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Inventário

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Acuracidade de Saldos ( *) Por Daniel Gasnier Manter corretas as informações sobre saldos em estoque é um dos grandes desafios para

os gestores de materiais, mais ainda quando buscamos trabalhar com níveis enxutos e com elevadas frequências de acessos, isto é, mais e mais recebimentos e apanhes que – naturalmente - aumentam o riscos da imprecisão nos registros das respectivas transações . Fica mais complexo quando consideramos aquilo que é intrínseco ao ser humano: somos falíveis. Em média, uma pessoa comete um erro de digitação a cada 300 caracteres inseridos manualmente em um sistema qualquer. Condições operacionais, documentação divergente, sistemas e políticas também podem embutir falhas que contribuem para incrementar as divergências entre os saldos físicos e lógicos. Muitas destas causas crônicas permanecem escondidas nas atividades rotineiras deteriorando a qualidade das informações e comprometendo a confiabilidade do gestor dos materiais. Portanto, a busca pela precisão das informações não é apenas um capricho, mas uma necessidade vital para todos os envolvidos. Investir tempo e recursos para manter e aprimorar o que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas:

Empresarial: Para acionistas e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, a expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos; Contábil: Para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento; Vendas: Até uma atividade simples como aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências se tornam repetitivas perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se comprometendo; Logístico: O abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos; Operacional: A produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma peça? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações.

• • •

1. Definições

1.1.

Acuracidade: Acuracidade é um sinônimo para qualidade e confiabilidade da informação. Na gestão de materiais, a acuracidade de saldo é um indicador gerencial, expresso em percentagem, da proporção de informações corretas, isto é, da quantidade física disponível no estoque comparada com a informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento.

ser requerido em ocasiões extraordinárias. Pode ser programado periodicamente. cada uma mais adequada às diferentes necessidades. Divergência = Quantidade medida – Quantidade no sistema x 100 Quantidade no sistema Figura 5.3. Inventário geral: É um processo de contagem física de todos os itens em poder da empresa. ou – excepcionalmente .2. que são dimensionados em função da quantidade e das categorias dos itens envolvidos (ABC ou 2. x 100 1. Classe Quantidade Valor Auditores A Reflexo no resultado ± 0.3 – Exemplo de política de tolerâncias para divergências. Conhecê-las é o primeiro passo para a escolha da mais apropriada. Tolerância: É o grau de aceitação do erro. pois a determinação de uma tolerância minimiza a necessidade de reconciliações e ajustes de saldo.2. isto é. 2. a portas fechadas e em uma data pré-fixada. usualmente no fechamento contábil do exercício. sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como uma diferença para a organização. recursos e exigências existentes. programado de modo que os itens sejam contados a uma freqüência pré-determinada (semanal ou diária). . em que todas as SKU são contadas pelo menos uma vez no ano. 1.2 % ± R$ 500 e/ou patrimônio B ± 1. expressando-o como uma percentagem. Divergência: Para procurar melhorar a acuracidade de cada SKU é interessante mensurar seu grau do desvio entre o dado físico e o dado lógico.2 – Fórmula da divergência de saldo de uma SKU. Tipos de Inventários: Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários. 2. Trata-se da aplicação do bom senso.1 – Fórmula da Acuracidade de informações. 2. Inventário rotativo: O Inventário rotativo. Figura 5.0 % ± R$ 100 Nota: Valores meramente ilustrativos (devem ser avaliados pelo gestor). organizadas em ciclos e períodos.Quantidade de informações corretas Acuracidade = Número de informações verificadas Figura 5.1. Inventário permanente: É um processo periódico de inventário.0 % ± R$ 200 C ± 3. da divergência conceituada no item anterior.3. ou recontagem cíclica é uma contagem física contínua dos itens em estoque (variação de inventário permanente).

definindo regiões. coordenação. 2.8. Inventário por grupo de itens: Nesta variação se focaliza uma parcela especifica dos itens em estoque. para qualquer processo de inventário é importante destacar que o nível de organização é um fator decisivo para a produtividade. sistema de localização e posição dos pontos de digitação. . em freqüências diárias e até horárias. dimensionando recursos e duração das atividades. Também pode ser classificado como inventário gratuito aquelas oportunidades em que utilizamos a ociosidade da mão-de-obra no depósito. um inventário geral em uma empresa em que trabalhamos exigiu quatro dias envolvendo trinta pessoas alocadas. quando identificamos um saldo zerado ou nas troca de número de lotes. após a sistematização do depósito. etc. processamento e suprimentos). 3. incluindo inventário por posição física. um inventário geral muito mais elaborado. Processo de Inventário Geral: Em termos de preparativos.  Elaborar um organograma para o inventário (quem é quem) definindo as respectivas funções durante o inventário. mas dos respectivos lotes de fabricação. acompanhar o consumo não apenas dos itens. como os barbitúricos. Inventário por amostra: Principalmente empregada em procedimentos de auditoria. 2. movimentação.4. Apenas seis meses depois. necessitou de apenas dois dias para ser concluído sem todo aquele stress anterior. 2. que são rigorosamente controlados. áreas segregadas. valendo-se de uma abordagem estatística. aproveitando procedimentos de apanhe ou acesso aos itens.5. controle.    Elaborar um cronograma do processo. visando a identificação e remoção das causas das divergências. Por exemplo. 2. Daí. Elaborar layout dos depósitos. arrumado e limpo. CHECK-LIST PARA INVENTÁRIO GERAL ANTES DO INVENTÁRIO (Preparação) Todos os materiais devem estar corretamente identificados e armazenados. os registros das transações dos itens divergentes são reconciliados. serve para o reconhecimento parcial da situação mediante inferência de que aquela parte verificada representa o todo. 2. tornando o controle ainda mais robusto.popularidade). recorrendo a recursos de identificação e rastreamento informatizados. Inventário gratuito: Nas organizações onde se pratica inventário rotativo é possível implementar técnicas para incremento da produtividade do processo. recurso que alguns sistemas WMS e coletores de dados conectados por radiofreqüência já exploram.7. abonando as contagens de posições não acessadas. algumas vezes em virtude de alguma característica especial. Definir previamente os critérios de tolerâncias e recontagens com os auditores. em um ambiente organizado. Por exemplo.6.   Identificar e providenciar todos os recursos necessários (pessoas. Inventário por lote: Também é possível. Inventário por posição física: Com o advento da tecnologia de informação se viabiliza mais facilmente a opção da contagem por endereço. equipamentos de armazenagem.

Treinar todos os envolvidos: Como preencher as fichas e escrever números de forma legível.   Circular lista de presença.4 – Providências para processo de Inventário geral.         Recolher materiais do processo dispersos nas linhas de produção. técnicos. Segregar materiais rejeitados e contá-los separadamente. . unidades e o que cabe a cada um fazer. Controle da Qualidade.  Comunicar todos os envolvidos. Figura 5.  Definir como serão providas a alimentação e o transporte dos colaboradores nos horários extraordinários. DURANTE INVENTÁRIO (Execução)  Evento de abertura e sensibilização dos envolvidos.  Providenciar as fichas de contagem (inclusive fichas adicionais) e definir como serão distribuídas.  Realizar análise de risco procurando identificar os riscos e as medidas preventivas e contingenciais. evitando tê-lo disperso. Evento de encerramento (agradecimentos e comemoração). informando horários e atribuições. unitizando e lacrando estes itens. Requisitar a devolução ao estoque de todos os materiais que estejam no recebimento. APÓS CONTAGENS (Encerramento) Levantar com pessoal-chave as lições aprendidas do processo. Dispor coordenadores para resolver dúvidas durante todo o processo. etc). internos e externos. Elaborar relatório de diferenças apuradas e relatório executivo do processo. Providenciar para que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventário. manutenção. sobre período de interrupção do atendimento e medidas contingências em casos de urgência. refeitório. incluindo oportunidade para perguntas e respostas. controle da qualidade. Elaborar relação de vistos dos contadores. Procurar reunir os materiais com mesmo código em um único local.  Convocar por escrito todas as pessoas necessárias para dar suporte ao inventário (manutenção .    Procurar antecipar algumas contagens. Assegurar que digitadores saibam como lançar corretamente as quantidades apuradas. expedição e demais setores. o que observar. engenharia e compras devem dar definição dos itens “não-conforme” pendentes que ainda não deram entrada no estoque.  Providenciar meios visuais e apoio técnico para a identificação dos materiais durante o inventário. Preparar relatórios de variações e planilha de controle do progresso do inventário. engenharia. transportes.

S e g u ir p a r a p r ó x im a lo c a li z a ç ã o e P o s ic io n a r S i n a li z a d o r S im R e a liz a 1 º c o n ta g e m P re e n c h e fic h a 1 º c o n ta g e m 1 2 º C o n ta d o r + S u p e r v is o r E m iti r r e la tó ri o s d e c o n ta g e m e v a ria ç ã o F ic h a S e g u i r p a ra p ró x im a lo c a li z a ç ã o R e a liz a 2 º c o n ta g e m P re e n c h e fic h a 2 º c o n ta g e m f ic h a D ig ita d o r 1 E m i tir 2 º r e la tó r i o d e D iv e r g ê n c ia s D i g i ta 3 º fi c h a F ic h a D ig ita 1 º fic h a E m i ti r 1 º re la tó r io d e D i v e r g ê n c ia s D i g i ta 2 º fi c h a S im C oord en ad or e S u p e rv is o r (C) DGG Acom panham p e s s o a l m e n te a 3 º c o n ta g e m d a s d i v e rg e n te s P r e e n c h e fi c h a 3 º c o n ta g e m 3 º ro d a d a c o n c lu íd a ? 1 20 2 R e c o lh e r S i n a li z a d o r e s 3 4 5 6 7 8 9 20 20 20 20 20 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 120 120 120 120 120 120 120 120 120 12 0 120 40 10 N ão A 40 20 20 A n á20i s e d a s l C a u s a s 20d a s d i v e r g ê n c i a 20 s 20 D e fi n i r p r o v id ê n c ia s d11 r e12 u la13r i z a14 ã o15e e g ç P r o c e s s 20 r a j u s t e s a 20 20 A t u a liz a r g r á fi c o e e m iti r r e la tó r io 16 17 20 20 20 20 18 19 20 21 20 20 22 2 3 24 C ontage ns = x6 80 4 80 2 0 20 = 480x2 9 60 F im 20 Figura 5. e como sugere a figura 5. C Q .6 apresenta os conceitos de ciclo e período do inventário rotativo F l u x o g r a m a d o In v e n tá r i o R o ta tiv o C oord en ad or I n í c io PREPARAÇÃO: Im p r i m i r f i c h a s e a g ru p a r it e n s F o r m a li z a r " C u tt .6 – Cronograma de contagens 120 120 12 0 1 20 12 0 120 120 1 20 120 4320 120 . Recomenda-se que a freqüência de contagens dos itens A e/ou mais populares em termos de acessos seja maior. O período corresponde ao tempo necessário para contarmos todos os itens do estoque pelo menos uma vez. enquanto a figura 5. Inventário Rotativo: A figura 5. P r o d u ç ã o e E x p e d iç ã o 8 h a n te s d o " C u tt -o ff" .5 ilustra a seqüência do processo de contagem cíclica. B=2. Pode haver um ou mais ciclos dentro de um período de contagem. C=1 [ciclos/período]: B 40 40 40 40 4 0 40 = 2880x1 2880 C 12 0 120 120 Figura 5.O ff " N ão 1 º ro d a d a c o n c lu íd a ? S im N ão 2 º ro d a d a c o n c lu íd a ? 1 º C o n ta d o r A v is o s : N o ti f i c a r o s it e n s s e l e c i o n a d o s p a r a o R e c e b im e n to .4. To d a s a s á re as d e v e m p r io r iz a r o d e s e m b a r a ç o d e s te s i t e n s .? propomos A=6.5 – Fluxograma do Inventário Rotativo Plano de Contagens: Programamos o inventário rotativo definindo o período e os ciclos.

1. Falha proposital 1.5. Pessoas (colaboradores) 1. . Os erros são reduzidos. Sem grandes esforços. É possível a continuidade operacional do atendimento (portas abertas).3. São tomadas ações preventivas. Inventário geral Inventário rotativo  Esforço concentrado (pico de custo). Contínuo aprimoramento da acuracidade.10. Falta de treinamento (colaborador não ambientado) 1.   Almoxarifes têm que “reaprender” todo ano.   Acuracidade não melhora. Confusão com unidades de medida 2.        Causas são identificadas rapidamente (Feedback imediato eleva qualidade). Erro na documentação 2. Descontentamento do colaborador 1. Erro de leitura 2.1. Figura 5.9.  Gera impacto na atividade da empresa (almoxarifado de portas fechadas). os custos são distribuídos (gratuitos até).  Almoxarifes tornam-se especialistas no processo e no ajuste. 1.4.2. Produtividade da mão-de-obra decrescente (ocorrem erros durante o processo).7. Falta de conferência 1. Ignorância (falta de consciência) 1.7 – Contrastes entre inventário geral e rotativo.7.2. Erro de digitação 2. sendo esta uma prática usual entre as empresas bem organizadas. são diversas as vantagens do inventário rotativo.4.8.8.6. Ocorre constante incremento da produtividade (todos participam). por desleixo ou dolo) Improvisação (Jeitinhos e atalhos) 1.5. Erro na identificação dos itens 2. Furto 2.Melhores práticas: Como demonstra o quadro comparativo da figura 5. Esquecimento de registrar 1. Pressa (sobrecarga de atividades) 1. As causas das divergências não são identificadas. Negligência (deixar passar. Falta de Atenção 2.6. Erro de processamento (aritmética) 2.7. procuramos identificar e categorizar algumas das possíveis causas de divergências para lhe possibilitar uma eventual tabulação e posterior avaliação das prioridades para intervenções de melhorias. Erro na contagem 2.3. Análise das causas: A seguir. Caligrafia ilegível 1.

1.4. Spot check: Acompanhamento ou rastreamento de itens específicos ou amostras sob holofotes. Erros durante a conversão do sistema 5. Erro pela localização (armazenamento disperso) 3.6. de natureza política ou comportamental. pareto.2. mas que devem ser conhecidas.2. • • • • • • • • • • Inventários diários: Visam aumentar a freqüência do “feedback”. Sistema Informatizado 5.9. ou dar uma ênfase única no atendimento aos clientes. Entregar produto errado 3. Algumas pessoas chegam mesmo a entregar os pontos. podemos recorrer às seguintes estratégias para identificar causas de divergências: 4. Investir em automação: implantar código de barras.4.3. Mudança de versão (engenharia do produto) 3. Depósitos lógicos: Estabelecer fronteiras entre as movimentações. Itens similares ou equivalentes 3. 5 porques. Compras de emergência não registradas 4. Erro de comunicação por solicitação verbal 4. difíceis de serem objetivamente tabuladas. Erro na estrutura do produto 5. Integração de dados entre depósitos 5. quando a credibilidade do sistema esta muito comprometida e os esforços para corrigir são mal sucedidos. Condição operacional 3.6. Transformação (composição ou fragmentação) não documentada 4. Recebimento indevido 3. participar de seminários e benchmarks. Troca de embalagens 4.1. Erro de transferências (quantidades ou códigos divergentes) 4. Documentação (O&M) Timing entre entrada física e registro no sistema (defasagem) 4. . Métodos de análise: cartas de-para.4. Transações documentais pendentes 5.3.3. Segmentação: Cada depósito define seu plano de melhorias local.5. Brainstorming: Envolver pessoas com participação e criatividade. Soluções de fora: Consultar literatura. Perda por processos fisico-quimicos (evaporação.2.5.2. Produtos estornados retornam incompletos 5. Registro de notas fiscais de itens importados 4. deteriorização. etc) 3. Erros devido a falta de robustez do banco de dados Existem causas ainda mais complexas.7. recursos de consistências. Em casos extremos.5. Em algumas empresas a administração pode considerar a acuracidade uma questão secundária. Inspeção forçada: Porteiro permanente em check-points estratégicos. estratificação.1. Outra disfunção decorre do livre trânsito de pessoas estranhas ao depósito ou devido ao acesso sem acompanhamento no almoxarifado nos finais de semana. Mapeamento dos fluxos: Prospecção de riscos entre origens e destinos.8. Emitir documento sem código ou com código de outro produto 4.

necessária. nas .8 – Dados sobre inventário rotativo hipotético. pode ocorrer que o pessoal operacional prefira encobrir algumas das divergências apuradas para não comprometer seu desempenho aparente. Para alcançar o desafio da acuracidade 100% é preciso medir a eficácia do processo de inventário propriamente dito. é interessante observar que. Para isso. porém acreditamos que ele possa ser complementado. como sabiamente observou E. maior deverá ser a melhoria subseqüente na acuracidade do sistema. necessariamente.se praticamos o ciclo PDCA. Nestes casos. conforme abordamos anteriormente. #Corretos 594 1756 2850 5200 O Custo do processo pode ser estimado considerando 5. as pessoas parecem perder de vista o objetivo do processo de inventário rotativo. visando aprimorar o gerenciamento nos objetivos originais deste processo. Este é um indicador tradicional. A questão é: Se você esta fazendo inventário rotativo como determina o figurino. Neste caso. a acuracidade dos saldos. identificando e eliminando a possibilidade de toda e qualquer causa de divergência. investigando as origens das divergências identificadas e providenciando que para que aqueles resultados não se repitam. de maneira que não melhoram. uma mudança é. rumo aos 100%? Vejamos o caso abaixo: Categoria A B C Total SKU 50 450 3000 3500 Ciclo Mensal Trimestral Anual Contagens/ano Tolerância #Divergências 600 1% 6 1800 2% 44 3000 5% 150 5400 200 Figura 5. Goldratt: “ Diga-me como me medes e lhe direi como me comportarei”.000/ano. alias. Pode até ser natural. Processos consistentes: Sabemos que o objetivo dos processos de inventário é alcançar 100% de acuracidade de todos os itens. pois acreditamos que .em princípio . podendo ser otimizada. O conjunto dos três indicadores propostos são: • • • Acuracidade de saldo [%] Custo do inventário [R$/divergência] Número de causas identificadas [causas/período] Fator comportamental: É natural que as métricas influenciem as pessoas. avaliando sua habilidade em detectar e corrigir causas das divergências. Um Inventário rotativo inteligente combina três indicadores na rotina periódica de contagens. o que totaliza aproximadamente R$ 20. mas esta é uma disfunção que precisa ser corrigida. Em alguns casos. sua acuracidade vem melhorando progressivamente.400 contagens x 20 minutos/contagem x 1hora/60minutos x 1dia/8horas x 1mês/22dias x R$500/mês (salário) x 2 (encargos) x 2 (esforço envolvido na análise e implementação de ações corretivas). quanto mais causas forem identificadas. Neste aspecto. Alias. Assim. é preciso uma identificação ativa das causas da falta de acuracidade. em algumas situações o processo de inventário rotativo tradicional parece desencorajar os esforços em se identificar e eliminar as causas quando ocorrem divergências de saldos em demasia. sabemos que é preciso alcançar o desempenho pretendido de forma produtiva. minimizando investimentos e esforços. Diversas empresas têm adotado o inventário rotativo e acompanhado o processo com um único indicador: A Acuracidade dos saldos. portanto.Aprimorando o Inventário Rotativo: Temos acompanhado alguns processos de contagens cíclicas que são conduzidos de forma indiscriminada. a contagem com programação aleatória pode ser muito onerosa. Onde estão as oportunidades de melhoria? Ora. e o procedimento se perpetua sem as melhorias esperadas. útil e relevante.

 A partir da implementação destes indicadores. estarão estes R$ 20. Este indicador pretende mostrar o resultado. Causas identificadas: O terceiro indicador corresponde ao número absoluto de causas identificadas e saneadas em cada período.000 anuais sendo bem empregados ou estão se evaporando? Como adiantamos. em termos de valor agregado aos processos de logísticos. portanto.  Custo do Inventário: Para o caso ilustrado acima. Desta forma. e daí o limite para as melhorias nestes processos será a criatividade de sua equipe. isto sem efetivamente atuar nas causas e. Mesmo tendo reduzido em três vezes o investimento em inventário.mesmas condições. o indicador do custo do inventário pretende induzir o pessoal operacional a buscar maior produtividade no processo. o inventário geral desta empresa custava algo em torno de R$ 60. . com este indicador concluímos que cada causa identificada estava custando R$ 100 (R$ 20. obtidos com o investimento e empenho das pessoas que executam o Inventário rotativo. encontrando mais causas de divergências e/ou minimizando o esforço no processo. Neste ponto o leitor pode avaliar a situação. sem melhorar efetivamente a acuracidade dos saldos.000/200 divergências). neste artigo propomos mais dois indicadores que complementam o ponto de vista da qualidade (acuracidade do saldo) com o ponto de vista do investimento requerido (custo do inventário) e de seu respectivo retorno (causas identificadas).000/ano. seus processos administrativos terão maior visibilidade.

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