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RESUMO - ARQUIVOLOGIA

RESUMO - ARQUIVOLOGIA

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1)TEORIA DAS TRÊS IDADES: 1) 2) Arquivo corrente (de 1ª idade): documentos curso ou freqüentemente consultados, mais utilizados, armazenados em escritórios

/dependências de fácil acesso. Valor primário, administração deles compete à entidade q os produziu. Arquivo intermediário (de 2ª idade): documentos originários dos arquivos correntes q não são consultados frequentemente, mas podem ser solicitados eventualmente. Ficam no ³limbo´ ou ³purgatório´ aguardando sua destinação final (transitórios). Aguardam o termo de prazos prescricionais e precaucionais. Arquivo permanente (de 3ª idade): documentos q perderam o valor administrativo, possuem apenas valor histórico ou documental. Arquivos propriamente ditos. Preservados em caráter definitivo em razão de seu valor . Eliminação de documentos públicos só mediante autorização da instituição arquivística competente. Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Valor primário: interesse para a entidade produtora, utilidade administrativa, legal, fiscal. Valor secundário: o documento de interesse p a entidade produtora ou outros tem utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi criado. (ex: valor histórico/cultural ± arquivo permanente!) 2) CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA Na lei: Arquivo: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e privadas, decorrentes do exercício de atividades específicas, bem como pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Arquivo público: conceito de arquivo + órgão público (federal, estadual ou municipal), decorrentes das funções administrativa, legislativa e judiciária. Arquivo privado: produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou entidades privadas, em decorrência de suas atividades. Características: 1) UMA entidade/pessoa produz ou recebe (mesma proveniência) atividades. 3) Organicidade - o documento vale mais no conjunto q separado. 2)Origem dos documentos ± no exercício das

3)

Não há coleção em arquivos!! Os documentos em um arquivo têm de ter a mesma proveniência (fundos) e relação orgânica. (obs: fundo aberto: pode receber coisas novas - entidade continua produzindo/recebendo docs; fundo fechado: entidade n está mais em atividade.) O arquivo pode ter doc umentos de qq gênero, suporte, etc... Gênero: configuração do conteúdo, dependendo do sistema de signos q foi usado para a comunicação do conteúdo. Suporte: material em que as informações são registradas. Espécie: memorando, carta, certidão, etc... Tipos: tipo da espécie. Ex: de óbito é tipo de certidão. A razão da origem/emprego do documento é que diz onde ele fica: arquivo, biblioteca, museu, centro de documentação. BIBLIOTECA: órgão colecionador; múltiplos fornecedores; objeticos culturais, técnicos, científicos. ARQUIVO: receptor, recebe naturalmente o que é produzido de documento; para fins legais, jurídicos e administrativos. Pode ser histórico-cultural na 3ª idade; fonte geradora única. MUSEU: colecionador; instituição de interesse público, finalidade de conservar, estudar e disponibilizar peças e objetos de valor cultural. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO: colecionador ou referenciador; não armazena documentos, só referencia dados de forma física ou virtual.finalidade científica. ex: bases de dados.

PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLIGIA: 1ab2Proveniência: arquivo produzido por uma entidade não deve se misturar aos outros, deve manter sua individualidade. É a base teórico-metodológica da arquivologia ± o mais importante. Se subdivide em dois: Respeito aos fundos: fundos não se misturam. Respeito à ordem original: fundos devem manter classificação e ordem dada pela entidade produtora do documento, refletindo a organização interna da instituição. Proveniência territorial: arquivos devem ser no território em que foram produzidos

classificação. análise de dados (diagnóstico!). no que diz respeito à sua pessoa. Racionalização da produção de documentos. planejamento e implantação.mapas. . desenho. Indivisibilidade/ integridade: fundos não devem se dispersar. impresso). Quanto à abrangência: Setoriais (arquivo corrente junto aos órgãos operacionais). RE CLA RE MO). fica delegado ao Executivo fixar as categorias de sigilo q devem ser observadas pelos ógãos na produção de documentos. Classificações dos documentos: 1- Quanto ao suporte: Escritos (manuscrito. distribuição. tapes. (na ordem em que as coisas aconteceram). registro. plantas. para a solução de problemas. Especializado (documentos de determinado assunto específico). Ultra-secreto: Alto grau de segurança ± n adianta autorização. Reservado: só n deve ser do conhecimento do público geral. Informáticos (pendrive.conjunto de procedimentos/operações (produção. Documentos de arquivo: produzidos em único exemplar qtidade limitada. honra.Judiciário pode determinar exibição reservada de qualquer documento sigiloso (p/ defesa de direito próprio ou esclarecimento pessoal). Quanto à natureza do assunto:Ostensivo (sem restrição de acesso. ± fases: Produção. ou interesse coletivo geral. tramitação.documentos p segurança da sociedade e do Estado (restrição até 30 anos. Secreto: Alto grau de segurança ± conhecimento só de pessoas que sejam autorizadas. salvo as cujo sigilo seja necessário p o estado ou intimidade. disquete.. Lei 8159: . etc. Porém.345- Manutenção da ordem original: docs devem der ordenados de acordo com o fluxo de ações que os originaram. expedição (expede original. Fases corrente e intermediária.. com áudio ou não). medidas especiais de salvagruarda). perfis). Diagnóstico tb serve para a confecção da tabela de temporalidade e código de classificação! GESTÃO DE DOCUMENTOS ± fundamentada no ciclo vital dos arquivos . Micrográficos (suporte fílmico resultante de microrreprodução).é assegurado pleno acesso aos documentos públicos. gravura). a partir da coleta de diversos dados. evitando-se vias desnecessárias. prorrogável igual) e documentos p res guardar intimidade. ser separado alienado. tramitação. vai cópia p o arquivo). arquivamento) visando eliminação ou recolhimento. avaliação. 2) Gerenciamento de informações e a gestão de documentos Organização: compreende 4 operações: levantamento de dados. Gerais/Centrais (centralizam a atividade de arquivo corrente da instituição) Quanto ao sigilo: Ostensivos (ordinários). . UTILIZAÇÃO: protocolo (recebimento. no exercício de sua função 2)ao cidadão. utilização. tem de estar intimamente ligado ao seu estudo/manuseio p conhecê-lo.Todos têm direito a receber de órgãos públicos informações de seu interesse particular ou interesse coletivo geral. Normas de acesso à informação e de recuperação. imagem (restrição até 100 anos) são originalmente sigilosos. 2- 3- 4- 5- DOCUMENTOS SIGILOSOS: Acesso: 1)por agente público q tenha necessidade de conhecer. Filmográficos (filme. . arquivamento corrente/ intermediário. películas. classificação. mediante requerimento ao órgão competente. destruído. datilografado. Quanto à natureza: Especial (formas físicas diversas ou suportes específicos que pedem cuidados especiais). O diagnóstico visa identificar falhas. Reversibilidade: todo procedimento adotado em arquivo deve ter possibilidade de ser revertido se necessário. Cartográficos (formato e dimensões variáveis . Confidencial: seu conhecimento pode prejudicar alguém ou criar embaraços administrativos. PRODUÇÃO: elaboração dos docs essenciais (só) à administração. seu interesse. destinação. Sigilosos. etc). Iconográficos (suportes sintéticos com imagens estáticas ± foto. divulgação não prejudica a adinistração) ou Sigiloso (conhecimento restrito. uso. .

em todo o território nacional. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo. Instrumentos de trabalho no arquivo: Código de classificação (usado no protocolo).. alisamento. de documentos. 2) anexos. Descrição/Publicação. Referência. etc. Controle ambiental ± procedimentos p criação e manutenção de ambiente adequado p o armazenamento. (de acordo com o suporte). Obs: Gestão de arquivo permanente: fases diferentes (AR DE CO RE) ± Arranjo. Apenas encaminha.Regras de alfabetação: sobrenome composto não se separa/ não conta artigo ou preposição/ filho ou jr. poluição. Dec. Preservação documental: conservação. bichos. tamanho reduzido de um documento qualquer Lei 5433. 13: Os documentos oficiais ou públicos. dados e imagens. restauração (+ importantes). Conservação. DESTINAÇÃO: análise e avaliação do valor dos documentos. a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados..). de qualquer espécie e em qualquer suporte. temp. tintas. tecido. digito-terminal). Desacidificação..Protocolo: ao receber um doc e abrir o envelope o protocolo deve observar: 1) assinatura. Judiciário e Legislativo. 4) se a correspondência será autuada ou não. restauração. Protocolo só abre os de caráter ostensivo!!! Métodos de arquivamento: Alfabético. Geográfico ± Regras: Estado/ cidade/ correspondente (nesse as capitais vêm primeiro) ou Cidade/ estado/ correspondente. químicos (acidez. umidade. limpeza. em todo território nacional. art 1º: É autorizada. iconográfico. sonoro. biológicos (insetos. eliminação ou arquivo permanente.. duplex). os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou f ora dele. numérico (simples.. organização pequena = arquivo centralizado. Agentes de degradação: físicos (luz.). geográfico. encapsulação. Microfilme: economia de espaço. filmográfico. TIPOLOGIAS E SUPORTES: Gêneros: textual.). devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final Art. em tramitação ou em estudo.. estaduais e municipais. informático. ideográfico (alfabético. banho de gelatina. Microfilme: resultado do processo de reprodução em filme. numérico. 11: Os documentos. Obs: normalmente. Obs: prazos de guarda dependem de caraterísticas/valor dos documentos. poeira). Alfabético . estes de órgãos federais. Fumigação (vapor químico/insetos) Restauração: silking. Encapsulação (emplastificar). inclusive da Administração indireta da União. armazenamento. assim como as certidões. Climatização. Conservação: Desinfestação. laminação (A MELHOR). é integrante do último nome (faz diferença na alfabetação só se for elementos e distinção)/ nomes estrangeiros ± último nome (considera partículas se escritas em maiúsculo)/ espanhol ± PENúltimo sobrenome/ nome oriental e árabe não muda. 1799: A microfilmagem. com valor de guarda permanente. organização complexa e grande = arquivo descentralizado. de pessoas fí sicas ou jurídicas. O CESPE às vezes coloca expedição dentro de protocolo! Protocolo NÃO toma conhecimento de doc. a critério da autoridade competente. e os documentos particulares ou privados. do Distrito Federal e dos Municípios. Pode ser letra por letra ou palavra por palavra. mic rográfico. Os microfilmes de que trata esta Lei. 3) comprovante de recebi mento (e proceder à devolução). . por meios fotográficos ou eletrônicos. empresas partículas ficam no final. ser microfilmados.. em diferentes graus de redução Art. tabela de temporalidade e tabela de eliminação (usadas na destinação). poderão. Não existe um tempo pré -definido!!! Tipo tantos anos.. cartográfico.. ambientais (ventilação. Sigiloso. cronológico. abrange os documentos oficiais ou públicos. dos Estados.

há que ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de produção bem controlados.PARA LIMPEZA DA FOLHAS UTILIZA-SE TRINCHAS ESCOVAS MACIAS E FLANELA DE ALGODÃO 11. etiquetas. Numeração de páginas: iniciada no protocolo. vindo a constituir outros agrupamentos aleatórios. Existe hierarquia entre as idades dos arquivos! ³Termo geralmente usado na administração pública.. e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.. ± CORRETO!! Espécie (ofício.pois é nessa que é criado. pessoa. Os documentos do arquivo intermediário continuam sendo posse dos setores que os transferiram.ou numérico ± duplex. processo. etc. Obrigatória a conjugação c o alfabético!! Dossiê . constituindo uma unidade distinta. já a digitalização.relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo.´ ± a microfilmagem tem o mesmo valor legal. Anexar = juntar definitivamente. alfabético. numérico-cronológico (datas). regula o CPC que só terão a mesma validade quando juntada por aux. numérico digitoterminal (nº dois a dois e usa o último). / Unidade de Arquivamento: Recipiente. Métodos de arquivamento: BÁSICOS ± Alfabético. entre eles o esquema dígitocronológico. Método numérico simples de arquivamento ± dá um número em sequencia p cada coisa q chega. contrato social etc.Conjunto de documentos relacionados entre si por ação. e em ambientes bem ventilados. podendo. certificado. ordenação (botar em ordem antes de guardar). ser apresentado em juízo.Não dobrar as páginas 7. em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. não podendo seus componentes ser separados. projeto. Cuidados Gerais na Conservação dos Documentos em papel: PH neutro.Durante a limpeza removem grampos metálicos. Pto de partida para tomada de decisões: pode ser feito com base em Arquivos Correntes. Para tanto. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si. intermediários. tem índice alfabético). Geralmente o espaço físico é fora dos centros urbanos. Não utilizar adesivas tipo durex 5. Continua nas unidades em q forem adicionadas peças. memorando. Toda espécie tem uma finalidade (tipo) ± ex: certidão de óbito (espécie: certidão. decimal ou unitermo) É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos. projeto... Método numérico de arquivamento: numérico simples (cada doc tem um número e um nome. etc). lugar. Os documentos de arquivo devem ser guardados na posição vertical. ± ERRADO!! Tem o esquema enciclopédico. ofício. decimal (até 10 classes). Arquivamento: operações ± inspeção (ler e ver se é p arquivar). classificação (determinação da entrada e referências). da justiça. Item documental é a menor unidade arquivistica materialmente indivisivel. contrato). invólucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento. se tem antecedente. até.Não escrever nos documentos 6. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. como frisa Schellenberg.Quando houver necessidade de observação nos documentos usar lápis Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos.). A avaliação é feita num conjunto de docs e não num doc separado.As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura 2.COMENTÁRIOS ± QUESTÕES: Confiabilidade . permanentes. que tem suas funções definidas em uma lei. Abrangência/atuação: centrais ou gerais e setoriais. 8. Ideográfico (alfabético ± enciclopédico ou dicionário .. evento. A consulta por terceiro só é permitida se autorizada pelo setor q transferiu.) Dígito-numérico é no arquivamento por número.Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos 4. 12. O documento de arquivo passa obrigatoriamente pela fase corrente. Datas-limites corresponde ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento.. Método ideográfico (assunto) de arquivamento: duplex (infinitas classes). tipo de certidão: de óbito) ERRADO!! ³O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel. Apensar = juntar temporariamente. Intermediários e Permanentes dependendo do assunto que exige decisão a ser tomada. Estágios de evolução dos arquivos: correntes. dicionário. estatuto. estudo (ler e ver a entrada q vai ser atribuída. Pode-se utilizar mais de um método num mesmo arquivo. guarda. varialex (cores). Repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente." ± processo. Geográfico. que constitui uma unidade. para designar o conjunto de documentos. em estantes. 1. Numérico. codificação (colocar símbolos conforme a forma q vai arquivar).. . Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos 3. Não tem nada a ver com organicidade. independentemente da espécie documental (por exemplo. Procura-se pelo nome.Não lamber o dedo.Para remoção do pó das lombas e partes externas dos livros pode-se usar aspirador c/ a escova circular especial p/ livros 10..Não apoiar p consultar 9. reunidos em capa especial.

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