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COMPRAS E LOGÍSTICA

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COMPRAS E LOGÍSTICA

CIA - 2011

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
‡ A gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje devido ao volume de recursos, principalmente financeiros, e pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização quando é adequadamente entendida e executada.

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais: ‡ Assegurar descrição completa das necessidades; ‡ Selecionar fontes de suprimentos; ‡ Conseguir informações de preço; ‡ Colocar os pedidos (ordens de compra); ‡ Acompanhar (follow up) os pedidos; ‡ Verificar notas fiscais; ‡ Manter registros e arquivos; ‡ Manter relacionamento com vendedores.

auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. GESTÃO DE AQUISIÇÃO O departamento de materiais tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços.1. . O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e a avaliação das fontes de suprimento.

entregas no tempo certo. . todos.2. custos de produção e qualidade de produtos/serviços. Ele pode afetar a rápida entrega de produtos e serviços. elementos chaves na estratégia de operações. Administração de Compras O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos estratégicos da empresa.

Ou para o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares). Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa Comprar materiais e insumos aos menores preços. obedecendo a padrões de quantidade e qualidade Procurar sempre as melhores condições para empresa. Entender as especificações do solicitante. Relacionamento com fornecedores. Período de recebimento . Controle de estoque. Rastreamento do pedido. No momento preciso.2. Administração de Compras Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção (materiais diretos ou produtivos). principalmente de pagamento. na qualidade desejada.

2. Administração de Compras ‡ A missão do departamento de compras é perceber as prioridades competitivas necessárias para cada produto/serviço importante (baixos custos de produção. . produtos /serviços de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compra para cada produto/serviço importante que sejam coerentes com as estratégias de operações. entregas rápidas e no tempo certo.

Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos Esta função pode ser dividida em sete categorias: 1 2 3 4 5 6 7 Obter o produto certo. no lugar certo. na quantidade e qualidade certas e com o menor custo. Manter o menor estoque possível Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento. Aumentar a eficiência. parte integrante da cadeia de suprimentos (suplly chain). Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. e Ampliar os lucros.1 . ou seja. .2. Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores.A FUNÇÃO DE COMPRAS A função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística das empresas. Reduzir custos. Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva.

1 .A FUNÇÃO DE COMPRAS O departamento de compras envolve-se nestas atividades quando compra materiais: a) b) c) d) Manter um banco de dados de fornecedores disponíveis Selecionar fornecedores para suprir cada material Negociar contratos de suprimento com fornecedores Agir como intermediário entre a empresa e seus fornecedores .2.

2.2. ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada unidade de negócios. . Centralizar ou Descentralizar O volume de operações de compras pode alcançar quantidades apreciáveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado.

‡ Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos.2. ‡ Redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e despachar quantidade maior. o que pode significar condições e preços melhores. . Centralizar ou Descentralizar Vantagens da centralização em Compras ‡ Permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das transações financeiras.2. ‡ Evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos. ‡ Combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de pedidos. o que pode reduzir os custos. ‡ Comprar em quantidades maiores.

assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento. ‡ Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial. Centralizar ou Descentralizar Vantagens da descentralização ‡ Exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades. além de permitir um melhor controle das funções e necessidades. ‡ Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas regionais. . meios de transporte e armazenamento mais próximo da região. pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada. ‡ Maior autonomia funcional das unidades regionais.2.2.

emitir solicitações para cotações. .3. ‡ Armazenar e controlar o estoque. receber e analisar cotações e selecionar o fornecedor correto (mínimo de três cotações). ‡ Selecionar fornecedores. ‡ Emitir pedidos de compra. ‡ Aprovar a fatura para o pagamento do fornecedor e ‡ Avaliar a performance do fornecedor. ‡ Receber mercadoria e verificar se o que foi entregue está de acordo com o pedido. O Ciclo de Compras O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos: ‡ Receber e analisar as requisições de compras. ‡ Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos. Encontrar fornecedores potenciais. ‡ Determinar o preço correto.

3. O Ciclo de Compras .

1. vários fatores estão incluídos. . Na compra de um item ou serviço de um fornecedor. podem ser divididos em três categorias:. Especificação da Compra A decisão de comprar deve ser considerada de que forma o produto será utilizado.3. devem ser considerados quando as especificações estão sendo desenvolvidas. com que freqüência e quanto estarão dispostos a pagar.

1.3. Especificação da Compra ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Exigência de Qualidade Exigência de quantidade Exigência de preço Época de comprar Exigências funcionais .

3. Compras de emergências: 2. . 3. 4. Falhas dos fornecedores. Execução da atividade em outras áreas. 6. Principais Dificuldades de Compras 1. Especificações incorretas. Burocracia excessiva. Ingerências.2. 5.

4. recebe um contrato de fornecimento por um período normalmente igual ao da vida do produto para o qual foi escolhido o fornecedor. em contrapartida. garante a qualidade. abre sua planilha de formatação de custos e preços e. um depende do outro. na análise e melhorias do processo produtivo de seu cliente. . Fornecedores ‡ O fornecedor ajuda no desenvolvimento do projeto do produto.

4. nesse ele deve consultar o cadastro de material. o cadastro de material são fichas em une se identificam os fornecedores aprovados dos quais se pode adquirir A necessidade desses dois cadastros é devida a situação em que o comprador desconhece o fornecedor de determinado produto. . um para cada fornecedor e outro para cada tipo de insumo. O cadastro de fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores. Fornecedores ‡ O setor de Compras deve possuir dois tipos de cadastro. especificando o material que fabricam. ou que representam.

os recebimentos. Fornecedores ‡ Uma excelente fonte de informação sobre a performance do fornecedor e também acompanhar as suas entregas.4. tendo como finalidade registrar as compras efetuadas. as alterações de preço e condições de pagamento. as devoluções. os cancelamentos e as alterações de prazos de entrega. .

Seleção de Fornecedores ‡ A sua escolha depende do preço. continuidade de fornecimento e localização. a proximidade geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte. Quando existem múltiplos pontos de carregamento. qualidade.3. .4.

3. visa à criação de uma parceria a longo prazo.4. localização. este tipo de fonte oferece concorrência que ocasionam preços mais acessíveis ou melhores serviços. . especificações técnicas. ‡ Fonte múltipla: são utilizados mais de um fornecedor. Seleção de Fornecedores ‡ Fonte única: fornecedor que atenda de forma exclusiva devido ao tipo de produto patenteado. ‡ Fonte simples: esta é uma decisão mais elaborada. sendo planejada pela organização com o intuito de selecionar um fornecedor para um item quanto existem vários fornecedores. ou seja. matéria-prima.

. Instrumentos Básicos de Compras ‡ O material de trabalho diário dos departamentos de compra consiste em especificações de materiais. requisições de compra.5. Esses instrumentos são fundamentais para os processos de compra. pedidos de cotações e ordens de compra.

o departamento de compras deve ter uma descrição detalhada desse material. .5. Elas autorizam o departamento de compras a comprar os produtos e serviços.Para todo bem a ser comprado. Requisições de Compras . Instrumentos Básicos de Compras Especificação de Material .Originam-se com os departamentos que usarão os materiais.

Os pedidos de cotações geralmente solicitam o seguinte de cada fornecedor em perspectiva: Preço por unidade e preço total. Informações sobre se o fornecedor pagará os encargos de frete. Instrumentos Básicos de Compras ‡ Pedidos de Cotação . Data ou programa de entrega.São preparados pelos departamentos de compras e enviados a fornecedores capazes de cumprir os requisitos de custo. Quaisquer condições especiais do fornecedor. qualidade. e planificação dos departamentos solicitantes.5. . Descontos para pagamento à vista e outros termos de pagamento.

Instrumentos Básicos de Compras Ordens de Compra . e representam a obrigação dos compradores de pagar pelos itens .5. Elas são a base da autoridade dos fornecedores para produzirem os produtos ou serviços.São os mais importantes instrumentos de compra.

Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. . prevalecendo ai interesses outros. Ética em Compras ‡ No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. ou se a barreira ética foi quebrada.6. são extremamente difíceis. onde prevaleçam os interesses da empresa.

Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador. Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo ela é bem mais do que isso. . Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando podemos então afirmar que houve uma boa negociação. A Negociação ‡ Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo.7.

A Negociação Basicamente qualquer processo de negociação obedece a seis etapas que precisam ser cumpridas com igual cuidado para que o resultado final seja positivo.7. dificuldades não superadas em qualquer delas podem comprometer os Objetivos estabelecidos são as seguintes: .

Esta fase é muito importante. ao contrário. mas jamais ameaçadoras. serviços ou idéias. teremos alcançado 50% da ação final. com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação. 3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas. pois. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto. Uma conversa descontraída. . não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro. Se. antes de detalharmos nossos produtos. Para isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. 2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão. ajuda a reduzir a tensão. uma vez obtida à anuência do outro. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade.7. Depois. a negociação não deve prosseguir. satisfazer uma necessidade. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema.

uma vez obtida à anuência do outro. . não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro. permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. mas jamais ameaçadoras. 2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão. satisfazer uma necessidade. ao contrário.7. Esta fase é muito importante. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa. a negociação não deve prosseguir. 3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade. Se. Para isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. ajuda a reduzir a tensão. deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema. com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação. pois. Uma conversa descontraída. teremos alcançado 50% da ação final. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. antes de detalharmos nossos produtos. serviços ou idéias. Depois. destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto.

7. ao mesmo tempo. . da mesma forma que não se descuida das necessidades de seu oponente. fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização. yTer mente aberta. yNão tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado. yEstar alerta para suas necessidades pessoais e do seu negócio. yAtingir os próprios objetivos e. yDesenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente. Características As características gerais de um bom negociador são: yVer a negociação como um processo contínuo. para estimular as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados. mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato. ySer flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos. ySer competitivo porque isso pode contribuir.1.

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