Eventos Sociais e Culturais

Atividade 3: Planejando Eventos

No princpio criou Deus o cu e a terra. E a terra era sem forma e vazia; e havia trevas sobre a face do abismo; e o Esprito de Deus se movia sobre a face das guas. E disse Deus: Haja luz; e houve luz. E viu Deus que era boa a luz...
Biblia Sagrada - Gnesis 1:1-5

Na estratgia, decisiva a aplicao.

Napoleo Bonaparte

O ato de planejar - ou como diriam alguns, criar uma estratgia - se faz presente em praticamente todas as atividades humanas. Quando realizado com seriedade e competncia conduz, em geral, indivduos ou organizaes a situaes melhores, destinos pr-definidos e ao sucesso de seus empreendimentos. Porm, realizar algo sem qualquer tipo de estudo do caminho a seguir e das etapas a vencer uma atitude, infelizmente, ainda tpica de muitas pessoas, mas que no pode fazer parte do cotidiano de um produtor de eventos. Atividades aleatrias conduzem a destinos no esperados, o que pode ser altamente emocionante para alguns, mas via de regra tambm leva a situaes piores que aquelas anteriormente existentes. Atingir metas fruto de um esforo direcionado de um indivduo ou grupo para fazer algo acontecer conforme o que foi anteriormente debatido e estabelecido. Portanto, objetivos de qualidade somente podero ser alcanados atravs de um trabalho planejado. Defenda a citao: "Planejar um evento um trabalho complexo que requer um comando firme e tempo para que todas as providncias sejam esquematizadas da melhor maneira possvel e para que durante a sua realizao tudo possa ocorrer de acordo com os objetivos propostos." Maringela Benine Ramos Silva Dificilmente um evento exatamente igual a outro. Mesmo os de tipo similar guardam particularidades entre si. Por caractersticas do local onde se realizar, quantidade de pblico, horrio, solicitaes do cliente ou outro motivo qualquer, pormenores distintos os diferem e devem ser levados em considerao no planejamento destes eventos. Isso faz com que esse planejamento seja

complexo, pois estes procedimentos diferenciados devem ser pensados nos mnimos detalhes (alguns requerem informaes especficas das mais diversas reas do conhecimento humano) para que o evento transcorra perfeitamente na sua totalidade. E planejar impecavelmente um evento no tem razo de ser, se o que foi planejado no for colocado em pratica da mesma forma. Como a tarefa de realizar um evento normalmente cabe a vrias equipes e empresas, um responsvel geral comprometido, conhecedor das etapas para a realizao deste evento e que tenha voz de comando, se faz necessrio para que coordene todas essas equipes mantendo-as em dia com os seus respectivos cronogramas e dentro dos seus oramentos, pois um fornecedor ou parceiro que no cumpre com o acordado em matria de prazos, quantidade ou qualidade pode colocar todo o evento a perder. Quanto ao tempo, chegamos em um dos maiores problemas no planejamento e execuo de um evento, pois normalmente ele muito escasso. A prpria tomada de deciso por parte do cliente em realizar o evento ocasionalmente se d, como se diz por ai, aos quarenta e cinco minutos do segundo tempo. O prazo para entregar um briefing, contatar fornecedores e parceiros e o perodo em que o local onde se realizar o evento dever estar disponvel para montagem, o evento em si e a desmontagem, tambm devem ser minuciosamente planejados para no ocasionar maiores custos ou uma inviabilidade do projeto. O planejar no um fim em si. Dele advm a ao, o executar, a tomada de providencias que garantiro o realizao do evento. H de se realizar o planejado para que o evento tenha a sua existncia conforme o esperado e o ciclo se complete com a avaliao e a anlise das metas e resultados alcanados. Apresentao de case Cliente: Objetivo Produto: Viabilidade: Dimenso: Participantes: Pblico-alvo: Local: Tema: Decorao: Durao: Data: Thikara Bebidas Ltda. lanamento de produto Amasake Saqu Mix Ready-To-Drink (saqu com sabor de uva ou morango em garrafa long-neck) prazos, recursos e equipe a contento casa de shows de mdio porte 500 celebridades, autoridades pblicas, colaboradores, clientes, jornalistas, pblico sorteado em promoes da mdia (rdio, televiso, revistas, internet, etc.) Cine Joia (data, estrutura, localizao e servios condizentes com o evento) Tokio dos anos 30 Leques, luminrias e guarda-chuvas de papel, carro antigo com bandeirinhas do Japo e quimonos para as recepcionistas 20hs s 04hs (8 horas) 26/11/2013 (tera-feira)

Equipamentos: Recursos Humanos: Atraes:

j disponveis na casa recepcionistas e mestre-de-cerimnia dois grupos musicais, um de pequeno e um de mdia projeo Brindes: quimonos, chinelos japoneses, bonecos de samurai e embalagens de 6 garrafas de Amasake Saqu Mix Ready-To-Drink Necessidades adicionais: locao de UTI mvel com equipe, contratar equipe de filmagem e fotografia Estimativa de custos: R$ 190.000,00 Patrocnios e apoios: meios de comunicao Cronograma do evento: 20:00 Abertura da casa e discotecagem 22:00 Mestre-de-cerimnias inicia o evento, pronunciamento do presidente da empresa e primeiro sorteio de brindes 22:15 Discotecagem 23:00 Segundo sorteio de brindes 23:15 Show da primeira banda 00:30 Discotecagem 01:30 Terceiro sorteio de brindes 01:45 Show da segunda banda 03:00 Discotecagem 03:45 Quarto sorteio de brindes e encerramento do evento Cronograma de produo: Contratar o local Preparar correspondncias diversas e malas-diretas especficas Preparao do material de divulgao Realizar o telemarketing para atualizar os endereos de convidados Convite a autoridades pblicas, jornalistas e demais convidados Definir programao visual para o dia do evento Criao de um web site Preparar brindes Contratar atraes artsticas, freelancers e empresas Confeco de check-list Cerimonial do evento RSVP dos convidados. Realizar os pagamentos Realizar a prestao de contas do evento Envio de e-mail de agradecimento aos convidados participantes Produo de relatrio final do evento Concluso O planejamento , incondicionalmente, um fator bsico para que a realizao de uma tarefa venha a ser certamente um sucesso. E quanto mais minucioso for, quanto mais etapas abranger, maiores sero as chances de

melhorias na qualidades dos servios prestados. Esse planejamento dever ser feito nas diversas etapas da cadeia de fornecimento de produtos e servios dos projetos a serem realizados e deve trazer um aperfeioamento nos trabalhos executados aos clientes. Portanto, fica patente que um evento de qualidade s poder ser levado a cabo se planejado e executado conforme tal planejamento, de forma organizada e dentro de uma sequncia pr-determinada. Ouso afirmar que se um produtor de eventos quiser alcanar uma qualidade competitiva dentro deste mercado isto no se dar por acaso, mas ser o resultado de um esforo de aperfeioar-se em planejar, executar o planejado e ampliar o seu rol de solues de problemas. Um velho ditado chins diz que para quem no sabe onde pretende chegar, qualquer caminho serve. Para quem planeja, o caminho pode variar, mas a chegada certamente a vitria.