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MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN

Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. / Departamento Estadual de Arquivo Pblico. 3. ed. rev. e ampl. Curitiba : O Arquivo, 2007. 118 p.

1. Arquivos Organizao. 2. Documentos Avaliao. I. Arquivo Pblico (PR). CDD 025.21

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN TERCEIRA EDIO REVISTA E AMPLIADA Governador do Estado do Paran ROBERTO REQUIO Secretaria de Estado da Administrao e da Previdncia MARIA MARTA RENNER WEBER LUNARDON Departamento Estadual de Arquivo Pblico DAYSI LCIA RAMOS DE ANDRADE Equipe tcnica Daysi Lcia Ramos de Andrade Mrcia Eliza Dor Arquivista Osny Antonio Dacol Junior Raquel Meneghini Colaboradores: Ana Paula Mazi e Anderson Ricardo Marques (estagirios)

Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP Rua dos Funcionrios, 1796 Cabral CEP: 80.035-050 Curitiba Pr Tel: 41-3352-2299 Fax: 41-3252-1728 www.pr.gov.br/arquivopublico / arquivo@pr.gov.br

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN

3 EDIO REVISTA e AMPLIADA

SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAO E DA PREVIDNCIA DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO Curitiba 2007

APRESENTAO

A busca de solues que garantam a eficincia da gesto pblica um caminho repleto de desafios. E um deles o correto entendimento da dimenso e importncia da informao e do seu tratamento - requisito fundamental para o acesso massa documental de modo a torn-la efetivamente um instrumento de garantia de direitos. As solues, neste caso, devem vir dos prprios produtores dos documentos, apoiados no seu dia-a-dia, em instrumentos sistematizados e na legislao pertinente que consubstancie e defina os prazos de guarda, assegurando uma destinao documental regular em condies tcnicas e confiveis de arquivamento e preservao. O Arquivo Pblico do Paran, consoante a Constituio Federal de 1988 e a Lei 8.159, de 1991 (Lei de Arquivos Pblicos e Privados do Brasil), desenvolveu o Programa de Gesto de Documentos no Estado - PGD que j alcana seus 8 anos de existncia, e tem como objetivo contribuir para o desenvolvimento das aes do governo, mediante a racionalizao e o tratamento adequado da massa documental produzida, recebida e acumulada pelo Poder Executivo do Estado do Paran. Governar decidir em bases seguras. E o PGD considera a informao elemento estratgico para o planejamento, a tomada de decises, o acompanhamento, o controle e a visibilidade da administrao pblica. A 3 edio do Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, integrada pelo Cdigo de Classificao e pela Tabela de Temporalidade de Documentos relativos s atividades-meio do Poder Executivo Estadual, e se constitui em instrumento fundamental para as aes cotidianas de produo, classificao, arquivamento, preservao e acesso de documentos. Como procura refletir a dinmica da administrao pblica, deve promover a reviso e as alteraes necessrias nos procedimentos para e com os documentos, que neste caso, continuou contando com as orientaes tcnicas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, como tambm se utilizou do instrumento desenvolvido pelo Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP no tocante s funes, nomenclatura e na

reviso das temporalidades, visando acompanhar e clarificar a dinmica do contexto institucional do ente pblico. O Arquivo Pblico quer antes de tudo, que o Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, seja um incentivo modernizao e ao exerccio dirio na utilizao de procedimentos normalizadores da informao, objetivando a eficcia dos servios prestados pela administrao pblica em todos os seus campos de ao. Por fim, os nossos agradecimentos a todos que contriburam com suas observaes e sugestes para o aprimoramento e a concretizao desta nova edio.

Daysi Lcia Ramos de Andrade Curitiba, maro de 2007

SUMRIO

1.INTRODUO.....................................................................................................9 2.GESTO DE DOCUMENTOS............................................................................9 3.CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ........................................................10 4.TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS............................12 5.DESTINAO DE DOCUMENTOS................................................................13 6.CONSERVAO DE DOCUMENTOS...........................................................16 7.ANEXOS
7.1- CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS .............................20 7.2- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS............................45 7.3- NDICE DE ASSUNTOS/itens documentais.................................................68 7.4- MODELOS DE FORMULRIOS.................................................................93 7.5- LEGISLAO .............................................................................................102

8. GLOSSRIO....................................................................................................119 9. BIBLIOGRAFIA..............................................................................................122 10. REFERNCIA LEGISLATIVA....................................................................122

ABREVIATURAS E SIGLAS

CAFE CCD CLT COP CSA CTN DEAP DOE FGTS GOFS GRHS MTb MTE NR PASEP PGD PIS SEAD SEFA SPS SSMT SSST TCE TST

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