GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ

SECRETARIA ESPECIAL DE ESTADO DE GESTÃO

SECRETARIA EXECUTIVA DE ADMINISTRAÇÃO

MANUAL DO USUÁRIO
(Visão Geral do Sistema)
 SIMAS

MANUAL DO USUÁRIO

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GOVERNADOR DO ESTADO DO PARÁ
ALMIR GABRIEL

SECRETÁRIO ESPECIAL DE ESTADO DE GESTÃO

FRANCISCO SÉRGIO BELICH DE SOUZA LEÃO

SECRETÁRIO EXECUTIVO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO

CARLOS JEHÁ KAYATH

PROCESSAMENTO DE DADOS DO ESTADO DO PARÁ

EDILSON DO NASCIMENTO SANTOS

SECRETARIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO

DIRETORIA DE RECURSOS MATERIAIS – DRM
SISTEMA INTEGRADO DE MATERIAIS E SERVIÇOS – SIMAS
AV. GENTIL BITTENCOURT, 43
CEP. 66.015-140 - BELÉM-PARÁ
TEL: (91) 230.3653 / 210.2011 FAX: (91) 210.2039

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INTRODUÇÃO

As crescentes demandas da sociedade pela melhoria efetiva dos

serviços públicos em todos os níveis e a necessidade de propiciar maior
transparência das contas públicas, exigem mudanças efetivas nas relações
entre o governo e a sociedade, de modo a garantir a participação e o controle
social sobre as ações do setor público. Para tanto, tornou-se necessário
repensar o modelo de gestão do Estado, redirecionando o foco dos processos
para os resultados, de modo a viabilizar o atendimento dos anseios do cidadão/
cliente, como objetivo maior das políticas públicas e ações de governo, que
devem passar necessariamente por um eficiente controle dos gastos públicos.
A recente alteração efetivada na estrutura organizacional do Poder
Executivo, através da Lei nº 6.212, de 30 de abril de 1999, que criou o
Colegiado de Gestão Estratégica e as Secretarias Especiais de Estado, como
arcabouço institucional indispensável à efetivação da Reforma do Estado,
conferiu à Secretaria Especial de Estado de Gestão a competência precípua de
promover a adoção de mecanismos de gestão que possam contribuir para
elevar a eficiência no uso dos recursos públicos. Nesse novo quadro
institucional, os sistemas de informações gerenciais se constituem em valiosas
ferramentas da gestão dos recursos públicos.
Desenvolvido pela PRODEPA e implantado pela SEAD em meados da
década passada, o SIMAS disponibilizava, até recentemente, apenas
informações referentes a cadastro de fornecedores e gestão de materiais.
Atualmente, foi adicionado ao Sistema o módulo cadastro de serviços, que
possibilitará o acompanhamento e a gestão de todas as contratações de
pessoas físicas e jurídicas prestadoras de serviços, pelos órgãos da
Administração Pública Estadual.

Entretanto, a grande inovação que se constata é a interligação entre o

SIMAS e o SIAFEM (Sistema Integrado de Administração Financeira para
Estados e Municípios), a partir da qual toda aquisição de material ou
contratação de serviço deverá, preliminar e obrigatoriamente, ser pré-
empenhada no SIMAS, através da rotina identificada como PRD (PEDIDO DE
REALIZAÇÃO DE DESPESA).

Essa interligação permitirá aos gestores o acesso, em tempo real, às

informações referentes aos processos de compras, de contratações de
serviços, níveis de estoques, preços praticados e dados sobre fornecedores e
prestadores de serviços. Possibilitará, ainda, o efetivo acompanhamento da
aplicação dos recursos destinados ao custeio dos órgãos da Administração
Pública que possuam recursos provenientes do Tesouro Estadual, tornando-se,
portanto, um indispensável instrumento de controle de gastos, contribuindo
decisivamente para a almejada modernização do Estado.

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I – APRESENTANDO O SIMAS

1.1- O QUE É O SIMAS?

O SISTEMA INTEGRADO DE MATERIAIS E SERVIÇOS – SIMAS é

um sistema gerencial do Governo do Estado, que permite uma visão geral dos
volumes, características e custos dos recursos materiais e dos serviços,
subsidiando os gerentes com informações que os auxiliem na seleção das
propostas mais vantajosas para a Administração Pública Estadual.

1.2- A QUEM SE DESTINA?

A todos os órgãos da Administração Pública que possuam recursos

provenientes do Tesouro Estadual.

1.3- QUEM SÃO OS USUÁRIOS DO SISTEMA?

Servidores que atuam nas áreas de material, serviços e finanças.

1.4- QUEM É O GESTOR DO SIMAS?

A Secretaria Executiva de Administração, através da Diretoria de

Recursos Materiais, representa a unidade responsável pelo gerenciamento
global do sistema, bem como pela orientação aos órgãos usuários, no que
tange aos procedimentos a serem adotados quanto a melhor utilização do
SIMAS.

1.5- O QUE É PRD?

É a rotina que dá início ao processo de inclusão do “Pedido de

Realização de Despesas” no sistema. Através do PRD os órgãos realizarão o
pré-empenho concernente às compras de materiais e às contratações de
serviços.

O PRD passa por várias fases:

a) Cadastramento – quando o PRD é cadastrado no sistema com os

dados relativos à aquisição de materiais ou contratação de serviços,
especificando quantidades e valores dos itens;

b) Fechamento – quando o valor total do PRD está igual à somatória

dos valores dos itens do respectivo PRD;

c) Complemento – quando o usuário, via SIAFEM, complementa o

PRD com os dados financeiros que são: Unidade Gestora Responsável,
Evento, Programa de Trabalho, Fonte e Detalhamento da Fonte de Recurso,
Número, Modalidade e Valor do Saldo Orçamentário;

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 d) Autorização – quando o ordenador de despesa autoriza o PRD; e

e) Empenho – quando, via SIAFEM, o PRD é empenhado.

1.6- COMO ESTÁ CONSTITUÍDO O SIMAS?

O SIMAS está constituído das seguintes funções-módulos:

a) Cadastro de Fornecedores e Prestadores de Serviços;

b) Cadastro de materiais;

c) Cadastro de serviços;

d) Controle de estoques;

e) Banco de preços.

II – DIRIMINDO DÚVIDAS

2.1- COMO CADASTRAR UM PRD QUANDO A UNIDADE DE AQUISIÇAO

DO MATERIAL FOR DIFERENTE DA UNIDADE DE ESTOCAGEM?

Ao cadastrar o PRD, deverá ser observada a unidade de saída do

material do estoque. Se a unidade de aquisição for diferente, deverá ser
utilizado o fator de conversão.

Ex: Se na aquisição de copo descartável o fornecedor entregou o item

em caixa, mas a saída de seu estoque é em pacote, deverá ser informada a
quantidade de pacotes existentes em cada caixa, usando o fator de conversão.

2.2- É POSSÍVEL CADASTRAR UM PRD COM CLASSES DE MATERIAL OU

SERVIÇOS DIFERENTES?

Sim, desde que os itens do PRD sejam referentes ao mesmo elemento

de despesa, independentemente da conta contábil correspondente, ou seja,
poderá ser incluído em uma mesma PRD, por exemplo, material de expediente,
material de despesa, ferragens, etc, desde que correspondam ao elemento de
despesa 339030 – material de consumo.

Entende-se por conta contábil a representação de débitos e créditos

de uma mesma natureza, reunidos sob um título representativo do valor de um
bem, de um direito, de uma obrigação e de uma receita ou despesa. No Plano
de Contas do SIAFEM, a conta contábil é representada por um código de nove
dígitos.

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 No SIMAS, as classes de materiais e serviços estão vinculadas
automaticamente a uma conta contábil.

2.3- QUAIS AS DESPESAS COM MATERIAIS E SERVIÇOS QUE NÃO

DEVERÃO SER CADASTRADAS ATRAVÉS DO SIMAS?

Não deverão ser cadastradas no SIMAS as despesas de custeio,

cujos sub-itens constem dos seguintes elementos de despesas:

333900500 – Outros benefícios previdenciários

333900600 – Benefício mensal ao deficiente e ao idoso
333900800 – Outros benefícios assistenciais
333901000 – Outros benefícios de natureza social
333901400 – Diárias pessoal civil
333901500 – Diárias pessoal militar
333901800 – Auxílio financeiro a estudantes
333901900 – Auxílio-fardamento
333902000 – Auxílio financeiro a pesquisadores
333903800 – Arrendamento mercantil
333904500 – Equalização de preços e taxas
333904700 – Obrigações tributárias e contributivas
333909100 – Sentenças judiciais
333909200 – Despesas de exercícios anteriores
333909300 – Indenizações e restituições
333909500 – Indenização pela execução de trabalhos de campo

Também não serão cadastradas no SIMAS as despesas relativas a

suprimento de fundos, assim como, as despesas de capital, excetuando-se
destas, as aquisições de equipamentos e material permanente.

Nos casos acima especificados, o empenho deverá ser realizado

diretamente no SIAFEM.

2.4- EM QUE SITUAÇÕES NÃO SERÁ EXIGIDA A NOTA FISCAL DE

SERVIÇOS, PARA A EFETIVAÇÃO DA ROTINA DE RECEBIMENTO?

Não será compulsória a informação concernente à nota fiscal nas

seguintes situações:

a) Quando se tratar de serviço realizado por pessoa física.

b) Quando se tratar de pessoa jurídica, nos seguintes casos:

• Na prestação de serviços técnicos especializados em cursos e

treinamentos;
• Na locação de imóveis;
• Na aquisição de vale-transporte;
• Na assinatura de periódicos;
• No licenciamento de veículos e equipamentos de comunicação;
• Na aquisição de passagens;

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 • Nas assessorias e consultorias técnicas;
• Nas auditorias externas;
• Nas monitorias;
• No pagamento de direitos autorais;
• Nas promoções artísticas e culturais;
• Nos serviços técnicos profissionais especializados;
• Nos serviços de processamento de dados;
• Nas despesas bancárias;
• Nos serviços de menores e deficientes;
• Nos serviços de postagens e telegramas;
• Nos serviços de telecomunicão e comunicação de dados com
acesso on- line;
• Na publicidade de atos oficiais;
• Nas despesas com propagandas;
• Nas despesas com hospedagens;
• Nas custas, diligencia e despesas cartorárias;
• Nos seguros de pessoas e bens;
• Nas promoções turísticas, recreativas e desportivas;
• Nas despesas com realização de congressos ou simpósios;
• Nas despesas com direitos autorais e editoriais;
• Nas despesas com entidades representativas de classe.

2.5 – EM QUE SITUAÇÃO AS OBRAS DEVERÃO SER CADASTRADAS NO

SIMAS?
Quando se caracterizarem como custeio, especificamente em se
tratando de adaptação, reparos e reformas de imóveis, entendendo-se como
tais:

ADAPTAÇÃO – Serviço de adequação do espaço interno em suas

medidas e formas, não havendo alteração da metragem total da área
construída.

REPAROS – Pequenos consertos localizados em pontos que se

danificaram, de modo a permitir a plena utilização do imóvel.

REFORMA – Recuperação total do imóvel, onde será possível trocar

tudo que for necessário para renová -lo.
As obras que se relacionarem com a construção completa de uma
edificação ou ampliação, quando acrescentado um novo espaço ao imóvel,
caracterizam-se como investimento, e, portanto, não deverão ser cadastradas
no SIMAS.

2.6 – QUANDO SE TRATAR DE AQUISIÇÃO DE SOFTWARES

(PROGRAMAS), COMO REALIZAR O CADASTRAMENTO NO SIMAS?
Nesse caso, por se tratar de produto acabado em que estão
envolvidos direitos reservados ao fabricante, o cadastramento deverá ser
realizado na classe 006 – SERVIÇOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS DE
LICENÇA PARA USO DE SOFTWARE, do grupo 02 – SERVIÇOS
TÉCNICOS ESPECIALIZADOS, conforme Catálogo de Serviços.

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 Ex: Aquisição de software antivírus.

2.7 – A QUEM RECORRER EM CASOS DE DIFICULDADES COM A

OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA?

Na ocorrência de dúvidas ou problemas com a operacionalização do

SIMAS, o usuário deverá contatar com a Diretoria de Recursos Materiais –
DRM, da Secretaria Executiva de Administração.
Telefones: (91) 230.3653 / 289-6212/289-6211/2896239

III – GRUPOS DO SIMAS POR NATUREZA DE DESPESA

3.1 – MATERIAIS DE CONSUMO

Materiais que se caracterizam como sendo de curta duração.

Grupo 01 – Material de Escritório

Grupo 02 – Material de Higiene e Limpeza
Grupo 03 – Artigos de Vestuário
Grupo 04 – Utensílios para Cozinha e Refeitório
Grupo 05 – Formulários e impressos
Grupo 06 - Material de Ensino
Grupo 07 – Material Elétrico
Grupo 08 – Material Hidráulico
Grupo 09 – Material para Cama, Mesa, Banho e Cozinha
Grupo 10 – Peças, Componentes e Acessórios para Veículos
Grupo 11– Materiais, Peças e Componentes para Fotografia,
Cinematografia e
Microfilmagem
Grupo 12 – Material para Desenho
Grupo 13 – Material para Laboratório
Grupo 14 – Material Radiológico
Grupo 15 – Artigos de Armarinho
Grupo 16 – Produtos Alimentícios
Grupo 17 – Peças, Componentes e Acessórios para Segurança.
Grupo 18 – Material, Peças e Componentes para Gravação e
Reprodução de
som e imagem
Grupo 19 - Material de Pintura, Conservação e Reparos de Imóveis
Grupo 20 – Material para Acondicionamento e Embalagem
Grupo 21 – Combustíveis e Lubrificantes
Grupo 22 – Material Médico, Odontológico e Hospitalar
Grupo 23 – Matérias Primas Diversas
Grupo 24 – Material para Esportes, Ginásticas e Jogos
Grupo 25 – Material Gráfico de Impressão e Reprodução
Grupo 26 – Sementes e Mudas
Grupo 27 – Animais destinados a criação/Estudos/Prep. de Produto e
Corte
Grupo 28 – Medicamentos

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 Grupo 29 – Produtos Químicos
Grupo 30 – Ferramentas e Utensílios
Grupo 31 – Material de Informática
Grupo 32 – Peças, Componentes e Acessórios para Equipamentos
Grupo 33 – Mat., com. e acess. P/ agropecuária , coudelaria e
zootecnia
Grupo 34 – Peças, Componentes e Acessórios para Trânsito
Grupo 35 – Livros Técnicos
Grupo 36 – Livros Didáticos
Grupo 37 – Livros de Literatura Infantil e Infanto-juvenil
Grupo 38 – Apetrechos Policiais, material de consumo para
acampamento
Grupo 39 - Peças e Acessórios para Máquinas Pesadas
Grupo 40 – Peças e Acessórios para Motores
Grupo 41 – Artigos para Decoração
Grupo 42 – Publicações sobre Autores Diversos
Grupo 43 – Alimentação para animais
Grupo 44 – Explosivos e Munições

3.2 – MATERIAIS PERMANENTES E EQUIPAMENTOS

São bens que, em razão de sua utilização, não perdem a identidade

física e podem constituir meios para a produção de outros bens ou serviços.

Grupo 01 – Aparelhos e Instrumentos

Grupo 02 – Máquinas
Grupo 03 – Motores
Grupo 04 – Bombas
Grupo 05 – Mobiliários
Grupo 06 – Utensílios e Acessórios
Grupo 07 – Veículos Terrestres/Marítimos/Aéreos/Ferroviários
Grupo 08 – Material Cívico, Educativo, Científico e recreativo
Grupo 09 – Equipamentos e Acessórios para Informática
Grupo 10 - Animais

3.3 – SERVIÇOS

Produtos da atividade de pessoas físicas e jurídicas que, sem

assumir a forma de um bem material, satisfazem uma necessidade.

Grupo 01 – Assessoria e Consultoria Técnica

Neste grupo estão incluídos os serviços de pesquisas, estudos e

elaboração de projetos, cuja complexidade requeira, para sua execução,
formação técnica em área específica.

Grupo 02 – Serviços Técnicos Especializados

Inclui os serviços de execução do projeto aprovado, através de

ações que exijam capacitação técnica especializada.

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 Grupo 03 – Adaptações, Reparos e Reformas

Inclui manutenção preventiva e corretiva, e serviços de

readequação em construções civis, obras de arte e redes de serviço.

Grupo 04 – Instalações e Montagens

Incluem serviços de montagem e instalação de estruturas civis e de

arte, equipamentos elétricos e mecânicos, conectados a redes ou individuais.

Grupo 05 – Manutenção de Móveis, Equipamentos, Máquinas e

Aparelhos

Inclui serviços de manutenção preventiva e corretiva em

equipamentos, máquinas e aparelhos de qualquer porte, além do mobiliário de
escritório.

Grupo 06 – Transporte

Inclui serviços de transporte de passageiros e cargas, com o

fornecimento dos meios e recursos.

Grupo 07 – Locação

Inclui locação de bens em geral, com ou sem mão de obra

inclusa, desde que exclusivamente para fins de operação do bem locado.

Grupo 08 – Administração de Serviços

Este grupo inclui os serviços continuados de administração,

gerenciamento e coordenação, com a aplicação de meios e recursos do
prestador de serviços. Excetuam-se os serviços integrantes do grupo 09.

Grupo 09 – Serv. de Pessoal decorrentes de contratos de

terceirização.

Neste grupo estão incluídos os serviços realizados por

funcionários de empresas contratadas em decorrência da terceirização de
serviços ainda que o órgão ou entidades disponha de quadros funcionais com o
perfil para o desempenho desses serviços.

Grupo 10 – Serviços de Apoio Operacional

Inclui os serviços de apoio básico ao funcionamento dos órgãos

da Administração Pública Estadual.

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SISTEMA INTEGRADO DE MATERIAIS E SERVIÇOS - SIMAS

MANUAL DO USUÁRIO

(VISÃO GLOBAL DO SISTEMA)

TÉCNICOS RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO DESTE DOCUMENTO :

ANA LUCI FREITAS VAZ

PAULO JORGE DA PAZ PEREIRA

COLABORAÇÃO:

PEDRO LUIZ PIRES DE AMORIM

REVISÃO:

EUCLIDES FARIAS

COORDENAÇÃO:

ALICE VIANA SOARES

Versão Outubro/2000

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