Definio de Processos de Workflow

Tiago Telecken Universidade Federal do Rio Grande do Sul telecken@inf.ufrgs.br

Resumo
Este artigo apresenta uma introduo a tecnologia de workflow informando noes bsicas sobre o assunto, classificando o workflow em as suas reas funcionais e apresentando uma arquitetura padro para a implementao deste tipo de tecnologia. Aps ser apresentado mais detalhadamente a arquitetura da fase de definio do workflow.

Abstract
This article presents an introduction the workflow technology informing basic notions about the subject, classifying the workflow in its functional areas and presenting an architecture pattern for the implementation of this technology type. After it will be presented the architecture of the phase of definition of the workflow in more details.

1. Introduo
Em sistemas ou atividades baseadas em processos, onde processo "um conjunto de um ou mais procedimentos ou atividades relacionadas, os quais coletivamente atingem um objetivo dentro de uma estrutura organizacional que define papis funcionais e relaes", ocorrem problemas como a m distribuio de trabalho, o surgimento de atividades que atrasam as demais ("gargalos"), dificuldade de acompanhamento, sincronizao e avaliao de atividades, entre outros. Uma linha de pesquisa que visa solucionar ou minimizar tais problemas e melhorar o fluxo de atividades baseadas em processos a rea que estuda o Workflow. Segundo o projeto Wide[8] Workflow um conjunto coordenado de atividades (seqenciais ou paralelas) que so interligadas com o objetivo de alcanar uma meta comum, sendo atividade conceituada como uma descrio de um fragmento de trabalho que contribui para o cumprimento de um processo Assim, pode-se assumir que workflow a diviso de um grande trabalho em vrias tarefas menores, com pr-requisitos entre elas, que devem ser respeitados para o avano da atividade. J segundo a Workflow Management Coalition [4] Workflow : " A automao de um processo de negcios, por inteiro ou em parte, durante o qual documentos, informaes e tarefas so passadas de um participante para outro por ao respeitando um conjunto de regras procedurais". Este artigo apresenta na prxima seo uma introduo a tecnologia de workflow informando noes bsicas sobre o assunto e apresentando uma arquitetura padro para a sua implementao, nas sees seguintes ser focalizada a "Process Definition" que a etapa onde o workflow ser definido, para tanto sero apresentados o sistema de modelagem de Casati/Ceri[3] e uma ferramenta de auxilio ao processo de definio de workflow (AWE[8]).

2. Workflow
Do ponto de vista terico, alm do conceito de workflow, j comentado na seo anterior, outros conceitos tambm so necessrios para um melhor entendimento do assunto, so eles: Atividade: o elemento fundamental de trabalho do workflow, um conjunto de eventos que executam um passo lgico que pode ser realizado por vrios atores e esta sob a responsabilidade de um ator. Item de trabalho: a representao do trabalho a ser processado por um ator em uma instncia do workflow. Processo: um conjunto de atividades que visam um mesmo objetivo e possuem uma ligao lgica dentro do workflow. Um processo pode ter vrios subprocessos sendo que o prprio workflow pode ser considerado um processo. Papel: A cada atividade so associados tipos de usurios que podem executa-las ou serem responsveis pelas mesmas, esta definio de tipo de usurio corresponde a um papel. Ator: Participante do workflow que poder assumir um papel e executar uma atividade durante a execuo de uma instncia do workflow, pode ser tanto uma pessoa quanto um sistema automatizado. Instncia: a representao de uma nica ocorrncia de um workflow em execuo incluindo seus dados. Evento: Algum acontecimento observvel, difere-se de atividades pelo fato das atividades estarem associadas a um intervalo de tempo enquanto o evento ocorre em um determinado instante de tempo. Um evento pode disparar atividades assim como atividades podem disparar eventos. Trigger: Quando o evento A dispara a atividade B pode-se dizer que o evento A o trigger da atividade B. Para melhor ilustrar os conceitos informados a figura 1 mostra o modelo de entidades e relacionamentos (ER) dos conceitos vistos:
contm

pertence

Processo

Evento Atividade

trigger responsvel executa

Ator

Figura 1- Modelo ER de conceitos de workflow

Quanto a implementao, segundo a WFMC [4] a estrutura genrica de uma tecnologia de workflow deve seguir o modelo mostrado na figura 3.
Definition Tool
Gera referencia

Process Definition
Interpretado por Invoca

referencia

Organizational/ Role Model Data

referencia

Applications Applica
manipula

AWF Engine Workflow Enactment Service Worklist

Interage atravs

mantm

Workflow Control Data Workflow Relevant Data

Workflow application data

atualiza

usa

Worklist handler User Interface

Invoca

Applications

Figura 3 - Arquitetura de uma mquina de workflow Resumidamente este modelo determina que: Atravs de uma definition tool (ferramenta que auxilia na definio do modelo) os designers de um workflow podem gerar a definio dos processos do workflow (Process Definition) podendo referenciar nesta definio as aplicaes, papis e estrutura da organizao. A Process Definition pode ento ser enviada e interpretada por uma mquina de Workflow (AWF Engine) que um software responsvel pelo controle, gerenciamento e execuo do workflow definido na Process Definition. A mquina de workflow pode: utilizar/referenciar dados da organizao, invocar aplicaes externas, manter os dados de controle do workflow (Que so os dados necessrios para controlar e manter o funcionamento do workflow), usar os dados relevantes do Workflow (que so obtidos pela mquina de workflow atravs de recursos externos) e manter uma worklist (um lista de tarefas que so associadas a cada participante do Workflow). O usurio interage com o Workflow atravs de sua interface, ele v as tarefas que deve fazer em sua worklist e as executa invocando ou utilizando sempre que for necessrio aplicaes externas. Porm o usurio no interfere diretamente com a worklist mantida pela mquina de workflow, entre os dois h um software responsvel pela intermediao entre os dois o Worklist Handler, sempre que necessrio o Worklist Handler tambm acessa aplicaes externas. As aplicaes externas podem ter suas prprias bases de dados e interagem com o workflow atualizando as workflow relevant data e executando tarefas ao serem invocadas pelos usurios, pela mquina de workflow ou pelo Worlist Handler; so exemplos de aplicaes externas: editores de texto, servidores de email, editores grficos, etc.

3. Ferramentas e mtodos de modelagem de Workflow

Durante a fase de definio de processos do workflow um fluxo de tarefas analisado, definido e modelado, embora as tcnicas de coleta de dados, anlise e definio do workflow sejam muito importantes para uma boa modelagem de workflow, as mesmas esto fora do escopo deste artigo que esta focalizado nos mtodos de modelagens de Workflow. Do ponto de vista conceitual os responsveis pela definio do workflow precisaro seguir/adotar um modelo que possa representar num certo formato (textual e/ou grfico) um determinado conjunto de elementos relevantes a realidade de um fluxo de trabalho. Ainda no ha uma modelagem de workflow amplamente aceita, consolidada e que formalize de forma clara os principais conceitos de workflow, entretanto alguns modelos j se destacam e sero resumidamente apresentados. Basicamente existem dois tipos de metodologias de representao de modelos de workflow, as metodologias baseadas em comunicao como o Action Workflow e as metodologias baseadas em atividades como os modelos Modelo de gatilhos, Modelo de Barthelmes/Wainer e o sistema de Modelagem definido por Casati/Ceri. Para uma melhor compreenso do processo de modelagem neste artigo ser resumidamente mostrada a modelagem de Casati/Ceri, entretanto uma anlise mais aprofundada sobre os demais sistemas de modelagem de workflow pode ser visto em[1][5][6]. O modelo proposto por Casati/Ceri no projeto Wide, considerado como um dos modelos mais eficientes para a modelagem de workflows[1][5][6]. Atravs deste modelo pode-se projetar o fluxo de execuo de vrias tarefas por vrios atores diferentes. Para isso o modelo utiliza grficos, smbolos e textos para descrever as tarefas envolvidas e especificar os mecanismos de disparo e trmino das aes previstas. Para que esta proposta fosse possvel, alguns elementos foram definidos pelo modelo. Tem-se assim como elementos principais o incio e o fim das execues, as tarefas em si, as conexes entre os elementos, modularizao das tarefas, construes em paralelo, elementos de juno e elementos de separao, este elementos so representados no modelo conforme a figura abaixo.

Tarefa

supertarefa K

multitarefa

beginning/end

K join interativo

Direct connection

join parcial fork no-determinstico fork total/ join total

fork condicional

Figura 4 - Smbolos da Modelagem de Casati/Ceri A atividade de modelar um workflow complexa e muitas vezes realizada por um grupo de pessoas que necessitar de ferramentas que os auxiliem na definio de um

workflow conforme uma metodologia de modelagem. A fim de mostrar algumas funcionalidades de ferramentas de definio de workflow sero apresentadas nesta seo algumas caractersticas de um software deste tipo o AWE (Amaya Workflow Editor)[8]. O AWE (Amaya Workflow Editor) um editor desenvolvido na UFRGS que permite a edio grfica de documentos que expressam um workflow conforme a simbologia e semntica da tcnica de modelagem de Casati/Ceri. O usurio poder editar o documento utilizando uma ferramenta grfica adicionada ao software Amaya, esta ferramenta grfica consiste de uma paleta com smbolos da modelagem de Casati/Ceri conforme a figura 6.

Arquivo XML Paleta

Figura 6- Tela do Amaya Workflow O usurio utiliza-se da paleta com smbolos de Casati para adiciona-los ao documento, conforme os smbolos so adicionados o workflow vai sendo estruturado com suas tarefas, super tarefas, forks, joins e ligaes, gerando desta maneira os arquivos que descrevem graficamente o fluxo lgico das atividades e no formato xml a estrutura lgica do workflow, ao ser finalizada a definio do workflow este arquivo XML conter a Process Definition do processo modelado, ser este o arquivo que devera ser enviado a mquina de workflow para que ela o interprete e execute. Cada smbolo de Casati colocado no documento torna-se um elemento do workflow e cada elemento possui uma lista de atributos onde so armazenadas informaes sobre o workflow que esta sendo modelado estes atributos podem ser alterados automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo usurio. Assim atravs de uma interface grfica e amigvel aos usurios pode-se gerar uma process definition que pode ser interpretada por uma mquina de workflow ou reeditada na prpria ferramenta para a realizao de ajustes e criao de novos workflows.

7. Tendncias
Uma das grandes tendncias da rea a questo da interoperabilidade que trata da integrao de tecnologias de workflow. Atualmente existem vrias ferramentas e mquinas de workflow feitas por diferentes empresas ou instituies entretanto muito comum cada empresa ter a sua mquina de workflow, os seus softwares de apoio e o seu mtodo de modelagem, desta forma a sua ferramenta de apoio s entendida pela sua prpria mquina de workflow do mesmo modo que a sua mquina s aceita uma "process definition" definida

pela sua ferramenta de apoio, uma mquina de workflow geralmente tambm no consegue se comunicar ou trabalhar cooperativamente com mquinas de workflow desenvolvidas por outras empresas. Este problema esta sendo abordado pela WFMC atravs da construo e definio de interfaces, APIs e linguagens padronizadas para a comunicao de uma mquina de workflow com ferramentas de definio, monitorao, controle, interfaces com usurios, aplicaes e outras mquinas de workflow seja feita entre produtos desenvolvidos por empresas e instituies diferentes, sendo portanto promissoras as pesquisas na rea de interoperabilidade e definio de padres.

6. Concluso
Foi apresentado neste artigo uma introduo a alguns conceitos da tecnologia de Workflow em especial foi focalizada a fase de definio do workflow onde foram apresentados o sistema de modelagem de workflow definido por Casati/Ceri e a ferramenta de auxilio a definio de workflow AWE. Com isto pode-se ter uma idia do funcionamento e da complexidade desta rea de pesquisa que ainda tem como grandes obstculos na fase de definio do workflow: A falta de uma modelagem amplamente aceita comercial e academicamente, como o caso do modelo ER em modelos relacionais, neste sentido vem se destacando a modelagem de Casati/Ceri; A falta de um padro de linguagem de definio de workflows que permitiria que "process definitions" desenvolvidas em uma determinada ferramenta/sistema de modelagem pudesse ser executada por qualquer mquina de Workflow que seguisse este padro. Neste sentido a WFMC vem desenvolvendo a XPDL(Extensible Process Definition Language) que uma linguagem padro para a definio de Workflows.

7. Bibliografia
[1] [2] BARROS, R.M. Alocao de atividades em um sistema de gerncia de Workflow. Porto Alegre: CPGCC/UFRGS, 1997. Dissertao de Mestrado. CASATI. F. et al. Conceptual Modeling of Workflows. In: The Object-Oriented and Entity-Relationship Conference, 1995, Gold Coast/Austrlia. ProceedingsAustrlia: LNCS,1995. CASATI,F.,PERNICI,B. Amethodology for the Design of WWW Sites and its Application to Distance Education. Proceedings of SEBD`96,Pisa, Italy, 1996 Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. http://www.wfmc.org Access: Mai, 2002. NICOLAO, M. .Um estudo sobre conceituao de Workflow. Trabalho Individual, CPGCC-UFRGS, RS, Brasil. Dezembro,1996. SIZILIO, G.R.M.A.; EDELWEISS, N. Workflow for the Authoring of Long Distance Learning Courses. In:ICECE2000 - International Conference on Engineering and Computer Education. 2000, So Paulo, Brasil. Proceedings... Aug. 27-30, 2000. TELECKEN, T.L.; VALDENI, J.;EDELWEISS, N.; ZEVE, C.D; MACIEL, C.; BORGES, T. ; PINHEIRO, M. Implementao de um editor de Workflow baseado no padro SVG. Relatrio Tcnico, CPGCC-UFRGS, RS, Brasil. Jun, 2002. The WIDE Workflow Modeling Language. Available at: <http://dis.sema.es/projects/WIDE/Documents/4080-2.pdf>. Access: Dez, 2001.

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[7]

[8]