Manual Atos Oficiais MPF

MANUAL DE
Redao e Padronizao
de Atos Ofciais
Ministrio Pblico Federal
Procuradoria Geral da Repblica
SAF Sul Quadra 4 Conj. C
CEP 70050-900 Braslia DF
Telefone: (61) 3105-5100
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Disponvel tambm em: www.pgr.mpf.gov.br
Tiragem: ????? exemplares
Secretaria Geral
Lauro Pinto Cardoso Neto
Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual
Josi Caixeta Calazans
Organizao: Gustavo Ferreira Souza e Zanoni Barbosa Jnior
Editorao e reviso: Secretaria de Comunicao Social
Depsito legal: Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro
Normalizao: Coordenadoria de Documentao e Informao Jurdica (SADP)
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
B823m
Brasil. Procuradoria Geral da Repblica.
Manual de redao e padronizao de atos ofciais do Ministrio
Pblico Federal / organizao de Gustavo Ferreira Souza e Zanoni
Barbosa Jnior. Braslia : MPF-PGR, 2012.
90 p. : il.
Inclui bibliografa.
1. Redao ofcial - modelo. 2. Correspondncia ofcial
normalizao I. Brasil. Procuradoria-Geral da Repblica. Secretaria de
Acompanhamento Documental e Processual. II. Souza, Gustavo Ferreira, Org.
III Barbosa Jnior, Zanoni, Org. IV. Ttulo.
CDD-351.7142
ministrio pblico federal
Secretaria-Geral
Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual
Braslia - DF
2013
MANUAL DE
Redao e Padronizao
de Atos Ofciais
APRESENTAO
O Manual de Redao e Padronizao de Atos Ofciais do Ministrio Pblico Federal tem como objetivo uni-
formizar e simplifcar o processo de elaborao de atos ofciais, modernizando e agilizando a comunicao no
mbito da Instituio.
Ele surge para orientar e uniformizar a produo de atos ofciais, auxiliando membros e servidores a elucidar
as principais dvidas sobre forma e contedo desses documentos. Para isso, foram padronizados os atos mais
utilizados nas unidades no MPF.
Compilado pela Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual, o Manual rene temas da redao
ofcial como: aspectos gramaticais, regras para elaborao dos atos normativos e da correspondncia ofcial do
MPF, forma e estrutura dos atos ofciais, e modelos dos atos ofciais e documentos tcnicos.
O Manual no tem a pretenso de ser uma obra exaustiva sobre o tema, mas uma fonte seletiva para sanar as
dvidas frequentes que ocorrem a quem escreve. De contedo acessvel e carter utilitrio, o Manual de Redao
e Padronizao de Atos Ofciais do Ministrio Pblico Federal ser de consulta recorrente por todos os que
primam pela boa escrita.
SUMRIO
Manual de Redao e Padronizao de Atos Ofciais
APRESENTAO
CAPTULO I | ASPECTOS GRAMATICAIS
1 | Como escrever e convencer 9
2 | O pargrafo 9
3 | Emprego de letras maisculas 10
4 | Conciso e argumentao 13
5 | Coerncia, preciso e originalidade 14
6 | Emprego dos pronomes de tratamento 14
6.1 | Concordncia com os pronomes de tratamento 16
6.2 | Concordncia de pessoa 16
6.3 | Concordncia de gnero 16
6.4 | Grafa 16
6.5 | Normas gerais 17
7 | Pontuao - uso da vrgula 17
CAPTULO II | COMUNICAO OFICIAL
8 | Comunicao administrativa 19
8.1 | Composio dos atos administrativos 19
SUMRIO
9 | Comunicao tcnica 26
9.1 | Composio dos documentos tcnicos 27
9.2| Formatao e estruturao 29
10 | Atos normativos 34
10.1 | Composio dos atos normativos 35
CAPTULO III | FORMA E ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS
11 | Forma e estrutura dos atos ofciais e de comunicao 41
11.1 | Apostila 41
11.2 | Ata 42
11.3 | Atestado 42
11.4 | Certido 43
11.5 | Declarao 44
11.6 | Despacho 45
11.7 | Fac-smile (FAX) 46
11.8 | Informe/Informao 46
11.9 | Instruo Normativa 47
11.10 | Instruo de Servio 48
11.11| Memorando e Memorando Circular 49
11.12 | Mensagem eletrnica (e-mail) 50
11.13 | Ofcio e Ofcio Circular 53
11.14 | Ordem de Servio 54
11.15 | Portaria 55
11.16 | Requerimento 56
11.17 | Resoluo 57
11.18 | Telegrama 58
CAPTULO IV | MODELOS DE ATOS OFICIAIS E DOCUMENTOS TCNICOS
12 | Modelo de Atos Ofciais 61
12.1 | Apostila 61
12.2 | Ata de Distribuio 62
12.3 | Ata de Sesso 63
12.4 | Atestado 64
12.5 | Certido 65
12.6 | Declarao 66
12.7 | Despacho 67
12.8 | Informe 68
SUMRIO
12.9 | Formulrio para envio de fax 69
12.10 | Instruo Normativa 70
12.11 | Instruo de Servio 71
12.12 | Memorando e Memorando Circular 72
12.13 | Mensagem Eletrnica 73
12.14 | Ofcio e Ofcio Circular 74
12.15 | Ordem de Servio 75
12.16 | Portaria 76
12.17 | Requerimento 77
12.18 | Resoluo 78
13 | Modelos de Documentos Tcnicos 80
13.1 | Laudo 80
13.2 | Nota 82
13.3 | Parecer 84
13.4 | Relatrio Tcnico 86
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
SUMRIO
Aspectos
Gramaticais
CAPTULO I
9
1 | COMO ESCREVER E CONVENCER
As pessoas que tm relaes de trabalho buscam linguagem compreensvel para que se estabelea o entendimen-
to comum. Comunicao isso: participao, transmisso, troca de conhecimentos e experincias.
A falta de preciso na linguagem acarreta problemas para o desempenho de tarefas e, s vezes, prejudica as
relaes humanas, gerando desentendimentos, discusses e at reduo da produtividade.
Uma comunicao torna-se efcaz quando o redator, em vez de utilizar um cdigo aberto, usa um cdigo fecha-
do. O cdigo aberto permite muitas interpretaes, enquanto que o fechado admite apenas um entendimento.
Exemplo: Slvia, ligue s 15 horas para a Assessoria de Comunicao, fale com o assessor Carlos Antnio e
pergunte a ele se a reportagem sobre os servidores foi encaminhada para publicao.
Nesse caso, o cdigo fechado porque a secretria sabe a quem ligar, em qual horrio e qual informao dever
obter. O redator dever estar atento ao repertrio lexical (vocabulrio) do receptor ou destinatrio. O repertrio
envolve a bagagem cultural de cada indivduo e ser efciente aquele que conseguir nivelar sua comunicao ao
nvel de compreenso do receptor sem macular o documento com erros grosseiros.
preciso ser econmico nas ideias e conciso em sua exposio, utilizando somente as palavras necessrias.
Devem-se evitar as explicaes suprfuas e inteis, tratar de um assunto por vez, ser coerente e buscar alcanar
o objetivo previamente traado. E isso ainda no sufciente. A esttica, a visualizao do texto impresso no
papel, tudo deve ser feito tendo em vista atingir o leitor.
2 | O PARGRAFO
O pargrafo dever conter um tpico frasal, ou seja, uma ideia central. O mtodo de apresentar uma unidade de
composio como ideia central, qual se aglutinam outras secundrias e relacionadas, recomendado a todos
que se dediquem redao ofcial, pois esse tipo de frase confere fdelidade ao objetivo proposto e garante a
coerncia das ideias.
As caractersticas do tpico frasal so a preciso e a pormenorizao. Deve transmitir uma ideia e no ser gen-
rico demais. Exemplo: enviamos muitos processos a V. Sa. O correto seria Enviamos a V. Sa. os processos PGR
ns. 12369/2010, 8569/2011 e 2598/2012.
Deve ser pormenorizado. Exemplo: Em resposta ao Ofcio n 369, de V.Sa., referente ao pedido de disposio
da servidora Marta Lgia Mendes Viana....
10
3 | EMPREGO DE LETRAS MAISCULAS
Apesar de o emprego de letras maisculas e minsculas, aparentemente, ser usado pelas pessoas com diferentes
fnalidades, principalmente quando se deseja destacar ou no alguma palavra num texto, fundamental entender
que h regras a que esse uso submetido.
O que se observa hoje em dia so as seguintes tendncias:
as grandes companhias jornalsticas criam, para vrios casos, normas prprias e acabam criando uma tendncia;
o emprego de maisculas em excesso, os negritos, os sublinhados ou os destaques esto caindo de moda,
j que "poluem" o texto.
Dessa forma, verifca-se que:
mais formalidade, mais deferncia, mais nfase: maiscula;
mais modernidade, menos "poluio" grfca, mais simplicidade: minscula.
Nunca se pode esquecer, no entanto, da regra taxativa que preceitua o emprego obrigatrio de letra inicial mai-
scula nos substantivos prprios de qualquer natureza.
O emprego de letras maisculas obrigatrio:
a) No incio de perodo ou citao. Exemplos:
Ao longo de sua existncia, o MPF atingiu uma posio de destaque entre as instituies mais concei-
tuadas do Brasil.
O procurador-geral da Repblica declarou, ao lanar o Plano Estratgico do MPF 2011-2020: "A mis-
so do MPF promover a realizao da justia, a bem da sociedade e em defesa do Estado Democrtico
de Direito.
Observao: Se, depois dos dois pontos, vier um simples desdobramento da frase ou uma enumerao (e no
uma citao direta), a palavra comear com minscula. Exemplo: O contexto do ensino superior brasileiro
apresenta, entre outras, as seguintes grandes tendncias: expanso acelerada e interiorizao do ensino supe-
rior, consolidao da ps-graduao e melhoria da qualifcao do corpo docente.
11
b) Nas datas ofciais e nomes de fatos ou pocas histricas, de festas religiosas, de atos solenes e de grandes
empreendimentos pblicos ou institucionais. Exemplos:
Sete de Setembro, Quinze de Novembro, Ano Novo, Idade Mdia, Era Crist, Antiguidade, Dia das
Mes, Dia do Professor, Natal, Corpus Christi, Finados.
Observao: Empregue letra minscula em casos como os seguintes: era espacial, era nuclear, era pr-indus-
trial, etc.
c) Nos ttulos de livros, teses, dissertaes, monografas, jornais, revistas, artigos, flmes, peas, msicas, telas,
etc. Exemplos:
O Catecismo ao Alcance de Todos, O Racional e o Mitolgico em Wittgenstein, Os Sentidos da Justia
em Aristteles, Introduo a Estudos de Fonologia do Portugus Brasileiro.
Observao: Escrevem-se com inicial minscula os artigos, as preposies, as conjunes e os advrbios
desses ttulos.
d) Nos nomes dos pontos cardeais e dos colaterais quando indicam as grandes regies do Brasil e do mun-
do. Exemplos:
Sul, Nordeste, Leste Europeu, Oriente Mdio, etc.
Observao: Quando designam direes ou quando se empregam como adjetivo, escrevem-se com inicial
minscula: o nordeste do Rio Grande do Sul; percorreu o Brasil de norte a sul, de leste a oeste; o sudoeste
de Santa Catarina; vento norte; litoral sul; zona leste, etc.
e) Nos nomes de disciplinas de um currculo ou de um exame. Exemplos:
Introduo Bblia, Teologia Moral V, Lngua Portuguesa I, Filosofa II, Histria da Psicologia, Mate-
mtica B, Cirurgia IV, Mecnica Geral, etc.
f ) Nos ramos do conhecimento humano, quando tomados em sua dimenso mais ampla. Exemplos:
a tica, a Lingustica, a Filosofa, a Medicina, a Aeronutica, etc.
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g) Nos nomes de leis, decretos, atos ou diplomas ofciais. Exemplos:
Decreto n 25.794; Portaria n 1054, de 17/9/2012; Lei dos Direitos Autorais n 9.609; Parecer n
3/2012; Sesso n 1/00; Resoluo n 3/87 CSMPF, etc.
h) Nos nomes de eventos (cursos, palestras, conferncias, simpsios, feiras, festas, exposies, etc.).
Exemplos:
Simpsio Internacional de Epilepsia; Jornada Paulista de Radiologia; II Congresso Gacho de Educao
Mdica; Tcnicas de Ventilao em Neonatologia, etc.
i) Nos nomes de diversos setores de uma administrao ou instituio
A instituio que algum representa tem inicial maiscula. Assim:
Gabinete do Procurador-Geral da Repblica, Corregedoria do Ministrio Pblico Federal, Procuradoria
Federal dos Direitos do Cidado, Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual, etc.
O ocupante do cargo, no entanto, indicado com inicial minscula:
o presidente da Repblica, o ministro da Fazenda, o secretrio do Planejamento, o procurador-geral da
Repblica, o coordenador jurdico da Procuradoria da Repblica.
j) Nos nomes comuns, quando personifcados ou individualizados. Exemplos:
o Estado (Rio Grande do Sul), o Pas, a Nao (o Brasil), etc.
k) Nos pronomes de tratamento e nas suas abreviaturas. Exemplos:
Vossa Excelncia, Vossa Senhoria, Senhor, Senhora, V. Exa., V. Sa., Sr., etc.
l) Em siglas, smbolos ou abreviaturas internacionais ou nacionalmente reguladas com maisculas, iniciais,
mediais ou fnais, ou o todo em maisculas. Exemplos:
SADP, STI, ONU, PGR, MPF, etc.
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m) Opcionalmente nos nomes de logradouros pblicos (avenida, ruas, travessas, praas, pontes, viadutos,
etc.). Exemplos:
avenida ou Avenida Farrapos, rua ou Rua Vicente da Fontoura, travessa ou Travessa Fonte da Sade,
parque ou Parque Farroupilha, praa ou Praa So Sebastio, etc.
4 | CONCISO E ARGUMENTAO
O pensamento conciso resultado de muita refexo. Uma mensagem bem elaborada exige muito empenho: co-
lher informaes corretas, refetir sobre elas, rascunhar o texto, corrigir, reescrever, ler em voz alta para perceber
ecos (palavras com terminaes iguais empregadas muito prximas umas das outras) e cacofonias (encontro ou
repetio de sons que desagradam a audio).
Deve-se, ainda, verifcar se o vocabulrio est altura do receptor, cortar ideias suprfuas, substituir palavras
que se repetem ou cognatas (com o mesmo radical), verifcar se no houve cortes em demasia e se o texto est
seco, descorts ou desprovido de contedo. Deve-se tambm evitar o palavrrio (excesso de adjetivos que nada
acrescentam em ideias).
Um erro comum, que resulta em monotonia ao texto, o uso de verbos auxiliares (ser, estar e outros com o
mesmo sentido) na formao de locues verbais. Isso pode ser facilmente solucionado com o uso do verbo no
seu tempo equivalente. Por exemplo: O secretrio-geral ir proporcionar aos servidores a concesso de gratif-
caes. Preferir a construo O secretrio-geral proporcionar....
A conciso traz clareza e correo frase. Para ser conciso, tambm necessrio recorrer ao dicionrio sempre
que no se souber, com preciso, o signifcado de palavras empregadas no texto.
A argumentao se refere justifcativa de solicitaes, reclamaes ou encaminhamento de sugestes. Para
argumentar, deve-se enumerar fatos, e no opinies ou necessidades pessoais.
Exemplo: Por serem melhores, solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formato
ergonmico. O correto seria Solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formato
ergonmico, pois de acordo com o disposto no Programa de Sade no Servio Pblico, no causam danos
sade dos servidores.
Portanto, usar frases curtas e concisas, construir as oraes em ordem direta, buscando uniformidade do tempo
verbal e usando os recursos de pontuao de forma mais ofciosa.
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5 | COERNCIA, PRECISO E ORIGINALIDADE
A coerncia diz respeito a ideias no contraditrias, harmnicas, que devem obedecer, portanto, evoluo
natural no texto e no podem estar em desacordo entre si. a coerncia que transforma um conjunto de frases
em um texto com sentido real. a principal caracterstica que um texto deve ter.
A preciso de um documento ofcial se expressa ao utilizarmos palavras que no possuem duplo sentido ou sig-
nifcado vago. Devemos empregar apenas os termos necessrios enunciao daquilo que queremos transmitir,
o que abrevia a redao e a recepo da mensagem.
Os termos que possuem signifcao fgurada no devem ser utilizados, pois a palavra pode no ter o mesmo sig-
nifcado para o emissor e para o receptor. Utilizar palavras mais simples evita interpretaes pessoais ou afetivas.
A originalidade revela o estilo do autor, sua maneira de dizer e exprimir ideias. Ser original ser sincero, mani-
festar o que se pensa, fugir dos clichs, das expresses planas, dos preciosismos desnecessrios, das frases feitas.
Falta originalidade nas frases:
Vimos pela presente informar...
Esta tem por fnalidade...
Temos a honra de participar-lhe...
Firmamos protestos de apreo e distinta considerao...
Sendo o que tnhamos para o momento...
6 | EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
O uso dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado:
Vossa Excelncia para:
a) Poder Executivo: presidente da Repblica, vice-presidente da Repblica, ministros de Estado, advogado
geral da Unio, governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito Federal, ofciais-generais das
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Foras Armadas, embaixadores, secretrios executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de
natureza especial, e prefeitos municipais;
b) Poder Legislativo: deputados federais e senadores, ministro do Tribunal de Contas da Unio, deputados
estaduais e distritais, conselheiros dos tribunais de contas estaduais e municipais, e presidentes das c-
maras legislativas municipais;
c) Poder Judicirio: ministros dos tribunais superiores, membros de tribunais, juzes e auditores da Justia
Militar;
d) Ministrio Pblico: membros do Ministrio Pblico.
O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos chefes de poder, em mbito federal, Excelentssi-
mo Senhor, seguido do respectivo cargo:
Excelentssimo Senhor presidente da Repblica;
Excelentssimo Senhor presidente do Congresso Nacional;
Excelentssimo Senhor presidente do Supremo Tribunal Federal; e
Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica.
As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo:
Senhor senador;
Senhor juiz;
Senhor ministro; e
Senhor governador.
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6.1 | Concordncia com os pronomes de tratamento
O pronome de tratamento Vossa empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspon-
dncia. Exemplo: Convidamos Vossa Excelncia para...; Comunicamos a Vossa Senhoria que...
O pronome de tratamento Sua empregado para a pessoa de quem se fala. Exemplo: A placa comemorativa
foi descerrada por Sua Excelncia o Senhor procurador-geral da Repblica.
6.2 | Concordncia de pessoa
Os pronomes de tratamento, embora se refram pessoa com quem se fala, concordam com a terceira pessoa.
O verbo concorda com o substantivo que integra a locuo: Vossa Senhoria saber encaminhar o problema.
Tambm os pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Soli-
cito que Vossa Senhoria encaminhe seu pedido... (e no vosso pedido).
6.3 | Concordncia de gnero
Faz-se a concordncia no com o gnero gramatical, mas com o gnero do substantivo (sexo da pessoa re-
presentada pelo pronome de tratamento). Exemplo: Vossa Senhoria ser arrolado como testemunha; Vossa
Excelncia ser informada imediatamente sobre a soluo dada ao caso; Diga a Sua Excelncia que ns o
aguardamos no aeroporto.
6.4 | Graf a
No se devem abreviar os pronomes de tratamento em comunicaes dirigidas a altas autoridades dos Poderes
da Repblica e a altas autoridades eclesisticas. A forma por extenso demonstra maior respeito e deferncia,
sendo, pois, recomendvel em correspondncia mais formal ou cerimoniosa.
Na correspondncia interna e na externa mais informal, nada impede que se abrevie a forma de tratamento,
entretanto, mais conveniente que se utilizem as formas por extenso por serem mais elegantes e mais adequadas
norma culta da lngua portuguesa.
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6.5 | Normas gerais
Fica abolido o uso do tratamento dignssimo (DD) e mui digno (MD), uma vez que dignidade pressuposto
de qualquer cargo pblico.
dispensvel o superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de V. Sa. sufciente o
uso de Senhor.
7 | PONTUAO - USO DA VRGULA
A vrgula marca uma pausa de pequena durao e empregada no s para separar elementos de uma orao,
mas tambm oraes de um s perodo.
No interior da frase ela usada para:
separar o aposto. Exemplo: Alice, a jornalista, estava feliz;
separar o vocativo. Exemplo: Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica, Roberto Mon-
teiro Gurgel;
separar o adjunto adverbial. Exemplo: Solicitamos o encaminhamento do processo Secretaria de Ad-
ministrao e, aps, Diviso de Arquivo para fns de arquivamento;
separar expresses corretivas, explicativas, tais como: isto , ou melhor, quer dizer, data vnia, ou seja, por
exemplo, e outras;
ocultar um verbo mencionado anteriormente. Exemplo: O decreto regulamenta os casos gerais; as por-
tarias, os particulares; e
nas datas, separa os topnimos: Exemplo: Braslia, 11 de maro de 2012.
Constitui erro crasso usar vrgula entre termos com estreita ligao sinttica, como sujeito e o verbo ou entre o
verbo e seu complemento. Exemplo: O Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica, institui, a partir
deste ano, o Programa Sade no Ministrio Pblico Federal.
Comunicao Ocial
CAPTULO II
19
8 | COMUNICAO ADMINISTRATIVA
A Comunicao ofcial ou administrativa o meio pelo qual se procura estabelecer relaes de servio na admi-
nistrao pblica. de carter funcional, devendo, portanto, caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro
culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade.
Para o cumprimento desses princpios, necessrio o estabelecimento de critrios bsicos que orientem sis-
tematicamente os redatores de comunicao ofcial, relativamente s caractersticas formais dos documentos,
apresentando-lhes modelos esquemticos e estruturas defnidas para a emisso de atos ofciais.
A adoo de critrios bsicos na elaborao de atos ofciais possibilitar uma maior qualidade na comunicao,
com o estabelecimento de um padro nico para cada tipo de documento ofcial comum s diversas Unidades
que integram a estrutura do Ministrio Pblico Federal.
8.1 | Composio dos atos administrativos
Na elaborao dos atos ofciais e de comunicao, mais importante que o rigor milimtrico de formatao o
entendimento de qual ato mais adequado necessidade da comunicao, e tambm a compreenso da natu-
reza e da forma de elaborao de cada um. importante tambm a compreenso da fnalidade dos elementos
constitutivos e estruturais comuns a quase todos os atos administrativos. Por essa razo, passamos a explic-los
a seguir.
8.1.1 Cabealho
Todo documento pblico deve ser passvel de identifcao por qualquer pessoa, tanto no contexto da admi-
nistrao pblica quanto fora dele. Da a importncia do cabealho, primeira informao que deve constar
no documento.
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8.1.1.1 Composio
A representao da estrutura administrativa deve estar em ordem hierrquica decrescente, at o nvel da unidade
responsvel pela publicao do ato, com o braso do Estado disposto ao centro, acima da descrio da hierarquia.
Para evitar cabealho extenso, a estrutura administrativa representada no deve ultrapassar quatro nveis, sendo que:
a) o primeiro nvel hierrquico deve ser sempre o Ministrio Pblico Federal;
b) o segundo nvel, a unidade gestora; e
c) o ltimo nvel, o setor responsvel pela elaborao do documento.
Quando necessrio, podem ser suprimidos do cabealho os nveis intermedirios que no comprometam o
entendimento da organizao hierrquica.
O cabealho no pode ser composto apenas por siglas. Quando houver siglas, a grafa por extenso do nome do
rgo ou unidade deve anteced-las.
8.1.1.2 Formatao
O cabealho deve ser centralizado, grafado em letras maisculas, em negrito e com tamanho decrescente de
fonte. Fica melhor organizado quando elaborado em tabelas, que devem ter as bordas invisveis.
Exemplo:
MINISTRIO PBLICO FEDERAL
SECRETARIA DE ACOMPANHAMENTO DOCUMENTAL E PROCESSUAL
COORDENADORIA DE COMUNICAES ADMINISTRATIVAS
DIVISO DE EXPEDIENTE
Tomando o exemplo acima, verifca-se que no necessrio constar a Procuradoria Geral da Repblica e a Se-
cretaria Geral do MPF para que se possa entender a origem do documento, pois essa hierarquia intermediria
pode ser compreendida de modo intuitivo.
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8.1.2 Rodap
Nos atos de comunicao, principalmente no ofcio, alm do cabealho, deve estar expresso o endereo completo,
o telefone e o e-mail da unidade responsvel pelo documento.
O endereo, o telefone e o e-mail devem estar indicados em apenas duas linhas, grafados em letra minscula,
sem negrito, com fonte tamanho 10, dispostos no rodap, juntamente com a marca da unidade gestora.
Exemplo:
SAF Sul, Quadra 4, Conjunto C - CEP 70050-900 - Braslia/DF
Tel. (61) 3105.5911 Fax: (61) 3105.6273 e-mail: sadp@pgr.mpf.gov.br
8.1.3 Identifcao do documento
Os atos devem ser grafados por extenso, em letras maisculas e sem negrito. Nos atos com numerao sequen-
cial, o nmero e a sigla da unidade que originou o ato devem ser separados por barra oblqua (/).
Nos atos normativos e processuais, a denominao e o nmero devem ser centralizados; nos documentos admi-
nistrativos e atos de comunicao, alinhados esquerda.
Exemplo:
PORTARIA PGR N 70, DE 9 DE MARO DE 2012.
PARECER N 18/SADP
OFCIO N 15/SADP
8.1.4 Vocativo
No uso de vocativos, deve ser considerada a adequao dos pronomes de tratamento e, em seguida, a referncia
ao cargo do interlocutor, alinhados ao pargrafo e com a fnalizao por vrgula (,).
Exemplos:
Senhora secretria de Acompanhamento Documental e Processual,
Senhora chefe da Diviso de Autuao e Processamento Administrativo,
22
8.1.5 Local e data
Local e data devem estar alinhados direita, com a data grafada por extenso, e com fnalizao por ponto fnal
(.). Em atos de comunicao, local e data devem estar localizados na parte superior do documento.
Exemplos:
Braslia, 10 de maro de 2012.
Em 10 de maro de 2012.
8.1.6 Fecho
Os fechos devem ser alinhados ao pargrafo e fnalizados com vrgula (,).
a) para autoridades superiores:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Dessa frmula foram excludas as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tra-
dio prprios.
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8.1.7 Assinatura
Todas as comunicaes devem ter, abaixo do fecho, o espao para a assinatura, sem delimitar a linha, o nome
de quem a expediu e o cargo que ocupa. Por motivo de segurana, quando houver mais de uma pgina, dever
transferir para a seguinte a ltima linha anterior ao fecho para que a assinatura no fque isolada.
A forma da identifcao do signatrio deve ser a seguinte:
[espao para assinatura]
FULANO DE TAL
[cargo ou funo]
O nome deve ser grafado em maisculas e sem negrito e o cargo ou a funo deve estar associado unidade em
que a autoridade est em exerccio. Quando houver necessidade de assinatura de duas autoridades, tcnicas ou
administrativas, ambas devem estar espacialmente simtricas.
Exemplo:
FULANO DE TAL
[cargo ou funo]
FULANO DE TAL
[cargo ou funo]
8.1.8 Endereamento
O endereamento deve ser iniciado por Ao ou seus derivados, de acordo com nmero e gnero do (s) interlo-
cutor (es). Esse recurso usado somente em alguns atos de comunicao e no endereamento de correspon-
dncia. No endereamento, deve ser considerado, tambm, a adequao dos pronomes de tratamento, seguidos
da referncia do cargo do interlocutor, alinhado esquerda.
O endereamento indicado tanto no ato de comunicao quanto no envelope postal deve obedecer a seguinte
ordem de apresentao:
Tratamento de cortesia
Nome do destinatrio
24
Cargo
Nome da rua, nmero complemento
Bairro
CEP Cidade - UF
Exemplo:
A Sua Senhoria o Senhor
FULANO DE TAL
Secretrio de Tecnologia da Informao
SAF Sul Quadra 4, Conjunto C
701451-011 Braslia DF
8.1.9 Formatao e estruturao
A elaborao dos atos ofciais e de comunicao obedecer seguinte diagramao:
a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes e 10
nas linhas de rodap;
b) obrigatrio constar a numerao de pgina desde a segunda folha. Deve ser usada no canto inferior
direito da pgina com fonte tamanho 12;
c) O incio de cada pargrafo do texto dever ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda. O campo des-
tinado margem esquerda ter 3,0 cm de largura. O campo destinado margem direita ter 2,0 cm;
d) As margens superior e inferior sero de 2 cm;
e) Deve ser utilizado espaamento entre linhas proporcional de 125%;
f ) Entre os pargrafos deve ser utilizado espaamento de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo;
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g) No se recomenda o uso de negritos, itlicos, sublinhados, letras maisculas, sombreamentos, relevos,
bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento, salvo
em caso de extrema importncia. deselegante o negrito no nome do signatrio;
h) A impresso dever ser feita em cor preta em papel tamanho A-4, preferencialmente, reciclado. Cores
podem ser usadas somente para grfcos e ilustraes;
i) A marca do Ministrio Pblico Federal ou das Unidades Gestoras/Administrativas deve ser disposta no
rodap em todas as pginas dos atos de comunicao, principalmente no ofcio;
j) Entre a data e a indicao do destinatrio pode haver variao de espaos, visto que no h defnio rgida;
k) O destinatrio deve conter o tratamento, o nome da autoridade ou pessoa a quem se destina cargo, Mu-
nicpio/Estado e CEP;
l) Entre o destinatrio e o assunto haver dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho texto e
de forma que os elementos fquem bem distribudos na pgina;
m) A descrio do assunto deve ser sucinta, sendo de, no mximo oito palavras, para indicar ao receptor o
tema principal do documento;
n) Entre o assunto e o vocativo haver dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho do texto e de
forma que os elementos fquem bem distribudos na pgina;
o) O vocativo deve ser Senhor acrescido do cargo ocupado pelo destinatrio. A exceo so os documentos
a serem destinados aos chefes maiores dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio. Quando se tratar
de cidados destitudos de autoridade, dever ser usado Prezado senhor. Em nenhuma hiptese ser
colocado ilustrssimo, dignssimo ou mui digno (DD/MD);
p) Entre o vocativo e o texto devem ser deixados dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho do
texto e de forma que os elementos fquem bem distribudos na pgina;
q) Entre a ltima linha do texto e o fecho Atenciosamente ou Respeitosamente deve haver dois ou trs
espaos simples;
r) Entre o fecho e a identifcao do signatrio poder haver variao de espaos;
s) O signatrio ser o nome do emitente, com tamanho de fonte 12, sem negrito, itlico ou outra forma de
26
destaque e logo abaixo o cargo ocupado; e
t) Na correspondncia ofcial, a impresso pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens
esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho).
9 | COMUNICAO TCNICA
A apresentao dos documentos tcnicos dever ter estrutura simplifcada, sempre considerando as particula-
ridades do assunto abordado. A estrutura bsica constar de: quadro de identifcao, texto e anexos. Outros
elementos, como sumrio, listas de fguras e tabelas, podero ser utilizados em casos especfcos, como aqueles
relacionados a anlises e estudos multidisciplinares, cuja complexidade os exigirem.
So documentos tcnicos:
a) Laudo: anlise de documentos e/ou dados, com objetivo de responder quesitos formulados pelo solici-
tante, expressando conclusivamente opinio tcnica;
b) Parecer: instrumento utilizado para expressar a opinio fundamentada, tcnica ou jurdica, sobre de-
terminado assunto. ato exarado com base na constatao de fatos e na anlise tcnica, administrativa
ou jurdica de documentos e/ou dados, com a indicao de soluo, favorvel ou contrria, segundo as
argumentaes apresentadas pelo autor do parecer;
c) Nota: resultado de levantamentos de dados bibliogrfcos, documentos eletrnicos, entrevistas e outros,
sem a emisso de opinio tcnica; e
d) Relatrio: relato de reunies, vistorias, audincias, viagens e outros eventos que no demandem anlise
documental nem a emisso de opinio tcnica. O relatrio uma descrio pormenorizada de deter-
minada atividade, de um projeto especfco ou do perodo de tempo em que se desenvolveu uma ou
vrias tarefas.
27
9.1 | Composio dos documentos tcnicos
9.1.1 Quadro de identifcao
No quadro introdutrio devem constar os elementos apresentados nos modelos:
a) Laudo: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa);
b) Parecer: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa);
c) Nota: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa); e
d) Relatrio: (Referncia, Unidade Solicitante, Evento, Local).
9.1.2 Ementa
Para que, efetivamente, possa se constituir em resumo do documento, necessrio que a ementa possua algumas
caractersticas que, dada sua necessidade, constituem-se em requisitos sem os quais estaria ela descaracteriza-
da: objetividade, conciso, afrmao, proposio, preciso, coerncia e correo.
Deve-se evitar na construo de ementas:
a) uso de qualifcativos (adjetivos ou advrbios) de valor apenas retrico, visto carecerem de maior preciso,
comprometendo, assim, a objetividade. Exemplos: qualquer ilegalidade, mxime no tocante plena vali-
dade, efetivamente, meramente, apurao exemplar, jamais, etc;
b) repetio de termos, o que compromete sua objetividade. Exemplos: sindicato / ilegitimidade do sindi-
cato; substituio processual / inexistncia de substituio processual ampla; e
c) excessiva generalidade das palavras utilizadas.
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9.1.3 Texto
No texto, o assunto apresentado e desenvolvido, constituindo o que se denomina corpo do documento. A
sequncia do texto deve atender a uma ordenao lgica, levando o leitor a compreender todas as consideraes
formuladas e induzindo-o concluso, que deve constituir o fecho do documento.
Antes de iniciar a redao do texto, recomendvel elaborar um roteiro bsico com todos os assuntos que de-
vero ser incorporados, preparando-se, portanto, a itemizao geral do documento.
A parte textual dos documentos tcnicos deve conter as seguintes sees:
Introduo Parte em que se identifca a autoridade do MPF que efetuou a solicitao, se justifca o
motivo ou necessidade do trabalho e na qual cada assunto apresentado como um todo, sem detalhes.
Tambm deve ser informada, resumidamente, a metodologia de trabalho ou anlise utilizada.
Desenvolvimento parte mais extensa, que visa descrever a anlise ou estudo, levantamentos realizados,
metodologias empregadas e tcnicas utilizadas, assim como os resultados da leitura crtica dos documentos
ou o que foi visto/registrado durante o evento. Nesta seo, devem ser esclarecidas as dvidas ou respondi-
dos os questionamentos da autoridade do Ministrio Pblico Federal que demandou a atividade tcnica.
Esta parte deve ser itemizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vrios itens de desenvolvimento/
anlise e receber os ttulos apropriados.
Concluso parte integrante de pareceres e laudos que consiste na comunicao, de forma sinttica, dos
resultados obtidos, ressaltando o seu alcance ou suas consequncias. Tambm pode apresentar sugestes
de aes a serem adotadas.
9.1.4 Fechamento
No ltimo pargrafo do texto, dever ser escrito, conforme o caso: " o Laudo"; " o Parecer"; " a Nota" ou
" o Relatrio".
9.1.5 Assinatura
a relao dos autores, em ordem alfabtica, devendo constar o respectivo cargo ou rea de atuao profssional.
O analista que organiza os textos, coordena o andamento dos trabalhos e realiza os contatos com a autoridade
do MPF que solicitou a anlise deve ser listado em primeiro lugar e identifcado como coordenador de equipe.
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9.1.6 Anexos
O anexo a matria suplementar, tal como especifcaes, memrias de clculo, questionrios, estatsticas, foto-
grafas, que se acrescenta ao documento como esclarecimento ou documentao.
Sero numerados com algarismos arbicos, seguidos do ttulo. Quando no houver possibilidade de incluir o
ttulo no prprio anexo, pode-se usar uma pgina de ttulo precedendo-o.
9.2| Formatao e estruturao
9.2.1 Formatao
A formatao dos documentos (laudo, parecer, nota e relatrio tcnico) seguir o padro estabelecido nos
modelos.
Destacam-se para o corpo de texto: fonte Times New Roman, tamanho 12; espaamento entre linhas de 125%;
margem esquerda 3 cm, margem direita 2 cm, margens superior e inferior 2 cm; recuo de 1 linha do pargrafo
2,5cm e espaamento entre pargrafos de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo.
9.2.2 Itemizao
De acordo com as necessidades de elucidao do texto, o documento deve ser dividido em itens e subitens. Os
itens e subitens tero fonte Times New Roman, tamanho 12 e alinhamento esquerda. Os itens sero escritos em
algarismos arbicos com letras maisculas negritadas, os subitens sero escritos com algarismos arbicos sepa-
rados por pontos e letras minsculas, negritadas, (ex.: Item 4, Subitem 1.1 e 1.1.1). Outras subdivises, quando
necessrias, devero ser indicadas por letras minsculas (a, b, c) seguidas de parntese.
Ao ser preparada a itemizao de um documento, deve-se cuidar para que haja uma diviso homognea entre
vrios itens. Nesse sentido, devem-se evitar os itens demasiadamente extensos, se comparados com outros do
mesmo documento. Por outro lado, tambm devem ser evitadas as subdivises desnecessrias, sobretudo quando
os subitens propostos puderem ser alados a itens independentes.
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9.2.3 Elementos de realce
Negrito: ser utilizado para ttulos, assim como para realar palavras e trechos no corpo do texto.
Aspas: so empregadas no incio e no fnal de uma citao textual que no exceda trs linhas e em cita-
es feitas em nota de rodap; em palavras empregadas em sentido diferente do habitual; em nomes de
artigo de jornal, ttulos de matria, captulos de livro e similares.
Itlico: utiliza-se em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua ou no aportugue-
sadas; nos nomes, em latim, de gneros e espcies biolgicas e nos nomes de instituies estrangeiras.
Nas citaes em lngua estrangeira, no se usa o itlico.
9.2.4 Indicao de pginas e folhas de documentos
Para fazer referncia, ao longo do texto da informao tcnica, a pginas ou folhas de documentos avulsos ou
processos consultados, deve-se indicar entre parnteses, em sequncia e separados por vrgula: o nome ou a
sigla do documento/processo; o nmero do volume, se houver; as abreviaturas p. ou f., conforme se trate de
pgina(s) ou folha(s); e o(s) nmero(s) correspondente(s).
Quando a citao referir-se a mais de uma pgina, a respectiva indicao deve observar o seguinte: a) os nme-
ros das pginas inicial e fnal devem ser separados por trao quando forem citadas pginas consecutivas; e b) os
nmeros devem ser separados por vrgula quando as pginas no forem consecutivas. Exemplos:
H indcios de que a rea degradada constitui APP (EIA, v. II, p. 3, 22, 37, 245).
Nota-se que o IPHAN (NT n 03/2009, p. 43-44) discorda do MPE (ACP, f. 357).
Vale ressaltar que as abreviaturas p. e f. tambm devero ser utilizadas quando se tratar de obras de refe-
rncia em geral, como livros, revistas, monografas, teses, entre outros.
Quanto forma adequada de indicar os nmeros de 1 a 9 no texto, aconselha-se escrever por extenso os nme-
ros de uma s palavra (um, dezesseis, cem, mil) e usar algarismos para os nmeros de mais de uma palavra. No
entanto, por se tratar apenas de conveno, pode-se adotar como alternativa escrever os nmeros de 0 a 9 por
extenso e usar os algarismos para os nmeros a partir de 10. Vale lembrar que se o nmero iniciar uma frase,
dever ser grafado por extenso. Exemplo:
Vinte e cinco locais foram vistoriados no entorno dos trs riachos afetados pelo pesticida, tendo sido feitas
16 coletas de amostras de solo e gua.
31
9.2.5 Citaes
Citao a meno, no texto, de informao extrada de outra fonte para esclarecer, ilustrar ou sustentar o as-
sunto apresentado. Devem ser evitadas citaes referentes a assuntos amplamente divulgados, rotineiros ou de
domnio pblico, bem como aqueles provenientes de publicaes de natureza didtica, que reproduzem de forma
resumida os documentos originais, tais como apostilas.
As citaes podem ser diretas ou indiretas. A citao direta a transcrio literal de um texto ou parte dele que
conserva a grafa, a pontuao, o uso de maisculas e os idiomas originais, e que pode ser includa no texto ou em
nota de rodap. A citao indireta redigida pelo autor do documento com base em ideias de outro autor ou autores.
As citaes curtas (de at trs linhas) podem ser inseridas no texto, entre aspas duplas, e as citaes longas (mais
de trs linhas) devem constituir um pargrafo independente, recuando 4 cm da margem esquerda, em fonte
Times New Roman, tamanho 11, e com o espaamento 1 entre linhas, dispensando-se as aspas, nesse caso.
Independentemente do tipo de citao, as fontes das quais foram extradas devero ser indicadas no texto. Para
tanto, deve-se utilizar o sistema autor-data ou o sistema numrico, adiante descritos, devendo-se cuidar para
que o sistema seja o mesmo do incio ao fnal do documento, mantendo-se a uniformidade. Caso o nmero de
citaes seja superior a cinco, deve-se adotar, preferencialmente, o sistema autor-data.
As omisses de trechos constantes do original so permitidas em citaes quando no alteram o sentido do
texto ou frase. So indicadas pelo uso de reticncias, entre colchetes [...]. Acrscimos e explicaes s citaes
so tambm apresentados entre colchetes.
Para destacar palavra(s) ou frase(s) em citao, deve-se negrit-la(s) e usar a expresso [sem grifo no original]
ou [grifo nosso] entre colchetes.
9.2.5.1 Sistema autor-data
O sistema autor-data, ou alfabtico, aquele que apresenta, resumidamente, a fonte da citao no prprio corpo
do texto. Para obter os dados completos dos documentos citados, o leitor deve recorrer lista de referncias
bibliogrfcas, que, neste caso, obrigatria.
Devem-se observar as seguintes regras:
Quando a referncia no est includa na orao, o nome do autor escrito com letras maisculas, segui-
do pelo ano de publicao do documento citado e, opcionalmente, da pgina ou seo da qual foi extrada
a citao. A referncia deve vir entre parnteses e aps o trecho citado. Ex.: A vrgula separa conceitos,
ideias, frases (REZENDE, 1981, p. 37-38).
32
Quando a referncia est includa na orao, apenas a letra inicial do nome do autor escrita em maiscula e,
entre parnteses, informa-se a data da publicao do documento e a paginao (esta opcional). Ex.: Segundo
Botelho (1997, p. 365, 369) os nomes de ruas, lugares pblicos ou particulares so grafados em maiscula.
Para citao com dois ou trs autores, deve-se obedecer seguinte construo: em citaes diretas, informar
os respectivos sobrenomes separados por ponto e vrgula, data da obra e, opcionalmente, a pgina da citao;
e, em citaes indiretas, informar os sobrenomes dos autores e a data da obra entre parnteses. Ex.: "(VALLS;
VERGUEIRO, 1998)" ou "Conforme destacam Vall e Vergueiro (1998)".
Com mais de trs autores, indica-se somente o nome do primeiro autor, seguido da expresso "et al.".
Ex.: As pessoas quando esto dormindo no so inativas (CARDOSO et al., 1997).
9.2.5.2 Sistema numrico:
No sistema numrico, tambm chamado citao-nota, a obra ou outra fonte da qual foi extrada a citao
indicada em nota de rodap especfca, denominada nota de referncia. O nmero da nota, no texto, pode ser
indicado ao fnal da frase, aps algum termo relevante citado ou aps o nome do autor.
Deve-se observar que a utilizao desse sistema dispensa a apresentao da lista de referncias bibliogrfcas no fm do
documento. As regras gerais para elaborao das notas de referncia so as indicadas nos itens 9.2.6 e 9.2.7. Exemplo:
No texto: Para Fenelon, a estratgia capitalista de dominao do operrio fora das fbricas foi complexa.
No rodap: 3 FENELON, D. R. Fontes para o estudo da industrializao no Brasil: 1899-1945. Revista
Brasileira de Histria, So Paulo, v. 3, p. 79-115, mar. 1982.
9.2.6 Notas de rodap
As notas de rodap podem ser de dois tipos:
a) notas de contedo evitam explicaes longas dentro do texto, prejudiciais linha de argumentao, e
so tambm usadas para esclarecer termos tcnicos ou ajuntar comentrios adicionais; e
b) notas de referncia vinculadas s citaes diretas e indiretas, indicam as fontes consultadas a partir
da referncia completa no chamado sistema numrico (vide item 9.2.5.2). Devem seguir as orientaes
indicadas em "Referncias bibliogrfcas".
No texto, a primeira linha comea na margem de pargrafo (aps o nmero da nota) e as linhas seguintes, na margem
esquerda do texto, sem recuo. Utiliza-se fonte Times New Roman, tamanho 10 e espaamento simples entre linhas.
33
9.2.7 Referncias bibliogrfcas
Uma referncia bibliogrfca um conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento,
e que permite a identifcao individual da fonte citada (NBR 10520,2002, p. 2).
Os elementos das referncias bibliogrfcas dividem-se em dois conjuntos:
a) elementos essenciais: autor, ttulo, impresso (local, editor e data); e
b) elementos complementares: compilador, organizador (indicao de responsabilidade), tradutor, notas bi-
bliogrfcas (nmero de pginas ou volumes, ilustraes, dimenses), srie, notas especiais, ISBN e ISSN.
Nas referncias, as obras so alinhadas em ordem alfabtica do nome do autor.
A lista de referncias bibliogrfcas apenas deve ser elaborada quando se utiliza o sistema autor-data no docu-
mento, mas as regras aqui indicadas tambm se aplicam s notas de referncia do sistema numrico.
Vale observar que a lista de referncias bibliogrfcas deve ser apresentada em item numerado especfco, con-
forme a sequncia adotada no documento, sempre aps o campo das assinaturas.
9.2.8 Tabelas, quadros e ilustraes
As tabelas, os quadros e as ilustraes (ex.: grfcos, mapas, fguras, imagens e fotografas) devem ser inseridos
no texto o mais perto possvel do trecho a que se referem ou ilustram.
Por constiturem importante forma de apresentao de dados, devem ser elaborados de forma que sejam autoex-
plicativos, com ttulos adequados, apresentao clara das informaes e unidades. Podem ser inseridos no texto
ou apresentados como anexo.
As tabelas nunca so fechadas por linhas laterais e apresentam informaes de forma no discursiva, das quais
o dado numrico se destaca como informao central. Os quadros so fechados por linhas laterais e contm
informaes textuais agrupadas em colunas. Os ttulos devero anteceder qualquer outro elemento e estar cen-
tralizados, escritos com inicial maiscula, fonte Times New Roman, tamanho 12 e em negrito.
Os cabealhos das colunas e linhas devem ser centralizados horizontal e verticalmente em cada clula (en-
contro de uma coluna com uma linha), escritos com inicial maiscula, fonte Times New Roman, tamanho 10,
em negrito.
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As colunas e as linhas podem ser separadas por bordas e, para preenchimento, deve ser usada a fonte Times
New Roman, tamanho 10, sem negrito, podendo o texto ser alinhado direita no caso de valores (monetrios
ou no), visando facilitar a comparao entre linhas. As unidades devem seguir a nomenclatura ofcial brasileira.
Excepcionalmente, poder ser usada fonte de tamanho at o limite de 8, quando os textos no puderem ser
abreviados ou simplifcados.
As clulas no devem fcar em branco, devendo apresentar sempre um nmero ou sinal convencional. Os sinais a
empregar so os seguintes: trao (-), quando o dado for nulo; e trs pontos () quando no se dispuser de dados.
Ao fnal da tabela ou quadro, abaixo e junto ltima borda, devem ser colocadas a(s) fonte(s) de consulta, as
notas e as observaes, com o uso de fonte Times New Roman, tamanho 10. As notas devem apresentar refe-
rncias numricas, entre parnteses, que constem do quadro ou tabela. As observaes so genricas para todo
o quadro ou tabela.
No caso de fotografas, diagramas, desenhos, mapas, gravuras, etc. que explicitam ou complementam visualmente
o texto, todas devero ser denominadas como fguras (Figura). J os grfcos devero ser denominados (Grfco).
Diferentemente dos quadros e tabelas, as fguras e os grfcos no so precedidos de ttulo. A descrio deve ser
feita na parte inferior, iniciando pelo termo correspondente (Figura./Grfco.), em caixa alta, seguida do nmero
de ordem de correspondncia no texto, em algarismos arbicos, usando a fonte Times New Roman, tamanho 10.
Toda ilustrao que j tenha sido previamente empregada em outra publicao deve indicar a fonte consultada,
abaixo da legenda.
10 | ATOS NORMATIVOS
A redao de atos normativos segue princpios bem defnidos que devem ser observados ao se desempenhar tal
funo. A correta estruturao do texto facilita a compreenso das conexes entre os dispositivos e evita dvidas
quanto a situaes especfcas ou excepcionais. No Ministrio Pblico Federal, so considerados atos normativos
a resoluo, a portaria e a instruo normativa, conforme caracterizados neste Manual
A seguir, tem-se um resumo com as principais orientaes sobre os elementos bsicos do texto normativo.
35
10.1 | Composio dos atos normativos
Os atos normativos so estruturados em trs partes bsicas:
parte preliminar, compreendendo a epgrafe, a ementa, o prembulo, o enunciado do objeto e a indicao
do mbito de aplicao das disposies normativas;
parte normativa, compreendendo o texto das normas de contedo substantivo relacionadas com a ma-
tria regulada; e
parte fnal, compreendendo as disposies pertinentes s medidas necessrias implementao das nor-
mas de contedo substantivo, s disposies transitrias, se for o caso, clusula de vigncia e clusula
de revogao, quando couber.
10.1.1| Epgrafe
A denominao do ato normativo, a sigla (quando for o caso), o nmero e a marcao temporal devem ser gra-
fados por extenso, em letras maisculas e sem negrito, e com a finalizao por ponto final (.).
Exemplo:
RESOLUO N 1, DE 27 DE MARO DE 2012.
10.1.2 Ementa
Contm o resumo do assunto que motivou o ato. A ementa fcar alinhada direita e dever ser grafada sem
negrito ou itlico.
Exemplo:
Dispe sobre a regulamentao e uniformizao dos
procedimentos referentes doao de bens de informtica
no mbito da Procuradoria da Repblica do Estado de
So Paulo e Procuradorias da Repblica nos Municpios.
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10.1.3 Prembulo
Indicar o rgo do MPF competente para a prtica do ato e a base legal em que se apoia para expedir o
ato normativo.
No prembulo, a autoridade competente, mediante ordem de execuo, baixa o ato de que titular utilizando-se
da forma verbal resolve, nos termos da competncia de que esteja investida.
10.1.4 Artigo
O artigo a unidade bsica para apresentao, diviso ou agrupamento de assuntos em um texto normativo.
a parte que forma diviso ou subdiviso em uma norma e que tem relao de conjunto com a que a precede ou
com a que a segue.
De acordo com a Lei Complementar n 95/1998 (alterada pela Lei Complementar n 107/2001) e com o
Decreto n 4.176/2002, que estabelecem normas e diretrizes para a elaborao, redao, alterao e consolida-
o - entre outros aspectos - de atos normativos, so as seguintes as regras fundamentais em relao ao artigo:
A unidade bsica de articulao ser o artigo, indicado pela abreviatura Art., seguida de numerao or-
dinal at o nono, inclusive, e cardinal a partir deste. No primeiro caso, a numerao do artigo separada
do texto por dois espaos em branco, sem traos ou outros sinais. A partir do dcimo artigo, utiliza-se
um ponto separando o numeral do texto que o segue:
Art. 9 Os objetivos do Planejamento Estratgico do MPF so:
Art. 10. Os objetivos do Projeto Wiki MPF so:
Os artigos se desdobram em pargrafos ou em incisos; e, dentro deles, os pargrafos se desdobram em
incisos, os incisos em alneas e as alneas em itens.
Em remisses a artigos de um texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada art. seguida do n-
mero correspondente. Por outro lado, usa-se a palavra artigo, por extenso, se vier empregada em sentido
genrico ou no vier expresso o respectivo numeral:
A Lei Complementar n 75, no seu art. 37, trata (...);
A norma faz referncia ao artigo anterior;
O artigo da Resoluo que trata (...).
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O texto de um artigo se inicia sempre por maiscula e termina por ponto, salvo nos casos em que conti-
ver incisos, quando dever terminar por dois-pontos.
10.1.5 Pargrafo
Os pargrafos constituem, na tcnica legislativa, a imediata diviso de um artigo ou, ainda, uma disposio
secundria que explica ou modifca a disposio principal.
Os pargrafos so representados pelo sinal grfco , seguido de numerao ordinal at o nono, inclusive, e
cardinal a partir deste (da mesma forma que os artigos).
Deve-se, ainda, observar:
At o 9, dispensado o uso de ponto e indicada a incluso de dois espaos brancos entre o numeral
e o texto; a partir do 10, emprega-se o ponto. Nas citaes e referncias bibliogrfcas em um texto
corrido, usa-se o sinal grfco (). Quando a referncia for a mais de um pargrafo, usa-se o referido sinal
duplicado ().
Usa-se a palavra pargrafo, por extenso, quando o pargrafo for nico ou quando o sentido for vago,
indeterminado, e estiver desacompanhado do nmero respectivo:
Art. 18. O Subcomit Gestor de Tabelas ser constitudo (...)
Pargrafo nico. O SGT ser coordenado (...)
A norma contida no pargrafo anterior (...)
O texto de um pargrafo se inicia por maiscula e encerra por ponto fnal, exceto quando se subdivide
em incisos, situao em que se empregam dois-pontos antes das subdivises.
10.1.6 Incisos
Os incisos so utilizados como elementos discriminativos de um artigo ou de um pargrafo se o assunto nele
tratado no puder ser condensado no prprio artigo ou no se mostrar adequado a constituir pargrafo. Os inci-
sos so indicados por algarismos romanos, seguidos de travesso e separados por ponto e vrgula, salvo o ltimo,
que se encerra em ponto; o inciso que contiver desdobramento em alneas se encerra por dois-pontos. O texto
de um inciso iniciado por letra minscula, a menos que a primeira palavra seja nome prprio:
Art. 111. So rgos da Justia do Trabalho:
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I - o Tribunal Superior do Trabalho; e
II - os Tribunais Regionais do Trabalho.
10.1.7 Itens
Os itens so desdobramentos das alneas e vm indicados por algarismos arbicos. As letras iniciais e a pontua-
o dos textos dos itens seguem o padro dos incisos:
Art. 1 Atribuir Comisso de Implantao do Sistema nico as seguintes atividades:
I - realizar testes no Sistema:
a) at 6 (seis) meses aps implantao defnitiva nas seguintes Unidades:
1. nas Coordenadorias Jurdicas;
2. nos Protocolos Jurdicos de cada Unidade.
Forma e Estrutura
dos Atos Ociais
CAPTULO III
41
11 | FORMA E ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS E DE
COMUNICAO
11.1 | Apostila
Ato com a fnalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou retifcar outro ato administrativo publicado
anteriormente. Destinada ao interessado e s unidades de controle cadastral, a apostila um documento com-
plementar a um ato, confrmando as alteraes publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os.
Usualmente, as apostilas retifcam atos ou documentos referentes a nomeao, promoo, ascenso, transfern-
cia, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo, remoo, lotao, exonerao, demisso,
dispensa, disponibilidade e aposentadoria.
A apostila pode retifcar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, mas a fnalidade ser
sempre a mesma: retifcao ou aditamento.
11.1.1 Elementos
a) Timbre: compe-se do braso e da identifcao do rgo;
b) Identifcao do documento: em letras maisculas e centralizadas sobre o texto;
c) Texto: o contedo da apostila. Quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve ser
feita exposio sinttica da correo (ou qualquer outro propsito que motive a expedio do docu-
mento), com referncia ao ato originalmente publicado. Visando preservao da data de validade, o
texto deve mencionar expressamente o nmero, o dia e a pgina do veculo de publicao em que o ato
normativo original foi publicado;
d) Na retifcao ou no aditamento de documento administrativo, o texto deve ser iniciado citando o cargo da
autoridade competente seguido do fundamento legal que ampara o ato. Em seguida, deve ser feita a expo-
sio sinttica da correo ou do aditamento e as razes que o motivaram. O texto deve mencionar expres-
samente o nmero, o dia e a pgina do veculo de publicao em que o ato normativo original foi publicado;
e) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letras
minsculas. Esse pargrafo no numerado; e
f ) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esses
elementos devem ser centralizados na pgina.
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11.2 | Ata
Ata o registro sucinto das ocorrncias e das decises de assembleia, reunio, congresso, mesa redonda, conven-
o etc. Os fatos ocorridos nessas ocasies devem ser relatados com a mxima fdelidade.
O texto da ata deve ser escrito seguidamente sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de pargrafos.
Tambm no se deixam espaos em que possam ser inseridas modifcaes posteriores. Os numerais devem ser
escritos sempre por extenso e evitadas as abreviaturas.
A ata normalmente redigida por um secretrio efetivo ou, na falta deste, por um secretrio designado para a ocasio.
11.2.1 Elementos
a) Timbre: compe-se do braso e da identifcao do rgo.
b) Identifcao do documento: grafada sem negrito, em letras maisculas, e posicionada de forma centra-
lizada no papel. No caso de a reunio ou assembleia tratar de um nico assunto, recomendvel que ele
seja mencionado logo abaixo da identifcao, para facilitar consultas posteriores. Quando houver vrias
sesses ou reunies sobre o mesmo assunto, recomenda-se numerar as atas.
c) Texto: o contedo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara e concisa e seguir o padro da
lngua culta, observando-se a impessoalidade e a formalidade. Compe-se de: 1) dia, ms, ano e hora da
reunio (por extenso); 2) local da reunio; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4) ordem
do dia; 5) fecho (que dever iniciar-se com a expresso Nada mais havendo a tratar... ou... Nada mais
a deliberar...); e 6) assinaturas do presidente, do secretrio e de alguns participantes. Essas partes no
se encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se sequenciadas, acompanhando o fuxo da
informao. possvel, assim, reconhec-las na estrutura do texto.
11.3 | Atestado
O atestado ato comprovador de situao ou fato conhecido pela Administrao, mas que no consta de qual-
quer documento em poder da organizao. Diz respeito a eventos passveis de frequentes modifcaes. Um
servidor pblico pode, em razo de seu ofcio ou de sua funo, fornecer atestado a outrem.
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11.3.1 Elementos
b) Identifcao do documento: os atestados no so numerados, basta nomin-los. Convm numer-los no
caso de se tornarem rotineiros;
c) Texto: constitui a exposio do que se atesta, se possvel com a indicao especfca da fnalidade do ato.
O atestado , geralmente, estruturado em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-los
a partir do segundo;
d) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letras
e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esses
11.4 | Certido
Ato pelo qual se afrma, por escrito, a existncia de um fato ou de uma situao que podem ser verifcados em
assentamento pblico (autos, procedimentos, despachos, etc). Difere do atestado em dois aspectos: 1) atm-se,
obrigatoriamente, a documentos que se encontram em poder da organizao; 2) refere-se a situaes de natureza
permanente.
A certido, desde que autenticada, tem a mesma fora probante do documento original e pode ser fornecida por
qualquer dirigente da instituio no mbito de sua competncia. A autenticao pode ser feita por cdigo de
certifcao digital ou por selo de segurana aplicado no documento com assinatura a tinta.
11.4.1 | Elementos
b) Identifcao do documento: as certides no so numeradas. Basta escrever a palavra certido em
letras maisculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convm numer-las no caso de se
tornarem rotineiras;
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c) Texto: o teor do que se certifca, se possvel com a indicao especfca da fnalidade do ato. A cer-
tido , geralmente, estruturada em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-los a
partir do segundo;
d) Local e data: So registrados por extenso. Na grafa do ms, devem ser utilizadas letras minsculas. Esse
pargrafo no numerado; e
e) Assinatura: tem que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos de-
vem ser centralizados na pgina.
11.5 | Declarao
ato pelo qual o servidor ou a Administrao afrma a existncia de um direito ou de um fato em relao a algo
ou algum, no importando se favorvel ou no. redigida da mesma forma que o atestado.
Quando parte do servidor, mesmo que a pedido da instituio, a declarao pessoal. Quando a manifestao
da prpria instituio, por intermdio de seus titulares, a declarao administrativa.
11.5.1 Elementos
a) Timbre: compe-se do braso, da identifcao do rgo e da unidade;
b) Identifcao do documento: as declaraes no so numeradas. Basta escrever a palavra declarao
em letras maisculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convm numer-las no caso de se
tornarem rotineiras;
c) Texto: o teor do que se declara, se possvel com a indicao especfca da fnalidade do ato. Se a declarao
for a respeito de algum, deve conter referncia aos seus documentos de identifcao. A declarao ge-
ralmente estruturada em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-los a partir do segundo;
d) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letras
e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos
devem ser centralizados na pgina.
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11.6 | Despacho
Ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciao. Destinado ao interessado e s outras
unidades da administrao, o despacho usado para proferir uma deciso, uma ordenao ou sugerir o prosse-
guimento de um processo/expediente.
O despacho pode ser:
a) decisrio: d soluo e pe termo questo;
b) ordinatrio: apenas d andamento ao documento;
c) interlocutrio: no resolve terminantemente a questo, apenas a transfere autoridade de hierarquia
superior, inferior, ou de outra unidade da estrutura organizacional do rgo; e
d) saneador: aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento.
Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, lndefro, etc), expresses (De acordo, etc)
ou textos mais longos. Quando o despacho for curto, pode ser escrito no prprio corpo do documento de que
parte.
11.6.1 Elementos
a) Timbre: identifca o rgo, a secretaria, a coordenadoria, a diviso e a seo;
b) Identifcao do documento: compe-se do nmero do documento seguido do ano. Esses dados so
sempre separados por barra e complementados pela indicao do processo a que se refere o despacho, e
do qual ele far parte, e pelo assunto do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numerao
dispensada. Se o despacho for de pequena extenso e registrado no prprio documento, conter apenas
texto, data e assinatura;
c) Destinatrio: indica o receptor do despacho. Alinhado esquerda, composto pela forma de tratamento
adequada ao destinatrio, seguida do cargo que ocupa;
d) Texto: contm as informaes da deciso ou do encaminhamento. Se houver mais de um pargrafo, deve-
-se numer-los a partir do segundo;
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e) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. Grafa-se o ms com inicial mins-
cula. Esse pargrafo no numerado; e
f ) Assinatura: campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses
11.7 | Fac-smile (FAX)
um instrumento de transmisso de mensagens que se caracteriza pela agilidade. Deve, por isso, ser utilizado
para a transmisso de assuntos ofciais de urgncia. A comunicao chega ao destinatrio por via telefnica, e o
original do documento fca com o expedidor. Havendo a necessidade, a documentao transmitida ser enca-
minhada posteriormente.
O fax tanto pode ser o ato administrativo em si (com mensagem e numerao prprias mensagem fax) quan-
to servir apenas de folha de rosto para o encaminhamento de outro ato (ofcio, portaria, relatrio, entre outros).
11.7.1 Requisitos para o envio de um Fax:
a) folha de rosto (se o texto da comunicao for pequeno, pode-se utilizar o campo mensagem da folha de
rosto esse o caso em que o fax o ato administrativo em si);
b) identifcao do emissor - nome do servidor responsvel pelo contedo e transmisso da mensagem; e
c) numerao das pginas de transmisso.
11.8 | Informe/Informao
Informe/Informao o ato por meio do qual o servidor se manifesta acerca de assunto submetido a sua apre-
ciao, com o objetivo de melhor fundamentar questes levantadas ou aclarar fatos no sufcientemente relata-
dos. Serve, essencialmente, ao fornecimento de elementos exigidos ao bom trmite documental, a fm de que os
dados apresentados auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na soluo de problemas. Tem como
fundamento o exame de processo ou de fato de que se tenha conhecimento.
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A informao deve ater-se somente ao necessrio para a soluo do que consta no procedimento, sem afrmaes
subjetivas ou incertas.
O resumo da questo que motivou o ato poder iniciar a informao, de modo a permitir que o leitor tome
conhecimento do assunto tratado.
11.8.1 Elementos
a) Timbre: identifca o rgo, a secretaria, a coordenadoria e a seo;
b) Identifcao do documento: inclui o nome e o nmero do ato. Esses dados so complementados pela
referncia ao processo a que se refere a informao, e do qual ela far parte, e pelo assunto do ato;
c) Invocao: invoca o destinatrio pelo cargo que ocupa e seguido de vrgula;
d) Texto: consiste no contedo da informao, elaborado com clareza e conciso. A introduo relata bre-
vemente a questo que motivou o ato, de modo a permitir que o leitor identifque de imediato o assunto
tratado no documento. O desenvolvimento contm todas as questes demandadas ou consideradas es-
senciais para o esclarecimento da situao analisada. Alm disso, exceo do fecho, todos os pargrafos
so numerados para facilitar possveis remisses;
e) Fecho: deve ser sinttico. Ex.: o que informo ou Era o que tnhamos a informar; considerao do
secretrio-geral do Ministrio Pblico Federal;
f ) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. Grafa-se o ms com inicial mins-
cula; e
g) Assinatura: item constitudo pelo conjunto assinatura, nome e cargo do expedidor. Esses elementos
fcaro centralizados na pgina.
11.9 | Instruo Normativa
Instruo normativa o ato do procurador-geral da Repblica e/ou do secretrio-geral do MPF destinado a
complementar, integrar ou interpretar a lei ou regulamento, e diz respeito rotina dos trabalhos e ao estabeleci-
mento de diretrizes para as unidades do MPF, bem como estabelecer normas, mtodos e procedimentos sobre
matria especfca destinados a orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuies.
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11.9.1 Elementos
A instruo normativa compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada. A ordem normatizadora
constitui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do ato, que o texto.
b) Identifcao do documento: inclui o nome do ato em letras maisculas, seguido do nmero de registro
e da data do documento;
c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a instruo normativa. A ementa fcar alinhada
direita;
d) Prembulo: inicia a instruo normativa e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto.
Abre com a nominao O PROCURADOR-GERAL DA REPBLICA ou O SECRETRIO-
-GERAL DO MINISTRIO PBLICO FEDERAL, seguida normalmente da expresso no uso
de suas atribuies e das consideraes que justifcam a expedio da instruo normativa. Nas consi-
deraes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. comumente fnalizado com a
expresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;
e) Texto: constitui o prprio contedo da instruo normativa, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma
estrutura da portaria, com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas; e
f ) Assinatura: item constitudo pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso o procura-
dor-geral ou o secretrio-geral. Esses elementos fcaro centralizados na pgina.
11.10 | Instruo de Servio
Ato normativo de efeito interno, de competncia dos titulares das unidades gestoras, destinado a complementar,
integrar ou interpretar a lei, regulamento e as instrues normativas, a fm de orientar a conduta funcional dos
agentes da administrao no desempenho de suas atribuies e assegurar a unidade de ao na execuo das
atividades do rgo.
11.10.1 Elementos
A instruo de servio compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada. A ordem normatizadora cons-
titui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do ato, que o texto;
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b) Identifcao do documento: inclui o nome do ato em letras maisculas, seguido do nmero de registro
e da data do documento;
c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a instruo de servio. A ementa fcar alinhada
direita;
d) Prembulo: inicia a instruo de servio e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto.
Abre com a nominao, seguida normalmente da expresso no uso de suas atribuies e das conside-
raes que justifcam a expedio da instruo de servio. Nas consideraes, deve-se citar a norma que
fundamenta o ato e outros motivos. comumente fnalizado com a expresso RESOLVE, registrada
em um novo pargrafo e em letras maisculas; e
e) Texto: constitui o prprio contedo da instruo de servio, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma
estrutura da portaria, com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas.
f ) Assinatura: item constitudo pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso, o titular da
unidade gestora. Esses elementos fcaro centralizados na pgina.
11.11| Memorando e Memorando Circular
O memorando um tipo de correspondncia interna e caracteriza-se pela gil comunicao entre servidores e
unidades de um mesmo rgo.
Pode conter qualquer assunto que diga respeito atividade administrativa, inclusive comunicaes extensas,
como exposio de projetos, ideias, diretrizes, etc, mas sua tramitao deve pautar-se pela simplicidade. Os
despachos que a ele se seguem, portanto, devem ser dados no prprio documento e, na ausncia de espao, em
folha de continuao.
O memorando circular apresenta as mesmas caractersticas do memorando e diferencia-se dele apenas por ser
endereado a vrios destinatrios.
Se o texto for longo, usa-se folha de continuao, que no deve conter o braso, apenas a identifcao do rgo.
O tipo e o nmero do memorando devem ser repetidos na folha de continuao, devidamente numerada.
Esses elementos fcaro alinhados esquerda, assim dispostos: Fl. 2 do Memorando n. 4/SADP, de 14-3-2012.
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O texto prossegue aps dois espaos simples.
No texto, exceo do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados para facilitar possveis remisses.
11.11.1 Elementos
a) Timbre: identifca a unidade;
b) Identifcao do documento: composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso, seguido direta-
mente do nmero de registro e da identifcao da unidade expedidora;
c) Data: deve estar alinhada direita, na linha imediatamente inferior da identifcao do documento, e
escrita por extenso. Ex.: Em 18 de maro de 2012 ou Braslia, 18 de maro de 2012;
d) Destinatrio: o destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Assunto: consiste no que est sendo tratado no memorando;
f ) Texto: constitui o contedo do documento. O objeto que motivou o memorando deve ser sempre men-
cionado, evitando-se, dessa forma, informaes vagas ou incompletas, tais como: Em ateno ao Me-
morando n 03/04, informo que a data 1-12-11. O assunto deve ser abordado de forma clara: Em
ateno ao Memorando n. 03/04, que trata das frias de servidores desta Coordenadoria, informo que
elas se iniciaram no dia 1-12-11;
g) Fecho: apresenta a saudao do signatrio. As expresses utilizadas so: Respeitosamente para auto-
ridades de hierarquia superior do destinatrio e Atenciosamente para autoridades de mesma ou
inferior hierarquia. O fecho segue o mesmo alinhamento dos pargrafos do texto; e
h) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do remetente. Esses elementos fcaro centra-
lizados na pgina.
11.12 | Mensagem eletrnica (e-mail)
A mensagem eletrnica ou e-mail, pela sua agilidade, constitui um dos mais efcientes meios de comunicao,
visto que pode ser lido praticamente ao mesmo tempo em que remetido. Por isso, vem sendo usado como mais
uma alternativa para a correspondncia no servio pblico.
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Se o e-mail tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos mesmos princpios que norteiam a redao ofcial,
ou seja, a clareza, a conciso, a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observncia s regras do padro
culto da lngua. O texto deve ter um vocativo, a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e a
identifcao do remetente (nome, cargo, entre outros detalhes).
O uso do e-mail tem-se generalizado nas comunicaes entre as unidades do Ministrio Pblico Federal. Mui-
tas vezes as mensagens so impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatrios de
procedimentos praticados pelo servidor.
O correio eletrnico pode ser utilizado para a comunicao entre os servidores da organizao, entre a institui-
o e o cidado e entre a instituio e outros rgos.
11.12.1 Forma de utilizao
Digite o endereo do destinatrio por ltimo. Isso evitar remessas equivocadas e outros problemas
semelhantes.
Verifque sempre se o endereo eletrnico est correto.
Faa todas as revises antes de enviar a mensagem, para que no seja necessrio reenviar o e-mail retif-
cando possveis erros.
Certifque-se de que os anexos realmente esto sendo enviados e de que so os adequados para a mensagem.
No mande vrias vezes o mesmo e-mail para ter certeza de que chegou. Se o endereo eletrnico
estiver correto, ele chegar. Alm disso, o sistema oferece alternativas para saber se o texto foi recebido
e se foi aberto.
O campo assunto sempre deve ser preenchido. Esse procedimento tornar a comunicao mais rpida e
efciente, pois o destinatrio perceber imediatamente o motivo da mensagem. Por isso, seja objetivo e
claro ao delimitar o assunto.
Verifque a lista de endereos, que j fca impressa em seu correio eletrnico, evitando o envio de infor-
mao reservada a um destinatrio que no deveria receb-la.
O campo destinado redao da mensagem no deve ser utilizado para textos longos e a criao de
memorandos, ofcios e outras comunicaes ofciais. Documentos dessa natureza devem ser enviados
em arquivo anexo.
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Utilize abreviaturas quando forem absolutamente necessrias e gramaticalmente corretas. O vocabulrio
informal e as abreviaturas esdrxulas como naum, tb e vc em vez de no, tambm e voc empre-
gados na internet devem ser abolidos em mensagens eletrnicas que tratem de assuntos profssionais.
Seja econmico na formatao, pois o destinatrio pode no ter acesso a determinados programas e
recursos, como Page Maker, Power Point, animao e outros. A melhor opo formatar o mnimo ne-
cessrio. Evite tambm grfcos, tabelas e textos pesados.
Tome cuidado ao utilizar smbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destina-
trio. Se o formato do documento for importante, envie-o em anexo processado no Word, Open ou PDF.
Deve-se fazer distino entre as mensagens particulares e as profssionais, criando pastas para diferen-
ci-las e, acima de tudo, no classifcar as pessoais como prioritrias. Ao encaminhar uma mensagem
profssional, conveniente evidenciar que se trata de assunto de trabalho. No divulgue informaes
confdenciais.
A criao de listas de endereos por grupos de pessoas til quando se enviam mensagens regularmente
para um mesmo grupo.
Alguns sistemas anexam resposta dada a um e-mail todo o histrico das mensagens trocadas. Entre-
tanto, quase sempre esse histrico desnecessrio e s aumenta o tamanho da mensagem. Alm disso,
retransmitir o contedo recebido anteriormente pode ser inadequado.
As mensagens enviadas e/ou recebidas pelas caixas postais institucionais tm, obrigatoriamente, a identi-
fcao clara do autor, a quem so imputadas as mesmas responsabilidades relativas ao uso de uma caixa
postal individual.
11.12.2 Elementos
a) Identifcao do e-mail: composta pelos campos que indicam o remetente, a data de envio, o destinatrio
e o assunto;
b) Vocativo: invoca o destinatrio e seguido de vrgula. O uso dos pronomes de tratamento no to
rgido quanto nos outros atos ofciais administrativos, no entanto, necessrio dirigir-se ao leitor com
o devido respeito, visto que se trata de um texto profssional. sufciente, mas tambm imprescindvel,
que se use o tratamento senhor/senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do destinatrio;
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c) Texto: constitui o contedo do documento;
d) Fecho: apresenta a saudao do remetente. As expresses utilizadas so: Respeitosamente para auto-
ridades de hierarquia superior do destinatrio e Atenciosamente para autoridades de mesma ou
inferior hierarquia; e
e) Identifcao: a mensagem eletrnica, como qualquer outro ato ofcial, deve conter uma identifcao,
que pode apresentar, alm do nome do signatrio, o cargo, a titularidade, o telefone e o endereo do site
da instituio, entre outros detalhes. Essa identifcao deve ser curta, com no mximo quatro linhas.
11.13 | Ofcio e Ofcio Circular
Ofcio um instrumento de comunicao escrita e formal com entes externos, que as autoridades endeream
umas s outras ou a particulares, e que se caracteriza por obedecer determinada frmula epistolar e pelo for-
mato do papel.
Cada ofcio deve abordar um nico assunto. Todos os pargrafos do texto devem ser numerados para facilitar
possveis remisses.
Se o ofcio for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar tal ocorrncia no corpo do texto. O
ofcio circular apresenta as mesmas caractersticas do ofcio e diferencia-se dele apenas por ser endereado a
vrios destinatrios.
11.13.1 Elementos
a) Timbre: inclui o braso, a identifcao do rgo em letras maisculas e a da unidade em letras mais-
culas e minsculas;
b) Identifcao do documento: composta pelo tipo de ofcio, registrado por extenso, seguido do nmero de
registro e da sigla da unidade expedidora;
c) Local e data: posicionam-se direita, na linha imediatamente inferior da identifcao do documento.
No se usa abreviatura;
d) Destinatrio: item que indica o receptor do ofcio. Composto pela forma de tratamento adequada ao
destinatrio, pelo nome dele em letras maisculas, o cargo ou funo e rgo a que pertence, alinhados
esquerda. Caso o ofcio tenha mais de uma folha, o destinatrio ser mencionado apenas na primeira;
54
e) Assunto: contm referncia ao assunto que motivou o ofcio;
f ) Vocativo: invoca o destinatrio e seguido de vrgula;
g) Texto: o texto do ofcio deve conter introduo, desenvolvimento e concluso, nos casos em que o obje-
tivo no seja apenas o de encaminhar documentos;
A introduo apresentar, de forma objetiva, o assunto que motiva o expediente: Encaminho a Vossa
Excelncia..., Informo a Vossa Senhoria que..., Submeto apreciao de Vossa Senhoria..., em vez de
com pesar que comunicamos que..., Temos a honra de informar que...
O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas ser
abordada em pargrafos distintos a fm de que o texto fua com clareza.
h) A concluso simplesmente reafrma a proposio que motivou o ato;
i) Fecho: apresenta a saudao ao destinatrio. So utilizadas as expresses Atenciosamente e Respeito-
samente. A primeira para pessoas de mesma ou de inferior hierarquia e a segunda para autoridades de
hierarquia superior do signatrio. O fecho segue o mesmo alinhamento dos pargrafos do texto; e
j) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos fcaro centrali-
zados na pgina.
11.14 | Ordem de Servio
Ato de efeito interno, de competncia dos titulares das unidades gestoras ou administrativas, para defnir atri-
buies ou disciplinar trabalho no mbito de cada unidade. Deve conter: identifcao da comunicao, com
numerao sequencial iniciada a cada ano civil e sigla do rgo emissor; local e data de comunicao; identi-
fcao do destinatrio; vocativo seguido de vrgula; texto utilizando um pargrafo por assunto; expresso de
encerramento e identifcao do emissor.
11.14.1 Elementos
a) Timbre: compe-se da identifcao do rgo, em letras maisculas, e da unidade gestora ou unidade
administrativa, em letras maisculas e minsculas;
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b) Identifcao do documento: composta pelo nome do ato por extenso e em letras maisculas, seguido do
nmero e da data de expedio;
c) Prembulo: aberto com a nominao do expedidor do ato seguida normalmente da expresso no uso
de suas atribuies e das consideraes que justifcam a expedio da ordem de servio. Nas conside-
raes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. comumente fnalizado com a
expresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;
d) Texto: o contedo da ordem de servio, o que ela regula ou expressa. Pode conter tantos pargrafos
quantos forem necessrios, numerados por algarismos arbicos, os quais, se for o caso, podero desdobrar-se
em alneas; e
e) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos fca-
ro centralizados na pgina.
11.15 | Portaria
Portaria o ato da autoridade competente para dispor sobre assuntos de natureza predominantemente adminis-
trativa, especialmente os relativos a pessoal (exonerao, delegao de competncia, designao, elogio, penali-
dade e outros do gnero), bem como ao funcionamento dos servios do MPF (horrio de expediente, suspenso
de prazos legais, designao de comisses, etc.).
11.15.1 Elementos
A portaria compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada.
A ordem normatizadora constitui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do
ato, que o texto.
c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a portaria. A ementa fcar alinhada direita;
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d) Prembulo: inicia a portaria e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto. O prembulo
aberto com a nominao do expedidor do ato, como por exemplo: O PROCURADOR-GERAL DA
REPBLICA ou SECRETRIO-GERAL DO MINISTRIO PBLICO FEDERAL, seguida
normalmente da expresso no uso de suas atribuies, ou equivalente, e das consideraes que justif-
cam a expedio da portaria. Nas consideraes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O prem-
bulo se encerra com a expresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;
e) Texto: o contedo da portaria, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo,
com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas; e
f ) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos fca-
11.16 | Requerimento
o instrumento por meio do qual o requerente se dirige autoridade administrativa para solicitar o reconheci-
mento de um direito ou a concesso de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora.
O requerimento ser sempre redigido em terceira pessoa.
11.16.1 Elementos
a) Identifcao do documento: basta escrever a palavra requerimento em letras maisculas, sem negrito e
de forma centralizada no papel;
b) Vocativo: invoca o destinatrio com a forma adequada de tratamento, a indicao do cargo da autoridade
e o nome do rgo a que se dirige. No se menciona o nome da autoridade. Ex.: Senhor Secretrio-Geral
do Ministrio Pblico Federal;
c) Texto: o contedo do requerimento, aquilo que se solicita. Inicia-se com o nome do requerente e sua
identifcao, composta do maior nmero possvel de informaes, seguida do objeto do requerimento,
com a indicao dos fundamentos legais que do base solicitao;
d) Fecho: o fecho mais comumente utilizado "Nesses termos, pede deferimento". Usa-se tambm
"Pede deferimento";
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e) Local e data: o local e a data devem ser escritos por extenso; e
f ) Assinatura: esse elemento fcar centralizado na pgina.
11.17 | Resoluo
Ato normativo destinado a comunicar as deliberaes, complementar e normatizar assuntos de competncia de
rgos colegiados.
11.17.1 Elementos
A resoluo compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada. A ordem normatizadora constitui o
prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do ato, que o texto;
c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a resoluo;
d) Prembulo: inicia a resoluo e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto. O pre-
mbulo aberto com a nominao do expedidor do ato: O CONSELHO SUPERIOR DO MINIS-
TRIO PBLICO FEDERAL, seguida normalmente da expresso no uso das atribuies que lhe
confere o art. ... do Regimento Interno, ou equivalente, e das consideraes que justifcam a expedio
da resoluo. Nas consideraes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O prembulo se encerra
com a expresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;
e) Texto: o contedo da resoluo, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legisla-
tivo, com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas; e
f ) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos fca-
58
11.18 | Telegrama
Deve-se restringir o uso do telegrama apenas quelas situaes em que no seja possvel o uso de correio eletr-
nico ou fax e que a urgncia justifque sua utilizao. Em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao
deve pautar-se pela conciso.
As mensagens devero ser transmitidas por meio de formulrio padro dos Correios ou pelo sistema eletrnico
disponibilizado para essa fnalidade.
Modelos de
Atos Ociais e
Documentos Tcnicos
CAPTULO IV
61
12 | MODELO DE ATOS OFICIAIS
12.1 | Apostila
2 cm de margem superior
PROCURADORIA GERAL DA REPBLICA
SETOR
APOSTILA
Centralizado e em letras maisculas, sem negrito.
Dois a quatro espaos simples, conforme tamanho do texto.
2,5 cm
Na Portaria SG/MPF n 1.607, de 12/12/11, publicada no Dirio Ocial da Unio de (data), .
(nmero), item (nmero), que nomeou (nome), Engenheira Civil, para exercer o Cargo em Comisso CC-2 da
Secretaria Geral do Ministrio Pblico Federal, para ter exerccio na Procuradoria da Repblica no Municpio
de Campina Grande/PB foi feita a seguinte apostila:
O cargo em comisso a que se refere o presente ato ca alterado, a partir desta data, para o cargo
em comisso de Assessor Nvel II, CC-2.
Tantos espaos quanto forem necessrios para que os elementos do documento fquem bem distribudos na pgina.
Braslia, (dia) de (ms) de (ano).
Local e data, registrados por extenso e sem qualquer supresso.
O ms deve ser grafado em letras minsculas.
Tantos espaos quanto forem necessrios para que os elementos do documento fquem bem distribudos na pgina.
[NOME]
[CARGO]
62
12.2 | Ata de Distribuio
SETOR
Tantos espaos simples quantos forem necessrios para que os elementos do documento fquem bem distribudos na pgina.
ATA DA DCIMA DISTRIBUIO REALIZADA EM 08 DE MARO DE 2012
Identifcao do documento, dever constar o tipo, a sesso e data; centralizado e em letras maisculas, sem negrito.
Dois a quatro espaos simples, conforme o tamanho do texto.
Processo: 1.26.000.002292/2010-33
Origem: PR/PE
Relator(a): Cons. [nome do relator]
Assunto: RECURSO
Interessado(s): Sr. [nome do interessado]
Dra. [nome do interessado]
Dr. [nome do interessado]
Processo 1.28.000.000902/2010-90
Assunto RECURSO
Origem PR/RN
Relator(a) Cons. [nome do relator]
Interessado(s) Dr. [nome do interessado]
Tantos espaos simples quantos forem necessrios para que a assinatura no fque muito prxima nem muito distante do texto.
[NOME]
[Cargo]
63
12.3 | Ata de Sesso
SETOR
ATA DA PRIMEIRA SESSO ORDINRIA DE 2012
s nove horas e vinte minutos do dia primeiro de fevereiro de dois mil e doze, no Plenrio, iniciou-se a Sesso
Ordinria do Conselho Superior do Ministrio Pblico Federal, com a presena dos Conselheiros (nome conse-
lheiro), (nome conselheiro), (nome conselheiro), (nome conselheiro), (nome conselheiro), (nome conselheiro),
(nome conselheiro), sob a presidncia (cargo e nome do presidente). Presentes, tambm, (nome e cargo dos
presentes). Ausente, justicadamente, o (nome do conselheiro ausente). A Senhora presidente saudou a todos
e justicou a ausncia do (nome do conselheiro) que se encontra participando da sesso do Supremo Tribunal
Federal. Deu incio aos trabalhos, com votos de feliz incio de ano. 1) Aprovadas as atas da 10 Sesso Ordin-
ria de 2010 e da 7 Sesso Extraordinria de 2010. Deciso: O Conselho, unanimidade, aprovou a designao
do procurador regional da Repblica, lotado na Procuradoria Regional da Repblica da 1 Regio, para exercer,
em substituio, as funes de subprocurador-geral da Repblica.
NOME PRESIDENTE
NOME CONSELHEIRO NOME CONSELHEIRO
Tantos espaos simples quantos forem necessrios para permitir a assinatura.
NOME CONSELHEIRO NOME CONSELHEIRO
Tantos espaos simples quantos forem necessrios para permitir a assinatura.
64
12.4 | Atestado
SETOR
ATESTADO
1. Atestamos para os devidos ns que a empresa, inscrita no CNPJ sob o n.( ) , estabelecida
(Endereo), presta a este Ministrio Pblico Federal, com sua sede situada no Endereo, CNPJ n., servios
de transporte areo de cargas, em mbito nacional, com fornecimento de mo de obra, disponibilizao de
equipamentos e outros ativos necessrios plena execuo dos servios, conforme Termo de Contrato n, com
vigncia de 19/07/2011 a 18/07/2012.
2. Outrossim, declaramos que os servios especicados vm sendo prestados a inteiro conten-
to, demonstrando a contratada possuir capacidade tcnica e gerencial nos compromissos assumidos com esta
Instituio, nada havendo at a presente data que desabone sua conduta.
Tantos espaos simples quanto forem necessrios para que os elementos do documento fquem bem distribudos na pgina.
O ms deve ser grafado em letras minsculas.
[NOME]
[CARGO]
[NOME]
[CARGO]
2,5 cm
65
12.5 | Certido
PROCURADORIA DA REPBLICA NO ESPRITO SANTO
SETOR
CERTIDO
CERTIFICO, a requerimento do (IDENTIFICAO DO REQUERENTE), que, segundo os
dados disponveis no Sistema de Controle de Comunicaes Administrativas, NO CONSTA at a presente
data, a existncia de procedimento administrativo, em curso nesta Procuradoria Geral da Repblica, em que
parte interessada o requerente.
Tantos espaos simples quanto forem necessrios para que os elementos do documento fquem bem distribudos na pgina.
O ms deve ser grafado em letras minsculas
[NOME]
[CARGO]
2,5 cm
66
12.6 | Declarao
PROCURADORIA DA REPBLICA NO TOCANTINS
SETOR
DECLARAO
DECLARO, a pedido da parte interessada, que (NOME), matrcula n XXX, incorporou sua
remunerao, desde 12/08/87, 3/5 (trs quintos) do Grupo Direo e Assessoramento Superior, cdigo DAS-
102.5, posteriormente correlacionado Funo de Conana cdigo FC-09, hoje Cargo em Comisso cdigo
CC-06, pelo exerccio dos cargos de assessor(a) de ministro do Supremo Tribunal Federal e assessor(a) de
ministro do Tribunal Superior Eleitoral, nos perodos de 13/04/1984 a 09/08/1984 e 10/12/1984 a 15/10/1987,
respectivamente.
[NOME]
[CARGO]
Assinatura - centralizada.
O nome deve ser grafado em caixa alta e cargo com iniciais maisculas.
2,5 cm
67
12.7 | Despacho
PROCURADORIA DA REPBLICA NA BAHIA
SETOR
Despacho n ....../2012
Referncia:
Assunto:
Dois espaos simples.
Senhora [cargo],
Invocao: invoca o destinatrio pelo cargo que ocupa.
1. Em ateno ao Ofcio n 29411 PRR/5 Regio, informo que esta Secretaria dispe de
recursos oramentrios no valor de R$ 2.313,48 (dois mil, trezentos e treze reais e quarenta e oito centavos),
rubrica 33.90.39, plano interno para o exerccio de 2012. Em anexo segue memorando n 63/2011/CST/STI e
despacho da rea tcnica a serem observados pela PRR/5 Regio.
2. Assim, encaminhe-se Secretaria-Geral para avaliao e posterior comunicao PRR/5.
[NOME]
[CARGO]
Assinatura - centralizada.
O nome deve ser grafado em caixa alta e cargo com iniciais maisculas.
2,5 cm
68
12.8 | Informe
SETOR
Informe n 123/2012-SADP
Um espao simples.
Ao Sr. Secretrio-Geral do Ministrio Pblico Federal
Um espao simples.
Assunto: Acrscimo de vigilncia PRM/Planalto/DF
Assunto - referncia ao assunto que motivou o ato, em negrito.
1. A Procuradoria da Repblica solicita liberao de recursos, no valor mensal de R$ 2.362,50
(dois mil, trezentos e sessenta e dois reais e cinquenta centavos), destinados ao acrscimo de 01 (um) posto de
vigilncia para a Procuradoria da Repblica no Municpio de Planalto.
2. Considerando os aspectos estritamente oramentrios, propomos o atendimento do pleito,
com a proviso dos recursos da ao Defesa do Interesse Pblico no Processo Judicirio, no plano interno
MBIESTADOS, na natureza da despesa 3.3.90.37.
3. Solicitamos que a PR/RS informe a esta secretaria quando da concluso do procedimento
licitatrio, para a incluso da despesa no cronograma de custeio bsico referente ao exerccio de 2012.
considerao do secretrio-geral do Ministrio Pblico Federal.
[NOME]
[CARGO]
2,5 cm
69
12.9 | Formulrio para envio de fax

Remetente:
Destinatrio:
Transmitido por:
N de pginas incluindo esta: Data:
( ) Urgente ( ) Para reviso ( ) Favor comentar ( ) Favor responder ( ) Favor circular
Mensagem / Notas / Comentrios
Ocorrendo problemas na recepo desta mensagem, favor informar pelo telefone que consta no cabealho deste
formulrio.
Secretaria de Acompanhamento Documental e
Processual
70
12.10 | Instruo Normativa
SETOR
INSTRUO NORMATIVA N 1, DE 14 DE JUNHO DE 2011.
Um espao simples.
Dispe sobre as normas e procedimentos operacionais do Servio de Digi-
talizao, Indexao e Autenticao de Documentos da Procuradoria Geral
da Repblica DIAD/PGR.
Ementa: resumo do assunto que motivou o ato.
A ementa fcar alinhada direita, sem negrito e sem itlico.
Um espao simples.
O SECRETRIO-GERAL DO MINISTRIO PBLICO FEDERAL, no uso de suas atribui-
es legais, e tendo em vista o disposto na Portaria PGR n 575, de 12 de novembro de 2010,
RESOLVE:
Art. 1 Os Servios de Digitalizao, Indexao e Autenticao de Documentos da Procura-
doria Geral da Repblica DIAD/PGR sero disciplinados por esta Instruo Normativa.
Art. 2 O DIAD/PGR visa ao fornecimento de mdia contendo arquivos digitalizados em
PDF, com reconhecimento ptico de caracteres OCR, indexao e autenticao de documentos para ns de
agregao de valores atuao dos membros e servidores das unidades administrativas da estrutura da Procu-
radoria Geral da Repblica.
Art. 3 Os documentos sigilosos submetidos ao DIAD/PGR, tero tratamento diferenciado e
sero mantidos e guardados em condies especiais de segurana e manuseados apenas por servidores efetivos.
[NOME]
[Cargo]
2,5 cm
71
12.11 | Instruo de Servio
SETOR
INSTRUO DE SERVIO N 1, DE 9 DE MARO DE 2011.
Um espao simples.
Dispe sobre a regulamentao e uniformizao dos procedimentos refe-
rentes doao de bens de informtica no mbito da Procuradoria da Rep-
blica no Estado de So Paulo e Procuradorias da Repblica nos Municpios.
Um espao simples.
A PROCURADORA-CHEFE DA PROCURADORIA DA REPBLICA NO ESTADO DE
SO PAULO, no uso da competncia que lhe foi delegada pelo art. 106 da Portaria PGR n 591, de 20 de
novembro de 2008,
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar e uniformizar os procedimentos referentes
a doao de bens de informtica, no mbito da PR/SP.
RESOLVE:
Art. 1 A Procuradoria da Repblica no Municpio interessada no desfazimento dos bens ou a Co-
ordenadoria de informtica, no caso da Capital, dever autuar procedimento administrativo no qual dever constar:
a indicao dos servidores (nome, cargo e matrcula) que comporo a comisso, com, no mnimo, trs servidores.
Art. 2 O responsvel pela divulgao da mensagem de doao no SIAFI (Sistema Integrado
de Administrao Financeira) a Seo de Material e Patrimnio (SEMP).
[NOME]
[Cargo]
2,5 cm
Alinhado ao pargrafo
Atenciosamente: autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior;
Respeitosamente: autoridades superiores.
72
12.12 | Memorando e Memorando Circular
SETOR
Memorando n 12/2012-SADP
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita Braslia, (dia) de (ms) de (ano).
Um espao simples.
Ao Sr. Secretrio-Geral do Ministrio Pblico Federal
Invocao: invoca o destinatrio pelo cargo que ocupa.
Um espao simples.
Assunto: Acrscimo de vigilncia PRM/Planalto/DF
Referncia ao assunto que motivou o ato, em negrito.
1 Solicito a V.Sa. providncias, no sentido da instalao de mais um microcomputador com 2
tela, para uso do estagirio Joo Pedro Cruz, matrcula n 443.760, lotado em meu gabinete a partir de 23 de
janeiro do corrente.
2 Por oportuno, acreso necessitar ainda, que seja efetuado o respectivo cadastramento de login
e senha para acesso rede local e aos sistemas GAP e Fnix
3. Solicitamos que a PR/RS informe a esta secretaria quando da concluso do procedimento
licitatrio, para a incluso da despesa no cronograma de custeio bsico referente ao exerccio de 2012.
Fecho
[NOME]
[Cargo]
2,5 cm
73
12.13 | Mensagem Eletrnica
Identifcao do e-mail: composta pelos campos que indicam o remetente, destinatrio e assunto.
Senhora Secretria, Vocativo: invoca o destinatrio pelo adequado pronome de tratamento
Encaminho a V.Sa, em anexo, modelo de mensagem eletrnica - que ser parte integran-
te do Manual de Atos Ociais e de Comunicao do Ministrio Pblico Federal.
Respeitosamente,
[Identicao mximo quatro linhas]
[Pode apresentar, alm do nome do signatrio, o cargo, a titularidade, o telefone e o
endereo do site da instituio, entre outros detalhes]
Fecho: Respeitosamente - para autoridades de hierarquia superior;
Atenciosamente - para autoridades da mesma ou inferior hierarquia
Destinatrio: composto pela forma de tratamento adequada ao destinatrio,
seu nome em letras maisculas, cargo, rgo e endereo.
Vocativo: invoca o destinatrio, considerando a adequao dos pronomes de tratamento, pelo cargo que
ocupa e seguido de vrgula.
74
12.14 | Ofcio e Ofcio Circular
SETOR
Ofcio n 123/2012-SADP Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da unidade que o expede
Um espao simples.
A Sua Senhoria o Senhor / Ao Senhor
[NOME]
[Cargo]
[rgo]
[Endereo]
Um espao simples.
Assunto: Instalao de equipamento
Senhor [Cargo],
Um espao simples.
1 Por intermdio do Acrdo n 64/2010, o Tribunal tem rmado, em sua recente jurisprudn-
cia, o entendimento de que os itens RESERVA TCNICA e TREINAMENTO devem ser excludos das
planilhas de custos, inclusive nas eventuais repactuaes.
2. Eventuais dvidas acerca do assunto podero ser submetidas a esta Audin, observados os
critrios para formulao de consultas de que trata o item 5 do Ofcio Circular n. /2005/AUDIN-MPU, de
09.08.05.
Fecho,
[NOME]
[Cargo]
2,5 cm
2,5 cm
75
12.15 | Ordem de Servio
SETOR
ORDEM DE SERVIO N 01, DE 9 DE MARO DE 2011
Um espao simples.
Dispe sobre a regulamentao e uniformizao dos procedimentos refe-
rentes doao de bens de informtica no mbito da Procuradoria da Rep-
blica no Estado de So Paulo e Procuradorias da Repblica nos Municpios.
Um espao simples.
A PROCURADORA-CHEFE DA PROCURADORIA DA REPBLICA NO ESTADO DE
SO PAULO, no uso da competncia que lhe foi delegada pelo art. 106 da Portaria PGR n 591, de 20 de
novembro de 2008,
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar e uniformizar os procedimentos referentes
a doao de bens de informtica, no mbito da PR/SP.
RESOLVE:
2,5 cm
76
12.16 | Portaria
SETOR
PORTARIA PGR N 575 DE 12 DE NOVEMBRO DE 2010
Institui o Servio de Digitalizao, Indexao e Autenticao de Documen-
tos da Procuradoria Geral da Repblica DIAD/PGR.
O PROCURADOR-GERAL DA REPBLICA, no uso de suas atribuies legais e tendo
em vista a necessidade de digitalizao de documentos que tramitam nas unidades da Procuradoria Geral da
Repblica, resolve:
Art. 1 Instituir o Servio de Digitalizao, Indexao e Autenticao de Documentos da
Procuradoria Geral da Repblica.
Art. 2 Estabelecer que a implantao do servio ocorrer em 4 etapas:
I - 1 etapa: Gabinete do procurador-geral da Repblica;
II - 2 etapa: Gabinetes dos subprocuradores-gerais da Repblica, Conselho Superior e Cor-
regedoria do MPF; e
III - 3 etapa: Procuradoria Federal dos Direitos do Cidado e Cmaras de Coordenao e
Reviso.
Art. 3 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogando as disposies em
contrrio.
[NOME]
2,5 cm
77
12.17 | Requerimento
REQUERIMENTO
Centralizado e em letras maisculas, sem negrito com tamanho da fonte 16
Senhora [cargo], Vocativo: invoca o destinatrio pelo cargo que ocupa e seguido de vrgula.
Um espao simples.
1. Francisco Jos da Silva, servidor deste Ministrio Pblico Federal, Tcnico Administrativo,
matrcula 0001, lotado na Coordenadoria A, tendo tomado conhecimento do curso oferecido pela Universidade
de Braslia (UNB) por intermdio da Escola de Comunicaes e Artes (ECA), realizou inscrio, participou de
processo seletivo e foi aprovado, conforme atestado anexo.
2. Considerando a rea de atuao, alega compatibilidade do programa proposto pelo curso,
tambm anexo, com as funes que desempenha na unidade.
3. Desta forma, requer a Vossa Senhoria afastamento pelo perodo de quatro horas semanais,
nos termos do Decreto 52.322, de 18/11/1969, frisando que no haver custos para este rgo com o referido
curso.
4. Informa, ainda, que o curso ser realizado s quintas-feiras, das 14h s 17h, de 00/00/2012 a
00/00/2012, como comprova o atestado anexo.
Um espao simples.
Nesses termos, pede deferimento.
Um espao simples.
[NOME]
2,5 cm
78
12.18 | Resoluo
SETOR
RESOLUO N 109, DE 7 DE DEZEMBRO DE 2010.
Disciplina o curso de ingresso e vitaliciamento de procura-
dor da Repblica.
O CONSELHO SUPERIOR DO MINISTRIO PUBLICO FEDERAL, no uso de suas atri-
buies previstas no art. 57, I, letra f da Lei Complementar n 75, de 20 de maio de 1993, resolve editar a
seguinte Resoluo:
Um espao simples.
TTULO I
DO CURSO DE INGRESSO E VITALICIAMENTO DE PROCURADOR DA REPBLICA
Um espao simples.
Art. 1 - O curso de ingresso e vitaliciamento constitui etapa obrigatria do estgio probatrio
no cargo de procurador da Repblica e tem por contedo os conhecimentos necessrios ao exerccio probo e
ecaz das funes do Ministrio Pblico Federal, com nfase nas necessidades impostas pela atuao em pri-
meiro grau de jurisdio.
Art. 2 - O curso composto de trs mdulos:
I - mdulo prossional, destinado transmisso de conhecimentos eminentemente prticos
necessrios atuao judicial e extrajudicial do MPF em primeiro grau, com a simulao de situaes concretas
com as quais o Procurador da Repblica poder defrontar-se no incio da carreira;
III - mdulo de interlocuo interinstitucional e com a sociedade civil, cujas nalidades so
o estabelecimento do dilogo direto entre os procuradores da repblica e representantes qualicados de todas
79
as entidades pblicas e privadas Repblica e representantes qualicados de entidades pblicas e privadas rela-
cionadas ao exerccio do cargo e o confronto dos Procuradores da Repblica com os pontos de vista externos
ao MPF sobre sua atuao.
Pargrafo nico. A pormenorizao do contedo e dos mtodos do curso ser objeto de termo
de cooperao rmado pela Procuradoria Geral da Repblica e pela ESMPU.
TTULO II
DA FREQUNCIA AO CURSO DE FORMAO
Art. 3 - A frequncia ao curso de formao efetivo exerccio do cargo de procurador da
Repblica para efeito do art. 197 da LC 75/1993.
TTULO III
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 4 - O curso disciplinado nesta Resoluo somente ser oferecido aos Procuradores da
Repblica, cuja posse se der aps a sua vigncia.
Art. 5 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao e revoga as disposies em
contrrio.
[NOME]
80
13 | MODELOS DE DOCUMENTOS TCNICOS
13.1 | Laudo
SETOR
LAUDO N 000/2012-(Descrio da Unidade/Setor)
REFERNCIA
UNIDADE SOLICITANTE
EMENTA
1. INTRODUO
Parte em que se identica a autoridade do MPF que efetuou a solicitao, se justica o motivo ou ne-
cessidade do trabalho e na qual cada assunto apresentado como um todo, sem detalhes. Tambm deve ser
informada, resumidamente, a metodologia de trabalho ou anlise utilizada.
2. ITEM(NS) DE DESENVOLVIMENTO/ANLISE
Parte mais extensa, que visa descrever a documentao consultada, os levantamentos realizados e as
constataes feitas in loco. Neste item, tambm devem ser esclarecidas as dvidas ou respondidos os questio-
namentos da autoridade do MPF que demandou a anlise.
Esta parte do Laudo deve ser itemizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vrios itens de desen-
volvimento/anlise e receber os ttulos apropriados.
Havendo mais de um quesito a ser respondido, cada um deles poder ser tratado como um item ou su-
bitem do desenvolvimento.
81
Tabela 1
Exemplo de Tabela
Cabealho da tabela Cabealho da tabela Cabealho da tabela
Contedo da tabela Contedo da tabela Contedo da tabela
Fonte: xxxxxxxxxxxx
Quadro 1
Exemplo de quadro
Cabealho da quadro Cabealho da quadro Cabealho da quadro
Contedo da quadro Contedo da quadro Contedo da quadro
Fonte: xxxxxxxxxxxx
Citao longa de mais de trs linhas Citao longa de mais de trs linhas Citao longa de
mais de trs linhas Citao longa de mais de trs linhas Citao longa de mais de trs linhas
Citao longa de mais de trs linhas Citao longa de mais de trs linhas [] Citao longa
de mais de trs linhas ...

Figura 1 Logotipo do VIII Encontro Nacional.
Fonte: 4 CCR.
3. CONCLUSO
Consiste na comunicao, de forma sinttica, dos resultados obtidos, ressaltando o seu alcance ou suas
consequncias e, quando pertinente, as sugestes de encaminhamento. Quando os quesitos so tratados como
itens independentes, a concluso opcional.
o Laudo.
[NOME]
[Cargo]
[NOME]
[Cargo]
82
13.2 | Nota
SETOR
NOTA N 000/2012-(Descrio da Unidade/Setor)
REFERNCIA
UNIDADE SOLICITANTE
EMENTA
1. INTRODUO
Parte em que se identica a autoridade do MPF que efetuou a solicitao, e na qual se justica o motivo
ou necessidade do levantamento dos dados bibliogrcos, documentos eletrnicos, entrevistas e outros. Tam-
bm deve ser informada, resumidamente, a metodologia de trabalho.
2. ITEM(NS) DE DESENVOLVIMENTO
Parte mais extensa, que visa descrever a documentao consultada e os levantamentos realizados, sem
emisso de opinio tcnica.
Esta parte da Nota deve ser itemizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vrios itens de desen-
volvimento e receber os ttulos apropriados.
Tabela 1
Exemplo de Tabela
Fonte: xxxxxxxxxxxx
83
Quadro 1
Exemplo de quadro
Fonte: xxxxxxxxxxxx

Fonte: 4 CCR.
a Nota.
[NOME]
[Cargo]
[NOME]
[Cargo]
84
13.3 | Parecer
SETOR
PARECER N 000/2011-(Descrio da Unidade/Setor)
REFERNCIA
UNIDADE SOLICITANTE
EMENTA
1. INTRODUO
Parte em que se identica a autoridade do MPF que efetuou a solicitao, se justica o motivo ou ne-
cessidade do trabalho tcnico e na qual cada assunto apresentado como um todo, sem detalhes. Tambm deve
ser informada, resumidamente, a metodologia de trabalho ou anlise utilizada.
2. ITEM(NS) DE DESENVOLVIMENTO/ANLISE
Parte mais extensa, que visa descrever a documentao consultada, os levantamentos realizados e as
constataes feitas in loco.
Esta parte do Parecer deve ser itemizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vrios itens de desen-
volvimento/anlise e receber os ttulos apropriados.
Tabela 1
Exemplo de Tabela
Fonte: xxxxxxxxxxxx
85
Quadro 1
Exemplo de quadro
Fonte: xxxxxxxxxxxx

Fonte: 4 CCR.
3. CONCLUSO
Consiste na comunicao, de forma sinttica, dos resultados obtidos, ressaltando o seu alcance ou suas
consequncias e, quando pertinente, as sugestes de encaminhamento.
o Parecer.
[NOME]
[Cargo]
[NOME]
[Cargo]
86
13.4 | Relatrio Tcnico
SETOR
RELATRIO N 000/2011-(Descrio da Unidade/Setor)
REFERNCIA
UNIDADE SOLICITANTE
EVENTO
LOCAL
1. INTRODUO
Informar o motivo ou a necessidade da participao no evento (reunio, vistoria, audincia e viagem).
2. ITEM(NS) DE DESENVOLVIMENTO
Parte mais extensa em que se registram os fatos relevantes tratados no evento ou observados in loco,
alm de outras informaes pertinentes (participantes etc.), sem emisso de opinio tcnica.

Fonte: 4 CCR.
o Relatrio.
[NOME]
[Cargo]
[NOME]
[Cargo]
Referncias
Bibliogrcas
89
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6023 : informao e documentao :
referncias : elaborao. Rio de Janeiro, 1989.
______. NBR 10520 : informao e documentao : apresentao de citaes em documentos. Rio de Janeiro,
2002.
BECHARA, Evanildo. Moderna gramtica portuguesa. 37. ed. Rio de Janeiro: Lucerna, 2002.
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formaes tcnicas : laudos, pareceres, notas e relatrios. Braslia, 2011.
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Braslia, 2007.
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CARDOSO, J. B. Teoria e prtica de leitura, apreenso e produo de texto : para um tempo de "PAS" (Pro-
grama de Avaliao Seriada). Braslia: UnB; So Paulo: Imesp, 2001.
CUNHA, Celso; CINTRA, Lindley. Nova gramtica do portugus contemporneo. 3. ed. Rio de Janeiro:
Nova Fronteira, 2001.
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