ANLISE ORGANIZACIONAL ou ADMINISTRATIVA um processo de trabalho dinmico e permanente, que tem como objetivo efetuar diagnsticos das causas

s dos problemas organizacionais e estudar solues integradas envolvendo, portanto, a responsabilidade bsica de planejar as mudanas, aperfeioando o clima e a estrutura organizacionais, assim como os processos e os mtodos de trabalho. So elementos sinalizadores de disfunes organizacionais: Clientela descontente; Produtos/servios com defeitos; Falta de produtos para entrega; Clientes no atendidos ou com grande tempo de espera; Logstica de distribuio descoordenada; Insumos para produo insuficientes; Processo de produo lento, desordenado; Previso de produo ou de atendimento no alcanada; Custos elevados; Problemas com os recursos humanos; Dificuldades de desempenho operacional e administrativo; Dificuldades de crescimento e expanso e outros tantos. As etapas fundamentais da Anlise Organizacional ou Administrativa se desdobram em dois momentos distintos: 1 Diagnstico Situacional das Causas englobando Levantamento e Crtica do levantamento; 2 Interveno Planejada envolvendo o Estudo da Soluo dos Problemas e o Planejamento das Mudanas. Previamente, observamos que alguns quesitos devem ser contemplados: Definir claramente o objeto do estudo pois ocorrem muitas vezes incertezas referentes ao rgo em questo e a pergunta recorrente se estamos indo na direo certa; Realizar a pesquisa preliminar em manuais, relatrios, organograma, leis e decretos regulamentadores, descrio de cargos, estudos anteriores semelhantes e sugestes do pessoal envolvido. Ela serve para aumentar o grau de certeza em relao ao que foi definido. Comunicar e divulgar, esclarecendo os envolvidos, mostrando a importncia de sua participao, os benefcios que adviro e efetivando o apoio dos superiores; Formalizar o Pr-projeto contendo o Plano de Ao com o ordenamento do trabalho, sua cronologia e prazos, a tcnica a ser aplicada e os recursos necessrios: fsicos, materiais, humanos e financeiros. Operacionalizar o Plano de ao aps a aprovao do projeto utilizando os instrumentos e tcnicas adequadas. 1 DIAGNSTICO SITUACIONAL DE CAUSAS a) Levantamento: Busca identificar no s o clima e a estrutura da organizao, mas principalmente seus mtodos e processos de trabalho atravs dos instrumentos: Entrevista, Questionrio e Observao Pessoal Estratgia de levantamento 1. Comece pelas rotinas mais importantes ( levante uma de cada vez). 2. Depois passe para as rotinas subsidirias. 3. Esclarea a finalidade da rotina. 4. Elabore um Fluxograma. 5. Trabalhe com os relatrios e os formulrios da rotina. 6. Passe por todos os operadores (sempre que possvel), em suas mesas, ouvindo cada um, olhando seus arquivos e documentos. 7. Pergunte: De quem recebe o trabalho?Como recebe?O que faz?Como passa o trabalho?Para quem passa o trabalho? 8. Mantenha um clima cordial e calmo. 9. Comente respostas, como: Porque isso feito neste ponto? 10.No anotar confidncias. 11.Anote novas idias. ENTREVISTA Minimiza resistncias porque aproxima; Envolve o entrevistado fazendo-o participar; orientada e focada, no um papo OBJETIVOS Compreender o trabalho do indivduo, do setor ou mesmo da organizao; Obter a opinio sobre determinado trabalho e suas peculiaridades, pois quem sabe quem faz; O entrevistador pode explicar bem os objetivos do trabalho a cada um. VANTAGENS O entrevistado pode fazer crticas e sugestes sobre seu trabalho e sobre a organizao com a proteo do ANONIMATO; O desabafo facilitado pela interao e a associao do raciocnio entre o entrevistado e o entrevistador; Quando h dificuldade da pessoa se expor por escrito, ento o entrevistador atua como um facilitador; Possibilidade de conhecimento mais profundo sobre a organizao em face da informalidade e do estmulo s respostas; Pode-se obter e observar: as reais atribuies, as atitudes e reaes pessoais e as capacidades, habilidades e talentos de chefes, colegas e funcionrios. DESVANTAGENS Cuidar ao fazer anotaes subjetivas, juzos de valor, observaes conflitivas e emocionais; Estar atento a crticas, palpites e adivinhaes, sem embasamento, com observaes do tipo ...eu acho que..., no lugar dele eu..., etc Atentar para envolvimento emocional positivo ou negativo promovendo concordncias ou discordncias, a posio de neutralidade. PRECUES E CUIDADOS: Sempre elaborar roteiro; No criticar a organizao; No interromper o entrevistado quando no estiver de acordo; Manter informalidade mas sem perder o foco do objetivo da entrevista; O linguajar tcnico deve ser adequado ao nvel tcnico e hierrquico do entrevistado; Cuidar questes como; minha opinio vai ser levada em conta?

QUESTIONRIO : de grande utilidade quando: No dispomos de tempo suficiente para todas as entrevistas por ser um grande nmero de funcionrios; H uma distncia geogrfica e no h possibilidade de deslocamento por falta de tempo ou recursos financeiros; H conflito na unidade; Necessitamos de informaes precisas para fins estatsticos. VANTAGENS: Ao mesmo tempo podemos realizar outras tarefas; Podemos obter melhores respostas em funo do tempo, consultas em livros ou documentos e outras pessoas. DESVANTAGENS: Sempre o existe o medo de ser identificado e de represlias pela perda do anonimato; Ocorre sempre a resistncia em preencher mais aquele papel, e eu j estou cheio de servio!, etc.... Pode ocorrer interpretao distorcida da pergunta; O processo para a elaborao de um questionrio no curto, compreendendo: preparao, teste, distribuio, preenchimento, devoluo e tabulao. OBSERVAO PESSOAL Faz uma conexo com dos outros dois instrumentos. VANTAGENS : Observa-se efetivamente todas as condies ambientais; bom ver e ser visto em observao. DESVANTAGENS : Pode trazer perturbaes aos trabalhos normais; Cuidar com as impresses; No pode ser demorado demais. b)Crtica do Levantamento Avaliar os dados coletados confrontando com o diagnstico preliminar. Pode acontecer de se precisar fazer reviso do levantamento. Os dados devem ser analisados e relacionados com: 1. o meio ambiente externo que est afetando a organizao; 2. os subsistemas internos da organizao: social, gerencial, tecnolgico e operacional; 3. a defasagem entre os documentos normativos e as REAIS prticas de servio. 2 - INTERVENO PLANEJADA c) Planejamento da Soluo realizado o planejamento das modificaes para as melhorias que podem ser relacionadas ao clima organizacional, estrutura, mtodos e processo de trabalho ou ainda para a implantao de nova tcnica gerencial. REFLEXOS : Podem ocorrer reflexos do planejamento da soluo em relao : ao meio ambiente externo com seus cenrios polticos, econmicos e sociais, ao equilbrio dos sistemas internos; a fora de trabalho da organizao que em face a qualquer modificao ser afetada e poder necessitar treinamento, recrutamento, motivao, incentivos, etc... PRECISAMOS: sempre, da participao dos envolvidos; da conscientizao das chefias responsveis pelo setor envolvido; da responsabilidade da cpula na implementao das medidas; da institucionalizao das medidas atravs de documentos normativos e divulgadores para ser efetivada a sustentao e legitimidade da mudana. d) Crtica do Planejamento Avaliar a proposta pesquisando erros e distores na programao em relao : estrutura organizacional; mtodos e processos de trabalho; tecnologia e sistemas de informao e comportamento da fora de trabalho. Pode-se e deve-se: negociar com os usurios buscando soluo conciliadora; buscar a opinio de analistas no envolvidos no processo. e) Implementao da mudana a execuo do plano traado. Na realidade, torna-se uma fase intermediria entre o antigo e o novo. Como transio: deve ser progressiva; acaba havendo aumento da carga de trabalho pela convivncia de prticas antigas e novas; ocorre superposio de sistemas; comum haver tenso pelo novo e conseqente risco de conflitos. PARA MINIMIZAR DIFICULDADES E RESISTNCIAS promova a ampla participao da fora de trabalho desde o incio favorecendo a aceitao; implantao gradual das modificaes e se necessrio faa implantaes simuladas. SEQUNCIA PARA IMPLANTAO: combine a data para incio para que seja de comum acordo; coloque controles em todos os postos de trabalho para acompanhar, ajudar e fazer ajustes; a equipe de analistas deve estar presente assessorando e assistindo; corrija erros no projeto e na implantao com naturalidade e mantenha um clima psicolgico tranquilo. f) Controle de Resultados e Avaliao Permanente Sempre deve ser programado em consenso com as chefias das reas envolvidas e combinado se aps completa implantao, se aps 50% da nova sistemtica ou se aps 60% dos operadores na nova sistemtica. Observar resultados QUALITATIVOS E QUANTITATIVOS. Retornar para reavaliao a cada perodo estabelecido no planejamento, fazendo os reajustes necessrios e revendo decises e aes implementadas.