ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

ARQUIVO

A UFCD de Organização e Manutenção do Arquivo foi leccionada pela

formadora Margarida Medina com carga horária de 25 horas.

Nesta UFCD falámos do Arquivo, Manutenção e na sua organização.

Também fizemos uma visita de estudo ao Arquivo Municipal da Ribeira Grande, e,
por último, um teste somático.

No âmbito da UFCD foram explorados todos estes temas. Começamos por

falar no Arquivo e o seu objectivo. Todos estes documentos que nos transmitem
informações precisam de ser convenientemente seleccionados e arquivados, para
posteriormente serem consultados e servirem de apoio à tomada de decisões.

Arquivar é uma operação que permite guardar um documento, incluindo-o

num conjunto de elementos informativos, assim não há perda de tempo na procura
da informação.

O arquivo não é um dispositivo de documentos, mas um meio que possibilita

uma consulta posterior e ajuda a controlar a actividade administrativa, facilita a
tomada de decisões e aumenta eficiência da prática administrativa.

As funções do arquivo em primeiro lugar são: Recolher sistematicamente

todos os documentos que circulam na organização, sendo os critérios de ordenação
desses documentos funcional e previamente definidos. Ou seja, registar e classificar
todos os documentos nela entrada. Segundo critério de classificação previamente
definidos, garantir a perfeita conservação dos documentos Arquivados.

As tarefas do pessoal do Arquivo são seleccionar a documentação enviada e

recebida, classificar e arquivar os documentos e a circulação e divulgação dos
documentos/informação.

Quando pretendemos arquivar fichas, recorremos aos ficheiros. O tipo de

ficheiro depende da ficha que vamos usar. Atendo a posição da ficha, podemos
classificar os ficheiros em horizontais e verticais. Na generalidade são usados
ficheiros de gavetas.

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com
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ARQUIVO

Na organização de um ficheiro, este tipo de trabalho impõe uma concentração

redobrada e o comprimento rigoroso de regras.

No que diz respeito ao sistema de classificação consiste em agrupar os

documentos de acordo com as suas características, estabelecendo uma ordem
lógica que permite uma fácil localização.

Temos a ordem Alfabética:

- Nome da identidade emissora ou destinatário;

- Ordem geográfica;

- Local onde o assunto é tratado;

- Ordem numérica, número impresso no documento;

- Ordem da data, cronologia sendo a data de emissão ou entrada;

E, por fim, Ordem ideológica, ou seja. Ao assunto a que se refere.

A todos estes critérios correspondem sistemas de classificação adequados.

Assim foram as nossas aulas, a formadora falou-nos tudo o que tinha a ver
com os arquivos, sobre tudo podemos dizer que há uma relação de rede social pois
são muitos os documentos que têm que ser vistos, falados e arquivados.

Ao fazermos uma visita de estudo com a formadora, tive o privilégio de ver ao vivo
um arquivo e a sua ordem. Gostei da UFCD apesar de não ser o meu forte, mas
espera utiliza-lo na minha vida futura como técnica comercial.

Formanda: Fânia Moniz n; 5

Curso; técnico - comercial

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