FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE

PAULO ROGRIO MARQUES PESSOA

O CONCEITO DE ESCRITRIO SEM PAPEL E A
VIABILIDADE DE SUA IMPLEMENTAO NAS
EMPRESAS















So Paulo
2009



FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE


PAULO ROGRIO MARQUES PESSOA



O CONCEITO DE ESCRITRIO SEM PAPEL E A
VIABILIDADE DE SUA IMPLEMENTAO NAS
EMPRESAS



Monografia apresentada no curso de
Tecnologia em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios na FATEC ZL como
requisito parcial para obter o Ttulo de
Tecnlogo em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios.

Orientador: Prof. Me. J oilson de Souza Cardoso



So Paulo
2009



FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE


PAULO ROGRIO MARQUES PESSOA

O CONCEITO DE ESCRITRIO SEM PAPEL E A
VIABILIDADE DE SUA IMPLEMENTAO NAS
EMPRESAS



Monografia apresentada no curso de
Tecnologia em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios na FATEC ZL como
requisito parcial para obter o Ttulo de
Tecnlogo em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios.

COMISSO EXAMINADORA

________________________________________
Prof. Me. J oilson de Souza Cardoso
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste

________________________________________
Prof. Me. Manoel Teixeira

___________________________________
Prof. Me. Edson Roberto Barbosa Ceroni



De acordo com a avaliao da comisso
examinadora obteve nota final _______

So Paulo, 10 de dezembro de 2009.





























minha esposa e filho, pela compreenso e pacincia que demonstraram nos dias
em que no tiveram a devida ateno de minha parte para que este trabalho
pudesse ser redigido.



AGRADECIMENTOS
A todos que colaboraram direta ou indiretamente para a realizao deste
trabalho, em especial o professor J olson pelo apoio e dedicao.



















































Chega-se a ser grande por aquilo que se l, no por aquilo que se escreve
J orge Luis Borges



Pessoa,Paulo Rogrio Marques. O conceito de escritrio sem papel e sua
implementao nas empresas.2009, 54f.. Monografia (Graduao em Tecnologia
em Informtica com nfase em Gesto de Negcios) Faculdade de Tecnologia da
Zona Leste.


RESUMO

Nos dias atuais, diante ao acirramento da competitividade dos mercados, as
empresas necessitam desenvolver novos mtodos para administrar as suas
informaes de forma rpida, segura e eficiente. Alm disso, a melhoria constante
de processos e fluxos de trabalho, bem como a reduo de custos inerentes aos
processos de coleta, anlise e disseminao dessas informaes so fatores
diferenciais preponderantes para que as empresas possam assegurar um slido e
constante crescimento, alinhados com suas estratgias de negcios. No entanto,
mesmo com os recentes avanos tecnolgicos e com o surgimento de meios mais
eficazes e baratos para informatizao de processos e digitalizao de documentos,
as empresas precisam conviver com processos baseados em papel que, em muitas
situaes, so fatores impeditivos para ganhos de produtividade e reduo de
custos e burocracia. Este trabalho apresenta uma pesquisa bibliogrfica sobre o
conceito de escritrio sem papel, suas vantagens e desvantagens e, como estudo
de caso, os desafios e resultados de sua implementao em empresa do ramo de
seguros.

Palavras-chave: escritrio sem papel; GED; digitalizao de documentos;
automao de processos.




Pessoa,Paulo Rogrio Marques. . O conceito de escritrio sem papel e sua
implementao nas empresas.2009, 54 f.. Monografia (Graduao em Tecnologia
em Informtica com nfase em Gesto de Negcios) Faculdade de Tecnologia da
Zona Leste.


ABSTRACT




Nowadays, before the intensification of competitive markets, companies need to
develop new methods to manage their information quickly, safely and efficiently.
Furthermore, the constant improvement of processes and workflows, and cost
savings inherent in the processes of data collection, analysis and dissemination of
this information is compelling differentiator for companies to ensure a solid and
steady growth, in line with their strategy business. However, even with recent
technological advances and the emergence of more effective and inexpensive
procedures for computerization and digitization of documents, companies must cope
with paper-based processes that in many situations, are impediments to productivity
gains and reduction of costs and bureaucracy. This paper presents a literature
search on the term "paperless office", their advantages and disadvantages and, as a
case study, challenges and results of its implementation in a insurance company..

Keywords: paperless office; EDM; documents digitalization; processes automation.


LISTA DE SIGLAS


GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos
NFE Nota Fiscal Eletrnica
DANFE Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica
SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital
ECD - Escriturao Contbil Digital
e-CPF Cadastro de Pessoa Fsica Eletrnico
e_CNPJ Cadastro de Pessoa J urdica Eletrnico





















LISTA DE FIGURAS


Figura 1 Preferncia do consumidor entre papel e meio eletrnico. Meio mais
adequado conforme a utilizao..............................................................20
Figura 2 Consumo per capita de papel..................................................................21
Figura 3 .Evoluo histrica da produo de papel ...............................................22
Figura 4 Modelo operacional da NF-e.....................................................................31
Figura 5 Modelo de e-CPF (certificao digital)......................................................35


















LISTA DE TABELAS


Tabela 1 -Comparativo de volumes de armazenamento de arquivos em papel e
arquivos digitalizados.................................................................................................25
Tabela 2 -.. Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel
e GED.............. ....................................................................................... 29












LISTA DE ANEXOS




Anexo A E-readers so mais verdes que livros .................................................. 52

Anexo B- Modelo de DANFE ............................................................................... 544



SUMRIO


1. INTRODUO ...................................................................................................... 14
1.1 Objetivo ........................................................................................................ 15
1.2 J ustificativa ...................................................................................................... 15
1.3 Motivao ........................................................................................................ 16
1.3 Metodologia ..................................................................................................... 17
2. O CONCEITO DE ESCRITRIO SEM PAPEL ..................................................... 18
2.1 Consumo atual de papel .................................................................................. 20
2.1 Os problemas no uso do papel ........................................................................ 22
2.2 Aspectos e vantagens legais do escritrio sem papel ..................................... 23
2.3 Aspectos e vantagens financeiras do escritrio sem papel ............................. 24
2.4 Aspectos e vantagens tecnolgicas do escritrio sem papel ........................... 25
2.5 Aspectos e vantagens ambientais do escritrio sem papel ............................. 26
3. O ADVENTO DOS PROCESSOS E DOCUMENTOS DIGITAIS .......................... 28
3.1 GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos .......................................... 28
3.2 NFE Nota Fiscal Eletrnica ........................................................................... 30
3.3 SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital ............................................. 32
3.4 Certificao Digital ........................................................................................... 33
4. FATORES CRTICOS DE SUCESSO ................................................................... 35
4.1 Resistncia a mudanas .................................................................................. 36
4.2 Fatores ergonmicos e biomdicos ................................................................. 36
4.3 Segurana da Informao ................................................................................ 39
4.4 Necessidade de contingncia .......................................................................... 40
5. INDIANA SEGUROS: ESTUDO DE CASO ........................................................... 42
5.1 Apresentao da empresa ............................................................................... 42
5.2 Implementao dos conceitos de escritrio sem papel ................................. 43
5.3 Viso geral dos processos ............................................................................... 43
5.4 Vantagens obtidas ........................................................................................... 44
5.5 Consideraes do estudo de caso ................................................................... 45
6. CONSIDERAES FINAIS .................................................................................. 47
REFERNCIAS ......................................................................................................... 49
ANEXOS ................................................................................................................... 52











14

1. INTRODUO


As ferramentas para coleta e armazenamento de informaes sempre
foram baseadas em papis, que se mantm basicamente inalteradas desde pocas
remotas. Com o desenvolvimento de novas tecnologias e a disseminao de
recursos para digitalizao de documentos, as empresas passaram a lanar mo de
inovaes desenvolvidas com o intuito principal de reduzir seus custos e agilizar
seus procedimentos envolvidos na anlise de dados para tomadas de deciso
estratgicas.
O conceito de escritrio sem papel representa um grande desafio
para as empresas que, apesar das dificuldades tcnicas, culturais e financeiras para
sua implementao, podem vislumbrar ganhos significativos de eficincia ante os
cenrios externos cada vez mais hostis, onde a conquista de diferenciais
competitivos podem representar a sobrevivncia de uma organizao.
Para a adoo de polticas de substituio do papel em seus mtodos
e processos, uma empresa precisa adquirir recursos tecnolgicos para captura e
armazenamento digital de documentos, implantar um sistema de gerenciamento
eletrnico e adequar seus fluxos de trabalho e controles internos. Alm disso, as
tecnologias implementadas devem estar de acordo com as novas exigncias legais e
fiscais previstas com a adoo de documentos digitais.
O grande desafio do gestor moderno analisar os fatos relacionados
ao seu negcio de forma rpida, objetiva e eficaz. A disponibilizao de informaes
em formatos digitais permite que as mesmas sejam agrupadas de forma estruturada,
facilitando a busca e comparao de dados associados.
Os maiores desafios para a adoo do conceito de escritrio sem
papel so, basicamente, de mbitos tcnico, cultural, financeiro e legal.
A resistncia humana quanto s mudanas e adequao a novas
rotinas de trabalho so fatores crticos para o sucesso de qualquer nova tecnologia.
15

No obstante o ganho de agilidade na busca e disseminao de informaes por
meios digitais, fatores ergonmicos representam ainda um dos maiores impeditivos
para o estabelecimento desta abordagem.
Alm das vantagens tcnicas, gerenciais e financeiras, as empresas
sem papel esto totalmente alinhadas com o aumento da conscientizao ecolgica
e de responsabilidade social, muito em voga nos ltimos tempos e cada vez mais
exigido pelos seus potenciais clientes.


1.1 Objetivo


Caracterizar o conceito de escritrio sem papel e sua aplicabilidade
no ambiente corporativo.


1.2 Justificativa


Cada vez mais, evidencia-se o fato de que um dos principais bens
gerados e administrados pelas empresas so as informaes. Apesar de intangveis,
so de extrema importncia para as tomadas de decises e para agregar valor aos
produtos e servios oferecidos pelas organizaes.
Segundo PARRINI (2002), diariamente dados sobre os mais diversos
aspectos so gerados e armazenados para fazer parte dos recursos de informao
disponveis numa empresa.
Um grande fator diferencial das organizaes a sofisticao e
agilidade de seus sistemas de informao e da habilidade dos usurios de analisar e
sintetizar informaes usando esses sistemas.
16

A automao de processos administrativos e a disseminao de
documentos originalmente digitais so tendncias cada vez mais dominantes e
irreversveis, logo, a manipulao de informaes se dar, cada vez com mais
freqncia, atravs de meios eletrnicos. No obstante esta constatao curioso
verificar que o consumo de papel vem crescendo a cada ano de forma constante.
Mesmo com a diminuio da criao de documentos e publicaes em forma
impressa, o ser humano ainda no conseguiu se livrar do paradigma do papel na
sua manipulao e disseminao de informaes geradas em seu cotidiano, por
exemplo: hoje em dia no escrevemos mais cartas, no entanto ainda nos flagramos
imprimindo nossos e-mails e contatos para assegurarmos uma pseudo-segurana da
informao ou simplesmente para ler em outro lugar com mais conforto do que a tela
do computador.
No entanto, apesar das dificuldades e desafios, as vantagens obtidas
com a implantao deste conceito em estudo so notrias. A substituio de
arquivos e documentos fiscais por parte dos governos e empresas modernas cada
vez mais difundir esta nova cultura organizacional, baseada em meios digitais.
Para tanto necessrio saber como projetar e implantar tais
tecnologias para que seus pontos positivos sejam potencializados.


1.3 Motivao


Nas dcadas passadas, com o surgimento de novos recursos de
tecnologia da informao acreditava-se que haveria uma diminuio do uso do papel
ou at mesmo sua completa extino nos escritrios. Percebeu-se, porm, que o
efeito foi inverso. O consumo de papel aumentou e com ele os problemas ambientais
ligados indstria do papel e celulose. Com o advento da internet vem sendo
deflagrada uma total revoluo, alterando de forma radical a maneira de se
trabalhar, de se relacionar, buscar informaes e de fazer negcios. Por outro lado,
17

a quantidade de informaes geradas tem multiplicado nos ltimos anos e a cultura
da impresso ainda permanece na realidade das pessoas e organizaes.


1.3 Metodologia


A pesquisa foi realizada atravs de consultas e revises bibliogrficas
de referncias tericas publicadas em livros, sites, artigos e teses de concluso de
curso referentes ao assunto em estudo.
O trabalho foi realizado atravs de estudo prtico da aplicabilidade da
automao de processos administrativos e digitalizao de documentos na empresa
escolhida.






18

2. O CONCEITO DE ESCRITRIO SEM PAPEL


Um dos maiores desafios das pessoas e das corporaes nos tempos
modernos lidar e assimilar o imenso volume de informaes geradas. Mesmo com
as constantes inovaes tecnolgicas, pode-se observar que o volume de papis
manuseados de forma constante nas empresas diretamente proporcional ao
conhecimento acumulado. Nas corporaes a informao deve seguir um fluxo
contnuo de gerao ou recebimento, processamento e disseminao. Segundo
NERY (2004), podemos classificar as informaes como estruturadas e no
estruturadas:
Informaes estruturadas: so todas as informaes que esto cadastradas
em banco de dados, inseridas a partir de programas ou formulrios
eletrnicos;
Informaes no estruturadas: so cpias de documentos impressos,
correspondncias, e-mails, anotaes e apontamentos, muitas vezes
manuseados de forma no convencional e sem o devido cuidado com a
segurana da informao. Ainda segundo NERY (2004), este tipo de
informao corresponde a mais de 80% do corpo documental das empresas e
tratada de forma muito simples, podendo ser perdida facilmente.
Segundo Stuart-Stuubs (apud J ARDIM, 1992), o futuro da gesto da
informao registrada (mensagem) pode ser analisada considerando duas
premissas fundamentais:
O meio
1
no qual est registrada a informao ainda o principal fator
determinante das operaes e posturas das instituies geradoras das
mesmas;


1
Segundo GARCIA JNIOR e ALVARES (2007), meio o suporte fsico sobre o qual a mensagem
transmitida, sendo o mais amplamente empregado o papel.
19

A intimidade entre meio e mensagem to grande que o termo contrato
tanto significa o instrumento (papel onde foi registrado o acordo) como o
prprio acordo entre as partes, os direitos e deveres recprocos por elas
estatudos. (GARCIA J NIOR e LVARES, 2007, p.22)
A escolha do meio de registro uma escolha do seu produtor.

O papel considerado ainda hoje como o principal suporte para
difuso do conhecimento humano. A idia principal por trs do conceito de escritrio
sem papel estabelecer um novo padro de ambiente de trabalho onde o papel
torna-se cada vez menos necessrio e a reduo do uso de informaes no
estruturadas.
Propostas para substituio de mtodos baseados em papel esto
sendo criadas desde os idos de 1800, se considerarmos os estudos de Samuel
Morse e a inveno do telgrafo como a primeira tentativa bem sucedida de
transmisso de dados utilizando outro meio (a eletricidade) ao invs do meio
impresso. No entanto, a idia do princpio de escritrio sem papel pode ser
creditada ao Centro de Pesquisas da Xerox PARC, localizada em Palo Alto, na
Califrnia, Estados Unidos (SELLEN e HARPER, 2003), quando projetos em
andamento para eliminao ou diminuio do uso do papel se tornaram pblicos
com a publicao de um artigo da revista Business Week, em 1975, descrevendo
uma srie de previses sobre o fim da mquina de escrever e futuro do papel nas
empresas.
Na dcada de 1980 popularizou-se a idia de que microcomputadores
ligados em rede, correio eletrnico, datawarehouses, softwares para workflow e um
sem nmero de outros recursos, em breve eliminariam completamente o papel dos
escritrios. Todavia, ainda persiste a idia que documentos existem somente quando
so fisicamente palpveis, portanto impressos. Com o surgimento da internet,
esperava-se que finalmente o escritrio sem papel se firmasse, o consumo do
papel aumentou (GIMSON, 1997). A internet serviu para aumentar o volume das
impresses, uma vez que as pessoas tinham mais acesso s informaes do que
antes, preferiram usar a rede para pesquisar os dados e, em seguida, imprimir para
leitura em papel. Conforme pesquisa da empresa de consultoria Pricewaterhouse
20

Coopers, as organizaes que fornecem endereos eletrnicos aos seus
funcionrios acabam tendo um aumento de 40% em seu consumo de papel.


2.1 Consumo atual de papel


Porque o desenvolvimento da tecnologia no acompanhou a mudana
de nossos hbitos, ainda persiste a idia que documentos existem somente quando
so fisicamente palpveis, portanto impressos. O quadro abaixo demonstra a
preferncia macia pela utilizao do papel, dependendo do uso ao qual se destina,
segundo apurao de preferncia de consumidores.














Figura 1- Preferncia do consumidor entre papel e meio eletrnico. Meio mais adequado
conforme a utilizao. Fonte: Cap Ventures Consultoria, EUA, 2003




0% 20% 40% 60% 80% 100%
Livros
Material Promocional
Artigos de Papelaria
Revistase Peridicos
Mala Direta
Catlogos
Relatrios Anuais
Material Financeiro
Publicaes Tcnicas
Contas
Informativos
Diretrios
Relatrios e
Formulrios
Papel Ambos Eletrnico
21


A significativa diferena em alguns dos itens abordados explica em
parte o aumento do consumo de papel nas residncias e escritrios, fato que pode
ser constatado nos grficos reproduzidos abaixo.



Figura 2 Consumo per capita de papel. Fonte: Bracelpa, 2008



22


Figura 3 evoluo histrica da produo de papel.Fonte: Bracelpa, 2008

Como visto, embora o armazenamento eletrnico aumente de forma
exponencial, o volume da produo e o consumo de papel mantm seu crescimento.


2.1 Os problemas no uso do papel


Segundo SELLEN e HARPER (2003), h basicamente trs problemas
oriundos da utilizao de papel:
O problema simblico: o papel , segundo os autores, o smbolo de um
passado fora de moda. Usar papel em muitos dos casos a opo menos
eficiente;
Problema de custo: para documentos em papel, os custos so problemticos
aps os documentos serem gerados. Os custos de impresso so mnimos
se comparados com os custos para armazenagem e movimentao;
23

Problemas de interao: O papel, como elemento para interao, possui
algumas limitaes impostas por sua natureza fsica, ou seja, h funes que
o papel no dispem. Podemos citar o fato de que o papel no pode ser
acessado remotamente, ocupa espao fsico, requer a alocao de pelo
menos uma pessoa para trafegar um documento em papel e, por fim, difcil
de integr-lo e reproduzi-lo.

O objetivo primordial das empresas e instituies a reduo gradativa
de custos e a integrao de diferentes tecnologias, com o intuito de lidar de forma
mais eficiente com as informaes, agregando valor s mesmas e auxiliando nas
tomadas de decises. Atravs da anlise dos principais aspectos do conceito de
escritrio sem papel podemos determinar as vantagens e a importncia da
implementao do princpio.


2.2 Aspectos e vantagens legais do escritrio sem papel


Hoje em dia a maioria das aplicaes e procedimentos onde o
documento eletrnico j aceito est ligada s relaes com o governo. No entanto,
a partir de novas regras e legislaes com enfoque na auditoria e gesto de
documentos, impostas pelo mercado financeiro e de capitais, as empresas devem
cada vez mais preservar de forma eficaz e cuidadosa suas informaes em vrios
formatos e mdias. As principais leis criadas, cujo enfoque facilita a aplicao de
documentos e processos digitais so:
Lei Sarbanes-Oxley, sancionada em 2002, aps os escndalos das
manipulaes de dados contbeis das empresas Enron e WorldCom, que
abalaram a confiana dos mercados globais. O princpio da lei introduzir
regras de governana corporativa, dando transparncia e confiabilidade aos
24

resultados contbeis das organizaes, elevando o padro de conduta tica e
estabelecendo responsabilidades quanto s informaes prestadas desde os
nveis hierrquicos mais altos.
Lei 3.081, sancionada em 2003 pelo Banco Central do Brasil e que dispes
sobre a prestao de servios de auditoria independente para as instituies
financeiras. Os controles internos devem ser auditados quanto sua
qualidade e adequao aos sistemas eletrnicos de processamento de
dados;
Acordo da Basilia II, que apesar de incidir sobre empresas dos ramos
financeiros, sua aplicao deve ser estendida para os demais ramos de
atividades, dada as exigncias de processos e metodologias recprocas entre
as empresas. O acordo determina que os riscos operacionais devem ser
considerados, no somente os riscos de crdito e de mercado, como era
aplicado anteriormente. Considera-se risco operacional desde o erro humano
e falhas ou fraudes eletrnicas at documentaes irregulares e sem
mecanismos de segurana.


2.3 Aspectos e vantagens financeiras do escritrio sem papel


No que tange o aspecto financeiro da adoo dos princpios do
conceito, o aumento de produtividade fundamental e a diminuio dos tempos
gastos entre procura e consulta a dados, bem como o consumo de tempo para
recuperao, disseminao e transporte de documentos, garante ganhos
substanciais de eficincia. A reduo dos espaos fsicos para estocar toneladas de
pastas de papis assegura uma reduo dos custos fixos relativos ao aluguel ou
aquisio e manuteno de prdios ou locais especficos para armazenagem.
Segundo o Gartner Group, o gerenciamento de documentos consome 12% a 15%
da renda da empresa e a cada 20 documentos gerados um se perde. Na tabela
abaixo, apresentamos uma estimativa da quantidade mdia de pginas de
25

documento em papel de um arquivo e o volume correspondente para
armazenamento de cpias digitalizadas dos mesmos.

Tabela 1 Comparativo de volumes de armazenamento de arquivos em papel e arquivos
digitalizados.
RESOLUO200DPI* RESOLUO300DPI
ARMAZENAMENTO
QUANTIDADEDE
PGINAS
ESPAO
EMGB
QUANTIDADE
DECDS
ESPAOEMGB
QUANTIDA
DEDECDS
ESTANTEABERTA
1METROLINEAR
4.500A6.000 0,11 0,16 0,24 0,37
CAIXABOXPADRO
(14cmDELARGURA)
600A800 0,03 0,046 0,07 0,104
GAVETADE
ARQUIVODEAO
3.000 0,07 0,11 0,16 0,24
ARQUIVODEAO
COM4GAVETAS
12.000 0,28 0,43 0,64 0,98
METROCBICO
ENCAIXOTADO
COMPACTO
60.000 1,41 2,17 3,18 4,89
Fonte: BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2004


2.4 Aspectos e vantagens tecnolgicas do escritrio sem papel


No obstante o fato de que novas tecnologias proveram meios pelos
quais possvel produzir documentos em papis de forma mais barata e com maior
qualidade, o avano tecnolgico tambm permitem trabalhar efetivamente com
documentos digitais, como por exemplo os processadores de texto que substituram
as mquinas de escrever, o e-mail que substituiu com vantagens os memorandos e
cartas. Os computadores pessoais mais leves e portteis, bem como as redes de
computadores sem fios possibilitaram o acesso a documentos e a realizao do
trabalho em qualquer hora e lugar. As mdias ticas e digitais tornaram possvel o
armazenamento de enormes quantidades de informao em pequenos espaos. O
26

custo da implementao deste tipo de soluo torna-se cada vez menor medida
que novas tecnologias vo se disseminando.
Com o emprego de modernas ferramentas de workflow
2
, tecnologia que
permite gerenciar de forma pr-ativa todo e qualquer processo de negcio e fluxo de
tarefas necessrias para processar documentos e informaes, controlando o seu
trmite na organizao, possvel aumentar a produtividade e aumentar a
transparncia dos processos, alm de controlar de forma mais eficiente os prazos e
a deteco de gargalos.


2.5 Aspectos e vantagens ambientais do escritrio sem papel


Como boa parte do material gerada em computador impressa para
leitura, isso contribui, decisivamente, no crescimento da demanda e produo de
papel, contribuindo com o aumento das questes ambientais, fomentando o
processo que comea na fabricao da celulose para a preparao do papel,
utilizando grandes quantidades de gua e produtos qumicos txicos que podem at
incidir em grandes impactos ambientais
3
. A substituio dos processos baseados em
papis pode ser uma poderosa ferramenta de marketing, caso seja bem explorada,
haja vista a crescente preocupao com a reduo das emisses, do desmatamento
e demais fatores que conspiram para a preocupante degradao de nosso meio-
ambiente. Num mundo cada vez mais competitivo em que h cada vez mais
igualdade e acirramento entre os produtos e servios oferecidos pela empresas, a
conquista de diferenciais competitivos podem representar fator decisrio na escolha
dos clientes. Uma marca ou produto que consegue estabelecer uma imagem e

2
CRUZ, T. (2001), define worflow como a automao de processos de negcio no todo ou em parte,
em que documentos, informao ou tarefas so passadas de um participante a outro para ao, de
acordo com regras estabelecidas. Um processo de negcio um conjunto logicamente relatado de
fluxos de trabalho, passos de trabalho e tarefas que provm um produto ou servio para clientes.
3
O impacto ambiental pode ser definido como qualquer alterao produzida pelos
homens e suas atividades, nas relaes constitutivas do ambiente e que excedam a sua
capacidade de absoro. BRANCO (1984)
27

postura ecolgica e socialmente responsvel, est alinhada ao pensamento comum
em voga atualmente, onde a conscincia do papel de cada um no futuro do planeta
esta a cada dia mais valorizado e evidenciado.


28


3. O ADVENTO DOS PROCESSOS E DOCUMENTOS DIGITAIS


Nos ltimos anos denota-se uma macia migrao de mtodos e
processos fsicos, bem como documentos importantes para meios digitais. Os
governos e rgos pblicos encabeam este movimento, atravs da adoo de
conceitos de e-government
4
, facilitando a fiscalizao, a eficincia, a credibilidade
e desburocratizando os processos e relacionamentos com empresas, fornecedores e
cidados. Tal fato impulsiona a utilizao dos documentos digitais para adequao e
compatibilidade dos processos internos e externos das organizaes. A seguir,
exemplificaremos alguns dos principais documentos e processos que esto se
caracterizando como essencialmente digitais.


3.1 GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos


GED a tecnologia que prov um meio de facilmente armazenar,
localizar e recuperar informaes existentes em documentos e dados eletrnicos,
durante todo o seu ciclo de vida
5
(GARTNER GROUP). Tambm conhecido como
Sistema de Administrao de Documentos (DNS), este termo engloba no apenas a
converso eletrnica de documentos de papel, atravs da digitalizao, mas a
administrao de documentos eletronicamente criados inclusive processador de
texto e e-mail. Os sistemas de GED so usados para localizar e exibir documentos e
tambm para manter diferentes verses de um mesmo documento.

4
Segundo o Banco Mundial, e-government refere-se ao uso pelas agncias governamentais de
tecnologias da informao que tem a capacidade de transformar a relao com os cidados,
empresas e demais rgos do estado
5
O ciclo de vida de um documento possui as seguintes fases: criao, publicao e distribuio, uso
ativo, ps-deciso, arquivo e descarte (BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002)
29


Tabela 2 Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel e GED
ATIVIDADE PAPEL GED
CAPTURAR UM DOCUMENTO
SO ARMAZENADOS
EM ARMRIOS E
PASTAS
DOCUMENTOS SO
DIGITALIZADOS PARA
GERAR IMAGENS
USO DE MAIS DE UMA FORMA
DE ARMAZENAR DOCUMENTOS
OU ARQUIVOS SETORIAIS
CPIAS SO FEITAS
E ARMAZENADAS EM
DIVERSOS
ARQUIVOS
BUSCA POR NDICE DE
DIFERENTES MANEIRAS
PARA LOCALIZAR O
MESMO DOCUMENTO. SEM
LIMITE FSICO
RECUPERAO
EXEMPLO DE FCIL
CONSULTA: IR AT A
SALA DO ARQUIVO,
ENCONTRAR O
DOCUMENTO,
REMOV-LO, IR
COPIADORA, FAZER
A CPIA, RETORNAR
O ORIGINAL AO
LOCAL DE ORIGEM.
IR AO COMPUTADOR,
PESQUISAR PELO NDICE
DESEJ ADO, VISUALIZAR
OU IMPRIMIR
TEMPO DE RECUPERAO
DESDE VRIOS
MINUTOS AT
SEMANAS
SEGUNDOS
DISTRIBUIO DO DOCUMENTO
(IMAGEM)
MALOTE, CORREIO
INTERNO
VIA MENSAGEM
ELETRNICA PRPRIA DO
SISTEMA OU E-MAIL
ESPAO EXIGIDO PARA
ARMAZENAMENTO
(DOCUMENTOS POR M)
ALGUNS MILHARES MILHES
POTENCIAL DE PERDA DE
DOCUMENTOS
ALTA MNIMA
IMPACTO NA INFRA-ESTRUTURA
DE COMPUTADORES
NENHUM ALTO
IMPACTO NO SISTEMA
ATUALMENTE EM USO
NENHUM
POTENCIALMENTE ALTO -
PODE REQUERER
REVISO DE PROCESSOS
Fonte: BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2004



30



3.2 NFE Nota Fiscal Eletrnica


Para atender o disposto da Emenda Constitucional n 42, Inciso XXII,
art. 37, foi realizado, nos dias 15 a 17 de julho de 2004, em Salvador, o 1 Encontro
Nacional de Administradores Tributrios ENAT, reunindo os titulares das
administraes tributrias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municpios de
capitais. No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperao tcnica nas
reas do cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e Nota Fiscal Eletrnica.
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantao de um modelo nacional de
documento fiscal eletrnico que venha substituir a sistemtica atual de emisso do
documento fiscal em papel, com validade jurdica garantida pela assinatura digital do
remetente, simplificando as obrigaes acessrias dos contribuintes e permitindo, ao
mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operaes comerciais pelo
Fisco.
A implantao da NF-e constitui grande avano para facilitar a vida do
contribuinte e as atividades de fiscalizao sobre operaes e prestaes tributadas
pelo Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios (ICMS) e pelo Imposto
sobre Produtos Industrializados (IPI). Num momento inicial, a NF-e ser emitida
apenas por grandes contribuintes e substituir os modelos, em papel, tipo 1 e 1A.
Em sntese, a NF-e um arquivo eletrnico contendo as informaes
fiscais da operao comercial, o qual dever ser assinado digitalmente, de maneira a
garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor, sendo ento transmitido
pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdio do contribuinte, que far
uma pr-validao do arquivo, devolvendo um protocolo de recebimento
(Autorizao de Uso), sem o qual no poder haver o trnsito da mercadoria . O
mesmo arquivo enviado tambm para a Receita Federal (repositrio nacional de
todas as NF-e emitidas, para a Secretaria da Fazenda de destino. Atravs da
internet as Secretarias da Fazenda e a Receita Federal disponibilizam as consultas
31

para quem possuir a chave de acesso do documento eletrnico. Para acompanhar o
trnsito das mercadorias impresso em papel comum o DANFE (Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), contendo uma representao grfica simplificada
da nota fiscal e a chave de acesso para consulta e um cdigo de barras bi-
dimensional.


Figura 4 Modelo operacional da NF-e. Fonte: PORTAL NACIONAL DA NOTA FISCAL
ELETRNICA

O Projeto NF-e instituir mudanas significativas no processo de
emisso e gesto das informaes fiscais, trazendo grandes benefcios para os
contribuintes e as administraes tributrias, como por exemplo, a reduo de
custos de impresso, a reduo de custos de armazenagem de documentos fiscais,
a eliminao de digitao de notas fiscais na recepo de mercadorias, incentivo ao
uso de relacionamentos eletrnicos com fornecedores (B2B), reduo do consumo
de papel e do impacto no meio ambiente, melhoria no processo de controle fiscal,
possibilitando um melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os
fiscos e a diminuio da sonegao e aumento da arrecadao.
32




3.3 SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital

Institudo pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do
Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) faz parte do Programa de
Acelerao do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em
mais um avano na informatizao da relao entre o fisco e os contribuintes. De
modo geral, consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento das
obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s administraes tributrias
e aos rgos fiscalizadores, utilizando-se da certificao digital para fins de
assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo assim a validade jurdica dos
mesmos apenas na sua forma digital. composto por trs grandes subprojetos:
Escriturao Contbil Digital, Escriturao Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente
Nacional.
O Sped tem como objetivos, entre outros:
Promover a integrao dos fiscos, mediante a padronizao e
compartilhamento das informaes contbeis e fiscais, respeitadas as
restries legais;
Racionalizar e uniformizar as obrigaes acessrias para os contribuintes,
com o estabelecimento de transmisso nica de distintas obrigaes
acessrias de diferentes rgos fiscalizadores;
Tornar mais clere a identificao de ilcitos tributrios, com a melhoria do
controle dos processos, a rapidez no acesso s informaes e a fiscalizao
mais efetiva das operaes com o cruzamento de dados e auditoria
eletrnica.
O SPED, no mbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de
Modernizao da Administrao Tributria e Aduaneira (PMATA) que consiste na
33

implantao de novos processos apoiados por sistemas de informao integrados,
tecnologia da informao e infra-estrutura logstica adequados.
Dentre os benefcios, podemos citar: a reduo de custos com a
dispensa de emisso e armazenamento de documentos em papel, uniformizao
das informaes que o contribuinte presta s diversas unidades federadas, reduo
do envolvimento involuntrio em prticas fraudulentas, fortalecimento do controle e
da fiscalizao por meio de intercmbio de informaes entre as administraes
tributrias, possibilidade de cruzamento entre os dados contbeis e os fiscais e
agilidade na busca de informaes e o aperfeioamento do combate sonegao.


3.4 Certificao Digital

O Certificado Digital uma credencial que identifica uma entidade, seja
ela empresa, pessoa fsica, mquina, aplicao ou site na web. Documento
eletrnico seguro, permite ao usurio se comunicar e efetuar transaes na
internet de forma mais rpida, sigilosa e com validade jurdica.
O Certificado Digital um Documento Eletrnico que contm dados
sobre a pessoa ou empresa que o utiliza para comprovao mtua de autenticidade.
Funciona como uma carteira de identidade eletrnica, permitindo que uma transao
realizada via Internet torne-se perfeitamente segura e com integridade de contedo.
O arquivo de computador gerado pelo Certificado Digital contm um
conjunto de informaes que garante a autenticidade de autoria na relao existente
entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Os Certificados Digitais so compostos por um par de chaves (Chave
Pblica e Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confivel - a Autoridade
Certificadora AC. As Autoridades Certificadoras emitem, suspendem, renovam ou
revogam certificados, vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo titular.
34

Essas entidades devem ser supervisionadas e submeter-se regulamentao e
fiscalizao de organismos tcnicos.
No meio fsico, para que uma credencial de identificao seja aceita em
qualquer estabelecimento, a mesma dever ser emitida por um rgo habilitado pelo
governo. No meio digital ocorre o mesmo - devemos apenas aceitar Certificados
Digitais que foram emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs) de confiana.
Para a emisso dos certificados, as ACs possuem deveres e
obrigaes que so descritos em um documento chamado de Declarao de
Prticas de Certificao DPC. A DPC dever ser pblica, para permitir que as
pessoas possam saber como foi emitido o certificado digital. Entre as atividades de
uma AC, a mais importante verificar a identidade da pessoa ou da entidade antes
da emisso do certificado digital. O certificado digital emitido deve conter
informaes confiveis que permitam a verificao da identidade do seu titular. Por
estes motivos, quanto melhor definidos e mais abrangentes os procedimentos
adotados por uma AC, maior sua confiabilidade. No Brasil, o Comit Gestor da ICP-
Brasil o rgo governamental que especifica os procedimentos que devem ser
adotados pelas ACs. Uma AC que se submete s resolues do Comit Gestor pode
ser credenciada e com isso fazer parte da ICP-Brasil. O cumprimento dos
procedimentos auditado e fiscalizado, envolvendo, por exemplo, exame de
documentos, de instalaes tcnicas e dos sistemas envolvidos no servio de
certificao, bem como seu prprio pessoal. A no concordncia com as regras
acarreta em aplicaes de penalidades, que podem ser inclusive o
descredenciamento. As ACs credenciadas so incorporadas estrutura hierrquica
da ICP-Brasil e representam a garantia de atendimento dos critrios estabelecidos
em prol da segurana de suas chaves privadas.
A semelhana da assinatura digital e da assinatura manuscrita
restringe-se ao princpio de atribuio de autoria a um documento. Na manuscrita, as
assinaturas seguem um padro, sendo semelhantes entre si e possuindo
caractersticas pessoais e biomtricas de cada indivduo.Ela feita sobre algo
tangvel, o papel, responsvel pela vinculao da informao impressa assinatura.
A veracidade da assinatura manuscrita feita por uma comparao visual a uma
assinatura verdadeira tal como aquela do documento de identidade oficial.
35

Nos documentos eletrnicos no existe um modo simples para
relacionar o documento com a assinatura. Ambos so compostos apenas pela
representao eletrnica dedados, ou seja, por uma seqncia de bits (0s e 1s), que
necessitam de um computador para a sua visualizao e conferncia. Na assinatura
digital, a assinatura gerada diferente para cada documento, pois est relacionada
ao resumo do documento.
Apesar das diferenas, a tcnica de assinatura digital uma forma
eficaz de garantir autoria de documentos eletrnicos. Em agosto de 2001, a Medida
Provisria 2.200garantiu a validade jurdica de documentos eletrnicos e a utilizao
de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos.
Este fato tornou a assinatura digital um instrumento vlido juridicamente.




Figura 5 Modelo de e-CPF (certificao digital). Fonte: RECEITA FEDERAL
36


4. FATORES CRTICOS DE SUCESSO


De modo geral, podemos concluir que os desenvolvimentos
tecnolgicos, em funo de sua caracterstica de velocidade, via de regra no so
acompanhados por mudanas culturais profundas. Esta afirmao tambm vlida
para os avanos que visam a substituio de documentos em papel, por uma srie
de motivos que buscamos exemplificar neste trabalho.


4.1 Resistncia a mudanas


Toda mudana gera tenso e incertezas nos envolvidos. Na maioria
das vezes, no mundo corporativo, os funcionrios preferem no mudar sua forma de
trabalho ao qual j esto acostumados, tendendo a repetir mtodos e processos por
pura inrcia.
Nem sempre m vontade de ajudar ou indiferena, mas simplesmente o
ato de mudar o modo de trabalho gera tenso nos envolvidos. Os mais
especializados no assunto criaram inclusive disciplinas especializadas no
assunto, como a Gerncia de Mudanas. (BALDAM, VALLE e
CAVALCANTI, 2004, p. 182)


4.2 Fatores ergonmicos e biomdicos


37

H algumas razes que explicam por que cpias de documentos
digitais sejam impressos em papel para leitura posterior. Segundo SELLEN e
HARPER (2003), a principal questo para tal a acessibilidade
6
, usabilidade e
comodidade do meio fsico (papel). O papel est mais bem adaptado e oferece
maiores vantagens, dependendo da tarefa para o qual est envolvido,
principalmente para o trabalho do conhecimento
7
, ou seja, o trabalho de produzir e
analisar informaes que , na sua essncia, uma tarefa em grupo. Papis so mais
facilmente trocados e alterados numa reunio, por exemplo. A tarefa de destacar,
editar ou comprimir um texto por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, para
posterior compilao e publicao so tarefas rotineiras nas organizaes. Ainda se
lembrarmos de tarefas inerentes a uma reunio, podemos destacar o uso de papis
para anotaes, esboos, croquis e planejamentos, quase sempre efetuados de
forma a que vrias pessoas possam interagir ao mesmo tempo em uma folha de
papel, quadro ou cartaz.
Dentre as caractersticas ergonmicas que conspiram contra o uso de
documentos digitais a perda de qualidade e o desconforto fsico causados pela
exibio de um documento num monitor de computador.
Com relao perda de qualidade, existem razes fsicas e
construtivas que fazem com que a visualizao numa tela de computador seja
realmente de menor definio. Alm disso, um mesmo documento pode apresentar
diferenas significativas na resoluo e nas cores de um documento, dependendo
do tipo e modelo de equipamento de sada empregado.
O uso cada vez mais intensivo de computadores e teclados para
produzir e difundir conhecimento tem sido um dos maiores responsveis pelo
assustador aumento de casos de leses por esforos repetitivos (LER), como por
exemplo, problemas em tendes e articulaes, fadiga, stress, problemas de viso,
dores de cabea, etc.

6
Traduo livre do termo affordance
7
O termo exato cunhado e referido no trabalho knowledge work (producing and analyzing information).
38

Segundo DILLON (1992), baseado em profundo e abrangente estudo
bibliogrfico, as principais desvantagens da leitura em telas em relao leitura em
papis so relativas aos seguintes fatores:
Velocidade: baseando-se em experimentos cientficos, a leitura silenciosa de
uma tela de computador cerca de 20 a 30% mais lenta do que a leitura do
mesmo documento e nas mesmas condies externas de uma folha de papel;
Preciso: baseado em estudos estatsticos, o autor conclui que, apesar de
no apresentar diferenas significativas na exatido de um mesmo texto lido
em monitor e em papel, o desempenho dos leitores estudados pode variar
muito e apresentar uma grande queda em funo de questes fsicas, visuais
e cognitivas (cansao, brilho excessivo, alteraes de formato do texto, etc.);
Fadiga: estudos comprovam que longos perodos em frente a um monitor sem
pausas aumentam consideravelmente a fadiga visual e fsica do empregado.
Perodos de mais de 10 minutos sem pausas j causam fadiga, segundo
estudos cientficos citados pelo autor;
Compreenso: no h estudos conclusivos sobre os efeitos negativos nas
taxas de compreenso de leituras em monitores, no entanto, os estudos
evidenciam que o mesmo nvel de compreenso obtido mais rapidamente
em leituras em papel, ou seja, a velocidade em que o assunto assimilado
est diretamente relacionada ao meio empregado para leitura.
Outros fatores podem ser levados em conta, apesar de no serem
abordados neste trabalho em maior profundidade, devido ao foco pretendido ao
mesmo. Dentre os fatores indicados pelo autor, podemos destacar:
Orientao: o papel pode se adequar postura e posio do leitor, a tela
estar na maioria das vezes em orientao vertical e perpendicular ao leitor;
ngulo visual: a distncia e o ngulo de leitura em papis podem ser
constantemente alterados, at que o leitor encontre as mais adequadas,
afetando na velocidade e exatido do texto lido;
Procura de informaes no texto: a facilidade de folhear ao invs de rolar
uma tela, com auxlio de teclas ou mouse e a possibilidade de visualizar todo
o documento de uma nica vez e ao alcance das mos;
39

Formato e tamanho dos monitores: podem significar perdas considerveis em
resoluo e caractersticas do documento exibido



4.3 Segurana da Informao


Um dos maiores ativos das empresas, nos dias atuais, so as
informaes e conhecimentos criados, difundidos e manipulados todos os dias pelos
mais variados setores internos. Manter a integridade e a confidencialidade destas
informaes torna-se cada vez mais complicado medida que novas tecnologias
para armazenamento e disseminao destas informaes so desenvolvidas.
A internet constitui risco potencial segurana da informao, devido
disponibilidade e acessibilidade de milhes de computadores interligados. Sistemas
de informao institucionais esto, impreterivelmente, conectados a redes externas
de alguma forma, o que os tornam suscetveis a ataques.
No passado, quando a informao estava contida somente em papis,
a determinao de polticas de segurana era muito mais simples, haja vista a maior
facilidade de controle de quem manipulava e mantinha a posse dos documentos. Os
documentos mais importantes poderiam simplesmente ser guardados em cofres ou
em salas protegidas por sistemas de segurana, com controle e restrio de
acessos.
Os novos mtodos e tecnologias de armazenamento permitiram o
desenvolvimento de dispositivos cada vez menores e com maior capacidade. A
quantidade de informao que pode ser roubada de uma empresa dentro um
pendrive comum, corresponderia a calhamaos de papis ou um nmero
surpreendentemente grande de pastas de arquivos que, em funo do grande
40

volume que preenchem, praticamente impossibilitariam que o funcionrio ou espio
lograsse sucesso nesta tarefa.

4.4 Necessidade de contingncia


Nos ltimos anos, as exigncias legais sobre a gesto de documentos
em vrios formatos e a necessidade de eliminar gargalos esto levando as
empresas para um novo patamar de integrao tecnolgica. No entanto, devido a
processos ou polticas arcaicas, ainda precisam manter um p no passado.
A maioria das aplicaes em que o documento digital aceito est
ligada s relaes com rgos ou entidades do governo ou em transaes efetuadas
entre empresas, comumente chamada de e-business. O documento digital ainda
no pode ser considerado como plenamente aceito em decorrncia do fato de que,
em muitos setores ainda ser exigido documento comprobatrio ou complementar em
papel, para ser armazenado, anexado a processos burocrticos ou simplesmente
para que sejam assinados, em situaes em que, por questes financeiras ou
tecnolgicas o uso de certificaes digitais ainda no esteja difundido.
Em contraste com a facilidade de obter-se um e-CPF (Cadastro de
Pessoa Fsica Eletrnico) ou um e-CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa J urdica
Eletrnico), certificaes que permitem a assinatura digital de documentos,
requisies e processos, ainda somos afrontados com procedimentos que, apesar
de basear-se no preenchimento de formulrios eletrnicos,via internet, nos exigem
posteriormente a entrega ou o envio de cpias reprogrficas de documentos
pessoais e comprovantes para um endereo ou para um fax de uma repartio
pblica ou escritrio de empresa na qual estamos formalizando uma compra de
produto ou servio, por exemplo.
A excluso digital que algumas regies menos desenvolvidas do pas
ainda enfrentam e a necessidade do Estado de prestar o mesmo nvel de servios a
41

todos os seus cidados, independente de localizao ou situao financeira,
impossibilitam a migrao de toda a sua estrutura para a internet, por exemplo.
Ainda constatamos, em regies mais inspitas de nosso pas, um grande nmero de
cidados que nem sequer possuem todos os seus documentos pessoais ou que no
tem acesso nenhum a meios digitais. extremamente simples notarmos o nfimo
potencial de sucesso de um sistema de agendamento de consultas e a
disponibilizao de pronturios mdicos na internet, por exemplo, numa realidade
como essa.
Outro setor que ainda encontra grandes barreiras migrao de seus
processos para o meio digital o J udicirio. Em funo dos procedimentos legais
adotados e dos mtodos de anexao de laudos, provas, documentos, etc., a
possibilidade de processos e julgamentos 100% digitais ainda levaro algum tempo
para tornarem-se realidade, apesar de algumas iniciativas j colocadas em prtica
em carter experimental em algumas instncias e comarcas do pas.

42


5. INDIANA SEGUROS: ESTUDO DE CASO


O estudo de caso a seguir tem por objetivo mostrar a aplicao prtica
da substituio do papel por arquivos e processos digitais. Foi escolhida uma
empresa do ramo de seguros, rea que tem buscado implementar esta poltica, em
funo dos crescentes custos envolvidos nos processos burocrticos do ramo
abordado.


5.1 Apresentao da empresa


A Indiana Seguros, inaugurada em 1943, hoje faz parte do Grupo
Liberty Mutual no Brasil desde janeiro de 2008, sendo especializada em seguros de
automveis. Em seu portflio de produtos, a Indiana tambm oferece seguros
patrimoniais, seguros de vida e seguros educao.
A empresa conta com mais de 300.000 aplices
8
emitidas,com
faturamento em 2007
9
de cerca de 427 milhes de reais. Com sede em So Paulo,
possui 540 colaboradores, 4000 pontos de venda e 15 filiais no Brasil
O grupo Liberty Mutual conta com operaes em 24 pases e
administra ativos de mais de US$ 94,7 bilhes. No Brasil, ocupa uma posio entre

8
Aplice o documento que descreve o bem segurado, suas coberturas e garantias contratadas pelo segurado.
(GLOSSRIO DE TERMOS TCNICOS, Indiana Seguros, 2008)
9
Os dados fornecidos so referentes a 2007 ou anos anteriores, em funo de poltica interna da empresa.
43

os dez maiores grupos seguradores, com uma carteira de mais de um milho de
segurados.

5.2 Implementao dos conceitos de escritrio sem papel


O projeto paperless da empresa teve incio em 1995, sendo investido
em mdia 4% do faturamento anual em solues para eliminao de papis, com
foco principal na rea de sinistros
10
, que concentrava grande parte do volume total
de documentos gerados. Estima-se que o valor investido desde o incio do projeto
at hoje j tenha ultrapassado a marca dos 10 milhes de dlares (o valor exato no
foi informado por poltica interna da empresa).
A Indiana Seguros foi a primeira empresa de seu ramo no pas a emitir,
em 2004, aplices com certificao e assinaturas digitais, alm de ser a nica a
contar com emisso instantnea de aplices e pioneira na regulao de sinistro de
veculos com imagens digitais e oramento eletrnico.


5.3 Viso geral dos processos



Na rea de sistemas de informao, a principal ferramenta utilizada
pela Indiana Seguros foi a implantao de um sistema de GED (Gerenciamento
Eletrnico de Documentos), criado por uma equipe de 20 desenvolvedores da
prpria empresa.

10
Sinistro a ocorrncia de evento previsto e coberto em contrato de seguros (GLOSSRIO DE TERMOS
TCNICOS, Indiana Seguros, 2008)
44

Na rea de documentao de aplices foi institudo o seguro digital,
cujo fluxo de processos so os seguintes:
1. O corretor elabora a proposta via sistema da empresa, encaminha por e-mail
e recebe a aprovao em pouco tempo;
2. A vistoria do veculo ou bem a ser segurado efetuada atravs de formulrio
eletrnico, amparada e avalizada por fotografias digitais que sero anexadas
proposta;
3. Num CD (compact disk) de cerca de 50 MB so gravados em formato PDF o
manual de instrues, a proposta, a aplice de seguros e a ficha de
compensao para pagamento. No processo de emisso de seguros est
sendo agregada tambm, em alguns casos, quando h a disponibilidade, o
recurso de e-CPF, permitindo assim que o segurado assine digitalmente a
proposta, formalizando o contrato sem a necessidade de emisso de uma
cpia em papel do mesmo.


5.4 Vantagens obtidas


Com a implantao da poltica de erradicao de papis, a Indiana
Seguros estima j ter conseguido uma economia de at 50% nas despesas com
impresso. Alm disso, foram auferidos substanciais ganhos de agilidade em
processos-chave, como por exemplo, na aprovao de propostas para formalizao
de contratos de seguro, que em alguns casos poderiam demorar at duas semanas
para serem completados, necessitando a impresso e apresentao de uma srie de
documentos. Aps a implantao dos processos digitais este tempo foi reduzido
para apenas algumas horas (sendo a proposta aprovada em aproximadamente 15
minutos em mdia).
No entanto, no obstante o significativo aumento de agilidade e
eficincia nos processos, podemos classificar como uma das maiores vantagens
45

obtidas a reduo dos custos fixos referentes ao espao fsico destinado ao
armazenamento de formulrios, aplices e cpias reprogrficas de comprovantes e
documentos. Antes do incio do projeto, havia um andar inteiro da sede da empresa
destinado nica e exclusivamente para arquivo. Aps a implantao bem-sucedida
dos novos procedimentos, este espao foi reduzido para algumas alguns armrios,
j que em alguns casos, por imposies jurdicas, ainda h a necessidade de
anexao de cpias impressas de alguns documentos ao processo de contratao
de seguros.


5.5 Consideraes do estudo de caso


Pode-se concluir a partir do estudo efetuado a total aplicabilidade dos
conceitos de escritrio sem papel. A economia de escala, o aumento da
produtividade e da agilidade, bem como as facilidades para compartilhamento de
documentos e dados entre os escritrios regionais so fatores preponderantes para
considerarmos como bem-sucedida a experincia. Corrobora com esta afirmao a
constatao de que grande parte das empresas do setor esto com seus projetos de
implementao de processos digitais estabelecidos ou em pleno andamento,
tornando-se padro no ramo de seguros a utilizao de aplices digitais. Apesar dos
custos envolvidos e do considervel tempo para massificao e disseminao dos
conceitos bsicos da poltica de erradicao do papel, podemos constatar o grande
potencial destas prticas.
O claro posicionamento da empresa, voltada ao pioneirismo na
aplicao de novas tecnologias, o elaborado planejamento estratgico para
implantao e a escolha de profissionais alinhados com os valores e objetivos da
empresa, possibilitou mitigar os riscos de objees e resistncias naturais a novos
processos durante a fase de transio das aplicaes.
46

O projeto, segundo avaliao da Indiana Seguros, vem atingindo com
plenitude os objetivos traados. Somente no ano de 2006 foram emitidas 17 mil
aplices digitais e a estimativa da empresa de investir em mdia 20% a mais nos
prximos anos para a completa erradicao do papel em seus processos internos,
aquisio de novas tecnologias e no treinamento e capacitao de seus
colaboradores.

47


6. CONSIDERAES FINAIS


A busca incansvel das organizaes pela mxima eficincia e
economia, aliada ao constante desenvolvimento tecnolgicos dos tempos atuais
capacitam e impulsionam as mesmas na substituio dos mtodos de trabalho
menos eficazes ou obsoletos. Na teoria, a completa substituio de mtodos e
processos baseados em papel por documentos digitais parecia ser uma soluo
bvia e inevitvel, fato que no se demonstrou na prtica, levando muitos projetos
ao fracasso. A meta da implementao difcil de ser alcanada, ainda mais se as
organizaes negligenciarem fatores culturais, estruturais e pessoais. No trata-se
apenas de retirar o papel, efetuando apenas mudanas superficiais e impedindo que
fluxos de trabalho sejam alterados.
Baseado em evidncias e no estudo bibliogrfico apresentado torna-se
possvel vislumbrar qual dever ser o papel do papel no escritrio do futuro. Por
algum tempo, ainda compartilharemos mtodos baseados predominantemente em
papel com outros essencialmente digitais, principalmente nas chamadas atividades
que envolvam trabalho do conhecimento, ou seja, criao e troca de idias e
informaes.
A princpio, pode-se verificar que a tendncia a coexistncia de
processos e documentos tangveis e intangveis, levando a uma gradativa reduo
no uso do papel, medida que os mtodos e dispositivos de interao digital sejam
melhor projetados, eliminando as principais desvantagens que apresentam no que
se referem integrao dos elementos homem X mquina.
A idia principal do escritrio sem papel estabelecer um novo
conceito nos ambientes de trabalho, onde o papel dever ser cada vez menos
necessrio, a partir da gesto integrada de documentos e processos digitais.
Entretanto, a maior barreira para a disseminao deste conceito reside no fato de
que grande parte das alternativas digitais ainda so inadequadas para tarefas do
dia-a-dia e as caractersticas particulares do papel e de seu manuseio o melhor
48

capacitam para tarefas manuais e para trabalhos colaborativos. As novas
alternativas digitais devero ser desenvolvidas para a aproximao das
caractersticas e da experincia que o papel proporciona no que tange a aspectos
como a adequao do meio e da mensagem ao seu destinatrio. Um bom exemplo
destas caractersticas pode ser verificado aps o advento da internet e a difuso de
conhecimento e recursos que foram disponibilizados. A internet selou o fim de vrios
mercados ou modificou profundamente formas arraigadas de trabalho, como, por
exemplo, na indstria fonogrfica e nos meios de comunicao em geral.
Entretanto, ainda so comparativamente poucas as pessoas que desenvolveram o
hbito de efetuar o download de um livro pela internet. Com a internet, as pessoas
no precisam mais comprar CDs de msica, todavia, quando trata-se de comprar um
livro, a maioria utiliza as ferramentas de busca de preos para selecionar a livraria
onde iro adquirir a obra, recebendo-a em sua residncia, para que a mesma seja
lida quando, onde e da forma que melhor lhe convenha.
Faz-se necessria a mudana de paradigmas e processos arraigados
em nossa cultura organizacional, oriundos de pocas remotas e que, se ainda
persistem, porque no foram desenvolvidas alternativas economicamente viveis
para substitu-las.












49


REFERNCIAS


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PARRINI, E. Gesto no Conhecimento de Suporte Deciso em ambiente OLAP.
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THE GARTNER GROUP. Disponvel em:
<http://www.gartner.com/technology/home.jsp>. Acesso em 02 ago. 2009.




52


ANEXOS

Anexo A E-readers so mais verdes que livros

Mariana Amaro, de INFO Online Quarta-feira, 02 de setembro de 2009. Disponvel
em: <http://info.abril.com.br/noticias/tecnologias-verdes/e-readers-sao-mais-verdes-
que-livros-02092009-30.shl>. Acesso em 30 nov. 2009

SO PAULO Mais uma vitria da tecnologia. Os e-readers poluem bem menos os
livros de papel.

o que consta no estudo The environmental impact of Amazon's Kindle, organizado
pela Cleantech. (disponvel em:< http://cleantech.com/news/4867/cleantech-group-
finds-positive-envi>). De acordo com Emma Ritch, a coordenadora da pesquisa, no
apenas comprar um e-reader que ajuda o meio ambiente. Mas sim, o fato de que
leitores digitais substituem a compra de, em mdia, 22,5 livros.

De acordo com a Cleantech, em 2008, a indstria editorial americana foi responsvel
pela derrubada de 125 milhes de rvores, alm de toda gua desperdiada durante
o processo da fabricao de papel e da impresso.

Ainda segundo o estudo, os livros impressos tem a maior pegada de carbono na
indstria editorial. A chamada pegada de carbono (footprint) representa toda a
quantidade de CO2 que foi emitida em todo o processo de industrializao do livro e
dos componentes dele, como a tinta e o papel.

Alm disso, levado em conta o uso de combustveis fsseis nos carros e
caminhes que fazem o transporte do livro e dos seus componentes. De todos os
livros entregues, entre 25% e 36% voltam para o fabricante, gastando ainda mais
combustveis fsseis. Depois disso h trs caminhos que podem ser seguidos pelo
editor: queim-los, jog-los no lixo ou recicl-los.

Segundo os resultados do estudo, comprar trs livros digitais por ms durante quatro
anos produziria 168 kg de gs carbnico, comparado a 1 074 kg de CO2 gerados
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pela compra do mesmo nmero de livros impressos durante o mesmo perodo. Para
a Cleantech, a adoo de e-readers poderia evitar a emisso de 9 bilhes de quilos
de CO
2
at 2012.
Isto no significa, no entanto, que o e-readers no causam impacto ambiental. Como
todos os produtos eletrnicos, os leitores digitais contm materiais txicos e, se no
forem descartados da maneira correta, podem causar grandes problemas ao meio
ambiente.
Para os ambientalistas, existe uma maneira ainda mais prtica, econmica e
sustentvel para manter a leitura em dia: as bibliotecas pblicas.




O Kindle, da Amazon: o aparelho pode evitar a emisso de 9 bilhes de quilos de CO2





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Anexo B- Modelo de DANFE