ADMINISTRAO DE PROJETOS Conforme programao da cadeira de Administrao de Projetos no semestre letivo 2013/1, apresenta-se neste trabalho, desenvolvimentos relativos

elaborao e proposta de um projeto com tema de livre escolha pelo grupo. Dado que Projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo, proposto pelo grupo um projeto focado para uma empresa privada em especfico, com fins lucrativos, e que tem por objetivo dar incio conscientizao de seus colaboradores sobre a necessidade e importncia da reciclagem. Foram aplicados no desenvolvimento os processos de iniciao, planejamento e execuo, bem como monitoramento/controle e encerramento, de acordo com suas interaes e oportunizando o gerenciamento correspondente s reas de conhecimento citadas ao longo do trabalho, sob a orientao do professor Jorge Rigoni. GERENCIAMENTO DA INTEGRAO DO PROJETO O gerenciamento da integrao do projeto inclui os processos e atividades necessrias para identificar e coordenar o projeto, buscando o sucesso e atendimento de requisitos estabelecidos. A integrao ocorrer desde o Plano de Gerenciamento do Projeto, at seus planos auxiliares para Gerenciamento de Custos, de Qualidade, de Recursos Humanos, das Comunicaes, dos Riscos, das Mudanas, de Aquisies, bem como entre todo e qualquer esforo empreendido para o alcance dos objetivos estabelecidos, passvel de implementao. Termo de Abertura do Projeto Atravs do processo de desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto, documento que formalmente autoriza o projeto, ter-se- documentado as necessidades do projeto, do cliente, propsitos e justificativas, objetivos mensurveis, requisitos, e a nomeao do Gerente de Projetos e equipe.

Plano de Gerenciamento do Projeto Processo de documentao das aes necessrias para o

desenvolvimento do projeto. Atravs dele compem-se os planos auxiliares, que conduziro o projeto, atravs da escolha de 1 (um) Gerente de Projeto e mais 6 (seis) integrantes do time de projetos. O time de projetos ser alocado em reas especficas a serem definidas e assim sendo as atividades devero ser distribudas a fim de atender ao escopo do projeto. Orientao e Gerenciamento para execuo do Projeto A orientao para a execuo do gerenciamento do projeto ser realizada pelo Gerente do Projeto que, delegando atividades ao time do projeto, conforme o escopo e cronograma obtero os atributos necessrios para o trmino do processo desenvolvido, com sucesso. Monitoramento e controle do projeto Todas as fases do projeto sero monitoradas e controladas atravs de cronograma. Previamente definido e autorizado, divide-se em etapas a serem cumpridas com informaes de percentuais desenvolvidos, linhas de prazo e base de custo. Controle Integrado de Mudanas Todas as necessidades ou intenes de mudanas sero solicitadas atravs de formulrio especfico, que obedecer a um fluxo pr-definido de tramitao desde a sua solicitao at a anlise que autorizar ou no a implementao. Durante a anlise sero estudados e mensurados os provveis

impactos em todas as reas do projeto, de forma a propiciar um controle absoluto sobre os desvios de escopo. Uma mudana somente ser liberada quando a anlise final do Gerente de Projetos permitir sua aplicao e o patrocinador ratificar os impactos e desvios ou ajuste de escopo. No caso de incomunicabilidade de um dos integrantes do fluxo de mudanas, dever ser adotado o fluxo de substituies apontado no prprio formulrio. Encerramento do Projeto ou a Fase. As fases e o encerramento do projeto sero validados conforme o escopo sob o de acordo do cliente. Gerenciamento do Projeto O Gerenciamento do Projeto se dar a partir de reunies semanais para anlise do projeto com intuito de verificar se o planejamento est sendo executado. O acompanhamento visando organizao, direo e controle das atividades pertinentes ao escopo tambm se dar atravs de videoconferncia (comunicao informal) e e-mails (comunicao formal). As informaes sero disseminadas e discutidas internamente entre a equipe do projeto e externamente com os clientes e fornecedores. Os assuntos sero tratados de forma vertical (gerncia e equipe) e de forma horizontal (partes).

Declarao de escopo do projeto Nome do projeto: Programa de conscientizao a reciclagem de resduos na empresa Polar Inteligncia em Meio Ambiente. Gerente do Projeto: Cristiane Mota Data de Incio: 01/04/2013 Data de Trmino: 10/06/2013 Objetivos do Projeto Conscientizar os colaboradores quanto implantao da correta separao dos resduos na empresa de forma a realizar a reciclagem e destinar de forma sustentvel reduzindo os impactos ambientais. Escopo do Produto O produto a ser desenvolvido a Campanha de conscientizao e implantao do Programa de Gerenciamento de Resduos na empresa Polar Inteligncia em Meio Ambiente. As datas e prazos de desenvolvimento do produto constaro de cronograma previamente aprovado. Para contemplar o produto devero ocorrer alm do estudo das variveis na reduo do impacto ambiental onde est localizada a empresa, reunies de conscientizao quanto implantao da correta separao de resduos e os impactos ambientais, reaproveitamento dos materiais reciclveis dispensados, e, garantir o reaproveitamento dos resduos buscando associaes que realizem a coleta de forma sustentvel e o armazenamento adequado. Entregas do Projeto Sero entregues em 10/06/2011, durante a cadeira de Administrao de Projetos, sob orientao do prof. Jorge Rigoni, o Plano de Gerenciamento do Projeto, com escopo de projeto e produto, cronograma referente a prazo de

desenvolvimentos, Estrutura Analtica do Projeto (EAP), formulrios, anlises condizentes aos riscos e demais itens que permitiro e nortearo a implantao do projeto. Limites e Restries do Projeto A elaborao e estruturao do projeto se desenvolver durante o intervalo de 01/04/2013 a 09/06/2013 impreterivelmente; A data de implantao e desenvolvimento do projeto, ou seja, sua aplicao, s poder ter inicio aps 10/06/2013, e dever atender ao cronograma aprovado; Toda e qualquer reunio dever obrigatoriamente ser registrada em ata; O valor disponibilizado no oramento dever ser suficiente para a elaborao do projeto no prazo estipulado ou, quando da necessidade de aditivos, que estejam estes aprovados pelo patrocinador; A empresa far a coleta e separao apenas dos seguintes materiais: pilhas, papis, plsticos, vidros e lmpadas, lixo orgnico e cartuchos de impressora.

Plano de Gerenciamento de mudanas Todas as mudanas que ocorrerem e no estiverem no escopo devem ser avaliadas e qualificadas pelo Gerente de projetos. Sero consideradas mudanas de escopo todas as solicitaes de intervenes ou ajustes que no estejam contemplados pelo escopo inicial. As mudanas de escopo, prazo, valor e outras mudanas devem ser comunicadas com antecedncia. Todas as mudanas de escopo devem ser realizadas mediante ao preenchimento do formulrio integrado de mudanas . Esse formulrio dever ser enviado pelo solicitante por e-mail ao Gerente de projetos que to logo receber ir analisar a solicitao.

Estrutura Analtica de Projeto (EAP) Esta estrutura foi gerada com base na tcnica Top Down ou decomposio. Nessa tcnica so definidos os marcos ou objetivos do projeto (nveis mais altos) e, posteriormente, desmembradas as atividades menores. Cada nvel descendente do projeto representa um aumento no nvel de detalhamento do projeto. medida que se subdivide o trabalho em elementos menores e o organiza-se em nveis, aumenta-se o grau de descrio do trabalho e, portanto, dos detalhes do projeto. A vantagem dessa tcnica a possibilidade de desenvolver e revisar as etapas de um projeto grande em partes mais compreensveis e poder evitar as dificuldades de confrontar todos os detalhes de uma s vez.

Gerenciamento do Tempo Cronograma Descreve os processos necessrios para o trmino do projeto no prazo correto. Determina a durao das atividades, baseado no escopo, tipos de recursos, estimativas das quantidades de recursos e calendrio dos recursos aplicados ao programa. Verificar o Cronograma em Anexo Cronograma(atividades_prazos)_5.xls Gerenciamento dos Custos Descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto ser concludo dentro das metas de custo e oramento planejados. A definio de custos est baseada no escopo, EAP e no Cronograma. Os custos esto definidos no Cronograma conforme arquivo em anexo: Tabela_custos_6. xls.

Gerenciamento da Qualidade O gerenciamento da qualidade do projeto dever ser direcionado tanto para os processos quanto para os produtos. O gerenciamento tem o propsito de garantir que o projeto seja concludo com a qualidade desejada. A gesto da qualidade busca evitar possveis erros e falhas. Desta forma, as principais premissas que asseguram a qualidade deste projeto so: Verificar se a campanha de conscientizao est de acordo com os requisitos pr-estabelecidos pelo projeto; Compra de materiais aprovados pelo INMETRO; Verificao do desenvolvimento do projeto em relao a prazo e custos pr-estabelecidos. No caso de alteraes para garantir a qualidade do projeto, dever ser preenchido e assinado o formulrio de solicitao de mudanas.

A garantia da qualidade acontecer atravs da aplicao das atividades planejadas, afirmando que o projeto entregar todos os processos necessrios para atender os requisitos estabelecidos. O controle da qualidade do projeto ser feito atravs do monitoramento dos resultados verificando se os resultados esto de acordo com os padres de qualidade, tambm sero identificados meios para eliminao de desempenhos insatisfatrios. Mtricas de Qualidade Aplicveis ao Processo

A liberao da sala de armazenamento de resduos ser feita atravs da verificao de requisitos necessrios para o desenvolvimento do processo com segurana, a liberao somente ser obtida se forem atingidos 50% ou mais dos requisitos necessrios. Caso no seja atingido esse percentual mnimo, devero ser retomadas as obras e reparos sobre os itens reprovados e aps a concluso destes, efetuar nova vistoria para checagem de qualidade. Conforme segue controle abaixo:.
AF ERIMENTODA QUAL IDAD E
- Menor que 50% - interditado - Maior ou igual a 50% - liberado

CheckdaQua lida de dasa lade a rm azenam ento de resduos

1 2 3 4 5 6

atual
Ms qua ntida de idea l qua ntida de existente

ITE NS

LEGENDA

V erificar s e o local pos s ui janelas de ventilao V erificar nm ero de s aidas V erificar nm ero de tom adaspara ex ecuo do trabalho V errificar nm ero de lm padas V erificar s e o local pos s ui tubulao de ventilao V erificar s eas ala pos s ui s aida de em erg ncia clculo total de qualidade da s ala de arm az enam ento de res idos

num ero total

num ero total

%total

COME NT RIOSADICIONAIS :

R esponsvel:

O controle da coleta seletiva ser feito e classificado de forma eficiente, eficaz ou ineficiente sempre Verificando o desenvolvimento do projeto em relao a prazo e custos pr-estabelecidos do projeto.

Coleta seletiva
Colunas1 Ultrapassando 24 horas Dentro de 24 horas Dentro de 12 horas Colunas2 Ineficiente eficaz Eficiente Colunas3

0 % 5 0 % 1 0 0 %

Mtricas de Qualidade aplicveis ao produto A garantia de conscientizao dos colaboradores da empresa em relao reciclagem dos resduos ser buscando uma meta de no mnimo 85% de material reciclvel coletado, de material reutilizado e de pessoas utilizando canecas ao invs de copos descartveis. No caso de menos de 85%, deve-se programar aes de melhoria e se necessrio rever o escopo do projeto. pr-estabelecidos.

AF ERIMENTO D A QUAL ID AD E

ITE NS

LEGENDA
- Menor que 85% - Implementar aes de melhoria - Maior ou igual a 85% - Aceitar/ Manter

C heckde Aferim ento daQua lida de do S E R

1 2 3 4 5 9 6 7 8 10

Ms

AS S INAT URA

JU N

JU L

AG O

S E T

OUT

NOV

D E Z

JAN

F E V

MAR

AB R

MAI

V erificar quantidade de m aterial reciclvel coletado V erificar quantidade de m aterial reutilizado V erificar a quantidade de pes s oas utiliz ando canecas

C OME NT RIOSAD ICIONAIS :

R es pons vel:

Sero avaliados e analisados os nmeros eficiente ou eficaz de lixeiras necessrias para a liberao da sala de armazenamento de resduos, podendo sofrer aes corretivas caso no tenha atingindo no mnimo 60% do previsto, alm da verificao do desenvolvimento do projeto em relao a prazo e custos pr-estabelecidos.

quantidade de lixeiras 3 5 2

% 60% 100% 40%

Colunas1 eficaz eficiente interditado

Gerenciamento de Recursos Humanos

Matriz de Responsabilidades
Aquisies Plano de Projeto Gerenciamento do R H Comunicao Mudanas

Qualidade

Escopo e requisitos

Prazos A

Nome

rea/Cargo

Cristia ne Cristia n

Gerente de Projeto / Escopo e Riscos Gerente de Custos

Custos R A

Daniel Gerente de e Comunicao Deise Gerente de Recursos Humanos Gerente de Qualidade Gerente de Aquisioes Gerente de Prazos S R S S
R R

kain Leandr o Marco

Riscos A

S S R

R responsvel A -Apoio S- Suplente

Organograma

Funes

Gerente de Escopo Ser responsvel pelos processos para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido (requisitos), e somente o trabalho requerido, para completar o processo com sucesso. Consiste em: Definio do escopo e dos objetivos do projeto; Verificao de escopo; Controle de alteraes de escopo.

Gerente de Prazo Ser responsvel pelos processos para garantir que o projeto esta sendo executado dentro do prazo. Consiste em: Definio de atividades; Estimativa de durao das atividades; Desenvolvimento de cronograma; Controle de cronograma

Gerente de Custo Tratar dos processos para que o projeto seja completado dentro metas e do oramento planejado. Consiste em: Planejamento de recursos; Estimativa de custos; Oramento de custos; Controle de custos;

Gerente de Qualidade Ser responsvel pelos processos para garantir que o projeto vai satisfazer as necessidades do cliente . Consiste em: Planejamento de qualidade; Controle de qualidade atravs das mtricas estabelecidas para o projeto e para o produto

Gerente Aquisies Tratar dos processos requeridos para adquirir bens e servios de fora da organizao. Consiste em: Planejamento das aquisies; Realizar oramentos dos novos recursos a serem substitudos; Aprovar a aquisio dos recursos; Seleo dos fornecedores; Efetuar a compra dos recursos.

Gerente de Recursos Humanos Tratar dos processos requeridos para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Consiste em: Planejamento organizacional; Acompanhamento da equipe;

Desenvolvimento de equipe.

Gerente de Riscos Tratar dos processos relacionados a identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Consiste em: Planejamento do gerenciamento de riscos; Identificao de riscos; Anlise quantitativa de riscos; Monitoramento e controle dos riscos.

Gerente de Comunicao Ser responsvel pelos processos para garantir rpida e adequada comunicao das partes. Consiste em: Planejamento de comunicaes; Distribuio de informaes.

Equipe do Projeto No Nome rea Cristia Gerente do Projeto/ 1 ne Escopo e Riscos Cristia 2 Gerente de Custos n Daniel Gerente de 3 e Comunicao Gerente de Recursos 4 Deise Humanos 5 kain Leandr o 7 Marco 6 Gerente de Aquisies; Gerente de Prazos e-mail cristiane@proj.com .br cristian@proj.com. br daniele@proj.com. br deise@proj.com.br Telefone 51 32222222 51 32222222 51 32222222 51 32222222 5132222222 5132222222 51-

Gerente de Qualidade kaina@proj.com.br leandro@proj.com. br marco@proj.com.b

r Plano de gerenciamento do pessoal do projeto

32222222

O Plano de gerenciamento de pessoal fornece orientao sobre como os recursos humanos do projeto devem ser definidos, mobilizados, gerenciados, controlados e, por fim, liberados. Alocao da Equipe Toda a equipe estar alocada durante todo o andamento do projeto. No sero alocados novos recursos.

Poltica de alocao e liberao dos membros da equipe Todos os membros da equipe podero trabalhar em casa e a comunicao ser por e-mail com encontros semanais s segundas-feiras. Todos os membros sero liberados aps a finalizao do projeto. O Gerente deve manter a equipe concentrada no processo de desenvolvimento do projeto, est atento aos possveis riscos que possam ocorrer, bem como, fazer uma analise dos resultados alcanados. Avaliao da Equipe do Projeto Os resultados sero avaliados atravs do envio das etapas concludas, e de reunies entre os membros do projeto na qual ser avaliada o andamento do projeto, possveis ajustes a participao e produtividade dos membros da equipe. Todo o processo de desenvolvimento ser discutido com a equipe do projeto. Reconhecimento e Bonificao

Como no h recursos gerenciais destinados reserva, no haver bonificao da equipe. Treinamentos Havero palestras que sero realizadas pelos 3 (trs) gestores da empresa equipe do projeto como forma de instru-los. Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de Recursos Humanos Todas as solicitaes que no estiverem previstas plano devem ser solicitadas em reunio para aprovao, aps aprovadas atualizadas no plano de gerenciamento de recursos humanos.

Avaliao de Desempenho da Equipe Para que possamos avaliar de forma idnea usaremos 4 critrios abaixo descritos: Comunicao: Forma de integrao entre os componentes e cliente. Forma de avaliao sobre as respostas dadas aps cada pergunta solicitada por integrantes da equipe ou cliente. Coordenao: avalia o desempenho do componente pela sua eficcia nas respostas ou desenvolvimento de uma tarefa. Participao: Forma de avaliarmos a interatividade dos integrantes da equipe junto ao projeto.

Assiduidade: avaliao sobre a presena em projeto, comprometimento com suas tarefas e com as dos colegas, na forma de apoio ou suporte para as tarefas. As notas dadas sero de 0 a 5: Sendo a seguinte classificao a ser considerada: 0 No participou / Ausente; 1 Pouca Contribuio; 2 Razovel Contribuio; 3 Mdia Contribuio; 4 Alta Contribuio; 5 Total Contribuio;

AVAL IA O DED ES E MP E NH O
E quipe
C ris tiane Mota C ris tian S im o D aniele Lim eira D eis eZ am adei K ain Morales Leandro Walter Marco Antnio

Assiduidade

C om unicao

C oordenao P articipao

Mdiafina l 4,50 4,00 4,00 4,00 4,00 4,50 3,75

3 3 4 3 5 3 4

5 5 4 4 3 5 4

5 4 4 5 4 5 4

5 4 4 4 4 5 3

Plano de Gerenciamento da Comunicao

PLANO DE COMUNICAO DO PROJETO
N O qu? (What?) Porque (Why?) Quem Envia (Who?) Quem Recebe (Who?)Quando (When?) Como? (How?)

Relembra o compromisso existente e permite a reserva de Data de Reunio agenda para partiipao e Pauta de discusses importantes previamente informadas em pauta. Registra e consolida o que ficou combinado durante as reunies realizadas. Impactam diretamente em outras reas.

Gerente de Comunicao

Todos os envolvidos na reunio

Dois dias teis antes da reunio

Via e-mail formal

Ata de Reunio

Gerente de Comunicao

Todos os que No primeiro dia til estiveram presentes posterior a reunio na reunio Quando houver necessidades de alteraes no escopo.

Via e-mail formal

Necessidades de Alteraes de Escopo Necessidades de Alteraes de Prazo Necessidades de Alteraes de Custo Risco Iminente ou Novo Risco Identificado Solicirao Prvia de Aquisio Autorizao de Compras Datas e Contedos de Palestras

Gerente de Todos os envolvidos Projetos repassa a nas reas informao para os impactadas. demais envolvidos. Gerente de Projetos. Todos os envolvidos nas reas impactadas.

Via e-mail formal

Impactam diretamente em outras reas.

Impactam diretamente em outras reas.

Impactam diretamente em outras reas.

Quando houver necessidades de alteraes no prazo Quando houver Todos os envolvidos Gerente de necessidades de nas reas Projetos. alteraes no impactadas. custo Imediatamente aps a Gerente de Riscos Gerente de Projetos identificao de riscos previstos ou no previstos Gerente de Aquisio Gerente de Projetos Dois dias antes da Gerente de Projetos data de aprovao do oramento Gerente de Aquisio Um dia antes da data prevista para autorizao Dois dias teis antes da realizao do evento Dois dias teis antes da realizao do evento Dez dias teis antes da realizao do evento Trs dias teis aps concluso do evento

Via e-mail formal

Via e-mail formal

Via e-mail formal

Perminte analisar a viabilidade e influncia para o projeto. Libera oficialmente a compra do produto.

Via e-mail formal Via e-mail formal

10

11

Permite a organizao de agenda dos participantes e prvios conhecimentos do assunto. Permite a organizao de agenda dos Datas e Objetivos participantes e prvios de Treinamento conhecimentos do assunto. Permite a organizao Datas, Atividades de agenda dos e Organizao da participantes e prvios "Gincana dos conhecimentos do Reciclveis" assunto, possibilitando ajustes necessrios. Feedback de Treinamentos Incentiva e agrega valor. Nivelam o conhecimento acerca dos assuntos divulgados.

Gerente de Comunicao

Todos os Participantes

Via e-mail formal

Gerente de Comunicao

Todos os Participantes

Via e-mail formal

Gerente de Comunicao

Todos os Participantes

Via e-mail formal

12

Gerente de RH

Treinandos

Via e-mail formal Via e-mail formal

13

Informativos

Gerente de Comunicao

Imediatamente Todos os envolvidos aps o surgimento no projeto da informao

FORMULRIO INTEGRADO DE MUDANAS (F.I.M)

F.I.M. Reviso 01 29/02/2013 (Pag )

Introduo
Todas as necessidades de mudanas, visando intervenes ou ajustes relacionados ao escopo, devem ser requisitadas atravs do Formulrio Integrado de Mudanas (F.I.M). de extrema importncia o uso do formulrio para que as mudanas solicitadas sejam controladas e, caso obtenham aprovao, venham a ser implantadas de forma eficaz. Atravs deste mecanismo o projeto alcanar o sucesso desejado.

Solicitao de Mudana (SM)

A solicitao de mudana deve obedecer ao seguinte fluxo, salvo excees imperiosas: 1. Ao ser detectada uma necessidade de mudana, o solicitante dever preencher o Formulrio Integrado de Mudanas e encaminh-lo por e-mail ao Gerente de Projetos. 2. O Gerente de projetos faz a triagem quanto existncia de relao com o escopo. Se no procede ao escopo, retorna o e-mail justificando e encerrando o processo. Havendo procedncia, agenda reunio com os gerentes das reas envolvidaa, para estudo e discusso de impactos (registrando em ATA todas as informaes evidenciadas na reunio); 3. Aps a reunio, o Gerente de Projetos analisa e conclui pela viabilidade ou no da mudana solicitada, enviando seu parecer no F.I. M por e-mail ao patrocinador; 4. O patrocinador analisa e retorna seu parecer no F.I.M por e-mail ao Gerente de Projetos, aceitando ou rejeitando os impactos apontados. 5. O Gerente de Projetos encaminha o F.I.M com aceite ou rejeio do patrocinador ao Gerente de Comunicaes que, imediatamente, distribui aos envolvidos para atualizao dos processos. Fluxo encerrado. *So consideradas excees imperiosas : Necessidade de mudana quando da incomunicabilidade do Gerente de Projetos por prazo superior a 12 horas. Nesse caso o Gerente de comunicaes substitui o Gerente de Projeto no fluxo supracitado, salvo quanto anlise final que autoriza ou no a mudana, que deve ser responsabilidade do Gestor de Riscos. Ainda sim, o Gerente de Projetos deve ser copiado por e-mail em todos os passos do processo e assim que estiver presente retoma o processo na fase em que se encontrar. O Patrocinador somente substituvel se houver determinao da empresa.

SOLICITAO DE MUDANA n 00001 Empresa: Polar Inteligncia em Meio Ambiente LTDA. Projeto: Programa de conscientizao a reciclagem de resduos e materiais Solicitado por: Patrocinador Contato: Fone: (51)3232.2868 Ramal: 607 Descrio da mudana solicitada: Solicito que ao menos 1 (um) material/resduo reciclvel retorne para a empresa a fim de ser reaproveitado. Justificativa: Recuperar a produtividade e incentivar a reciclagem. Data: 20/05/2013 Nome/Assinatura: PARECER DO GERENTE DO PROJETO A solicitao recebida, em relao ao Escopo: PROCEDE ( x ) NO PROCEDE ( ) Justificativa (somente no caso de No Proceder): NA

Anlise de Envolvidos: Prazos, Custos, Qualidade, Riscos, Comunicaes. Data da reunio: 27/05/2013 Sala de aula do curso Resumo ps-reunio de anlise Relatar Impactos identificados: No cronograma: Ser necessrio prorrogar a concluso do projeto em mais 10(dez) dias corridos, a contar do prazo inicialmente proposto 19/07/2013 (nova data de concluso 29/07/2013). No custo: ser necessrio um aditivo de R$15.000,00 para incluir no escopo do projeto a peculiaridade de reutilizao de um item reciclado Na qualidade: Qualidade do reprocessamento dos produtos (materiais/resduos) dever ser mantida Parecer: A mudana solicitada vivel. Submeto anlise do Patrocinador, visando aceite ou rejeio da mudana com seus impactos apurados e relatados. O material a ser reaproveitado o papel proveniente do setor de impresses. O material aps reciclado ir retornar a empresa transformado em bloco de anotaes e sendo reutilizado para este fim. Data: 27/05/2013 Nome/Assinatura: Cristiane Mota PARECER DO PATROCINADOR

Aceite ( x ) COMUNIQUERejeio ( ) COMUNIQUE-SE/ ARQUIVE-SE SE/CUMPRA-SE Data: 03 / 06 / 2013 Nome/Assinatura: SISTEMA DE MONITORAMENTO (RASTREAMENTO)

O Acompanhamento das mudanas propostas e aceitas ser realizado atravs das ferramentas adotadas para o projeto: Cronograma, planos e reunies de alinhamento.

Planejamento do Gerenciamento dos Riscos Como forma de preveno aos riscos do projeto, e com o intuito de preservar a qualidade do produto a ser entregue, optou-se pela elaborao de um plano de Gerenciamento dos Riscos, que atravs de reunies onde os stakeholders envolvidos (todos os integrantes da equipe do projeto) procederam a discusses em conjunto, resultou no mapeamento proposto. Identificao dos Riscos a determinao dos riscos que podem afetar o projeto e a documentao de suas caractersticas. A metodologia utilizada para coleta das informaes foi o brainstorming. Segue abaixo a lista dos riscos identificados: 1. Risco de indisponibilidade de auditrio para treinamentos e palestras; 2. Risco de que os colaboradores no assimilarem o propsito do programa de conscientizao; 3. Risco de que haja dificuldade de entendimento nos treinamentos recebidos; 4. Risco de mudanas inesperadas na legislao ambiental referente reciclagem: 5. Risco de atraso nas entregas de materiais grficos de divulgao por parte dos fornecedores;

6. Risco de que a associao/rgo responsvel pela retirada do lixo/resduo a ser reciclado no esteja disponvel na data programada; 7. Risco de ausncia de parceiros e cooperativas no decorrer do tempo; 8. Risco de no cumprimento dos prazos do cronograma; 9. Risco de no cumprimento do oramento previamente estabelecido; 10.Risco de falhas ou ausncia de comunicao; 11.Risco de necessidade de ajustes ou mudanas no escopo do projeto ou produto; 12.Risco de ausncia de mo de obra da equipe: 13.Risco de no identificar/mapear todos os pontos de impacto ambiental local da empresa; 14.Risco de no possuir uma sala corretamente preparada para estocagem dos materiais reutilizveis; 15.Risco de destinao incorreta de resduos/lixo dentro da sala de estocagem: 16. Risco de no identificar corretamente todos os recursos antigos que possam ser substitudos por novos recursos de forma sustentvel. Anlise Qualitativa dos Riscos Dado que o principal objetivo do projeto a conscientizao dos colaboradores da empresa quanto importncia da reciclagem, inclusive no que tange correta segregao de materiais descartveis, pode-se concluir que o risco da no ocorrncia de palestras e treinamentos tem impacto to crtico quanto a possibilidade de no entendimento ou assimilao do contedo pelo pblico alvo, devendo ser avaliados em uma escala de maior ateno.

Deve-se ater, com nivel de criticidade intermediria, aos riscos cuja origem seja o ambiente externo da empresa, tais como mudanas de legislao, fornecedores, parceiros, cooperativas e associaes ou rgos com responsabilidades pontualmente descritas no escopo, visto que tendem a interferir no resultado final do projeto e dentro de um plano de aes, requerem habilidades maiores de negociao e rpido direcionamento. Os demais riscos no menos importantes, porm mais administrveis, tambm so objeto de ateno atravs deste plano e devem, para tanto, ser considerados em polticas de contingncia ou preveno.

Anlise Quantitativa dos Riscos Deve-se mensurar o impacto e probabilidade dos riscos anteriormente relacionados, sendo estes medidos em valores: 1 = Muito Baixo 2 = Baixo 3 = Mdio 4 = Alto 5 = Muito Alto Aps identificar o peso (valor) de Impacto (I) e Probabilidade (P) para cada risco, posicion-los na Matriz de Dimenses e Riscos. Matriz de Dimenses e Riscos 1 CONFIGURAO

MAT R IZPxI PAR AIMPAC T OSNOSR IS C OS1 C ONF IGUR A O

I
Muito Alto Alto Mdio Baixo Muito Baixo Nulo Nulo Muito Baixo Baixo Mdio Alto

12 13, 16 4

1, 8, 9, 2, 15 10 14

3, 5 7

11

6 6
Muito Alto

Planejamento de Respostas aos riscos Devem-se seguir as propostas abaixo relacionadas a fim de evitar a ocorrncia dos riscos: 1. Risco de indisponibilidade de auditrio para treinamentos e palestras:

a) Confirmar a disponibilidade e reserva do auditrio por e-mail, junto ao responsvel da empresa, com antecedncia de 10 dias da data do evento; b) Iniciar o processo de preparao do auditrio com 2 dias de antecedncia da data prevista para o evento, certificando-se de que o mesmo estar em condies de uso conforme programado; c) Mapear segunda opo de local, nas dependncias da empresa, que comporte a transferncia imediata do evento citado em caso de indisponibilidade fortuita imprevista do auditrio.

2. Risco de que os colaboradores no assimilem o propsito do programa de conscientizao:

a) Abordar de forma gradativa e no impositora os conceitos e necessidades do programa; b) Reposicionar os colaboradores da posio de expectadores para responsveis em equipe pelo sucesso do programa; c) Levar os conceitos do programa o mais prximo possvel do dia-a-dia dos colaboradores.

3. Risco de que haja dificuldade de entendimento nos treinamentos recebidos: a) Mapear e conhecer antecipadamente o perfil dos colaboradores da empresa, e certificar-se de que o programa ser direcionado de forma a atender corretamente o entendimento no perfil mapeado; b) Solicitar aos treinados que participem com ideias e experincias sobre o assunto, de forma a solidificar conceitos e gerar percepo amostral de entendimento.

4. Risco de mudanas inesperadas na legislao ambiental referente reciclagem:

a) Monitorar a legislao diretamente em sua fonte de publicao, uma vez por semana, atravs da internet, para que sejam atualizados os processos.

5. Risco de atraso nas entregas de materiais grficos de divulgao por parte dos fornecedores:

a) Manter uma negociao clara, formal e objetiva com o fornecedor, garantindo assim o cumprimento do prazo acordado para entregas; b) Realizar mapeamento antecipado de 2 fornecedores em potencial, para atendimento imediato das entregas em caso de no cumprimento inesperado do fornecedor contratado.

6. Risco de que a associao/rgo responsvel pela retirada do lixo/resduo a ser reciclado no esteja disponvel na data programada:

a) Certificar-se com 2 dias teis de antecedncia da data prevista para a retirada do lixo/resduo, de que haver disponibilidade por parte da associao ou rgo para retirada programada. b) Realizar mapeamento antecipado de 2 fornecedores em potencial, para retirada imediata em caso de no cumprimento inesperado do fornecedor contratado.

7. Risco de ausncia de parceiros e cooperativas no decorrer do tempo: a) Estabelecer pesquisa peridica, com intervalo trimestral, para busca de novos parceiros e cooperativas em potencial.

8. Risco de no cumprimento dos prazos do cronograma:

a) Utilizar ferramenta aprovada para acompanhamento dos prazos e seguir prazos previamente acordados; b) Havendo atrasos, planejar novamente o cronograma de forma a manter a data de entrega final inalterada; c) Planejando novamente o cronograma, solicitar imediatamente reunio com os gestores do projeto, visando reorganizarem suas agendas e avaliarem impactos.

9. Risco de no cumprimento do oramento previamente estabelecido:

a) Utilizar como referncia e linha de base para aquisies os valores previamente estabelecidos como custos do projeto;

b) No conseguindo manter os valores base com at 3 oramentos de fornecedores diferenciados, solicitar autorizao de compra para o que apresentar menor preo dentre os apresentados, desde que no seja superior a 20% do valor base; c) Sendo os trs oramentos superiores ao percentual apontado, proceder a pesquisa de mercado com marca similar e apresentar outros 3 oramentos de fornecedores diferenciados. d) Aps a compra, informar imediatamente os demais gestores, para que tomem conhecimento do ocorrido e avaliem impacto em suas reas.

10. Risco de falhas ou ausncia de comunicao:

a) Adotar sempre o plano de comunicaes aprovado para o projeto, cujos critrios foram estabelecidos como padro. b) Em caso excepcional, de pane inesperada que inviabilize a comunicao por e-mail, adotar memorando, devendo este ser rubricado pelo remetente e pelo destinatrio, comprovando conhecimento da informao; c) Em situaes excepcionais onde o destinatrio da informao esteja geograficamente distante mais de 1.000m do remetente da informao, adotar a comunicao via telefone, mas imediatamente disponibilidade do sistema, recapitular o assunto por e-mail junto ao destinatrio a fim de registrar a transferncia da informao.

11. Risco de necessidade de ajustes ou mudanas no escopo do projeto ou produto:

a) Procurar seguir o cronograma e escopo previamente acordados para o projeto; b) Realizar reunio com os demais gestores para apresentao de ideias;

c) Solicitar anlise de ajustes ou mudanas atravs de formulrio especfico;

12. Risco de ausncia de mo de obra da equipe:

a) Manter canais de comunicao ativos e informar responsvel no dia til imediatamente anterior data do evento, para que no falte; b) Solicitar aceite de comparecimento. c) Certificar-se de que todos os integrantes da equipe do projeto tem pleno conhecimento do processo como um todo. Desta forma, no caso de ausncia por fora maior de algum integrante, o Gerente do Projeto poder assumir o papel temporariamente indisponvel ou em sua ausncia, o gerente de comunicao.

13. Risco de no identificar/mapear todos os pontos de impacto ambiental local da empresa:

a) Refazer circuito de identificao dos pontos pelo menos uma vez, aps concluso do primeiro ciclo de mapeamento.

14. Risco de no possuir uma sala corretamente preparada para estocagem dos materiais reutilizveis:

a) Acompanhar o cronograma de preparao da sala de reutilizveis e realizar reunies estratgicas visando alinhamento de escopo e prazos; b) Proceder a pelo menos trs vistorias, uma no incio, uma intermediria e uma final, para conferir preparao da sala de estocagem e redirecionar atividades caso necessrio.

15. Risco de destinao incorreta de resduos/lixo dentro da sala de estocagem:

a) Oportunizar em local adequado e de perfeita visibilidade manual de segregao de resduos, bem como placas orientativas junto a cada depsito de itens.

16. Risco de no identificar corretamente todos os recursos antigos que possam ser substitudos por novos recursos de forma sustentvel:

a) Utilizar linguagem padro do projeto para identificar os recursos; b) Utilizar check-list padro.

Anlise Quantitativa dos Riscos Matriz de Dimenses e Riscos 2 CONFIGURAO

Estratgia para tratamento de riscos Deve-se analisar a ocorrncia de cada risco como ameaa ou oportunidade. Ameaa: Evitar, transferir, mitigar Oportunidade: Explorar, compartilhar, Melhorar 1. Ameaa Evitar 2. Ameaa Mitigar 3. Ameaa Mitigar 4. Oportunidade - Explorar 5. Ameaa Evitar 6. Ameaa - Evitar 7. Oportunidade Melhorar 8. Ameaa - Evitar 9. Ameaa - Evitar

10. Ameaa Mitigar 11. Oportunidade - Compartilhar 12. Ameaa - Mitigar 13. Oportunidade - Explorar 14. Ameaa - Evitar 15. Ameaa - Mitigar 16. Ameaa - Evitar

Controle e Monitoramento dos riscos Para controlar os riscos em potencial sero aplicados todos os itens constantes neste plano. Para monitorar os riscos em potencial deve-se revisar este plano mensalmente e atualiz-lo a cada nova circunstncia ocorrida.

Plano de Gerenciamento de Aquisies. Os processos de aquisies de bens e servios neste processo esto descritos neste plano. A finalidade principal do Plano de Gerenciamento de Aquisies selecionar fornecedores qualificados para os bens e servios do projeto e control-los eficazmente. O plano envolve selecionar fornecedores, estabelecer compromissos com os fornecedores, e acompanhar e rever o desempenho e resultados do fornecedor. A equipe do projeto deve documentar as exigncias do projeto que cobrem as necessidades tcnicas e no tcnicas a serem atendidas. Os padres de qualidade que devem ser seguidos pelos fornecedores devem ser compatveis com os padres da empresa.

O Gerente de Aquisies executar o planejamento, o monitoramento das aquisies para se assegurar que o trabalho foi executado apropriadamente e que os produtos e servios, entregues pelos fornecedores, satisfaam aos critrios acordados de aceitao. Consideraes sobre aquisies Para selecionar os fornecedores e fazer as aquisies de produtos / servios, devem ser levantadas as condies do mercado e listados todos os produtos e servios e prestadoras de servios disponveis no mercado, e sob termos e condies. Para os itens a serem contratados, deve ser elaborada uma Declarao de Trabalho que permita que os fornecedores entendam o que ser fornecido e possam apresentar as propostas. O departamento de compras deve centralizar todas as aquisies, devendo haver uma troca de informaes constante com a equipe do projeto, com relatrios semanais de acompanhamento, de forma que as prioridades sejam adequadas ao andamento do projeto. Os produtos ou servios que fazem parte do fornecimento do projeto podem ser necessrios no s durante a implantao do escopo pela equipe de gerenciamento de projetos, mas tambm aps o encerramento da implantao do projeto, e neste ltimo caso passam a ser de responsabilidade e administrao do cliente, e opcional a ele, uma vez desfeito o vnculo inicial da equipe de implantao. Observa-se no Plano de Gerenciamento de Aquisio apresentado na sequncia, quais fornecimentos encerram durante a implantao do projeto e obedecendo as datas do cronograma da equipe, e quais permanecem necessrios ao bom andamento quando implantado, sendo a renovao opcional ao cliente. Todos os contratos que no encerram aps a concluso da implantao do projeto, permanecem ativos pelo prazo de 3 (trs) meses.

Tendo em vista que o projeto foi contratado com preo fixo, tambm devem ser aplicadas as modalidades de contrato indicadas no Plano de Gerenciamento de Aquisio, de acordo com a aquisio a ser realizada, tanto de produto, quanto de servio: PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIO
AQUIS I O
1 Material de servio g rfico 2 E m presapa racoletar m a teria l 3 F ornecedor da slixeira s(acessrios- sina liza o) 4 C ontra ta o M.Oparareform a 5 C om prade insum os(revestim ento de piso e parede parasalade estoque) 6 C om prade prateleira se nichospa raa com odar osm a teriais 7 C om prade containerse caixa sorg anizadoras Preo fechado

P L ANO D EAQUIS I O

C ONT RAT O
Preo fechado Gra tuito

E NCE RRA
S im No S im S im S im S im S im

A denominao preo fechado refere-se a contratos de preo fixo ou preo global, e conforme a prpria denominao informa, referem-se ao produto bem definido e com preo fixo. Os contratos de modalidade gratuita, ainda que no gerem custos para o projeto, tambm devem obrigatoriamente constar com objeto, partes e acordo em contrato formal assinado pelas partes e supervisionado pelo departamento jurdico da empresa, evitando possveis desconfortos ao cliente e projeto. O perodo da aquisio de cada item inicia e encerra conforme cronograma do projeto e suas datas devem sempre ser submetidas a anlise do fornecedor, para que avalie a possibilidade de cumprimento de prazos na entrega de suas obrigaes. Quando houver necessidade de novas aquisies, que porventura no constem na tabela apresentada, durante a implantao do projeto, dever se proceder a uma reunio para alinhamento com todos os gerentes de rea envolvidos visando tomada de decises .