Estudo de Arquivologia Arquivo: termo polissmico 1 conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes;

; 2 mvel destinado guarda desses documentos; 3 Edifcio, ou parte dele, destinado guarda de documentos; 4 Unidade administrativa, prevista em organograma constitucional, com a responsa bilidade de guardar e gerenciar documentos. Documento = informao + suporte. Para que esse documento pertena a um arquivo: 1: Ele deve ser resultado, consequncia de uma ao referente atividade da instituio. 2: Ele deve poder provar que a ao realmente aconteceu e informar sobre ela. rgos de documentao Arquivo: a) Guarda docs com finalidades funcionais. b) Acumula documentos com numero limitado de cpias e os organiza em conjunto s, unidos pela origem ou provenincia. c) Sua funo provar e testemunhar. Biblioteca a) Documentos com finalidades educativas e culturais. b) Vrios exemplares. c) Unidos por contedo. d) Colecionados. e) Funo de instruir e educar. Museu a) rgo de interesse pblico. b) Docs com finalidades de informar e entreter. c) Os objetos so classificados como tridimensionais. Classificao dos arquivos Quanto unidade mantenedora a) Pblicos: Arquivos de todas as instituies e pessoas que estejam realizando a tividades de gesto de servios pblicos. b) Privados: pessoas ou instituies de carter particular que no estejam executan do atividade de gesto de servios pblicos. Quanto natureza dos documentos a) Especiais: documentos de variados suportes. So agrupados justamente levan do em conta o suporte. b) Especializados (ou tcnicos): documentos de variados assuntos. Agrupados p elo assunto. Quanto extenso de sua ao a) Setoriais: localizados prximos aos seus produtores. b) Centrais: guardam os documentos de uma entidade em um s lugar. Quanto aos estgios de evoluo a) Correntes: guardam arquivos utilizados com frequncia. b) Intermedirios: os documentos no so mais utilizados com frequncia, mas ainda aguardam cumprimentos de prazos legais ou ainda so provas de direitos e obrigaes. c) Permanentes: no possuem mais valor administrativo, mas so guardados pela s ua relevncia para a Histria ou Cultura. Esta a chamada teoria das trs idades ou ciclo vital dos documentos Classificao dos Documentos Quanto ao gnero a) Textuais ou escritos; b) Iconogrficos; c) Sonoros; d) Filmogrficos;

e) f) g) Quanto a) b) Quanto a) b)

Informticos ou digitais; Cartogrficos; Microgrficos. espcie/tipologia documental Aspecto formal: aparncia de acordo com as informaes. Funo: objetivo para qual ele foi produzido. natureza do assunto Ostensivos ou ordinrios: no causam prejuzo caso as informaes venham pblico. Sigilosos: de conhecimento restrito. Pode ser ainda: ultrassecreto (25 anos + 25 de prorrogao), secreto (15 + 1 5) e reservado (5 + 5).

Terminologia arquivstica Acervo: conjunto de docs que pertenam a um arquivo. Acondicionamento: guarda ou a embalagem para a preservao. Armazenamento: a guarda do documento. Colocao no arquivo, seja ele um mvel, prdio ou depsito. Anexao: juntar dois docs definitivamente, prevalecendo o nmero do processo mais ant igo. Ocorre quando h casos de antecedentes com a mesma pessoa. Apensao: junta temporria de docs, que conserva sua independncia. Casos de precedente s: situao similar com pessoas diferentes. Arquivamento: operaes que visam a guarda dos docs ou a ao que uma autoridade d para q ue se um documento seja guardado, cessada sua tramitao. Avaliao: processo de anlise que definir prazos de guarda e destinao. Centro de documentao: responsvel pela centralizao de documentos e disseminao de inform . Centro de informao: responsvel pela centralizao e disseminao de informaes. Classificao: organizao de acordo com um plano de classificao ou atribuio de graus de ilo. Consulta: busca direta ou indireta de informaes.