1)TEORIA DAS TRÊS IDADES:

1) Arquivo corrente (de 1ª idade): documentos curso ou freqüentemente consultados, mais utilizados, armazenados em
escritórios/dependências de fácil acesso. Valor primário, administração deles compete à entidade q os produziu.
2) Arquivo intermediário (de 2ª idade): documentos originários dos arquivos correntes q não são consultados
frequentemente, mas podem ser solicitados eventualmente. Ficam no “limbo” ou “purgatório” aguardando sua destinação final
(transitórios). Aguardam o termo de prazos prescricionais e precaucionais.
3) Arquivo permanente (de 3ª idade): documentos q perderam o valor administrativo, possuem apenas valor histórico ou
documental. Arquivos propriamente ditos. Preservados em caráter definitivo em razão de seu valor.

Eliminação de documentos públicos só mediante autorização da instituição arquivística competente.

Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Valor primário: interesse para a entidade produtora, utilidade administrativa, legal, fiscal. Valor secundário: o documento de interesse
p a entidade produtora ou outros tem utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi criado. (ex: valor histórico/cultural –
arquivo permanente!)

2) CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA

Na lei: Arquivo: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e privadas, decorrentes do exercício de
atividades específicas, bem como pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O
documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou
instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão
gerador / acumulador.

Arquivo público: conceito de arquivo + órgão público (federal, estadual ou municipal), decorrentes das funções administrativa,
legislativa e judiciária.

Arquivo privado: produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou entidades privadas, em decorrência de suas atividades.

Características: 1) UMA entidade/pessoa produz ou recebe (mesma proveniência) 2)Origem dos documentos – no exercício das
atividades. 3) Organicidade - o documento vale mais no conjunto q separado.

Não há coleção em arquivos!! Os documentos em um arquivo têm de ter a mesma proveniência (fundos) e relação orgânica. (obs:
fundo aberto: pode receber coisas novas - entidade continua produzindo/recebendo docs; fundo fechado: entidade n está mais em
atividade.)

O arquivo pode ter documentos de qq gênero, suporte, etc...

Gênero: configuração do conteúdo, dependendo do sistema de signos q foi usado para a comunicação do conteúdo.

Suporte: material em que as informações são registradas.

Espécie: memorando, carta, certidão, etc...

Tipos: tipo da espécie. Ex: de óbito é tipo de certidão.

A razão da origem/emprego do documento é que diz onde ele fica: arquivo, biblioteca, museu, centro de documentação.

BIBLIOTECA: órgão colecionador; múltiplos fornecedores; objeticos culturais, técnicos, científicos.

ARQUIVO: receptor, recebe naturalmente o que é produzido de documento; para fins legais, jurídicos e administrativos. Pode ser
histórico-cultural na 3ª idade; fonte geradora única.

MUSEU: colecionador; instituição de interesse público, finalidade de conservar, estudar e disponibilizar peças e objetos de valor
cultural.

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO: colecionador ou referenciador; não armazena documentos, só referencia dados de forma física ou
virtual.finalidade científica. ex: bases de dados.

PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLIGIA:

1- Proveniência: arquivo produzido por uma entidade não deve se misturar aos outros, deve manter sua individualidade.
É a base teórico-metodológica da arquivologia – o mais importante. Se subdivide em dois:
a- Respeito aos fundos: fundos não se misturam.
b- Respeito à ordem original: fundos devem manter classificação e ordem dada pela entidade produtora do documento,
refletindo a organização interna da instituição.
2- Proveniência territorial: arquivos devem ser no território em que foram produzidos
3- Manutenção da ordem original: docs devem der ordenados de acordo com o fluxo de ações que os originaram. (na
ordem em que as coisas aconteceram).
4- Indivisibilidade/ integridade: fundos não devem se dispersar, ser separado alienado, destruído, etc...
5- Reversibilidade: todo procedimento adotado em arquivo deve ter possibilidade de ser revertido se necessário.

Documentos de arquivo: produzidos em único exemplar qtidade limitada.

Classificações dos documentos:

1- Quanto ao suporte: Escritos (manuscrito, datilografado, impresso); Cartográficos (formato e dimensões variáveis -
mapas, plantas, perfis); Iconográficos (suportes sintéticos com imagens estáticas – foto, desenho, gravura); Filmográficos (filme,
películas, tapes, com áudio ou não); Micrográficos (suporte fílmico resultante de microrreprodução); Informáticos (pendrive, disquete,
etc).

2- Quanto à natureza do assunto:Ostensivo (sem restrição de acesso, divulgação não prejudica a adinistração) ou
Sigiloso (conhecimento restrito, medidas especiais de salvagruarda).

3- Quanto à natureza: Especial (formas físicas diversas ou suportes específicos que pedem cuidados especiais),
Especializado (documentos de determinado assunto específico).

4- Quanto à abrangência: Setoriais (arquivo corrente junto aos órgãos operacionais), Gerais/Centrais (centralizam a
atividade de arquivo corrente da instituição)

5- Quanto ao sigilo: Ostensivos (ordinários), Sigilosos.

DOCUMENTOS SIGILOSOS:

Acesso: 1)por agente público q tenha necessidade de conhecer, no exercício de sua função

2)ao cidadão, mediante requerimento ao órgão competente, no que diz respeito à sua pessoa, seu interesse,
ou interesse coletivo geral.

Reservado: só n deve ser do conhecimento do público geral.

Confidencial: seu conhecimento pode prejudicar alguém ou criar embaraços administrativos.

Secreto: Alto grau de segurança – conhecimento só de pessoas que sejam autorizadas.

Ultra-secreto: Alto grau de segurança – n adianta autorização, tem de estar intimamente ligado ao seu estudo/manuseio p conhecê-lo.

Lei 8159:

- Todos têm direito a receber de órgãos públicos informações de seu interesse particular ou interesse coletivo geral, salvo as cujo sigilo
seja necessário p o estado ou intimidade.

- é assegurado pleno acesso aos documentos públicos. Porém, fica delegado ao Executivo fixar as categorias de sigilo q devem ser
observadas pelos ógãos na produção de documentos.

- documentos p segurança da sociedade e do Estado (restrição até 30 anos, prorrogável igual) e documentos p resguardar intimidade,
honra, imagem (restrição até 100 anos) são originalmente sigilosos.

- Judiciário pode determinar exibição reservada de qualquer documento sigiloso (p/ defesa de direito próprio ou esclarecimento
pessoal).

2) Gerenciamento de informações e a gestão de documentos

Organização: compreende 4 operações: levantamento de dados, análise de dados (diagnóstico!), planejamento e implantação.

O diagnóstico visa identificar falhas, a partir da coleta de diversos dados, para a solução de problemas. Diagnóstico tb serve para a
confecção da tabela de temporalidade e código de classificação!

GESTÃO DE DOCUMENTOS – fundamentada no ciclo vital dos arquivos - conjunto de procedimentos/operações (produção,
tramitação, uso, avaliação, arquivamento) visando eliminação ou recolhimento. Fases corrente e intermediária.

– fases: Produção, utilização, destinação.

PRODUÇÃO: elaboração dos docs essenciais (só) à administração, evitando-se vias desnecessárias. Racionalização da produção de
documentos.

UTILIZAÇÃO: protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, RE CLA RE MO), classificação, expedição
(expede original, vai cópia p o arquivo), arquivamento corrente/ intermediário. Normas de acesso à informação e de recuperação.
Protocolo: ao receber um doc e abrir o envelope o protocolo deve observar: 1) assinatura; 2) anexos; 3) comprovante de recebimento
(e proceder à devolução); 4) se a correspondência será autuada ou não.

O CESPE às vezes coloca expedição dentro de protocolo!

Protocolo NÃO toma conhecimento de doc. Sigiloso. Apenas encaminha. Protocolo só abre os de caráter ostensivo!!!

Métodos de arquivamento: Alfabético, geográfico, numérico (simples, cronológico, digito-terminal), ideográfico (alfabético, numérico,
duplex).

Alfabético - Regras de alfabetação: sobrenome composto não se separa/ não conta artigo ou preposição/ filho ou jr. é integrante do
último nome (faz diferença na alfabetação só se for elementos e distinção)/ nomes estrangeiros – último nome (considera partículas se
escritas em maiúsculo)/ espanhol – PENúltimo sobrenome/ nome oriental e árabe não muda, empresas partículas ficam no final. Pode
ser letra por letra ou palavra por palavra.

Geográfico – Regras: Estado/ cidade/ correspondente (nesse as capitais vêm primeiro) ou Cidade/ estado/ correspondente.

DESTINAÇÃO: análise e avaliação do valor dos documentos, eliminação ou arquivo permanente.

Instrumentos de trabalho no arquivo: Código de classificação (usado no protocolo), tabela de temporalidade e tabela de
eliminação (usadas na destinação).

Obs: prazos de guarda dependem de caraterísticas/valor dos documentos. Não existe um tempo pré-definido!!! Tipo tantos anos...

Obs: Gestão de arquivo permanente: fases diferentes (AR DE CO RE) – Arranjo, Descrição/Publicação, Conservação, Referência.

Obs: normalmente, organização pequena = arquivo centralizado,

organização complexa e grande = arquivo descentralizado.

TIPOLOGIAS E SUPORTES:

Gêneros: textual, cartográfico, iconográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico, informático. (de acordo com o suporte).

Microfilme: economia de espaço, tamanho reduzido de um documento qualquer

Lei 5433, art 1º: É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de
órgãos federais, estaduais e municipais.

Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

Microfilme: resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução

Art. 11: Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo
permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final

Art. 13: Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem,
devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Dec. 1799: A microfilmagem, em todo território nacional, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração
indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou
jurídicas.

Preservação documental: conservação, armazenamento, restauração.

Controle ambiental – procedimentos p criação e manutenção de ambiente adequado p o armazenamento.

Conservação: Desinfestação, limpeza, alisamento, restauração (+ importantes).

Climatização, Desacidificação, Encapsulação (emplastificar), Fumigação (vapor químico/insetos)

Restauração: silking, banho de gelatina, tecido, laminação (A MELHOR), encapsulação,

Agentes de degradação: físicos (luz, temp, umidade,...), químicos (acidez, poluição, tintas, etc...), biológicos (insetos, bichos...),
ambientais (ventilação, poeira).
COMENTÁRIOS – QUESTÕES:

Confiabilidade - relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser
dotado de completeza e ter seus procedimentos de produção bem controlados. Não tem nada a ver com organicidade.

Os documentos de arquivo devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. – CORRETO!!

Espécie (ofício, memorando, certificado...). Toda espécie tem uma finalidade (tipo) – ex: certidão de óbito (espécie: certidão; tipo de
certidão: de óbito)

ERRADO!! “O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em
juízo.” – a microfilmagem tem o mesmo valor legal, já a digitalização, regula o CPC que só terão a mesma validade quando juntada por
aux. da justiça.

Os documentos do arquivo intermediário continuam sendo posse dos setores que os transferiram. A consulta por terceiro só é
permitida se autorizada pelo setor q transferiu. Geralmente o espaço físico é fora dos centros urbanos.

Pto de partida para tomada de decisões: pode ser feito com base em Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes dependendo
do assunto que exige decisão a ser tomada.

Existe hierarquia entre as idades dos arquivos!

“Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão
sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária." – processo.

Numeração de páginas: iniciada no protocolo. Continua nas unidades em q forem adicionadas peças.

Estágios de evolução dos arquivos: correntes, intermediários, permanentes. Abrangência/atuação: centrais ou gerais e setoriais.

A avaliação é feita num conjunto de docs e não num doc separado.

Arquivamento: operações – inspeção (ler e ver se é p arquivar), estudo (ler e ver a entrada q vai ser atribuída, se tem antecedente...
etc), classificação (determinação da entrada e referências), codificação (colocar símbolos conforme a forma q vai arquivar),
ordenação (botar em ordem antes de guardar), guarda.

Pode-se utilizar mais de um método num mesmo arquivo.

Método numérico de arquivamento: numérico simples (cada doc tem um número e um nome, tem índice alfabético), numérico digito-
terminal (nº dois a dois e usa o último), numérico-cronológico (datas).

Método ideográfico (assunto) de arquivamento: duplex (infinitas classes), decimal (até 10 classes), varialex (cores).

Métodos de arquivamento: BÁSICOS – Alfabético, Geográfico, Numérico, Ideográfico (alfabético – enciclopédico ou dicionário - ou
numérico – duplex, decimal ou unitermo)

É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito-
cronológico. – ERRADO!! Tem o esquema enciclopédico, alfabético, dicionário, etc...) Dígito-numérico é no arquivamento por número.

Cuidados Gerais na Conservação dos Documentos em papel: PH neutro. 1.As estantes e arquivos devem ser de metal revestido
de pintura 2. Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos 3.Evitar qualquer tipo de comida junto aos
documentos 4. Não utilizar adesivas tipo durex 5.Não escrever nos documentos 6.Não dobrar as páginas 7.Não lamber o dedo.
8.Não apoiar p consultar 9.Para remoção do pó das lombas e partes externas dos livros pode-se usar aspirador c/ a escova
circular especial p/ livros 10.PARA LIMPEZA DA FOLHAS UTILIZA-SE TRINCHAS ESCOVAS MACIAS E FLANELA DE
ALGODÃO 11.Durante a limpeza removem grampos metálicos, etiquetas... 12.Quando houver necessidade de observação nos
documentos usar lápis

Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos,
independentemente da espécie documental (por exemplo, ofício, processo, projeto, contrato).

Datas-limites corresponde ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas
de início e término do período abrangido.

Repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve
minuciosamente.

Método numérico simples de arquivamento – dá um número em sequencia p cada coisa q chega. Procura-se pelo nome. Obrigatória a
conjugação c o alfabético!!

Dossiê - Conjunto de documentos relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade.

Item documental é a menor unidade arquivistica materialmente indivisivel. / Unidade de Arquivamento: Recipiente, invólucro ou
formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.

Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração, que tem suas funções
definidas em uma lei, estatuto, contrato social etc.

O documento de arquivo passa obrigatoriamente pela fase corrente,pois é nessa que é criado.

Apensar = juntar temporariamente. Anexar = juntar definitivamente.

Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação  orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa 
Schellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo a  constituir outros agrupamentos aleatórios.