Anlise da Aplicao Informtica: SIFARMA

(Documento adaptado de trabalho realizado por Pedro Ivo Mota, Maro 2004)

ndice

1. Identificao da Aplicao Escolhida ................................................... 2 2. Descrio do Contexto de Utilizao...................................................... 3 3. Articulao com outras aplicaes....................................................... 4 4. As encomendas ................................................................................... 4 5. Classificao da Aplicao ................................................................... 4 6. Papel Desempenhado pela aplicao na organizao .......................... 5 6.1 Sistemas Viveis ................................................................................. 5 6.2 Conhecimento Organizacional ............................................................. 6 6.3 Processo de Tomada de Deciso.......................................................... 7

1.

Identificao da Aplicao Escolhida

1. Nome Comercial SIFARMA 1.1 1.2 Verso Actual 7.3 Plataforma Tecnolgica Windows95/98/NT Base de Dados Oracle 1.3 1.4 1.5 Ano de Lanamento 1987 N de Instalaes Activas 1989 Principais Caractersticas O SIFARMA nasceu h 15 anos fruto da tentativa de facilitar a actividade farmacutica, no que dizia respeito unicamente ao processamento de vendas. Ao longo dos anos, esta aplicao foi sofrendo uma evoluo gradual que lhe permitiu manter-se na vanguarda de aplicaes farmacuticas, quer no que diz respeito resposta s necessidades crescentes das farmcias, quer no que concerne s novas tecnologias, linguagens de desenvolvimento e respectivas plataformas. Vendas Encomendas Facturao Organizao automtica de receitas em lotes de 30 Integrao de receitas devolvidas Gesto automtica de sequencia de lotes Facturao detalhada Aprovar encomendas Enviar encomendas a fornecedores Processar a sua recepo Gesto de Bnus de fornecedor Gesto de devolues a fornecedores e a sua regularizao nos stocks Comunicao a fornecedores via modem ou rdis Actualizao de Stocks Gerao de Encomendas Incremento de facturao a entidades Registo de valores em caixa

Emisso mensal de: o o o o o o Verbetes de identificao de lote Resume de letras Factura a entidade Documento para ANF Guia de Proveitos Relao mensal de produtos de protocolo

Fim do dia Emisso de documentos internos contabilsticos Documentos emitidos diariamente o o o o o Inventrios Listagem de inventrio Preparao de inventrio Produtos sem consumo Prazos de Validade Contagem fsica Recolha de quebras Gesto de produtos Estatsticas Lista de produtos vendidos Dirio de gesto Detalhe de vendas Talo recapitulativo dirio Lista de irregularidades de movimentos dirios com correco automtica de

Regularizao

movimentos relacionados.

2. Descrio do Contexto de Utilizao

O Sifarma uma aplicao desenvolvida para a gesto diria de uma farmcia, no que diz respeito a entrada e sada de mercadoria e todas as tarefas com ela relacionadas, no tendo como o objectivo a gesto a outros nveis como sejam a gesto de pessoal, tesouraria e outros. Assim o Sifarma faz a gesto do produto desde a sua entrada at a sada e de acordo com as suas especificidades (se ou no medicamento de venda livre, se ou no para-farmacia, se ou no psicotrpico), gerando stocks mnimos e mximos e de acordo com as sadas prope encomendas para aprovao posterior pelo responsvel. Para alem disso faz tambm a gesto dos prazos de validade e a etiquetagem de produtos de venda livre cujos cdigos de barras no vem nas embalagens. sada do produto temos a possibilidade de fazer vrios tipos de venda de acordo com o tipo de cliente, de acordo com o tipo de organismo a que o cliente pertence e temos ainda a possibilidade de imprimir etiquetas de prescrio para o receiturio, simultaneamente e se o programa estiver parametrizado para isso (depende da permisso do utilizador) possvel ver contra-indicaes e interaces medicamentosas da venda que se esta a efectuar.

No BackOffice possvel tirar algumas estatsticas interessantes do ponto de vista da gesto como sejam: Sazonalidade de produtos Horrios de maior afluncia Produtos mais vendidos Peso dos diferentes organismos no volume de facturao Vendas por empregado

3.

Articulao com outras aplicaes

O Sifarma uma aplicao estanque e como tal at ao momento no articulvel com outro tipo de aplicaes, tanto mais que no modulvel do ponto de vista comercial.

4. As encomendas
A funcionalidade escolhida para este trabalho Encomendas. Como atrs foi referido depois de parametrizada a aplicao do ponto de vista de cdigos de produtos, cdigos de arrumao, definio de stocks mnimos e mximos, prazos de validade e fornecedor de eleio para cada produto (o numero mdio de referncias actualmente existentes numa farmcia ronda os 7000) a aplicao gera as prprias encomendas. Estas so analisadas pelo menos duas vezes por dia pelo responsvel das compras e depois de feito o ajuste necessrio enviado para o fornecedor/distribuidor por modem em horrios estabelecidos para o efeito.

5. Classificao da Aplicao
De acordo com o SIBC (sistemas de informao baseados em computador) podemos classificar o Sifarma de acordo com a tabela: Sigla CIS MIS TPS DSS MSS CIM Help Desk SIBC Sistema de Interaco com o Cliente Sistema de Informao de Gesto Sistema de Processamento de Transaces Sistema de Suporte deciso Sistema de Suporte gesto Sistema Inteligente de Inventrio Sistema de Help desk

Classificamos desta forma a aplicao j que ela nos permite ter um histrico dos clientes da farmcia e suas aquisies, uma rotatividade dos produtos, uma taxa de afluncia ao estabelecimento, volumes de facturao e histrico de vendas (CIS;MIS;DSS;MSS;CIM;TPS). Na realidade esta aplicao permite coisas to dispares como a ajuda ao funcionrio se este tem dvidas, por exemplo quanto s interaces medicamentosas dos produtos que esta a vender, ou

se o produto existe ou no no mercado, quais os seus princpios activos etc., permite na realidade ter um Help Desk sempre actualizado (o sistema avisa quando h novas actualizaes do Dicionrio disponveis).

6. Papel Desempenhado pela aplicao na organizao

6.1 Sistemas Viveis Se so cinco as funes para considerar um sistema vivel, do meu ponto de vista o Sifarma contempla-as todas a saber: 1. Unidade Produtiva: O sifarma foi produzido por uma entidade que congrega um grande nmero de farmcias e antes de ser instalado em todas as farmcias associadas foram estabelecidas protocolos com farmcias pioneiras. Hoje em dia todas as farmcias podem sugerir alteraes que a ANF (Associao Nacional de Farmcias) averigua da sua pertinncia e exequibilidade. Para alem disso podemos e devemos considerar reas de operaes os diferentes postos de venda onde os produtos so transaccionados 2. Coordenao: A coordenao para alem de ser feita por cada um dos membros da ANF por via de sugesto de novas funcionalidades e controlo de anomalias dentro da arquitectura do sistema temos uma maquina que faz a coordenao dos postos de venda e onde s nela se podem aceder a alguns mdulos como sejam as encomendas e os inventrios por exemplo. 3. O controlo de facturao vendas e stocks feito num equipamento de BackOffice apenas por pessoal autorizado que colecta dados dos pontos de venda. 4. Intellingece ou seja feedback entre o ambiente exterior e o da organizao assegurado pelo registo dos clientes e as suas visitas farmcia bem como os seus consumos. 5. Definio de politicas. Da anlise dos consumos e da anlise de bnus dados pelos fornecedores podemos por exemplo estipular politicas de compras para determinados produtos.

6.2 Conhecimento Organizacional O conceito de conhecimento organizacional, definido como tudo aquilo que os agentes organizacionais necessitam de saber para levar a bom porto as suas organizaes o que esta subjacente a esta anlise. Segundo Bunge este conhecimento pode ser comportamental (saber fazer), perceptual (o que se obtm pela percepo) e conceptual (resultante da capacidade de pensar).

Do ponto de vista do conhecimento comportamental no me parece que o Sifarma se enquadre nem to pouco ser este o objectivo da aplicao, j do ponto de vista perceptual este sim o conhecimento dominante da aplicao, tanto mais que foi com este objectivo o de saber o estado/situao da organizao e do seu ambiente envolvente que ela foi concebida. So disso exemplo o recurso a armazenamento de dados, a utilizao de leitores de cdigos de barras. Se verificarmos no ponto cinco deste trabalho notamos uma classificao enquadrada maioritariamente neste tipo de conhecimento MIS, TPS e CIM. No que diz respeito ao conhecimento conceptual resultante portanto da aplicao de mecanismos de raciocnio ao conhecimento perceptual pode no Sifarma assumir vrias formas como sejam: Anlise de final do dia Analise de horrios de maior ou menor afluncia Anlise de Stocks Anlise Estatsticas

6.3 Processo de Tomada de Deciso Como classifiquei o Sifarma tambm como um help desk parece-me pertinente explicar o papel da aplicao segundo esta perspectiva. Nesta aplicao possvel identificar contra indicaes medicamentosas, avaliar e propor alternativas. Por exemplo um doente hemoflico que leva uma prescrio para a sua patologia de base e que entretanto se queixa de cefaleias e pede uma caixa de aspirinas o sistema alerta de imediato para esta grave contra-indicao e possvel pesquisar e propor alternativas. Esquematicamente:

D eteco na venda de uma contra indicao

Pesquisa de Alternativas no Dicionrio disponivel

Avaliao de alternativas

Acompanhamento

Informao ao Utente / mdico

Escolha de novo frmaco pelo Farmacutico