Treinamento de MS Project 2010

Prof. Jorge Albernaz Martins

Conceitos
Ao tomarmos conhecimento do mundo sonhamos em construir ou ter algo na vida. Esse desejo pode ser alcanado ou no dependendo de como levamos a vida ou focalizamos nossas energias para conseguir tais intentos. Estes sonhos podem tornar-se realidade quando planejamos e levantamos todas as variveis e custos necessrios. Porm o planejamento nem sempre garantia de sucesso. O sucesso depende de um bom planejamento, bons recursos e bons materiais, aliado a isso dependemos de outros motivos que podem influenciar negativa ou positivamente o seu desempenho em conseguir alcanar tais objetivos. O bom entendimento destes motivos e as boas praticas de projetos e gerencia de projetos nos dar a sensao que estamos fazendo a coisa certa. Nos pargrafos anteriores introduzimos propositalmente alguns termos que voc deve se perguntar o que isso?.

O que projeto?
um conjunto de aes realizadas em uma ordem lgica e concorrente com o emprego de recursos humanos (qualificados ou no) e materiais com um perodo de tempo predefinido para se alcanar um determinado resultado ou produto. Normalmente um projeto encomendado por algum ou uma empresa ou governo que deseja obter um objeto pronto, um servio com o desenvolvimento de um projeto. Quando h a encomenda deste projeto h um conjunto de caractersticas que devem ser obtidas e especificaes que se deve seguir para se obter algo com um determinado nvel de funcionalidade e qualidade. No entanto, o simples fato de encomendar um projeto a uma empresa ou organizao no sinnimo de sucesso, pois depende de qual necessidade ser atendida em um determinado momento. Exemplo: por volta do ano 2000 o governo brasileiro encomendou a construo uma caravela idntica a que Pedro lvares Cabral usou quando descobriu o Brasil no ano de 1500 para comemorar os 500 anos de descobrimento, no entanto houve atrasos no estaleiro em Portugal e a caravela chegou ao nosso pas fora da data prevista 21 de abril de 2000. Este fato ficou marcado negativamente, pois o projeto foi desenvolvido para as comemoraes que foram frustradas e repercutiu por toda a impressa brasileira. Todo projeto depende de um conjunto de tarefas ou aes inter-relacionadas que so executadas em um determinado perodo de tempo objetivando alcanar um resultado ou produto. Todo projeto possui um conjunto de caractersticas que faz com que possamos chamar como tal. A seguir definiremos as principais caractersticas de um projeto, em breves palavras. So elas: Temporrio Especifico Mensurvel Dinmico Temporrio Todos os projetos apresentam uma data de inicio e fim de forma bem clara e objetiva. As datas de inicio e fim podem sofrer adiantamentos ou atrasos ou ainda descontinuidade do projeto por falta de interesse ou outros motivos. Especifico Todo projeto definido para atender a um objetivo que o torna diferente de outros projetos da mesma natureza. Mostrando assim uma particularidade de cada um. Exemplo a construo de vrios prdios com a mesma planta em terrenos -1-

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Prof. Jorge Albernaz Martins diferentes. Cada prdio torna-se um projeto nico e especifico porque a geologia de cada terreno diferente o que pode alterar a estrutura de fundao do prdio diferente aumentando ou diminuindo os custos. Mensurvel Todo projeto pode ser acompanhado ou monitorado a partir de variveis como tempo de uma tarefa, quantidade de recursos de uma tarefa, quantidade de horas homem em um projeto e muitas outras variveis que possam aparecer no decorrer de planejamento ou acompanhamento. Dinmico Todo projeto apresenta um aspecto de mudanas no decorrer de seu planejamento e execuo. As mudanas podem ser de ordem financeira, climtica, estrutural, poltica ou mesmo ideolgicas. Todo projeto esta sujeito a estas mudanas e varias outras aqui no mencionadas para se adequar a um determinado cenrio ou situao. Portanto por este aspecto de mutao ou mudana o consideramos como sendo dinmico.

Elementos que compe um projeto

Para o bom entendimento de um projeto dentro do MS Project 2010 importante que saibamos o conceito de cada elemento que aparece na sua utilizao. Por este motivo preparamos uma seo onde definimos cada um destes elementos em sua significncia. Todo projeto composto de : Tarefas o Durao o Precedncia o Ligao o Folga o Lag Caminho critico Restrio Recursos Custos Conflito de recursos Tipos de dados do MS Project 2010 Tarefas So aes necessrias que so executadas dentro de um projeto. Estas aes quando colocadas em uma seqencia do comeo ao fim do projeto que nos diz como fazer, quando fazer, por quem fazer e quando atribumos os recursos. Toda tarefa tem uma durao, que veremos mais adiante, e tambm recebe os recursos que sero utilizados nestas aes, bem como, tipo de ligao com sua predecessora e sucessora, folga, lag, restries. Termos estes que definiremos mais adiante. As tarefas dentro do MS Project so divididas em quatro grupos: Tarefa Critica So todas as tarefas que faz parte do caminho critico do projeto, que tambm pode ser interpretado como sendo as tarefas que tem a menor folga de tempo de uma para a outra. Estas tarefas quando mal administradas e no executadas no prazo iro impactar o trmino de sua sucessora e isso pode desencadear um atraso nas demais tarefas desta cadeia que pode influenciar na data de entrega do projeto. Tarefa normal -2-

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Prof. Jorge Albernaz Martins Toda tarefa que tem uma folga maior que zero ou ainda maior que a menor folga existente dentro do caminho critica entre a predecessora e a sucessora define-se como normal, ou como outros autores chamam de no criticas. Isto , que no pertencem ao caminho critico do projeto. Tarefa resumo Dentro do MS Project 2010 as tarefas criticas, no criticas e marcos so agrupadas em uma estrutura hierrquica e so totalizados atravs da tarefa que o encabea. As tarefas resumo so totalizadoras das tarefas que esto abaixo dela e tambm servem para identificar o que chamamos de etapas do projeto. Podendo ter vrios nveis hierrquicos dentro da estrutura analtica do projeto (EAP) (WBS Work Breakdown Structure). Uma boa pratica no ter muitos nveis de detalhamento, pois o ser humano no tem um bom controle quando esses nveis passam de trs. Segundo estudos os humanos conseguem, com certa dificuldade, controlar at sete nveis. Tarefa marco temporal Esta uma tarefa diferente que tratada como um momento importante do projeto, identificada dentro do software como uma etapa. Esta tarefa tem durao zero e no aloca recurso bem como tem um valor ou totalizao. Durao Toda tarefa tem uma meta temporal para ser finalizada, essa meta denominamos de durao. A durao pode ser medidas em minutos, horas, horas decorridas (sem intervalos), dias (teis), dias decorridos (sem intervalos), semanas. Quando inserimos a durao o MS Project 2010 ir calcular o inicio e o trmino da tarefa no havendo necessidade de alterar as datas manualmente. Precedncia Indica qual ou quais tarefas devem ser executadas antes da tarefa atual. Usamos o campo precedncia para criar uma rede de precedncia ou histograma do grfico de Gantt. Indicamos o numero da tarefa ou tarefas que precisam ser executadas. A precedncia tambm usada para informar as tarefas que sero executadas paralelamente. Ligao A forma como as tarefas so executadas indicada pela ligao entre as tarefas. Existem quatro tipos de ligaes entre as tarefas. So elas: Termino Incio TI Termino incio significa que uma tarefa predecessora deve terminar para que a tarefa atual seja iniciada. No MS Project 2010 esta a tarefa padro que associada normalmente sem a necessidade de indicar a sigla (TI). No grfico de Gantt teremos a seguinte imagem: Tarefa 1 Tarefa 2 Trmino Trmino TT Indica que uma tarefa predecessora deve terminar junto com a tarefa atual e indicada pela sigla (TT). Para indicar no programa que a tarefa atual termina junto com a -3-

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Prof. Jorge Albernaz Martins predecessora devemos informar o numero da tarefa mais a sigla (TT). Exemplo : 15TT quer dizer que a tarefa atual tem como predecessora a tarefa 15 e deve terminar junto com ela. Graficamente teremos: Tarefa 1 Tarefa 2 Incio Incio II A tarefa predecessora deve iniciar juntamente com a tarefa atual. Para informar isso no programa indicamos o numero da tarefa juntamente com a sigla (II). Exemplo 15II diz ao MS Project 2010 que a tarefa predecessora da tarefa atual deve comear juntas. No grfico de Gantt teremos: Tarefa 1 Tarefa 2 Incio Trmino IT Este tipo de ligao pouco comum de acontecer, porm pode ocorrer, indicando que uma tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora deve iniciar. Caso queira informar essa situao devemos usar o numero da tarefa seguida da sigla (IT). Exemplo 15IT diz ao programa que a tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora inicie. No histograma teremos: Tarefa 1 Tarefa 2 Folga o prazo ou intervalo de tempo entre uma tarefa e sua sucessora. Consideramos dois tipos de folgas: Folga Livre Conhecida no MS Project como margem de atraso permitida a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar qualquer tarefa sucessora. Folga Total tambm conhecida como Margem de Atraso Total contm a quantidade de tempo que a data de trmino de uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a data de trmino do projeto. LAG (Latency At Game) - o tempo mnimo obrigatrio que existe entre uma tarefa e outra. E no gera custos para o projeto. Tambm tratado como latncia no programa. No campo precedncia colocamos a tarefa predecessora mais a ligao mais a quantidade de tempo necessrio para esperar. Exemplo: 15 II + 2 dias, neste caso estamos

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Prof. Jorge Albernaz Martins dizendo ao programa que a tarefa atual tem que comear junto com a tarefa 15 porm deve ter uma espera de dois dias uteis. Caminho Critico a menor soma de folgas livres entre as tarefas que compe um caminho do comeo ao fim do projeto. Este caminho indica a durao do projeto. Caso uma tarefa neste caminho no termine no prazo ir atrasar o termino do projeto inteiro. O Caminho Critico tem sua origem nas tcnicas usadas na dcada de cinqenta quando os americanos comearam a corrida espacial e adotaram a tcnica PERT-CPM (Path Evaluation Thecnique Critical Path Method) onde eram somadas todas as duraes dos caminhos indicados dentro do projeto. Em seguida verifica se qual delas a menor, esse caminho ento identificado como caminho critico. Veja mais detalhes a respeito da tcnica PERT-CPM na pagina 14 deste material. Restrio uma forma de influenciar o programa no calculo da data de inicio ou termino de uma tarefa que pode ser de ordem ttica, custo, prazo e escopo. Uma restrio indicada pela ligao entre as tarefas. Por exemplo podemos informar que uma tarefa que inserida no programa com ligao termino inicio (TI) ter por padro a restrio o mais cedo possvel. Desta forma entende se que a tendncia trazer todos inicio de tarefas para mais prximo da data de inicio do projeto. Exitem oito formas de impor restries ao MS Project 2010: O mais cedo possvel ... O mais tarde possvel ... No iniciar antes de ... No iniciar depois de ... No terminar antes de ... No terminar depois de ... Deve iniciar em ... Deve terminar em ... Uma observao importante que devemos fazer que ao fazer o agendamento do Projeto a partir da data final todas as tarefas tero a restrio o mais tarde possvel, ou seja todas as tarefas tero suas datas de inicio apontando para uma data prximo da data final do projeto. Todas as vezes que aplicar uma restrio a uma tarefa o programa indicara na planilha de tarefas um cone de uma agenda. Recursos No MS Project 2010 um recurso pode ser mo de obra, equipamento, material ou custo. Em todo projeto o recurso o responsvel pela atribuio de custos ao projeto. Existem vrias maneiras de atribuir um recurso ao projeto. Trataremos deste assunto em maiores detalhes mais adiante neste material. Custos No MS Project 2010 podemos efetuar os clculos dos projetos aplicando vrios tipos de custos. S para citar alguns: Custo por hora a forma em que o recurso remunerado. Custo Fixo um valor que o recurso necessita para ser adquirido ou uma verba necessria para instalao. Custo de Reaplicao o valor que se aplica quando h necessidade retrabalho. Os custos podem ser classificados quanto a forma de apropriao do servio ou bem: Rateio o valor pago ao recurso ou seu uso distribudo proporcionalmente na medida em que vai sendo usado.

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Prof. Jorge Albernaz Martins Ao Inicio Quando o recurso precisa ser remunerado antes do inicio dos trabalhos o que normalmente negociado previamente. Ao Termino - Normalmente no ramo da construo civil chamado de empreita do trabalho, onde o recurso remunerado aps o termino das atividades a qual ele foi contratado. Conflito de Recurso - Acontece quando um ou mais recursos no esto disponveis para ser atribudos em um determinado instante do projeto. Na interface do MS Project 2010 os recursos que ficarem indisponveis sero impressos na cor vermelha na planilha de recursos. Tipos de dados do MS Project 2010 - No MS Project 2010 temos trs momentos importantes do nosso projeto: o planejamento, a confirmao do planejamento, e o acompanhamento. Na medida em que planejamos informamos dados que no se tem uma certeza e o chamamos de provvel. Todas informaes como data, custo, quantidade de recurso e outros so uma estimativa do que iremos precisar para efetuar tal operao. Ao confirmar que as informaes que cadastramos so suficientes para a realizao das tarefas e conseqente execuo do projeto passamos a chamlas de metas ou baseline (linha de base). Isto significa que estamos assumindo um compromisso com nosso cliente ou patrocinador para a execuo do projeto. Em alguns casos o prprio cronograma serve como documento adicional a um contrato de execuo do projeto. Ao firmarmos o contrato e iniciar as atividades do projeto passamos a acompanhar e medir todos os valores que esto sendo alcanados durante os trabalhos. Desta forma passamos a informar a REAL situao do projeto.

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Apresentando o MS Project
Atualmente a Microsoft tem MS Project em duas verses, uma voltada para usurios que utilizam um computador e que trabalham no dia a dia cadastrando seus projetos individualmente e outra verso para o ambiente corporativo. {pesquisar sobre as verses} O MS Project 2010 um programa da famlia Office da Microsoft, que traz na sua interface uma facilidade de uso herdada dos produtos anteriores do pacote e tambm vrios anos de experimento e aperfeioamento. Com isso podemos aproveitar todo o conhecimento que adquirimos ao usar produtos como MS Word, MS Excel e usar com a mesma intuio no MS Project. Todas as barras de ferramentas so padronizadas e com os mesmos significados. Observe a janela abaixo e verifique a similaridade com os produtos citados no pargrafo anterior. 1 2 3

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Analisando a janela acima encontramos alguns elementos importantes na manipulao e uso que faro com que voc consiga desenvolver uma habilidade e destreza com a interface. 1 identifica a barra de titulo da janela principal. 2- barra de menus que permite que sejam dados comandos ao programa de acordo com a necessidade do operador. 3- barras de ferramentas so atalhos para os comandos na barra de menu que simplificam a operao do sistema. 4 Planilha de tarefas ou grfico de GANTT que pode ser trocado atravs do menu exibir ou na barra de modos que pode ser habilitada. 5 Area do grfico de GANTT onde visualizamos o histograma da rede de precedncia do nosso cronograma. 6 Biombo onde pode se privilegia a visualizao da planilha de tarefas ou o grfico de GANTT, faz se arrastando para a direita ou esquerda conforme a necessidade. -7-

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Configurando o ambiente de trabalho no MS Project

Um procedimento importante no MS Project 2010 a configurao do ambiente de trabalho. Isto necessrio para que possamos controlar melhor o que o software faz na medida em que criamos nossos cronogramas. Algumas informaes precisam ser adaptada a nossa forma de conduzir o calculo de um cronograma. Essas configuraes tambm podem alcanar um cunho pessoal permitindo assim a sua adequao a cada gosto e necessidades metodolgicas de cada organizao. Para que nosso curso transcorra sem surpresas vamos configurar a partir de agora algumas opes essenciais ao que apresentamos a seguir. No MS Project 2010 podemos configurar o programa para alcanar um nvel de personalizao considervel. No discutiremos todas as abas, mas somente aquelas que nos afeta dentro da metodologia. Observe na janela abaixo:

Para que essa janela aparea necessrio os seguintes passos: menu Ficheiro, selecione o item Opes. Vamos comear por essa opo que aparece em primeiro plano na janela acima, a guia ou aba Exibir. Vamos alterar o formato da data para que aparea no formato Seg 28/01/02 12:33, isso quer dizer que estamos fazendo com que o MS Project 2010 apresente a data junto com as horas, minutos e segundos. Assim podemos ter uma exatido maior na hora de acompanhar as tarefas no nosso dia a dia, principalmente em projetos de engenharia que podemos acompanhar mais de perto a produtividade de cada recurso presente ao projeto. Maiores detalhes no vdeo que acompanha este curso no tpico chamado configuraes do ambiente do MS Project 2010.

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Campos a serem alterados na configurao de cronograma

O prximo passo configurar como as unidades de atribuio sero mostradas. Existem algumas metodologias de gerenciamento de projetos que utilizam valores expressos na forma de percentual e outras que preferem expressar em valores decimais. No nosso caso expressaremos em decimal. E para fazer isso devemos selecionar a guia Cronograma e escolher a opo decimal no campo Mostrar unidades de atribuio como. Assim o programa passar a aceitar quantidades de recursos como decimal, o que a meu ver gera menos confuso. Para a nossa metodologia usaremos as datas calculadas automaticamente, desta forma o MS Project poder gerar as datas na medida em que vamos inserindo as duraes de cada tarefa. No nosso curso usaremos a opo de agendamento automtico. No campo Novas tarefas devemos selecionar a opo Iniciar na data de inicio do projeto. Assim quando inserir a data de inicio do projeto estar forando o programa a comear todo o calculo em uma data especifica. Outro item importante a configurao do campo As novas tarefas so controladas pelo empenho que deve ser desmarcada, este item influencia o programa a calcular a durao das tarefas de tal forma que na medida em que acrescentamos recursos nas tarefas o tempo diminui. Isso pode ser um desastre pra nos se pensarmos que quanto mais pessoas colocarmos numa reunio pode fazer com ela dure menos tempo, o que convenhamos difcil de acontecer. Nesta guia pode se visualizar o boto Definir como padro, quando apertado faz com que todas as configuraes da guia seja tornadas padro a partir daquele momento fazendo com que todo os arquivos abertos ou arquivos novos recebam essas configuraes. Portanto tenha cuidado ao apertar esse boto. Na guia Calculo devemos alterar a opo A atualizao do status da tarefa atualiza o status do recurso, a ativao dessa opo faz com que tenhamos um via de mo dupla, se atualizamos a tarefa o recurso ser atualizado e o contrario tambm valido. Para a nossa metodologia desmarcaremos esta opo. -9-

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Para efetivar esta configurao para os prximos novos arquivos, aperte o boto Definir como padro. Um dado importante que deve ser inserido na criao do projeto so as datas de inicio do projeto, a forma de agendamento, a data de status do projeto (ou data da medio), calendrio do projeto e a prioridade padro dada a cada tarefa. Para automatizar esse procedimento deve se alterar na guia Geral a opo Solicitar informaes ao criar projetos.

Outra opo importante para quem usa muitos arquivos e no gosta de ficar procurando nas pastas do computador os arquivos do Project aumentar o numero de entradas de arquivos recm usados. O normal so 4 entradas, porm voc poder alterar esse numero para a sua comodidade. E por ultimo podemos configurar como ser a forma de salvamento dos arquivos do MS Project 2010. Na guia Salvar informamos onde sero salvos os arquivos do Project bem como de quanto em quanto tempo o programa pedir para salvar o projeto. importante que se seu computador no tenha um sistema de proteo contra queda de energia coloque esse valor bem baixo para evitar o desprazer de ter que refazer tudo caso ocorra uma queda de energia, agora se a bateria do seu notebook estiver boa no precisa colocar um valor muito baixo. Importante tambm que salve somente o arquivo ativo pois se esta opo no estiver ativa todos os outros arquivos abertos tambm sero salvos. O que pode resultar em salvamento de valores no desejados nos outros arquivos. -10-

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Cadastro da Tarefa
O cadastro de tarefas se d pela simples digitao de seus nomes na coluna nome da tarefa dentro do MS PROJECT, especificamente na coluna do grfico de GANTT. Devemos digitar tanto as tarefas normais quanto as tarefas resumos, aquelas que apenas demarcam grupos de tarefas em um dado momento do projeto. Para cadastrar uma tarefa proceda da seguinte forma: Menu principal Exibir, em seguida, escolha grfico de GANTT. O campo Modo de Tarefa indica se uma tarefa foi agendada manualmente (tarefa agendada manualmente: esse tipo de tarefa pode ser colocado em qualquer lugar do agendamento sem que o Project faa um agendamento novamente; ela no se move quando as informaes relacionadas tarefa so alteradas.) ou automaticamente (tarefa agendada automaticamente: esse tipo de tarefa agendado com o uso do mecanismo de agendamento do Project, considerando as restries de tarefa da conta, dependncias, calendrios do projeto e calendrios de recursos.), oferecendo a voc a oportunidade de decidir quanto controle deseja ter sobre o agendamento de tarefas em um projeto. Por padro, as tarefas so definidas como agendadas manualmente, com uma data de incio, data de trmino e durao definidas por voc. O Microsoft Project nunca mudar as datas de uma tarefa agendada manualmente, mas voc poder ver avisos se houver potenciais problemas com os valores inseridos. possvel alterar uma tarefa para agendada automaticamente, fazendo com que o Project agende-a com base em dependncias, restries, calendrios e outros fatores. Outra dica importante desmarcar a opo As novas tarefas so controladas pelo empenho . Quando voc atribui recursos (recursos: as pessoas, equipamentos e materiais usados para executar as tarefas de um projeto.) a uma tarefa (tarefa: uma atividade que tem um incio e um fim. Os planos de projetos so constitudos por tarefas.), o Microsoft Office Project 2010 calcula quanto tempo a tarefa levar para ser concluda com esses recursos. Se voc atribuir vrios recursos ao mesmo tempo, a durao (durao: a extenso total do perodo de trabalho ativo necessrio para concluir uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o incio at o trmino de uma tarefa, conforme definido pelo calendrio do projeto e do recurso.) no ser alterada em sua estimativa original. Entretanto, se voc atribuir recursos adicionais a uma tarefa que j tem uma atribuio (atribuio: um recurso especfico atribudo a uma determinada tarefa.), o Project calcular quanto tempo menos ela levar para ser concluda com esses recursos adicionais. Concluda com esses recursos adicionais. Isso conhecido como agendamento controlado pelo empenho (agendamento controlado pelo empenho: o mtodo padro de agendamento do Project. A durao de uma tarefa diminui ou aumenta conforme os recursos so adicionados tarefa ou removidos da mesma, enquanto o empenho necessrio para conclu-la permanece inalterado. Exerccio Cadastre as tarefas como segue abaixo, no se preocupe com a durao ou datas. Procure focalizar suas atenes neste momento em como usar a ferramenta. Id Nome da tarefa -12-

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Subordinando tarefas
Esta operao tem como objetivo criar uma estrutura hierrquica que identifique a responsabilidade e a visualizao de informaes totalizadoras em diversos nveis. O processo de subordinao ocorre da seguinte forma: 1 - Selecione as tarefas que esto abaixo da linha onde voc deseja fazer a subordinao. 2 - Selecione o boto Recuo na barra de ferramentas de formatao, conforme figura abaixo nas setas verdes.

Exerccio 1) No projeto de lanamento de produto faa a seguinte distribuio: Id Nome da tarefa -13-

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Indicando prazo final

possvel indicar um prazo final para tarefas ou para o projeto como um todo de forma que durante o planejamento seja possvel observar se a data final das tarefas ou do projeto atende aos requerimentos fundamentais. Use o Duplo clique em cima da tarefa que aparecera uma tela contendo as informaes sobre a tarefa

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Na guia avanado aparece o campo prazo final onde representa o fim da tarefa. A durao da tarefa informada mediante informaes histricas ou de especialistas naquele tipo de tarefa esta informao deve ser baseada em condies normais de trabalho. A analise de exeqibilidade feita posteriormente. Todas as tarefas recebem a durao a partir do campo durao da tarefa. Sempre que no informada aparece um 1d? indicando uma estimativa do MS Project. As datas vo sendo calculadas a partir da data de inicio informada na opo de informaes sobre o projeto no menu principal projeto. Alias este deve ser o primeiro passo na criao de um projeto, mas que as vezes passa desapercebido, pois, podemos mudar a qualquer momento.

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A coluna de durao de uma tarefa pode assumir as seguintes unidades de medidas: d(dias), m(minutos), h(horas), s(semana), ms(meses), md(minuto decorrido), hd(horas decorridas), dd(dias decorridos), sd(semana decorrida) e msd(ms decorrido). As unidades de com sufixo decorrido sempre levaram em conta que a tarefa acontecer sem intervalos ou influencia do calendrio atribudo a ela. Nas tarefas resumos no haver atribuio de durao pois estas so apenas de totalizao. Exerccio. 1) Preencha as duraes no projeto abaixo.

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nome da tarefa Lanamento Comercial de Produto Rotinas da Administrao Comunicar Metas Providenciar Registro Contatar Veiculo Propaganda Comprar Material Propaganda Discutir Vendas Reavaliar Processos Discutir Lanamento Conferir Material Propaganda Distribuir Material Propaganda Veicular Comercial -16-

Durao

4h 4d 3d 3d 4h 12h 6h 2d 3d 3dd

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Prof. Jorge Albernaz Martins 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Lanar Produto Rotinas de Produo Produzir Prottipo Produzir Produto Produzir Embalagem Pronto para Embalar Embalar Carregar Distribuir Teste de Qualidade Colher/Testar Amostra Analisar Resultados Redigir Relatrio Tcnico. 2d 5d 14d 4d 0d 6d 2d 2d 6h 2d 2d

Definindo o tipo de tarefa.

Conceitualmente existem dois tipos bsicos de tarefas no que se refere a sua durao. Podem ser por Esforo ou Durao fixa. A tarefa por esforo por sua vez podem ter sua durao alterada pela alterao das quantidades de recursos a ela atribudos. Podendo se subdividir em dois tipos: Unidade Fixa o tipo padro do MS-Project, quando a durao de uma tarefa alterada as quantidades de recursos alocados permanecem inalteradas. No entanto suas horas de trabalho so corrigidas proporcionalmente variao da durao da tarefa. Exemplo: se uma tarefa que originalmente seria feita em 3 dias com 1 recurso A, ao alterarmos a durao para um dia o MS-Project ir atribuir 3 recursos A para a tarefa. Trabalho fixo quando a durao de uma tarefa corrigida a quantidade de horas de trabalho de cada recurso alocado (trabalho) no alterada. Isto no caso das horas de cada recurso no se alterar a quantidade de recursos na tarefa aumenta proporcionalmente variao da durao da tarefa. Quando a quantidade de recursos alterada a durao da tarefa alterada proporcionalmente. Exemplo: no exemplo anterior se alterarmos o tipo da tarefa para trabalho fixo e alterar a quantidade de recurso de 3 para 1 veremos que a durao ir demorar 3 dias. Durao Fixa no se altera a durao da tarefa por modificaes de alocaes de recursos. Neste caso as horas de trabalho do recurso so recalculadas sempre que houver alteraes nos quantitativos de recursos e quando as horas de trabalho de um recurso so

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Prof. Jorge Albernaz Martins alteradas ocorre o recalculo na tarefa proporcionalmente ao numero de recursos para se cumprir aquela tarefa no prazo de durao da tarefa. Se a tarefa ou no controlada pelo empenho (agendamento controlado pelo empenho: o mtodo padro de agendamento do Project. A durao de uma tarefa diminui ou aumenta conforme os recursos so adicionados tarefa ou removidos da mesma, enquanto o empenho necessrio para conclu-la permanece inalterado. Se uma tarefa for controlada pelo empenho, medida que os recursos forem adicionados ou removidos da atribuio, o trabalho ser mantido constante na tarefa e redistribudo entre os recursos. Em tarefas do tipo unidade fixa, por exemplo, se forem atribudos mais recursos, menor ser a durao da tarefa para conclu-la. Esta opo pode ser marcada conforme a figura abaixo.

Veja que voc somente habilita o campo se alterar o tipo de tarefa para Unidade Fixa ou Durao Fixa. Dica importante toda tarefa com unidade de durao tipo decorrente definida automaticamente pelo MS Project como tarefa de durao fixa. Experimente. Exerccio 1) No projeto que estamos desenvolvendo altere as tarefas 3, 7 e 9 como sendo de durao fixa.

Determinando A Precedncia De Tarefas

O que determina a ordem de execuo de uma tarefa dentro de um projeto a sua precedncia, isto quer dizer que para comear ou terminar uma tarefa necessrio conhecer o status da sua predecessora, ou seja, se j iniciou ou terminou.

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Prof. Jorge Albernaz Martins No MS Project pode estabelecer a predecessora alterando a visualizao do grfico de GANTT de tal forma que aparea os detalhes de cada tarefa e o campo de predecesso. Para isso voc deve ir ao menu principal Janela e em seguida selecione a opo Dividir. Veja como ficar.

Na medida em que vamos indicando as predecessoras o grfico alterar sua aparencia e aparecero setas indicando o caminho de execuo e consequentemente as datas de inicio e termino de cada tarefa, de acordo com o calendrio aplicado a cada tarefa. Exerccio 1) No projeto Lanamento Comercial de Produto defina a ordem de precedncia conforme estabelecido abaixo. Id Nome da tarefa Durao Id Precedncia 1 Lanamento Comercial de Produto 2 Rotinas da Administrao 3 Comunicar Metas 4h 4 Providenciar Registro 4d 3 5 Contatar Veculo Propaganda 3d 3 6 Comprar Material Propaganda 3d 3 7 Discutir Vendas 4h 5;6 8 Reavaliar Processos 12h 4;7;25 9 Discutir Lanamento 6h 8 10 Conferir Material Propaganda 2d 6 11 Distribuir Material Propaganda 3d 10 12 Veicular Comercial 3dd 5 -19-

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Prof. Jorge Albernaz Martins 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Lanar Produto Rotinas de Produo Produzir Prottipo Produzir Produto Produzir Embalagem Pronto para Embalar Embalar Carregar Distribuir Teste de Qualidade Colher/Testar Amostra Analisar Resultados Redigir Relatrio Tcnico. 2d 5d 14d 4d 0d 6d 2d 2d 6h 2d 2d 9;11;12;21 3 24 16 16;17 18 19 20 15 23 24

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PERT/CPM Introduo
As tcnicas denominadas PERT e CPM foram independentemente desenvolvidas para o planejamento e controle de projetos. Por volta do ano de 1950, no ps guerra, nos EUA o departamento de defesa comeou a empregar estas tcnicas na construo de navios e outras construes. Devido a utilizao sempre conjunta das duas tcnicas forou a juno das duas tcnicas como se fosse uma s, da o termo PERT/CPM. Mas o que venha ser PERT/CPM? Este termo uma sigla em ingls: PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT) e CRITICAL PATH METHOD (CPM), que ao ser traduzido fica assim: TCNICA DO PROGRAMA DE AVALIAO E REVISO E MTODO DO CAMINHO CRITICO. A forma usada para expressar a forma de fazer algo de forma planejada e coordenada atravs de um conceito de rede (grafos). Hoje em dia muito usado por engenheiros, gelogos, gerentes de T.I, e outros profissionais que necessitam de uma viso grfica do qu fazer. Vamos a um exemplo emprestado pelos autores (Hiller/Lieberman, pg. 468). Desafio Suponha que uma empreiteira ganhou uma concorrncia de R$ 5,4 milhes para construir uma planta industrial. O contrato inclui tambm as seguintes clausulas: - Penalidade de R$ 300.000,00 se a empreiteira no completar a construo em 47 semanas. - Um bnus de R$ 150.000,00 se a empreiteira completar a construo em 40 semanas. A empreiteira resolveu elaborar uma lista, baseada em sua experincia anterior, como segue abaixo: Id. Atividade A B C D E F G H I J K L M N Descrio Atividade Escavao Fundao Paredes Telhado Encanamento Exterior Encanamento Interior Muros Pintura Exterior Instalao Eltrica Divisrias Piso Pintura Interior Acabamento Exterior Acabamento Interior Predecessora A B C C E D E,G C F,I J J H K,L Durao (semanas) 2 4 10 6 4 5 7 9 7 8 4 5 2 6

Observe que se realizssemos a obra uma tarefa aps a outra levaramos 79 semanas. No entanto, e para a nossa sorte, h tarefas que podem ser realizadas em paralelo uma com outra. Este conceito chamado de simultaneidade. A simultaneidade nos permite -21-

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Prof. Jorge Albernaz Martins desenvolver esta obra em um tempo menor. Para levantarmos este tempo temos que calcular os caminhos que a rede de precedncia nos d. Com isso podemos levantar o que chamamos de CAMINHO CRITICO. Conceitualmente, CAMINHO CRITICO o caminho cuja a soma das folgas so as menores. Mas antes disso necessrio ter uma viso grfica (grafos) do PERT/CPM. Para constru este grfico ou rede, precisamos juntar as atividade e distribuir de acordo com sua precedncia levando em considerao cada ponto ou n na rede. Sempre comeamos com um retngulo com a inscrio INICIO e terminamos com outro retngulo, escrito FIM. A partir da colocamos crculos com as identificaes de cada tarefa (id), sempre levando em conta a sua predecessora e tambm colocamos a durao da tarefa, no importando qual a unidade de tempo que voc use. No nosso caso estamos usando semanas como unidade bsica de tempo. Veja como fica nosso pequeno projeto usando a lista dada acima:

Rede Pert/Cpm A analise da rede PERT/CPM nos permite tirar concluses a cerca de algumas perguntas bsicas dentro de um planejamento. A primeira delas : qual a durao total do projeto? A segunda: Qual o caminho critico? Ou seja, quais atividades no podem sofrer atrasos? Para responder a estas perguntas devemos usar um calculo que nos permite levantar dentro do conceito de caminho critico as folgas de cada caminho dentro da rede. Observe os vrios caminhos que temos, ou possibilidades de execuo dentro do projeto. Caminho Critico Vamos comear calculando o comprimento de cada caminho dentro da rede. O comprimento de um caminho dado pela soma das duraes de cada tarefa. Observe -22-

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Prof. Jorge Albernaz Martins que o caminho com o maior comprimento o que determina a durao total do projeto. Conseqentemente o que se apresenta como o caminho critico, ou seja, que no pode sofrer atrasos, pois caso isso ocorra, a data de termino do projeto ser ultrapassada. Os demais caminhos menores no apresentam risco, pois, a soma de suas folgas so maiores que a folga das tarefas presentes no caminho critico. Para se calcular o comprimento de cada caminho dentro do projeto, listamos em cada linha os identificadores de cada tarefa, depois disso fazemos em frente desta lista a soma das duraes. Ao final do levantamento de todas as possibilidades de caminho, verificamos qual dos caminhos tem a maior durao. Este caminho o que define a durao do projeto. Conseqentemente determina tambm o caminho critico. Veja como fica ento o nosso projeto! Caminhos Durao (semanas) INICIO+A+B+C+D+G+H+M+FIM 2+4+10+6+7+9+2=40 INICIO+A+B+C+E+H+M+FIM 2+4+10+4+9+2=31 INICIO+A+B+C+E+F+J+K+N+FIM 2+4+10+4+5+8+4+6=43 INICIO+A+B+C+E+F+J+L+N+FIM 2+4+10+4+5+8+5+6=44

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INDICANDO CALENDARIO DE TAREFAS

Podemos determinar no MS PROJECT resoluo de situaes em que uma tarefa tenha hora de comear e terminar e se houver um descanso no meio dela, esta poder passar de um dia para o outro sem que ocorram situaes no mnimo estranhas. Por exemplo, uma reunio que comea num dia e termina no outro. Atribuindo um calendrio tarefa far com que o MS PROJECT obedea os horrio de expediente de cada recurso. Para realizar essa atribuio podemos usar a tela de informaes de tarefas e indicar no campo Calendrio, de forma apropriada, o calendrio usado naquela tarefa. Tambm podemos fazer com que o recurso trabalhe alm do seu expediente comum, fazendo horas extras, caso seja necessrio. Para isso basta indicar no campo O agendamento ignora calendrio do recurso Toda tarefa na qual indicamos um calendrio o MS PROJECT insere um cone ao lado da tarefa indicando essa atribuio. Exerccio 1) Crie um calendrio chamado REUNIES cujo horrio de reunies de 08:00 s 22:00. 2) No nosso projeto em andamento coloque na tarefa 9 Discutir Lanamento o calendrio Reunies. Isso ir ignorar o calendrio do Recurso quando o mesmo estiver atribudo.

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DETERMINANDO RESTIRES S TAREFAS

Pode ser que a forma com que a tarefa esteja posicionada na linha do tempo do nosso projeto esteja fora ou no esta como queramos que estivesse. Vamos observar no nosso projeto a tarefa Veicular Comercial que ela ocorre muito antes do produto estar pronto. Mas como poderamos fazer com que essa tarefa deslocasse para prximo do lanamento? Neste caso, isto ocorre, porque existe uma restrio do tipo o mais breve possvel isto faz com que no MS PROJECT a tarefa comece logo aps o termino da

predecessora.Ento para que a tarefa se desloque para prximo data de lanamento do produto devemos alterar a restrio para o mais tarde possvel. Para isso devemos usar a tela acima para alterar o campo tipo de restrio para acomodarmos a situao como queremos.

Os tipos de restries Restrio

Deve iniciar em Deve terminar em No iniciar antes de No iniciar depois de No Terminar antes de No Terminar depois de O mais breve possvel

Emprego
Data de inicio determinada esttica Data de termino determinada esttica. Data de Inicio Limitada aproxima-se da o mais tarde. Data de inicio Limitada aproxima-se de o mais cedo. Data de termino Limitada - aproxima-se da o mais tarde. Data de termino Limitada aproxima-se de mais cedo Acompanha a predecessora opo default se o projeto configurado para o agendamento a partir do inicio. -25-

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Prof. Jorge Albernaz Martins O mais tarde possvel Acompanha a sucessora, com folga zero default se o projeto configurado para agendar a partir da data de fim.

Exerccio 1) Na tarefa veicular comercial, verifique a posio no grfico de GANTT a barra de desenvolvimento da tarefa e em seguida colocar a restrio para o mais tarde possvel e verificar o seu posicionamento aps a alterao. 2) Observe que se voc colocar como restrio o mais breve possvel tarefa Comprar material de propaganda para o mais tarde possvel veja o que acontece s tarefas sucessoras dela. Em seguida volte a restrio para o mais breve possvel. Em um projeto devemos sempre pensar que tarefas que podem causar atrasos devemos colocar suas datas com certa margem de erro, por causa de prazos entrega que podem no ser cumpridos por parte dos fornecedores, parceiros ou mesmo empregados para evitar que as tarefas se acumulem mais prximos ao fim do projeto provocando perdas de qualidade e atropelos e gastos extras.

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Cadastrando os Recursos e Calendrios

O MS Project 2010, utiliza se de calendrios para calcular o cronograma de um projeto. Ao cadastrar um recurso importante que seja associado um calendrio. Desta forma o programa poder identificar quais os momentos em que os recursos estaro disponveis. Os calendrios do MS Project so baseados em modelos padres e que no devem ser alterados para no influenciar outros projetos em que so baseados. prefervel criar para cada tipo de jornada de trabalho um calendrio especifico. Procure no alterar os horrios de trabalho no programa pois isto poder influenciar nos clculos de projetos j construdos levando a retrabalho e conserto dos mesmos. Para efetivar um calendrio siga o seguinte procedimento, com MS Project 2010 aberto, selecione o menu Ferramentas em seguida opo Alterar Perodo Util. Ser visualizado a seguinte tela:

Observe nesta janela que temos diversos recursos a serem explorados na criao de um calendrio. O campo Para Calendrio temos uma lista de opes que nos permite selecionar, dentro da coleo de calendrios padro bem como nos criados pelo usurio, para que possa ser feita alteraes no mesmo. Sempre que criamos um novo calendrio devemos nos basear num calendrio padro ou em algum j criado. A vantagem de se usar um calendrio existente so as datas de feriados e horrios especficos que podem ser alterados e ou aproveitados. Para se criar um calendrio a partir de um j existente -27-

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Prof. Jorge Albernaz Martins devemos apertar o boto Criar Novo Calendrio ... e dever aparecer uma tela como a que vem a seguir:

No campo Nome: deve se colocar o nome do calendrio que se deseja e em seguida escolha uma das opes Criar novo calendrio base ou selecionar um dentre os j criados. Assim o MS Project criar uma copia permitindo que sejam feitas alteraes de acordo com a necessidade. Observe a legenda que aparece do lado direito da tela onde pode identificar com so as marcaes do calendrio. A palavra til demonstra todos os dias que so de trabalho normal e que pode se ver qual o horrio para os dias em questo do lado direito da tela onde o programa mostra os perodos de trabalho e de descanso no dia. A expresso No til demonstra os dias de feriados e fins de semana. Caso tenha alterado os horrios padres de trabalho os dias aparecero como Horas teis editadas. Tambm pode se criar horrios especficos de trabalho criando as excees que sero mostradas na cor verde oceano com o dia sublinhado e no caso das semanas de trabalho padro tambm aparecer com o dia sublinhado e na cor bege. Na figura central da janela vemos um calendrio que comea no dia 1 de janeiro de 1984 at o dia 31 de dezembro de 2049, para isso basta deslizar a barra de rolagem que os meses vo sendo mostrados com as datas e os anos que deseja se ser visualizado.

Logo abaixo do calendrio vemos duas abas onde devemos cadastrar as excees e ou semanas de trabalho, observe que temos os campos nome, inicio e concluir. Na coluna nome devemos dar um nome para a exceo como por exemplo dias de expediente meio -28-

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Prof. Jorge Albernaz Martins perodo e informaremos quando comea (inicio) e quando termina (concluir) onde deve se colocar as datas de cada um. Lembrando que a data de inicio deve ser menor que a data de concluso.

Observe que os botes Detalhes... e Excluir so ativado permitindo acesso a uma outra tela de propriedades que nos permite configurar com maior exatido a ocorrncia de cada uma das excee. A apertar o boto Detalhes a tela mostrara com a que se segue.

Observe na barra de ttulos da janela que o nome da exceo aparece dando certeza que estamos configurando mais detalhes da ocorrncia. Podemos identificar como dia de folga ou perodo de trabalho. No caso de perodo de trabalho pode se determinar os horrios de funcionamento do mesmo, preenchendo as colunas De e At.

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Prof. Jorge Albernaz Martins O padro de ocorrncia pode ser Diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. Sendo que na rea chamada Intervalo de recorrncia podemos configurar como acontecera essa exceo. Para confirmar as configuraes devemos apertar o boto OK e para no efetivar aperte Cancelar. Para configurar a Semana de Trabalho deve se dar um clique na aba para aparecer uma tela onde so feitas as configuraes de horrio. Nesta tela pode se configurar o horrio normal do sindicato bem como fazer mudanas quanto ao horrio de vero caso sejam necessrio para se determinar que em um dado perodo estamos com horrio diferenciado.

A tela segue o mesmo padro da anterior. Observe novamente que o boto excluir agora no esta ativo, isto porque o horrio padro um modelo e como tal no devemos excluir somente modificar. Ao apertar o boto Detalhes aparece na tela a seguinte janela:

Novamente o programa tem a preocupao de conduzir o usurio na identificao da semana de trabalho colocando o nome na barra de ttulos. No lado esquerdo da tela tem uma lista de dias da semana onde podemos selecionar mais de um dia apertando as teclas control CTRL ou Shift. Para colocar dias alternados

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Prof. Jorge Albernaz Martins aperte e segure a tecla control CTRL e para selecionar dias consecutivos aperte Shift e com o mouse d um clique ou arraste. No centro para a direita temos trs opes que nos permite usar o perodo padro do programa, definir dias de folga ou dias de trabalho especficos. Em seguida no quadro ao lado configuramos os horrios pertinentes a cada opo selecionada acima. Observe que temos as colunas De e At onde configura se a hora de inicio e a hora de trmino. Um macete importante para o usurio que ao informar a ultima hora deve se dar um clique em qualquer outra clula para se efetivar o valor, isso me parece um bug ou um comportamento padro do software.

Disponibilizando Calendrios para outros projetos.

Todo arquivo de projeto do MS Project 2010 tem uma extenso chamada mpp, e esse arquivo faz uma integrao com outro arquivo chamado mpt ( Microsoft Project template) ou seja um modelo onde se busca todo e qualquer tipo de modelo para se aplicar ao projeto. Por exemplo o calendrio que acabamos de apresentar so disponibilizados atravs deste arquivo. Para que seja colocado em todos os novos arquivos de projetos necessitamos disponibilizar estes novos modelos dentro do arquivo de template chamado GLOBAL.MPT. Para se ter acesso ao global.mpt usamos o menu Arquivo, selecione a opo Informaes e selecionamos Organizador, como na figura abaixo.

Ao escolher organzador a tela abaixo ser mostrada.

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Para disponibilizar o calendrio d um clique na aba Calendrios e aparecer uma tela como a mostrada acima. Observe que temos de um lado um arquivo com extenso Projeto1. mpp e do outro as opes j gravadas no global.mpt. A cpia de um calendrio para o global.mpt pode ser feita selecionando com o mouse o calendrio desejado, observe que ao fazer isso o boto Copiar >> mudar o sentido da seta para a esquerda ficando desta forma << Copiar. Agora basta apertar o boto que o calendrio ser enviado para o outro lado. Para Renomear uma calendrio de qualquer lado basta dar um clique e apertar o boto Renomear ... que uma tela como essa do lado ser mostrada e digitar o novo nome que desejar.

Para excluir um calendrio faa da mesma forma, no entanto uma tela de advertncia aparecer perguntando se voc realmente deseja deletar o calendrio.

Criando o Pool de Recursos

Como j falamos anteriormente todo projeto composto de calendrios, tarefas e recursos. Os recursos devem ser cadastrados no arquivo POOL DE RECURSOS para evitarmos refazer o trabalho em todos os projetos subseqentes. Procure no usar tratamento pessoal ou personalizado para cada recurso. Isso pode atrapalhar a sua gerencia, pois devemos considerar a quantidade, qualificao do recurso. Assim sendo no podemos enquadrar o pedreiro Joo, pois o recurso s existe um. Afinal estamos controlando quantidade de recursos.

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Prof. Jorge Albernaz Martins Ao cadastrar um recurso devemos ter em mente o significado correto dos campos a serem preenchidos. Nome do recurso: identificao do recurso. Tipo: deve ser usado trabalho para identificar recurso mo de obra, maquinaequipamentos ou material para identificar recurso consumvel. Rotulo do material: unidade de medida somente para recurso do tipo material. Iniciais: identificar o recurso com iniciais da identificao do recurso. Grupo: usado pra classificarmos um conjunto de recursos e tambm facilitar a pesquisa direcionada. Unidades Mximas: quantidade total de recurso a ser disponibilizado para os projetos. Taxa Padro: taxa de remunerao ou custo por hora de cada unidade de recurso. Taxa H. Extra: custo por hora extra trabalhada de cada unidade de recurso do tipo mo de obra. Esta opo no estar disponvel para equipamentos. Custo Uso: custo de mobilizao do recurso aplicvel a tarefa que apresenta um custo associado onde for empregado independente da quantidade utilizada. Acumular: forma de apropriao do custo sendo Rateado para mo de obra mquina/equipamento inicia para materiais e no caso de empreiteiros deve se analisar caso a caso. Calendrio Base: calendrio para determinao da jornada de trabalho do recurso do tipo mo de obra, no editavel para materiais. Cdigo: disponvel para o usurio que pode ser usado como codificao de centro de custo. Exerccio 1) Crie um arquivo de projeto chamado RECURSOS.MPP e cadastre os recurso conforme tabela abaixo.

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Nome do recurso Diretor Secretria Ger. Executivo Ger. Administrativo Produo Qumico Distribuidor Ag. Publicidade Vendedor Caminho Motorista Ajudante Reagente Kit de Limpeza

Tipo

Rotulo do material

Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Material Gales Material Conjuntos

Inici ais DI SE GE GA PR QI DT AP VN CM MO AJ RE KL

Grup Unid. o Mx. DIR 3 DIR 3 PRO 1 DIR 1 PRO 100 PRO 2 MKT 100 MKT 1 MKT 15 EQP 12 PRO 12 PRO 1 MAT MAT

Tx. Padro 50,0/hr 12,00/hr 18,00/hr 16,00/hr 6,00/hr 12,00/hr 0,00/hr 0,00/hr 8,00/hr 3,00/hr 12,00/hr 4,00/hr R$1,30 R$50,00

Tx Hr Extra 0,00/hr 18,00/hr 27,00/hr 24,00/hr 9,00/hr 18,00/hr 0,00/hr 0,00/hr 12,00/hr 0,00hr 18,00/hr 6,00/hr

Custo/uso Anunciar 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 R$20,00 Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Incio Incio

Calendrio base Administrao Administrao Produo Administrao Produo Produo Administrao Administrao Produo Produo Produo Produo

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Introduzindo Recursos Alocao

Um projeto com as tarefas e sem os recursos constitui numa lista sofisticada do qu fazer, ou seja, no nos d o que esperamos de um trabalho dentro do MS PROJECT, custos e o quadro de uso dos recursos. Definimos recurso, aqui, como sendo um agente necessrio a realizao das tarefas de um projeto. Tarefas nos mostra o que fazer, quando fazer e os objetivos do projeto. No entanto para se executar estas tarefas necessrio o combustvel do projeto o sr. RECURSO. Aqui mostraremos a voc como alocar os recursos no projeto gerenciado por esta ferramenta chamada MS PROJECT.

ASSOCIAR UM POOL DE RECURSO A UM PROJETO.

No intuito de um projeto buscar informaes relativas aos recursos deve associar um pool de recursos a um projeto. Com isso poupamos tempo no que diz respeito digitao e levantamento de recursos. Uma vez definida podemos usar em todos os projetos desenvolvidos no nosso ambiente de trabalho. Para tal procedimento usamos o menu Ferramentas e em seguida a opo Compartilhamento de recursos e compartilhar recursos. Em seguida voc devera ver a seguinte tela:

No caso de haver de fato o compartilhamento de recursos entre os projetos voc dever optar por abri-lo no modo de Leitura-Gravao para que todos os projetos abertos possam atualizar o uso dos recursos em seus respectivos projetos. Exerccio 1) Fazer a associao do pool de recursos ao nosso projeto.

Alocando recursos a uma tarefa. A alocao de recursos s tarefas de um projeto corresponde a ao de relacionar quais recursos do tipo mo de obra, mquina-equipamento e materiais em que quantidade e tempo so necessrios a execuo da mesma. Podemos usar vrios meios dentro da interface do MS PROJECT para inserir recursos a uma tarefa. Mas em minha opinio, o caminho, mas simples para se
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fazer isso atravs da tela de informaes da tarefa como voc j esta vendo ai no nosso curso.

Mas se voc precisar colocar mais detalhes a respeito voc deve usar um caminho um pouco mais complexo. Veja como: 1) Com a tela no grfico de GANTT selecione o menu janela. 2) Agora voc d um clique no painel inferior que se abre. 3) Selecione o menu principal Formatar. 4) Escolha a opo cronograma do recurso Aps fazer estes passos voc dever ver a seguinte tela:

Outra opo que podemos usar selecionar a tarefa que desejamos fazer a atribuio de recurso e em seguida apertar no teclado simultaneamente as teclas ALT + F10 e a tela abaixo dever aparecer.

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Exerccio 1) Fazer a atribuio de recursos s tarefas de nosso projeto de acordo com a tabela abaixo:
Nome da tarefa Comunicar Metas Nome recurso Unid. Trabalho Atraso Diretor 3 * * Secretria 3 * * Ger.Administrativo * * * Ger. Executivo * * * Providenciar Registro Secretria * * * Ger. * * * Administrativo Contatar Veiculo Propaganda Secretria * * * Comprar Material Propaganda Secretria * 8h 8h Ger. * * * Administrativo Discutir Vendas Secretria * * * Distribuidor 100 * * Vendedor 12 * * Reavaliar Processos Diretor 2 * *
Secretria 2 * *

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Ger. Executivo *

Discutir Lanamento

Diretor Secretria Ger. Executivo Ag. Publicidade Conferir Material Propaganda Secretria Distribuir Material Motorista Propaganda Caminho Veicular Comercial Ag. Publicidade Lanar Produto Diretor Secretria Ag. Publicidade Produzir Prottipo Ger. Executivo Produo Produzir Produto Produo Produzir Embalagem Produo Embalar Ger. Executivo Produo Carregar Caminho Motorista Ajudante Distribuir Caminho Motorista Ajudante Vendedor Colher/Testar Amostra Ger. Executivo
Qumico Reagente Kit Limpeza

3 3 * * * 12 12 * 3 3 * * 25 80 40 * 25 12 12 12 12 12 12 12 *
3 6 * 3 * 2

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Analisar Resultados Redigir Relatrio Tcnico.

Quimico Ger. Executivo Quimico

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Onde estiver com um (*) considere a opo default do MS Project

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