Resumo Aula

C e n t r o U n iv e r s it r io A m p a re n s e
UNIO DAS INSTITUIES DE SERVIO, ENSINO E PESQUISA LTDA - UNISEPE CENTRO UNIVERSITRIO AMPARENSE - UNIFIA
Rod. Joo Beira SP 95 - KM 46,5 Bairro Modelo Caixa Postal 118 CEP: 13905-529 Amparo - SP (19) 3907-9870 e-mail: unifia@unifia.edu.br site: www.unifia.edu.br
PRTICA PROFISSIONAL
ANOTAES DE AULA
Prof. Mrio Srgio Lopes Fontana 1 Sem -2012
BIBLIOGRAFIA BSICA
ANTHONY, Robert N.; GOVINDARAJAN, Vijay, Sistemas de Controle Gerencial. So Paulo: Atlas, 2002 GIL, Antonio de L., Sistemas de Informao ContbilFinanceira, 2 ed., So Paulo: Editora Atlas,1995. OLIVEIRA, E. Contabilidade Informatizada, 10 ed., So Paulo: Editora Atlas, 1997
BIBLIOGRFICA COMPLEMENTAR
GITMAN, Lawrence W., Princpios de Administrao Financeira. 4 ed. So Paulo: Editora Harbra, 1998. FIPECAFI. Manual de Contabilidade das Sociedades por Aes, 5 ed., So Paulo: Atlas, 2000.
OBS: ESTE MATERIAL QUE ESTAR DISPONIVEL NO PORTAL TRATA-SE MERAMENTE DE ANOTAES DE AULA E NO SUBSTITUI A BIBLIOGRAFIA ACIMA INDICADA QUANTO A SEU CONTEDO.
CONTEDO PROGRAMTICO
A profisso do contador Regulamentao do profisso Atribuies privativas do contador Cdigo de tica Competncias e habilidades necessrias Sistemas de informaes Classificao das informaes Redes Segurana da Informao. Princpios Ataques e ameaas aos sistemas Forma de proteo Sistemas e programas mais utilizados. Estudo e anlise dos programas
Captulo 1 A profisso do contador
Captulo 2 A profisso do contador no Brasil A contabilidade foi a primeira profisso regulamentada no Brasil. Ela surgiu com a criao do ensino comercial, em 1931, viabilizando os negcios e acelerando o desenvolvimento econmico. Porm, como no existia o curso superior de cincias contbeis, muitos profissionais no tinham conhecimentos tericos e tcnicos suficientes para detectar os problemas de uma empresa e recomendar suas solues. Visando solucionar isto, foi criado em 1945, o curso de cincias contbeis, que disponibiliza sociedade um profissional capaz de compreender as questes tcnicas, cientficas e econmicas que determinam a resoluo de tais problemas de forma mais eficaz. Assim, a contabilidade passou a dar mais respaldo aos gestores e profissionais de cargos administrativos para proporcionar a "sade financeira" de seus empreendimentos. O que ser contador? Contador o profissional que lida com a rea financeira, econmica e patrimonial. Ele responsvel pela elaborao das demonstraes contbeis e pelo estudo dos elementos que compem o patrimnio monetrio das companhias. Para o contador, cada nmero tem seu significado, tudo importante, pois cada dado que ele avalia traduz a representatividade dos negcios de uma empresa. Com isso, ele recomenda as atitudes a serem tomadas que visem solucionar problemas financeiros. Deve sempre estar atualizado com as leis que regem o patrimnio das pessoas jurdicas (empresas), bem como s datas e prazos das obrigaes fiscais e interpretar corretamente os dados coletados, para assim adotar os procedimentos necessrios para o crescimento da empresa ou instituio. Quais as caractersticas necessrias para ser contador? muito importante, na profisso de contador, exercer a profisso com tica, diligncia e honestidade. O contador tem acesso a inmeras informaes privilegiadas das organizaes, sendo indispensvel o sigilo das mesmas, cabendo ao contador um contnuo cargo de confiana e respeito dentro da organizao. Alm disso, o contador deve ter as seguintes caractersticas: Gostar de clculos matemticos
Ser organizado
Ser tico Gostar e ter o hbito da leitura Ateno a detalhes Ter viso dimensionada Ter planejamento de trabalho definido Postura crtica Segurana diante de problemas Ser flexvel
Qual a formao necessria para ser um contador? O estudante que deseja ser um contador deve prestar vestibular para o curso de Cincias Contbeis - Bacharel, que tem durao de quatro anos. Ainda, se ele quiser dar aulas em faculdades do curso em questo, deve escolher a opo Cincias Contbeis - Licenciatura, que tambm tem durao de quatro anos. Durante o curso de graduao, o aluno vai adquirir conhecimentos para exercer as funes tcnicas de registro e elaborao das demonstraes contbeis e tambm conhecimentos acadmicos. Estes proporcionaro o estudo das causas e efeitos que determinado fato provoca sobre o patrimnio de uma empresa, visando sua soluo.
Principais atividades organizao e execuo de servios de contabilidade em geral
escriturao dos livros de contabilidade obrigatrios, bem como de todos os necessrios no conjunto da organizao e levantamento dos respectivos balanos e demonstraes percias judiciais e extrajudiciais reviso de balanos e de contas em geral, reviso permanente de escritas financeiras das empresas
assistncias aos Conselhos Fiscais de sociedades annimas s quais pode pertencer dar aulas para o curso de Cincias Contbeis
Parmetros da atuao do Contador Normativas a serem seguidas pela Auditoria Legislaes especficas Normas Brasileiras de Contabilidade Princpios Fundamentais da Contabilidade Resolues do CFC-Conselho Federal de Contabilidade. Cdigo de tica Normas Brasileiras de Contabilidade So editadas pelo CFC-Conselho Federal de Contabilidade Classificao: -Normas Profissionais: Estabelecem preceitos de conduta profissional Diviso: -I Geral-NBC-PG- aplicadas indistantamente a todos profissionais da contabilidade -II- Do Auditor Independente-NBC PA- normas aplicadas especificamente aos contadores que atuam como auditores independentes. -III-Do Auditor Interno NBC PI aplicadas especificamente aos contadores que atuam como auditores internos. -IV-Do Perito NBC PP aplicadas especificamente aos contadores que atuam como peritos contbeis. -Normas Tcnicas: Estabelecem padres e procedimentos tcnicos necessrios para o adequado exerccios profissional. Diviso: -I-Geral NBC TG -II-do Setor Pblico NBC TSP
-III-de Auditoria Independente de Informao Contbil Histrica- NBC TA -IV-de Reviso de Informao Contbil Histrica- NBC TR -V-de Servio Correlato- NBC TSC -VI-de Auditoria Interna-NBC TI -VII-de Percia NBC TP
CONTABILISTA: COMO PROTEGER-SE ANTE A RESPONSABILIDADE CIVIL PROFISSIONAL. A idia da Responsabilidade Civil vem da necessidade de se compensar um suposto erro ou dano cometido. A partir da, o dano pode ser patrimonial (pecunirio) ou extra-patrimonial (moral). Os dois tipos de danos podem ser cumulveis, ou seja, em caso de erro, tanto pode existir o dano material, como o dano moral. Dano Material e Dano Moral O dano material ou patrimonial deve ser comprovado pela parte que alega, ter sido prejudicada em decorrncia de aes e/ou omisses conseqentes de atos de negligncia, impercia e/ou imprudncia, cometidas involuntariamente pelo contabilista contra terceiros no exerccio de sua atividade profissional. O dano material no se presume, se prova. O dano moral ou extra-patrimonial presumvel, no necessitando de comprovao. So os danos causados pessoa fsica, mas no fsicos, conseqentes de acidentes ou sinistros, que ofendam a honra, a moral, as crenas, o afeto, a etnia, a nacionalidade, a naturalidade, a liberdade, a profisso, o bem estar, a psique, o crdito ou o bom nome daquela pessoa. O dano pode ser originado por meio de uma ao ou omisso do causador do dano. Tal ao ou omisso pode ser tanto culposa quanto dolosa. A primeira conduta (culposa) ocorre quando o causador do dano no deseja o resultado final, mas age com imprudncia, impercia ou negligncia, como no caso de extravio, furto ou roubo de documentos. O dolo, por sua vez, se verifica nas situaes em que o dano experimentado pela vtima foi desejado pelo seu autor, que age ou se omite intencionalmente para que o evento prejudicial ocorra. Quando a conduta culposa ou dolosa ocasiona dano ao cliente surge o dever de indenizar, responsabilizando-se o autor dessa conduta. Da o nome responsabilidade, que para ser diferenciada de outros tipos de responsabilidade e por estar prevista nas normas de Direito Civil, denominada responsabilidade civil.
O novo Cdigo Civil em vigncia desde 11 de janeiro de 2003 trouxe vrias mudanas para a sociedade brasileira, em especial para a classe contbil, trazendo como principal mudana a institucionalizao da Responsabilidade Solidria, fazendo com que os contadores tenham que repensar sua prestao de servios. Com a Responsabilidade Solidria, o contador assume, juntamente com o cliente, a responsabilidade por todos os atos ilcitos cometidos por este, na gesto da empresa, e por isso, responde tanto civil como criminalmente. necessrio, portanto, uma parceria transparente e organizada, uma vez que o sucesso de ambos depende da responsabilidade com que se organiza a contabilidade da empresa. Devido s mudanas rpidas na legislao, o contador deve estar atento para uma perfeita execuo na sua prestao de servios, bem como da data e obrigaes fiscais. fato incontestvel que as alteraes das leis municipais, estaduais e federais, exigem um treinamento constante e conhecimentos atualizados. Dentro dessa tica, percebe-se a importncia das empresas de prestao de servios contbeis buscarem uma proteo efetiva, nos casos em que forem responsabilizadas civilmente. Para tanto, sugere-se a contratao de um Seguro de Responsabilidade Civil. Os riscos cobertos so: 1 - RESPONSABILIDADE CIVIL PROFISSIONAL: Garante indenizao decorrente de aes e ou omisses conseqentes de atos de negligncia, impercia e/ou imprudncia, cometidas involuntariamente pelo Segurado contra terceiros no exerccio de sua atividade profissional. 2 - DANO MORAL: resultante de risco coberto pelo seguro. Estar coberto tambm o dano moral conseqente de difamao, calnia e injria cometida no intencionalmente pelo Segurado. 3 - HONORRIOS ADVOCATCIOS E CUSTAS JUDICIAIS : Dentro do limite mximo da importncia segurada prevista no contrato de seguro, a seguradora responder, tambm, pelas custas judiciais do foro cvel, pelos honorrios de advogados e pelas demais despesas relacionadas com o processo e a defesa do Segurado, devidamente comprovadas e relacionada a um risco coberto pelo seguro. 4 - ATO DOLOSO DE FUNCIONRIOS: O seguro garante prejuzos a terceiros resultantes da fraude, desonestidade, ato doloso de qualquer empregado e, contanto que o Segurado no seja o autor de tal ato, ou tenha participao dele. 5 - EXTRAVIO, FURTO, ROUBO DE DOCUMENTOS : Danos e prejuzos a terceiros, resultantes de extravio, furto ou roubo de documentos, pelos quais seja legalmente responsvel, exclusivamente na prestao de servios profissionais. 6 - DESPESAS COM MDIA PARA GERENCIAR CRISE DE IMAGEM:
Crise de imagem - A perda de imagem e reputao, devido a reclamaes de terceiros, resultantes de falhas da profisso e, divulgadas em Mdia (rdio, televiso, internet, jornais ou peridicos de circulao local, regional ou nacional) e que influenciem ou possam influenciar no andamento das atividades profissionais. Despesas com Mdia - Gastos com anncios em veculos de comunicao e imprensa para resposta crise de imagem. D cobertura ainda, aos gastos com contratao de pessoal externo especializado em estratgia de marketing visando minimizar os efeitos do evento, bem como contratao de servios advocatcios para respaldo legal na resposta crise de imagem. Regulamentao da profisso DECRETO-LEI N 9.295, DE 27 DE MAIO DE 1946 D.O.U. de 28.5.1946 Cria o Conselho Federal de Contabilidade, define as atribuies do Contador e do Guarda-livros, e d outras providncias . CAPTULO IV DAS ATRIBUIES PROFISSIONAIS Art. 25. So considerados trabalhos tcnicos de contabilidade: a) organizao e execuo de servios de contabilidade em geral; b) escriturao dos livros de contabilidade obrigatrios, bem como de todos os necessrios no conjunto da organizao contbil e levantamento dos respectivos balanos e demonstraes; c) percias judiciais ou extra-judiciais, reviso de balanos e de contas em geral, verificao de haveres reviso permanente ou peridica de escritas, regulaes judiciais ou extra-judiciais de avarias grossas ou comuns, assistncia aos Conselhos Fiscais das sociedades annimas e quaisquer outras atribuies de natureza tcnica conferidas por lei aos profissionais de contabilidade. Art. 26. Salvo direitos adquiridos ex-vi do disposto no art. 2 do Decreto n 21.033, de 8 de Fevereiro de 1932, as atribuies definidas na alnea c do artigo anterior so privativas dos contadores diplomados.
CAPTULO V DAS PENALIDADES Art. 27. As penalidades aplicveis por infrao do exerccio legal da profisso sero as seguintes: d) suspenso do exerccio da profisso aos profissionais que, dentro do mbito de sua atuao e no que se referia parte tcnica, forem responsveis por qualquer falsidade de documentos que assinarem e pelas irregularidades de escriturao praticadas no sentido de fraudar as rendas publicas (Decreto-lei n 5.844, de 23-91943, artigo 39, pargrafo primeiro); e) suspenso do exerccio da profisso, pelo prazo de seis meses a um ano, ao profissional que demonstrar incapacidade tcnica no desempenho de suas funes, a critrio do Conselho Regional de Contabilidade a que estiver sujeito, facultada, porm, ao interessado a mais ampla defesa por si ou pelo Sindicato a que pertencer. Art. 28. So considerados como exercendo ilegalmente a profisso e sujeitos pena estabelecida na alnea a do artigo anterior: a) os profissionais que desempenharem quaisquer das funes especificadas na alnea c, do artigo 25 sem possurem, devidamente legalizado, o ttulo a que se refere o artigo 26 deste Decreto-lei; b) os profissionais que, embora legalmente habilitados, no fizerem, ou com referncia a eles no for feita a comunicao exigida no artigo 15 e seu pargrafo nico. Art. 29. O profissional suspenso do exerccio da profisso fica obrigado a depositar a carteira profissional ao Conselho Regional de Contabilidade que tiver aplicado a penalidade, at a expirao do prazo de suspenso, sob pena de apreenso desse documento. Art. 30. A falta de pagamento de multa devidamente confirmada, importar, decorridos trinta (30) dias da notificao, em suspenso, por noventa dias, do profissional ou da organizao que nela, tiver incorrido. Art. 31. As penalidades estabelecidas neste Captulo no isentam de outras, em que os infratores hajam incorrido, por violao de outras leis.
Art. 32. Das multas impostas pelos Conselhos Regionais poder, dentro do prazo de sessenta dias, contados da notificao, ser interposto recurso, sem efeito suspensivo, para o Conselho Federal de Contabilidade. 1 No se efetuando amigvelmente o pagamento das multas, sero estas cobradas pelo executivo fiscal, na forma da legislao vigente. 2 Os autos de infrao, depois de Julgados definitivamente, contra o infrator, constituem ttulos de dvida lquida e certa para efeito de cobrana a que se refere o pargrafo anterior. 3 So solidriamente responsveis pelo pagamento das multas os infratores e os indivduos, firmas, sociedades, companhias, associaes ou empresas a cujos servios se achem. Art. 33. As penas de suspenso do exerccio sero impostas aos profissionais pelos Conselhos Regionais, recurso para o Conselho Federal Contabilidade. Art. 34. As multas sero aplicadas no grau mximo quando os infratores j tiverem sido condenados, por sentena passada em julgado, em virtude da violao de dispositivos legais. Art. 35. No caso de reincidncia mesma infrao, praticada dentro prazo de dois anos, a penalidade se elevada ao dobro da anterior.
RESOLUO CFC 560 DE 28 DE OUTUBRO DE 1983 REGULAMENTAO DA PROFISSO DE CONTADOR RESOLVE: RESOLUO CFC N 560 de 28 de outubro de 1983 Capitulo I - DAS ATRIBUIES PRIVATIVAS DOS CONTABILISTAS Art. l O exerccio das atividades compreendidas na Contabilidade, considerada esta na sua plena amplitude e condio de cincia Aplicada, constitui prerrogativa, sem exceo, dos contadores e dos tcnicos em contabilidade legalmente habilitados,
ressalvas as atribuies privativas dos contadores. Art. 2 O Contabilista pode exercer as suas atividades na condio de profissional liberal ou autnomo, de empregado regido pela CLT, de servidor pblico, de militar, de scio de qualquer tipo de sociedade, de diretor ou de Conselheiro de quaisquer entidades, ou em qualquer outra situao jurdica pela legislao, exercendo qualquer tipo de funo. Essas funes podero ser as de: analista, assessor, assistente, auditor ,interno ou externo, conselheiro, consultor, controlador de arrecadao, "controller", educador, escritor ou articulista tcnico, escriturador contbil ou fiscal, executador subordinado, fiscal de tributos, legislador, organizador, perito, pesquisador, planejador, professor ou conferencista, redator, revisor, Essas funes podero ser exercidas em cargos como os de: chefe, subchefe, diretor, responsvel, encarregado, supervisor, superintendente, gerente, subgerente, de todas as unidades administrativas onde se processem servios contbeis. Quanto titulao, poder ser de: contador, contador de custos, contador departamental, contador de filial, contador fazendrio, contador fiscal, contador geral, contador industrial, contador patrimonial, contador pblico, contador revisor, contador seccional ou setorial, contadoria, tcnico em contabilidade, departamento, setor, ou outras semelhantes, expressando o seu trabalho atravs de: aulas, balancetes, balanos, clculos e suas memrias, certificados, conferncias, demonstraes, laudos periciais, judiciais, e extrajudiciais, levantamentos, livros ou teses cientficas, livros ou folhas ou fichas escriturados, mapas ou planilhas preenchidas, papis de trabalho, pareceres, planos de organizao ou reorganizao, com texto, organogramas, fluxogramas, cronogramas, e outros recursos tcnicos semelhantes, prestao de conta, projetos, relatrios, e todas as demais formas de expresso, de acordo com as circunstncias. Art.3 So atribuies privativas dos profissionais da contabilidade:
1) - avaliao de acervos patrimoniais e verificao de haveres e obrigaes, para quaisquer finalidades, inclusive de natureza fiscal; 2) - avaliao dos fundos do comrcio 3) - apurao do valor patrimonial de participaes, quotas ou aes; 4) - reavaliaes e medio dos efeitos das variaes do poder aquisitivo da moeda sobre o patrimnio e o resultado peridico de quaisquer entidades; 5) - apurao de haveres e avaliao de direitos e obrigaes, do acervo patrimonial de quaisquer entidades, em vista de liquidao, fuso, ciso, expropriao no interesse pblico ,transformao ou incorporao dessas entidades, bem como em razo de entrada, retirada, excluso ou falecimentos de scios quotistas ou acionistas; 6) - concepo dos planos de determinao das taxas de depreciao e exausto dos bens materiais e dos de amortizao dos valores imateriais inclusive de valores diferidos; 7) - implantao e aplicao dos planos de depreciao, amortizao e diferimento, bem como de correes monetrias e reavaliaes; 8) - regulaes judiciais ou extrajudiciais; 9) - escriturao regular, oficial ou no, de todos os fatos relativos aos patrimnios e s variaes patrimoniais das entidades, por quaisquer mtodos, tcnicos ou processo; 10) - classificao dos fatos para registro contbeis, por qualquer processo, inclusive computao eletrnica, e respectiva validao dos registros e demonstraes; 11) - abertura e encerramento de escritas contbeis; 12) - execuo dos servios de escriturao em todas as modalidades especficas, conhecidas por denominaes que informam sobre o ramo de atividade, como contabilidade bancria, contabilidade comercial, contabilidade de condomnio, contabilidade industrial, contabilidade imobiliria, contabilidade macroeconmica,
contabilidade seguros, contabilidade de servios contabilidade pblica, contabilidade agrcola, contabilidade pastoril, contabilidade das entidades de fins ideais, contabilidade de transportes , e outras; 13) - controle de formalizao, guarda , manuteno ou destruio de livros e outros meios de registro contbeis, bem como dos documentos relativos vida patrimonial; 14) - elaborao de balancetes e de demonstraes do movimento por contas ou grupos de contas, de forma analtica ou sinttica; 15) - levantamento de balanos de qualquer tipo ou natureza e para quaisquer finalidades, como balanos patrimoniais, balanos de resultados, balanos acumulados ,balanos de origens de recursos, balanos de fundos, balanos financeiros, balanos de capitais, e outros; 16) - traduo, em moeda nacional, das demonstraes contbeis originalmente em moeda estrangeira e vice-versa; 17) - integrao de balanos, inclusive consolidaes, tambm de subsidirias do exterior; 18) - apurao, clculo e registro de custos, em qualquer sistema ou concepo: custeio por absoro ou global, total ou parcial; custeio direto, marginal ou varivel ; custeio por centro de responsabilidade com valores reais, normalizados ou padronizados, histricos ou projetados, com registros em partidas dobrados ou simples , fichas, mapas, planilhas, folhas simples ou formulrios contnuos ,com manual, mecnico, computadorizado ou outro qualquer, para todas as finalidades, desde a avaliao de estoques at a tomada de deciso sobre a forma mais econmica sobre como, onde, quando e o que produzir e vender; 19) - anlise de custos e despesas, em qualquer modalidade, em relao a quaisquer funes como a produo, administrao, distribuio, transportes, comercializao, exportao, publicidade, e outras, bem como anlise com vistas racionalizao das operaes e do uso de equipamentos e materiais, e ainda a otimizao do resultado diante do grau de ocupao ou volume de operaes; 20) - controle, avaliao e estudo da gesto econmica, financeira e patrimonial das empresa e demais entidades;
21) - anlise de custos com vistas ao estabelecimento dos preos de venda de mercadorias, produtos ou servios, bem como de tarifas nos servios pblicos, e a comprovao dos reflexos dos aumentos de custos nos preos de venda, diante de rgos governamentais; 22) - anlise de balanos; 23) - anlise do comportamento das receitas; 24) - avaliao do desempenho das entidades e exame das causas de insolvncia ou incapacidade de gerao de resultado; 25) - estudo sobre a destinao do resultado e clculo do lucro por ao ou outra unidade de capital investido; 26) - determinao de capacidade econmica-financeira das entidades, inclusive nos conflitos trabalhistas e de tarifa; 27) - elaborao de oramentos de qualquer tipo, tais como econmicos, financeiros, patrimoniais e de investimentos; 28) - programao oramentria e financeira, e acompanhamento da execuo de oramentos-programa, tanto na parte fsica quanto na monetria; 29) - anlise das variaes oramentrias; 30) - conciliaes de conta; 31) - organizao dos processos de prestao de contas das entidades e rgos da administrao pblica federal, estadual, municipal, dos territrios federais, das autarquias, sociedade de economia mista, empresas pblicas e fundaes de direito pblico, a serem julgados pelos tribunais, conselhos de contas ou rgos similares; 32) - revises de balanos, contas ou quaisquer demonstraes ou registro contbeis; 33) - auditoria interna operacional; 34) - auditoria externa independente;
35) - percias contbeis, judiciais e extrajudiciais; 36) - fiscalizao tributria que requeira exame ou interpretao de peas contbeis de qualquer natureza; 37) - organizao dos servios contbeis quanto concepo, planejamento e estrutura material, bem como o estabelecimento de fluxogramas de processamento, cronogramas, organogramas, modelos de formulrios e similares; 38) - planificao das contas, com a descrio das suas funes e do funcionamento dos servios contbeis; 39) - organizao e operao dos sistemas de controle interno; 40) - organizao e operao dos sistemas de controle patrimonial, inclusive quanto existncia e localizao fsica dos bens; 41) - organizao e operao dos sistemas de controle de materiais, matriasprimas, mercadorias e produtos semifabricados e prontos, bem como dos servios em andamento; 42) - assistncia aos conselhos fiscais das entidades, notadamente das sociedades por aes; 43) - assistncia aos comissrios nas concordatas, aos sndicos nas falncias, e aos liquidantes de qualquer massa ou acervo patrimonial; 44) - magistrio das disciplinas compreendidas na Contabilidade, em qualquer nvel de ensino no de ps-graduao; 45) - participao em bancas de exame e em comisses julgadoras de concursos, onde sejam aferidos conhecimentos relativos Contabilidade; 46) - estabelecimento dos princpios e normas tcnicas de Contabilidade; 47) - declarao de Imposto de Renda, pessoa jurdica; 48) - demais atividades inerentes s Cincias Contbeis e suas aplicaes.
1 So atribuies privativas dos contadores, observado o disposto no 2, as enunciadas neste artigo, sob os nmeros 1, 2, 3, 4, 5, 6, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 42, 43, alm dos 44 e 45, quando se referirem a nvel superior. (redao alterada pela Resoluo CFC 898/2001) 2 Os servios mencionados neste artigo sob os nmeros 5, 6, 22, 25, 30, somente podero ser executados pelos Tcnicos em Contabilidade da qual sejam titulares. Art. 4 O contabilista dever apor sua assinatura, categoria profissional e nmero de registro no CRC respectivo, em todo e qualquer trabalho realizado. Cdigo de tica Profissional O Cdigo de tica do Contabilista Captulo I Do Objetivo Art. 1. Este Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar a forma pela qual se devem conduzir os contabilistas, quando no exerccio profissional. Captulo II Dos Deveres e das Proibies Art. 2. So deveres do contabilista: I. exercer a profisso com zelo, diligncia e honestidade, observada a legislao vigente e resguardados os interesses de seus clientes e/ou empregadores, sem prejuzo da dignidade e independncia profissionais; II. guardar sigilo sobre o que souber em razo do exerccio profissional lcito, inclusive no mbito do servio pblico, ressalvados os casos previstos em lei ou quando solicitado por autoridades competentes, entre estas os Conselhos Regionais de Contabilidade; III. zelar pela sua competncia exclusiva na orientao tcnica dos servios a seu cargo; IV. comunicar, desde logo, ao cliente ou empregador, em documento reservado, eventual circunstncia adversa que possa influir na deciso daquele que
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Aprovado pela Resoluo CFC n 803/96 de 10/10/1996 e publicado no Dirio Oficial da Unio em 20/11/96, Seo I, pg. 24417
lhe formular consulta ou lhe confiar trabalho, estendendo-se a obrigao a scios e executores; V. inteirar-se de todas as circunstncias, antes de emitir opinio sobre qualquer caso; VI. renunciar s funes que exerce, logo que se positive falta de confiana por parte do cliente ou empregador, a quem dever notificar com trinta dias de antecedncia, zelando, contudo, para que os interesses dos mesmos no sejam prejudicados, evitando declaraes pblicas sobre os motivos da renncia; VII. se substitudo em suas funes, informar o substituto sobre fatos que devam chegar ao conhecimento dele, a fim de habilit-lo para o bom desempenho das funes a serem exercidas; VIII. manifestar, a qualquer tempo, a existncia de impedimento para o exerccio da profisso; IX. ser solidrio com os movimentos de defesa da dignidade profissional, seja propugnando por remunerao condigna, seja zelando por condies de trabalho compatveis com o exerccio tico-profissional da Contabilidade e seu aprimoramento tcnico. Art. 3. No desempenho de suas funes, vedado ao contabilista: I. anunciar, em qualquer modalidade ou veculo de comunicao, contedo que resulte na diminuio do colega, da Organizao Contbil ou da classe, sendo sempre admitida a indicao de ttulos, especializaes, servios oferecidos, trabalhos realizados e relao de clientes; II. assumir, direta ou indiretamente, servios de qualquer natureza, com prejuzo moral ou desprestgio para a classe; III. auferir qualquer provento em funo do exerccio profissional que no decorra exclusivamente de sua prtica lcita; IV. assinar documentos ou peas contbeis elaborados por outrem, alheio sua orientao, superviso e fiscalizao; V. exercer a profisso, quando impedido, ou facilitar, por qualquer meio, o seu exerccio aos no-habilitados ou impedidos; VI. manter Organizao Contbil sob forma no-autorizada pela legislao pertinente; VII. valer-se de agenciador de servios, mediante participao dele nos honorrios a receber; VIII. concorrer para a realizao de ato contrrio legislao ou destinado a fraud-la ou praticar, no exerccio da profisso, ato definido como crime ou contraveno; IX. solicitar ou receber do cliente ou empregador qualquer vantagem que saiba para aplicao ilcita;
X. prejudicar, culposa ou dolosamente, interesse confiado a sua responsabilidade profissional; XI. recusar-se a prestar contas de quantias que lhe forem, comprovadamente, confiadas; XII. reter abusivamente livros, papis ou documentos, comprovadamente confiados sua guarda; XIII. aconselhar o cliente ou o empregador contra disposies expressas em lei ou contra os Princpios Fundamentais e as Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade; XIV. exercer atividade ou ligar o seu nome a empreendimentos com finalidades ilcitas; XV. revelar negociao confidenciada pelo cliente ou empregador para acordo ou transao que, comprovadamente, tenha tido conhecimento; XVI. emitir referncia que identifique o cliente ou empregador, com quebra do sigilo profissional, em publicao em que haja meno a trabalho que tenha realizado ou orientado, salvo quando autorizado por eles; XVII. iludir ou tentar iludir a boa-f de cliente, empregador ou terceiros, alterando ou deturpando o exato teor de documentos, bem como fornecendo falsas informaes ou elaborando peas contbeis inidneas; XVIII. no cumprir, no prazo estabelecido, determinao dos Conselhos Regionais de Contabilidade, depois de regularmente notificado; XIX. intitular-se com categoria profissional que no possua, na profisso contbil; XX. elaborar demonstraes contbeis sem observncia dos Princpios Fundamentais e das Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade; XXI. renunciar liberdade profissional, devendo evitar quaisquer restries ou imposies que possam prejudicar a eficcia e correo de seu trabalho; XXII. publicar ou distribuir, em seu nome, trabalho cientfico ou tcnico do qual no tenha participado. Art. 4. O Contabilista poder publicar relatrio, parecer ou trabalho tcnicoprofissional, assinado e sob sua responsabilidade. Art. 5. O Contador, quando perito, assistente tcnico, auditor ou rbitro, dever: I. recusar sua indicao quando reconhea no se achar capacitado em face da especializao requerida; II. abster-se de interpretaes tendenciosas sobre a matria que constitui objeto de percia, mantendo absoluta independncia moral e tcnica na elaborao do respectivo laudo;
III. abster-se de expender argumentos ou dar a conhecer sua convico pessoal sobre os direitos de quaisquer das partes interessadas, ou da justia da causa em que estiver servindo, mantendo seu laudo no mbito tcnico e limitado nos quesitos propostos; IV. considerar com imparcialidade o pensamento exposto em laudo submetido sua apreciao; V. mencionar obrigatoriamente fatos que conhea e repute em condies de exercer efeito sobre peas contbeis objeto de seu trabalho, respeitado o disposto no inciso II do Art. 2; VI. abster-se de dar parecer ou emitir opinio sem estar suficientemente informado e munido de documentos; VII. assinalar equvocos ou divergncias que encontrar no que concerne aplicao dos Princpios Fundamentais e Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo CFC; VIII. considerar-se impedido para emitir parecer ou elaborar laudos sobre peas contbeis observando as restries contidas nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade; IX. atender Fiscalizao dos Conselhos Regionais de Contabilidade e Conselho Federal de Contabilidade no sentido de colocar disposio desses, sempre que solicitado, papis de trabalho, relatrios e outros documentos que deram origem e orientaram a execuo do seu trabalho. Captulo III Do Valor dos Servios Profissionais Art. 6. O Contabilista deve fixar previamente o valor dos servios, de preferncia por contrato escrito, considerados os elementos seguintes: I. a relevncia, o vulto, a complexidade e a dificuldade do servio a executar; II. o tempo que ser consumido para a realizao do trabalho; III. a possibilidade de ficar impedido da realizao de outros servios; IV. o resultado lcito favorvel que para o contratante advir com o servio prestado; V. a peculiaridade de tratar-se de cliente eventual, habitual ou permanente; VI. o local em que o servio ser prestado. Art. 7. O Contabilista poder transferir o contrato de servios a seu cargo a outro Contabilista, com a anuncia do cliente, preferencialmente por escrito. Pargrafo nico. O Contabilista poder transferir parcialmente a execuo dos servios a seu cargo a outro Contabilista, mantendo sempre como sua a responsabilidade tcnica.
Art. 8. vedado ao Contabilista oferecer ou disputar servios profissionais mediante aviltamento de honorrios ou em concorrncia desleal. Captulo IV Dos Deveres em Relao aos Colegas e Classe Art. 9. A conduta do Contabilista em relao aos colegas deve ser pautada nos princpios de considerao, respeito, apreo e solidariedade, em consonncia com os postulados de harmonia da classe. Pargrafo nico. O esprito de solidariedade, mesmo na condio de empregado, no induz nem justifica a participao ou conivncia com o erro ou com os atos infringentes de normas tcnicas ou legais que regem o exerccio da profisso. Art. 10. O Contabilista deve, em relao aos colegas, observar as seguintes normas: I. abster-se de fazer referncias prejudiciais ou de qualquer modo desabonadoras; II. abster-se da aceitao de encargo profissional em substituio a colega que dele tenha desistido para preservar a dignidade ou os interesses da profisso ou da classe, desde que permaneam as mesmas condies que ditaram o referido procedimento; III. jamais apropriar-se de trabalhos, iniciativas ou de solues encontradas por colegas, que deles no tenha participado, apresentando-os como prprios; IV. evitar desentendimentos com o colega a que vier substituir no exerccio profissional. Art. 11. O Contabilista deve, com relao classe, observar as seguintes normas de conduta: I. prestar seu concurso moral, intelectual e material, salvo circunstncias que justifiquem a sua recusa; II. zelar pelo prestgio da classe, pela dignidade profissional e pelo aperfeioamento de suas instituies; III. aceitar o desempenho de cargo de dirigente nas entidades de classe, admitindo-se a justa recusa; IV. acatar as resolues votadas pela classe contbil, inclusive quanto a honorrios profissionais; V. zelar pelo cumprimento deste Cdigo; VI. no formular juzos depreciativos sobre a classe contbil; VII. representar perante os rgos competentes sobre irregularidades comprovadamente ocorridas na administrao de entidade da classe contbil; VIII. jamais utilizar-se de posio ocupada na direo de entidades de classe em benefcio prprio ou para proveito pessoal.
Captulo V Das Penalidades Art. 12. A transgresso de preceito deste Cdigo constitui infrao tica, sancionada, segundo a gravidade, com a aplicao de uma das seguintes penalidades: I. Advertncia Reservada; II. Censura Reservada; III. Censura Pblica. Pargrafo nico. Na aplicao das sanes ticas so consideradas como atenuantes: I. falta cometida em defesa de prerrogativa profissional; II. ausncia de punio tica anterior; III. prestao de relevantes servios Contabilidade. Art. 13. O julgamento das questes relacionadas transgresso de preceitos do Cdigo de tica incumbe, originariamente, aos Conselhos Regionais de Contabilidade, que funcionaro como Tribunais Regionais de tica, facultado recurso dotado de efeito suspensivo, interposto no prazo de trinta dias para o Conselho Federal de Contabilidade em sua condio de Tribunal Superior de tica. 1. O recurso voluntrio somente ser encaminhado ao Tribunal Superior de tica se o Tribunal Regional de tica respectivo mantiver ou reformar parcialmente a deciso. 2. Na hiptese do inciso III, do artigo 12, o Tribunal Regional de tica Profissional dever recorrer "ex-officio" de sua prpria deciso (aplicao de pena de Censura Pblica) 2. 3. Quando se tratar de denncia, o Conselho Regional de Contabilidade comunicar ao denunciante a instaurao do processo at trinta dias aps esgotado o prazo de defesa. 3 Art. 14. O Contabilista poder requerer desagravo pblico ao Conselho Regional de Contabilidade, quando atingido, pblica e injustamente, no exerccio de sua profisso.
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Nova redao dada pela Resoluo CFC n 819/97, de 20/11/97.
Pargrafo com nova numerao dada pela Resoluo CFC n 819/97, de 20/11/97
Captulo 3 Administrao geral
Passos para o planejamento 1 Diagnstico como e onde estou 2 Prognstico onde quero chegar 1-Definir os objetivos 2-Verificar qual a situao atual em relao aos objetivos 3-Desenvolver premissas quanto s condies futuras 4-Analisar as alternativas de ao 5-Escolher um curso de ao entre vrias alternativas 6-Implementar o plano avaliar os resultados
Anlise SWOT ou DAFO: -Deficincia -Ameaas -Fortaleza -Oportunidades
Organizao formal : deliberada pelos administradores, segundo planejamento adequado. Organizao informal: iniciativa das pessoas de acordo com seus interesses ou convenincias. A distino entre a organizao formal e a informal que a primeira uma organizao planejada e a segunda constitui o resultado da interao espontnea dos membros da organizao, o impacto das personalidades das pessoas sobre os papis que lhe foram destinados. Liderana: Para o empregado de hoje, ter sucesso significa alcanar a realizao pessoa, social e financeira, ser independente e contribuir para a soluo de problemas e encontrar desafios a atingir. A fim de conquistar o comprometimento da equipe, necessrio que o lder inspire e no exija respeito e confiana. Cada pessoa se compromete quando tratada como se fizesse parte da equipe-quando sabe que sua contribuio importante. Quando a pessoa percebe que considerada, compreendida e reconhecida, sua percepo de comprometimento cresce. 6 passos para o desenvolvimento da lealdade e comprometimento: - Comunicao franca e aberta - Envolvimento e potencializao dos colaboradores - Desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores - Demonstrar o reconhecimento - Liderar com tica e imparcialidade - Promover o bem-estar no ambiente de trabalho
O processo de controle tem quatro etapas ou fases: - Estabelecimento de objetivos ou padres de desempenho -Comparao do desempenho atual com os objetivos ou padres estabelecidos -Tomada de ao corretiva dos desvios ou anormalidades verificadas
Quanto aos tipos de controle: -Preliminar: ou a priori: exercido antes da execuo de uma funo -Concomitante: aquele que se estabelece ao mesmo tempo em que as aes so desenvolvidas. -Ps-controle: exercido aps a execuo de uma funo.
Conceitos bsicos: Objetivo: relaciona-se aspectos qualitativos. Ex: Aumentar volume de vendas. Metas: relaciona-se aspectos quantitavos. Ex: Vender R$ 500 mil este ms. Estratgia: Caminho para chegar aos objetivos. Misso: Razo de existncia da empresa. Viso: Sonho, utopia, onde se deseja chegar. A viso que norteia os objetivos da empresa.
Captulo 4Administrao de Recursos Humanos Uma poltica de recursos humanos deve abranger os seguintes aspectos: POLITICA EMPREGADA DESCRIO 1-Processo de agregar pessoas Quem deve trabalhar na organizao 2-Processo de aplicar pessoas O que as pessoas faro na empresa 3-Processo de recompensar pessoas Como devo recompensar as pessoas na organizao 4-Processo de desenvolver pessoas Como preparar e desenvolver as pessoas 5-Processo de manter pessoas Como manter as pessoas trabalhando na organizao 6-Processo de monitorar pessoas Como saber o que as pessoas fazem na organizao 1-Processo de agregar pessoas Os processos de proviso esto relacionados com o suprimento de pessoas para a organizao. Recrutamento de pessoal RECR. INTERNO VANTAGENS -Mais econmico, mais rpido. -Aproveita melhor o potencial da organizao -Incentiva a permanncia e fidelidade dos funcionrios -Probabilidade de melhor seleo, j que se conhece os candidatos -Traz sangue novo -Aumenta o capital intelectual DESVANTAGENS -Pode bloquear entrada de novas idias -Pode gerar conflito de interesses. -Princpio de Peter
RECR.EXTERNO
-Mais demorado e mais caro -Menos seguro -Reduz fidelidade, quando oferece oportunidade a estranhos -Afeta poltica salarial da empresa -Afeta motivao dos funcionrios
Seleo de pessoal O recrutamento e a seleo de recursos humanos devem sem tomados como duas fases de um mesmo processo. A seleo de pessoal tem por objetivo bsico escolher e classificar os candidatos adequados s necessidades da organizao. Tcnicas de seleo: - Entrevista de seleo - Provas de conhecimento/capacidade - Testes psicomtricos - Testes de personalidade - Testes de simulao Processo de integrao: Consiste num treinamento intensivo aos novos funcionrios, com o objetivo de diminuir o prazo de adaptao. Segundo estudos realizados por psiclogos, um novo funcionrio leva seis meses para se adaptar a nova filosofia empresarial. Com o processo de integrao o prazo de adaptao do novo funcionrio se reduz para 1/3 do tempo. 2-Processo de aplicar pessoas Anlise e descrio dos cargos- processo ordenado das tarefas ou atribuies inerentes aos mesmos que fornece informaes para rea de recrutamento e seleo. Anlise: o que a pessoa possuir Descrio: o que a pessoa deve fazer Desenho do cargo: criar o cargo onde anteriormente no existia Avaliao de desempenho: um conjunto de atividades relacionadas identificao, mensurao e gesto do desempenho das pessoas na organizao. Pode ter os seguintes objetivos: - adequao do indivduo ao cargo - treinamento - promoo - incentivo salarial ao bom desempenho - melhoria das relaes humanas - estmulo maior produtividade.
3-Processo de recompensar pessoas A empresa efetuar sua poltica salarial buscando manter o equilbrio: Interno: em relao aos demais cargos dentro da prpria organizao. alcanado atravs da avaliao e classificao de cargos(assentadas sobre um prvio programa de descrio e anlise de cargos) Externo: em relao aos mesmos cargos em outras empresas do mercado. alcanado atravs de pesquisa salarial. Trabalho e salrio O salrio a fonte de renda que define o padro de vida de cada pessoa, em funo do seu poder aquisitivo. Salrio: o valor efetivamente pago ao funcionrio pelo seu trabalho desenvolvido dentro da organizao. Remunerao: quanto vale o cargo de acordo com o processo de avaliao do mesmo. Salrio direto: a quantia em dinheiro recebida pelo funcionrio ao final de cada ms. Salrio indireto: so benefcios concedidos aos funcionrios, que acrescentam valores ao salrio, como por exemplo: plano de sade, pagamento de curso superior, curso de idiomas, fornecimento de tickets alimentao, pagamento de escola para filho de funcionrios, etc. Salrio nominal: o salrio bruto sem os devidos descontos.Quanto se tem uma economia inflacionria, este salrio, quando no atualizado periodicamente, sofre eroso. Salrio real: o valor recebido pelo funcionrios, aps os devidos descontos. Poltica salarial o conjunto dinmico de princpios e diretrizes da empresa em relao remunerao dos empregados , levando-se em conta benefcios sociais, estmulos e incentivos ao desempenho, oportunidades de crescimento, garantia de emprego e outros. Objetivos: - remunerar cada empregado com o valor do cargo que ocupa -recompens-lo adequadamente pelo seu desempenho e dedicao -atrair e reter os melhores candidatos para os cargos -ampliar a flexibilidade da organizao, dando-lhe mobilidade de pessoal e racionalizando o desenvolvimento e plano de carreira -obter de seus empregados a aceitao dos sistemas de remunerao adotados
-manter o equilbrio entre os interesses financeiros da organizao e a sua poltica de relaes com os empregados -facilitar o processamento da folha de pagamentos Absentesmo Absentesmo a soma dos perodos em que os funcionrios ausentam-se da organizao. calculado pela frmula: absentesmo = horas perdidas x 100 Horas planejadas Rotatividade ou turnover: pode ser conceituado como a troca de pessoal entre a organizao e seu ambiente(entrada e sada). O ndice calculado pela frmula: rotatividade = ((Admisses + Demisses): 2 ) Efetivo mdio 4-Processo de desenvolver pessoas -Treinamento e desenvolvimento de pessoas -Desenvolvimento organizacional -Programas de mudanas -Programas de comunicao 5-Processo de manter pessoas -Disciplina -Higiene -Segurana -Qualidade de vida -Relaes sindicais 6-Processo de monitorar pessoas -Banco de dados -Controle e informaes gerenciais
Captulo 5 Importncia da informtica para a Contabilidade Vantagens: -Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informaes quando se uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. -Melhoria da qualidade dos servios -Facilidade de leitura prvia de relatrios -Atendimento quanto s exigncias dos rgos quanto a cumprimento de prazos. -Facilidade de acesso s informaes da empresa. -Maior segurana de informaes. -Menos espao fsico na ambiente de trabalho.
Segurana da Informao. A informao tem um valor altamente significativo e pode representar grande poder para quem a possui. A informao contm valor, pois est integrada com os processos, pessoas e tecnologias. A prxima figura demonstra, do ponto de vista estratgico, o relacionamento dos processos, tecnologias e pessoas.
Dispor da informao correta, na hora adequada, significa tomar uma deciso de forma gil e eficiente. Com a evoluo dos dados e sistemas, a informao ganhou mobilidade, inteligncia e real capacidade de gesto. A informao substrato da inteligncia competitiva; deve ser administrada em seus particulares, diferenciada e salvaguardada. Sistema de Informao Um sistema de informao pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao. Alm de dar suporte tomada de decises, coordenao e ao controle, esses sistemas tambm auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Os sistemas de informao contm informaes sobre pessoas, locais e coisas significativas para a organizao ou para o ambiente que a cerca. Trs atividades em um sistema de informao produzem as informaes de que as organizaes necessitam para tomar decises, controlar operaes, analisar problemas e criar novos produtos ou servios. Essas atividades so a entrada, o processamento e a sada (veja a prxima figura).
A entrada captura ou coleta dados brutos de dentro da organizao ou de seu ambiente externo. O processamento converte esses dados brutos em uma forma mais significativa. A sada transfere as informaes processadas s pessoas que as utilizaro ou s atividades em que sero empregadas. Os sistemas de informao tambm requerem um feedback, que a entrada que volta a determinados membros da organizao para ajud-los a avaliar ou corrigir o estgio de entrada. Os sistemas de informao so partes integrantes das organizaes. Na verdade, para algumas empresas, como as que fazem avaliao de crdito, sem sistema de informao no haveria negcios. Os administradores de hoje devem saber como estruturar e coordenar as diversas tecnologias de informao e aplicaes de sistemas empresariais para atender s necessidades de informao de cada nvel da organizao e s necessidades da organizao como um todo.
As organizaes esto modificando-se profundamente, invertendo suas pirmides organizacionais, criando unidades de negcios autnomas, descentralizando decises e constituindo parcerias. A garantia de sua integrao e da manuteno de parmetros comuns de atuao dada pela informao, que flui entre suas vrias partes. A eficcia de uma empresa pode ser definida pela relao entre resultados obtidos e resultados pretendidos. Para que uma empresa possa adotar polticas estratgicas eficazes, necessrio que estas sejam baseadas em informao, que passa a ser a principal matria-prima de qualquer organizao. Classificao das Informaes Nem toda informao crucial ou essencial a ponto de merecer cuidados especiais. Por outro lado, determinada informao pode ser to vital que o custo de sua integridade, qualquer que seja, ainda ser menor que o custo de no dispor dela adequadamente. Pblica informao que pode vir a pblico sem maiores conseqncias danosas ao funcionamento normal da empresa, e cuja integridade no vital; Interna o acesso a esse tipo de informao deve ser evitado, embora as conseqncias do uso no autorizado no sejam por demais srias. Sua integridade importante, mesmo que no seja vital; Confidencial informao restrita aos limites da empresa, cuja divulgao ou perda pode levar a desequilbrio operacional, e eventualmente, perdas financeiras,
ou de confiabilidade perante o cliente externo, alm de permitir vantagem expressiva ao concorrente; Secreta informao crtica para as atividades da empresa, cuja integridade deve ser preservada a qualquer custo e cujo acesso deve ser restrito a um nmero bastante reduzido de pessoas. A manipulao desse tipo de informao vital para a companhia. Segurana da Informao e seus Critrios Com a dependncia do negcio aos sistemas de informao e o surgimento de novas tecnologias e formas de trabalho, como o comrcio eletrnico, as redes virtuais privadas e os funcionrios mveis, as empresas comearam a despertar para a necessidade de segurana, uma vez que se tornaram vulnerveis a um nmero maior de ameaas. As redes de computadores, e conseqentemente a Internet mudaram as formas como se usam sistemas de informao. As possibilidades e oportunidades de utilizao so muito mais amplas que em sistemas fechados, assim como os riscos privacidade e integridade da informao. Portanto, muito importante que mecanismos de segurana de sistemas de informao sejam projetados de maneira a prevenir acessos no autorizados aos recursos e dados destes sistemas. A segurana da informao a proteo dos sistemas de informao contra a negao de servio a usurios autorizados, assim como contra a intruso, e a modificao no-autorizada de dados ou informaes, armazenados, em processamento ou em trnsito, abrangendo a segurana dos recursos humanos, da documentao e do material, das reas e instalaes das comunicaes e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaas a seu desenvolvimento . Princpios bsicos: Confidencialidade A informao somente pode ser acessada por pessoas explicitamente autorizadas; a proteo de sistemas de informao para impedir que pessoas no autorizadas tenham acesso ao mesmo. O aspecto mais importante deste item garantir a identificao e autenticao das partes envolvidas. Disponibilidade A informao ou sistema de computador deve estar disponvel no momento em que a mesma for necessria; Integridade A informao deve ser retornada em sua forma original no momento em que foi armazenada; a proteo dos dados ou informaes contra modificaes intencionais ou acidentais no-autorizadas.
O item integridade no pode ser confundido com confiabilidade do contedo (seu significado) da informao. Uma informao pode ser imprecisa, mas deve permanecer integra (no sofrer alteraes por pessoas no autorizadas). Autenticidade Garante que a informao ou o usurio da mesma autntico; Atesta com exatido, a origem do dado ou informao; No repdio No possvel negar (no sentido de dizer que no foi feito) uma operao ou servio que modificou ou criou uma informao. No possvel negar o envio ou recepo de uma informao ou dado; Legalidade Garante a legalidade (jurdica) da informao; Aderncia de um sistema legislao; Caracterstica das informaes que possuem valor legal dentro de um processo de comunicao, onde todos os ativos esto de acordo com as clusulas contratuais pactuadas ou a legislao poltica institucional, nacional ou internacional vigentes. Privacidade Foge do aspecto de confidencialidade, pois uma informao pode ser considerada confidencial, mas no privada. Uma informao privada deve ser vista / lida / alterada somente pelo seu dono. Garante ainda, que a informao no ser disponibilizada para outras pessoas (neste caso atribudo o carter de confidencialidade a informao). a capacidade de um usurio realizar aes em um sistema sem que seja identificado. Auditoria Rastreabilidade dos diversos passos que um negcio ou processo realizou ou que uma informao foi submetida, identificando os participantes, os locais e horrios de cada etapa. Auditoria em software significa uma parte da aplicao, ou conjunto de funes do sistema, que viabiliza uma auditoria; Consiste no exame do histrico dos eventos dentro de um sistema para determinar quando e onde ocorreu uma violao de segurana. Ameaas Vrus de computador so pequenos programas capazes de causar grandes transtornos a indivduos, empresas e outras instituies, afinal, podem apagar dados, capturar informaes, alterar ou impedir o funcionamento do sistema operacional e assim por diante. Como se no bastasse, h ainda outros softwares parecidos, como cavalos de troia, worms, hijackers, spywares e outros.
Antes, o que um malware? comum pessoas chamarem de vrus todo e qualquer programa com fins maliciosos. Mas, tal como indica o primeiro pargrafo do texto, h vrios tipos de "pragas digitais", sendo os vrus apenas uma categoria delas. Atualmente, usa-se um termo mais aquedado para generalizar esses programas: a denominao malware, uma combinao das palavras malicious e software que significa "programa malicioso". Portanto, malware nada mais do que um nome criado para quando necessitamos fazer aluso a um programa malicioso, seja ele um vrus, um worm, um spyware, etc. O que vrus de computador? Como voc j sabe, um vrus um programa com fins maliciosos, capaz de causar transtornos com os mais diversos tipos de aes: h vrus que apagam ou alteram arquivos dos usurios, que prejudicam o funcionamento do sistema operacional danificando ou alterando suas funcionalidades, que causam excesso de trfego em redes, entre outros. Os vrus, tal como qualquer outro tipo de malware, podem ser criados de vrias formas. Os primeiros foram desenvolvidos em linguagens de programao como C e Assembly. Hoje, possvel encontrar inclusive ferramentas que auxiliam na sua criao. Como os vrus agem? Os vrus recebem esse nome porque possuem caractersticas de propagao que lembram os vrus reais, isto , biolgicos: quando um vrus contamina um computador, alm de executar a ao para o qual foi programado, tenta tambm se espalhar para outras mquinas, tal como fazem os vrus biolgicos nos organismos que invadem. Antigamente, os vrus tinham um raio de ao muito limitado: se propagavam, por exemplo, toda vez que um disquete contaminado era lido no computador. Com o surgimento da internet, no entanto, essa situao mudou drasticamente, para pior. Isso acontece porque, com a internet, os vrus podem se espalhar de maneira muito mais rpida e contaminar um nmero muito mais expressivo de computadores. Para isso, podem explorar vrios meios, entre eles:
Falhas de segurana (bugs): sistemas operacionais e outros programas no so softwares perfeitos e podem conter falhas. Estas, quando descobertas por pessoas com fins maliciosos, podem ser exploradas por vrus, permitindo a contaminao do sistema, muitas vezes sem o usurio perceber; E-mails: essa uma das prticas mais exploradas. O usurio recebe mensagens que tentam convenc-lo a executar um arquivo anexado ou presente em um link. Se o usurio o fizer sem perceber que est sendo enganado, certamente ter seu computador contaminado; Downloads: o usurio pode baixar um arquivo de um determinado site sem perceber que este pode estar infectado. Os vrus tambm podem se propagar atravs de uma combinao de meios. Por exemplo, uma pessoa em um escritrio pode executar o anexo de um e-mail e, com isso, contaminar o seu computador. Em seguida, este mesmo vrus pode tentar explorar falhas de segurana de outros computadores da rede para infect-los. Outros tipos de malwares Como voc j sabe, os vrus no so os nicos malwares que existem. A definio do que a praga ou no depende, essencialmente, de suas aes e formas de propagao. Eis os tipos mais comuns: Cavalo de troia (trojan) Cavalos de troia (ou trojans) so um tipo de malware que permitem alguma maneira de acesso remoto ao computador aps a infeco. Esse tipo de praga pode ter outras funcionalidades, como capturar de dados do usurio para transmit-los a outra mquina. Para conseguir ingressar no computador, o cavalo de troia geralmente se passa por outro programa ou arquivo. O usurio pode, por exemplo, fazer um download pensando se tratar de uma ferramenta para um determinado fim quando, na verdade, se trata de um trojan. Esse tipo de malware no desenvolvido para se replicar. Quando isso acontece, geralmente trata-se de uma ao conjunta com um vrus. Worm (verme) Os worms (ou vermes, nome pouco usado) podem ser interpretados como um tipo de vrus mais inteligente que os demais. A principal diferena est na forma de propagao: os worms podem se esplhar rapidamente para outros computadores seja pela internet, seja por meio de uma rede local - de maneira automtica.
Explica-se: para agir, o vrus precisa contar com o "apoio" do usurio. Isso ocorre, por exemplo, quando uma pessoa baixa um anexo contaminado de um e-mail e o executa. Os worms, por sua vez, podem infectar o computador de maneira totalmente discreta, explorando falhas em aplicativos ou no prprio sistema operacional. claro que um worm tambm pode contar com a ao de um usurio para se propagar, pois geralmente esse tipo de malware criado para contaminar o mximo de computadores possvel, fazendo com que qualquer meio que permita isso seja aceitvel. Spyware Spywares so programas que "espionam" as atividades dos usurios ou capturam informaes sobre eles. Para contaminar um computador, os spywares geralmente so "embutidos" em softwares de procedncia duvidosa, quase sempre oferecidos como freeware ou shareware. Os dados capturados so posteriormente transmitidos pela internet. Estas informaes podem ser desde hbitos de navegao do usurio at senhas. Keylogger Keyloggers so pequenos aplicativos que podem vir embutidos em vrus, spywares ou softwares de procedncia duvidosa. Sua funo a de capturar tudo o que digitado pelo usurio. uma das formas utilizadas para a captura de senhas. Hijacker Hijackers so programas ou scripts que "sequestram" navegadores de internet. As principais vtimas eram as verses mais antigas do Internet Explorer. Um hijacker pode, por exemplo, alterar a pgina inicial do browser e impedir o usurio de mudla, exibir propagandas em janelas novas, instalar barras de ferramentas e impedir o acesso a determinados sites (pginas de empresas de antivrus, por exemplo). Felizmente, os navegadores atuais contam com mais recursos de segurana, limitando consideravelmente a ao desse tipo de praga digital. Rootkit Esse um dos tipos de malwares mais perigosos. Podem ser utilizados para vrias finalidades, como capturar dados do usurio. At a, nenhuma novidade. O que torna os rootkits to ameaadores a capacidade que possuem para dificultar a sua deteco por antivrus ou outros softwares de segurana. Em outras palavras, os rootkits conseguem se "camuflar" no sistema. Para isso, desenvolvedores de rootkits podem fazer uso de vrias tcnicas avanadas, como infiltrar o malware em processos ativos na memria, por exemplo.
Alm de difcil deteco, os rootkits tambm so de difcil remoo. Felizmente, sua complexidade de desenvolvimento faz com que no sejam muito numerosos. Alguns dos malwares mais conhecidos Atualmente, prticas de segurana mais rigorosas e recursos de proteo mais eficientes esto limitando consideravelmente as atividades dos malwares, embora este ainda seja um problema longe de ter um fim. Em um passado no muito distante, algumas dessas pragas se destacaram tanto que "entraram para a histria". Eis algumas delas: Jerusalem (Sexta-feira 13): lanado em 1987, o vrus Jerusalem (apelido "Sexta-Feira 13") era do tipo time bomb", ou seja, programado para agir em uma determinada data, neste caso, em toda sexta-feira 13, como o apelido indica. Infectava arquivos com extenso .exe, .com, .bin e outros, prejudicando o funcionamento do sistema operacional; Melissa: criado em 1999, o vrus Melissa era um script de macro para o programa Word, da Microsoft. Foi um dos primeiros a se propagar por e-mail: ao contaminar o computador, mandava mensagens infectadas para os 50 primeiros endereos da lista de contatos do usurio. O malware causou prejuzo a empresas e outras instituies pelo trfego excessivo gerado em suas redes; ILOVEYOU: trata-se de um worm que surgiu no ano 2000. Sua propagao se dava principalmente por e-mail, utilizando como ttulo uma frase simples, mas capaz de causar grande impacto nas pessoas: "ILOVEYOU" (eu te amo), o que acabou originando o seu nome. A praga era capaz de criar vrias cpias suas no computador, sobrescrever arquivos, entre outros; Code Red: worm que surgiu em 2001 e que se espalhava explorando uma falha de segurana nos sistemas operacionais Windows NT e Windows 2000. O malware deixava o computador lento e, no caso do Windows 2000, chegava inclusive a deixar o sistema inutilizvel; MyDoom: lanado em 2004, este worm utilizava os computadores infectados como "escravos" para ataques DDoS. Se espalhava principalmente por programas de troca de arquivos (P2P) e e-mails. Neste ltimo, alm de buscar endereos nos computadores contaminados, procurava-os tambm em sites de busca.
Antivrus O mercado conta com antivrus pagos e gratuitos (estes, geralmente com menos recursos). Alguns programas, na verdade, consistem em pacotes de segurana, j
que incluem firewall e outras ferramentas que complementam a proteo oferecida pelo antivrus. Eis uma lista com as solues mais conhecidas: AVG: mais conhecida por suas verses gratuitas, mas tambm possui edies paga com mais recursos Avast: conta com verses pagas e gratuitas ; Microsoft Security Essentials: gratuito para usurios domsticos de licenas legtimas do Windows -; Norton: popular antivrus da Symantec. Possui verses de testes, mas no gratuitas -; Panda: possui verses de testes, mas no gratuitas Kaspersky: possui verses de testes, mas no gratuitas Avira AntiVir: mais conhecida por suas verses gratuitas, mas tambm possui edies pagas com mais recursos; McAfee: uma das solues mais tradicionais do mercado. Microsoft Security Essentials Essa lista foi elaborada com base em solues oferecidas para os sistemas operacionais Windows, da Microsoft, no entanto, praticamente todas os desenvolvedores destes softwares oferecem solues para outras plataformas, inclusive mveis. Muitas deles tambm oferecem ferramentas de verificao que funcionam a partir da internet. Dicas de proteo Muita gente pensa que basta ter um antivrus no computador e estar livre de malwares. De fato, esse tipo de software tem um papel importante, mas nem mesmo a melhor soluo consegue ser 100% eficiente. A arma mais poderosa, portanto, a preveno. Eis algumas dicas simples, mas essenciais para isso: Realize back-up regularmente dos arquivos de uso. Aplique as atualizaes do sistema operacional e sempre use verses mais recentes dos programas instalados nele; Tome cuidado com anexos e link em e-mails, mesmo quando a mensagem vier de pessoas conhecidas; O mesmo cuidado deve ser dado a redes sociais (Facebook, orkut, Twitter, etc) e a servios como o Windows Live Messenger; Antes de baixar programas desconhecidos, busque mais informaes sobre ele em mecanismos de buscas ou em sites especializados em downloads; Tome cuidado com os sites que visita. muito comum, por exemplo, a propagao de malwares em pginas de contedo adulto;
Ao instalar um antivrus, certifique-se de que este atualizado regularmente, do contrrio, o programa no ser capaz de identificar novos vrus ou variaes de pragas j existentes; Faa uma varredura com o antivrus periodicamente no computador todo. Tambm utilize o programa para verificar arquivos baixados pela internet; Vrus tambm podem ser espalhar por cartes SD, pendrives e aparelhos semelhantes, portanto, sempre verifique o contedo dos dispositivos removveis e, se possvel, no utilize-os em computadores pblicos (faculdade, escola, lan house, etc).
Assinatura Digital Outra grande vantagem dos algoritmos assimtricos, particularmente o RSA, que o mais conhecido e utilizado atualmente, que o processo funciona tambm na criptografia no outro sentido, da chave secreta para achave pblica, o que possibilita implementar o que se denomina assinatura digital. O conceito de assinatura o de um processo que apenas o signatrio possa realizar, garantindo dessa maneira sua participao pessoal no processo.
Captulo 6
Sistema integrado de gesto empresarial Sistemas Integrados de Gesto Empresarial (SIGE ou SIG), em ingls Enterprise Resource Planning (ERP) , so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso, etc). Os ERPs em termos gerais, so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios. Histria do ERP No final da dcada de 50, quando os conceitos modernos de controle tecnolgico e gesto corporativa tiveram seu incio, a tecnologia vigente era baseada nos gigantescos mainframes que rodavam os primeiros sistemas de controle de estoques atividade pioneira da interseo entre gesto e tecnologia. A automatizao era cara, lenta mas j demandava menos tempo que os processos manuais e para poucos. No incio da dcada de 70, a expanso econmica e a maior disseminao computacional geraram os MRPs (Material Requirement Planning ou planejamento das requisies de materiais), antecessores dos sistemas ERP. Eles surgiram j na forma de conjuntos de sistemas, tambm chamados de pacotes, que conversavam entre si e que possibilitavam o planejamento do uso dos insumos e a administrao das mais diversas etapas dos processos produtivos. Seguindo a linha evolutiva, a dcada de 80 marcou o incio das redes de computadores ligadas a servidores mais baratos e fceis de usar que os mainframes e a revoluo nas atividades de gerenciamento de produo e logstica. O MRP se transformou em MRP II (que significava Manufacturing Resource Planning ou planejamento dos recursos de manufatura), que agora tambm controlava outras atividades como mo-de-obra e maquinrio.
A nomenclatura ERP ganharia muita fora na dcada de 90, entre outras razes pela evoluo das redes de comunicao entre computadores e a disseminao da
arquitetura cliente/servidor microcomputadores ligados a servidores, com preos mais competitivos e no mais mainframes. E tambm por ser uma ferramenta importante na filosofia de controle e gesto dos setores corporativos, que ganhou aspectos mais prximos da que conhecemos atualmente.
A importncia do ERP nas corporaes Entre as mudanas mais palpveis que um sistema de ERP propicia a uma corporao, est a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuio do retrabalho. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informaes que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutao de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. Com o ERP, todas as reas corporativas so informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras produo, passando pelo almoxarifado e chegando at mesmo rea de marketing, que pode assim ter informaes para mudar algo nas campanhas publicitrias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possvel sem a presena do sistema.
Vantagens do ERP
Algumas das vantagens da implementao de um ERP numa empresa so:

Eliminar o uso de interfaces manuais Reduzir custos Otimizar o fluxo da informao e a qualidade da mesma dentro da organizao (eficincia) Otimizar o processo de tomada de deciso Eliminar a redundncia de atividades Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado Incorporao de melhores prticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa Reduzir o tempo dos processos gerenciais Reduo de estoque
Desvantagens do ERP Algumas das desvantagens da implementao de um ERP numa empresa so:

A utilizao do ERP por si s no torna uma empresa verdadeiramente integrada; Altos custos que muitas vezes no comprovam a relao custo/benefcio; Dependncia do fornecedor do pacote; Adoo de melhores prticas aumenta o grau de imitao e padronizao entre as empresas de um segmento; Torna os mdulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informaes do mdulo anterior, por exemplo. Logo, as informaes tm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informaes so em tempo real, ocasionando maior trabalho; Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependncia dos mesmos;
Outras definies:
CRM Customer Relationship Management(Gesto de Relacionamento com o cliente). uma abordagem que coloca o cliente no centro dos processos do negcios, sendo estruturado para perceber e antecipar as necessidades dos clientes atuais e pontenciais de forma a satisfazer estas necessidades. SCM-Supply Chain Manegement(Gesto de Cadeia Logstica). Consiste na utilizao de instrumentos e mtodos que visam melhorar e automatizar o abastecimento, reduzindo-se as paradas(stocks) e os prazos de entrega. Fala-se assim em fluxo tenso para caracterizar a reduo ao mximo dos stocks em toda cadeia produo. Um instrumento de SCM permite seguinte o andamento das peas(rastreabilidade) entre os diferentes intervenientes da cadeia logstica. SEM-Supplier Relationship Management(Gesto de Relacionamento com fornecedores). O objetivo do SEM racionalizar e tornar mais eficazes os processos entre uma empresa e seus fornecedores. Na prtica, alm de ter em um s lugar todas as informaes daquele fornecedor e todo histrico de contatos, oramentos e compras, as duas partes podero chegar a um denominador comum no que se trata de cdigos de produtos, impostos, categorias, etc. O SEM aumenta a eficincia dos processos associados a aquisio de bens e servios, gerenciamento de estoques e processamento de materiais. HCM-Human Capital Management(Gesto do Capital Humano). Permite que a empresa atraia os profissionais certos, desenvolva e aproveite todo seu potencial, alinhe seu trabalho com os objetivos da organizao e retenha os profissionais de melhor performance. P&S-Procurement & Sourcing(Adquirir e comprar). Refere-se a gesto dos processos internos(inbound) da empresa e tem por objetivo alcanar a excelncia da fabricao por meio da eficincia no fluxo de informaes e na movimentao de materiais. Baseia-se na eliminao de desperdcios dos recursos envolvidos no processo e aplicado nos nveis tticos e operacionais do planejamento. Principais produtos e fabricantes ERP Mercado Internacional
Fabricante SAP Oracle Microsoft Mercado Nacional Fabricante Microsiga Data Sul Logocenter Sipros RM Benner Senior Star Soft Sank Hya
Origem Alemanha EUA EUA
Ano 1972 1977 1975
Origem TOTVS Brasil Brasil Brasil Brasil Brasil
Ano 1983 1998 1988 1992 1989
Captulo 7 ARQUIVOLOGIA Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis. Esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes, no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao arquivstica. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao. GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS Informao e documento so termos amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos. Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao.. O Valor da Informao O valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: identificao de custos; entendimento da cadeia de uso; incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Documento um termo que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes.
Diviso de documentao por natureza: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional.
Documentao de Nvel Estratgico
a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o
seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so
usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral.
ORGANIZAO A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - anlise dos dados coletados; - planejamento; - implantao e acompanhamento.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento A forma de consulta ou recuperao de uma informao arquivada uma das primeiras preocupaes que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser: Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice e posteriormente no local arquivado. Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma tabela. Mtodos de arquivamento Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se adaptam. Os mtodos de uso mais comum so: Alfabtico. Geogrfico. Numrico (simples, cronolgico, decimal... Por assuntos. Mtodo alfabtico Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica. As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados. A confeco do arquivo simples e barata. O mtodo alfabtico faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. que comandam a ordenao alfabtica de nomes de pessoas, firmas e instituies no arquivo, solucionando
os casos duvidosos. Essas regras tm por finalidade: A - Regras 1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do prenome. Exemplos: Barbosa, Anibal Corra, Antnio Corra, Joo Carlos Correa, Paulo 2. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Exemplos: lvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 3. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetao. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Sociedade Esprita Alan Kardec 4. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos: CEEE UFRGS Mtodo numrico Quando o principal elemento de classificao de um documento um nmero (por exemplo: processos, legislao, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organizao para o arquivo o mtodo numrico. Nesta modalidade de arquivamento, a consulta , indireta, pois h necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada. O mtodo numrico pode ser: A - Simples Quando atribumos nmeros aos correspondentes (pessoas ou instituies) pela ordem de chegada destes ao arquivo, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, pois teremos um ndice para auxiliar na localizao.
Este arquivo vai exigir como controles: O mtodo numrico simples uma das formas mais versteis para a organizao de arquivos, sendo utilizado em larga escala na indstria, comrcio, escolas, rede bancaria etc. Voc j parou para pensar que identificado atravs de nmeros na escola em que est matriculado, nos clubes que freqenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso mtodo numrico de arquivamento! B - Cronolgico Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties pblicas - o documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de protocolo e outras informaes, passa a formar um processo. Este processo ser acompanhado durante a tramitao, por uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde ser indicada toda a movimentao do documento dentro da repartio. Paralelamente, so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos envolvidos, assunto e procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas. Mtodo geogrfico Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou procedncia da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico depende de uma estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo: a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo, aps a capital. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Nunes Caldera, Manoelito Crdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda, Carlos Santi, Manuel Curitiba Rosado, Jos (Dr.) Transportes Valverde Ltda.
b) Um pas: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabtica. c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, tambm em ordem alfabtica. d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque h cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabtica. Este mtodo de arquivamento do sistema direto, pois a consulta feita diretamente no arquivo. muito utilizado nos casos de empresas que mantm correspondncia com filiais ou agncias em vrios Estados, cidades e pases, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc. Mtodo por assuntos Tambm conhecido por mtodo especfico, um dos mais perfeitos mtodos de arquivamento, pois o nico a recuperar os documentos segundo o seu contedo. Sua aplicao, no entanto, requer planejamento prvio, alm de requisitos como: Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. Anlise minuciosa e interpretao da documentao. No existem planos de classificao por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Cabe a cada instituio, de acordo com suas caractersticas individuais, e aps estudo detalhado, elaborar esse plano ou tabela de assuntos. Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificao com os seguintes procedimentos: Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. Subdividir os assuntos principais em ttulos especficos (partindo sempre do geral para os particulares). Escolher e padronizar os termos adequados para a identificao dos itens (analisar a sinonmia e os termos tcnicos). Definir a forma de ordenao dos assuntos no arquivo. A - Ordenao dos assuntos de forma alfabtica Uma vez elaborada a tabela de classificao, pode-se organizar um arquivo alfabtico de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionria: consiste em dispor em ordem alfabtica os assuntos classificados, considerando-se simplesmente a seqncia das letras. Exemplos:
Artigos para calados Calcados ortopdicos b) Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais seguidos de suas subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica. Exemplos: CALADOS Artigos Consertos Fbricas Lojas Ortopdicos Para crianas B - Ordenao dos assuntos de forma numrica Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice alfabtico remissivo, pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice auxilia na rpida localizao. a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de classificao, recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as subdivises dessas classes seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo: 1 .BIBLIOTECA 1.1 Correspondncia expedida 1.2 Correspondncia recebida 1.3 Livros 1.3.1 Sugestes para aquisio 1.3.2 Oramentos 1.4 Ponto dos funcionrios 1.5 Estatsticas 1.5.1 Consultas 1.5.2 Emprstimos 1.5.3 Servios tcnicos 1.6 Relatrios anuais 2. NCLEO DE EXTENSO 2.1 Cadastro de professores 2.2 Certificados 2.3 Cursos 2.3.1 Atendente de livraria 2.3.2 Atualizao para secretrias 2.3.3 Correspondncia informatizada
2.3.4 Estenogratia 2.3.5 Tcnicas de arquivo TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FSICOS Exemplos de tipologias documentais Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas: * memorandos; * ofcios; * circulares. Processos administrativos referentes: * doao de equipamentos; * certido de subsdios de deputados. * Registro tcnico e poltico denominado: * dossi de atividades e/ou avaliao referente s contas da Prefeitura. Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas: * ofcios. Processos administrativos referentes: * convnios * cesso de equipamentos. Processos administrativos referentes: * cesso de instalaes para eventos. Registros tcnicos e polticos denominados: * moo; * voto aberto e tico. Formulrios de gesto administrativa interna denominados: * controle de trmite de processos. Processos administrativos referentes: * prestao de contas ao TCT; * ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF; Processos administrativos referentes: * cesso de equipamentos e instalaes. Processos legislativos denominados: * mensagens. Registros tcnicos e polticos: * dossis de atividades e/ou de avaliao referentes s contas do governo do Estado.
CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico. FATORES DE DETERIORAO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e traar polticas de conservao para minimiz-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua com posio, formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Cabe-nos, portanto, encontrar solues que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que o papel. A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molcula, desencadeiam reaes qumicas que levam ao rompimento das cadeias celulsicas. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose. Tambm h os agentes fsicos de deteriorao, responsveis pelos danos mecnicos dos documentos. Os mais freqentes so os insetos, os roedores e o prprio homem. Para facilitar a compreenso dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deteriorao em Fatores Ambientais, Fatores Biolgicos, Intervenes Imprprias, Agentes Biolgicos, Furtos e Vandalismo.

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