COMPRAS E LOGÍSTICA

CIA - 2011
1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
• A gestão da aquisição assume papel
verdadeiramente estratégico nos negócios de
hoje devido ao volume de recursos,
principalmente financeiros, e pode resultar na
redução de custos e no aperfeiçoamento do
desempenho de uma organização quando é
adequadamente entendida e executada.
1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades
centrais:
• Assegurar descrição completa das necessidades;
• Selecionar fontes de suprimentos;
• Conseguir informações de preço;
• Colocar os pedidos (ordens de compra);
• Acompanhar (follow up) os pedidos;
• Verificar notas fiscais;
• Manter registros e arquivos;
• Manter relacionamento com vendedores.
1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
O departamento de materiais tem
a responsabilidade principal de
localizar fontes adequadas de
suprimentos e de negociar preços.
O insumo vindo de outros
departamentos é necessário para a
busca e a avaliação das fontes de
suprimento, auxiliando também o
departamento de compras na
negociação dos preços.
2. Administração de Compras
O departamento de compras desempenha um papel fundamental na
realização dos objetivos estratégicos da empresa.
Ele pode afetar a rápida entrega de produtos e serviços, entregas no tempo
certo, custos de produção e qualidade de produtos/serviços,
todos, elementos chaves na estratégia de operações.
2. Administração de Compras
• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos
programas de produção (materiais diretos ou produtivos). Ou para o
restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou
auxiliares), na qualidade desejada.
• Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimento que afete a operacionalidade da empresa
• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a
padrões de quantidade e qualidade
• Procurar sempre as melhores condições para empresa, principalmente
de pagamento.
• Relacionamento com fornecedores.
• Entender as especificações do solicitante.
No momento preciso. Rastreamento do pedido. Controle de estoque.
Período de recebimento
2. Administração de Compras
• A missão do departamento de compras é
perceber as prioridades competitivas
necessárias para cada produto/serviço
importante (baixos custos de produção,
entregas rápidas e no tempo certo,
produtos /serviços de alta qualidade e
flexibilidade) e desenvolver planos de compra
para cada produto/serviço importante que
sejam coerentes com as estratégias de
operações.
2.1 - A FUNÇÃO DE COMPRAS
A função compras é vista hoje como uma parte do processo de
logística das empresas,
ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (suplly chain).
Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação
gerenciamento da cadeia de suprimentos

Esta função pode ser dividida em sete categorias:

1 Obter o produto certo, no lugar certo, na quantidade e qualidade certas e com o menor custo;

2 Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva;

3 Manter o menor estoque possível

4 Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento;

5 Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores;

6 Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.

7 Reduzir custos, Aumentar a eficiência, e Ampliar os lucros;

2.1 - A FUNÇÃO DE COMPRAS
O departamento de compras envolve-se nestas
atividades quando compra materiais:

a) Manter um banco de dados de fornecedores disponíveis

b) Selecionar fornecedores para suprir cada material
c) Negociar contratos de suprimento com fornecedores
d) Agir como intermediário entre a empresa e seus fornecedores
2.2. Centralizar ou Descentralizar
O volume de operações de compras pode
alcançar quantidades apreciáveis e
peculiaridades operacionais que recomendem
avaliar se todas as compras devam ser feitas em
um ponto centralizado, ou estabelecer-se em
seções de compras separadas para cada
unidade de negócios.
2.2. Centralizar ou Descentralizar

Vantagens da centralização em Compras

• Permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das

transações financeiras;
• Comprar em quantidades maiores, o que pode significar condições e preços melhores;
• Redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e despachar quantidade
maior;
• Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos;
• Combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de pedidos, o que pode
reduzir os custos;
• Evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as disparidades de
preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos.
2.2. Centralizar ou Descentralizar
Vantagens da descentralização

• Exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas

necessidades, além de permitir um melhor controle das funções e
necessidades;
• Maior autonomia funcional das unidades regionais;
• Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas
regionais, pelo conhecimento abrangente do problema pela regional
interessada, assim como melhor conhecimento das fontes de
suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximo da
região.
• Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição
emergencial.
 3. O Ciclo de Compras
O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos:

• Receber e analisar as requisições de compras;

• Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações
para cotações, receber e analisar cotações e selecionar o fornecedor correto
(mínimo de três cotações);
• Determinar o preço correto;
• Emitir pedidos de compra;
• Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam
cumpridos;
• Receber mercadoria e verificar se o que foi entregue está de acordo com o
pedido;
• Armazenar e controlar o estoque;
• Aprovar a fatura para o pagamento do fornecedor e
• Avaliar a performance do fornecedor.
3. O Ciclo de Compras
3.1. Especificação da Compra
A decisão de comprar deve ser considerada de
que forma o produto será utilizado, com que
freqüência e quanto estarão dispostos a pagar.
Na compra de um item ou serviço de um
fornecedor, vários fatores estão incluídos,
devem ser considerados quando as
especificações estão sendo desenvolvidas,
podem ser divididos em três categorias:.
3.1. Especificação da Compra
• Exigência de Qualidade
• Exigência de quantidade
• Exigência de preço
• Época de comprar
• Exigências funcionais
3.2. Principais Dificuldades de Compras

1. Compras de emergências:
2. Especificações incorretas;
3. Falhas dos fornecedores;
4. Burocracia excessiva;
5. Ingerências;
6. Execução da atividade em outras áreas;
4. Fornecedores

• O fornecedor ajuda no desenvolvimento do

projeto do produto, na análise e melhorias do
processo produtivo de seu cliente, garante a
qualidade, abre sua planilha de formatação de
custos e preços e, em contrapartida, recebe
um contrato de fornecimento por um período
normalmente igual ao da vida do produto para
o qual foi escolhido o fornecedor, um depende
do outro.
4. Fornecedores

• O setor de Compras deve possuir dois tipos de cadastro,

um para cada fornecedor e outro para cada tipo de
insumo. O cadastro de fornecedor reúne fichas de
diversos fornecedores, especificando o material que
fabricam, ou que representam; o cadastro de material
são fichas em une se identificam os fornecedores
aprovados dos quais se pode adquirir A necessidade
desses dois cadastros é devida a situação em que o
comprador desconhece o fornecedor de determinado
produto, nesse ele deve consultar o cadastro de material.
4. Fornecedores

• Uma excelente fonte de informação sobre a

performance do fornecedor e também
acompanhar as suas entregas, tendo como
finalidade registrar as compras efetuadas, os
recebimentos, as devoluções, as alterações de
preço e condições de pagamento, os
cancelamentos e as alterações de prazos de
entrega.
4.3. Seleção de Fornecedores
• A sua escolha depende do preço, qualidade,
continuidade de fornecimento e localização.
Quando existem múltiplos pontos de
carregamento, a proximidade geográfica dos
mesmos pode atuar nas oportunidades de
consolidação de fretes e na diminuição dos
custos de transporte.
4.3. Seleção de Fornecedores
• Fonte única: fornecedor que atenda de forma exclusiva
devido ao tipo de produto patenteado, especificações
técnicas, matéria-prima, localização.
• Fonte múltipla: são utilizados mais de um fornecedor, este
tipo de fonte oferece concorrência que ocasionam preços
mais acessíveis ou melhores serviços.
• Fonte simples: esta é uma decisão mais elaborada, sendo
planejada pela organização com o intuito de selecionar um
fornecedor para um item quanto existem vários
fornecedores, ou seja, visa à criação de uma parceria a
longo prazo.
5. Instrumentos Básicos de Compras

• O material de trabalho diário dos

departamentos de compra consiste em
especificações de materiais, requisições de
compra, pedidos de cotações e ordens de
compra. Esses instrumentos são fundamentais
para os processos de compra.
5. Instrumentos Básicos de Compras

Especificação de Material - Para todo bem a ser

comprado, o departamento de compras deve ter uma
descrição detalhada desse material.
Requisições de Compras - Originam-se com os
departamentos que usarão os materiais. Elas autorizam
o departamento de compras a comprar os produtos e
serviços.
5. Instrumentos Básicos de Compras
• Pedidos de Cotação - São preparados pelos
departamentos de compras e enviados a fornecedores
capazes de cumprir os requisitos de custo, qualidade, e
planificação dos departamentos solicitantes. Os
pedidos de cotações geralmente solicitam o seguinte de
cada fornecedor em perspectiva: Preço por unidade e
preço total, Informações sobre se o fornecedor pagará
os encargos de frete, Descontos para pagamento à vista
e outros termos de pagamento, Data ou programa de
entrega, Quaisquer condições especiais do fornecedor.
5. Instrumentos Básicos de Compras
Ordens de Compra - São os mais importantes
instrumentos de compra. Elas são a base da
autoridade dos fornecedores para produzirem os
produtos ou serviços, e representam a obrigação dos
compradores de pagar pelos itens
6. Ética em Compras
• No setor de compras o problema aflora com
maior intensidade devido aos altos valores
monetários envolvidos, relacionados com
critérios muitas vezes subjetivos de decisão.
Saber até onde uma decisão de comprar seguiu
rigorosamente um critério técnico, onde
prevaleçam os interesses da empresa, ou se a
barreira ética foi quebrada, prevalecendo ai
interesses outros, são extremamente difíceis.
7. A Negociação
• Negociação não é uma disputa em que uma
das partes ganha e a outra tem prejuízo.
Embora elementos de competição estejam
obviamente ligados ao processo ela é bem
mais do que isso. Quando numa negociação
ambas as partes saem ganhando podemos
então afirmar que houve uma boa negociação.
Saber negociar é uma das habilidades mais
exigidas de um comprador.
7. A Negociação
Basicamente qualquer processo de negociação
obedece a seis etapas que precisam ser
cumpridas com igual cuidado para que o
resultado final seja positivo, dificuldades não
superadas em qualquer delas podem
comprometer os Objetivos estabelecidos são as
seguintes:
7. A Negociação
1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para
isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele
estará pensando a seu respeito. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se
consiga transmitir essa expectativa.

2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão, destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Uma
conversa descontraída, com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de
negociação, ajuda a reduzir a tensão. Depois, deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver
um problema, satisfazer uma necessidade, permitindo que o outro se predisponha a responder às
perguntas que fará. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto.

3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso
só pode se obtido por meio de perguntas objetivas, mas jamais ameaçadoras. Esse processo estabelece
uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são
tratadas.
Esta fase é muito importante, pois, uma vez obtida à anuência do outro, antes de detalharmos nossos
produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação final. Se, ao contrário, não houver
concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro, a negociação
não deve prosseguir. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade.
7. A Negociação
1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para
isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele
estará pensando a seu respeito. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se
consiga transmitir essa expectativa.

2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão, destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Uma
conversa descontraída, com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de
negociação, ajuda a reduzir a tensão. Depois, deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver
um problema, satisfazer uma necessidade, permitindo que o outro se predisponha a responder às
perguntas que fará. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto.

3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso
só pode se obtido por meio de perguntas objetivas, mas jamais ameaçadoras. Esse processo estabelece
uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são
tratadas.
Esta fase é muito importante, pois, uma vez obtida à anuência do outro, antes de detalharmos nossos
produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação final. Se, ao contrário, não houver
concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro, a negociação
não deve prosseguir. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade.
7.1. Características
As características gerais de um bom negociador são:

·Ver a negociação como um processo contínuo, mesmo após o acordo final e a

assinatura do contrato.
·Ter mente aberta.
·Estar alerta para suas necessidades pessoais e do seu negócio, da mesma forma que
não se descuida das necessidades de seu oponente.
·Ser flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos.
·Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve
ser mudado.
·Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu
oponente.
·Ser competitivo porque isso pode contribuir, para estimular as duas partes a serem
mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados.
·Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas
para alcançar as metas da organização.