Planejamento e Programação – qual a diferença?

Charbel Atalla Antonio

Já recebi e respondi várias vezes a mesma pergunta: qual a diferença entre

planejamento e programação?

PCP é Planejamento e Controle da Produção ou Programação e Controle da

Produção?

Planejar é analisar e definir o que fazer.

Leva em conta o quando fazer em termos relativos, isto é, o que deverá ser feito
antes, depois ou em paralelo a que.
Chamamos de Planejamento a atividade de planejar, e também o seu produto,
geralmente um fluxograma ou um plano de ação.

Programar é analisar e determinar quando fazer.

Leva em conta a análise feita no planejamento.
Define prazos, datas, horários.
Chamamos de Programação a atividade de programar, e também o seu produto,
geralmente um cronograma.

Na prática costumamos chamar de Planejamento o conjunto do planejamento com

a programação.

Mas é bom saber a diferença. Organiza, facilita a compreensão, o raciocínio.

E o mais importante é ter em mente que “planejamento sem ação é ilusão”.

Planeje, defina o que fazer. Coloque datas, prazos – e mão na massa!

Qual o seu plano? Quando será realizado?

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conhecimento e experiência, me mande um email ou publique aqui o seu
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5W1H – Como fazer um Plano de Ação – modelo grátis

• O que é um Plano de Ação

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado

desejado.

O principal, sem dúvida, é saber o que fazer – identificar e relacionar as

atividades.

Para “problemas simples”, uma regra prática: relacione tudo, do fim para o
começo.
Exemplo: aumentar 50% a venda de pizzas até 10/07 < fazer e distribuir novo
panfleto < adquirir um diferencial de qualidade < otimizar preços < otimizar o
cardápio < ... < fazer um relatório < mapear situação atual.

Para “problemas complexos” existem várias técnicas e métodos. Pretendo abordar

alguns em próximos artigos. O Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe ou Causa
Efeito) é um dos mais usados.

Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?)
e quando (“When”?). Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve
esclarecer quem será o responsável por cada ação (“Who”?). Quando
necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês
(“Why”?) da realização de cada ação, como (“How”?) deverão ser feitas, e onde
(“Where”?) serão feitas.

• Porque fazer Planos de Ação

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos
agir - realizar uma ou geralmente várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma
ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência
máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo.
Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho
ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma
orientação, ou de um plano – o Plano de Ação.

Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e

importante é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a
garantia de atingir a meta.
Em importantes projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é
indispensável.

• O que é 5W1H
5W1H é mais uma sigla, ou melhor, um mnemograma, que se popularizou na
linguagem empresarial. É um micro-ckeck-list – para nos ajudar a lembrar dos
seis pontos principais de um Plano de Ação.
Origina-se das seis palavras em inglês:
WHAT – WHEN – WHO – WHY - WHERE – HOW.
Em português:
O QUE – QUANDO – QUEM – PORQUE – ONDE – COMO
Entender e concordar com a importância de cada item é ótimo. Decorar a sigla
5W1H é melhor ainda. É mais uma garantia para sempre se lembrar de todos:
basta checar, responder, cada um dos 5W, e mais o 1H – está pronto seu Plano de
Ação.

• Plano de Ação 5W1H – como fazer e usar

Para fazer um bom Plano de Ação, considerando o 5W1H, não é preciso nada de
especial.
O mais usual é uma apresentação na forma de uma simples tabela, com uma
coluna para cada um dos 5W e uma para o H. Conforme citado na introdução, na
prática, nem sempre são necessários todos eles. Coloque uma ação em cada linha
e preencha os 5W1H, um em cada coluna.
Eu costumo acrescentar sempre pelo menos mais uma coluna, para “OBS”.
Também capricho no título – é o próprio objetivo, a meta, o resultado esperado –
merece todo destaque.
Veja um exemplo de Plano de Ação em formato de planilha do excel na figura-
janela do início do artigo. Se desejar, acesse o arquivo original (editável).

E, uma vez pronto o Plano de Ação, o mais importante: Mão na massa! Ação,
coordenação, follow-up, controle – gestão!

Observação importante: conforme dito acima, fazemos um plano de ação para

atingir uma meta, um objetivo. Esse, na verdade é o ponto principal. Não vai
adiantar muito fazer um ótimo Plano de Ação se estivermos focando uma meta ou
objetivo inadequados.
Tenha em mente então que um bom Plano de Ação deve corresponder a um bom
objetivo, geralmente determinado por uma boa visão gerencial, e esta comumente
fundamentada em um bom Relatório Gerencial.

Cronograma em excel - automático, pronto pra usar

Charbel Atalla Antonio

Hoje existem diversos softwares muito bons para planejamento, programação e

controle de empreendimentos. Todos com excelentes cronogramas. Porém a
maioria tem um custo considerável e requer um conhecimento especializado.

Na prática, com muita freqüência, precisamos apenas um cronograma simples e

prático, rápido e fácil de ser feito e atualizado – por qualquer pessoa.
Para esses casos o ideal é um cronograma em forma de planilha, tipo excel.
E, se tiver um modelo – pronto para preencher, gerando as barras
automaticamente – melhor ainda.
É exatamente isso que você tem neste artigo: um modelo de cronograma, ou
melhor, um gabarito de cronograma.

Veja ele, preenchido para exemplo, na figura abaixo.

Acesse o arquivo original, em excel, editável, pronto para uso. Após o dowload,
se necessário, reajuste a largura das colunas.
Substitua os dados do exemplo pelos seus e estará pronto o seu cronograma –
atualizável a qualquer momento.
As poucas instruções necessárias constam da própria planilha.

PS: Para cronogramas com períodos maiores, siga as instruções passadas na

resposta ao comentário de 02/10/07, logo abaixo.

O Operando Bien tem vários outros artigos relacionados a planejamento,

programação e controle. Entre outros, sugiro você ver Matriz de Responsabilidade
e Plano de Ação - 5W1H.

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Solução de Problemas – Como fazer, exemplos

Charbel Atalla Antonio

Este artigo é sobre “como” aplicar soluções planejadas para resolver

problemas.
É referente a um dos seis aspectos principais de um Plano de Ação – um dos H
dos 5W1H.
Especialmente para problemas e soluções novos, contendo novos materiais, novas
tecnologias, procedimentos – inovação.

Você poder perder uma ótima solução por uma forma inadequada de aplicar. Um
dos erros atuais mais comuns é não dar tempo para o resultado se
manifestar!

"Como" Fazer – técnicas, métodos, procedimentos

• Tiro ao Alvo – como regra geral, dê pelo menos três tiros fazendo a mesma
pontaria antes de corrigir a mira.

• Uma remédio novo por vez – sempre que possível. Se você aplicar várias
soluções ao mesmo tempo ficará sem saber o efeito de cada uma.

• Simulação – protótipos físicos, modelos matemáticos, desenhos, etc.,

geralmente são muito mais rápidos e menos custosos que possíveis seqüências
de tentativas, erros e correções.

• Testes – não pinte 1000m2 de parede com uma tinta nova sem antes fazer um
teste, uma amostra (aderência, odor, tempo de secagem, textura, cor, etc.). Não
faça uma cirurgia plástica sem antes testar a reação fisiológica do paciente.
• Timing – ache o momento certo, o ritmo certo. Compatibilize as ações novas
com atividades em curso, com condições ambientes variáveis ou sazonais, com
presença ou ausência de certas pessoas, etc.

• Informação / Treinamento – não deixe de informar e instruir devidamente todos

os interessados, envolvidos e afetados pelas novidades.

• Plano de Contingência – tenha sempre uma previsão do que fazer perante as

possíveis dificuldades. Se chover? Se faltar material? Se acabar a energia? Se ele
ficar doente? Também conhecido por análise “What-if” (e se...).

• Registro – use e abuse de anotações, fotografias, gravações de áudio, vídeo.

Deixe bem registrado as condições "Antes" e "Depois", sem esquecer também do
"Durante". Muito útil para possíveis avaliações, ajustes posteriores, benchmarking,
marketing, etc..

• Persistência – com muita freqüência é a maior responsável pelo sucesso.

Sempre que cabível, deve-se prever já no planejamento o tempo de reação
máximo previsto e/ou a quantidade adequada de repetições ou tentativas.

• Divulgação dos Resultados – não fique apenas aguardando a "justiça divina" –

dê uma mãozinha – faça o seu marketing...!

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Matriz de Responsabilidades – o que é, como fazer e usar

Charbel Atalla Antonio

– Como já compraram? Quem aprovou? Quem vai pagar? – A gente ainda não ia
conferir o tamanho? – Cadê o Paulo? Como, não foi chamado por quê?

Todos nós já participamos de situações parecidas – o problema é muito comum

em qualquer trabalho em grupo. Então vamos direto à solução.

É essencialmente um esclarecimento de quem faz o que. Apresentado em uma

forma visual bastante prática, em forma de uma tabela, uma matriz – a Matriz de
Responsabilidades.

Uma Matriz de Responsabilidades é tanto mais útil – e necessária – quanto

maior a quantidade de atividades e envolvidos.
Em projetos, por exemplo, a Matriz de Responsabilidades geralmente é
indispensável – a menos que não tenha nenhuma importância ocorrerem conflitos,
atrasos, prejuízos, etc. Também se aplica muito bem em empreendimentos,
atividades administrativas, operacionais, escolares, domésticas, e diversas outras.
O importante é conhecê-la. E, a forma mais prática para aprender como fazer é
analisar um bom exemplo.
Quando e como será adequado aplicá-la, será fácil de perceber e definir em cada
oportunidade..

A seguir, um exemplo de Matriz de Responsabilidades correspondente à

realização de uma obra:

A Matriz de Responsabilidades do exemplo é de um nível médio. Dependendo das

circunstâncias, ela pode ser bem mais simples ou também muito mais
detalhada. À vontade do freguês – pode ser complementada com prazos, dados
para contato dos envolvidos, etc.

Simples de fazer, muito útil para o planejamento e distribuição de tarefas, como

ckeck-list e diversos outros aspectos interessantes. E, o grande destaque desta
ferramenta gerencial é a facilidade da leitura – em cada linha da Matriz de
Responsabilidades podemos ver todas as etapas de cada item e, em cada
coluna, toda a participação de cada um dos envolvidos – além de uma
excelente visão geral de todo o processo.

Importante – quando fizer e utilizar uma Matriz de Responsabilidades, divulgue-a

adequadamente, para todos os envolvidos – inclusive para quem deveria ter
chamado o Paulo...

Outros nomes usados para Matriz de Responsabilidades: Quadro / Tabela /

Plano / Matriz / Estrutura, Estrutura Analítica de Atribuições / Funções / Lógico / de
Responsabilidades / Participação / Divisão do Trabalho / Projeto , Responsibility
Assignment Matrix (RAM), Work Breakdown (WB).