Manual de seleccion documental

Manuel Vazquez

 Base do ciclo vital = vigência

 Antes da vigência, ocorre a tramitação. Aí, o documento

ainda não tem força, não atua, não existe.
 A vigência é a força que tem o documento de arquivo
para obrigar, testemunhar ou informar. O prazo de
vigência é o tempo durante o qual um documento de
arquivo obriga, testemunha ou informa o que diz seu
texto ou está implícito em seu tipo documental.

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 As fases do ciclo vital

 1ª - fase administrativa
Momento de planejamento
Momento de tramitação

 2ª - fase administrativa
Momento de vigência
Momento de prazo precaucional

 3ª - fase permanente
Durante as fases administrativas os documentos são recursos para o
desenvolvimento da comunidade onde circulam.
Durante a fase histórica são utilizados com um interesse
retrospectivo e constituem o patrimônio documental da comunidade
que os criou e utilizou.
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Os momentos

 Momento de planejamento
O planejamento estuda três elementos: a informação oportuna, o
suporte adequado e o trajeto ideal para chegar a pessoa competente
com os dados necessários e no menor tempo possível.

 Momento de tramitação
Objetiva acumular os antecedentes necessários para a ação
administrativa ou jurídica que se pretende com o documento.
Se conclui com o início da vigência ou por desistência.

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 Momento de vigência

Centro do ciclo vital. Nada que está vigente pode ser

eliminado, independente da quantidade de uso.
Como se inicia – com a assinatura da autoridade
competente, com a promulgação.
Como se conclui – prazo definido no próprio documento /
um documento que anula o outro / desaparece o objeto
físico que justificava a existência do documento / doc.
informativo, quando o destinatário se intera de seu
conteúdo.

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 Momento de prazo precaucional

Período de tempo entre o fim da vigência e o recolhimento

ao arquivo permanente.
Conservam-se os documentos com o objetivo de:
1. Responder a reclamações administrativas ou jurídicas
ou
2. Servir de antecedente ou suporte jurídico para outro
documento.
Se inicia com o mesmo ato que dá fim a vigência. Se
conclui por prescrição de direito ou pela tabela de
prazos precaucionais.

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 Os valores imediato e mediato

 Imediatos ou primários
Interessam à instituição produtora e ao interessado.
Apresentam os aspectos: administrativo, legal, contábil e técnico.
Existem durante os momentos: de trâmite, de vigência e de prazo
precaucional.
É um valor transitório, ainda que dure décadas.

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 Mediatos ou secundários

Interessam à pesquisa e à história.

Classificam-se em: previsíveis ou evidenciais, não
previsíveis, importantes e complementares.