ADMINSTRAO DE MATERIAIS E PATRIMNIO ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro

o de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destinase a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas consequncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assim como, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc. Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: a.1 - Subsistemas Tpicos: a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido. a.1.2- Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. a.1.3- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de

Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do produto. a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pelos fornecedores. a.1.5- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. a.2 - Subsistemas Especficos: a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques. a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entrega e coleta. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra, o subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material. Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu funcionamento; b) avaliar outras empresas como possveis fornecedores; c) supervisionar os almoxarifados da empresa; d) controlar os estoques; e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa; f) manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) estabelecer sistema de estocagem adequado; h) coordenar os inventrios rotativos. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS E REC. PATRIMONIAIS A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital investido. Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item; e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais;

f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos ; g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal; i) Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque; b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro, .... ); c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao; d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao; e) Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas; f) Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico; g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica; h) Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens) etc., sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais; i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto; j) Estoque Disponvel - a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso; k) Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega; m) Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana; n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana; o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item; p) Ponto de Chamada de Emergncia: a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo; q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza; r) Freqncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo; s) Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou comprada;

t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada; u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria; v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do documento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria; w) Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra; x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item; y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc); z) Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel; aa) Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento); bb) Custo Fixo:- o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mode-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. ); cc) Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas operacionais; dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem: so os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada; ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas. ff) Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisio; gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total. FLUXO DAS ATIVIDADES

Analisando o esquema acima, percebemos a relao de interdependncia. Anlise de mercado ou necessidade de produo: permite avaliar a capacidade de Anlise economico financeira: atravs dela que se analisa a capacidade empresarial, as despesas e a lucratividade, visualizando assim as possibilidades de investimento. Programao e controle de estoque: consiste em definir o estoque ideal para as necessidades da empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, menor aplicao do capital de giro, possibilidades de rotatividade do estoque, etc. Compras: A funo de compras um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios, planejlas quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Os objetivos bsicos de uma seo de compras so: A) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de qualidade e quantidade; B) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para a empresa, principalmente as de pagamento. Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que incluem a verificao de prazos, preos, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros de fornecedores, analis-los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom relacionamento com o mercado fornecedor. Entre as caractersticas bsicas de um sistema adequado de compras, podemos destacar: A) Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A prseleo dos concorrentes qualificados evita o dispndio de tempo com um grande nmero de fornecedores. B) Sistema de preos objetivos: O conhecimento prvio do preo justo, alm de ajudar nas decises do comprador, proporciona uma verificao dupla no sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que seus preos esto fora de concorrncia. C) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas em cada deciso da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia

de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar reviso de uma deciso individual. D) Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o exame de cada fase de negociao, permite reviso e estar sempre disponvel junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida posterior. CLASSIFICAO DE MATERIAIS, ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAO, TIPOS DE CLASSIFICAO, METODOLOGIA ABC Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente s necessidades dos vrios setores da organizao, no se pode garantir um bom funcionamento e um padro de atendimento desejvel. Estes materiais, necessrios manuteno, aos servios administrativos e produo de bens e servios, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificao de materiais. Estes grupos recebem denominao de acordo com o servio a que se destinam (manuteno, limpeza, etc.), ou natureza dos materiais que neles so relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc. Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo, uso etc. A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto no poder ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero estragar produtos alimentcios se estiverem prximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhana, sem, contudo, causar confuso ou disperso no espao e alterao na qualidade. OBJETIVO DA CLASSIFICAO O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais componentes do estoque da empresa. IMPORTNCIA DA CLASSIFICAO O sistema de classificao primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele no poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado. (ATRIBUTOS) CRITRIOS DE CLASSIFICAO Entre outros, costuma-se dividir os materiais segundo os seguintes critrios: 1 - Quanto Sua Estocagem a) Materiais estocveis So materiais que devem existir em estoque e para os quais sero determinados critrios de ressuprimento, de acordo com a previso de consumo. b) Materiais no-estocveis So materiais no destinados estocagem e que no so crticos para a operao da organizao; Por isso, seu ressuprimento no feito automaticamente. Sua aquisio se d mediante solicitao dos setores usurios, e sua utilizao geralmente imediata. c) Materiais de estocagem permanente So materiais mantidos em nvel normal de estoque, para garantir o abastecimento ininterrupto de qualquer atividade. Aconselha-se o sistema de renovao automtica. d) Materiais de estocagem temporria No so considerados materiais de estoque e por isso so guardados apenas durante determinado tempo, at sua utilizao.

2 - Quanto Sua Aplicao a) Materiais de consumo geral So materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores, para fins diretos ou indiretos de produo. b) Materiais de manuteno So os materiais utilizados pelo setor especfico de manuteno da organizao. 3 - Quanto Sua Perecibilidade o critrio de classificao pelo perecimento (obsolescncia) significa evitar o desaparecimento das propriedades fsico-qumicas do material. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificao, assim, a empresa adquire determinado material para ser utilizado em data oportuna, e, se porventura no houver consumo, sua utilizao poder no ser mais necessria, o que inviabiliza a estocagem por longos perodos. Existem recomendaes quanto a preservao dos materiais e sua adequada embalagem para proteo umidade, oxidao, poeira, choques mecnicos, presso etc. 4 - Quanto Sua Periculosidade A adoo dessa classificao visa a identificao de materiais, como, por exemplo, produtos qumicos e gases, que, por suas caractersticas fsico-qumicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos segurana. A adoo dessa classificao de muita utilidade quando do manuseio, transporte e armazenagem de materiais. PRINCPIOS DA CLASSIFICAO A classificao de materiais est relacionada : 1 - Catalogao A Catalogao a primeira fase do processo de classificao de materiais e consiste em ordenar, de forma lgica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas reas da empresa. 2 - Simplificar material , por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peas para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificao, ou seja, a opo pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalizao, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, nmero de folhas e formato idnticos contribuem para que haja a normalizao. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usurio ir fornecer todos os dados (tipo de capa, nmero de folhas e formato), o que facilitar sobremaneira no somente sua aquisio, como tambm o desempenho daqueles que se servem do material, pois a no simplificao (padronizao) pode confundir o usurio do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente. 3 Especificao Aliado a uma simplificao necessria uma especificao do material, que uma descrio minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. 4 - Normalizao A normalizao se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronizao e identificao do material, de modo que tanto o usurio como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalizao aplicada tambm no caso de peso, medida e formato.

5 - Codificao a apresentao de cada item atravs de um cdigo, com as informaes necessrias e suficientes, por meio de nmeros e/ou letras. utilizada para facilitar a localizao de materiais armazenados no almoxarifado, quando a quantidade de itens muito grande. Em funo de uma boa classificao do material, poderemos partir para a codificao do mesmo, ou seja, representar todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por meios de nmeros e/ou letras. Os sistemas de codificao mais comumente usados so: o alfabtico (procurando aprimorar o sistema de codificao, passou-se a adotar de uma ou mais letras o cdigo numrico), alfanumrico e numrico, tambm chamado decimal. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obteno de uma codificao clara e precisa que no gere confuso e evite interpretaes duvidosas a respeito do material. Este processo ficou conhecido como cdigo alfabtico. Entre as inmeras vantagens da codificao est a de afastar todos os elementos de confuso que porventura se apresentarem na pronta identificao de um material. a) Objetivos da codificao Desenvolver mtodos de codificao que por um modo simples, racional, metdico e claro, identifique- se os materiais; Facilitar o controle de estoques; Evitar duplicidade de itens em estoque; Facilitar as comunicaes internas da organizao no que se refere a materiais e compras; Permitir atividades de gesto de estoques e compras; Definir instrues, tcnicas de controle de estoques e compras, indispensveis ao bom desempenho das unidades da empresa. b) Mtodos de codificao - Nmero Seqencial o mtodo pelo qual se distribui seqencialmente nmeros arbicos a casa material que se deseja codificar. Este mtodo embora simples, no deixa de ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno e mdio portes. - Mtodo Alfabtico A codificao pelo sistema alfabtico a que utiliza letras em vez de nmeros, para a identificao dos materiais. um sistema bastante limitado especialmente hoje, quando as mquinas que no aceitam smbolos alfabticos j so to largamente aceitas nas empresas modernas. No sistema alfabtico o material codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificao do material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difcil memorizao, este sistema esta em desuso. - Mtodo Alfanumrico ou Misto Este mtodo caracteriza-se pela associao de letras e algarismos. Permite certa flexibilidade porquanto as letras que antecedem os nmeros podero indicar lotes ou representar a inicial do material codificado. Apesar de ser o mtodo mais difundido no Brasil, apresenta o problema da no aceitao das letras pelos sistemas mecanizados. O sistema alfanumrico uma combinao de letras e nmeros e permite um nmero de itens em estoque superior ao sistema alfabtico. Normalmente dividido em grupos e classes, assim: A C --- 3721 (classe, grupo e cdigo indicador)

- Mtodo decimal (simplificado) Este mtodo de codificao apoia-se na Decimal Classification, do famoso bibliotecrio norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. uma adaptao de idia genial de Dervey, uma simplificao de seu sistema. Consiste basicamente na associao de trs grupos e sete algarismos. o mtodo mais utilizado nos almoxarifados para a codificao dos materiais. 1 Grupo-00 - Classificador: designa as grandes Classes ou agrupamentos de materiais em estoque; 2 Grupo-00 - Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1 grupo; 3 Grupo-000 - Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2 grupo, de forma definitiva, com todas as suas caractersticas, a fim de torn-los inconfundveis. Sendo o mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informaes incomensurveis. - Exemplo Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificao para especificar os diversos tipos de materiais em estoque: Matria-prima; leos, combustveis e lubrificantes; Produtos em processos; Produtos acabados; Material de escritrio; Material de limpeza. Podemos verificar que todos os materiais esto classificados sob ttulos gerais, de acordo com suas caractersticas. uma classificao bem geral. Cada um dos ttulos da classificao geral submetido a uma nova diviso que individualiza os materiais. para exemplificar tomemos o ttulo 05 materiais de escritrio, da classificao geral, e suponhamos que tenha a seguinte diviso: 05 - Material de Escritrio lpis canetas esferogrficas blocos pautados papel carta Devido ao fato de um escritrio ter diversos tipos de materiais, esta classificao torna-se necessria e chama-se classificao individualizadora. Esta codificao ainda no suficiente, por faltar uma definio dos diversos tipos de materiais. Por esta razo, cada ttulo da classificao individualizadora recebe uma nova codificao, por exemplo, temos o ttulo 02 caneta esferogrfica, da classificao individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira seguinte: 02 - canetas esferogrficas marca alfa, escrita fina, cor azul marca gama, escrita fina, cor preta Esta nova classificao chamada de codificao definidora e, quando necessitamos referirnos a qualquer material, basta que informemos os nmeros das trs classificaes que obedecem seguinte ordem: Nr da classificao geral; Nr da classificao individualizadora; Nr da classificao definidora. Por exemplo, quando quisermos referir-nos a caneta esferogrfica marca alfa, cor vermelha, escrita fina, basta que tomemos os nmeros: 05 da classificao geral; 02 da classificao individualizadora; e 003 da classificao definidora, e escrevemos:

05 - 02- 003 O sistema numrico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variaes, sendo uma delas o sistema americano Federal Supply Classification que tem a seguinte estrutura: XX ---- XX ---- XXXXXX ---- X Dgito de controle Cdigo de identificao Classe Grupo Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses, de acordo com a necessidade da empresa e volume de informaes que se deseja obter de um sistema de codificao. Para comparao com o exemplo anterior, a classificao geral seria o grupo, o subgrupo a classificao individualizadora, e a classe, a classificao definidora, e os quatros dgitos faltantes do cdigo de identificao serviriam para qualquer informao que se deseja acrescentar. 6 - Padronizao o processo pelo qual se elimina variedades desnecessrias, que, sendo geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremaneira os materiais de uso normal. Dentro desta conceituao de padronizao estabelecem-se padres de medio, qualidade, peso, dimenso do material, etc. No estudo de padres, deve-se atentar para os organismos de padronizao em geral (ABNT, ISO, ASTM, NEMA, ANSI, etc.), procurando-se normas impostas por legislao e de maior uso no mercado fornecedor. A ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas o organismo oficial de normalizao no Brasil, representando-o nos organismos internacionais. a) Objetivo da padronizao Eliminar as variedades desnecessrias, excluindo desta forma os desperdcios e as sobras, economizando tempo, espao e dinheiro. A padronizao deve ser de acordo com o padro de mercado, com maior nmero de fornecedores, facilitando sua aquisio e minimizao dos custos. b) Vantagens da padronizao Favorece a diminuio do nmero de itens; Simplifica o trabalho de estocagem; Permite a obteno de melhores preos; Reduz o trabalho de compras; Diminui os custos de estocagem; Permite a aquisio dos materiais com maior rapidez e economiza com consertos e substituies de peas. Pela padronizao se adquire a certeza de no haver confuso entre os tipos de materiais que se assemelham sem se equiparem, ficando, portanto, distintamente classificados pela prpria especificao. c) Desvantagem da padronizao Um programa de padronizao, se no for sabiamente realizado, poder acarretar muita confuso; As Normas para Padronizao seguem algumas recomendaes previamente utilizveis na aplicao da tcnica de padronizao de materiais: Consulta de Catlogos; Informaes dos Fornecedores; Anlise dos Estoques existentes; Informaes do Setor Usurio. 7 Identificao a) Conceito de item O termo item de material aplicvel a um conjunto de objetos (materiais) que possuem as mesmas caractersticas. Como exemplo, consideremos as latas de cerveja de 330 ml em uma caixa de latas de um supermercado. Apesar de poder haver diferena entre uma lata e outra

(pequenas diferenas dimensionais, de peso, etc.), para o cliente que adquire uma lata da caixa essas diferenas praticamente no tm interesse algum. A lata de cerveja do exemplo acima um item de material (o cdigo de barras que identifica o produto o mesmo para as diversas latas). As caractersticas que definem essa lata (volume lquido, composio, tipo de lata, marca, tipo de cerveja, data de validade etc.) so as mesmas para as diversas latas da caixa. Um item pode especificar, tambm, um produto vendido a granel. Quando colocamos combustvel em um posto, o lcool comum um item. Um item pode se referir, ainda, a um conjunto de peas iguais em uma embalagem (uma caixa de borracha escolar com vrias borrachas) ou a um conjunto de peas diferentes (um kit de ferramentas, por exemplo). Numa empresa existem itens que so estocados e itens que so utilizados imediatamente aps a aquisio (ou que se comportam, para fins contbeis, como se fossem utilizados imediatamente aps a aquisio). Geralmente so denominados, respectivamente, itens de estoquee itens no de estoque. A embalagem com que o material comercializado, por ser uma caracterstica que pode ser importante para o cliente, pode determinar a existncia de itens diferentes para o mesmo material bsico. Como exemplo, lcool em embalagens de 1 litro um item diferente de lcool em embalagens de litro. A marca do produto uma caracterstica importante para o cliente em um supermercado, devido ao preo, confiana na marca, forma da embalagem etc. No supermercado, para cada marca tem-se um item diferente. Em um setor de manuteno de uma empresa a marca do lcool utilizado para a limpeza no importante, desde que o produto tenha a qualidade requerida. Neste caso, para as vrias marcas tem-se um s item. b) Conceito de nmero da parte A identificao de itens de material em uma organizao pode ser feita de diversas formas, dependendo de onde utilizada: cdigo interno, nmero de desenho, cdigo do fabricante, cdigo do fornecedor, nmero de catlogo, amostra, prottipo, modelo, aplicao, nome, descrio, norma tcnica, especificao, cdigo internacional de produtos (cdigo de barras) etc. Os cdigos de identificao de itens de material so geralmente conhecidos, na indstria, como nmero de parte. No comrcio costuma-se dar a denominao de cdigo do produto. s vezes so denominados nmero de pea, o que nem sempre adequado, principalmente para materiais vendidos a granel (exemplo: mangueira vendida em metros) ou vendidos em caixas com vrias peas (exemplo: caixa com 4 velas para um motor de automvel). c) Conceito de nmero de srie H situaes em que se torna importante a distino de cada uma das peas de um item. Como exemplo tpico, os itens que possuem garantia (televisores, mquinas em geral, etc.) tornam necessria a identificao de cada pea isoladamente. Essa identificao feita por um cdigo denominado nmero de srie. O nmero de srie , portanto, uma espcie de detalhamento do nmero de parte. Os itens onde h necessidade de utilizao de nmero de srie so conhecidos, habitualmente, como serializados. O nmero do chassi de um automvel um nmero de srie tpico. Na fbrica de automveis todos os chassis com as mesmas caractersticas correspondem ao mesmo item, porm possuem nmeros de srie diferentes. O nmero de srie individualiza o material. d) Identificao de lotes

Certos materiais, tanto por necessidade legal como por interesse de controle de qualidade, devem ser identificados por lotes de fabricao. Essa identificao pode ser feita no prprio produto ou em sua embalagem e visa localizar todos os produtos (peas, remdios, produtos metalrgicos, alimentos, etc.), com algum tipo de problema detectado tanto pelos clientes como pela prpria empresa. Uma empresa que fabrica parafusos, por exemplo, pode detectar uma incidncia muito grande de refugos no processo de fabricao. importante, nesse caso, que o controle de produo permita rastrear o processo de fabricao at a identificao do lote da matria prima utilizada no processo, para poder pesquisar as possveis causas do problema. Essa caracterstica de rastreabilidade muito importante no processo de fabricao para se poder ter garantia de qualidade do processo. A identificao por lotes uma espcie de intermedirio entre o nmero de srie e o nmero de parte. Nos produtos serializados o lote fica facilmente identificado pela faixa de nmeros de srie. e) Identificao pelos atributos A descrio de um item atravs de suas caractersticas (atributos, propriedades), conhecida por nome, nomenclatura, descrio, denominao, designao, especificao, etc., uma das formas de identificao de materiais. O termo especificao , em geral, empregado com o significado de identificar precisamente o material, de modo a torn-lo inconfundvel (ou seja, especfico), principalmente para fins de aquisio. O conjunto de descries de materiais forma a nomenclatura de materiais da empresa. altamente interessante a padronizao da nomenclatura. Uma nomenclatura padronizada formada por uma estrutura de nomes ou palavras-chaves (nome bsico e nomes modificadores), dimenses, caractersticas fsicas em geral (tenso, cor, etc.), embalagem, aplicao, caractersticas qumicas, etc. conhecida, tambm, como nomenclatura estruturada. O nome bsico a denominao inicial da descrio (exemplo: arruela, parafuso, etc.), enquanto o nome modificador um complemento do nome bsico (exemplo para arruela: presso, lisa, cobre, etc.). Um nome bsico pode estar associado a vrios modificadores. Exemplo: arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, dimetro interno 6 mm, dimetro externo 14 mm (nome bsico = arruela e modificadores = lisa, cobre). A nomenclatura deve ser apresentada em catlogos em diversas ordens, para facilidade de se encontrar o cdigo de identificao a partir do nome ou vice-versa, ou ento para se encontrar o material pretendido a partir de caractersticas conhecidas. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS Uma vez identificado e codificado, o material cadastrado. O Cadastramento o registro, em computador, dos materiais com todos os dados identificadores, como: nome, cdigo, unidade, etc., de interesse da empresa. De posse do cadastro de materiais, a organizao ter facilmente mo as listagens de materiais, to necessrias para consultas e anlise econmico-administrativas. CLASSIFICAO ABC O princpio da curva ABC foi elaborado por Vilfredo Pareto na Itlia. Sua utilizao extramente vantajosa porque se pode reduzir as imobilizaes em estoques sem prejudicar a segurana. Dentro da logistica empresarial e mais especificamente na administrao de materiais, a curva ABC tem seu uso mais especfico para estudo de estoques de suprimentos e dimensionamento de estoque.

A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens em ordem decrescente de importncia relativa, obtida atravs da multiplicao do custo unitrio com o volume comprado. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqncia dos itens e sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a importncia dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de polticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais na empresa. Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao. Classe B: Grupo intermedirio. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, no entanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque.

A classe A so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 70% do faturamento. A classe B responde por 30% dos itens em estoque a 20% do faturamento. A classe C compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 10% do faturamento. Por outro lado, esta anlise no considera a importncia do item em relao operao do sistema como um todo.Um simples parafuso, de baixo custo e consumo, , geralmente um item classe C. No entanto, ele pode interromper a operao de um equipamento ou instalao essencial a produo dos bens e servios. Para resolver essa deficincia da anlise custo unitrio x volume, muitos empresas utilizam um conceito chamado criticidade dos itens de estoque. Criticidade (importncia operacional) a avaliao dos itens quanto ao impacto que sua falta causar na operao da empresa, na imagem da empresa perante os clientes, na facilidade de substituio do item por um outro e na velocidade de obsolescncia. Dentro do conceito de criticidade, os itens podem ser classificados em classe A (itens cuja falta

provoca a interrupo da produo dos bens e servios e cuja substituio difcil e sem fornecedor alternativo) classe B (itens cuja falta no provoca efeitos na produo de bens e/ou servios no curto prazo) e classe C (os demais itens). MONTAGEM DA CURVA ABC - Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado; - Nmero ou referencia do produto; - Nome do produto; - Estabelecer o critrio de classificao: VALOR ECONMICO, IMPORTNCIA OPERACIONAL (CRITICIDADE DOS ESTOQUES ), PERICULOSIDADE, PERECIBILIDADE - Arrume os itens em ordem decrescente de importncia; - Defina os itens da classe A exemplo: 70% do faturamento; - Fat. Classe A = Fat. Total x 70; 100 - Defina os itens da classe B exemplo: 20% do faturamento; - Defina os itens da classe C exemplo: 10% do faturamento; - Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe. Lei de Pareto - Princpio 80/20 Vilfredo Pareto, um economista italiano, em 1897, realizou um estudo estatstico que, mais tarde, viria a se tornar conhecido como Lei de Pareto ou Regra 80/20. Naquela ocasio, ele estava analisando os padres de riqueza e renda na Inglaterra e constatou que a maior parte das riquezas estava nas mos de poucas pessoas. At a, nada de mais. Mas o que chamou a sua ateno foi um padro, uma relao matemtica entre a proporo de pessoas e a renda recebida por este grupo: 20% das pessoas de qualquer grupo que ele estudasse, detinha 80% da riqueza disponvel. Essa distribuio desequilibrada recebeu o nome de Lei de Pareto ou Regra 80/20 e at hoje amplamente confirmada, em diversas oportunidades Obviamente que a relao entre causas e efeitos no exatamente 80/20, mas algo prximo desta proporo. A relao 80/20 apenas um referencial. O que mais surpreendeu, na pesquisa de Vilfredo Pareto, que o desequilbrio representado pelo princpio 80/20 pode ser observado em diversas outras relaes causas/efeitos do dia-a-dia. O Princpio 80/20 afirma que existe um forte desequilbrio entre causas e efeitos, entre esforos e resultados e entre aes e objetivos alcanados. O Princpio afirma, de uma maneira genrica, que 80% dos resultados que obtemos esto relacionados com 20% dos nossos esforos. Em outras palavras: uma minoria de aes leva a maior parte dos resultados, em contra-partida, uma maioria de aes leva a menor parte dos resultados. A seguir alguns fatos que ilustram o Princpio 80/20: 80% do total de vendas est relacionado com 20% dos produtos. 80% dos lucros de uma empresa est relacionada com 20% dos produtos. 80% dos lucros est relacionado com 20% dos clientes. 80% dos acidentes de trnsito causado por 20% dos motoristas. 80% dos usurios de computador usa apenas 20% dos recursos disponveis 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas. 80% das pessoas prefere 20% dos sabores ou cores disponveis. 80% dos resultados so obtidos por 20% dos funcionrios. Podemos usar o princpio 80/20 na nossa empresa, na nossa carreira e na nossa vida pessoal.

A idia central : Identificar os 20% de esforos/aes que so responsveis pela gerao de 80% dos resultados e nos concentrarmos neles, procurando melhor-los e aperfeio-los cada dia mais. Um exemplo muito interessante de aplicao do princpio 80/20 vem da IBM, empresa americana da rea de computao. A IBM descobriu, em 1963, que 80% dos recursos de um computador so gastos executando 20% das instrues do Sistema Operacional. O que a IBM fez? A IBM concentrou a sua equipe de programadores na melhoria e aperfeioamento das instrues mais utilizadas, com o objetivo de torn-las mais rpidas e eficientes. Com isso o Sistema Operacional melhorou consideravelmente. Uma empresa pode concentrar esforos nos 20% dos clientes que so responsveis por 80% das vendas ou lucros. Pode alocar recursos para pesquisa e desenvolvimento dos 20% de produtos que so responsveis por 80% das vendas ou lucros. Pode investir mais em treinamento e desenvolvimento dos 20% dos funcionrios que so responsveis por 80% dos resultados e assim por diante. OBSIMP: GERALMENTE EM PROVAS DE CONCURSOS ASSOCIAM A CLASSIFICAO ABC COM A LEI DE PARETO. VEJAMOS ALGUMAS DICAS PARA RESOLVER ESTAS QUESTES: - O primeiro fator que se deve ter para classificar o critrio de classificao, um item que se classifica como C em relao ao critrio do valor econmico, pode ser A em relao ao critrio de importncia operacional, por exemplo: um parafuso. Quando na questo no estabelecer critrio, est implcito o critrio do valor econmico. - O segundo fator que precisamos ter o padro de classificao, exemplo: considero A os itens que perfazem 70% do valor do estoque. Se no informar o padro utilizo a Lei de Pareto, considero A os itens que perfazem 80% do valor e 20% da quantidade. - Se no for possvel identificar a relao 80-20 a nica afirmao que posso fazer que o item de maior valor unitrio ser classe A. GESTO DE ESTOQUES. INTRODUO Definio de Logstica o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e armazenagem de matriasprimas, produtos em processo, produtos acabados e informaes do ponto de origem ao ponto de consumo de forma eficiente e eficaz conforme as necessidades dos clientes. (CLM, 1998) Valores que agrega logstica De lugar Transporte De tempo Estoques As atividades logstica podem ser divididas em primrias e de apoio. - Primrias: transporte, estocagem e processamento de pedidos. - Apoio: armazenagem, manuseio, embalagem, obteno, programao. Subsistemas do sistema logstico: - Logstica de Suprimento - Logstica de Produo - Distribuio Fsica

informaes

Objetivos de um sistema logstico Atingir: Nvel de servio (maior possvel ser eficaz) - Custos totais (menores possveis ser eficiente) Caracterstica marcante na evoluo logstica Integrao

SCM

A GESTO DE ESTOQUE A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material , numa organizao. Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em mquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produo e, conseqentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a no realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importncia estratgica e econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos. Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais rentveis uma organizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica. A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel econmico timo dos investimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-los em quantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo. NATUREZA DOS ESTOQUES Estoque a composio de materiais - materiais em processamento, materiais semiacabados, materiais acabados - que no utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produo de seus produtos/servios.

Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e servios. So lucros provenientes das vendas e servios, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizaes. Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da complexidade e da natureza das operaes da produo, das vendas ou dos servios. A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importncia da sua gesto. A acumulao de estoques em nveis adequados uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um ativo circulante necessrio para que a empresa possa produzir e vender com um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcanar uma respeitvel parcela dos ativos totais da empresa. A administrao dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a rea de finanas, pois enquanto a Administrao de Materiais est voltada para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o abastecimento adequado produo e a vendas, a rea financeira est preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos empresariais. A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remunerao do capital investido, so as principais causas que exigem estoques permanentemente mo para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade entre esta necessidade e as exigncias de capital de giro. essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o conhecimento das principais funes que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organizao, e que conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do estudo da Administrao de Material, evita distores no planejamento e indica gesto a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, vezes, considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidades de estoque. Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da capacidade de produo, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa so influenciados pelas necessidades contnuas da produo, manuteno, das oficinas e dos demais servios existentes. J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou de materiais

obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins. Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Acabam representando, mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente, em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas fsicas originais, mediante o processo de transformao a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peas constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-primas para seus consumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos. Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, so produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao: Estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua fabricao integraro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de outro bem, integraro os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de limpeza e conservao etc. Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante, todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos para a (o): configurao de um sistema de material; estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; estabelecimento de uma classificao de material; poltica de centralizao e descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de controle fsico e contbil. FUNES DO ESTOQUE As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: - demora ou atraso no fornecimento de materiais; - sazonalidade no suprimento; - riscos de dificuldade no fornecimento. b) Proporcionar economias de escala: - atravs da compra ou produo em lotes econmicos;

- pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. Os estoques constituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda - no processo de comercializao em empresas comerciais - e entre as etapas de compra, transformao e venda - no processo de produo em empresas indstrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e sadas entre as duas etapas dos processos de comercializao e de produo, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependncias das diversas partes da organizao empresarial. CLASSIFICAO DE ESTOQUES Estoques de Matrias-Primas (MPs) Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo produtivo da empresa. So os tens iniciais para a produo dos produtos/servios da empresa. Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado - por no serem mais MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas. Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estgio mais avanado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs. Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes - referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituiro o PA. Estoques de Produtos Acabados (Pas) Os Estoques de Pas se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estgio final do processo produtivo e j passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Ps. CONTROLE DE ESTOQUES O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter

os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a produo, manuteno, vendas etc. Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital. O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos objetivos da gesto. FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funes principais que so: a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

FUNES DOS ESTOQUES Introduo

Definio: Segundo Slack et al (1996) o estoque a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao. J segundo Moreira (1998) quaisquer quantidades de bens fsicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. Existem somente porque o fornecimento e a demanda no esto em harmonia um com o outro. Os estoques podem ser de: - Matrias-primas; - Peas e outros itens comprados de terceiros; - Peas e outros itens fabricados internamente; - Material em processo; - Produtos acabados. Alm destes podem existir ainda a categoria de: - Estoque de distribuio; - Estoque em consignao; e - Proviso de materiais para manuteno, reparos e operaes produtivas (MRO). Quanto maior o estoque menor ser a taxa de retorno. Taxa de retorno = Lucro bruto antes da deduo do IR Capital Giro de estoque = Custo anual de mercadorias vendidas Estoque mdio em valores monetrios Cobertura de estoque = estoque mdio (unidades) demanda (unidades) Acurcia = quantidade fsica x 100 quantidade terica Objetivos dos estoques: - Cobrir mudanas previstas no suprimento e na demanda; - Proteger contra incertezas; - Permitir produo ou compra econmicas; - Fornecer um nvel satisfatrio de servio ao cliente ou consumidor. Fatores que afetam o estoque: - Sazonalidade e variao de demanda; - Diversidade ou variedade de produtos; - Tempo de vencimento ou perodo de vigncia ou validade; - Tempo de produo. 2.2. Classificao dos estoques de acordo com as funes que desempenham Estoque de antecipao aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda, isto , usado quando as flutuaes de demanda so significativas, mas relativamente previsveis. Produzir ou comprar antes da demanda. Ex.: Fabricantes de sorvetes, ovos de Pscoa, calendrios, roupas, etc. Estoque de flutuao ou Estoque de Segurana ou Isolador o estoque mnimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. Serve para absorver variaes no previstas. A funo do estoque de segurana proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. Essas faltas, muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. Quanto maior o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor, maior o cuidado que se deve ter na definio do nvel do estoque de segurana.

Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo aquele estoque que ocorre porque um ou mais estgios na operao no podem fornecer todos os itens. O estoque de ciclo existe quando os pedidos exigem um lote mnimo de produo ou venda normalmente maior que a quantidade para satisfazer uma demanda imediata. Essas condies podem estar vinculadas ao tamanho mnimo do lote em funo da produo, do fornecimento ou do transporte. Ex. Produtos fabricados aos milhares. Estoque de transporte ou em trnsito ou no canal de distribuio o estoque alocado para determinado cliente at o momento em que se torna disponvel para o mesmo. Esse tipo de estoque corresponde movimentao fsica de materiais e produtos. Materiais movimentando-se de um fornecedor at a planta, de uma operao para outra, de uma planta a um CD, do CD ao cliente. Existem 3 estgios de estoque em trnsito: suprimento, processamento interno e entrega do produto. A quantidade mdia de estoque em trnsito : I = tA/365 onde: t o tempo que o estoque fica em trnsito A a demanda anual em unidades

Estoque hedge ou de proteo Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulaes de mercado relacionadas s greves, aumento de preos, situao econmica e poltica instveis, ambiente inflacionrio e imprevisvel. CUSTOS DE ESTOQUE Custo de aquisio Esse custo est relacionado aos custos de pedir e obter o material e se dividem em custos fixos e variveis. Os principais custos de aquisio, fixos e variveis, so os seguintes: - administrativos, relacionados colocao do pedido (requisies, fax, telefone, servios de computadores, correios e salrios dos funcionrios); - inspees; - movimentaes diversas (deslocamento de funcionrios para efetuar compras urgentes); - descontos que ocorrem eventualmente na compra de volumes altos. Custo de aquisio = custo unitrio do pedido x quantidade de pedidos por perodo Custo do item ou custo unitrio ou de compra (p) o custo de comprar uma unidade do item e de qualquer outro custo direto associado com traz-lo at a fbrica (transporte, seguro, taxas de alfndega). Se o item fabricado internamente, o custo inclui material direto, mo-de-obra direta e os custos indiretos de fabricao. Custo de manuseio e manuteno (Cm) Tambm conhecido como custo de estocagem o custo de se manter uma unidade de dada mercadoria em estoque por um tempo determinado, geralmente um ano. Envolve os custos de armazenagem, custos de capital e custos de risco. Os riscos de se manter um estoque so obsolescncia, danos, pequenos furtos e deteriorao do estoque. Bertaglia (2003) apresenta em seu livro os custos de manuteno e de espao para armazenagem separadamente conforme consta abaixo: Custos de manuteno de estoques ou custo de estocagem Associados existncia do estoque desde o momento de sua obteno at o seu consumo, esses so custos que se acumulam quando se armazenam itens fsicos. Custo de manuteno = custo de manuteno por unidade x estoque mdio Custo de espao para armazenagem Corresponde ao custo do espao fsico necessrio para armazenar o material, que pode ser alugado ou prprio. Seus componentes esto associados ao valor operacional do armazm ou aluguel, recursos utilizados na movimentao e armazenagem, pessoas necessrias, energia eltrica, ar-condicionado, gua e outros.

Custo de armazenagem O armazenamento do estoque requer espao, colaboradores e equipamentos. medida que aumenta o estoque, aumentam tambm seus custos. Custo de pedido ou custos de preparao (Cp) o custo de se encomendar a mercadoria, no caso de que seja comprada externamente. O custo da emisso de um pedido no depende da quantidade pedida. Entretanto, o custo anual com pedidos depende do nmero de pedidos emitidos nesse perodo. Custo de falta de estoque ou escassez (Cf) A falta de estoque, em geral, traz consequncias econmicas srias para a empresa e provoca um impacto externo e interno. As faltas de estoque podem ser reduzidas pela manuteno de um estoque extra, para proteger a empresa dessas ocasies em que a demanda, durante o tempo de ciclo, maior que a prevista. Custo Total Segundo Bertaglia (2003) o custo total de estoque representado pela soma dos custos de aquisio e os custos de manuteno de estoques. Alm destes custos pode-se levantar outros como (BERTAGLIA, 2003): - Custo de oportunidade ou custo de capital - Custo de risco: relacionado basicamente obsolescncia do material. - Custo de servio: diretamente associado ao volume de estoque. uma parte importante do custo de manuteno dos estoques e se relaciona proteo dos estoques contra roubos, incndios e outras caractersticas que possam danificar o produto ou de alguma forma inutiliz-los em quantidade e qualidade. Demonstrativos financeiros e o estoque Os dois principais demonstrativos financeiros so o Balano Patrimonial e a Conta Resultado. No balano patrimonial os estoques se encontram no ativo que algo que tem valor e do qual se espera que traga benefcios s operaes futuras da empresa. Quando o estoque comprado na forma de matria-prima, ele registrado como um ativo. Quando entra na produo, ele passa a ser registrado como estoque de produtos em processo e, quando processado, seu valor aumenta pela quantia de mo-de-obra direta a ele aplicada e pelos custos indiretos de produo atribudos ao seu processamento. Diz-se que o material absorve os custos indiretos de produo. Os produtos prontos para serem vendidos s se transformam em receita quando efetivamente forem vendidos. Entretanto, as despesas em que a empresa incorre para sua produo devem ser pagas. Isso levanta outra questo financeira: as empresas devem ter o dinheiro para pagar suas contas. O caixa gerado pelas vendas e o fluxo de caixa de uma empresa deve ser suficiente para que as contas sejam pagas, medida que forem vencendo. As empresas desenvolvem demonstrativos financeiros indicativos dos fluxos de caixa da organizao. Qualquer falta de caixa deve ser sanada, talvez por meio de emprstimos ou de alguma outra forma. Esse tipo de anlise se chama anlise de fluxo de caixa. De um ponto de vista financeiro, o estoque um ativo e representa um dinheiro preso, que no pode ser utilizado para outros propsitos. A rea de finanas deseja o menor estoque possvel e precisa de alguma mensurao do nvel do estoque. O investimento total em estoque uma boa medida, mas em si mesmo no se relaciona s vendas. Duas medidas que efetivamente se relacionam com as vendas so as taxas de converso de estoque (giro de estoque) e o perodo de suprimento. Uma medida conveniente para saber se os estoques esto sendo utilizados com eficincia a taxa de giro de estoque. Perodo de suprimento uma mensurao do nmero equivalente de dias de estoque disponvel, com base na utilizao. A equao para o clculo do perodo de suprimento a seguinte: Perodo de suprimento = estoque disponvel / Mdia de utilizao diria ELEMENTOS DA CURVA DENTE DE SERRA

A Curva dente de serra um grfico que mostra a evoluo da quantidade em estoque de um item ao longo do tempo.
Ponto de nova Quantidade em estoque encomenda Declividade = taxa de demanda (consumo do estoque)

TE = Tempo de espera ou de aquisio ou lead time

t1

TE

Tempo t2

Curva ABC O princpio da curva ABC ou 80-20 foi observado por Vilfredo Pareto, na Itlia, no final do sculo passado, num estudo de renda e riqueza, segundo o qual, uma parcela aprecivel da renda concentrava-se nas mos de uma parcela reduzida da populao, numa proporo de aproximadamente 80% e 20% respectivamente. Na administrao esse princpio tem tido larga aplicao pela constatao de que a maior parte das vendas gerada por relativamente poucos itens da linha comercial da empresa, ou seja, 80% das vendas provm de 20% dos itens da linha de produtos. Embora esta no seja uma relao exata para toda firma, verdade que h uma desproporo entre o valor de vendas e o nmero de itens. Em termos de suprimento de matria prima pode-se construir uma curva anloga, ou seja, que 20% dos insumos correspondem a 80% da despesa de compras. Conceituao um critrio de classificao utilizado para distinguir a importncia de cada item do estoque segundo o valor do investimento feito nele. Observa-se empiricamente que uma pequena parte dos itens responsvel pela maior parte dos investimentos. (Regra 80/20) Lei de Pareto referenciada como regra 80/20 (tipicamente 80% do valor do estoque de uma operao responsvel por somente 20% de todos os tipos de itens estocados). Planejamento, Aplicao e Montagem Os itens so classificados em: - Itens Classe A: so aqueles 20% de itens de alto valor que representam cerca de 80% do valor do estoque. So os itens mais importantes, que devem receber ateno especial. - Itens Classe B: so aqueles de valor mdio, usualmente os seguintes 30% dos itens que representam cerca de 10% do valor total. - Itens Classe C: so aqueles itens de baixo valor que, apesar de compreender cerca de 50% do total de tipos de itens estocados, provavelmente representam cerca de 10% do valor total de itens estocados. Procedimento de classificao: - Coleta de dados: identificao do item, quantidade consumida ou projetada para o perodo e valor unitrio; - Para cada item, determinar o investimento anual (preo unitrio x consumo anual) que ele acarreta; - Ordenar os itens, do maior para o menor investimento; - Calcular a porcentagem que cada item representa no investimento total e, em seguida, as porcentagens acumuladas;

Fazer a diviso em classes A, B e C.

OBS.: Aps a identificao dos itens, h a necessidade de focar esforos de gerenciamento nos itens classe A. Elaborar estratgias para reduzir os custos dos itens A fundamental para a reduo de custos. Portanto, essencial rever as funes relacionadas a compras, transportes, armazenagem e produo. Alguns exemplos importantes que atuam estrategicamente nesses itens so: - centralizao da rea de compras no caso de materiais comprados, aproveitando sinergias e aumento do poder de negociao; - alianas com fornecedores e clientes; - anlise de eficincia e possveis perdas na cadeia de abastecimento, seja no transporte, armazenagem ou produo. DEMANDA DEPENDENTE X DEMANDA INDEPENDENTE Padres bsicos de consumo de um item ao longo do tempo. A demanda de um item independente se ela depender das condies de mercado e est fora do controle imediato da empresa. Devido a demanda independente ser incerta, unidades-extras devem ser mantidas no estoque. Ex.: Produtos acabados e peas e outros materiais de reposio. Os sistemas de controle de estoques utilizados para demanda independente (REPOSIO DE MERCADORIA) podem ser: - Lote econmico de compra (LEC) ou Lote econmico de fabricao (LEF) - Sistema de Reviso Contnua ou Sistema Q - Sistema de Reposio Peridica ou Sistema P A demanda de um item dependente se o seu consumo puder ser programado internamente. So usados na produo interna de outros itens e dependem da previso de consumo dos itens de demanda independente. Ex.: Matrias-primas componentes dos produtos e peas para montagem. O sistema de controle de estoques utilizado para demanda dependente (REQUISIO DE MERCADORIA) o MRP. LOTE ECONMICO Lote econmico de compra a quantidade de pedidos que minimiza a soma dos custos de manuteno e de pedido. Foi concebido para a gesto de itens comprados fora da empresa. utilizado para itens da demanda independente, isto para produtos acabados e peas e outros materiais de reposio.

LEC =

2CpD Cm

Onde: D - demanda anual da mercadoria em unidades Cp - Custo de pedir Cm - Custo de manter uma unidade em estoque em um ano Cp = Custo do pedido x nmero de pedido por perodo Cm = Custo unitrio de manuteno x estoque mdio Ct = Cm + Cp

Qm = Estoque mdio; Qc = Quantidade de compra; Qres = Estoque reserva Qm = Qc + Qres 2

Quanto comprar definido pela forma do LEC, levando em considerao que o preo unitrio da mercadoria, o custo para fazer o Pedido e o custo unitrio de manuteno so constantes. Quando comprar pode ser definida pela seguinte frmula: (Taxa de consumo) x (Tempo de espera) Levando em considerao que a taxa de consumo e o tempo de espera so constante e o estoque de reserva jamais tocado. Ex.: Se a taxa de consumo de um item de 200 unidades por dia, e o tempo de espera de 12 dias, enquanto se espera pela mercadoria sero consumidas 2400 unidades, logo o pedido dever ser feito quando o estoque remanescente atingir as 2400 unidades. Lote econmico de compra com falta de estoque Lote econmico de fabricao a quantidade de fabricao que minimiza a soma dos custos de manuteno e de fabricao. uma adaptao da teoria LEC para a empresa que fabrica o item internamente dentro do sistema de produo intermitente por lotes.

LEF =

2CfabD Cm

No LEF pode-se considerar trs casos: V > D, V = D e V < D. SISTEMAS DE CONTROLE E AVALIAO DE ESTOQUES Sistemas de controle de estoques para demanda independente Sistema duas gavetas Sistema mais simples de controle de estoques. recomendvel para os itens Classe C. Sistema dos mximos mnimos Tambm conhecido como sistema de quantidade fixa ou sistema de reviso contnua ou sistema Q. Sistema no qual a quantidade de pedido permanece constante mas o tempo entre os pedidos varia. Tenta determinar o ponto especfico no qual um pedido ser feito (ponto de pedido) e o tamanho desse pedido. O estoque de reserva desnecessrio neste caso. Esse sistema consiste basicamente em: - determinao dos consumos previstos para o item desejado; - fixao do perodo de consumo previsto; - clculo do ponto de pedido em funo do tempo de reposio do item pelo fornecedor; - clculos dos estoques mnimos e mximos; e - clculos dos lotes de compra. Sistema de revises peridicas Sistema de Reposio Peridica ou Sistema P Perodo de tempo fixo. Sistema no qual o perodo de tempo entre pedidos permanece constante mas a quantidade do pedido varia. Considera um estoque mnimo ou de segurana que deve ser dimensionado para previnir consumo acima do normal e os atrasos de entrega.

Sistemas de controle de estoques para demanda dependente: MRP e MRP II MRP MATERIAL REQUERIMENT PLANNING (Planejamento das Necessidades de Material) uma tcnica para converter a previso de demanda de um item de demanda independente em uma programao das necessidades das partes componentes do item. (Moreira, 1998) um sistema de controle de estoques para itens de demanda dependente. A demanda de um item dependente se o seu consumo puder ser programado internamente. So usados na produo interna de outros itens e dependem da previso de consumo dos itens de demanda independente. Ex.: Matrias-primas componentes dos produtos e peas para montagem. O sistema MRP alimentado com dados provenientes da lista de materiais, do plano mestre de produo e dos relatrios de controle de estoques para permitir o controle de estoques dos componentes e a sua programao. A lista de materiais de um produto final uma relao dos componentes desse produto, estruturada por nveis. ela que estabelece quantas unidades de cada componente so necessrias para a produo de uma unidade do produto final. Este sistema alimentado por informaes provenientes de: - Lista de Materiais (rvore de estrutura do produto); - Plano Mestre de Produo; - Relatrios de Controle de Estoques. Com essas informaes o MRP realiza o controle dos estoques dos itens de demanda dependente (componentes, insumos, matrias-primas) e sua programao. MRP II - MANUFACTURING RESOURCES PLANNING (Planejamento dos recursos da manufatura) Incorpora, alm dos materiais (matria-prima, componentes) tambm mo-de-obra e equipamentos. uma tcnica mais recente, utilizando software especializado. Aplicvel a empresas j racionalizadas em termos produtivos e operacionais. Visa o cumprimento de prazos e a reduo de estoques. No avalia as restries de capacidade de produo. Isso feito parte, reciclando o processo se necessrio. A inteno inicial do MRPII era planejar e monitorar todos os recursos da empresa produo, MKT, finanas e engenharia atravs de um sistema fechado que gerava anlises financeiras. A segunda inteno era estimular o sistema de produo. Esse sistema permite a todos trabalhar com um mesmo plano, usando os mesmos nmeros, sendo capaz de simular um plano e testar estratgias alternativas. O software MRPII composto por vrios mdulos e leva at 18 meses para ser instalado. (Chase, et. al, 2000:516) JUST IN TIME Just in time um neologismo, expresso que em portugus significa bem na hora, define um mtodo de produo. De forma oposta ao taylorismo, caracterstico do toyotismo, o Just in Time um sistema de produo em que o produto ou matria prima chega ao local necessrio, para seu uso ou venda, sob demanda, no momento exato em que for necessrio. Fabricar e entregar produto apenas a tempo de ser vendido, submont-los apenas a tempo de mont-los nos produtos acabados, para fazer peas a tempo de entrar nas submontagem e, finalmente adquirir matrias apenas a tempo de serem transformados em peas fabricadas. Fabricar somente aquilo que voc vende, de preferncia que vendam primeiramente, depois fabricasse e posteriormente entregasse.

A exemplo da aplicao do sistema Toyota, a comunicao entre a fbrica e o fornecedor pode utilizar a tecnologia do EDI para listar seus pedidos, de forma a facilitar a integrao e comunicao entre as clulas da produo. O sistema de Just In Time no se adapta facilmente uma produo diversificada, pois em geral isto requereria extrema flexibilidade do sistema produtivo, em dimenses difceis de serem obtidas neste sistema. Este sistema tende a reduzir os custos operacionais, j que diminui a necessidade da mobilizao e manuteno de espao fsico, principalmente na estocagem de matria prima ou de mercadoria a ser vendida.

KANBAN Tecnologia de controle de fbrica pela qual as necessidades de entregas determinam os nveis de estoque no decorrer do processo. O kanban no empurra a produo - ele a puxa. O kanban (carto, em portugus) repousa em medidas do trabalho adequadas, melhorias na flutuao dos volumes, sequencias corretas (o processo subsequente deve retirar no processo precedente os produtos necessrios nas quantidades e momento necessrios), engenharia de mtodos e layout (o processo precedente deve produzir seus produtos nas quantidades requisitadas pelo processo subsequente), gerenciamento de capacidades, monitoramento (produtos com defeito no devem ser passados para a frente) e controle de programas. KAISEN a expresso utilizada para definir o modelo japons de gesto da qualidade e que significa melhoria contnua dos processos produtivos. Representa, portanto, o principal princpio da Gesto da Qualidade Total (GQT ou TQM). De acordo com a TQM, apesar de dever ser conduzida pelo topo da hierarquia da organizao, a melhoria contnua dos processos apenas poder ter sucesso se existir o envolvimento e colaborao de todos os membros. O princpio base de Kaisen , por este motivo, incentivar os colaboradores para, permanentemente, colocarem em questo os processos da organizao afim de identificar reas de potencial melhoria. O Kaisen pode ser aplicado a todos os processos no interior da organizao entre os quais o layout da linha de produo, as compras, os aprovisionamentos, os processos de controle da qualidade, os processos de fabricao, o servio ao cliente, entre muitos outros. Mtodos de Avaliao de Estoque Custo Mdio Para se calcular o custo mdio, multiplica-se a quantidade recebida do item pelo seu custo unitrio. Esse custo recalculado cada vez que um novo lote do item comprado. Se o preo se mantm, o custo mdio no sofre variaes. A tabela seguinte mostra o comportamento do custo mdio. Data Estoque Inicial Compra 31/10/02 15/12/02 Qtidade Qtidade Acumulada 100 100 200 300 Custo Custo Unitrio (R$) Total (R$) 7,00 700,00 8,00 1.600,00 Custo Acumulado 700,00 2.300,00

Compra Total

23/12/02

150 450

450

8,00

1.200,00 3.500,00

3.500,00

PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) Proveniente da abreviao inglesa FIFO (First In, First Out), esse mtodo corresponde valorizao dos itens de estoques com base no estoque mais antigo. Fisicamente, o primeiro lote a entrar deve ser o primeiro a ser consumido. Esse processo importante para os itens que apresentam perodos de validade pequenos. Os ingredientes para alimentos so controlados por esse mtodo no que diz respeito transferncia fsica de estoque. A valorizao dos estoques por meio desse mtodo corresponde multiplicao da quantidade comprada pelo custo de compra do item quando recebido, conforme demostra a seguinte tabela: Data Compra A Compra B Compra C Balano Final 10/01/03 15/10/03 01/11/03 Unidades 100 100 100 300 Custo Unitrio (R$) 5,00 5,50 5,75 Custo Total (R$) 500,00 550,00 575,00 1.625,00

Quando os itens so consumidos ou vendidos, o custo mais antigo aquele que deve ser utilizado. Considerando que sejam consumidas 260 unidades do estoque apresentado anteriormente, o balano final se comportar conforme a tabela seguinte: Data Balano Inicial Consumo Consumo Consumo Consumo Total Balano Final 25/01/03 27/10/03 12/11/03 Unidades 300 100 100 60 260 40 Custo Unitrio (R$) 5,00 5,50 5,75 5,75 Custo Total (R$) 1.625,00 500,00 550,00 345,00 1.395,00 230,00

Esse mtodo de custeio assume que os primeiros itens comprados so os primeiros a serem consumidos ou vendido. Cada vez que ocorre um recebimento, quantidade e custo alimentam os controles do PEPS, e cada vez que so vendidos ou consumidos, esses registros so removidos. Se a quantidade a ser consumida ou vendida for maior do que o lote correspondente, ento ser usado o custo do prximo lote. Esse processo se repetir at que a quantidade envolvida na transao seja completada. UEPS (Ultimo que Entra, Primeiro que sai) Proveniente da abreviao inglesa LIFO (Last In, First Out). Na movimentao dos itens em estoque assume que os itens que chegaram primeiro so os ltimos a sair. Assume que o estoque mais antigo consumido por ltimo, dessa forma, as entregas so valorizadas considerando os preos mais recentes. (BERTAGLIA, 2003). Preo de Reposio Tambm conhecido por Mtodo de Custo pela ltima Compra (BERTAGLIA, 2003). Com a utilizao do custo de reposio, o valor mdio do dbito corresponde multiplicao da quantidade do item pelo preo atual. O ltimo custo existente para o item ser sempre atualizado pelo valor mais recente, cada vez que o item comprado. O exemplo seguinte demonstra a utilizao do mtodo de custo baseado na ltima compra. Data Unidades Custo Unitrio Custo Total (R$) (R$) Estoque Inicial 15/11/02 100 8,00 800,00 Compra 16/12/02 200 10,00 2.000,00 Total 300 2.800,00

Quando o item consumido ou vendido, o valor da ltima compra ser considerado, como mostrado a seguir: Data Venda Total 16/12/02 Unidades 150 150 Custo (R$) 10,00 Unitrio Custo Total (R$) 1.500,00 1.500,00

COMPRAS, ORGANIZAO DO SETOR DE COMPRAS, ETAPAS DO PROCESSO, PERFIL DO COMPRADOR, MODALIDADES DE COMPRAS, CADASTRO DE FORNECEDORES (VER APOSTILA adm de materais na Pasta Meus Documentos/Documentos) - OK

COMPRAS NO SETOR PBLICO. OBJETO DE LICITAO E EDITAL DE LICITAO (VER APOSTILA Aula_7_Compras_no_setor_publico na Pasta Meus Documentos/Documentos) RECEBIMENTO E ARMAZENAMENTO O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser considerados como: 1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a contagem um a um. 4) Preo: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido. ARMAZENAGEM Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar: - Volume das mercadorias / espao disponvel; - Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento); - Nmero de itens; - Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc; - Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens; - Velocidade necessria no atendimento; - O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis na Administrao de Materiais. As principais tcnicas de estocagem so: Carga unitria: Embalagens de transporte (pallets) arranjam uma certa quantidade de material (como se fosse uma unidade), facilitando o manuseio, transporte e armazenagem, economizando tempo de armazenagem, carga e descarga, esforo, mo-de-obra e rea; A formao de carga unitria se atravs de pallets. Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem; Caixas ou gavetas: Ideal para materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, material de escritrio, etc, at na prpria seo de produo; Os tamanhos e materiais

utilizados na sua construo sero os mais variados em funo das necessidades especficas de cada atividade. Prateleiras: Destinadas a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas. Adequadas para peas pequenas e leves e quando o estoque no muito grande. Constitui o sistema mais simples e econmico. Raques: Para peas longas e estreitas (como tubos, barras, tiras, vergalhes e feixes). Podem ser montados em rodzios, para facilitar o deslocamento; Empilhamento: Uma variante das caixas, para aproveitar ao mximo o espao vertical, reduzindo a necessidade de divises nas prateleiras (formando uma nica prateleira) e facilitando a utilizao das empilhadeiras. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio quantitativa; Container flexvel: uma das tcnicas mais recentes, utilizada para slidos a granel e lquidos em sacos. uma espcie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso. OBJETIVOS DO ARMAZENAMENTO O avano tecnolgico proporcionou a otimizao de uma srie de processos e rotinas das organizaes. Na rea de armazenagem, introduziram-se novos mtodos de racionalizao e fluxos de distribuio de produtos, estendendo as melhorias adequao das instalaes e utilizao de novos equipamentos para movimentar cargas. A prtica do armazenamento visa utilizar o espao nas trs dimenses, da maneira mais eficiente possvel. Logo, as instalaes devem proporcionar rpida movimentao de materiais, de maneira fcil e prtica. CUIDADOS ESSENCIAIS PARA A ARMAZENAMENTO 1. Determinao do local; 2. Definio adequada do layout; 3. Definio de uma poltica de preservao, com embalagens convenientes aos materiais; 4. Ordem, arrumao e limpeza, de forma constante; 5. Segurana patrimonial contra furtos, incndios, etc. RESULTADOS DA OTIMIZAO DO ARMAZENAMENTO 1. Mxima utilizao do espao; 2. Efetiva utilizao dos recursos disponveis; 3. Pronto acesso a todos os itens (seletividade); 4. Mxima proteo aos itens estocados; 5. Boa organizao; 6. Satisfao das necessidades dos clientes. TIPOS DE ARMAZENAMENTO O esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende da situao geogrfica de suas instalaes, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor. A disposio dos materiais deve se enquadrar em uma das alternativas que melhor atenda a seu fluxo: a) Armazenagem por agrupamento: Facilita as tarefas de arrumao e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espao; b) Armazenagem por tamanhos: Permite bom aproveitamento do espao; c) Armazenagem por frequncia: Implica armazenar to prximo quanto possvel da sada os materiais que tenham maior frequncia de movimentos; d) Armazenagem Especial - Ambiente climatizado: Destinado a materiais que exigem tratamento especial; - Inflamveis: Os produtos inflamveis obedecem a rgidas normas de segurana. Critrios para armazenagem de cilindros de gases especiais: Grupo 1: No inflamveis, no corrosivos, baixa toxidez; Grupo 2: Inflamveis, no corrosivos, baixa toxidez; Grupo 3: Inflamveis, txicos e corrosivos;

Grupo 4: Txicos e/ou corrosivos, no inflamveis; Grupo 5: Espontaneamente inflamveis; Grupo 6: Muito venenosos: Os cilindros devem ser colocados em reas cobertas, ventiladas e em posio vertical, de modo compacto, impedindo a movimentao. Somente podem ser armazenados juntos os gases cuja soma dos nmeros do grupo perfizerem 5 (argnio grupo 1 + amnia grupo 4); - Perecveis: Devem ser armazenados segundo o mtodo FIFO (First in First Out) o primeiro que entra o primeiro que sai. e) Armazenagem em rea externa muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno. Podem ser colocados em reas externas material a granel, tambores e contentores, peas fundidas, chapas de metal e outros. Coberturas Alternativas - Galpo fixo: Construdo com perfilados de alumnio extrudado e conexes de ao galvanizado, cobertos com laminado de PVC anti-chama, de elevada resistncia a rasgos, fungos e raios ultravioleta; - Galpo mvel: Semelhante ao galpo fixo, com a vantagem de possuir flexibilidade (capacidade de deslocamento) permitindo a manipulao de materiais em qualquer lugar, eliminando a necessidade de corredores. Independente de qualquer critrio ou considerao seleo do mtodo de armazenamento, oportuno salientar a convenincia a respeito s indicaes contidas nas embalagens em geral, por meio dos smbolos convencionais que indicam os cuidados a serem seguidos no manuseio, transporte e armazenagem, de acordo com a carga contida. ARRANJO FSICO LAYOUT Planejar o arranjo fsico de uma certa instalao significa tomar decises sobre a forma como sero dispostos, nessa instalao, os centros de trabalho que a devem permanecer. Pode-se conceituar como centro de trabalho a qualquer coisa que ocupe espao: um departamento, uma sala, uma pessoa ou grupo de pessoas, mquinas, equipamentos, bancadas e estaes de trabalho, etc. Em todo o planejamento de arranjo fsico, ir existir sempre uma preocupao bsica: tornar mais fcil e suave o movimento do trabalho atravs do sistema, quer esse movimento se refira ao fluxo de pessoas ou de materiais. Podemos citar em princpio trs motivos que tornam importantes as decises sobre arranjo fsico: a) elas afetam a capacidade da instalao e a produtividade das operaes: uma mudana adequada no arranjo fsico pode muitas vezes aumentar a produo que se processa dentro da instalao no fluxo de pessoas e/ou materiais; b) mudanas no arranjo fsico podem implicar no dispndio de considerveis somas de dinheiro, dependendo da rea afetada e das alteraes fsicas necessrias nas instalaes, entre outros fatores; c) as mudanas podem apresentar elevados custos e dificuldades tcnicas para futuras reverses; podem ainda causar interrupes indesejveis no trabalho. Por todos esses motivos, poderia primeira vista parecer que um arranjo fsico, uma vez estabelecido, quase imutvel e se aplica prioritariamente a novas instalaes. Isso no verdade, entretanto, diversos fatores podem conduzir a algumas mudanas em instalaes j existentes: a ineficincia de operaes, taxas altas de acidentes, mudanas no produto ou no servio ao cliente, mudanas no volume de produo ou fluxo de clientes. Num esforo de sistematizao, costuma-se agrupar os arranjos fsicos possveis em trs grandes tipos:

- Arranjo fsico linear (por produto): corresponde ao sistema de produo contnua (como linha de montagem); utilizado para fabricao de grandes quantidades de um s produto, ou produtos padronizados. - Arranjo fsico funcional (por processo): corresponde ao sistema de produo de fluxo intermitente (como a produo por lotes ou encomendas); utilizado apara fabricao de pequenas quantidades e produo flexivel: vrios tipos e estilos. - Arranjo fsico de posio fixa: corresponde ao sistema de produo em projetos. DISTRIBUIO E TRANSPORTES TRANSPORTE. O transporte uma das principais funes logsticas. Alm de representar a maior parcela dos custos logsticos na maioria das organizaes, tem papel fundamental no desempenho de diversas dimenses do Servio ao Cliente. Do ponto de vista de custos, representa, em mdia, cerca de 60% das despesas logsticas, o que, em alguns casos, pode significar duas ou trs vezes o lucro de uma companhia, como o caso, por exemplo, do setor de distribuio de combustveis. As principais funes do transporte na Logstica esto ligadas basicamente s dimenses de tempo e utilidade de lugar. Desde os primrdios, o transporte de mercadorias tem sido utilizado para disponibilizar produtos onde existe demanda potencial, dentro do prazo adequado s necessidades do comprador. Mesmo com o avano de tecnologias que permitem a troca de informaes em tempo real, o transporte continua sendo fundamental para que seja atingido o objetivo logstico, que o produto certo, na quantidade certa, na hora certa, no lugar certo ao menor custo possvel. Muitas empresas brasileiras vm buscando atingir tal objetivo em suas operaes. Com isso, vislumbram na Logstica, e mais especificamente na funo transporte, uma forma de obter diferencial competitivo. Entre as iniciativas para aprimorar as atividades de transporte, destacam-se os investimentos realizados em tecnologia de informao, os quais objetivam fornecer s empresas melhor planejamento e controle da operao, assim como a busca por solues intermodais que possibilitem uma reduo significativa nos custos. O impacto do transporte no Servio ao cliente um dos mais significativos, e as principais exigncias do mercado geralmente esto ligadas pontualidade do servio (alm do prprio tempo de viagem), capacidade de prover um servio porta a porta, flexibilidade, no que diz respeito ao manuseio de uma grande variedade de produtos, ao gerenciamento dos riscos associados a roubos, danos e avarias e capacidade de o transportador oferecer mais que um servio bsico de transporte, tornando-se capaz de executar outras funes logsticas. As respostas para cada uma dessas exigncias esto vinculadas ao desempenho e s caractersticas de cada modal de transporte, tanto no que diz respeito a suas estruturas, quanto a sua estrutura de custos. Classificao dos modais de transporte So basicamente cinco os modais de transporte de cargas; rodovirio, ferrovirio, aquavirio, dutovirio e areo. Cada um possui custos e caractersticas operacionais prprias, que os tornam mais adequados para certos tipos de operaes e produtos. Os critrios para escolha de modais devem sempre levar em considerao aspectos de custos por um lado, e caractersticas de servios por outro. Em geral, quanto maior o desempenho em servios, maior tende a ser o custo do mesmo.