Código Emitido por:

PE-ACP-611. 0 Washington Ramos Castro

Data: Aprovado por:
28/08/2003 Antônio Tavares Carneiro Sobrinho
Título:
Procedimento de Execução de Atividade
Apresentação e Conteúdo dos Padrões do Instituto de
Ginecologia da UFRJ

1. Objetivo e Campo de Aplicação:

Esta norma, baseada nos preceitos da ISO 9001/2000, tem como objetivo definir os
requisitos para apresentação e conteúdo dos padrões do Instituto de Ginecologia (IG). A
aplicação é para todo o IG no que concerne ao escopo definido – serviços: ensino,
pesquisa, extensão e atendimento em ginecologia.

2. Documentos de Referência:

PE-SP - aaa . # – Sistema de Padronização do IG. (em fase de desenvolvimento)

3. Definições e Siglas:

dd/mm/aaaa – Forma de apresentação das datas: dois.

IG e IG/UFRJ – Instituto de Ginecologia da Universidade Federal do Rio de
Janeiro;
UFRJ – Universidade Federal do Rio de Janeiro.

4. Procedimento:
4.1 - Apresentação

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 Os padrões, quando impressos, são apresentados em papel branco, em formato A-4,
com texto na posição retrato, fonte: Times New Roman, tamanho 12 Normal. Parágrafos
com recuo de primeira linha 1,25 (um inteiro e vinte e cinco centésimos) cm, entrelinha de
1,5 (um e meio) espaços. Margens superior, inferior e direita de 2,5 (dois e meio) cm,
margem esquerda de 3,0 (três) cm. Os anexos, em prol da clareza e do melhor
entendimento, podem ser usados na posição paisagem ou em outros formatos da série A,
com margens diferentes destas definições.

4.2 - Cabeçalho e Rodapé

O cabeçalho da primeira página do padrão contém as seguintes informações

obrigatórias, além da logomarca da UFRJ e do IG:

4.1. Código de identificação do padrão (item 5);

4.2. Título do padrão;
4.3. Órgão Aprovador do Padrão (Terceiro dígito do campo numérico);
4.4. Emissor do Padrão;
4.5. Data de aprovação do padrão (dd/mm/aaaa);

No rodapé deve constar: a codificação do padrão, a data da impressão e o número da

página.

4.3 - Código de Identificação

O código de identificação que aparece no cabeçalho do documento e no rodapé da

folha, serve para identificar univocamente cada padrão. Este código possui o seguinte
formato: AA – XXXXXXXXX – YYY - Z, onde:

AA – (Tipo de Padrão) é um campo alfabético que identifica a categoria do padrão. Pode

assumir os seguintes valores:
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  Padrão Gerencial – (PG);
 Padrão de Execução – (PE);
 Padrão de Registro – (PR);

XXXXXXXXX – (Iniciais do Padrão) é um campo alfabético onde as letras são as iniciais

do título do procedimento, podendo ter de 2 até 9 letras (XXXXXXXX ).
Pode ser apresentada a palavra “padrão” (por extenso nos espaços) ou suas iniciais
“XXXXXXXXX”, (também nos espaços).
Quando forem apresentadas duas abreviações iguais deve-se colocar número
seqüencial para diferenciar os padrões. Este número será parte integrante do campo
“Iniciais do Padrão”.
Quando o documento for um formulário, o campo XXXXXXXXX, “Iniciais do
Padrão” deverá iniciar pelo fonema “FO”, (em alusão à palavra formulário), antes da
abreviação do título do formulário.

YYY – (Executante, Armazenamento e Responsável) é um campo numérico, composto de

3 (três) dígitos, que identifica o setor executante do Padrão (primeiro digito), o setor onde
é armazenado o padrão (segundo digito) e o setor ou a pessoa responsável pela aprovação
do padrão de procedimento (terceiro digito).
Podendo Assumir a seguinte configuração:
No dígito executante: 1 - Divisão Médica; 2 - Divisão de Ensino, Pesquisa e
Extensão; 3 - Divisão de Apoio Diagnóstico; 4 - Divisão de Apoio Assistencial; 5 - Divisão
de Administração, Recursos Humanos e Finanças e 6 - Todos os setores.
No dígito onde é armazenado: 1 – Gabinete da Direção, 2 – Assessoria da Direção,
3 – Setor de Recursos Humanos.
No dígito responsável pela aprovação: 1- Diretor; 2 - Chefe da Divisão Médica; 3 -
Chefe da Divisão de Ensino Pesquisa e Extensão; 4 - Chefe da Divisão de Apoio
Diagnóstico; 5 - Chefe da Divisão de Apoio Institucional; 6 - Chefe da Divisão de
Administração, Recursos Humanos e Finanças e 7 - Assessoria da Direção.

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“Z” – (situação atual do Padrão) é um campo alfanumérico-simbológico que identifica a
situação da versão ou da revisão atual do padrão. Este campo pode assumir os seguintes
valores:

# - Padrão novo ou revisão, em fase de elaboração ou aguardando aprovação;

O - Padrão aprovado pela primeira vez;
1 a 99.999 - Identifica cada revisão do padrão;
@ - Padrão cancelado.

4.4 - Conteúdo

A forma de apresentação do conteúdo atende aos requisitos desta especificação,

visando sempre o melhor entendimento dos padrões estabelecidos, de forma a determinar
uma normatização das atividades envolvidas, facilitando a sua aplicação, seu aprendizado e
sua disseminação.
Podem ser utilizados fluxogramas, figuras, tabelas, símbolos, ou outros recursos
adequados para descrever graficamente as ações envolvidas no padrão.

4.5 - Organização do Texto

O texto dos padrões é organizado de acordo com os seguintes itens:

Sumário de Revisões: Quando adequado, este item é incluído descrevendo as alterações
relevantes a que o documento tenha sido submetido.
Objetivo e Campo de Aplicação: Item obrigatório para todos os padrões, onde é indicada,
de modo sucinto, a finalidade do padrão e a sua abrangência.
Documentos de Referência: Quando necessário este item é incluído, relacionando os
documentos que apresentam diretrizes e orientações aplicáveis ao padrão. Normalmente
estão num nível de abrangência superior, tais como normas UFRJ, normas do IG/UFRJ,
normas ABNT, etc.
Definições e Siglas: Quando necessário este item é incluído, apresentando as definições de
termos ou expressões e siglas utilizadas no padrão e necessárias ao seu entendimento.

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Procedimento: Item obrigatório para padrões do tipo PG e PE, no qual são descritas as
atividades e/ou tarefas do processo que está sendo padronizado. É recomendado o
emprego de fluxogramas para representar processos de elevada complexidade.
Documentos complementares: Quando necessário este item é incluído logo após o
procedimento, relacionando os documentos citados no texto que complementam e/ou
detalham a rotina descrita pelo procedimento.
Registros da Qualidade: Quando necessário este item é incluído, relacionando os registros
que são gerados e controlados, visando evidenciar o cumprimento dos requisitos
estabelecidos pelo procedimento.
Documentos substituídos ou cancelados: Quando aplicável são relacionados neste item os
documentos substituídos ou cancelados pelo padrão em questão.
Histórico: apresenta data e código. Apresenta o histórico do procedimento e/ou da norma
Técnica a ele relacionada.
Anexos: Quando aplicável são relacionados neste item os anexos citados no corpo do
documento. Casos típicos são os formulários padronizados dos procedimentos.
Outros itens podem ser inseridos, tendo em vista o atendimento a requisitos
específicos de Sistemas de Gerenciamento Normatizados, tais como os estabelecidos pelas
Normas das Séries ISO 9000, 14000, 17025, OSHAS, etc.

4.6 - Estrutura do texto

Os itens do texto devem ser numerados progressivamente em algarismos arábicos.

Podem ser utilizados subitens até a quarta ordem. Exemplo: 3.2.2.1
As tabelas e figuras devem ser intercaladas no texto logo após terem sido citadas
pela primeira vez, ou então serem colocadas em anexo.

4.7 - Estilo de redação

A redação do padrão tem estilo próprio, linguisticamente correto, sem preocupações

literárias e, tanto quanto possível uniforme. A qualidade essencial é a clareza do texto, que

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deve ser facilmente compreensível pelos usuários que não tenham participado da
elaboração do procedimento e/ou norma técnica.

4.8 - Informações cadastrais

As informações cadastrais dos padrões englobam todas aquelas contidas no

cabeçalho do padrão, mais as seguintes:

 Data limite para análise crítica;

 Análise crítica;
 Responsável pela análise crítica;
 Data da análise crítica;
 Lista de Distribuição Eletrônica (opcional);
 Lista de Distribuição Impressa;

5. Listas de Distribuição

As listas de distribuição compõem-se das unidades internas usuárias do padrão

(lista eletrônica) e da lista numerada de todos os destinatários que recebem cópia em papel
(lista impressa). Sempre que houver alteração na relação de destinatários, a Direção deve
viabilizar a atualização da lista de distribuição.

6. Elaboração, Emissão, Revisão, Editoração, Implantação e Controle de Padrões:

A elaboração e a emissão dos padrões são feitas baseadas no seguinte critério:

padrões de execução são elaborados e emitidos pelo Diretor Geral do IG; padrões
gerenciais pelo Diretor Geral e pelo Conselho Gestor.
A implantação, emissão, revisão, editoração e o Controle de padrões ficam sob
responsabilidade da Assessoria da Direção.
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 Da composição do Conselho Gestor: devem ser escolhidos e nomeados por portaria
do Diretor Geral do IG, de acordo com o previsto nos estatutos do IG e em seu Regimento
Interno, sendo: 9 (nove) os que têm assento, assim distribuídos:
1 – O Diretor Geral;
2 – Os 5 (cinco) chefes das divisões: médica; de ensino, pesquisa e extensão; de
apoio diagnóstico; de apoio assistencial e de administração, RH e Finanças. Tendo assento
ainda: 1 representante dos trabalhadores técnicos administrativos, 1 representante dos
alunos, um representante dos usuários e 1 representante da Faculdade de Medicina da
UFRJ.

7. Histórico

Data Código Sumário das Revisões

20/04/2007 Revisão # Procedimento em construção

03/05/2007 Revisão # Procedimento para análise e aprovação pela Direção

02/07/2007 Revisão 0 Procedimento aprovado pela Direção Geral

8. Lista de Distribuição:

Impressa:

1 – Gabinete da Direção Geral; 2 – Chefia da Divisão médica; 3 – Chefia da Divisão de

Ensino Pesquisa e Extensão; 4 – Chefia da Divisão de Apoio Diagnóstico; 5 – Chefia da
Divisão de Apoio Assistencial; 6 – Chefia da Divisão de Administração, RH e Finanças e,
7 – Assessoria da Direção.

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