é aquele que a lei impõe obrigação tributária, de forma que não será
opção o cumprimento de suas obrigações. É o contribuinte.
Objeto – é a finalidade do Sistema Tributário Nacional que culmina na arrecadação

tributária.
3 – Competências Tributárias
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O Estado assemelha-se a uma grande empresa no que fiz respeito a ter um objeto e um
objetivo. Ainda que em efeitos contrários do empresarial vislumbrado pelas finalidades
sociais de uma nação.
Assim, ainda tomando emprestada a comparação, toda empresa grande precisa de um corpo
de administradores, diretores e gerentes.
A grande empresa chamada Estado também precisa de um corpo de administradores aos

aspectos tributários. Para tanto elegeu competências tributárias:
A partir do Art.153 da Constituição Federal, encontraremos:
Art.153 – União – importação de produtos estrangeiros/exportação para o exterior, de

produtos nacionais ou nacionalizados/renda e proventos de qualquer natureza/produtos
industrializados/operação de crédito, câmbio e seguro, ou relativas a títulos de valores
mobiliários/propriedade territorial rural/grandes fortunas, nos termos da lei
complementar.
Art.155 – Estados e DF – transmissão causa mortis e doação de quaisquer bens ou

direitos/operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços
de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação, ainda que as operações
e as prestações se iniciem no exterior/propriedade de veículos automotores.
Art.156 – Municípios – propriedade predial e territorial urbana/transmissão inter vivos, a

qualquer título, por ato oneroso, de bens imóveis, por natureza ou acessão física, e de
direitos reais sobre imóveis, exceto os de garantia, bem como cessão de direitos a sua
aquisição/serviços de qualquer natureza, não compreendidos no art.155, definidos em
lei complementar.
Na emissão de uma nota fiscal poderá haver a incidência de ICMS e IPI, por isso, vejamos
um pouco sobre cada um desses impostos.
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de Transportes

Estaduais, Intermunicipais e de Comunicação.
É um tributo de competência estadual, o que faz com que cada estado tenha sua legislação e
conseqüentemente os tratamentos específicos em seu território.
Assim, determinados procedimentos adotados em um estado, podem não ser os mesmos

que o outro estado adote.
Esta situação é flagrante quando falamos das alíquotas.
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O Estado de São Paulo pratica as seguintes alíquotas:
25% - comunicação/perfumes e cosméticos/fumos e seus derivados
18% - operações internas/operações destinadas a não contribuintes, de qualquer localidade.
12% - operações interestaduais com os estados das regiões Sul e Sudeste, exceto Espírito
Santo/serviços de transportes/implementos e tratores agrícolas, máquinas, aparelhos e
equipamentos industriais.
7% – operações interestaduais com os estados das regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste

e, Espírito Santo/arroz, farinha de mandioca, feijão, charque, pão francês ou de sal e sal
de cozinha/produtos da indústria de processamento eletrônico de dados, fabricado por
estabelecimento industrial.
4% - prestação de serviços de transporte aéreo.
Veremos também na emissão de uma nota fiscal, o campo Código de Situação Tributária
relacionado com o imposto ICMS:
O CST é um código composto de três dígitos obtidos de duas tabelas, cuja finalidade é
demonstrar a origem da mercadoria e a sua tributação quanto ao ICMS.
Tabela A – Origem da Mercadoria
0 – Nacional
1 – Estrangeira – importação direta
2 – Estrangeira – adquirida no mercado interno.
Tabela B – Tributação pelo ICMS
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00 – Tributada integralmente
10 – Tributada e com cobrança de ICMS por substituição tributária.
20 – Com redução de base de cálculo
30 – Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária
40 – Isenta
41 – Não Tributada.
50 – Suspensão
51 – Diferimento.
60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária.
70 – Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária
90 – Outras
Da união das duas tabelas teremos uma classificação como o exemplo a seguir:
040 – Mercadoria Nacional e Isenta do ICMS
Aplicações tributárias às operações e aos contribuintes
Diante de cada operação tipificada, poderemos ter uma das seguintes figuras:
Incidência/Não Incidência/Suspensão/Isenção e Imunidade
Incidência – é o ato prático, tributável, depois de conhecido o fato gerador definido em lei.
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Não Incidência – é a operação que não pode ser contemplada dentro da esfera de tributação.
Suspensão – é a postergação do momento da tributação, para uma operação futura e certa

de sua ocorrência.
Isenção – é o benefício concedido por tempo determinado ou indeterminado.
Imunidade – é a previsão constitucional (Art.150, inciso VI) vedando a tributação à:

templos de qualquer culto;
partidos políticos e sindicatos;
instituição de educação e assistência social sem fins lucrativos (reconhecidas em lei
específicas);
livros, jornais, periódicos e o papel destinado a sua impressão.
Vamos então, a prática da emissão da Nota Fiscal, conforme material de apoio.
IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados.
É um tributo de competência federal, assim a sua legislação é desenvolvida pela União e

terá eficácia e todo o território nacional.
Este tributo incide nas operações de industrialização e na importação e revenda de

mercadoria importada.
O IPI tem uma característica específica no que diz respeito às suas alíquotas.
Todo produto tem uma alíquota específica que pode variar entre 0%, 1%, 2%, 5%, 10%,
15%, etc.
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As alíquotas do IPI serão determinadas segundo o seu código na NCM/SH (Nomenclatura

Comum ao MERCOSUL – Sistema Harmonizado).
O código NCM é composto por oito algarismos (ex. 1234.5678) e encontra-se no livro TIPI
(Tabela de Incidência do IPI).
Correção da nota fiscal
Após a emissão da nota fiscal, e, ao fazer a conferência, observou-se que esta foi emitida
com erros.
Em alguns casos podemos emitir “Carta de Correção”, modelo existente em papelarias, que
deve ser emitida pelo estabelecimento remetente.
Veja alguns exemplos de quando emitir Carta de Correção
Quando o erro ocorrer nos campos:
Nome/razão social/endereço/número/CPF/CNPJ/inscrição
estadual/volume/quantidade/valor unitário/embalagens/nome de transportadores.
Quando não podemos emitir Carta de Correção
Quando o erro ocorre nos campos:
Valor total da nota/valores dos impostos/quantidades (quando alterarem o valor da nota).
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Aconselha-se nos casos de erros observados os valores a menor mesmo no total da nota ou
imposto a recolher, a emissão de uma nota fiscal complementar, onde destacamos os
valores da diferença.
Nota: Quando o erro for a maior, ou seja, os valores dos impostos forem maior que o
devido até o equivalente a 50 UFESP, é necessário enviar uma carta ao destinatário
para autorizar o estorno do ICMS destacado a mais.
Mas, quando o erro for a maior, porém, acima de 50 UFESP, é necessário enviar uma carta
ao Fisco, para autorização do estorno do ICMS destacado a mais.
Cancelamento de uma Nota Fiscal
Conservar-se-á, todas as vias nos talonários ou formulário contínuo ou jogos soltos, quando
for o caso.
Quando as notas forem canceladas, observar com declarações, o (s) motivo (s) que
determinou (aram) o cancelamento, e, referência da nota que foi emitida em
substituição, se for o caso.
Para o cancelamento da Nota Fiscal é necessário:
ter todas as vias da nota fiscal, e, sem estar destacado o canhoto e nem mesmo assinado;
não constar data de saída da mercadoria.
Observações:
O modelo oficial de uma nota fiscal padrão para o Estado, é composto de no mínimo 4 vias,
a serem distribuídas da seguinte forma:
Nas operações internas:
a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;
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a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao Fisco;

a 3ª via, salvo disposição em contrário, não terá fins fiscais;
a 4ª via acompanhará a mercadoria e poderá ser retida pelo Fisco deste Estado, mediante
visto na 1ª via.
Nas operações interestaduais:
a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao Fisco;
a 3ª via acompanhará a mercadoria e destinar-se á ao controle do Fisco de destino;
a 4ª via acompanhará e poderá ser retida pelo Fisco deste estado, mediante visto na 1ª via.
Cobrança – Boletos e Borderôs
Tipos de Cobrança
1 – Cobrança em carteira
2 – Cobrança bancária não registrada
3 – Cobrança bancária registrada
Cobrança em Carteira – são aquelas duplicatas de pagamentos aonde os clientes

(destinatários das mercadorias ou serviços) vai a sede das empresas fornecedoras ou
em escritórios de cobrança para efetuarem os pagamentos. Portanto ele não poderá
quitar seus débitos em agencias bancárias. Também pode ser pago com cheques pré-
datados no ato da sua compra (método mais usado).
Cobrança Bancária não Registrada – são aquelas em que o próprio remetente (fornecedor)
das mercadorias ou prestação de serviços, emite um boleto bancário (fornecido pela
instituição bancária), que normalmente é enviado junto com o documento fiscal (nota
fiscal) ou via postal. Este documento de cobrança poderá ser pago até o vencimento em
qualquer agencia bancária, e não pode ser protestado, a não ser que seja segundo
instrução. As taxas pela prestação destes serviços são pagas por ocasião da quitação do
boleto.
Cobrança Bancária Registrada – são aquelas em que o próprio remetente da mercadoria

(fornecedor) através de borderôs (formulário fornecido pela instituição financeira) ou
arquivos eletrônicos, emite instruções para emissão de um boleto bancário e este a
efetuarem a remessa do aviso ao destinatário.
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Este documento poderá ser protestado desde que haja instruções do emitente.
As taxas pela prestação destes serviços são pagas no ato da entrada nos controles do banco.
Cobrança Bancária Descontada – são aquelas faturas ou duplicatas com aceite ou não,
emitidas com lastro de nota fiscal, que são negociadas com as instituições financeiras a
antecipação deste valor (crédito), este valor é creditado a vista, já descontadas as taxas
de juros em vigor, independente do prazo das duplicatas. Este título poderá ser
protestado independente de autorização do emitente e, caso não seja pago, o valor será
debitado imediatamente em conta corrente.
Inventário
Muitas pessoas já ouviram falar “A empresa está fechada para inventário”, mas exatamente
o que significa inventário?
Toda empresa de indústria e comércio, mantém para sua atividade estoques de produtos
para vendas e comercialização ou matérias-primas para produção de algum produto
final.
É uma exigência do FISCO (legal) que as empresas mantenham um Livro Registro de

Inventário, quando o final do exercício (normalmente 31/12), as empresas fecham para
o público para fazer seu balancete anual, ou seja, contar e registrar todo seu estoque
físico de produtos acabados ou não.
Este evento além de ser exigido pelo FISCO é a oportunidade das empresas fazerem uma
reavaliação de seu processo produtivo e de vendas.
Organização do Tempo
Organize sua vida – Eu preciso me organizar!
Quando foi a última vez que você pronunciou estas palavras?

Talvez tenha sido quando você percebeu que pilhas e mais pilhas de papel haviam tomado
completamente sua mesa no escritório.
Provavelmente essas palavras vieram – acompanhadas de outras, “não muito bonitas” –

enquanto você procurava desesperadamente, já atrasado, por um documento.
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Talvez tenha dito isso quando, finalmente, reconheceu o fato de que você tem coisas
demais “guardadas” nos armários. Você deve ter até considerado a possibilidade de
jogar tudo pela janela.
Pode ter sido quando você perdeu aquele compromisso importante ou quando aquela data
de entrega te pegou de surpresa.
Talvez possa ter acontecido quando você percebeu que não tinha mais tempo para você, sua
família, seus amigos, aquelas férias tão esperadas e basicamente tudo na vida que você
gosta de fazer.
Você não está sozinho. “eu preciso me organizar” são palavras que vem sendo ditas
seguidamente por milhões de pessoas em todo o mundo.
A desorganização pode na verdade levar a viver uma vida repleta de stress, frustração e
caos. Pode te roubar o tempo precioso em que você deveria estar curtindo a vida.
Sim, é totalmente possível e fácil ser uma pessoa mais organizada. Fazendo isso você pode
ser livre para viver uma vida mais plena, mais simples e feliz.
Pense nisso, tome uma atitude!
É preciso, porém, manter o FOCO. Quem não tem foco não tem tempo!
Em todo o universo abrangente da gestão do tempo, o item mais difícil de ser combatido é a
falta de foco. Esse problema é sutil, sorrateiro e precisa de uma grande força de
vontade para ser vencido.
Uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer

focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez
que ele pára um trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte
àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2 horas diárias devido à falta
de foco.
Existem diversos fatores que podem levar a paralisação de uma atividade, entre eles:
telefone, e-mail, alguma pessoa chama você, uma vontade de passear, tomar um café,
celular, fazer outra atividade etc.
Podemos afirmar que a falta de foco é um dos maiores inimigos do trabalhador do século
XXI. Manter o foco é um desafio grande na nossa vida. Gostamos de fazer muitas
coisas ao mesmo tempo e ter computador com milhares de janelas abertas. Hoje, após
estudarmos sobre gestão de tempo, conseguiremos minimizar o problema, mas ainda
precisaremos lutar diariamente para não cairmos nas armadilhas da falta de foco.
O cérebro é facilmente atraído por acontecimentos ao seu redor. Basta alguém no escritório
iniciar uma música, um falatório ou alguma novidade e pronto, era essa a desculpa que
você precisava para fugir da atividade por algo mais interessante.
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Vejamos algumas estratégias que podemos adotar para combater a fala de foco:
1 – Priorize suas atividades

Todos os conceitos de administração de tempo levam você há ter um dia mais focado.
Quando você se organiza, definem objetivos, se planeja, consegue saber o que precisa
realmente fazer no seu dia.
Liste todas as atividades e priorize numericamente. Siga essa ordem na execução das
tarefas.
Vá riscando aquilo que for executado. Isso é fundamental, pois o deixará estimulado e dará
a sensação de que está realmente solucionando os problemas.
2 – Operação Shutdowm
Quando precisar se focar em alguma atividade, procure se afastar das possíveis
interrupções, como celular, telefone, e-mail, MSN, e, se puder, peça para ninguém
incomodá-lo. Aliás, o e-mail ligado o diretamente é um vício perigoso e hoje posso
afirmar que é um dos maiores causadores da falta de foco em seu ambiente. Estabeleça
horários durante o dia para essa atividade, não deixe que a cada e-mail sua atenção seja
desligada.
Pois essas interrupções são urgentes, o que não quer dizer que sejam importantes. E, caso
não saiba administrar, poderão tomar conta do seu tempo, impedindo que efetue tarefas
consideradas importantes.
3 – Para focar crie um padrão

Você pode ritualizar a sua concentração. Escolha uma música tranqüila que você goste e o
ajude a relaxar. Alguns estudos de superlearning comprovam que a música barroca
aumenta em 3 ou 4 vezes a concentração e a capacidade de absorção do cérebro. Toda
vez que precisar se focar ouça sempre a sua música que o ajuda a se concentrar. Isso
criará uma “ancora auditiva” e o colocará em estado de concentração muito mais
rápido.
4 - Respire
Antes de iniciar qualquer trabalho, relaxe por alguns minutos. Comece a respirar
profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respiração e no seu corpo.
Deixe a sua mente fluir naturalmente. A pressão diária acaba aumentando nossa
adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de
foco. Quando você respira e relaxa, você diminui sua ansiedade e aumenta sua
capacidade de concentração.
Precisamos organizar o tempo e também o ambiente onde trabalhamos
Portanto, organize e limpe seu local de trabalho o Housekeeping.
Existem 3 princípios básicos que podemos considerar sobre o que é organizar:
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1 – Consolidar – definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai,
descartar.
2 – Categorizar – definir seu sistema de categorias e assuntos
3 – Guardar – definir um local para cada coisa.
Há itens em seu escritório que você eliminaria se tivesse tempo para fazê-lo? Claro que há.
E provavelmente isto é uma verdade para todas as pessoas que trabalham com você.
Um Dia de Limpeza em seu espaço de trabalho é muito importante, pois o gerenciamento

de papéis e informações é uma parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e
das atividades de qualquer pessoa, e não deve ser banido para “algum sábado”.
Escolha um dia especial para esta tarefa e marque em sua agenda. Pode ser um dia da
semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais
tranqüilas. Faça isso agora! Agende já! Prepare-se também para encontrar papéis e
documentos há muito desaparecidos. Garanto a você que após o trabalho terminado
você se sentirá muito bem.
Como se preparar
Providencie pastas de arquivo, etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou
caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).
Avise a secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso,
incentive-os a fazer o mesmo.
Comunicação
Como vai seu português? E sua postura?

Muitas pessoas pensam que Comunicação é só saber falar e escrever. A palavra
Comunicação significa “tornar comum”. É um conjunto de fatores, como: “saber ouvir,
saber sorrir, vestir-se adequadamente, observar postura, trocar informações,
compartilhar idéias, sentimentos, experiências, crenças e valores, por meio de atos,
palavras, gestos, imagens, escrever corretamente cuidando da gramática e da
ortografia”.
Estar sempre atualizado, falar com objetividade e simplicidade, pronunciando bem todas as
palavras, etc.
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Saber Ouvir
Saber ouvir sem interromper é a regra básica da conversação. É uma arte deixar que os
outros se mostrem espirituosos e brilhantes usando o nosso silêncio. O espírito da
conversação consiste bem menos em mostrar o que sabemos do que encaminhar o
assunto para que o interlocutor tenha chance de mostrar os seus conhecimentos. É claro
que todos nós, mesmo os mais educados, temos o direito de interromper (no momento
certo, da maneira correta e de preferência com parafraseado) para expor outras idéias e
evitar o monólogo ou a monotonia.
Vestir-se adequadamente/Observar postura

A aparência, ou o aspecto exterior, é, antes de qualquer coisa, o reflexo do interior de cada
um. A pessoa cansada, desiludida, desmotivada para a vida, revela seu estado de
espírito no andar, no descuido para com seu vestuário. Profissionalmente tem pouca
chance, por não ser alguém agradável no convívio social.
Por ouro lado, o funcionário que revela através de sua postura entusiasmo, decisão e saúde,
atrai e agrada. Um sorriso, um olhar que revela interesse... quem não aprecia?
É esse o começo da boa aparência, que continua na higiene. Homens e mulheres devem ter
os mesmos cuidados em relação à sua aparência.
A discrição é sempre elegante, e quem procura atrair atenções pelo exagero, pelo exotismo,
correm riscos desnecessários. Podemos adotar a moda e sermos discretos ao mesmo
tempo, basta que usemos bom senso, bom gosto, usando o que convenha ao nosso tipo
físico e ao momento profissional.
O bom gosto veste bem, não necessariamente o caro. Ao mesmo tempo, a economia deve
ser ponderada: os extremos são sempre dispendiosos.
O profissional deve enxergar sua vestimenta com naturalidade, para não parecer um
manequim de vitrina, ou simplesmente... um cabide!
Deve cuidar também para que a roupa que usa não exija a todo o momento ser puxada ou
ajustada, como um nó de gravata mal feito ou como uma gola que insiste em sair do
lugar.
Por outro lado, os cuidados com a aparência elevam a auto-estima, e, sem autoconfiança,
auto-conhecimento e auto-estima, não se consegue nada.
Quem se ama vai mais longe na carreira.
Falar Corretamente
Toda vez que você fala revela um pouco de si, projeta uma imagem. Com base no que diz e
da forma como o faz, as pessoas passam a imaginar quem você é.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Envolve gesto, postura, emoções, etc.
Seja você mesmo – aprenda, aperfeiçoe, mas ao falar, seja natural.
Pronuncie bem as palavras - toda a palavra inteira não omita os “esses” e “erres” finais e os
“is” intermediários.
Exemplo: primeiro, janeiro, trazer, levamos.
Fale com boa intensidade – nem alto (pode cansar e irritar os outros), nem baixo.
Fale com boa velocidade – não fale rápido demais e nem muito lentamente.
Tenha um bom vocabulário – sem gírias e palavrões e nem repleto de palavras difíceis,
incompreensíveis. Evite vocabulário específico de sua profissão diante de pessoas não
familiarizadas com este tipo de palavreado.
Cuide da gramática – dica, ler bons livros, revistas, jornais.
Escrever corretamente
Observar a nossa ortografia e gramática.
Os Segredos do Bom Texto
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Escrever corretamente e com clareza é algo que se conquista com a prática. Veja o que
fazer para melhorar seu português:
Dedique uma parte do seu dia à leitura. É praticamente impossível escrever bem se você
não tiver o hábito de ler.
Dê preferência a autores de qualidade. Leia um jornal por dia, uma revista por semana, um
livro por mês.
Comece a escrever, mesmo que sinta dificuldade no início. Você pode escolher uma notícia
qualquer que ouviu na TV ou no rádio e colocar no papel sua opinião. Mostre aos
colegas, peça palpites. E não desista.
Tenham em casa ou no trabalho alguns dicionários, entre eles um de sinônimos e outro de

antônimos. Eles ajudarão a deixar seu estilo mais refinado.
Tenha à mão livros do tipo “Tira-Dúvidas”, que trazem exemplos de como corrigir os erros
mais freqüentes.
Adquira um Manual de redação e livros de gramática.
Assista a documentários e a Programas Jornalísticos que ampliam seus conhecimentos

gerais.
Redação Comercial
A importância que as empresas dão para a redação clara e correta de textos e cartas do dia-
a-dia do funcionário pode ser explicada, em parte por problemas de comunicação e de
relacionamento que muitos enfrentam e que, às vezes, levam a desentendimentos
internos ou mesmo à perda de clientes.
A carta continua sendo a melhor amiga do homem de negócios. Claro que não podemos
ignorar o papel fundamental e o desempenho dos meios de comunicação, da
tecnologia, de tantas facilidades; porém nenhum meio conseguiu substituir a carta
comercial.
Portanto, algumas qualidades fundamentais da carta devem ser:
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Estética moderna
Estilo atualizado
Ordem e organização
Emprego correto de pronomes de tratamento
Clareza e objetividade
Veja os passos para uma Carta Moderna
Local e data (o nome do mês se escreve em letra minúscula e, após o ano deve se usar o
ponto final. Ex: São Paulo, 5 de setembro de 2006.).
As preposições A e Para, antes do nome do destinatário não são mais necessárias.
O endereçamento no início da carta foi abolido, rua, número, bairro, CEP aparecem apenas
no envelope.
A referência do assunto a ser tratado é dispensável, já que normalmente o assunto é

especificado no primeiro parágrafo da carta.
Caso queira colocar uma referência para um rápido entendimento do destinatário, use-a de
forma abreviada.
Vocativo é saudação de cortesia e deve ser mantido, o vocativo quando há um

relacionamento comercial pode vir antecedido da palavra “Prezado Senhor”, já em
cartas para autoridades, o pronome de tratamento.
No início não perca tempo e não use expressões e frases inúteis para iniciar o texto, elas
não são eficazes, dificultando seu entendimento, vá direto ao assunto.
Veja alguns exemplos do que deve ser usado em uma redação comercial:
Não Use Use
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Por intermédio desta vimos informá-los que... Informamos que...

Servimo-nos da presente para comunicar-lhes que... Comunicamos que...
Vimos pela presente encaminhar... Encaminhamos...
Acusamos o recebimento de... Recebemos...
Chegou a nossas mãos... Recebemos...
Encontra-se em nosso poder... Recebemos...
Seguem em anexo... Anexamos...
Levamos ao seu conhecimento que... Informamos...
Devido ao fato de que... Por causa de...
Estamos remetendo-lhes... Remetemos-lhe...
Durante o ano de 2005... Em 2005...
Conforme segue abaixo relacionado... Relacionado a seguir...
Conforme acordado... De acordo...
Vimos pela presente agradecer... Agradecemos...
Tem esta o objetivo de solicitar... Solicitamos...
Dando continuidade as nossas tratativas... Em relação a ..
Desenvolvimento – deve expor o motivo da carta, de preferência o texto deve referir-se a

um único assunto, se for mais de um, convém que haja uma relação entre eles.
Organize-os por tópicos por ordem de importância.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Encerramento – os chavões de encerramento foram abolidos, as palavras cordialmente,

atenciosamente, seguidas da assinatura do remetente são as formas simples e atuais de
terminar sua carta.
Não faça com que o leitor perca a confiança no que está lendo. No final da carta não pode
haver dúvidas. Ainda hoje encontramos cartas com finais mencionados na coluna “não
use”.
Não Use Use

Sem outro particular para o momento... Atenciosamente.
Sem mais para o momento, firmamo-nos, Cordialmente. Cordialmente.
Sem mais, ficamos no aguardo de uma resposta o mais Aguardamos.
breve possível
Sendo o que tínhamos a informar, queremos agradecer
a atenção. Gratos pela atenção
É desnecessário dizer que... (Então, não diga)
Assinatura – escrevem-se as iniciais do nome e do cargo com letras maiúsculas. Ex. Pedro
de Toledo
G
erente de Manutenção
Não coloque o título antes do nome do signatário.
Não se usa mais o traço para assinatura.
Modelo Ultrapassado de Carta
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
São Paulo, 16 de junho de 2007.
Casa Iceberg Ltda.

Rua Cabo Frio, 112 sala 1 loja 2
Águas de São Pedro – São Paulo
At. Diretoria Administrativa

Referência; Não recebimento de duas duplicatas número 180 e 181:
Prezados Senhores,
Esta missiva tem por finalidade informa-los o não recebimento do pagamento das
duplicatas acima relacionadas de números 180 e 181.
Outro sim, enviamos a Vsª. as duplicatas 220 e 221 para as suas providências.
Sem mais para o momento, renovamos nossos votos de estima e consideração,
subscrevemo-nos, atenciosamente.
Atrasildo da Silva
Gerente de Marketing
Observe que o uso de muitas palavras e expressões desnecessárias, apenas tomará tempo do
redator e do leitor, e ainda, sem estética.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Modelo Moderno de Carta
GM-034/05
São Paulo, 16 de junho de 2007.
Casa Iceberg Ltda.

At.Diretoria Administrativa.
Prezados Senhores,
Informamos-lhes que não registramos o pagamento das duplicatas 180 e 181, enviadas no
mês passado e anexamos ás duplicatas de números 220 e 22 deste mês.
Aguardamos providências.
Atenciosamente,
Caprichildo da Silva
Gerente de Marketing
Relações Humanas no Trabalho
No processo de relacionamento humano, personalidades diferentes se encontram para viver

uma mesma situação. As reações não são iguais, porque cada indivíduo traz sua própria
carga de experiência e valores, mas para obter-se um bom ambiente profissional deve-
se ficar atento a:
Adaptação/aceitação dos valores da Empresa e do “outro”
Sensibilidade perante as diferenças que existem entre as pessoas
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Flexibilidade
É natural que as pessoas tenham preferências por aqueles com quem têm maior afinidade,
mas no ambiente de trabalho não é permitido favoritismos. O convívio, apesar de
difícil, é benéfico e saudável.
Difícil – porque personalidades diferentes interagem e precisam se ajustar
Benéfico – porque permite estabelecer comparações eficazes
Saudável – porque possibilita uma melhoria. Desde que a queiramos e estejamos

preparados para ela.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Padrões de Comportamento: Guias para Posturas Profissionais
Isso significa que devo ter um repertório de condutas que variam conforme a situação e a
pessoa. São os padrões de comportamento funcionando como guias para posturas
profissionais.
Este tipo de comportamento você poderá desenvolver submetendo-se a um treinamento em

sensitividade social e versatilidade na postura.
Você poderá começar a desenvolver sensitividade social e flexibilidade de comportamento

através de:
Melhor conhecimento de si próprio
Melhor compreensão dos outros
Melhor convivência em grupo
Desenvolvimento de aptidões para um relacionamento eficiente com os outros.
Saber Viver – Ambiente de Trabalho:
DOMINE a língua. Diga sempre menos do que pensa. Cultive uma voz flexível de acordo
com seu interlocutor. O modo de falar impressiona mais do que o que se fala.
TENHA cuidado com os sentimentos dos outros. Gracejos e críticas não valem à pena e
freqüentemente magoam quando menos se espera.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
NÃO faça questão das observações inadequadas a seu respeito. Viva de modo que ninguém
dê crédito a elas.
DEIXE as suas virtudes falarem por si mesmas e se recuse a falar das falhas e fraquezas dos
outros. Condene os murmúrios. Faça uma regra de falar só coisas positivas dos outros.
Evite fofocas.
Texto: As Três Peneiras
Dona Flora foi transferida de departamento na empresa em que trabalhava. Para “fazer
média” com o novo chefe, logo no primeiro dia foi logo dizendo:
“Chefe, o senhor nem imagina o que me contaram a respeito da Raquel”...
“Espere um pouco, Dona Flora. O que vai me contar já passou pelas três peneiras”?
“Peneiras: Que peneiras, Sr.Roberto?”
“A primeira é a da verdade. Tem certeza de que esse fato é absolutamente verdadeiro?”
“Não, como posso? O que sei foi o que me contaram. Mas acho que...”
“Então, essa estória já vazou pela primeira peneira. Vamos a segunda que é a da
bondade. O que vai me contar é alguma coisa que gostaria que os outros dissessem a
seu respeito?”
“Claro que não! Deus me livre!”
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
“Então, essa estória vazou pela segunda peneira. Vamos ver na terceira que é a da
necessidade. A senhora acha mesmo necessário me contar esse fato ou mesmo passá-lo
adiante?”
“Não chefe. Passando por essas peneiras, vi que não sobrou nada mesmo do que eu ia
contar.”
Já pensaram como as pessoas seriam mais felizes se todos usassem sempre essas três
peneiras?
Sempre que surgir um boato, passem-no pelas três peneiras antes de obedecer ao impulso
de passá-lo adiante.
(Autora: Arlinda Trindade)
PENSE antes de fazer uma promessa e depois não a quebre, nem dê importância ao quanto
lhe custa cumpri-la.
NUNCA deixe passar uma oportunidade para dizer uma coisa animadora a uma pessoa ou a
respeito dela.
TENHA interesse nos outros, em suas ocupações, em seu bem-estar, seus lares e família.
Seja sempre alegre com os que riem e lamente com os que choram. Aja de tal maneira
que as pessoas com quem convive sintam que lhes dispensa atenção e lhes dá
importância.
CONSERVE a mente para todas as questões de discussão. Investigue, argumente. É próprio

das grandes mentalidades discordar e ainda conservar a amizade do seu oponente.
Para Obtermos Melhores Resultados no Relacionamento de Trabalho, Devemos ter

Bom-Senso e Ética Profissional.
Bom-Senso
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Oposto de precipitação. É resultado de análise e ponderação antes da conclusão. É o maior

responsável por decisões acertadas e atitudes comedidas.
Ética Profissional
A Organização entende que toda a atuação profissional deve ser sempre compatível com os
mais altos padrões de integridade, e, com as responsabilidades dos funcionários com
seus clientes, acionistas, os próprios funcionários e com o público em geral.
Todos devem evitar, ao máximo, as situações em que seus interesses pessoais possam
conflitar, ou parecer conflitar, com os interesses da Organização e seus clientes.
Visando evitar situações que possam tornar difíceis às relações entre funcionários e
clientes, a Organização possui seus padrões éticos que já são do conhecimento de
todos.
Veja alguns padrões éticos mais comuns:
Agir com os outros da maneira que gostaríamos que agissem conosco.
Arcar com a responsabilidade de nossas ações individualmente sem procurar refúgio

ou anonimato através da reputação da Organização ou de qualquer grupo menor que
esteja agindo em nome da Organização.
Conduzir nossos negócios particulares ou a serviço da Organização dentro da

obediência às disposições, ao espírito e ao propósito das leis e regulamentos aplicáveis.
Acreditar no sistema da livre empresa e no critério da obtenção de lucro proveniente de

justa e eficiente prestação de serviços aos nossos clientes.
Usar de total honestidade para com nossos colegas funcionários em todos os assuntos
de serviços, de forma a propiciar decisões racionais e baseadas em todos os fatos
relevantes.
Jamais usar, direta ou indiretamente, da reputação ou dos recursos da Organização para

aumentar nossas oportunidades particulares de obtenção de lucros materiais.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Zelar para que sejam mantidas sob o mais absoluto sigilo as informações que cheguem
ao nosso conhecimento relativas aos clientes, atividades da Organização e mesmo
informações relativas ás suas políticas internas.
Cultivemos Então um Bom Relacionamento
Afinal, “Não é esquisito que...”
Quando o outro não faz, é preguiçoso.

Quando você não faz, é porque está muito ocupado.
Quando o outro fala, é intrigante.
Quando você fala, é construtivo.
Quando o outro se decide a favor de um ponto, é “cabeça dura”.
Quando você o faz, está sendo firme.
Quando o outro não o cumprimenta, é mascarado.
Quando você passa sem cumprimentar, é apenas distração.
Quando o outro fala de si mesmo, é egoísta.
Quando você fala, é porque é necessário.
Quando o outro se esforça para ser agradável, tem uma segunda intenção.
Quando você age assim, é gentil.
Quando o outro encara os dois lados do problema, está sendo fraco.
Quando você faz, está sendo compreensivo.
Quando o outro faz alguma coisa sem ordem, está se excedendo.
Quando você o faz, está sendo eficiente.
Quando o outro progride, teve oportunidade.
Quando você progride, é fruto do seu trabalho.
Quando o outro luta pelos seus direitos, é teimoso.
Quando você o faz, é prova de caráter.
Não é mesmo esquisito?
Fonte: Eboli & Grangeia Treinamentos.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Currículo
Modelo atual
Hoje não se usa elaborar currículos longos, tampouco com muitos detalhes, modernamente,
há também, o currículo em forma de carta, na qual o candidato relata sua experiência
profissional.
Expedição:
Comece pelo histórico profissional, ou seja, relacione suas principais atividades e

habilidades:
Não liste seus documentos pessoais, nem os anexe;
O currículo (caso não seja em forma de carta) deve ser enviado com uma carta de
solicitação de emprego;
O currículo deve ser conciso;
No currículo em forma da carta, consta o histórico profissional do candidato. (vide
modelo).
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Como elaborar um “Currículo”
“Não existe uma forma certa ou errada de fazer um currículo. O que é preciso para gerar
uma predisposição inicial favorável do leitor é ser interessante”, corrente e
descomplicado “(Simon Franco – Consultor de RH- folha de São Paulo)”.
Seu currículo deve ser objetivo pelas seguintes razões:
- O profissional de RH recebe um número significativo de currículo

constantemente;
- A competitividade existente em todas as áreas cresce cada dia;
- O currículo faz de sua estratégia de marketing pessoal.
1 - Utilização
O currículo é utilizado quando alguém se candidata a um emprego, a uma bolsa de estudo

ou a um concurso.
Pôr meio do currículo, a empresa á qual ele é enviado tem condição de fazer uma previa
avaliação dos candidatos.
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2 - Objetivo
Gerar entrevista e vender suas qualificações;
3 - características recomendações:
- Apresentar os dados em ordem cronológica decrescente (do emprego mais recente para os
mais antigos);
- Cuidar da linguagem para que não haja erro. O currículo é o cartão de visita do
profissional e tem o mágico poder de abrir-lhe caminhos para uma entrevista;
- Digitar todos os dados de maneira harmoniosa. A apresentação é indício de cuidado e
capricho;
- Evitar detalhamento das informações;
Empregar linguagem simples e objetiva;
- Dar prioridade a dados mais importantes como a instalação de programas que

contribuíram para o desenvolvimento da empresa e para os resultados objetivos;
- Iniciar o currículo de preferência com a qualificação profissional, e, a seguir, sua

formação escolar;
- Jamais usar formulários impressos comprados nas papelarias;
- Anexar ao currículo a uma carta de encaminhamento (Vide Modelo);
- Imprimir o currículo em impressora de boa definição.
Se desejar, podem imprimir em papel de cor clara, como salmão, amarelo, etc.
Estrutura básica
Nome (endereço completo, estado civil, nacionalidade, e–mail, idade).
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Objetivo: Resumo das qualificações (descrever as atitudes mais significativas ou processos

em que atuou)
Formação acadêmica mencionar o nome da instituição
Histórico profissional (relacionar os mais importantes ou os três últimos e mencionar

também o cargo inicial e o ultimo, pois é possível notar o desenvolvimento
profissional).
Cursos extracurriculares (dado importante, pois as empresas desejam contratar profissionais

que se atualizam constantemente).
Idiomas (nível e viagens internacionais)
Obs.: Pretensão salarial – A pretensão é negociada pessoalmente. Só mencionar a pretensão

salarial se for solicitada no anuncio.
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Modelo de currículo
Currículo
Lúcia Cândido Macedo Silva brasileira
Rua Vergueiro, 2000 – ap. 44 casada
Vila Maria 35 anos
CEP> 04040-023 São Paulo SP>
e-mail: lúcia@uol.com.br
Objetivo: Programadora Visual
Resumo das Qualificações:

Criação e desenvolvimento de decorações para produtos de vidros e cerâmicas;
Criação gráfica;
Conhecimentos em artes gráficas e editoração eletrônica;
desenvolvimento de protótipos;
Coordenação de produção para lançamento;
Formação Acadêmica:
- Pós-graduação em marketing -UPS- condução 2003.
Desenho industrial em habilitação em comunicação visual –FAAP- conclusão 2000.
Histórico profissional:
Vidro Santa Teresa
Cargo: coordenação Industrial
Período: de 2001 a 2004.
Mendes Campos Indústria e Comércio S/A.
Cargo: desenhista projetista.
Período: de 2000 a 2001
Cursos extracurriculares:
Corpo de fotografia
SENAC – 2003
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Marketing e propaganda
Universidade São Paulo – 2003
Produção gráfica
Gráfica Tom – Tom 2003
Curso na área de Informática:

Corel Draw
Page maker
Internet
Idiomas:
Inglês fluente
MODELO DE CURRÍCULO (estilo carta)
Mário costa Menezes dos Campos
Rua da Consolação, 34 – Apto. 31

São Paulo – SP 04560-000
telefone: (019) 444-0909
E-mail: marcampa@uol.com.br
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Ilmo.: Sr. Flávio Fonseca
Diretoria executiva
Grupo Plante Bem – Agropecuária
Prezado Senhor,
Sou administrador de empresas, graduado pela universidade de São Paulo – USP, pós-
graduado em finanças pela PUC – SP, MBA no Canadá, com carreira desenvolvida em
cargos estratégicos nas áreas administrativa e financeira de grupos empresariais
atuantes nos segmentos industriais, construção civil e transportes.
Estou em busca de novos desafios para atuar como Diretor Administrativo – financeiro.
Acredito que meu perfil possa interessar a V. Sª.
Desde 1989, ocupo cargos de confiança, atuando no 1º nível nas áreas Administrativa e
Financeira. Minha experiência abrange a coordenação dos setores, tesouraria,
administrativo, importação, recursos humanos, contabilidade e controladoria. Minha
vivência inclui planejamento, controles administrativos e financeiros; gerenciamento e
desenvolvimento de equipes de trabalho.
Das realizações, na empresa na qual trabalho, destaco a recuperação de 30% da divida de

clientes pôr meio do desenvolvimento de novos controles e relatórios de contas a
receber. Reduzi em 25% o tempo de execução e implantação de normas e controles no
setor de faturamento.
Informatizei e reorganizei as áreas administração, financeira, RH, Contábil, e compras.

Sou responsável pela captação e aplicação de recursos financeiros, orçamentos, fluxo de
caixa, obtenção de linhas de credito em instituições financeira para capital de giro e
para explicação em ativos fixos.
Gostaria, se possível de marcar uma entrevista, para detalhar minha experiência e

demonstrar de que maneira poderei construir para o desenvolvimento de sua empresa.
Atenciosamente,
Assinatura
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Modelo de carta para encaminhar currículo
São Paulo...
Contábil e Administradora Ltda.

At Sr. Pedro de Alcântara
Tomei conhecimento da vaga existente na área contábil dessa empresa.

Assim, em razão dos conhecimentos adquiridos, tanto na universidade quanto no exercício
da minha profissão, gostaria de participar do processo seletivo.
GOSTARIA DE PARTICIPAR DO PROCESSO SELETIVO
Informo-lhe que resido na região, tenho experiência de sete anos como analista contábil e
formação em Contabilidade e Administração.
Anexo currículo para sua apreciação.
Atenciosamente,
Assinatura.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Como fazer uma ótima Entrevista.
As estratégias para você dar um show na conversa cara a cara e conquistar aquela tão
sonhada vaga.
Os holofotes estão sobre você. Seu coração dispara as mãos tremem, A garganta seca. A
memória entra em curto-circuito. Do outro lado da mesa, o todo-poderoso: o
entrevistador, que disseca você de cima a baixo, do corte de cabelo ao sapato. E logo
em seguida dispara as primeiras bombas.
O que você pode fazer por esta empresa? Por que deveríamos contratá-lo?
Onde você se imagina daqui a cinco anos?
Agora me diga: está faltando luz de manhã. Você sabe que tem 12 meias pretas e oito azuis.
Quantas meias precisam tirar da gaveta para ter um par perfeito?
Calma. A entrevista de emprego não precisa ser um pesadelo nem uma sessão de tortura. A
entrevista é Zem, o momento mais importante e decisivo no processo de contratação.
Para conseguir uma posição em qualquer empresa deste planeta, você terá de enfrentar
pelo menos uma entrevista. Hoje em dia, um candidato passa, em média por três ao
pleitear um cargo. Essa é, portanto, a hora de convencer seu interlocutor de que você é
a pessoa certa para a vaga, de que é perfeito para o papel.
É a grande oportunidade de mostrar que seus valores e planos têm tudo a ver com os
valores e as metas da empresa. E mais: e o momento precioso e talvez único de você
conhecer melhor a companhia na qual pretende passar os próximos anos de sua vida.
“O choque entre a cultura da empresa e a do profissional é o principal motivo de mais
de 90% das contratações malsucedidas” afirma Glady Zrnevich, consultora da Korn
Ferry, uma das maiores empresas de headhunting do mundo.
Portanto se você não quer ser o personagem principal de uma contratação fracassada, tem
de entender que a entrevista é a hora de vender seu peixe. È também a oportunidade de
avaliar a empresa e checar se realmente aquele é o lugar certo para, você crescer
profissionalmente.
Por ser uma via de mão dupla, uma boa entrevista não depende somente de sua alta
desempenho. Depende também da atuação do entrevistador. Eis o primeiro problema o
mercado está repleto de entrevistadores despreparados para avaliar candidatos. A
maioria deles tira conclusões precipitadas sobre seus entrevistados. Há até quem
contrate o candidato pela intensidade e duração do aperto de mão logo no inicio da
entrevista.
Segundo o especialista em recursos humanos Paul Taffindir, sócio da consultoria accenture
(antiga Andersen Consulting), a maioria dos executivos decide se aprova ou não o
candidato nos primeiros dois minutos de conversa e depois passa o resto do tempo se
convencendo da decisão inicial.
PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310
Será que você está pronto?
Infelizmente, as empresas também acham que a maioria dos candidatos não está pronto, e o
principal problema é chegar para a entrevista com o script pronto e decoradinho. As
pessoas ensaiam horas e horas na frente do espelho. Preparam um discurso cheio de
adjetivos e acreditam que vão arrasar.
Lição Fundamental
Não queira ser na entrevista o que você não é de fato.
E jamais minta. Não há segredo nem fórmula milagrosa para ser bem sucedido numa
entrevista. As empresas esperam apenas que você dê melhor de si mesmo, de maneira
transparente e honesta. E é claro, sempre usando o bom senso. Para conseguir essa
combinação de espontaneidade com argumentação fundamental, é preciso fazer a lição
de casa, a seguir, apresentamos um roteiro que vai ajudá-lo nessa empreitada.
ANTES
Faça uma pesquisa completa sobre a empresa. Há quanto tempo ela está no mercado, quais
os produtos, a reputação entre os concorrentes. Ela é lucrativa? Levante todos os
números possíveis – faturamento, lucro, previsão de crescimento.
Saibam quais são os valores e a missão da organização.
Revise e estude cuidadosamente seu currículo. Esteja pronto para explicar cada movimento
e conquista que realizou. Use números e exemplos.
Há vários tipos de entrevista, a mais comum é aquela em que você senta frente a frente com
o entrevistador e discute competência. Fala sobre os fatos ocorridos em sua carreira
para justificar sua capacidade de assumir a nova posição. Nesse caso, há exigências
típicas que variam de acordo com o tipo de empresa.
Se você estiver pleiteando uma vaga no setor financeiro, por exemplo, esteja preparado
para resolver cálculos e resolver problemas que envolvam raciocínio. Para empresas de
varejo, esteja preparado para falar sobre produtos, estratégia de vendas e importância
do consumidor.
Independente do setor há ainda as entrevistas que testam seu grau de estresse. Nesse caso,
mais do que ouvir, o recrutador vai testar sua reação diante de situações limite.
Normalmente, ele já começa disparando observações sarcásticas e até agressivas. Responda
normalmente e mantenha a calma, quem deveria ficar ruborizado em fazer perguntas
oportunas é ele.
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Você poderá ser bombardeado por perguntas de todo tipo. Eis alguns exemplos típicos
usados pelos entrevistadores:
O que você pode fazer por esta empresa?

Informe-se antes e procure avaliar como você poderá contribuir para que a companhia
atinja suas metas. No fim das contas, o objetivo de qualquer profissional é resolver
problemas. Portanto, se você conseguir identificar o problema da empresa e mostrar ao
entrevistador como resolvê-lo estará a um passo à frente dos concorrentes.
Onde você se vê em cinco anos?

Mostre que você traçou um plano consistente de carreira, sabe aonde quer ir e como chegar
lá.
Conte-me uma situação em que você falhou em sua carreira.

Seja direto e procure descrever como aprendeu com o erro. Procure ter uma postura
positiva sobre o evento.
Qual a sua expectativa de salário?

Salário não deve ser discutido no início da conversa, só depois de saber todas as atribuições
do cargo e de saber se a empresa vai contratá-lo, ai sim é hora de negociar.
Está faltando luz de manhã. Você sabe que tem 12 meias pretas e oito azuis. Quantas meias
precisam tirar da gaveta para ter um par perfeito?
Nesse caso, o entrevistador quer testar seu raciocínio. A resposta é: você tem duas cores.
Para conseguir um par da mesma cor, pegue três.
Não se esqueça de que você também está lá para avaliar se a empresa é o lugar certo para
você. E essa é sua grande chance. Prepare uma lista de perguntas que possam ajudá-lo
a conhecer melhor a companhia:
Como é um dia típico de trabalho nessa empresa?

Que responsabilidades esse cargo me trará?
A quem deverei me reportar?
Qual o tamanho da equipe da qual farei parte?
Qual o estilo de gerenciamento da empresa?
Como o (a) senhor (a) vê a empresa em cinco anos?
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NO DIA
Não dê vexame. Saiba o nome e o cargo do entrevistador, o local, a data e o horário da

entrevista.
Vista-se adequadamente para a ocasião. Procure conhecer o perfil da empresa antes, e use
essa informação na hora de escolher a roupa, sapato e acessórios. De qualquer forma,
os fundamentos são eternos. Evite perfumes fortes, confirme se a roupa está limpa.
Para as mulheres: evitem saias curtas demais, decotes cavados e tecidos transparentes.
Nada de maquiagem pesada. Para os homens: nada de paletó amarrotado, pastas ou
sapatos surrados.
As unhas devem estar aparadas e limpas e a barba feita.
Administre bem seu tempo. Tente chegar dez minutos antes da hora marcada.
Leve cópia do currículo, anotações feitas durante a preparação sobre suas competências e
objetivos, papel e caneta.
DURANTE
Não esqueça que você pode ser avaliado desde o momento em que você pisa na empresa.
Trate bem todo mundo que o receber, seja a secretária, seja os assessor, e fique atento,
pois qualquer informação pode ser preciosa nessa hora.
Tente manter a autoconfiança. Afinal, ainda não existe empresa que valorize profissionais
inseguros e sem iniciativa.
Reflita bem antes de responder. Não se precipite, mas também não enrole. Jamais dê
respostas monossilábicas, tais como “sim”, “não” e “é”.
Jamais fale mal de seu ex-chefe ou da empresa em que trabalhou. Isso mostra que você é
pouco discreto e não sabe separar questões pessoais das profissionais.
Não tenha receio de mostrar sentimentos de insatisfação ou raiva. Um estudo feito pela
Stan-Ford Business School, revelou que visão critica ajuda a convencer o entrevistador
de que você é uma pessoa competente e que pode agregar valor.A pesquisa revela ainda
que pessoas que demonstram atitude, em geral, têm salário maior que as outras.
E SE...
Se você pensou que está preparado para a batalha, enganou-se. Ninguém está livre de
armadilhas que pode tornar sua entrevista um verdadeiro fiasco. Veja como
transformar um desastre em oportunidade.
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Se o recrutador chama você pelo nome errado? Faça uma correção na hora. Educadamente
diga que você é fulano e não sicrano e continue a conversa. Se o entrevistador
continuar a errar, então diga: “Sei que o senhor conversa com muitos candidatos.
Gostaria de checar se está com o meu currículo em mãos. Sou fulano de tal!”.
Se o telefone celular tocar durante a entrevista?
Desligue imediatamente. Peça desculpas. O correto é desligar o celular.
Se você chegar atrasado? Tráfego congestionado, doença na família, nada disso justifica um
atraso. O melhor a fazer é ligar para o entrevistador com antecedência, explicar o
problema e pedir desculpas. Se o atraso for ultrapassar 15 minutos, esteja disponível
para remarcar a entrevista.
Se o entrevistador fala algo que você sabe que é incorreto? Se for um erro que você pode
contradizer com números e dados, faça-o delicadamente. Ele pode estar testando você.
Repita a frase com a correção, sem destacar que o entrevistador está errado.
DEPOIS
Volte para casa e analise a entrevista. Verifique o que funcionou e que não deu certo e
como poderia melhorar.
Envie uma carta de agradecimento à empresa no máximo 48 horas depois.
Se você não tiver notícia nenhuma após duas semanas, ligue para o recrutador e verifique se
ele precisa de mais algum dado sobre você.
Sejamos sinceros: nem mesmo toda essa preparação vai acabar de vez com o desconforto
que é enfrentar uma entrevista. Afinal, trata-se de um momento em que você está
sendo avaliado por um estranho, cada palavra, gesto e movimento podem fazer a
diferença.
COMO MANTER SEU EMPREGO
Não basta apenas conseguir um bom emprego e preciso saber mantê-lo, aqui daremos as
dicas necessárias para manter o seu.
DEZ DICAS PARA MANTER SEU EMPREGO.
Estude sempre, leia muito (livros, jornais, revistas. (Internet). Para muitas carreiras, a pós-
graduação, já não conta devido a grande competitividade, mestrado seria uma opção.
Participe de cursos de atualização e Palestras).
Domine outro idioma, recomenda-se falar fluentemente o inglês. O espanhol vem em

seguida.
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Envolva-se com a empresa. Demonstre interesse pela sua tarefa e pelas atividades dos colegas.
Tenha um bom relacionamento com os colegas de trabalho, desde o ofice-Boy até o diretor.
Procure sempre melhorar o seu desempenho, Pergunte ao chefe o que pode ser
acrescentado.
Fique de olho no mercado participe de processos seletivos de outras empresas, para avaliar
e saber em que precisa investir.
Seja uma pessoa interessante. Caprichar na apresentação pessoal não é tudo; Profissionais
de sucesso não falam sós de trabalho, tem outros assuntos interessantes para conversar
em uma reunião de negócios.
Desenvolva a sua inteligência emocional e aprenda a lidar como estresse, com a grande
demanda de serviço em curto espaço de tempo.
Trace objetivo para a sua carreira profissional. Pense no que vai fazer daqui a cinco anos e
invista para concretizar seus planos.
Ajude o chefe a subir e as pessoas que estão a seu lado. Mostre. que o seu trabalho é
imprescindível para a empresa. Para isso é preciso cuidar da auto-estima para se sentir
bem consigo mesmo e confiante
MOTIVAÇÃO E SUCESSO
Ninguém consegue trabalhar sem ter MOTIVAÇÃO, pois o único local em que o
SUCESSO VEM ANTES DO TRABALHO É NO DICIONARIO ““.
MOTIVAR à AÇÃO = Motivação
Ninguém ensina ninguém a ser motivado a nada, a motivação é algo intimo, da própria
pessoa, ou ela é MOTIVADA ou não é, nós apenas vamos estimulá-la a ser motivada.
Na nossa vida, desde criança recebemos alguns estímulos, que em outras palavras é a
motivação Exemplo: “Filho vá ao supermercado para a mamãe, que eu deixo você
comprar umas balas”, Veja desta forma a criança foi estimulada, motivada a fazer algo,
tendo algo como recompensa.
Mas, na vida profissional, a motivação é um pouco mais complexa, não deixa de ser um
estimulo, para você produzir ou fazer algo, mas nem sempre a recompensa ou
pagamento é de imediato, é como se fosse uma arvore, que planta a semente, espera-a
crescer, e depois de muitos anos regados ela vai gerar os frutos.
Há várias maneiras de estimularmos a motivação de outras pessoas:
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Mensagens
Textos
Imagens
Palavras de elogio
Palavras de conforto
Palavras de agradecimento
Dinâmicas de Grupo
OS TRÊS “Cs” do SUCESSO
O sucesso de qualquer profissional, de qualquer ramo de atividade, de qualquer nível, está

ligado aos três C´s.
CONHECIMENTO -à CONTRIBUIÇÃO -à COMPROMETIMENTO
Você pode analisar a carreira de todas as pessoas de sucesso, elas têm algo em comum:
todos gostam do que faz.
Mas para gostar do que faz, e ser feliz com isso, e obter sucesso, é necessário fazer bem. Os
que se destacam tem a obstinação por fazer tudo bem feito.Tem gosto pela perfeição e
a perseguem com tenacidade.Porém, para fazer bem feito, é preciso
CONHECIMENTO do que se faz. Conhecer implica em dedicar horas e horas de
leitura, estudo, em planejamento, em experimentação, em preparação, em tentativas e
erros, às vezes deixando até outras atividades mais prazerosas.
Analise a trajetória de pessoas vitoriosas, como Guga, Zico, no esporte, ou Roberto Carlos,
Chitãozinho e Chororó na música e muitos outros. Você verá que a maioria deles teve
origem humilde e lutou muito ate chegar ao sucesso. Quantas horas Guga treina por
dia? Quantas faltas e pênaltis Zico, treinava após os jogos, quantos ensaios Roberto
Carlos faz antes de cada Show? mesmo já sendo pessoas de sucessos (os que estão em
atividade) continuam treinando, ensaiando.
Para que? Se aperfeiçoar cada vez mais. Isto chamamos de CONTRIBUIÇÃO.
Comprometer-se com uma idéia, com um projeto, com um objetivo é muito mais que,
apenas externar uma vontade. Muitas pessoas têm grandes intenções, e tem grandes
decepções, porque não entram em ação, não colocam as coisas em prática, não tem
continuidade, não tem persistência e ficam pelo caminho a queixar de tudo e de
todos.Comprometer-se com um projeto é dedicar-se de corpo e alma, e ter certeza que
a compensação virá, mais cedo ou mais tarde.É verdade que nem todos conseguem
chegar, mas os que não tentam, não buscam a perfeição, não buscam o treinamento, já
estão derrotados, a isto chamamos de COMPROMETIMENTO.
Então, fazer bem feito, gostar do que faz, conhecer, se preparar, treinar, estudar, colocar em
prática, não desistir você estará desvendando os segredos do SUCESSO, e ainda
conseguirá alcançar o quarto “C” que é a COMPENSAÇÃO.
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Trace o primeiro objetivo, leia o primeiro livro, assista à primeira aula, mude a primeira
atitude, busque desde agora seus três “Cs”. E construa o seu SEGREDO DO
SUCESSO.
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Apostila Aux. Administrativo-2008

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Grupo Crescer Assessoria e Treinamento

Este curso ASSISTENTE ADMINISTRATIVO visa preparar e atualizar o

Bom curso a todos.

Vamos começar nosso curso passando pelo setor financeiro da empresa

Seguem alguns documentos utilizados para controles financeiros. Conhece-los é importante

É comum ouvirmos as seguintes expressões:

“cheque ao portador” – quando não se consigna o nome do favorecido.

Utilizamos também, no setor financeiro, o Recibo Comum.

Esse documento comprova o pagamento ou o recebimento de bens ou valores, ou seja,

Outro documento também utilizado nesse setor é a Nota Promissória.

Ao emiti-la em favor do credor, o devedor compromete-se a realizar o pagamento nas

Se paga a nota promissória à vista do título, mediante sua apresentação.

No controle financeiro, fazemos também a Conta Corrente.

Utilizado para controle da movimentação bancária da empresa.

Data Histórico Débito Crédito Saldo

16/06/07 saldo anterior 12.400,00

E, temos também, o Movimento de Caixa.

Retenção de imposto de Rena na Fonte de Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica

Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte, à alíquota de 1% (um por

- prestação de serviços de limpeza e conservação de bens imóveis, exceto reformas e obras

Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte á alíquota de 1,5%,as

1 – administração de bens ou negócios em geral, exceto consórcio ou fundos mútuos para

Retenção de Imposto de Renda na Fonte de Prestador de Serviço Pessoa Física.

A Medida Provisória nº 340/2006, entre outras providências, aprovou as novas tabelas

Base de Cálculo e R$ Alíquota % Parcela a Deduzir em R$

Observação: Deduzir por dependente o valor de R$ 137,99

Alguns códigos a indicar no campo 04 do DARF:

0561 – rendimento de trabalho assalariado, inclusive pró-labore de dirigentes, sócios de

0588 – rendimentos de trabalho sem vínculo empregatício, inclusive fretes, carretos,

1708 – remuneração de serviços pagos a pessoa jurídica.

8045 – demais rendimentos, comissões, condenação jurídica, pecúlio, previdências, e

Vamos fazer alguns exercícios conforme material de apoio.

Emissão de Notas Fiscais

São classificados em três espécies: Impostos, Taxas e Contribuições.

Taxas – tributos pagos pela imediata contraprestação de um serviço estatal.

Contribuições – tributos pagos decorrentes da valorização patrimonial do contribuinte,

2 – Sistema Tributário Nacional

Para organizar as relações entre o Estado no seu poder de tributar e fiscalizar e o

Lei – é a norma jurídica que dispõem sobre o tributo.

Objeto – é a finalidade do Sistema Tributário Nacional que culmina na arrecadação

A grande empresa chamada Estado também precisa de um corpo de administradores aos

A partir do Art.153 da Constituição Federal, encontraremos:

Art.153 – União – importação de produtos estrangeiros/exportação para o exterior, de

Art.155 – Estados e DF – transmissão causa mortis e doação de quaisquer bens ou

Art.156 – Municípios – propriedade predial e territorial urbana/transmissão inter vivos, a

ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de Transportes

Assim, determinados procedimentos adotados em um estado, podem não ser os mesmos

Esta situação é flagrante quando falamos das alíquotas.

O Estado de São Paulo pratica as seguintes alíquotas:

25% - comunicação/perfumes e cosméticos/fumos e seus derivados

18% - operações internas/operações destinadas a não contribuintes, de qualquer localidade.

7% – operações interestaduais com os estados das regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste

4% - prestação de serviços de transporte aéreo.

Tabela A – Origem da Mercadoria

Tabela B – Tributação pelo ICMS

040 – Mercadoria Nacional e Isenta do ICMS

Aplicações tributárias às operações e aos contribuintes

Incidência/Não Incidência/Suspensão/Isenção e Imunidade

Suspensão – é a postergação do momento da tributação, para uma operação futura e certa

Isenção – é o benefício concedido por tempo determinado ou indeterminado.

Imunidade – é a previsão constitucional (Art.150, inciso VI) vedando a tributação à:

Vamos então, a prática da emissão da Nota Fiscal, conforme material de apoio.

IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados.

É um tributo de competência federal, assim a sua legislação é desenvolvida pela União e