GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS VIA WEB

As necessidades

Armazenar com segurana e integridade as centenas de milhares de documentos distribudos entre os departamentos de cada singular e federao, evitando extravios e perdas dos originais; Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o contedo de informaes; Reduzir tempo e custos com processos que causam redundncia e ampliao geomtrica no volume de documentos em papel (ex: Fotocpias); Organizar tais documentos de forma eficiente e inteligente de modo que sua localizao se faa no menor tempo possvel; Compartilhar documentos entre departamentos e at entre Empresas de forma segura e concisa, evitando a proliferao de fotocpias; Permitir o acesso a documentos pertinentes empresas clientes para consultas e conferncias com menor custo possvel de distribuio.

O equipamento indicado

Algumas caractersticas;
Volume de 1500 pginas por dia; Resoluo ptica: 600 dpis; Tamanho mximo de documentos: 215 x 863 mm; Alimentador: at 75 folhas de 75g, aceita documentos pequenos; Conexo: USB 2.0;

i1220

Formato de Sada: JPEG, TIFF, PDF e RTF;

Velocidade: 30 ppm; Garantia: 1 ano; Entre outras: veja PDF em anexo.

O Sistema GED WEB

Desenvolvida para ambiente WEB; Possui recursos de segurana que administram o acesso de usurios por meio de perfis personalizados, gerenciando o acesso a documentos e informaes pblicas e confidenciais; Auditoria completa. Registra todas as operaes. Desde o acesso ferramenta at o download de arquivos, permitindo futura auditoria, possibilitando assim encontrar em tempo real quem a est utilizando, em que reas est acessando e quais documentos est baixando, registrando os logins e endereos IPS originrios; Possui sistema de classificao e organizao de documentos de origem digitalizadas, ou de documentos originariamente eletrnicos como e-mails, apresentaes, arquivos do Word, planilhas Excel, etc;

Soluo que permita o arquivamento de documentos diversos (contratos, NFs, boletos, recibos, etc) atravs de folha de rosto padro e de documentos especficos de Contas Mdicas com folha de rosto prpria (ndice), desenhada exclusivamente para este fim;

O Sistema GED WEB

Possui um amplo cadastro de dicionrio para classificao dos documentos, que permite ao administrador do sistema criar Tipos de Documentos, Grupos, Departamentos, Categorias, etc; Permitir a classificao dos documentos por: Tipo de Documento Ex: Contratos, Recibos, Notas Fiscais, Cpias de Cheques, Boletos, Prestao de contas, etc; Departamentos Ex: Financeiro, Jurdico, Recursos Humanos, Diretoria, Intercmbio, Contas Mdicas, Faturamento, etc; Grupos Ex: Clientes, Fornecedores, Contas a Pagar, Contas a Receber, etc; Categorias Ex: Clientes Internos, Clientes Externos, Auditores, etc; Alm de outras informaes que ajudam na organizao Ex: Ttulo do Documento, Verso, Data de Criao, Data da Digitalizao, Sntese, Informaes Adicionais, etc;

O Sistema GED WEB

Com a ferramenta GED WEB, os documentos e arquivos indexados podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar, mediante senha de acesso e perfil previamente configurados pelo administrador do sistema; Permite a captura automtica de e-mails enviados para contas especficas da ferramenta, indexando automaticamente inclusive os anexos correspondentes, mantendo e-mails importantes arquivados e organizados e ainda podendo ser compartilhado a outros membros de departamentos; Permite o relacionamento de arquivos entre documentos indexados, facilitando ainda mais a navegao e a localizao de informaes; Ex: Contratos podem ser relacionados a Notas Fiscais que por sua vez, podem ser relacionadas a boletos bancrios, que ainda podem se relacionar com cheques usados para pagamentos;

Notifica as pessoas dos departamentos configurados sobre incluso de documentos, ou alteraes de verses, histricos e modificaes em arquivos armazenados;
Permite a indexao automtica de lote de arquivos digitalizados, efetuando o lanamento automtico dentro do sistema GED WEB.

As principais motivaes para se implantar o GED WEB

Preservar e disseminar o conhecimento de uma forma eficiente; Melhorar a organizao documental; Aprimorar os processos de trabalho; Integrar eletronicamente as etapas de gerao de documentos; Dispor de uma ferramenta de controle de reviso para documentos eletrnicos; Compartilhar documentos de interesse corporativo; Reduzir a rea de armazenamento de documentos; Diminuir o tempo de recuperao e de distribuio dos documentos; Eliminar gerao de cpias desnecessrias; Diminuir uso de papel.

Vantagens da soluo GED WEB

Melhor relao CUSTO x BENEFCIO; Ferramentas de alta-produtividade; Armazena automaticamente e-mails importantes; Mantm um controle de versionamento de arquivos, controlando o histrico de evolues de verso; Reduo no tempo de localizao de documentos; Segurana no arquivamento de documentos; No h desgastes ou perda de informaes com o passar do tempo; Compartilhamento de documentos entre unimeds e empresas; Classificao de documentos como pblico ou confidencial; Organizao de documentos por Tipo, Grupos, Departamentos e Categorias; Possui uma interface simples, facilitando o acesso s opes existentes; Pode ser acessado de qualquer computador no mundo com acesso internet; Agiliza processos burocrticos como liberaes, aprovaes que demandam consulta a diversos documentos arquivados em papel.

GED WEB Modelos de interface

GED WEB Modelos de interface

GED WEB Tecnologia empregada

Anlise, Projeto e Desenvolvimento

MS Visual Stdio 2003 e 2005 Linguagens: C#, VB.net e Borland Delphi SGDB Banco de Dados Microsoft SQL Server Ferramentas de alto desempenho e capacidade de armazenamento; Agilidade no processo de implementaes e estruturao desenvolvedores e reduo no custo de desenvolvimento; de lgicas, gerando produtividade aos

Permite integrao com outras linguagens de desenvolvimento no ambiente MS .net.

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GED WEB Estrutura de servidor sugerida

Abaixo segue detalhamento do servidor para hospedagem do Sistema GED WEB sugerido para cada EMPRESA do GRUPO: Micro-Computador PC 2.2 GHZ de processador;

1 GB de memria RAM;
Unidade Gravadora de DVD; 2 HDs de 200 GB SATA ou SATAII (espelhamento); o A capacidade dos HDs podem variar de acordo com o volume de documentos armazenados; Windows 2003 Server; MS SQL Server Internet dedicada com IP Vlido (para acesso externo);

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos traz oportunidades e mudanas significativas tanto para o presente, como para o futuro das organizaes, evidenciando e exaltando o documento como repositrio de informaes e conhecimentos que deve no apenas ser controlado, mas administrado em favor do bem da organizao qual pertence.

Agradecemos a oportunidade.
Plano B Desenvolvimento de Sistemas Ltda www.planobe.com.br comercial@planobe.com.br (16)3722-3154