Administrao

de

Recursos

Materiais

Apesar da administrao de materiais sempre ter existido dentro das instituies somente nos ltimos tempos que surgiram departamentos separados para execut-los. Os gastos com materiais correspondem a 30%, chegando a 45% das despesas de uma empresa, atualmente os custos hospitalares tm aumentado consideravelmente devido complexidade dos tratamentos, h uma grande variedade de equipamento que vo desde os mais sofisticados como tomgrafos aos mais simples como produtos de limpeza. O adequado controle dos insumos tem como principal meta o acompanhamento adequado dos clientes sem interrupo dos tratamentos. As atividades de captao e despacho de recursos materiais compreendem um ciclo contnuo de operaes correlatas e interdependentes, vlidas para qualquer instituio independente de seu tamanho, sendo elas: previso, aquisio, transporte, recebimento, armazenamento, conservao, distribuio e controle. O almoxarifado ou outro setor que necessita de algum material que ainda no integram a lista de compras, emite uma solicitao para o setor de compras e cabe a este realizar as negociaes com os fornecedores, consultando os servios interessados. Em instituies pblicas ou conveniadas com o setor pblico a compra de materiais devem seguir os princpios da licitao (Lei n 8.666/93 e Lei n 10.520/02) que tem como modalidades de compra: concorrncia, tomada de preos, convite e prego*. O controle dos materiais de consumo assim como o recebimento, armazenamento, e distribuio realizada pelo almoxarifado. O controle dos materiais permanentes como os mobilirios fica a cargo da seo de patrimnio. A Nutrio, lavanderia, farmcia e o servio de manuteno so os setores que mais utilizam a rea de recursos materiais. Cada vez mais o enfermeiro tem sido responsvel pela previso, proviso, organizao e controle dos materiais nas instituies, participando no processo de seleo e compra dos materiais, isso se deve a sua qualificao e facilidade na escolha do material adequado para o atendimento. O enfermeiro tem um papel fundamental na administrao de materiais, como chefe da equipe deve treinar seus funcionrios para diminuir os gastos de forma que no prejudique o atendimento ao paciente. Portanto deve coordenar as atividades relativas a administrao de materiais e delegar aos demais membros da equipe, funes burocrticas como preenchimento de requisies, controle e guarda. Com o objetivo de evitar problemas como extravio de materiais e formao de grandes estoques, pode-se facilitar a administrao desses materiais, classificando os insumos quanto a finalidade, durao, porte, custo e matria-prima Quanto a durao podem ser agrupados em permanentes e de consumo, os permanentes so materiais cuja durao superior a dois anos, sendo consumveis pelo simples uso. Os insumos de consumo tm o prazo mximo de dois anos de uso, como inaladores, esparadrapos. A classificao por porte importante para facilitar o armazenamento dos materiais. O custo auxiliar na seleo de compra do material e na prioridade de controle do material. A matria-prima ir determinar a forma de limpeza, utilizao, armazenamento, acondicionamento, guarda e esterilizao. A gerncia dos materiais envolve as funes de previso, proviso, organizao e controle. Previso usado para licitao, consiste em um diagnstico situacional da unidade em relao a quantidade e as especificidades facilitando assim o levantamento dos materiais necessrios para a adequado atendimento da clientela que ser adquirido em um dentro de um determinado perodo. Este diagnstico ter como base a especificidade da unidade (ex bisturi para o centro cirrgico), as caractersticas da clientela(unidade com paciente idosos compra-se mais colches casca-de-ovo), a frequncia do uso dos materiais (faz-se uma observao de consumo em pelo menos trs meses), o nmero de leitos da unidade; o local de guarda: o espao fsico tambm determina a quantidade de

material a ser solicitado em determinado perodo; a durabilidade do material: muitas vezes comprase um material de qualidade inferior e o estoque acaba antes do tempo; e a periodicidade da reposio do material: diria, semanal, quinzenal, mensal, pode-se fazer um mapa com a quantidade de uso em algum desses perodos, acrescentar 30% nos materiais que tenham variao de consumo e 30% no total da cota para margem de segurana. Obs: Devem-se evitar solicitaes extras de materiais, ou seja, fora do previsto, pois sero compradas em menores quantidades o que torna os materiais mais caros. Proviso Consiste no envio do pedido de material para o almoxarifado, objetivando a reposio dos artigos a serem usados na unidade. Assim os sistemas de reposio podem ser realizados de quatro formas: Sistema de reposio por tempo: muito usado na enfermagem, a reposio ocorre em pocas prdeterminadas, forma grandes estoques. Sistema de reposio por quantidade: faz o pedido de uma quantidade determinada quando se observa que na unidade o estoque chega ao nvel mnimo (estoque que garante o tempo de espera da reposio), um mtodo bastante vantajoso, porm deve-se ter observao constante por parte do responsvel para no ocasionar falta de material. Sistema de reposio por quantidade e tempo: deve ser feito a previso dos materiais que sero solicitados uma certa quantidade em um determinado tempo, colabora para o no esquecimento da emisso de solicitao do material e evita a formao de grandes estoques. Sistema de reposio imediata por quantidade: geralmente realizado em hospitais particulares, onde solicitado somente o que o paciente ir usar. As instituies devem dar maior ateno aos materiais que acarretam maiores gastos, dentre estes, no esto includos, somente os de maior custo unitrio, mas tambm aqueles que o custo unitrio pequeno porm se comprados em grandes quantidade podem representar um custo elevado, nesse grupo tambm podem ser includas os materiais que na falta podem acarretar riscos para os clientes. Organizao Os materiais devem ser dispostos na unidade de modo centralizado, em locais de fcil acesso, para facilitar o uso e o controle. A planta fsica deve ser estudada de modo que no haja cruzamento entre material limpo e sujo. Deve-se atentar o local de armazenamento evitando umidade, poeira, ferrugem, corroses, roubos, o armazenamento adequado dos produtos inflamveis. Controle Envolve desde a quantidade, qualidade, conservao, reparos, alm de roubos e extravios. Encontrase muitas dificuldades na realizao de um controle adequado devido a grande variedade de produtos e alguns so comprados em grandes quantidades. Manuteno dos materiais Pode ser feita de forma preventiva ou reparadora, a forma primeira deve merecer ateno especial, pois acaba por aumentar a vida til dos artigos. Os reparos podem ser feitos por membros da equipe de sade ou pelo servio de manuteno dependendo da complexidade do reparo. importante o conhecimento do manuseio correto para evitar problemas. Com os avanos tecnolgicos cada vez mais vo surgindo produtos novos, com diferentes especificaes tcnicas, matrias-primas diversas, para os mais variados usos, importante que a equipe de sade tenham um amplo conhecimento a respeito da administrao dos materiais, por meio da educao continuada, a fim de previnir gastos desnecessrio e evitar prejuzos no tratamento.