01 TRABALHO TÉCNICO

Melhores práticas para o

almoxarifado de manutenção.

Marcelo Ávila Fernandes Engenheiro de Produção Mecânica formado

pela USP São Carlos, especialista em desenvolvimento e implantação de
sistemas de gerenciamento para manutenção e almoxarifado,
Diretor da Astrein Engenharia de Manutenção S.A.

Resumo

Este trabalho tem como objetivo propor práticas para administração de materiais, para resolver os
principais problemas encontrados neste setor e evitar conseqüências indesejáveis para a
manutenção.

As práticas propostas se aplicam a empresas dos mais diversos segmentos, entre eles, o
farmacêutico, alimentício, automotivo, químico, metalúrgico, eletro-eletrônico, siderúrgico, papel e
celulose, petróleo e petroquímico, máquinas e equipamentos, transportes, telecomunicações,
saneamento e mineração.

As soluções propostas reúnem um conjunto de ações de Engenharia de Materiais, que são

demonstradas a partir da análise de cada problema/conseqüência, agrupadas nas categorias de
racionalização, acondicionamento, localização, acurácia, padronização , indicadores de
desempenho e documentação.

Ao final do trabalho é apresentado um exemplo de implantação de uma das ações de engenharia de

materiais propostas, na Warner Lambert Grupo Pfizer - planta de Cumbica, que obteve redução de
estoques da ordem de R$ 1 milhão após investimentos de R$ 50 mil, demonstrando que a criação de
descrições padronizadas para materiais, definindo com precisão as características de cada item,
associadas a processos automatizados de controle, com uso de códigos de barras e coletores de
dados, proporciona alta produtividade na área de materiais, facilita o atendimento aos clientes
internos, disponibiliza materiais na quantidade e qualidade corretos e propicia a redução do estoque
de sobressalentes.
02 TRABALHO TÉCNICO

Introdução

A importância de uma boa administração de materiais de manutenção pode ser medida através da
quantidade de recursos envolvidos na área, que é demonstrada pela Abraman Associação Brasileira
de Manutenção (www.abraman.org.br).

A pesquisa “A Situação da Manutenção no Brasil” realizada em 2003 mostra que os gastos com
manutenção no país representam 4,27% do PIB, totalizando US$ 19,2 bilhões de dólares anuais.

Deste total 31,86% são gastos com materiais, conforme pode ser visto na figura 1, totalizando
aproximadamente US$ 6 bilhões de dólares anuais.

Figura 1: Composição dos custos de manutenção

Fonte: Abraman A situação da manutenção no Brasil 2003

Além destes custos, podemos citar os seguintes gastos adicionais ou prejuízos decorrentes de
paradas de produção por falta de sobressalentes ou por uso de sobressalentes inadequados:

· Lucro cessante decorrente do tempo per dido de produção

· Aumento de gastos com hor as extras de funcionários da produção
· Aumento de gastos com energi a decorrente de produção fora do horário
· Gastos extras decorrentes de acidentes com pessoal e instalaç ões
· Multas e prejuízos de imagem associados a acidentes ambientais
· Multas contratuais e prejuízo de imagem decorrentes de atr asos na entrega de produtos
· Lotes perdidos ou refugados por falta de qualidade no processo produtivo

Para lidar com o envolvimento da área de manutenção com os setores de operação, segurança,
qualidade e meio ambiente, e em função do impacto que as ações na área de materiais podem
provocar, diversas empresas passaram a adotar um conjunto de ações de Engenharia de Materiais
que se configuram hoje nas principais práticas para administração de materiais.
03 TRABALHO TÉCNICO

Ações de Engenharia de Materiais

Estas ações tem sido aplicadas em empresas que fazem uso intensivo de ativos físicos para produzir
seus produtos. Estas empresas estão distribuídas nos mais diversos segmentos como: farmacêutico,
alimentício, automotivo, químico, metalúrgico, eletro-eletrônico, siderúrgico, papel e celulose,
petróleo e petroquímico, máquinas e equipamentos, transportes, telecomunicações, saneamento e
mineração, envolvendo uma ou mais plantas dentro do mesmo grupo empresarial.

Todas têm em comum, equipes de manutenção enxutas, trabalham com grande número de
equipamentos e grande diversidade de sobressalentes, muitas delas mantém o almoxarifado sob
administração da manutenção, tem a necessidade de redução constante de custos, alto grau de
produtividade, e desejam manter-se à frente de seus concorrentes.

A seguir serão descritas as ações de engenharia de materiais associadas aos principais problemas e
conseqüências encontradas na área de materiais, agrupadas nas categorias de racionalização,
acondicionamento, localização, acurácia, padronização, indicadores e documentação.

Racionalização

A falta de controle sobre a quantidade de um material em estoque tem muitas conseqüências

negativas, independentemente se a quantidade for superior ou inferior à ideal.

No caso de quantidade inferior a desejada, pode ocorrer falta de material no momento que se precisa
dele, causando o prolongamento da parada do equipamento, em virtude da necessidade de compra
durante a parada, e provocando compras mais caras, em função da baixa qualidade das cotações e
aumento da possibilidade de erros de especificação.

No caso inverso, onde há excesso de material, é necessária área física maior para armazenagem,
provocando maior custo financeiro calculado sobre o valor estocado, maior custo operacional para
manutenção do almoxarifado, aumento da obsolescência e acúmulo de sucata.

Melhores práticas

· Definir que itens devem ser estocados e calcular as quantidades mínimas necessárias de cada item.
Envolver nos cálculos das quantidades mínimas, fatores como a probabilidade de falha dos
equipamentos, segurança operacional e ciclo de ressuprimento, utilizando ferramentas estatísticas
para calcular a quantidade ideal de peças no estoque, conforme mostrado na Figura 2.
04 TRABALHO TÉCNICO

ReliaSoft's Weibull++ 6.0 - www.Weibull.com

Probability - Lognormal

99,00
Lognormal
TANQ0001

L2 MLE - SRM MED

F=16 / S=1
CB[FM]@90,00%
2-Sided-B [T1]
U n re lia b ilit y , F ( t)

50,00

10,00

5,00

Claudio Caiani Spanó

ReliaSoft Brasil
1,00 14/8/2003 17:31
100,00 1000,00 10000,00
Time, (t)

m=6,
6811, s=1,
0287

Figura 2: Probabilidade de falha de equipamento - Software Weibull ++

· Estabelecer procedimento para tratar sucatas e materiais obsoletos, observando itens não
movimentados (Figura 3) e itens associados a equipamentos não mais utilizados na empresa.

Figura 3: Relação de itens não movimentados

05 TRABALHO TÉCNICO

Acondicionamento

Muitas vezes ignorado, o acondicionamento das peças merece atenção especial da gerência do
almoxarifado. A criação de técnicas e rotinas de acondicionamento elimina o problema da perda da
qualidade da peça, motivada, por exemplo, pela oxidação, umidade, corrosão, travamento ou
aquecimento excessivo. Estes fatores acabam por provocar, em última instância, o aumento da
manutenção corretiva operacional logo após as substituições de peças danificadas.

Outro fator ligado à armazenagem está associado à perda do prazo de validade do item, pois a falta
de procedimento para manuseio de materiais perecíveis provoca perdas pela não utilização dos itens
mais antigos.

Melhores práticas

· Organizar e planejar o acondicionamento dos itens, através do manual de armazenagem, definindo

principais cuidados na armazenagem de cada tipo de material. A Figura 4 ilustra trecho do manual
técnico do almoxarifado de manutenção.

Figura 4: Trecho do manual técnico do almoxarifado

· Elaborar planos de manutenção para os itens dentro do almoxarifado. A Figura 5 ilustra a

armazenagem de motores elétricos.
06 TRABALHO TÉCNICO

Figura 5: Armazenagem de motores elétricos

Localização

A dificuldade em localizar um material pode interferir diretamente no custo de produção, ao manter

um equipamento parado por mais tempo. O erro de identificação pode causar danos ainda maiores.

A má identificação dos itens nos leva a falta de agilidade na entrega, induzem a erros na entrega e na
apuração contábil, acarretando problemas durante as auditorias, e provocam aumento do custo
operacional do almoxarifado.

Melhores práticas

· Utilizar etiquetas de identificação com código de barras e coletores de dados para separação de
materiais (Figura 6), e definir procedimento para incorporação de novos itens.

Figura 6: Código de barra padrão

07 TRABALHO TÉCNICO

· Otimizar o layout do almoxarifado, armazenando materiais de acordo com o tipo/família e

identificar ruas, prateleiras, gavetas e peças de grandes dimensões (Figura 7);

Figura 7: Prateleira de almoxarifado

Acurácia
A diferença entre a quantidade de peças de um item existente na prateleira do almoxarifado e
àquelas registradas no sistema de gerenciamento de estoque constitui um grave problema de
integridade e confiabilidade de dados.

Este fato ocorre devido à falha no registro de entrada de peças, como o retorno de peça ao
almoxarifado que foi comprada para projeto ou para aplicação direta, e falha no registro de saída de
peças, como digitação incorreta do código do material.

A falta de acurácia no almoxarifado provoca erro no setor de contabilidade, pois não se consegue
fechar dados de compras para aplicação direta, projetos e estoques, e provoca erro no setor de
custos, pois não obtém valores reais de custo dos itens.

Além disso, se a peça consta no sistema como disponível, mas não existe de fato, no momento que se
precisa dela será necessário comprar em regime de urgência, realizando processo de compra com
baixa qualidade e pagando mais caro.

Se a peça não consta no sistema como disponível, mas existe de fato, no momento que se precisa
dela será disparado novo processo de compra, totalmente desnecessário, visto que a peça está na
prateleira.
08 TRABALHO TÉCNICO

Figura 8: Posto de trabalho informatizado no almoxarifado

· Utilizar coletores de dados nas rotinas de inventário.

Figura 9: Modelos de coletores de dados para inventário.

Padronização

A falta de padronização na descrição dos materiais interfere no trabalho de todos os profissionais que
lidam com materiais, provocando, principalmente, baixa eficiência no processo de compra, com
cotações lentas e caras.

Além disto, provoca a duplicidade de itens no cadastro, aumento do controle sobre dados repetidos e
dificuldade de especificação de material, por parte da manutenção, no momento de requisitá-los.
09 TRABALHO TÉCNICO

Melhores práticas

· Estabelecer padrões de descrição de materiais (PDM), especificando quais são as características

técnicas obrigatórias (Figura 10) para descrever cada item, tanto para descrição completa como para
descrição curta (lista de balcão).

Figura 10: Lista de materiais e respectivas características obrigatórias.

· Definir quais são os conteúdos possíveis para cada uma das características listadas. A Figura 11
mostra lista de conteúdos possíveis para uma característica obrigatória na descrição do material.

Figura 11: Lista de conteúdos para característica “Material”

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· Preparar especificações de compra (Figura 12) e integrar sistema de padronização com sistema de
gerenciamento, garantindo a padronização durante a inclusão de novos itens à lista de almoxarifado.

Figura 12: Padrão de descrição de material

Indicadores de desempenho

A falta de indicadores de desempenho, e de relatórios de apoio à gerência dificultam o controle do

almoxarifado e impedem a tomada de decisão eficiente.

A ausência de controles financeiros no almoxarifado impede a identificação dos itens mais

importantes em termos de movimentação, impede o acompanhamento do crescimento do estoque, e
a integração com o sistema contábil.

A inexistência de relatórios de controle de movimentação impede consultas históricas sobre a

utilização de cada item (kardex), dificulta a análise de consumo para estabelecer políticas de compras
vantajosas, com novos contratos de fornecimento, e impede a observação dos prazos de
ressuprimento.

Melhores práticas

Implantar indicadores de movimentação financeira como o relatório de análise ABC por custos
(Figura 13), que possibilita a identificação dos itens mais importantes. Implantar o relatório de custo
total do material estocado e relatório financeiro para integração com contabilidade;
11 TRABALHO TÉCNICO

Figura 13: Relatório de análise ABC

· Implantar relatórios de controle de movimentação como o relatório de análise de consumo por item
(Figura 14), a fim de estabelecer políticas de compra mais vantajosas através de contratos de
fornecimento.

Figura 14: Consumo médio mensal

· Implantar relatório de itens abaixo do mínimo (Figura 15), para identificar itens com quantidades
estocadas abaixo da quantidade mínima especificada e para disparar o processo de ressuprimento.
12 TRABALHO TÉCNICO

Figura 15: Itens abaixo do mínimo

Documentação

As regras de funcionamento do almoxarifado, quando não escritas, deixam de funcionar ou são

modificadas de acordo com os profissionais que ali são alocados.

A ausência de manual técnico do almoxarifado, descrevendo as práticas adotadas pela equipe,

dificulta o atendimento aos clientes internos no sentido de disponibilizar materiais na quantidade e
qualidade desejados, não ajuda no esforço de redução do estoque de sobressalentes e provoca a
diminuição da produtividade do setor.

Melhores práticas

Elaborar manual técnico do almoxarifado contendo:

· Regras de codificação de itens;
· Padrão de descrição de materiais;
· Regras de incorporação de novos itens;
· Procedimento de movimentação e armazenagem;
· Rotina de Inventário;
· Relação de indicadores de desempenho e r elatórios de apoio.
13 TRABALHO TÉCNICO

Figura 16: Trecho do manual técnico do almoxarifado

Case Warner Lambert Grupo Pfizer

A seguir são demonstrados os benefícios obtidos com a implementação de uma das ações de
engenharia de materiais na unidade industrial de Cumbica da Warner Lambert, pertencente ao
Grupo Pfizer.

Esta unidade produz confeitos muito conhecidos por todos no Brasil como Halls, Trident, Dentine,
Baballoo, Clorets e Chiclete Adams. A unidade conta com linhas de fabricação de massa e máquinas
de embalagem e conta com 52 funcionários na manutenção.

Situação anterior

O almoxarifado de manutenção possui 10.000 itens cadastrados, sendo 7.500 itens com efetiva
movimentação física, distribuídos entre rolamentos, materiais hidráulicos, pneumáticos, elétricos,
correias, EPIs, lubrificantes, solventes, desmoldantes e peças específicas agrupadas por máquina.

A equipe do almoxarifado é composta por 1 supervisor e 3 almoxarifes, trabalhando 24 horas por dia,
de segunda à sábado. São geradas em torno de 30 requisições de materiais por turno, envolvendo
1.400 itens por mês.

O valor total estocado no almoxarifado era de R$ 4,5 milhões, e precisava ser reduzido, segundo
orientação da gerência de fábrica.
14 TRABALHO TÉCNICO

Proposição

Após análise dos principais processos administrativos do almoxarifado, verificou-se que a rotina de
inventário consumia número significativo de horas da equipe e que este processo poderia ser
melhorado, liberando número significativo de horas dos profissionais para a revisão dos itens
estocados.

Para a realização da rotina de inventário em cada grupo de 250 itens, era necessário o trabalho de 3
pessoas, durante 2 dias, em trabalho de 3 turnos, totalizando 48 horas de trabalho. Esta tarefa era
realizada simultaneamente ao atendimento aos clientes do almoxarifado e consistia na emissão de
lista de itens, contagem física nas prateleiras, conferência de saldos no sistema informatizado e
eventuais recontagens.

Decidiu-se então pela automação do processo de inventário a fim de transferir as horas gastas neste
processo para novos processos de reavaliação dos itens estocados, melhorando a acurácia dos
dados do sistema, mas continuando preparados para as constantes auditorias da área contábil.

O plano

Para automatizar o processo foi necessário comprar impressora especial para impressão de etiquetas
com códigos de barras (Figura 17), a fim de identificar ruas, prateleiras, gavetas e peças do
almoxarifado, e coletor de dados (Figura 18) para eliminar a transcrição de dados nas planilhas de
inventário.

Figura 17: Impressora para código de barras Figura 18: Coletor de dados
15 TRABALHO TÉCNICO

A implantação do projeto durou 6 meses, mas poderia ter sido menor se o programa de inventário
utilizado no coletor de dados já estivesse desenvolvido e integrado com o sistema de gerenciamento
de estoque. Foram investidos aproximadamente R$ 50 mil.

Resultados

Concluída a implantação da automação, o processo de inventário passou a utilizar 1 profissional

durante 1 dia, em apenas 1 turno, totalizando 8 horas de trabalho, ou seja, 1/6 das horas
anteriormente gastas.

A tarefa continua sendo executada simultaneamente ao atendimento aos clientes do almoxarifado e

consiste da transferência da lista de itens para coletor, conferência e recontagem no local e devolução
automática de dados. Além disso, é possível identificar itens fora do lugar e etiquetas danificadas que
precisam ser reimpressas.

O tempo total anual gasto na rotina de inventário foi reduzido em 1200 horas e diminuiu o tempo de
atendimento aos clientes em razão da diminuição do erro na identificação das peças nas prateleiras,
melhorando muito a qualidade do serviço.

Com tempo disponível os profissionais da Warner realizaram análise ABC sobre a movimentação dos
itens, redefiniram estoques mínimos e máximos, levantaram itens obsoletos e não movimentados, e
promoveram redução de aproximadamente R$ 1 milhão no valor estocado.

Conclusão

A criação de descrições padronizadas para materiais, definindo com precisão as características de

cada item, associadas a processos automatizados de controle, com uso de códigos de barras e
coletores de dados, proporciona alta produtividade na área de materiais, facilita o atendimento aos
clientes internos, disponibiliza materiais na quantidade e qualidade corretos e propicia a redução do
estoque de sobressalentes.

Reorganizar e gerenciar almoxarifados para garantir menores estoques com quantidade e qualidade
necessárias para o atendimento da manutenção é a principal função da Engenharia de Materiais,
resultando em compras mais eficientes, otimização dos recursos e maior lucratividade.