UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO

SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAO

MANUAL DE ROTINAS DE PROCESSAMENTO TCNICO

Ouro Preto 2012

UNIVERSIDADE FEDERAL D E OURO PRETO

Reitor: Joo Luiz Martins Vice-Reitor: Anteno r Rodrigues Barbosa Coordenadora Executiv a SISBIN: Celin a Brasil Luiz

GRUPO D E C ATALOGAO DO SISBI N

Luc iana Matias Felcio Soares Maristela Sanches Lima Mesquita Renata Ferreira d os Sa ntos Sione Galv o Rodrigues Snia Marc elino

M3 11

M an u a l de Ro t i na s d e Pro c e s sa m e nt o Tc ni c o [ o n l i n e] / Grup o de Cat a l o g a o SI SBI N. 2. ed . rev. au m. Ouro Pret o : SI SBI N, UFOP, 2 012 . 1 37p . : il . 1. Cat al oga o 2. M an u a l 3. Uni ve rsi d a de Fed er al d e Ouro Pre t o. Si st e ma de Bi bl i o t ec as e I nf o rma o. Gr upo de Cat al oga o . CDU 0 25. 3 (0 35 )

Fi ch a c at a l ogr f i ca el a bo ra da p el o se t or d e Co nt rol e de Qual i dad e d a Ba se d o SI SBI N UFOP f i ch a@ si sbi n. uf op . br

LIST A DE ABREVI AT URAS

AACR2

Anglo-Amercian Cataloguin Rules 2 ou Cdigo de Catalogao AngloAmericano 2

BN CDU CCN CUTTER FGV LC OCLC VTLS

Biblioteca Nacional (BN) Classificao Decimal Universal Catlogo Coletivo Nacional Tabela Cutter Sarbon Fundao Getlio Vargas Library of Congress Online Computer Library Center Visionary Technology in Library Solutions Inc.

SUMRIO

APRESENTAO...............................................................................................6 INTRODUO.....................................................................................................7 INSTALAO SSH.............................................................................................8 Acesso aos arquivos no SSH..................................................................13 INSTALAO CATBIB.....................................................................................18 Primeira instalao..................................................................................20 Atualizao..............................................................................................26 Configurao...........................................................................................29 Criar atalho..............................................................................................31 Conectar a base......................................................................................32 Inserir seqncia de nmero de controle................................................33 Incluso de novos tipos de arquivos.......................................................35 Renovao chave utilizao....................................................................39 INSTALAO VIRTUA.....................................................................................42 Primeira instalao..................................................................................42 Adicionar permisso usurio UFOP.............................................48 Atualizao..............................................................................................52 Vericat.....................................................................................................54 Criar atalho..............................................................................................55 Configurao...........................................................................................56 Conectar a base......................................................................................58 Configurao de bases cooperantes.......................................................59 Opes de catalogao...........................................................................63

CATALOGAO DE LIVROS E MULTIMEIOS...............................................68 Opes por cones..................................................................................68 Pesquisar ttulo no Virtua........................................................................69

4

Ttulo j cadastrado no Virtua.....................................................................69 Adicionar apenas 1 item (livro)........................................................70 Adicionar mais de 1 item (livro)........................................................71 Adicionar apenas 1 item (multimeios)..............................................73 Adicionar mais de 1 item (multimeios).............................................75 Ttulo no cadastrado no Virtua............................................................. ....76 Importar registo da FGV...................................................................76 Transferncia de arquivos CatBib para FGV............................... ....79 Exportar para a FGV..............................................................79 Conferncia Fila de Catalogao...........................................83 Importar CatBib para o Virtua...........................................................85 Erros de validao............................................................................88 Ttulo no cadastrado no Virtua e na FGV..................................................94 Importar registro BN................................................................... ......98 Importar registro LC.........................................................................107 Implantao direta no CatBib..........................................................109 Nmero de Chamada.................................................................................113 Preenchimento campo 090..............................................................113 Cutter...............................................................................................115 Reimpresses..................................................................................122 Gerao de etiquetas.......................................................................124 Obras sem data de publicao..............................................124 Impresso de etiquetas.........................................................125 Excluir registro........................................................................................ ...130 CATALOGAO DE PERIDICOS.....................................................................131 Ttulo j cadastrado no Virtua.....................................................................131 Adicionar item (peridicos)...............................................................131 Ttulo no cadastrado no Virtua..................................................................133 Ttulo no cadastrado no Virtua e na FGV..................................................133

CONTATOS...........................................................................................................136

REFERNCIAS.....................................................................................................138
5

APRESENT AO

O presente Manual de Rotinas de Processamento Tcnico tem o objetivo de reunir em um nico documento todas as atividades relacionadas ao tratamento tcnico do acervo bibliogrfico, definidos pela Coordenadoria Tcnica do Sistema de Bibliotecas e Informao da Universidade Federal de Ouro Preto.

As principais etapas de processamento tcnico foram revistas e atualizadas a partir das reunies do Grupo de Catalogao do SISBIN, que retomou suas atividades em abril de 2011, tendo em vista, as mudanas de verso do software Virtua e as adequaes nas bases de dados para cooperao.

Este manual j nasce em formato digital, com a proposta de ser atualizado sempre que necessrio e disponibilizado o mais breve possvel para os bibliotecrios e auxiliares de bibliotecas, de modo a servir como instrumento de treinamento e consulta sobre catalogao.

INT RODUO

As atividades de processamento tcnico do SISBIN so automatizadas. Utilizam o software Virtua verso 2010.4.1, desenvolvido pela empresa norte-americana VTLS, para controle e acesso ao catlogo on line. Adotam a CDU e a Tabela Cutter para a classificao, Formato MARC e AACR 2 para catalogao e descrio, cabealhos de assunto e autoridades da BN e FGV para indexao.

O SISBIN coopera para importao e exportao de registros bibliogrficos com a BN, LC e Rede Bibliodata, por isso utiliza como instrumentos auxiliares catalogao o CatBib (editor Marc e gerador de registros bibliogrficos) e os Manuais da Rede Bibliodata, ambos produtos disponibilizado pela FGV. O SISBIN alimenta o CCN, de acordo com as recomendaes do Manual para entrada de dados do CCN.

Todos os itens so identificados no Virtua por cdigos de barras com seqncia numrica formada por dez dgitos. Os livros e multimeios so identificados por nmeros iniciados em 1000 e os peridicos por 1999.

Os arquivos para atualizao so disponibilizados pela Coordenadoria Tcnica do SISBIN pelo SSH Secure Shell, protocolo para transferncia de dados em rede.

Os sites das redes cooperantes so apresentados ao longo do manual. Sugere-se que os mesmos sejam adicionados ao menu Favoritos, nos navegadores de acesso Internet (Mozzila e Windows Explorer), nos computadores destinados equipe de catalogao da biblioteca, para facilitar o acesso e o processamento dos registros bibliogrficos.

INSTAL AO SSH

O SSH (SSH Secure File Transfer Client) um software e tambm um protocolo para conectar-se com outro computador em uma rede, podendo efetuar comandos atravs de uma mquina remota, ele permite um acesso seguro ao servidor. Neste contexto, utilizamos o SSH para facilitar o acesso a arquivos grandes como, por exemplo, o Virtua, CD Bibliodata, etc.

Sugesto de site para baixar o SSH usando o navegador Internet Explorer: http://www.baixaki.com.br/download/ssh-secure-shell.htm

Clicar em Clique para baixar

Clicar em Executar

Clicar em Next

Clicar em Yes

Clicar em Next

Clicar em Next

10

Clicar em Next

Clicar em Next

11

Clicar em Finish

12

ACESSO AOS ARQUIVOS NO SSH

Clicar em Atalho do SSH Transfer Client na rea de Trabalho:

Aparecer a seguinte tela:

Clicar em Quick Connect

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Preencher os campos com os dados abaixo:

Host name: 200.131.208.160 User name: sisbin Port number: 22 Authentication Method: <Profile Setting>

Clicar em Connect

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Preencher o campo com os dados abaixo:

Password: 51581n

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A tela esquerda (Local Name) o Desktop do seu computador. J a tela direita (Remote Name), a pasta criada para compartilhar arquivos no servidor.

Para baixar o(s) arquivo(s) para seu computador arraste o item desejado para tela esquerda e aguarde a finalizao do download. A porcentagem do download em execuo aparece na rea abaixo (Transfer).

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Para executar o arquivo ou aplicativo que voc baixou, d um duplo clique com o boto direito do mouse. Para sair clicar em File, depois em Exit

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INSTAL AO C AT BIB

A Rede Bibliodata da FGV uma rede de catalogao cooperativa. O acesso ao Bibliodata somente pelo navegador Internet Explorer.

Acessar: http://www8.fgv.br/bibliodata/ Informar login e senha.

Verificar a senha de acesso do bibliotecrio ou da biblioteca. Caso no esteja cadastrado, solicitar uma senha na Coordenadoria Tcnica do SISBIN.

Vale lembrar que a senha renovada anualmente. No esquea de atualizar seus dados.

Todos os instrumentos auxiliares catalogao esto disponveis no site da Rede Bibliodata. A instalao destes aplicativos pode ocorrer em duas situaes: o

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computador no tem nenhuma verso instalada (aquisio de novas mquinas, problemas no hardware, necessidade de reinstalao do Windows) ou o computador precisa receber uma nova verso do CatBib (atualizaes de verso ou do aplicativo)

Clicar em Servios Clicar em Receber Arquivos

Os arquivos para download apareceram em lista. A escolha depender se o computador j tem o aplicativo instalado ou no. A seguir os passos para cada situao.

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PRI MEIRA INST AL AO (COMPUT ADOR SEM NENHUM A VERSO DO C AT BIB)

Clicar em CatBib - Instalao Completa (CatBib20v-CD.rar - 7.603 Kb) OBS: Optar sempre pela verso completa mais atualizada.

Clicar em Salvar Selecionar C: Arquivos de programas

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Clicar em Salvar

Clicar em Abrir

21

Duplo clique em setup.exe

Clicar em Next

22

Marcar I Accept the terms in the license agreement Clicar em Next

Clicar em Next

23

Marcar Only for me (Sisbin-Web) Clicar em Next

Clicar em Next

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Clicar em Install

Clicar em Finish

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AT UALIZ AO (COMPUT ADOR C OM A VERSO ANT ERIOR DO CAT BIB)

Clicar em CatBib - Atualizao de Verso (AtuCatBib20x.exe - 720 Kb) Clicar em Salvar

Gravar em C: Arquivos de programas

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Clicar em Salvar

Clicar em Abrir pasta

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Clicar em Start

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CONFIGURAO C ATBIB

Ir em Iniciar do Windows Ir em Catbib Ir em Parmetros da Biblioteca

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Alterar as opes abaixo: CodExport : varia de acordo com o cdigo da biblioteca e o nmero de computadores. Ex. Biblioteca do IFAC de 1100 a 1199. Se dois computadores utilizam o CatBib a diviso pode ser feita da seguinte forma em um computador CodExport=1100, j no outro CodExport=1150.

BIBLIOTECA INSTITUTO DE CINCIAS HUMANAS E SOCIAIS (ICHS) INSTITUTO DE FILOSOFIA E ARTES (IFAC) INSTITUTO DE CINCIAS EXATAS E BIOLGICAS (ICEB) ESCOLA DE NUTRIO (ENUT) ESCOLA DE FARMCIA (EFAR) ESCOLA DE MINAS (EM) DEPARTAMENTO DE GEOLOGIA E MINERAO (DEGEO/DEMIN) DEPARTAMENTO DE DIREITO (DIREITO) OBRAS RARAS DA ESCOLA DE MINAS (ORAR) DEPARTAMENTO DE TURISMO (TURISMO) SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAO (SISBIN) INSTIUTO DE CINCIAS EXATAS E APLICADAS (ICEA) CENTRO DE EDUCAO ABERTA E DISTNCIA (CEAD) DEPARTAMENTO DE MSICA (DEMUS) DEPARTAMENTO DE CINCIAS MDICAS (MEDICINA) INSTITUTO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS (ICSA) DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA (MUSEO)

CDIGO 1000 1100 1200 1300 1400 1500 1600 1800 1700 1900 2000 2100 2200 2300 2400 2500 2600

ATENO: No esquea de controlar os nmeros utilizados, pois se o cdigo de exportao chegar ao comeo de outro que j foi utilizado pode ocorrer erro ao tentar exportar o arquivo. KEY: o CatBib avisa quando a chave de utilizao deve ser trocada. Para efetuar a troca basta ir no site da Rede Bibliodata na aba Servios, em seguida na opo Senha CatBib, conforme descrito na pgina 40. EXPIRE: Para efetuar a troca logar no site da Rede Bibliodata, na aba Servios em seguida na opo Data de expirao. Geralmente ocorrem duas atualizaes por ano.

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CRI AR AT ALHO C ATBIB

Ir em Menu Iniciar do Windows Clicar em Programas Clicar em Catbib Duplo clique com o boto direito em CatBib Clicar em Enviar para Clicar em Area de trabalho (criar atalho)

31

CONECT AR A BASE C AT BIB

Clicar em Atalho CatBib Selecionar OP

Selecionar Nome do usurio cadastrado ou adicionar.

OBS: O cdigo do Sistema de Bibliotecas da UFOP (OP).

Para facilitar o acesso ao sistema, voc pode apagar os nomes das outras bibliotecas cadastradas, basta selecionar a biblioteca desejada e em seguida clicar na opo Remover. O mesmo pode ser feito com os nomes de usurios.

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INSERIR SEQUNCI A D EN MERO DE CO NT ROLE

A Rede Bibliodata nos envia periodicamente nmeros especficos para serem usados na ficha MARC no momento da catalogao. Sempre que se instala o Catbib necessrio inserir uma seqncia desses nmeros que se chama Nmeros de Controle ou Nmeros de OP.

Solicite esses nmeros ao setor de Controle e Qualidade da Base sempre quando instalar o Catbib ou quando os nmeros acabarem, atravs do e-mail:

qualidade@sisbin.ufop.br.

Para inserir a seqncia do Nmero de OP, siga as etapas a seguir:

Abrir a Base Catbib Clicar em Manuteno Clicar em Nmero de Controle

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Preencher campos No. Inicial, No. Final e No. Ativao. Clicar em Inserir seqncia Conferir Seqncias cadastradas

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INCL USO DE NOVOS TIPOS DE AR QUI VOS C ATBIB

Para Windows Vista ou anterior:

Clicar em Meus Documentos Clicar em Ferramentas Op es de pasta Tipos de arquivos Clicar em Novo

Para Windows XP ou superior:

Clicar em Painel de Controle Clicar em Opes de pasta Tipos de arquivos Clicar em Novo

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Indicar a extenso .REC ou .RET (para criar novas extenses)

Clicar em Avanado

Aparecer uma nova opo para o arquivo associado. Escolher Documento Texto ou similar Clicar em OK

Localizar o arquivo criado Clicar em Avanado

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Aparecero novas opes. Clicar em Novo Marcar Confirmar abertura aps download e Sempre mostrar extenso

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Indique as seguintes aes:

OBS: Voc poder utilizar como opo os arquivos com extenso do Bloco de notas ou Word.

Clicar em OK Siga o mesmo procedimento para o arquivo .RET

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RE NO VAO C HAVE UT ILIZA O

Ao instalar o Catbib ou quando h uma nova verso do aplicativo para atualizar, necessrio informar uma senha ou chave no momento em que se vai usar pela primeira vez, como mostrado abaixo:

Clicar em Atalho CatBib Aparecer a seguinte janela

Clicar em OK

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Preencher Campo KEY com a Chave de Atualizao OBS: A Chave de Atualizao obtida atravs do site da Rede Bibliodata. Acesse Rede Bibliodata

Clicar em Senha CatBib

40

Copiar Senha que aparece na tela

Colar em Campo Key do CatBIB Preencher Campo Expire (31 de dezembro do ano vigente)

Clicar em Gravar

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INSTAL AO VIRT UA

A instalao do Virtua realizada nas duas situaes citadas sobre o CatBib: o computador no tem nenhuma verso instalada ou o computador precisa receber uma nova verso do software. A seguir as orientaes para cada caso:

PRIMEIRA INSTALAO (COMPUTADOR SEM NENHUMA VERSO DO VIRTUA)

A) INSTALAR VIRTUA CLIENT

Acessar o SSH e arrastar a pasta Virtua para Meus Documentos. Clicar em client_install_2010_4_1. exe

Clicar em Next

42

Clicar em Yes

Clicar em Next

43

Marcar a opo Vericat Clicar em Next

Clicar em OK

44

Clicar em cone do computador

Clicar em OK

45

Clicar em Finish B) INSTALAR O LANGUAGE

Acessar o SSH e fazer o download do arquivo Language Editor. Clicar em LanguageEditor_2010_4.exe

46

Clicar em Next

Clicar em Next

Clicar em Finish

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ADICIONAR PERMISSO PAR A O USURIO UFO P

Ao instalar o Virtua em novos computadores com Windows 7, favor adicionar o usurio UFOP para conseguir alterar os arquivos no bloco de notas na pasta C:\Arquivos de programas\VTLS\Virtua\Catalog\Validate

Ir em Meu computador Os (C:) Arquivos de Programas

Clicar com o boto direito na pasta VTLS Ir em Propriedades, ir abrir uma tela. Clicar em aba SEGURANA Clicar em EDITAR

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Clicar em Adicionar Clicar em Locais

Clicar em Localizar Agora, para listar os usurios Procurar por UFOP

49

Selecionar e clicar em OK. Abrir a tela Selecionar Usurios ou Grupos Clicar em OK

Na aba Segurana aparecer o usurio UFOP. Selecione-o e marque as caixas de permisso de CONTROLE TOTAL e MODIFICAR. Clicar em OK

50

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ATUALIZAO (COMPUTADOR COM A VERSO ANTERIOR DO VIRTUA)

A) INSTALAR O VIRTUA CLIENT

Acessar o SSH e arrastar a pasta Virtua para Meus Documentos Clicar uma vez no cone client_install_2010_4_1. exe Clicar novamente no cone client_install_2010_4_1 Marcar Modify

Clicar em Next

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Marcar Todas as opes Clicar em Next

Clicar em Finish

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B) INSTALAR O LANGUAGE

Acesse o SSH e faa o download do arquivo LanguageEditor. Clicar no cone LanguageEditor_2010_4.exe Clicar novamente no cone LanguageEditor_2010_4.exe

VERICAT

O Vericat.exe um programa de validao que possibilita validar automaticamente as tags, indicadores e subcampos do MARC, eles so salvos localmente ou na base de dados. O Virtua possibilita configurar suas prprias regras para validao de contedo MARC.

Na primeira instalao ao tentarmos salvar um registro, o mesmo solicita que indique onde o Vericat.exe est instalado na mquina.

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CRI AR AT ALHO

Aps a instalao do Virtua, criar um atalho na rea de trabalho para facilitar o acesso.

Na Barra de Tarefas da rea de Trabalho: Clicar em Iniciar Clicar em Programas Clicar em VTLS Clicar em Virtua Clicar em Enviar para Clicar em rea de trabalho (criar atalho)

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CONFIGURAO DO VIRTUA

Clicar em Atalho do Virtua Clicar em Configurar

56

Preencher os campos:

Nome da configurao: vtls01 Descrio: vtls01 Servidor: 200.131.208.160 TCP/IP Porta: 1111

Clicar em Aplicar Clicar em OK

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CONECT AR A BASE DO VIRT UA

Clicar em Atalho do Virtua Selecionar vtls01

Clicar em Conectar ao Sistema Preencher login e senha

OBS: Cada nov o usurio cadastra do no Virtua representa u ma nov a lice na de uso do software . Por iss o, o pe dido de cadas tro dev e ser feito pe los bib liotecrios na Coordenadoria Tcnica do SISBIN.

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CONFIGURAO D E BASES COOPERANT ES

1 PASSO - CONFIGURAR AS BASES COOPERANTES

Para exemplificar usaremos a LC. Abrir o Virtua Clicar em Arquivo Clicar em Fechar Conex o

Clicar em Nova Conexo

Clicar em ConfigurarNOVA Em seguida, preencher os campos conforme exemplo abaixo:

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Clicar em Aplicar Clicar em OK

2 PASSO: CONECTAR A BASE Z3950

Clicar em Atalho do Virtua Selecionar Um dos servidores disponveis Conectar

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Clicar em Ok

Conexo a partir da Base Local

Clicar em Arquivo Clicar em Nova Conexo

61

Selecionar Base desejada Conectar

Selecionar Convidado Clicar em OK

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OPES DE C AT ALOG AO

As Opes de Catalogao oferecem vrias alternativas para personalizar a sesso de catalogao no Virtua, a partir da definio de padres e escolha de um delimitador de subcampo, que possibilita especificar as tags, para que as mesmas no sejam exibidas ou copiadas. As configuraes definidas pelo SISBIN, devero ser aplicadas em cada computador com o Virtua instalado. Seguem abaixo:

Abrir o Virtua Clicar em Opes Clicar em Opes de Catalogao

Aparecer a seguinte tela:

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64

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66

67

C AT ALOG AO DE LIVRO S E MULT IMEIOS

Antes de iniciar a ca ta logao, ne cessrio conhec er os atalhos para as fun es do Virtua, conforme a tabela a baixo: OPES POR CONES

Funes

cone

Atalhos

Funo

Novo registro

Selecionar um mdulo para criar um registro MARC

Editar Registro Local

Selecionar um arquivo de registros locais a ser Editorado

Importar Registros

Importar registros do OCLC, outros utilitrios bibliogrficos, e arquivos locais.

Editar planilha

Selecionar uma planilha para Editar

Salvar em Disco

Salvar alteraes feitas em um registro local existente

Salvar Cpia na Base de Dados

Duplica um registro MARC e salva em uma determinada base de dados

Salvar na Base de Dados

F11

Salva o registro e cria entradas de ndices

Validar registro

Pesquisa OPAC

68

PESQUISAR ITEM NO VIRTUA

Clicar em cone

ou Clicar em Ttulo

Digitar Ttulo desejado sem artigos (Ex: O alienista, digitar alienista). Clicar em Pesquisar

TTULO J CADASTRADO NO VIRTUA

Conferir se a edio cadastrada no Virtua a mesma do item em mos. Caso todos os dados coincidam com o ttulo j catalogado, adicionar item.

Pesquisar Ttulo desejado; Clicar em Exibir ou Clicar em Registro Clicar em Exibir Registro Bibliogrfico Clicar em Item Clicar em Adicionar item

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A)

ADICIONAR APENAS 1 ITEM (LIVRO)

Ler Cdigo de barras Indicar Classe do item Cpia Digitar 1 Nmero de ChamadaIncluir ou complementar Clicar em Salvar Clicar em Atualizar

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B)

INSERIR MAIS DE 1 ITEM (LIVRO)

Ler Cdigo de barras Indicar Classe do item Cpia Digitar 1 Nmero de ChamadaIncluir ou complementar Marcar Criar Mltiplos Itens, Incrementar N da Cpia, Incrementar Cd. Barras e Salvar Cpias Digitar Nmero de exemplares correspondentes Clicar em Salvar Clicar em Atualizar

72

ATENO: - O sistema criar automaticamente o nmero de cpia e cdigo de barras dos itens seguintes. - A Aba Criar mltiplos Itens S PODE SER UTILIZADA QUANDO OS NMEROS DE ITENS FOREM SEQENCIAIS. Ex.: 1000045366 at 1000045370 (5 exemplares)

M ULT IMEIOS

A incluso de itens para multimeios (Partituras, CD-Rom e etc.), seguem os mesmos procedimentos para livros, com a necessidade de alterar os campos Classe do Item e Localizao. Para exemplificar, usaremos aqui o CD-ROM, para os demais suporte usar as opes no campo Classe do Item da tela Informaes do Item: C) ADICIONAR 1 ITEM (MULTIMEIOS)

Pesquisar Ttulo desejado; Clicar em Exibir ou Clicar em Registro Clicar em Exibir Registro Bibliogrfico Clicar em Item Clicar em Adicionar item
73

Ler Cdigo de barras Indicar Classe do item Localizao OBRA MDIA ELETRNICA (no caso de CD-ROM) Cpia Digitar 1 Nmero de ChamadaIncluir ou complementar Clicar em Salvar Clicar em Atualizar

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D)

INSERIR MAIS DE 1 ITEM (MULTIMEIOS)

Ler Cdigo de barras Indicar Classe do item Localizao OBRA MDIA ELETRNICA (no caso de CD-ROM) Cpia Digitar 1 Nmero de ChamadaIncluir ou complementar Marcar Criar Mltiplos Itens, Incrementar N da Cpia, Incrementar Cd. Barras e Salvar Cpias Digitar Nmero de exemplares correspondentes Clicar em Salvar Clicar em Atualizar

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TTULO NO CADASTRADO NO VIRTUA

IMPORTAR REGISTROS DA FGV

O primeiro passo verificar se os Pop ups esto desbloquados: Clicar em Painel de Controle Clicar em Opes de Internet Clicar em Nvel personalizado de Download Clicar em Miscelnea Clicar em Desabilitar Iniciando aplicativo no seguro e outras funes que possam interromper o download dos registros.

Em seguida

Fazer Login Rede Bibliodata Clicar em Consulta on-line Clicar em Catlogo coletivo Pesquisar Ttulo desejado

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Selecionar Registro Clicar em Copiar Clicar em Salvar

Clicar em Salvar Gravar em C:\ CatBib\Transf Abrir CatBib Aparecer o seguinte aviso:

Clicar em Sim

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Selecionar os arquivos desejados Clicar em OK Abrir o arquivo Clicar em Editar Fazer as alteraes necessrias Clicar em Validar (caso ocorra um erro verificar o campo indicado) Clicar em Gravar alteraes

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T RANSFERNCI A D E ARQ UIVO S C ATBIB PARA FGV

EXPORTAR REGISTROS PARA FGV

Abrir Base CatBib Clicar em Exportar Selecionar Arquivos para Exportao Clicar em OK Selecionar Arquivo para exportao (de acordo com o cd. da biblioteca). Ex. OP24731 Guardar o nmero do arquivo gerado. Marcar Opo Com PCS Clicar em Exportar

Clicar em OK
1

Vale lembrar que os Cdigos de Exportao no CatBIB seguem as sublocations de identificao das

bibliotecas no Virtua, em uma ordem crescente de numerao, para facilitar a identificao dos registros gerados e a elaborao de relatrios de cooperao, conforme tabela na pgina 30.

79

OBS: Na tela abaixo, clicar em Cancelar, para no apagar os registros da base, e facilitar a conferncia, caso seja necessrio fazer alguma correo. Os arquivos so excludos aps o processamento na Rede Bibliodata e a exportao para o Virtua.

80

Acessar Rede Bibliodata Clicar em Servios Clicar em Transferncia de arquivos Clicar em Exportar arquivos

81

Clicar em Procurar Clicar em C:/Arquivos de Programas Catbib Export Clicar em Arquivo criado (extenso .CC)

Aparecer mensagem confirmando o envio.

82

CONFERNCIA FILA DE CATALOGAO

Clicar em Fila de Catalogao Conferir Arquivo enviado e o Status (Transferido e Processado)

Verificar Status Processado e se h erro (Ret)

83

Aparecer a janela com Download do arquivo Clicar em Abrir

Verificar qual o erro (Registro existente no possvel inserir; Registro no existe, no possvel alterar; Tag 997: biblioteca Y invllida para usurio tal; e etc.).

Abrir Base Catbib Fazer as alteraes necessrias Reenviar o registro, conforme os passos das pginas 79 a 82.

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IMPORTAR REGISTROS CATBIB PARA VIRTUA

Clicar em cone Clicar em Registros

ou Clicar em Arquivo

Clicar em Importar Registros; Clicar em Configurar

Buscar arquivo em Nome do Arquivo na pasta C:\CatBib\Export Selecionar arquivo Extenso .BK Selecionar Conjunto de Caracteres Windows Latin 1 Selecionar Formato MARC 21 Opes de Destino Abrir no Editor MARC ou Salvar na Base de Dados Clicar OK Clicar em Iniciar

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Fazer as alteraes nos registros Clicar em F11 ( teclado), se tiver mensagens de erro, fazer as correes e salvar F11.

Para cada arquivo a ser copiado, deve-se clicar na caixa: Importar Registros Parar Reiniciar

86

Clicar em YES, para confirmar.

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ERRO S DE VALIDAO D O REGI ST RO

Os erros de validao referem-se configurao do Virtua de acordo com os padres do Formato MARC, definidos pela Coordenadoria Tcnica do SISBIN. A validao visa adequar cada computador aos padres definidos pelo SISBIN. Geralmente feita medida que a base comea a ser alimentada, aps a instalao do Virtua em cada mquina.

88

A validao feita fora do Virtua, na pasta Validate. Clicar em cone Meu Computador Clicar em Disco Local C:

Clicar em C:\Arquivos de programas

89

Clicar em VTLS

Clicar em Virtua

90

Clicar em Catalog

Clicar em Validate

91

Clicar em Arquivo indicado na janela Erro de Validao no Virtua (Ex: vtlsbimo.val)

92

Selecionar a linha com o campo indicado na janela Erro de Validao no Virtua, neste caso campo 090, subcampos c, d, e.

Clicar em Arquivo Clicar em Salvar

Voltar ao Virtua e salvar o registro

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T T ULO NO C ADASTRADO VIRT UA E FGV

Quando o ttulo a ser catalogado no consta no Virtua e na Rede Bibliodata, consulte outras bases cooperantes. Usaremos como exemplo a Base da LC, conforme a seguir: 1 PASSO - DEFINIR A BASE PRINCIPAL

Clicar emArquivo Clicar em Lista de Conexes

Marcar Base Cooperante Clicar em Definir principal Clicar emFechar

OBS: A Base Cooperante dever figurar como Principal.

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2 PASSO - PESQUISAR NA BASE COOPERANTE

Clicar em Pesquisa Clicar em Palavra chave

Pesquisar Autor e/ou ttulo

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Caso aparea o aviso Warning, ignorar Clicar emOK

Abrir Editor MARC (Com o boto direito do mouse) Clicar em Salvar em Trans do CatBib com extenso .Rec

OBS.: Pode-se criar uma pasta para reunir estes arquivos. As etapas descritas acima constituem uma alternativa de acesso ao Catlogo da LC. No entanto, h outro modo de acessar a base conforme pginas 107 a 108.

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3 PASSO - TRABALHAR OS REGISTROS PARA A BASE LOCAL

Trabalhar os registros no Cat Bib conforme pginas 76 a 78. Importar para a FGV e o Virtua conforme pginas 79 a 82.

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IMPO RT AR R EGIST RO B N

Acessar Consrcio Eletrnico de Bibliotecas: http://consorcio.bn.br/consorcio

Clicar Login e Password OBS: Solicitar cadastro de usurio e senha para a Biblioteca na Coordenadoria Tcnica do SISBIN.

Clicar em Conectar para entrar no catlogo da Biblioteca Nacional.

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Aparecer a seguinte tela:

Clicar em Livros (para iniciar a importao de dados).

Pesquisar registro 1. Busca simples por autor ou ttulo Utilize a aba aberta e clique na seta direita.

2. Para outras pesquisas utilize os demais ndices disponveis. Clique no ndice desejado

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3. Preencha o campo Inicie a busca com. Aqui usamos como exemplo o ttulo Quincas Borba.

4. Clicar em Procure, para visualizar o resultado da pesquisa:

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Clicar em Ttulo mais adequado para a sua busca:

5. Selecionar cone a obra selecionada para importao Abrir Caixa de seleo:

OBS: O cone mudar de cor, laranja para cinza. 6. Abra Caixa de seleo (para visualizar o ttulo selecionado para importao).

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7. Selecionar Opo MARC Z39.2 (acentuao ANSI) para a importao Clicar em Salvar seleo

8. Entrar em Sua rea de Trabalho para importar

9. Abrir Tela de download. Salvar em Pasta de arquivo Transfer do CatBib

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10. Clicar em ndice para recomear uma nova pesquisa ou cone para finalizar a seo.

Importar registro para Catbib Clicar em cone importar arquivo. Aparecer a tela de importao de arquivo.

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Retirar Opo com PCS Localizar Pasta com os dados importados da BN Marcar Opo todos os arquivos para visualiz-los. Marcar Arquivo desejado Clicar em Abrir

Clique em Importar OBS: Informe se quer apagar ou no a base do CatBib, antes de importar os dados, conforme pgina 80.

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Selecionar Registros para importao Clicar em OK

Aparecer a seguinte tela:

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Abra o registro e faa as devidas alteraes, antes de importar para a Rede Bibliodata e o Virtua de acordo com a pgina 80.

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IMPO RT AR R EGISTROS LC

Acessar Catlogo da Library of Congress: http://catalog.loc.gov/cgi-bin/Pwebrecon.cgi?DB=local&PAGE=First

Clicar em Basic Search (Pesquisa Bsica) Digitar Texto para a busca Escolher Tipo de pesquisa (ttulo, autor, assunto, ISBN, etc.) Clicar em Begin Search (Iniciar a Pesquisa) Clicar em Autor para escolher a obra

Marcar Ttulo desejado para importao Marcar Op o MARC (non-Unicode/MARC-8) Clicar em Press to save or Print, para salvar o arquivo.

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OBS: Abrir uma pgina para download Salvar Arquivo na pasta Transfer do CatBib para importar os dados Clicar em New Search para realizar uma nova pesquisa

Siga as etapas descritas para importao da BN, conforme as pginas 103 a 106.

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IMPLANTAO DIRETA NO CATBIB

Abrir a Base CatBib Clicar em Novo

Selecionar Planilha (de acordo com o tipo de material em mos. Ex: Livros) Clicar em OK

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Clicar em Leader

OBS: Consulte o Manual da Rede Bibliodata, para verificar se o Leader est configurado corretamente e siga as etapas descritas nas pginas 33 e 34.

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Clicar em OK

Clicar em Novo nmero de controle

OBS: Solicite a seqncia numrica do Nmero de Controle na Coordenadoria Tcnica do SISBIN.

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Clicar em Boto Editar do campo 008

Nesse campo constam os dados fixos, de acordo com as regras do Formato MARC. Preencha os campos variveis de acordo com o Manual da Rede Bibliodata.

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NM ERO DE CHAM AD A

O nmero de chamada o endereo do livro, que serve para localiz-lo na estante, aquele que consta nas etiquetas coladas na lombada dos volumes (livros, teses, eventos etc.), e por ele que tambm so elaborados relatrios.

A correta elaborao do nmero de chamada imprescindvel para que tenhamos o controle das obras existentes nas bibliotecas da UFOP.

A elaborao do nmero de chamada seguir as etapas:

PREENCHIMENTO DO CAMPO 090 DA FICHA MARC

Campo 090

Indicador 1

Indicador 2

Sub-campo \a CDU \b CUTTER \c DATA

- \a indica o assunto de acordo com a CDU - \b indica o nome do autor de acordo com a Tabela Cutter - \c corresponde a data da edio do livro, as reimpresses sero indicadas em Notas pblicas na opo Adicionar Item. - O \d no ser utilizado, porque suas informaes referem-se forma e a coleo, que j so descritas na ficha MARC no campo 300 (Descrio fsica) e 695 (Assunto local), e na janela de Informaes do Item, na qual so indicadas a Classe do item (forma), a Localizao (Coleo e Biblioteca a qual pertence) e a Localizao Atual (Sala ou outra Biblioteca onde est armazenado).

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CUTTER

necessrio estabelecer a verso padro da Tabelas Cutter entre as bibliotecas da UFOP. Por isso, utilizaremos o Dewey Cutter Program, um software gratuito da OCLC, que fornece um cdigo em nmeros para indicar a autoria de uma obra. Este programa apresenta dois tipos de tabelas: OCLC Four-Figure Cutter Tables e a Cutter Four-Figure Table and Cutter-Sanborn Four-Figure Table.

Para baixar o programa acesse o site: http://www.oclc.org/dewey/support/program/

Clicar em Download now

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Clicar em I Accept Clicar em Download

Clicar em Cutter 110.exe.

Outra opo procurar o arquivo baixado em D:\Meus Documentos\Downloads ou localizar o arquivo no menu iniciar do Windows em pesquisar\arquivos ou pastas

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Clicar em OK

Clicar em Executar

117

Clicar em Next

Clicar em Yes

118

Clicar em Next

Clicar em Next

119

Clicar em Next

Clicar em Finish

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ATENO: Usar a opo Cutter Sanborn Four-Figure Table conforme ilustrado abaixo:

Insira o nome do autor e transcreva a letra inicial maiscula e os 3(trs) nmeros subseqentes, conforme o exemplo para obras de autoria de Jorge Amado:

ADICIONAR ITEM

Verificar as orientaes contidas nas pginas 67 a 72.

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REIMPRESSES

Nos casos de reimpresso, deve-se indicar no nmero de chamada do item a data correspondente ao ano de reimpresso da obra, para facilitar a localizao do exemplar nas estantes.

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Complemente essa informao na guia Notas. Preencha o campo Notas pblicas com base no texto indicado a seguir:

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GERAO DE ETIQUETAS

Ao gerar a etiqueta de nmero de chamada, deve-se considerar que ele traduz o ponto de vista daquela biblioteca ao catalogar livro, mapa, obra rara ou multimeios (CD, CDROM, DVD e etc). Cabe ao bibliotecrio indicar aos auxiliares o nmero de chamada que identificar aquele material na biblioteca sobre a sua responsabilidade, caso seja livro, transcrever a lpis na folha de rosto, caso seja mapa, obra rara ou multimeios, anexar um lembrete ao kit ou embalagem.

tarefa do bibliotecrio, definir quais as informaes sero transcritas na etiqueta do nmero de chamada, de modo a facilitar a localizao dos itens na biblioteca sob sua responsabilidade. A etiqueta dever ter as seguintes informaes bsicas para identificao do item (CDU, CUTTER e DATA), e se o bibliotecrio julgar necessrio, as seguintes informaes complementares (N da edio, se no for a primeira, a Forma do material, o N do volume, e/ ou o N do exemplar).

Vale lembrar que o alinhamento sempre esquerda. Ex: CDU CUTTER ANO Edio Forma Volume Exemplar 378.4(815.1) C331e 2002 2. ed. Ex. 1 792:78(043.2) F866b 2004 Tese 517.2/.3 L269c 1970 v. 1

OBRAS SEM DATA DE PUBLICAO

Nos casos em que a obra no apresentar a data de publicao, a etiqueta trar as informaes bsicas para identificao do item (CDU e CUTTER), e as informaes complementares (N da edio, se no houver, o N do volume, e/ ou o N do exemplar).

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CDU CUTTER Edio Volume Exemplar

Sobre fonte, tamanho e cor, para gerao de etiquetas, ver o prximo tpico.

IMPRESSO DE ET IQUET AS

necessrio padronizar o tipo de fonte, cor e tamanho das etiquetas de nmeros de chamada nas bibliotecas da UFOP. Por isso, optou-se pelo padro definido pela BIBICHS: Classificao: Times New Roman (Normal, 14, Negrito) Espaamento simples; Cdigo de Barras: Times New Roman (Normal, 8, Negrito) Espaamento simples; Colunas: 3cm (altura) x 4,5cm (largura);

32(81) S163p 1983 Ex. 04

Biblioteca ICHS/UFOP

O SISBIN utiliza o software gratuito Bar-One para criao de layouts de etiquetas para impressoras.

O Bar-One est disponvel para download no SSH. Instale-o e siga as etapas descritas a seguir.
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Clicar em C: Clicar em Atalho para B1Lite.exe.

Clicar em Registrar um documento

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Clicar em EtiquetasCodBarlivros.Lab Clicar em Abrir

Clicar em Cdigo de barra, uma vez com o boto direito do mouse

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Clicar em Propriedade

Clicar em Dados, substituir a numerao para o cdigo desejado Validar

Validar

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Clicar em Cdigo de barra, 2(duas) vezes com o boto direito do mouse Copiar e colar Folha de etiquetas junto a chamada.

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EXCL UI R REGIST RO

Pesquisar Registro a ser excludo (por ttulo, autor e etc.); Verificar se existe item associado Excluir item(ns) Atualizar

Clicar em Editar ficha Marc Clicar em Arquivo Excluir Registro da Base de Dados

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C AT ALOG AO DE PERIDICOS

No caso de peridicos, necessrio fazer a catalogao dos ttulos e das respectivas colees. Deve-se proceder da mesma forma para livros e multimeios, realizar a

pesquisa do ttulo de peridico desejado no Virtua. Siga as instrues para cada caso, dependendo do resultado da busca:

T T ULO J CADASTR ADO NO VIRT UA

ADICIONAR ITEM (PERIDICO)

Pesquisar Ttulo de peridico desejado Clicar em Colees Selecionar Sublocation da biblioteca onde est a coleo

Clicar em Adicionar item

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Preencher Campos: Cdigo de barras, Classe do item, #Chamada e Unidades:

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OBS: No campo Regras de Circulao, verificar se h emprstimo de peridicos na biblioteca e por quanto tempo e selecionar o nmero de dias. Caso o emprstimo no seja permitido, marcar Emprestar por 0 (zero) dias e desabilitar a opo Aceita Solicitao, para mudar o status do item para No Circulante.

As bibliotecas do SISBIN no classificam as colees de peridicos por assunto, por isso, a opo Nmero de Chamada s trs a indicao: Peridico.

T T ULO NO C ADAST RADO NO VI RTUA

Os novos ttulos de peridicos so catalogados usando o Catbib e posteriormente o registro bibliogrfico da ficha MARC enviado para a base do Virtua, de acordo com as instrues da pgina 76.

Caso o ttulo do peridico esteja cadastrado na Base do Bibliodata (FGV), importar o registro da FGV, de acordo com a orientao apresentada na pgina 73.

No momento da edio da planilha no Catbib, quando so feitas as alteraes necessrias, verificar os seguintes campos MARC:

022 ISSN; 029 \a Cdigo do peridico no CCN. OBS: Para obter o Cdigo do peridico no CCN, acesse: Http://ccn.ibict.br/busca.jsf

TTULO NO CADASTRADO NO VIRTUA E NA FGV

1. Caso o ttulo no se encontre no Bibliodata, fazer a implantao do peridico de acordo com as orientaes da pgina 106. Selecionar Peridicos, na opo de planilha:

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Ao preencher os campos variveis do MARC, no se esquecer de preencher os campos: 022 ISSN; 029 \a Cdigo do peridico no CCN.

2. A catalogao das colees feita diretamente na base do Virtua, utilizando a planilha do MARC Holdings. Na tela do ttulo do peridico (aba Ficha), clicar no boto direito do mouse e selecionar Criar registro de coleo, como mostrado no exemplo abaixo:

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Preencher os campos MARC 008, 029 (Cdicos CCN), 852 (Sub-location Peridico) e 866 (Dados da Coleo). Ver exemplo abaixo:

Os procedimentos para transcries de colees foram atualizados pela equipe do CCN em 2012. O arquivo com as novas regras est disponvel no SSH.
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Ateno ao preencher a Ficha MARC Holding (Colees):

Campo Indicador 1 Indicador 2 Sub-campo

029

\a n peridico no CCN \b n biblioteca no CCN

Os cdigos das Bibliotecas da UFOP no CCN so:

BIBLIOTECA INSTITUTO DE CINCIAS HUMANAS E SOCIAIS (ICHS) INSTITUTO DE FILOSOFIA E ARTES (IFAC) INSTITUTO DE CINCIAS EXATAS E BIOLGICAS (ICEB) ESCOLA DE NUTRIO (ENUT) ESCOLA DE FARMCIA (EFAR) ESCOLA DE MINAS (EM) DEPARTAMENTO DE GEOLOGIA E MINERAO (DEGEO/DEMIN) OBRAS RARAS DA ESCOLA DE MINAS (ORAR) INSTIUTO DE CINCIAS EXATAS E APLICADAS (ICEA) CENTRO DE EDUCAO ABERTA E DISTNCIA (CEAD) DEPARTAMENTO DE MSICA (DEMUS) DEPARTAMENTO DE CINCIAS MDICAS (MEDICINA) INSTITUTO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS (ICSA)
Campo Indicador 1 Indicador 2 Sub-campo

CDIGO 005363-5 005364-3 005362-7 005365-1 000180-5 005366-X 005387-2 017804-7 011623-8 021700-X 021699-2 018143-9 017411-4

866

\a dados da coleo \x n biblioteca CNN \z n peridico CCN

OBS: Instrues sobre separatas e entrada analtica sero tratadas no Manual de Catalogao de Peridicos.

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CONT AT OS

Para dvidas gerais sobre catalogao: Grupo de Catalogao do SISBIN catalogacao@sisbin.ufop.br

Para cadastro de usurios, pedidos de senhas, dvidas sobre os sistemas: Coordenadoria Tcnica do SISBIN Luciana Matias 3559-1314 tecnica@sisbin.ufop.br

Para dvidas sobre os cabealhos de autoridade e assunto: Controle de Qualidade da Base Sione Galvo Rodrigues 3559-1910 qualidade@sisbin.ufop.br

Para solicitar cdigos de barras de livros, multimeios e peridicos: Secretaria do SISBIN Maria Madalena Correia 3559-1501 sisbin@sisbin.ufop.br

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REFER NCI AS

CATALOGO COLETIVO NACIONAL. (ccn@ibict.br) Procedimento para transcrio de colees. 2012. Mensagem recebida por bibraras@sisbin.ufop.br em 3 dez. 2012. INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAO EM CINCIA E TECNOLOGIA. Catlogo Coletivo Nacional de Publicaes Seriadas. Manual de Operao: verso 2.0. Braslia: IBICT, CCN, 2002. FUNDAO GETLIO VARGAS. Manual da Rede Bibliodata. Rio de Janeiro: FGV, Bibliodata, 2001. 121 p. UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO. Sistema de Bibliotecas e Informao. Rotina de Catalogao. Ouro Preto: Coordenadoria Tcnica do SISBIN, [2000]. Apostila.

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